15 metoder for automatisering av rekruttering + beste praksis

15 måter å automatisere rekrutteringsprosessen på

1. Skrive og publisere stillingsannonser

Du trenger godt skrevne stillingsannonser som gjenspeiler arbeidsgivermerkevaren din, og verktøy som ChatGPT kan hjelpe deg med å skrive dem.

Men når de først er skrevet, gjenstår fortsatt oppgaven med å publisere dem på ulike stillingsportaler og sosiale medieplattformer. Her kommer ytterligere automatisering inn i bildet.

ATS-er (systemer for kandidatsporing) lar deg opprette et bibliotek med stillingsannonser som fungerer som maler du kan gjenbruke og publisere der det passer best. Bonus: Det er enkelt å holde oversikt over kandidatkvaliteten fra hver kilde.

2. Screening av CV-er

Du har laget en god stillingsbeskrivelse for den ledige stillingen og lagt ut stillingsannonsen på flere plattformer.

Neste steg er potensielt en av de mest tidkrevende delene av talentanskaffelsen: screening av CV-er.

Å lese gjennom hundrevis av CV-er på jakt etter kvalifiserte kandidater kan være svært tidkrevende, og enkelte typer rekrutteringsprogramvare kan hjelpe deg med å gå raskere gjennom køen. 

Automatiserte systemer kan screene CV-er og fremheve bestemte søkeord, ferdigheter og erfaringsnivåer, noe som bidrar til å fremskynde vurderingsprosessen. 

Hvis kandidatene ikke oppfyller bestemte krav, for eksempel visumstatus eller en bestemt beståttgrense, kan systemet automatisk sende en avslagsmelding. Dette er særlig nyttig i situasjoner med rekruttering i stort volum.

Hvis ATS-et ditt ikke inkluderer en funksjon for CV-analyse, kan du i stedet vurdere å bruke et frittstående system for CV-screening.

Advarsel: Hvis en søker har kommet forbi et visst punkt i ansettelsesprosessen, bør du unngå automatiske avslag.

3. Finne kandidater

Å finne kandidater kan være svært tidkrevende for rekrutterere.

Enkelte programvareløsninger for talentanskaffelse hjelper deg med å opprette en kandidatdatabase (i praksis et CRM-system for kandidater).

Når du publiserer en ny stilling, kan programvaren sammenligne detaljene i stillingsbeskrivelsen med dataene for å opprette en talentpool med de beste kandidatene. 

Kandidater i databasen kan også velge å motta automatiske oppdateringer når en stilling de ønsker å bli varslet om, blir publisert—dette er en viktig fordel med programvare for talentanskaffelse.

I tillegg kan spesialiserte verktøy for kandidatsøk hjelpe deg med å identifisere kanaler, publisere annonser og sammenligne hvor effektive de ulike kanalene er.

4. Etablere interne prosesser

Rekruttering er en lagsport, og automatisering kan hjelpe interne team med å holde seg samkjørte.

De fleste typene rekrutteringsprogramvare gjør det mulig å bygge interne arbeidsflyter med bestemte utløsere på hvert trinn for å varsle og minne teammedlemmer om å forberede seg til intervjuer og legge igjen tilbakemeldingene sine.

Det kan også bidra til å vurdere kandidater ved å samle inn og analysere intervjutilbakemeldinger.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Planlegging av intervjuer

Mange ATS-er eller spesialtilpasset programvare for intervjuplanlegging bidrar til å effektivisere planleggingsprosessen ved å sende ut automatiske invitasjoner som gir kandidatene mulighet til å velge et passende intervjutidspunkt.

Dette fjerner et ekstra trinn fra rekrutteringsteamets oppgaver og bidrar til å sikre at ingen kandidater faller mellom sprekkene.

6. Enveis videointervju

Akkurat som ved forhåndssiling er enveisvideoer en god måte å intervjue kandidater på, og du kan automatisere denne prosessen ved å opprette maler.

Du trenger bare å skrive intervjuspørsmålene én gang og la kandidatene besvare dem når det passer dem. 

Ettersom dette gir kandidatene mulighet til å formulere svarene sine, må du være oppmerksom på hva slags spørsmål du stiller. 

Unngå for eksempel spørsmål som er utformet for å teste kunnskap, dersom programvaren du bruker ikke er avansert nok til å vite om noen har navigert bort fra siden for å finne svarene.

Det finnes verktøy for videointervjuer, som HireVue – eller et enklere verktøy som Loom – som kan hjelpe med denne typen forhåndssiling.

Noen av disse verktøyene har begynt å integrere kunstig intelligens med funksjoner for NLP (naturlig språkbehandling) for å transkribere og analysere samtaler. 

Advarsel: Hvis du benytter deg av denne funksjonen, må du sørge for at anbefalingene eller sammendragene fra algoritmen for kunstig intelligens kan etterprøves, det vil si at du kan verifisere hvorfor den oppsummerte en kandidats svar på en bestemt måte.

7. Kandidatkommunikasjon

Kommunikasjon er tidkrevende når man rekrutterer i stor skala, og det er lett for folk å falle mellom sprekkene.

For å lette byrden kan rekrutterere opprette automatisert kommunikasjon som utnytter e-postmaler for rekruttering best mulig, for eksempel de tidligere nevnte avslags-e-postene og intervjuplanlegging, samt bekreftelse på innsendte søknader, intervjupåminnelser, forespørsler om referanser og nye muligheter. 

Noen verktøy har også chatboter som kandidater kan spørre om informasjon hos.

8. Bakgrunnssjekker

Bakgrunnssjekker er avgjørende for å sikre at du ikke ender opp med å ansette noen som ikke har lov til å arbeide i bransjen din. Når du rekrutterer i stor skala, kan bakgrunnssjekker forsinke prosessen.

De beste verktøyene for bakgrunnssjekk, som Checkr, har vanligvis integrasjoner for populære programvareløsninger for rekruttering.

Når verktøyet for bakgrunnssjekk er integrert, kan det automatisk sjekke en kandidats bakgrunn og legge resultatene inn i rekrutterings- eller bemanningsprogramvaren din.

9. Introduksjon av nyansatte

Når en kandidat takker ja til en mulighet, er det på tide at HR- og introduksjonsteamet trår inn.

Dette gjør ofte overgangen fra søker til ansatt langsom – 30 % av nyansatte begynner aldri i en ny rolle på grunn av dårlig eller manglende oppfølging.

Du kan automatisere introduksjonsopplevelsen ved å digitalisere kontrakter, planlegging og automatiske påminnelser for viktige oppgaver, opprette arbeidsflyter og tilby andre selvbetjeningsfunksjoner.

Her er det noe overlapp mellom ATS og HRIS/HRMS, så det er viktig at systemene er riktig integrert.

Se for deg flyten: Du markerer kandidaten som ansatt i et ATS, og det oppretter automatisk profilen, papirarbeidet og lønnsopplysningene i HRMS-systemet ditt, med alle de andre oppgavene i en introduksjonsflyt klare til å gjennomføres.

Ved å integrere HRMS-systemet ditt med ATS-et sparer du timer du ellers ville brukt på repetitive introduksjonsoppgaver, samtidig som den nyansatte raskt kan begynne å arbeide med det du ansatte dem for.

10. Innsamling av tilbakemeldinger

Kandidater er en rik kilde til innsikt som kan bidra til å forbedre rekrutteringsprosessen din.

Selv om det alltid er å foretrekke å snakke med noen, særlig hvis de har vært på intervju, er det ikke alltid tid til det. Derfor kan du også opprette en arbeidsflyt for rekrutteringsprosessen som sender kandidatene en spørreundersøkelse på e-post etter at du har markert dem som godkjent eller avslått i ATS-et ditt.

11. Rapportering og analyse

Rekrutteringsanalyse og rapportering trenger ikke å være vanskelig når du skal samle inn alle nødvendige data og rapporter.

Du kan bruke programvare for rekrutteringsanalyse til å generere rapporter automatisk med jevne mellomrom, slik at du får verdifull innsikt i hvordan du kan forbedre prosessen.

Dashbord for rekruttering gir tilgang til nøkkeltall i sanntid og identifiserer deler av prosessen som trenger justeringer.

Disse kan deretter generere rapporter automatisk og levere dem til dem som trenger dem for å utforme strategien.

12. Samsvar

Automatisering kan hjelpe deg med å overholde de mange lovene og forskriftene som gjelder for ansettelser, på følgende måter:

• Kontroller automatisk at kandidatene oppfyller stillingsspesifikke kvalifikasjoner og juridiske krav, for eksempel krav til valgbarhet.
• Sørg for at ingen kritisk dokumentasjon blir oversett eller forlagt, og opprett et pålitelig revisjonsspor.
• Sørg for at personopplysninger lagres sikkert, at tilgangen er begrenset til autorisert personale, og at retningslinjer for oppbevaring av data, for eksempel GDPR, brukes konsekvent.
• Planlegg og minn ansatte på obligatoriske opplæringsøkter, følg opp gjennomføringen og administrer sertifiseringer. Team kan bruke programvare for opplæringsadministrasjon til å organisere økter og følge opp deltakelse.
• Analyser rekrutteringsdata og generer rapporter som fremhever mulige samsvarsproblemer, for eksempel forskjeller i ansettelsespraksis, lønn eller mangler i dokumentasjonen.

13. Opprett tilbudsbrev

Når du har bestemt deg for å ansette noen, lønner det seg å handle raskt. ATS-er eller tilsvarende systemer kan generere og sende tilbudsbrev ved hjelp av integrasjoner med plattformer for elektronisk signatur som DocuSign.

14. Dokumentasjon

Automatiserte systemer sørger for at alle rekrutteringsaktiviteter dokumenteres og er i samsvar med juridiske og regulatoriske krav, noe som reduserer risikoen for feil og mulige juridiske problemer.

15. Referansesjekk

Programvare for referansesjekk kan automatisere prosessen med å innhente og bekrefte referanser for jobbkandidater. De viktigste komponentene er automatiserte forespørsler på e-post, spørreskjemaer som kan tilpasses, og verktøy for dataanalyse. Se vårt utvalg av den beste programvaren for referansesjekk for mer informasjon.

15. Testing

Programvare for kandidatvurdering kan automatisere utsending av vurderinger til kandidater, samt automatisk poengberegning og rapportering.

Eksempel på automatisert arbeidsflyt

Når du implementerer ny rekrutteringsprogramvare og tester automatiseringene, trenger du en eksempelarbeidsflyt å teste. Her er en standard arbeidsflyt du kan komme i gang med.

1. Stillingsutlysning: Opprett en stillingsbeskrivelse og bruk ATS-en din eller et annet system for stillingsutlysninger for å publisere den på flere plattformer automatisk.
2. Screening av søknader: Bruk automatisering til å hjelpe med å gjennomgå søknader, filtrere ut ukvalifiserte kandidater og sende e-poster med avslag eller informasjon om neste steg.
3. Intervjuplanlegging: La kandidatene velge intervjutidspunkter gjennom et automatisert planleggingsverktøy.
4. Vurdering: Gjennomfør automatiserte vurderinger før ansettelse og videointervjuer.
5. Tilbud og onboarding: Bruk automatiserte verktøy til å generere tilbudsbrev og effektivisere onboardingprosessen.

Fordeler med automatisering av rekrutteringsprosessen

Som du sikkert har skjønt, kan automatisering forbedre ansettelsesprosessen din på flere måter:

• Spar tid: Automatisering reduserer manuelle oppgaver og frigjør tid for ansettelsesteamene, slik at de kan fokusere på strategiske oppgaver.
• Kostnadsreduksjon: Ved å automatisere repetitive oppgaver kan organisasjoner redusere administrative kostnader knyttet til rekruttering. I tillegg reduserer kortere ansettelsestid kostnadene knyttet til ubesatte stillinger og tapt produktivitet.
• Bedre kvalitet på kandidatene: Automatiserte systemer kan bidra til å gjennomgå CV-er og søknader og automatisk avvise kandidater som ikke oppfyller bestemte kriterier.
• Forbedret kandidatopplevelse: Automatisering skaper en mer effektiv ansettelsesprosess, sikrer rettidig og konsekvent kommunikasjon med kandidatene og bidrar til å innhente bedre tilbakemeldinger, noe som gir en bedre kandidatopplevelse.
• Datadrevet beslutningstaking: Verktøy for rekrutteringsautomatisering har ofte analyse- og rapporteringsfunksjoner som organisasjoner kan bruke til å forbedre rekrutteringsstrategiene sine, identifisere flaskehalser og ta informerte beslutninger basert på data.
• Konsekvens og standardisering: Automatiserte prosesser sikrer at alle kandidater behandles konsekvent, reduserer risikoen for skjevheter og forbedrer samsvaret med juridiske og regulatoriske krav. Standardiserte prosesser forbedrer også den samlede effektiviteten og påliteligheten i rekrutteringen.
• Skalerbarhet: Automatisering gjør det enklere å skalere rekrutteringsarbeidet opp eller ned basert på organisasjonens behov. I perioder med sterk vekst eller sesongbasert rekruttering kan automatiserte systemer håndtere økte volumer uten at kvaliteten svekkes.
• Forbedret samarbeid: Automatiseringsverktøy inkluderer ofte funksjoner som legger til rette for samarbeid i ansettelsesprosesser, for eksempel delte kandidatdatabaser, mekanismer for tilbakemeldinger og arbeidsflytstyring.
• Bedre markedsføring: Automatiseringsverktøy, rekrutterings-CRM-er og programvare for rekrutteringsdatabaser sender automatiske oppdateringer om ledige stillinger og lignende til bestemte segmenter.

Vær oppmerksom: Bruk automatisering med forsiktighet

Som nevnt kan automatisering forbedre ansettelsesopplevelsen betydelig på mange måter. Men bruk det med forsiktighet! Mennesker er ikke roboter, og noen ganger er det nødvendig med en menneskelig tilnærming.

Her er et par områder der det anbefales å unngå automatisering:

• Avvise en kandidat som har kommet et stykke gjennom den automatiserte prosessen, vanligvis etter at vedkommende har snakket med noen.
• Gjennomgå CV-er: Selv om automatisering kan være til hjelp, har mange rekrutteringsplattformer for små bedrifter fortsatt problemer med å tolke grunnleggende kandidatopplysninger fra en CV. Derfra kan vi slutte at «AI-vurdering av CV-er» ligger enda lenger frem i tid. Det finnes allerede mange diskusjoner om lovligheten, og enkelte land har innført lovgivning som sier at kandidater har rett til å få CV-ene sine vurdert uten å bli automatisk avvist av automatisert AI-programvare for ansettelser, så følg med på dette!

Generelt kan overdreven avhengighet av automatiserte systemer og algoritmer føre til at man overser kvalifiserte kandidater som kanskje ikke oppfyller de nøyaktige kriteriene som er fastsatt av automatiseringsverktøyene.

Algoritmer kan også utilsiktet forsterke eksisterende skjevheter hvis de ikke overvåkes og oppdateres nøye.

Forbedre rekrutteringen med automatisering

Som i mange andre yrker kan automatisering gjøre hverdagen enklere for rekrutteringsteam og effektivisere ansettelsesprosessen, men husk å implementere det med forsiktighet.

Du ønsker ikke å få et rykte for at selskapet ditt behandler kandidater som tall i en lottotrekning, så sørg for å være oppmerksom på områder som å gi gode tilbakemeldinger etter intervjuer og snakke med kandidatene for å få deres tilbakemeldinger.

Markedet for rekrutteringsprogramvare er fullt av verktøy som hevder å bruke kunstig intelligens, men som kan ha svært lite som underbygger påstandene sine. Hvis du vil vite mer, kan du lese Mariya Hristovas utmerkede artikkel om AI-drevet rekruttering.