HR-Resilienz freisetzen: Burnout mit Beständigkeit überwinden
Als HR-Professional mit über 16 Jahren Erfahrung finde ich mich in einer anspruchsvollen und sich ständig wandelnden Umgebung wieder, die viel von meiner Zeit, Aufmerksamkeit und meinen Emotionen verlangt.
Ich bin sicher, das kommt dir bekannt vor!
Hier gehen wir auf die Ursachen von Burnout ein und ich stelle dir praktische Strategien vor, wie du Burnout bei dir und deinen Teammitgliedern angehen und überwinden kannst.
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Was verursacht Burnout bei HR-Professionals?
Im Laufe der Jahre habe ich viele Fälle von Burnout in unterschiedlichster Ausprägung erlebt. Letztlich lässt es sich auf eine oder mehrere der folgenden Ursachen zurückführen:
- Unsere Fähigkeiten nicht vollständig ausschöpfen
- Ein Ungleichgewicht zwischen Arbeit, Privatleben und Wertschätzung
- Mangel an Gemeinschaft und Unterstützung
- Persönliche Angelegenheiten werden zu überwältigend.
Klingt das vertraut?
Auch wenn das Leben nicht immer reibungslos verläuft, kann Burnout zu ernsthaften gesundheitlichen Folgen führen und das Privat- und Berufsleben stark beeinträchtigen.
Die gute Nachricht ist: Mit konsequenten Strategien kannst du deine Widerstandsfähigkeit stärken und Burnout bei dir und deinem Team wirksam bekämpfen.
Wie kann man als HR-Professional das Risiko von Burnout minimieren?
Klare Grenzen setzen
Konsistenz war mein Leitprinzip im Umgang mit Burnout. Ich bin fest davon überzeugt, klare Grenzen zu setzen, um mein Wohlbefinden zu schützen und die Produktivität aufrechtzuerhalten – nicht nur für mich, sondern auch für mein Team und die Mitarbeitenden, die ich unterstütze.
Um dies zu erreichen, halte ich mich an feste Arbeitszeiten, bin aber für wichtige Gespräche während meines Arbeitswegs erreichbar. Für diejenigen, die remote oder im Hybridmodell arbeiten, lasse ich zusätzlich bewusst Zeitfenster in meinem Kalender während der Woche offen, um auch dort dringende Gespräche zu ermöglichen.
Diese Strategien gewährleisten ungestörte Konzentration während geplanter Meetings und ermöglichen gleichzeitig die Bearbeitung dringender Anliegen in kontrolliertem Rahmen.
Bedürfnisse der Organisation und der internen Kunden ausbalancieren
Eine Hauptursache für Burnout ist das fragile Gleichgewicht zwischen dem Mitarbeiterlebenszyklus und den spontan auftretenden Anliegen von internen Kundengruppen – sprich zu viel Arbeitsbelastung.
Um dem entgegenzuwirken, habe ich mit den Leitungen der Kundengruppen regelmäßige Meetings eingeführt. Indem ich sie gezielt daran erinnere, ihre Anliegen, Herausforderungen und Fragen in diese regelmäßigen Meetings einzubringen, kann ich mich auf meine regulären HR-Aufgaben konzentrieren, ohne ständig unterbrochen zu werden.
Hier sind 5 Schritte und Tipps, um diese Strategie umzusetzen:
1. Wichtige Kundengruppen identifizieren. Am Anfang steht die Identifikation der Kundengruppen oder Abteilungen, die oft mit Anliegen, Fragen oder Herausforderungen auf dich zukommen. Diese Teams profitieren besonders von regelmäßiger Kommunikation und Unterstützung.
2. Regelmäßige Meetings planen. Vereinbare regelmäßige Meetings mit den Leitungen oder Ansprechpartnern der Kundengruppen. Je nach Arbeitsaufkommen und Intensität der Anliegen können diese wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich stattfinden.
3. Zweck kommunizieren. Kommuniziere klar das Ziel dieser Meetings an die Leitungen der Kundengruppen. Teile ihnen mit, dass diese Termine dafür gedacht sind, ihre Anliegen und Herausforderungen zu thematisieren. Bitte sie, offene Fragen und Themen in diese Treffen einzubringen, anstatt den Arbeitsalltag mit spontanen Anfragen zu unterbrechen.
4. Gemeinsam Lösungen finden. Nutze diese wiederkehrenden Meetings, um gemeinsam mit den Kundengruppen nach Lösungen zu suchen und zu beraten. Eine starke Zusammenarbeit kann Missverständnisse verringern und die Anzahl unerwarteter Unterbrechungen reduzieren.
5. Evaluieren und anpassen. Überprüfe regelmäßig die Wirksamkeit dieser Meetings. Hole Feedback von den Kundengruppen ein und passe, wenn nötig, die Strategie an, damit sie für alle – HR wie Kundengruppen – optimal funktioniert.
Strategische Terminplanung
Der Mitarbeiterlebenszyklus umfasst die verschiedenen Phasen eines Mitarbeiters im Unternehmen – vom Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeitender bis hin zu Weiterentwicklung, Leistungsmanagement und schließlich Offboarding oder Karriereentwicklung.
Er umfasst sämtliche Kontaktpunkte und Interaktionen, die ein Mitarbeitender mit dem Unternehmen hat – vom ersten Kontakt als Bewerber bis zum Austritt oder Aufstieg im Unternehmen.
Im Bewusstsein dieses Lebenszyklus und bedeutender Geschäftsinitiativen plane ich meine Termine sehr sorgfältig, um Überschneidungen zu vermeiden und Zeiten der Überlastung vorzubeugen.
Wenn bedeutende Geschäftsevents wie Branchentreffen oder große Vertriebsinitiativen anstehen, priorisiere ich individuelle oder HR-teambezogene Aufgaben niedriger als die Terminwünsche aus dem Unternehmen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass ich in kritischen Zeiten nicht überfordert bin.
Um die Strategie der sorgfältigen Terminplanung zur Vermeidung von Überschneidungen und Überlastung zu übernehmen, können HR-Fachleute folgende 7 Schritte befolgen:
1. Verstehen Sie den Mitarbeiterlebenszyklus. Verschaffen Sie sich ein umfassendes Verständnis des für Ihr Unternehmen spezifischen Mitarbeiterlebenszyklus. Machen Sie sich mit jeder Phase vertraut, mit den typischen Herausforderungen der Mitarbeitenden sowie mit der benötigten HR-Unterstützung an den verschiedenen Stationen ihrer Reise.
2. Geschäftsinitiativen identifizieren. Bleiben Sie über große Unternehmensereignisse wie Branchentreffen, Produkteinführungen oder Vertriebsinitiativen informiert, die möglicherweise zu erhöhter Nachfrage nach HR-Ressourcen führen können. Koordinieren Sie sich rechtzeitig mit den betreffenden Teams, um frühzeitig über relevante Initiativen informiert zu sein.
3. Analysieren und planen. Analysieren Sie die Kapazität und Arbeitsbelastung Ihres HR-Teams, unter Berücksichtigung möglicher Auswirkungen bevorstehender Geschäftsevents. Planen Sie Ihre HR-Aufgaben und Projekte so um diese Termine herum, dass Überschneidungen minimiert und Überforderungen vermieden werden.
4. Kommunikationserwartungen setzen. Kommunizieren Sie klar mit Führungskräften über die Verfügbarkeit und Kapazitäten Ihres HR-Teams während kritischer Geschäftsevents. Setzen Sie Erwartungen bezüglich Antwortzeiten und priorisierten Anfragen.
5. Delegieren und zusammenarbeiten. Verteilen Sie Aufgaben innerhalb des HR-Teams und kooperieren Sie mit anderen Abteilungen, um die Verantwortlichkeiten während arbeitsintensiver Zeiten zu teilen. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit kann den Druck auf HR verringern und sicherstellen, dass Unternehmensbedürfnisse weiterhin erfüllt werden.
6. Technologie und Automatisierung nutzen. Setzen Sie HR-Tools ein, um Routineaufgaben und Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. So gewinnen HR-Fachkräfte Zeit für strategischere und mitarbeiterorientierte Initiativen.
7. Überprüfen und lernen. Führen Sie nach wichtigen Geschäftsevents eine Nachbesprechung durch, um die Leistung des HR-Teams zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre Termin- und Priorisierungsstrategie für zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.
Mit Einfühlungsvermögen Grenzen setzen
Jede HR-Fachkraft weiß, dass die Bewältigung der konstanten Anfragen eine herausfordernde Jonglieraufgabe sein kann.
Jede Anfrage erscheint möglicherweise dringend, und der Druck, sofort darauf zu reagieren, kann überwältigend sein. Eine entscheidende Fähigkeit im Umgang mit diesen Anforderungen ist, mit Empathie Grenzen zu setzen.
Mit Einfühlungsvermögen Grenzen zu setzen bedeutet, die Dringlichkeit und Wichtigkeit mancher Anliegen anzuerkennen und dennoch die eigenen Grenzen klar zu kommunizieren. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Verständnis und der Wahrung eigener Kapazitätsgrenzen zu finden.
Mit diesem Ansatz können HR-Fachkräfte ihre Zeit und Energie effektiv steuern, ohne ihr Verständnis und die Partnerschaft mit Kolleg:innen und Kund:innen aufs Spiel zu setzen.
Wenn Sie beispielsweise mit einer dringenden Anfrage konfrontiert werden, macht es mehr Sinn, nicht sofort zuzusagen und damit Ihren Zeitplan zu gefährden, sondern mit Empathie und Klarheit zu antworten.
Sie könnten sagen: „Ich verstehe die Dringlichkeit, aber ich bin am Morgen am produktivsten. Lassen Sie uns ein Treffen für morgen vereinbaren, damit ich mit frischem Kopf an die Sache herangehen kann.“
Mit dieser Rückmeldung zeigen Sie, dass Sie die Wichtigkeit des Anliegens verstehen und zugleich klare Grenzen setzen und eine alternative Lösung vorschlagen.
Indem HR-Fachkräfte mit Empathie Grenzen setzen, bewahren sie ihren Fokus und ihre Produktivität, vermeiden es, sich unausgesetzt neuen Anforderungen auszusetzen, und schaffen ein nachhaltigeres Arbeitsumfeld.
Diese Fähigkeit nützt nicht nur der einzelnen HR-Fachkraft, sondern fördert auch gesündere und effektivere Arbeitsbeziehungen mit Kolleg:innen und Kund:innen.
Sie schafft die Grundlage für offene Kommunikation, gegenseitigen Respekt und gemeinsame Problemlösung, was letztlich zu besseren Ergebnissen für alle Beteiligten führt.
Die Kraft der Reflexion nutzen
Untersuchungen haben gezeigt, dass es hilfreich ist, Meetings erst fünf Minuten nach der halben Stunde zu beginnen – so bleibt Zeit für Reflexion und Vorbereitung.
Durch die Umsetzung dieser Praxis entstehen wertvolle Momente, um Gedanken zu sammeln, vergangene Besprechungen zu reflektieren und sich mental auf kommende Termine vorzubereiten.
Diese einfache, aber wirkungsvolle Gewohnheit ermöglicht es mir, jeder Begegnung mit Klarheit und Zielstrebigkeit zu begegnen.
Ruhemomente finden
Mitten in einer fordernden Karriere ist es wichtig, sich Zeit zum Durchatmen zu nehmen.
Ob Sie einen wöchentlichen Kurs besuchen oder sich einfach ein paar Minuten nur für sich während Ihrer Selfcare-Routine gönnen – Sie verdienen diese Augenblicke der Ruhe.
Indem ich mein Bedürfnis nach Selbstfürsorge anerkenne, bin ich besser gerüstet, Herausforderungen mit einem klaren und ausgeglichenen Geist zu begegnen.
Geplante Mittagspausen
Wenn du so bist wie ich, bist du versucht, das leckere Sandwich zurück an deinen Schreibtisch zu nehmen, um die E-Mail noch fertigzuschreiben.
Doch diese Versuchung bereitet dich schlecht auf das zufällige Gespräch vor, von dem du noch gar nicht weißt, dass es in den nächsten Stunden stattfinden wird.
Da ich die Bedeutung von Selbstfürsorge erkannt habe, priorisiere ich die Planung meiner Mittagspausen. Ohne diese bewusste Pause würde ich leicht den Anforderungen des Tages nachgeben, mein eigenes Wohlbefinden vernachlässigen und mich um den nötigen Treibstoff für eine nachhaltige Leistungsfähigkeit in der zweiten Tageshälfte bringen.
Teams: Sicherstellen, dass Mitarbeitende für ihre Leistungen anerkannt werden
Die Anerkennung der Bemühungen und Erfolge von Teammitgliedern ist eine grundlegende Voraussetzung für ein positives Arbeitsumfeld und eine gesteigerte Mitarbeitermotivation.
Wenn sich Mitarbeitende unterbewertet oder übergangen fühlen, entsteht mit der Zeit Unmut und die Leute schalten gedanklich ab.
Deshalb ist die Anerkennung und Wertschätzung der Leistungen unseres Teams entscheidend, um Burnout zu reduzieren und die allgemeine Arbeitszufriedenheit zu erhöhen.
Um eine Kultur der Wertschätzung und Belohnung zu schaffen, können wir verschiedene effektive Maßnahmen zur Mitarbeiteranerkennung einsetzen:
1. Karrierefortschritte. Die Beförderung engagierter und fleißiger Teammitglieder zeigt, dass ihre Beiträge wertgeschätzt werden und fördert das berufliche Wachstum innerhalb der Organisation.
2. Entwicklungsmöglichkeiten. Spezielle Weiterbildungen und Workshops verbessern nicht nur die Fähigkeiten der Mitarbeitenden, sondern signalisieren auch das Engagement des Unternehmens für ihr berufliches Wachstum.
3. Faire Vergütung. Die Anerkennung außergewöhnlicher Leistungen durch regelmäßige Gehaltserhöhungen oder leistungsbezogene Boni unterstreicht den Wert, der der Arbeit der Mitarbeitenden beigemessen wird.
4. Öffentliche Wertschätzung. Die öffentliche Anerkennung von Erfolgen in Meetings, unternehmensweiten Mitteilungen oder auf internen Plattformen sorgt für Stolz und Motivation im gesamten Team.
Indem wir kreative Ideen für Anerkennungsprogramme umsetzen, können wir als HR-Profis das Ungleichgewicht zwischen Leistung und Wertschätzung angehen und eine positive Rückkopplungsschleife schaffen, die Engagement, Einsatz und Wohlbefinden der Teammitglieder steigert.
Teams: Regelmäßige Check-ins mit Teammitgliedern
Regelmäßige wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins spielen eine entscheidende Rolle, um Burnout vorzubeugen und das Wohlbefinden unseres Teams zu sichern.
Die Etablierung verlässlicher Kommunikationskanäle und das Führen von Einzelgesprächen bieten zahlreiche Vorteile:
1. Wohlbefinden einschätzen. Durch regelmäßige Check-ins können wir uns über den Gesundheitszustand und das Befinden im Team informieren, um proaktiv Probleme anzusprechen und gezielt zu unterstützen.
2. Konstruktives Feedback geben. In regelmäßigen Gesprächen können wir Rückmeldungen zur Leistung geben, Entwicklungsbereiche identifizieren und Erfolge würdigen – und so persönliches Wachstum fördern.
3. Orientierung und Coaching. Klare Anweisungen und individuelles Coaching helfen Teammitgliedern, ihre Rolle, ihre Aufgaben und ihren Karriereweg im Unternehmen besser zu verstehen, was Unsicherheit und Burnout verringert.
4. Vertrauen und Engagement aufbauen. Kontinuierliche Check-ins schaffen Vertrauen zwischen HR und Mitarbeitenden und fördern ein offenes, unterstützendes Umfeld, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen.
5. Individuelle Entwicklung. Im persönlichen Gespräch lassen sich individuelle Entwicklungsbedarfe erkennen und gezielte Wachstumschancen bieten, was Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden steigert.
Durch die Integration regelmäßiger Check-ins in unsere HR-Praxis gehen wir Herausforderungen proaktiv an, erhalten eine offene Kommunikation aufrecht und zeigen echtes Interesse am Wohlbefinden und Fortschritt unserer Teammitglieder.
Am Ende verringern wir so das Risiko von Burnout und stärken ein widerstandsfähigeres, motivierteres Team.
Beständigkeit ist der Schlüssel
Mein Weg zur Überwindung von HR-Burnout wurde von der Kraft der Beständigkeit getragen. Mit Strategien, die auf Ausgewogenheit, Grenzen setzen und Selbstfürsorge beruhen, habe ich meine Widerstandskraft in einem Beruf gestärkt, der für seine hohen Anforderungen berüchtigt ist.
Durch wiederkehrende Meetings, klare Abgrenzung, geplante Pausen, empathisches Abgrenzen, strategische Planung, Reflexion und Momente der Ruhe habe ich meine Fähigkeit entfaltet, auch in schwierigen Phasen zu bestehen.
Lassen Sie uns gemeinsam die Kraft der Beständigkeit nutzen, um unsere HR-Erfahrungen zu verwandeln und einen gesünderen, nachhaltigeren Beruf zu fördern.
Wenn du Fragen hast oder etwas ergänzen möchtest, hinterlasse gern einen Kommentar oder beteilige dich an der Diskussion in der People Managing People Community – einer unterstützenden Gemeinschaft aus HR- und Wirtschaftsführungskräften, die leidenschaftlich an der Entwicklung zukunftsfähiger Organisationen arbeiten.
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