7 soorten loonadministratiesoftware voor gestroomlijnde betalingen

7 typen salarisadministratiesoftware

Er zijn verschillende soorten salarisadministratiesoftware op de markt, elk gericht op andere bedrijfsbehoeften. Als je begrijpt hoe elke optie werkt, kun je de beste keuze voor je bedrijf maken.

1. Zelfstandige salarisadministratiesoftware

Software die zich uitsluitend richt op het verwerken van salarissen wordt soms zelfstandige salarisadministratiesoftware genoemd. Deze tools berekenen lonen, belastingen, inhoudingen en betalingen zonder dat je een complete HR-suite hoeft aan te schaffen.

Ik heb gemerkt dat deze software het beste werkt voor kleinere bedrijven die hun HR-processen al op orde hebben en simpelweg een betrouwbaar systeem nodig hebben voor het uitvoeren van de salarisadministratie.

Voordelen

Het grootste voordeel van dit type salarisadministratie is de eenvoud. Je betaalt niet voor werving, prestatiebeheer of andere HR-functionaliteit die je misschien nooit gebruikt.

Die beperktere scope kan ook zorgen voor een snellere implementatie en minder training voor salarisadministrateurs. Tools zoals Gusto en OnPay richten zich bijvoorbeeld sterk op het eenvoudig maken van routinematige salarisverwerking.

Functies

Typische functies van zelfstandige salarisadministratiesoftware zijn:

• Salarisberekeningen: Berekent het brutoloon, nettoloon, inhoudingen, belastingen en andere aftrekposten.
• Directe stortingen: Verstuurt betalingen aan werknemers en opdrachtnemers volgens je betalingsschema.
• Belastingaangifte: Veel systemen berekenen, doen aangifte van en dragen loonbelastingen namens jou af.
• Loonstroken en belastingformulieren: Genereert loonoverzichten voor werknemers en documenten voor het einde van het jaar.
• Rapportage over de salarisadministratie: Houdt lonen, inhoudingen, arbeidskosten en betalingsgeschiedenis bij.
• Audittrail: Legt wijzigingen en goedkeuringen in de salarisadministratie vast, wat kan helpen bij het onderzoeken van afwijkingen.

Zelfstandig betekent niet per se beperkt. Veel tools ondersteunen ook opdrachtnemers, meerdere locaties, verschillende betalingsschema’s en integraties met boekhoud- of HR-software.

2. Cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware

Traditionele cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware verwijst naar online salarisplatforms die via het web toegankelijk zijn — verreweg de populairste configuratie voor salarisadministratie. 

Deze systemen bieden een centrale opslagplaats voor alle gegevens die met de salarisadministratie te maken hebben en stellen gebruikers in staat om salarisstructuren te configureren, inhoudingen te beheren en rechtstreeks vanuit het platform belastingaangifte te doen. Over het algemeen zijn ze zeer gebruiksvriendelijk, met duidelijke interfaces die het uitvoeren van de salarisadministratie eenvoudig en intuïtief maken.

Het belangrijkste voordeel van dit model is toegankelijkheid. Omdat het in een digitale cloud wordt gehost, hebben gebruikers altijd en overal toegang tot salarisgegevens via een beveiligde internetverbinding. 

Een ander groot voordeel van cloudgebaseerde salarisadministratiesoftware is dat software-updates en gegevensback-ups worden uitgevoerd door de aanbieder van de salarisadministratie, waardoor je interne medewerkers veel minder verantwoordelijkheid dragen. 

Salarisaanbieders brengen ook regelmatig updates uit voor hun software om wijzigingen in belastingwetten of arbeidswetgeving te verwerken, waardoor je risico op nalevingsproblemen wordt beperkt. 

Binnen de cloudgebaseerde categorie vind je ook systemen die zich nog verder specialiseren, waaronder salarissoftware voor kleine bedrijven of salarisadministratie voor start-ups.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Lokaal geïnstalleerde salarissoftware

Lokaal geïnstalleerde salarissoftware wordt geïnstalleerd en onderhouden op de eigen infrastructuur van je organisatie, in plaats van te worden gehost door de softwareleverancier.

Hierdoor heeft je IT-team veel meer directe controle over waar salarisgegevens worden opgeslagen, hoe de software wordt geconfigureerd en wanneer wijzigingen worden uitgerold. Dat kan relevant zijn voor grotere ondernemingen of organisaties met strenge interne beveiligings- en gegevensbeheervereisten.

Voordelen

Controle is de belangrijkste reden om voor dit model te kiezen.

Je organisatie beheert de eigen salarisomgeving, waaronder gegevensopslag, beveiligingsbeleid, integraties, back-ups en software-updates. Daardoor kan het eenvoudiger worden om salarisadministratie af te stemmen op zeer specifieke interne IT- of governancevereisten.

Het nadeel is dat de verantwoordelijkheid bij jou komt te liggen. In tegenstelling tot cloudsoftware moet je team mogelijk de infrastructuur onderhouden, updates installeren, back-ups beheren en het systeem actueel houden.

Functies

Lokaal geïnstalleerde salarissystemen kunnen het volgende omvatten:

• Lokale gegevensopslag: Salarisinformatie blijft binnen je eigen infrastructuur.
• Aangepaste configuratie: IT-teams kunnen de omgeving afstemmen op interne werkprocessen en beveiligingsbeleid.
• Interne toegangscontroles: Authenticatie en machtigingen kunnen worden gekoppeld aan je bestaande systemen voor identiteitsbeheer.
• ERP-integraties: Salarisadministratie kan diepgaand worden gekoppeld aan interne financiële en operationele systemen.
• Auditregistratie: Salarisactiviteiten kunnen worden vastgelegd en bewaard volgens interne beleidsregels.
• Aangepaste rapportages: Organisaties kunnen salarisrapportages opstellen op basis van hun eigen financiële en gegevensbeheervereisten.

Voor organisaties die deze optie overwegen, is de vraag niet simpelweg of lokaal geïnstalleerde software je meer controle geeft. Het gaat erom of die controle waardevol genoeg is om het extra interne beheer te rechtvaardigen.

Deze gecombineerde HR-software- en salarissystemen bieden werknemers ook meer gebruiksgemak, omdat ze hun loonstroken kunnen bekijken en verzoeken voor betaald verlof kunnen indienen vanuit dezelfde selfservicemodule voor werknemers, in plaats van voor elk onderdeel bij een afzonderlijk systeem te moeten inloggen.

4. HR- en salarisplatforms met een compleet dienstenpakket

In plaats van salarisadministratie afzonderlijk aan te schaffen, kun je deze krijgen als module binnen een groter HR-platform, zoals een HRIS-, HRMS- of HCM-systeem.

Deze gecombineerde HR-software- en salarissystemen verbinden salarisadministratie met functies zoals het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden, tijdregistratie, onboarding en werknemersgegevens.

Ik heb gemerkt dat het echte voordeel niet ligt in meer functies. Het gaat erom dat de gegevens achter die functies met elkaar verbonden zijn.

Voordelen

Wanneer salarisadministratie zich in hetzelfde systeem bevindt als je andere HR-processen, kunnen wijzigingen van werknemers rechtstreeks naar de salarisadministratie doorstromen in plaats van tweemaal te worden ingevoerd.

Goedgekeurde uren kunnen bijvoorbeeld worden meegenomen in een salarisrun, een keuze voor secundaire arbeidsvoorwaarden kan de inhouding van een werknemer bijwerken en een wijziging in de beloning kan in de salarisadministratie verschijnen zonder dat iemand de informatie handmatig hoeft over te zetten.

Dat kan het afstemmingswerk verminderen dat ontstaat wanneer salarisadministratie, tijdregistratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR-gegevens allemaal in verschillende systemen staan.

Het kan ook de werknemerservaring verbeteren. Medewerkers kunnen mogelijk loonstroken bekijken, informatie bijwerken, arbeidsvoorwaarden beheren en verlof aanvragen via hetzelfde zelfbedieningsportaal.

Functies

HR- en salarisplatforms met een volledige suite bevatten doorgaans:

• Geünificeerde werknemersgegevens: De salarisadministratie gebruikt dezelfde werknemersinformatie als het bredere HR-systeem.
• Integratie van tijd en aanwezigheid: Goedgekeurde uren worden meegenomen in de salarisberekeningen.
• Integratie van arbeidsvoorwaarden: Keuzes en inhoudingen kunnen automatisch worden bijgewerkt.
• Werkstromen van indiensttreding tot salarisadministratie: Informatie over nieuwe medewerkers wordt meegenomen in hun eerste salarisverwerking.
• Geconsolideerde rapportage: Combineer salarisinformatie met personeelsaantallen, beloning, arbeidsvoorwaarden en andere HR-gegevens.
• Goedkeuringsworkflows: Stuur salariswijzigingen, tussentijdse betalingen en salarisverwerkingen naar de juiste goedkeurders.

Teams die dit model evalueren, moeten vooral letten op de manier waarop informatie tussen de salarisadministratie en andere modules wordt uitgewisseld. Integratie is een van de grootste voordelen, dus deze moet in de praktijk werken en niet alleen op een lijst met functies staan. Onze gids over salarisadministratie gaat dieper in op de processen die deze verbindingen moeten ondersteunen.

Deze optie is nuttig voor veel eigenaren van kleine bedrijven die zich volledig willen ontdoen van salarisverantwoordelijkheden en er tegelijkertijd voor willen zorgen dat de salarisadministratie correct wordt uitgevoerd. Met dit model besteed je je salarisadministratie in feite uit aan een externe salarisdienst die deze beheert. 

Als dit klinkt als jouw situatie, raad ik aan samen te werken met een van de salarisdiensten voor kleine bedrijven, die ik uitgebreid heb onderzocht. Deze diensten zijn over het algemeen zeer kosteneffectief en bieden uitgebreide klantenondersteuning.

5. Branchespecifieke salarissoftware

Er bestaat ook branchespecifieke salarissoftware voor tal van sectoren, waaronder de bouw, restaurants, wervingsbureaus en andere. Deze systemen bieden aanvullende functies die aansluiten bij hun branchespecifieke context en verder gaan dan alleen de basisfuncties voor salarisadministratie. Enkele voorbeelden zijn:

Salarissoftware voor de bouw

Salarissoftware voor de bouw bevat functies voor het verwerken van vakbondsbijdragen, gecertificeerde salarisrapporten en het beheer van meerdere bouwplaatsen, in tegenstelling tot standaard salarissoftware. De software ondersteunt ook kostentoerekening aan projecten en het bijhouden van de naleving van het geldende loon.

Salarissoftware voor restaurants

Salarissoftware voor restaurants speelt in op de unieke behoeften van de horecasector door fooiendeling, ploegendiensten en naleving van arbeidswetgeving die specifiek voor restaurants geldt te beheren. De software integreert ook met kassasystemen om salarisberekeningen op basis van omzet en fooien te stroomlijnen.

Salarissoftware voor de productiesector

Salarissoftware voor de productiesector verwerkt complexe ploegentoeslagen, stukloon en arbeidskosten die specifiek zijn voor de productiesector. De software integreert ook met productiemanagementsystemen om de salarisadministratie af te stemmen op productiegegevens en prestatie-indicatoren.

Er zijn nog veel andere opties beschikbaar, dus neem de tijd om verschillende aanbieders te onderzoeken als je op zoek bent naar een salarisverwerker die gespecialiseerd is in jouw niche. Of ga naar ons zoekveld en controleer het nog even, want afhankelijk van je sector hebben wij het uitzoekwerk misschien al voor je gedaan!

Nogmaals wil ik benadrukken dat deze sectorspecifieke salarissystemen ook binnen het cloudgebaseerde model werken. Dat betekent dat je je geen zorgen hoeft te maken over het zelf beheren van software of updates met betrekking tot naleving

6. Uitbestede salarisdiensten

Bij uitbestede salarisverwerking gebruik je een externe aanbieder om een deel van of het grootste deel van het werk rond de salarisadministratie uit te voeren.

Deze salarisverwerkers kunnen lonen berekenen, inhoudingen verwerken, loonbelastingen indienen, betalingen uitvoeren en documenten voor het einde van het jaar namens jou opstellen.

Je moet nog steeds nauwkeurige werknemersinformatie bijhouden en wijzigingen doorgeven. Het verschil is dat je aanbieder een veel groter deel van de daadwerkelijke salarisverwerking voor zijn rekening neemt.

Voordelen

Dit model is nuttig wanneer je toegang wilt tot expertise op het gebied van salarisverwerking zonder een speciaal intern salarisadministratieteam op te bouwen.

De aanbieder neemt een groot deel van het administratieve werk rond berekeningen, aangiften, deadlines en salarisverwerking op zich, terwijl jouw team toezicht houdt.

In mijn ervaring wordt ondersteuning hier bijzonder belangrijk. Wanneer je iemand anders betaalt om de salarisadministratie uit te voeren, blijkt de kwaliteit van de dienstverlening vaak pas echt wanneer er iets misgaat en je snel een verschil gecorrigeerd moet hebben.

Voor kleinere bedrijven zonder interne specialist op het gebied van salarisadministratie kunnen salarisdiensten voor kleine bedrijven bijzonder nuttig zijn.

Functies

Afhankelijk van de aanbieder kunnen uitbestede salarisdiensten het volgende omvatten:

• Beheerde salarisverwerking: De aanbieder berekent de lonen en bereidt elke salarisronde voor.
• Indiening en afdracht van belastingen: Loonbelastingen worden berekend, ingediend en betaald volgens de toepasselijke deadlines.
• Rapportage aan het einde van het jaar: De aanbieder stelt belastingdocumenten voor werknemers en opdrachtnemers op.
• Updates op het gebied van naleving: De aanbieder houdt wijzigingen in salarisregels en belastingen in de gaten.
• Zelfbediening voor werknemers: Werknemers kunnen loonstroken en belastingdocumenten nog steeds openen via een softwareportaal.
• Ondersteuning bij salarisverwerking: Specialisten kunnen helpen bij het onderzoeken van fouten, correcties en problemen met aangiften.

Het belangrijkste verschil met alleen salarissoftware is de verantwoordelijkheid. Je koopt niet simpelweg een systeem dat je team bedient. Je betaalt een aanbieder om een deel van de salarisfunctie voor je uit te voeren.

7. Professionele werkgeversorganisaties (PEO's)

Een andere vorm van uitbesteding van de salarisadministratie is samenwerken met een professionele werkgeversorganisatie (PEO). Het prettige aan het gebruik van een PEO-dienst is dat deze je met meer kan helpen dan alleen salarisverwerking. De meeste PEO-aanbieders bieden de volgende diensten:

• Beheer van de salarisadministratie
• Naleving van regelgeving
• Beheer van werknemersvoordelen
• Talentmanagement (inclusief werving en personeelsbezetting)
• Gegevensbeheer
• Risicobeheer
• Arbeidsongevallenverzekering

PEO-bedrijven laten je hun eigen software gebruiken, dus het is belangrijk om te controleren of hun salarissysteem kan integreren met de belangrijkste HR-softwareoplossingen die je al gebruikt. 

Je kunt ook eersteklas klantenondersteuning van een PEO-bedrijf verwachten, omdat je hen in feite inhuurt om je salarisprocessen van begin tot eind te beheren.

Voordelen

De belangrijkste aantrekkingskracht is de toegang tot salaris- en HR-mogelijkheden die een kleinere organisatie misschien niet intern wil opbouwen.

PEO's kunnen salarisverwerking combineren met het beheer van arbeidsvoorwaarden, ondersteuning bij naleving, onboarding en andere HR-diensten. Voor een klein HR-team kan dat een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk wegnemen.

Het compromis is dat je een veel bredere relatie aangaat dan met een gebruikelijke salarisleverancier. Het is verstandig om vóór het ondertekenen van een overeenkomst precies te begrijpen welke verantwoordelijkheden bij jou liggen en welke bij de PEO.

Functies

PEO-diensten omvatten doorgaans:

• Salarisverwerking: De PEO helpt bij het berekenen en verwerken van salarissen van werknemers.
• Beheer van loonbelasting: Belastingaangiften en afdrachten worden afgehandeld binnen de constructie van gedeeld werkgeverschap.
• Beheer van arbeidsvoorwaarden: Werknemers kunnen toegang krijgen tot zorg-, pensioen- en andere arbeidsvoorwaardenregelingen die via de PEO worden aangeboden.
• Ondersteuning bij naleving: Dienstverleners helpen bij het beheren van wettelijke vereisten met betrekking tot werknemers.
• Arbeidsongevallenverzekering en risicobeheer: Veel PEO's bieden uitgebreidere diensten voor arbeidsgerelateerde risico's.
• Zelfbediening voor werknemers: Werknemers kunnen via het platform van de dienstverlener toegang krijgen tot informatie over salaris, belastingen en arbeidsvoorwaarden.

8. Internationale salarissoftware en -diensten

Internationale salarissoftwareoplossingen vormen een combinatie van geavanceerde salarissoftware die betalingen in meerdere valuta kan verwerken, aangevuld met klantenondersteuning en salarisbeheer door de salarisdienstverlener. 

Binnen dit model ben je verantwoordelijk voor het bijwerken van je werknemersgegevens in het internationale salarissysteem. Je salarisdienstverlener is echter verantwoordelijk voor het namens jou verwerken van salarissen en het waarborgen van naleving van belastingregels in alle rechtsgebieden waarin je werknemers hebt.

Voordelen

Zonder een gecentraliseerd platform kan salarisverwerking in meerdere landen uitmonden in een terugkerend afstemmingsproject met verschillende leveranciers, valuta, deadlines en rapportageformaten.

Internationale salarissoftware is ontworpen om die processen samen te brengen. Je team kan compensatie- en salarisinformatie uit verschillende regio's bekijken, terwijl lokale berekeningen en vereisten op landniveau worden afgehandeld.

Dat kan de handmatige coördinatie verminderen die anders tijdens elke salariscyclus bij salarisadministratie-, HR- en financiële teams terechtkomt.

Functies

Platformen voor internationale salarisverwerking en salarisverwerking in meerdere landen kunnen het volgende omvatten:

• Betalingen in meerdere valuta: Bereken en betaal salarissen in de lokale valuta van werknemers.
• Landspecifieke salarisberekeningen: Pas lokale belastingen, wettelijke inhoudingen en sociale bijdragen toe.
• Lokale salarisadministratieve aangiften: Ondersteun landspecifieke vereisten voor aangiften en afdrachten.
• Internationale salarisrapportage: Consolideer gegevens over compensatie en arbeidskosten uit verschillende landen.
• Betalingen aan werknemers en opdrachtnemers: Beheer verschillende groepen werkenden via hetzelfde platform.
• Lokale ondersteuning bij naleving: Houd rekening met salaris- en arbeidsvereisten die specifiek zijn voor een bepaald rechtsgebied.
• Diensten voor formeel werkgeverschap: Sommige leveranciers bieden ook EOR-diensten voor landen waar je geen eigen rechtspersoon hebt.

Deze categorie wordt waardevoller naarmate het aantal landen waarin je actief bent toeneemt. De belangrijkste vraag is of je software nodig hebt om salarisverwerking via je bestaande entiteiten te coördineren, een beheerde internationale salarisdienst, een EOR, of een combinatie van deze drie.

(Opmerking: Als je nog een stap verder wilt gaan en de juridische aspecten van het aannemen van internationale werknemers volledig van je bord wilt halen, zou een dienst voor formeel werkgeverschap een betere keuze zijn.) 

Andere opties voor salarisverwerking

Er bestaan nog andere configuraties voor salarisverwerking die het vermelden waard zijn. Ze zijn echter niet erg gebruiksvriendelijk. Andere opties zijn: 

• Lokaal geïnstalleerde loonadministratiesoftware: Dit verwijst naar loonadministratiesoftware die lokaal op bedrijfsservers wordt geïnstalleerd en onafhankelijk van andere HR-software werkt. Het voordeel van een lokaal geïnstalleerd loonadministratiesysteem is dat het meer controle biedt over gegevensbeveiliging en aanpassingsmogelijkheden dan standaard cloudgebaseerde loonadministratiesoftware.
  
  Lokale oplossingen vereisen echter een aanzienlijke investering vooraf in implementatie en IT-middelen, evenals doorlopend onderhoud om ervoor te zorgen dat de software up-to-date blijft met veranderende belastingregels en aansprakelijkheden worden voorkomen.
• Open source software voor loonadministratie: Open source-software voor loonadministratie biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden en is over het algemeen kosteneffectiever, omdat er geen licentiekosten zijn. Je hebt echter aanzienlijk veel technische expertise nodig om een open source-loonadministratiesysteem te implementeren en te onderhouden in vergelijking met standaard loonadministratiesoftware, waardoor dit voor de meeste organisaties een veel minder aantrekkelijke optie is.
• Boekhoudsoftware: Als je bedrijf erg klein is, kom je misschien weg met boekhoudsoftware voor HR met functies voor loonadministratie. Met boekhoudsoftware kun je je werknemers met fysieke looncheques betalen, maar hiervoor moet je handmatig gegevens invoeren en cheques afdrukken. Ook moeten je werknemers extra stappen nemen om hun loon op hun bankrekening te storten. Om deze redenen is dit voor de meeste bedrijven ook een minder aantrekkelijke optie. 

Deze alternatieve opties voor loonadministratie zijn naar mijn mening verouderd en bieden een minder dan ideale ervaring voor iedereen die de software regelmatig moet beheren of gebruiken.

In plaats daarvan raad ik aan om dieper in de mogelijkheden van cloudgebaseerde loonadministratiesoftware, loonadministratie als module of loonadministratiediensten te duiken om de beste loonadministratiesoftware voor directe stortingen voor je bedrijf te vinden.

Wat komt hierna: de juiste oplossing voor je loonadministratie vinden

Als je eenmaal weet welk type loonadministratiesoftware bij je team past, is het logisch om vervolgens te budgetteren—vooral als je de loonadministratie over grenzen heen voert, waarbij prijsstructuren aanzienlijk verschillen per dienstmodel en aantal werknemers. Als dat op jou van toepassing is, behandelt het overzicht van de kosten van wereldwijde loonadministratiediensten wat je kunt verwachten te betalen voor EOR-, contractbeheer- en modellen voor bedrijfsconsolidatie, zodat je je opties met concrete cijfers kunt beoordelen.

Bij het kiezen van de juiste oplossing voor je loonadministratie moet je de behoeften en mogelijkheden van je organisatie zorgvuldig analyseren. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat de software of dienst die je kiest je werkdruk verlaagt en menselijke fouten vermindert.