De gids van de bedrijfsleider voor het automatiseren van HR-processen

Voorbeelden variëren van het kantoor van de sheriff van Osceola County, dat zijn wervingsproces heeft gestroomlijnd van papiergedreven naar volledig digitaal en gedeeltelijk geautomatiseerd, waardoor de tijd tot indiensttreding aanzienlijk is verkort, tot KPMG België, dat zijn salarisadministratie heeft geautomatiseerd en daarmee de nauwkeurigheid en efficiëntie heeft verbeterd.

Voor HR-professionals gaat het om het verminderen van handmatig werk… Hoe meer automatisering en workflowintegratie je kunt realiseren, hoe beter.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-technologiestrateeg @ cClearHR Opens new window

Dit kan worden toegepast op een breed scala aan activiteiten, zoals het plannen van vakanties, het volgen van de prestaties van medewerkers, het beheren van talentpijplijnen of systemen voor de verwerking van de salarisadministratie.

• Uitdiensttreding: Het automatiseren van of het gebruik van AI in het proces van uitdiensttreding zorgt voor consistente communicatie, beheert documentatie bij vertrek en trekt systeemtoegang naadloos in. Dit vermindert beveiligingsrisico's en verbetert de ervaring van vertrekkende medewerkers.
• Onkostendeclaraties: Het automatiseren van onkostendeclaraties versnelt terugbetalingsprocessen, vermindert fouten bij goedkeuringen en zorgt voor naleving van bedrijfsbeleid.
• Belastingaangifte: Geautomatiseerde tools voor belastingaangifte berekenen en verwerken loonbelastingen nauwkeurig, voldoen aan deadlines voor naleving en voorkomen kostbare boetes.
• Tijdbeheer: Tools voor tijdregistratie automatiseren aanwezigheidsregistraties en integreren met de salarisadministratie, waardoor tijd wordt bespaard en medewerkers correct worden gecompenseerd.

Door menselijke fouten te verminderen en HR-professionals vrij te maken om zich op strategische initiatieven te richten, verbetert automatisering de organisatorische efficiëntie en de werknemerservaring.

Door bijvoorbeeld een integratie met een AI-wervingsplatform toe te voegen, krijgen HR-teams de mogelijkheid om zaken zoals cv-screening, het plannen van sollicitatiegesprekken en follow-upe-mails te automatiseren, zodat zij zich kunnen richten op meer strategische wervingsinitiatieven.

Professionals met de beste HRIS-certificeringen zijn het best toegerust om HR-automatiseringsinitiatieven te leiden.

Hoe kan HR-automatisering je organisatie ten goede komen?

HR-automatisering doet meer dan handmatig werk verminderen—het verbetert de werknemerservaring, ondersteunt bedrijfsgroei en maakt slimmere besluitvorming mogelijk. Wanneer automatisering strategisch wordt ingezet, kan HR zich richten op wat belangrijk is: mensen.

Ontdek hoeveel tijd je zou kunnen besparen met automatisering door te meten hoe je presteert ten opzichte van de gemiddelde HR-professional.

Handmatig werk elimineren, niet de menselijke benadering

Automatisering elimineert repetitieve taken zoals tijdregistratie, onboardingchecklists en de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, waardoor fouten worden verminderd en uren worden bespaard. Maar HR draait om mensen, niet alleen om processen—geautomatiseerde systemen moeten interacties verbeteren, niet vervangen. In plaats van een standaarde-mail voor een 10-jarig werkjubileum te versturen, kun je bijvoorbeeld een uitnodiging voor een feestelijke bijeenkomst activeren?

Schaalbaarheid: groeien zonder administratieve overbelasting

HR-taken nemen toe naarmate bedrijven groeien, maar automatisering zorgt ervoor dat ze geen knelpunten worden. Bijvoorbeeld:

Administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden: Geautomatiseerde systemen voor secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen worden uitgebreid met nieuwe medewerkers, dekkingsopties aanpassen en integreren met externe aanbieders naarmate het personeelsbestand groeit.

Werving: Een klein bedrijf begint misschien met een eenvoudig volgsysteem voor sollicitanten, maar naarmate het bedrijf groeit, kan dezelfde tool worden opgeschaald om honderden sollicitanten te beheren en tegelijkertijd te integreren met aanvullende platforms, zoals software voor video-sollicitatiegesprekken of AI-screeningtools.

Personeelsdossiers: HR-automatiseringstools kunnen zich aanpassen aan groeiende personeelsdatabases, waardoor een nauwkeurige administratie, naleving van regelgeving en prestatiebewaking mogelijk blijven zonder extra administratieve inspanningen.

Contractbeheer: Tools voor elektronische handtekeningen bieden tal van voordelen, waaronder het automatiseren van goedkeuringsworkflows, het verminderen van vertragingen bij het verkrijgen van handtekeningen en het bieden van een veilig, controleerbaar overzicht van alle ondertekende documenten.

Selfservicefuncties: Geautomatiseerde systemen stellen medewerkers in staat om gedurende de levenscyclus van de medewerker een groot deel van de administratieve overbelasting zelf te beheren.

Dien verlofaanvragen in en volg ze, doorloop onboarding met geautomatiseerde IT-configuraties en krijg naar eigen inzicht toegang tot noodzakelijke applicaties en tools via geautomatiseerde app-toegang, zoals een zorgverzekering of pensioenregelingen.

Het benutten van automatisering helpt ook om operationele HRIS-functies te verbeteren, handmatige fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Datagedreven HR: slimmere beslissingen, sneller genomen

Moderne wervingsplatforms voor HR bieden realtime-inzichten in beloningstrends, risico's op personeelsverloop en de betrokkenheid van medewerkers.

Moderne HR-analysetools zoals Deel, PerformYard en ADP Workforce Now tillen data-analyse naar een hoger niveau. Deze platforms verzamelen realtime gegevens en bieden bruikbare inzichten via intuïtieve dashboards en rapporten. Bijvoorbeeld:

ADP Workforce Now: Integreert salaris- en gegevens over secundaire arbeidsvoorwaarden om verbanden bloot te leggen tussen beloningsstrategieën en het behoud van medewerkers.

Deel: Deel is geschikt voor een internationaal personeelsbestand en de functies ervan kunnen je helpen de wereldwijde loonkosten te begrijpen en salarisverhogingen in de loop der tijd te voorspellen.

PerformYard: Biedt een analyse-engine waarmee je prestatiegerelateerde gegevens kunt filteren om trends te ontdekken, afdelingen te vergelijken of toppresteerders te identificeren voor opvolgingsplanning. 

Verspilling verminderen & duurzaamheid bevorderen

Het automatiseren van HR-processen is niet alleen efficiënt—het is ook milieuvriendelijk. Digitale dossiers verminderen papierafval, terwijl cloudgebaseerde systemen de afhankelijkheid van printers en archiefkasten verkleinen. Bedrijven kunnen tot 25 uur per week besparen door alleen al het terugvinden van zoekgeraakte documenten overbodig te maken.

Het inzetten van RPO-diensten naast HR-automatisering kan wervingsprocessen verder stroomlijnen, waardoor nog meer verspilling van tijd, inspanning en materialen wordt verminderd.

11 HR-processen om tijd te besparen met automatisering

Automatisering kan worden ingezet om talrijke HR-processen te verbeteren. Bijvoorbeeld:

1. Personeelsdossiers en gegevensbeheer

Het bijhouden van personeelsdossiers en het beheren van gegevens is berucht tijdrovend en foutgevoelig. Enkele manieren waarop automatisering kan helpen zijn:

• Minder handmatige invoer: Integraties tussen softwaresystemen verminderen fouten en de noodzaak om wijzigingen in persoonsgegevens, functietitels, beloningen, arbeidsvoorwaarden en andere kritieke gegevens meer dan één keer bij te werken.
• Efficiënt documentbeheer: Geautomatiseerde systemen voor personeelsbeheer beschikken vaak over mogelijkheden voor het veilig uploaden van documenten, versiebeheer en vervalalerts voor documenten die periodiek moeten worden vernieuwd, zoals certificaten of vergunningen. Dit zijn slechts enkele van de vele voordelen van systemen voor personeelsbeheer.
• Geautomatiseerde waarschuwingen en herinneringen: Hulpmiddelen zoals een HRMS kunnen automatisch waarschuwingen en herinneringen versturen voor belangrijke datums met betrekking tot personeelsbeheer, zoals het einde van proeftijdperiodes, contractverlengingen of deadlines voor naleving.
• Gestroomlijnde rapportage en analyses: Software kan automatisch gedetailleerde rapporten en analyses genereren over verschillende HR-statistieken, zoals het aantal werknemers, personeelsverloop, demografische gegevens en nalevingsstatistieken. Het integreren van hulpmiddelen voor onkostenrapportage kan de financiële monitoring verder stroomlijnen en zorgen voor naleving van bedrijfsbeleid.

2. Werving en selectie

Hoewel je moet oppassen met het gebruik van te veel automatisering (werving en selectie blijft uiteindelijk toch vooral mensenwerk), zijn enkele manieren waarop automatisering kan worden gebruikt om het wervings- en selectieproces te verbeteren:

• Geautomatiseerde plaatsing en verspreiding van vacatures: Veel sollicitantvolgsystemen (ATS'en) hebben de functie om vacatures gelijktijdig op meerdere platforms te plaatsen, waaronder vacaturesites, sociale media en carrièrepagina's van bedrijven.
• Screening en rangschikking van cv's: Geautomatiseerde hulpmiddelen voor cv-screening kunnen cv's scannen en beoordelen op basis van vooraf bepaalde criteria, zoals vaardigheden, ervaring en opleiding, en aanbevelingen doen.
• Vinden van kandidaten: Sommige hulpmiddelen voor het vinden van kandidaten gebruiken AI om kandidaten te zoeken op verschillende online platforms en in databases.
• Plannen van sollicitatiegesprekken: Sommige hulpmiddelen voor automatisering van werving en selectie kunnen agenda's coördineren en sollicitatiegesprekken plannen zonder heen-en-weercommunicatie. Kandidaten kunnen kiezen uit beschikbare tijdsloten, werken automatisch de agenda's van alle betrokken partijen bij en versturen herinneringen.
• Gegevens en statistieken: ATS'en en hulpmiddelen voor analyses van werving en selectie kunnen het verzamelen van gegevens en de rapportage voor geavanceerde statistieken en analyses van werving en selectie automatiseren.

3. Inwerken

Ook het inwerkproces leent zich uitstekend voor automatisering. Manieren waarop automatisering het inwerkproces kan verbeteren zijn onder meer:

• Administratieve taken: Automatisering kan helpen bij taken zoals het invoeren van de gegevens van nieuwe medewerkers in je HRIS en salarissoftware en het versturen van welkomstmails, papierwerk en trainingsmateriaal.
• Consistente communicatie: Geautomatiseerde e-mails of berichten kunnen worden ingepland om nieuwe medewerkers te informeren over wat ze vervolgens kunnen verwachten, hen te herinneren aan taken die ze moeten uitvoeren of hen nuttige informatie te geven over de bedrijfscultuur of hun specifieke functies.
• Verzamelen van feedback: Automatisering kan het verzamelen van feedback van nieuwe medewerkers gedurende het inwerkproces vergemakkelijken. Dit kan geautomatiseerde enquêtes of evaluatiemomenten in verschillende fasen van het proces omvatten.

4. Prestatiemanagement

Prestatiemanagement is berucht om de moeilijkheid om het goed aan te pakken. Automatisering kan het prestatiemanagementproces helpen verbeteren door:

• Prestatiebeoordelingen plannen: Cycli voor prestatiebeoordelingen kunnen zo worden gepland dat ze automatisch terugkeren volgens vooraf bepaalde tijdschema's (bijv. elk kwartaal, halfjaarlijks of jaarlijks), met automatische herinneringen om feedback in te vullen.
• Erkenning en beloningen: Automatisering kan het erkennen en belonen van goede prestaties en gewenst gedrag vergemakkelijken. Zo kan een platform voor werknemerserkenning worden ingesteld om prestaties of mijlpalen te erkennen en passende beloningen voor te stellen, zoals bonussen, promoties of openbare erkenning.

5. Loonadministratie en werknemersvoordelen

In een proces dat zo administratief intensief en meedogenloos is als loonadministratie, is automatisering voor velen een uitkomst. Geautomatiseerde loonadministratiesoftware kan helpen met:

• Minder fouten: Automatisering helpt fouten te verminderen door ervoor te zorgen dat berekeningen voor lonen, inhoudingen en belastingen nauwkeurig worden uitgevoerd op basis van de nieuwste regelgeving en het organisatiebeleid.
• Rapportage en analyse: Geautomatiseerde systemen bieden rapportagemogelijkheden in realtime, waarmee het management inzicht kan krijgen in de loonkosten. Deze rapporten kunnen analyses bevatten van arbeidskosten, afdelingskosten en historische vergelijkingsgegevens.

6. Onkostenbeheer 

Onkostenbeheer is een van die omslachtige processen waar niemand bijzonder enthousiast over is. Automatisering kan het proces echter eenvoudiger maken door:

• Vastlegging van bon- en onkostengegevens: Geautomatiseerde systemen vereenvoudigen het registreren van onkosten doordat werknemers bonnen met hun smartphone kunnen uploaden. Moderne systemen gebruiken vaak technologie voor optische tekenherkenning (OCR) om relevante gegevens automatisch uit bonnen te halen, waardoor handmatige gegevensinvoer en de kans op fouten worden verminderd.
• Handhaving van beleid: Automatisering helpt onkostenbeleid automatisch te handhaven door declaraties te controleren aan de hand van de vastgestelde regels en limieten van het bedrijf. Als een onkostendeclaratie bijvoorbeeld een bepaalde drempel overschrijdt of niet binnen de beleidsrichtlijnen valt, kan het systeem deze markeren voor controle of automatisch afwijzen. Dit zorgt ervoor dat het beleid wordt nageleefd en helpt frauduleuze declaraties te voorkomen.
• Goedkeuringswerkstromen: Geautomatiseerde onkostenbeheersystemen kunnen onkostendeclaraties automatisch doorsturen naar de juiste managers voor goedkeuring op basis van vooraf gedefinieerde regels, zoals het bedrag van de onkosten of de afdeling.

Nog steeds in de war? Begin met: Onkostenbeheersoftware uitgelegd

7. Leren en ontwikkelen

Voortdurend leren en ontwikkelen is een belangrijke drijfveer voor organisatorisch succes. Automatisering kan bij dit proces helpen door:

• Gepersonaliseerde leertrajecten: Automatisering helpt bij het creëren van aangepaste leertrajecten voor werknemers op basis van hun functie, vaardigheden, loopbaanambities en prestatiegegevens. Platformen op basis van AI kunnen cursussen, workshops, trainingsprogramma's, projecten en functies aanbevelen die het meest relevant zijn voor de ontwikkelbehoeften van een individu.
• Inhoudsbeheer: Systemen op basis van AI kunnen actualiseringen aanbevelen of gebieden identificeren waar inhoud mogelijk verouderd is, zodat het trainingsmateriaal relevant en effectief blijft.
• Gegevensanalyse en rapportage: Het kan lastig zijn om de effectiviteit van L&D-programma's te meten. Automatisering kan helpen door inzichten te bieden in onder meer betrokkenheidsniveaus, voltooiingspercentages en prestatieverbeteringen na de training.
• Adaptieve beoordelingen: Hoewel deze technologie zich nog in een vroeg stadium bevindt, worden er AI-hulpmiddelen ontwikkeld die gepersonaliseerde beoordelingen kunnen maken die zich in realtime aanpassen aan de antwoorden van werknemers. Lees erover in ons artikel over methoden voor werknemersbeoordeling.

8. Nalevingsbeheer

Het kan lastig zijn om de naleving bij te houden; automatisering kan helpen door het volgende te bieden:

• Geautomatiseerde actualiseringen en waarschuwingen: Regelgeving en wettelijke vereisten kunnen regelmatig veranderen. Geautomatiseerde software voor nalevingsbeheer kan informatie over nieuwe wetten en regelgeving ontvangen, die vervolgens in bestaande werkstromen kunnen worden geïntegreerd. Deze systemen kunnen HR-teams ook waarschuwen voor deadlines of wijzigingen op het gebied van naleving die aandacht vereisen, zodat het bedrijf te allen tijde aan de regels blijft voldoen.
• Auditsporen: Geautomatiseerde systemen houden gedetailleerde logboeken bij van alle HR-activiteiten en bieden zo een auditspoor dat van onschatbare waarde kan zijn tijdens interne of externe audits. Deze registratie is essentieel om aan te tonen dat arbeidswetgeving en regelgeving worden nageleefd.

9. Toegang tot apps en hulpmiddelen

Werknemers tijdig toegang geven tot de hulpmiddelen en apps die ze nodig hebben, verhoogt de productiviteit, vooral voor nieuwe medewerkers en teamleden die van functie veranderen. Automatisering zorgt ervoor dat deze processen efficiënt, veilig en foutloos verlopen:

• Rolgebaseerde toegangsrechten: Geautomatiseerde systemen wijzen toegang tot apps en tools toe op basis van de functie van een medewerker. Zo kan een teamlid van de marketingafdeling automatisch toegang krijgen tot tools zoals Google Analytics, Slack en het contentmanagementsysteem, terwijl een IT-teamlid toegang krijgt tot technische software en infrastructuur. Dit vermindert vertragingen bij het inwerken en zorgt voor consistentie binnen de organisatie.
• Geautomatiseerde app-aanvragen: Medewerkers kunnen aanvullende toegang aanvragen via een zelfbedieningsportaal, waarbij automatisering de aanvraag naar de juiste manager doorstuurt voor goedkeuring. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, verleent het systeem automatisch toegang, waardoor de betrokkenheid van het IT-team tot een minimum wordt beperkt en wachttijden worden verkort.
• Controlesporen voor beveiliging: Geautomatiseerde tools houden gedetailleerde gegevens bij over wie toegang heeft tot welke zaken, waardoor het eenvoudiger wordt om toegangsrechten te controleren en te beheren. Dit is vooral belangrijk voor nalevings- en beveiligingsaudits.

10. Tijdbeheer

Efficiënt tijdbeheer is een belangrijke factor voor een nauwkeurige loonverwerking, het bijhouden van productiviteit en naleving van regelgeving. Automatisering vereenvoudigt deze processen, zorgt voor precisie en vermindert administratieve lasten:

• Geautomatiseerde aanwezigheidsregistratie: Tijdregistratietools registreren automatisch het in- en uitklokken, waardoor fouten bij handmatige invoer worden voorkomen. Medewerkers kunnen mobiele apps, biometrische systemen of kaartlezers gebruiken om hun tijd te registreren. Deze gegevens worden rechtstreeks geïntegreerd in loonverwerkingssystemen voor naadloze berekeningen.
• Automatisering van urenstaten: Urenstaten worden automatisch ingevuld op basis van aanwezigheidsgegevens, projecttoewijzingen of tools voor het bijhouden van taken. Medewerkers en managers kunnen ze met een paar klikken controleren en goedkeuren, wat zorgt voor nauwkeurigheid en tijdige indiening.
• Beheer van pauzes en overuren: Geautomatiseerde systemen houden de duur van pauzes en overuren bij, zorgen voor naleving van arbeidswetgeving en beperken geschillen. Meldingen waarschuwen managers wanneer drempelwaarden worden overschreden of goedkeuring vereist is.

11. Uitdiensttreding

Wanneer het proces niet goed wordt uitgevoerd, kan uitdiensttreding beveiligingsrisico's met zich meebrengen of een negatieve invloed hebben op de ervaring van de vertrekkende medewerker. Automatisering zorgt voor een gestructureerd, veilig en naadloos proces voor uitdiensttreding:

• Checklists voor vertrek: Geautomatiseerde systemen maken gepersonaliseerde checklists voor elke vertrekkende medewerker, met taken zoals het afronden van de laatste documentatie, vertrekonderzoeken en het overdragen van arbeidsvoorwaarden. Deze checklists zorgen ervoor dat geen enkele stap wordt overgeslagen en houden alle betrokkenen op de hoogte.
• Intrekking van toegang: Automatisering trekt de toegang tot bedrijfstools, e-mailaccounts en gevoelige systemen onmiddellijk in zodra het vertrek van een medewerker is bevestigd. Dit beperkt beveiligingsrisico's en bewaart de integriteit van gegevens.
• Nalevingstaken: Door nalevingstaken zoals het uitbetalen van het laatste salaris, het documenteren van beëindigingen en het archiveren van personeelsdossiers te automatiseren, wordt ervoor gezorgd dat aan wettelijke vereisten wordt voldaan en wordt de organisatie beschermd tegen mogelijke geschillen.

Functies om op te letten in HR-automatiseringssoftware

Elk onderdeel van software voor personeelsbeheer biedt iets anders op het gebied van automatisering. Laten we kijken naar de verschillende functies die je kunt verwachten van geautomatiseerde oplossingen en naar hun voordelen.

Om de beste praktijken voor werving en het volgen van sollicitanten toe te passen, kun je inzichten van multinationale HR-dienstverleners gebruiken, zodat naleving en efficiëntie wereldwijd worden gewaarborgd.

Uitdagingen van HR-automatisering: efficiëntie combineren met een menselijke benadering

HR-automatisering stroomlijnt processen en vermindert handmatig werk, maar weten wanneer je op technologie moet vertrouwen en wanneer je prioriteit moet geven aan menselijke interactie is essentieel. Hoewel automatisering de efficiëntie verhoogt, kan het de persoonlijke verbindingen die een werkplek laten floreren niet vervangen. De beste HR-strategieën combineren automatisering met empathie, zodat medewerkers zich gewaardeerd voelen en niet slechts verwerkt.

Automatisering is niet altijd het beste antwoord

Het feit dat een taak kan worden geautomatiseerd, betekent niet dat dit ook moet. Stel je voor dat een medewerker zijn of haar tienjarig jubileum bij je bedrijf viert: zouden zij de voorkeur geven aan een generieke geautomatiseerde e-mail of aan een oprechte erkenning tijdens een bedrijfsbrede bijeenkomst? HR-automatisering moet betekenisvolle interacties versterken, niet vervangen.

Training en adoptie zijn belangrijk

Automatisering is geen oplossing van het type 'instellen en vergeten'. Nieuwe hulpmiddelen vereisen training, probleemoplossing en voortdurende aanpassingen. Als medewerkers moeite hebben met een geautomatiseerd systeem, verdwijnen de efficiëntiewinsten snel. Een goed geplande implementatie zorgt ervoor dat automatisering vóór je team werkt en niet tegen je team.

Schaalbaarheid: maak je HR-technologie toekomstbestendig

Niet alle automatiseringshulpmiddelen groeien mee met je bedrijf. Zoek naar oplossingen die naadloos integreren met je HR-technologie-ecosysteem en modulaire functies bieden die worden uitgebreid naarmate je personeelsbestand zich ontwikkelt. Het juiste hulpmiddel moet zich aanpassen aan jou, niet andersom.

AI vervangt HR niet — het versterkt HR

Automatisering elimineert vervelend administratief werk, waardoor HR-professionals zich kunnen richten op wat er echt toe doet: medewerkersbetrokkenheid, cultuur en strategie. In plaats van banen te vervangen, stelt AI binnen HR HR-teams in staat om te investeren in de menselijke kant van werk, zodat medewerkers zich gehoord, gesteund en gewaardeerd voelen.

Uiteindelijk draait het om mensen, en de juiste balans tussen technologie en een menselijke benadering zorgt ervoor dat automatisering jouw team dient, niet andersom.

Je maakt misschien nog steeds gebruik van handmatige processen, maar als de kans groot is dat je systemen niet langer toereikend zullen zijn of je wilt dat je HR-team profiteert van kostenefficiëntere processen, dan is automatisering als onderdeel van je digitale HR-transformatie het overwegen waard, vooral als deze naadloos kan worden geïntegreerd met de systemen die je nu gebruikt.

Als je al hebt besloten om nieuwe AI-gestuurde HR-technologie te implementeren, moet je overwegen hoe je een businesscase voor HR-software opstelt en hoe het HR-selectieproces er in het algemeen uitziet.

Blijf op de hoogte

Als je dit artikel nuttig vond, raad ik je aan je aan te melden voor onze People Managing People-nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends in de sector op het gebied van kennisleiderschap en organisatieontwikkeling.