Leitfaden & Vorlage für Leistungsverbesserungspläne
Wenn ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, kann es schwierig sein, angemessen zu reagieren. Das Ignorieren von Leistungsproblemen kann die Team-Moral und Produktivität beeinträchtigen, während unüberlegte Maßnahmen ohne strukturierte Vorgehensweise rechtliche Risiken und Vertrauensverlust nach sich ziehen können.
Leistungsverbesserungspläne (Performance Improvement Plans, PIPs) bieten einen klaren und konstruktiven Weg nach vorn. Ein gut gestalteter PIP benennt konkrete Ziele, Zeitrahmen und Unterstützung, um Mitarbeitern bei der Verbesserung zu helfen, schützt gleichzeitig das Unternehmen und sorgt für einheitliche Standards.
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Führung von Teams in verschiedenen Branchen habe ich Dutzende Leistungsverbesserungspläne verfasst, umgesetzt und andere darin gecoacht. Ich habe aus erster Hand erlebt, wie man sie effektiv einsetzt – als Werkzeug für Wachstum, Verantwortlichkeit und bessere Ergebnisse.
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In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie Leistungsverbesserungspläne in Ihrem Unternehmen einsetzen, mit der richtigen Einbindung von Personalabteilung und Rechtsberatung, damit Sie schwierige Situationen souverän und einfühlsam meistern können.
Was ist ein Leistungsverbesserungsplan (PIP)?
Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein strukturierter, dokumentierter Prozess, den Arbeitgeber nutzen, um Mitarbeitern bei Leistungsproblemen klar und unterstützend zu helfen. Es handelt sich um ein formales Dokument, das in der Regel dann initiiert wird, wenn ein Mitarbeiter die beruflichen Erwartungen nicht erfüllt, und es listet die Bereiche auf, in denen Verbesserungen nötig sind.
Der Plan beinhaltet klare Erwartungen, definierte Ziele, Zeitrahmen zur Zielerreichung und Ressourcen oder Unterstützungsmaßnahmen – wie Coaching, Schulungen oder regelmäßige Feedbackgespräche. Er teilt zudem die möglichen Konsequenzen mit, falls die Leistungsprobleme im festgelegten Zeitraum nicht behoben werden.
Kern eines PIP ist sowohl die formale Verantwortlichkeit als auch ein Fahrplan zur Verbesserung. Er gibt Mitarbeitern eine faire Chance, die Erwartungen zu verstehen, zu handeln und Fortschritte zu zeigen, während er Arbeitgebern hilft, Leistungsprobleme und Kompetenzlücken transparent und einheitlich zu bewältigen.
Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans
PIPs helfen Teammitgliedern zu verstehen, dass ihre derzeitige Leistung nicht den Erwartungen entspricht, und sind manchmal die letzte Möglichkeit, Mitarbeiter vor einer Kündigung wieder auf Kurs zu bringen.
Dies ist ein normaler Teil des Leistungsmanagement-Prozesses. Ein PIP sollte jedoch niemals überraschend sein, wenn er als Korrekturmaßnahme eingesetzt wird.
In anderen Fällen können PIPs sehr unterschiedlich eingesetzt werden, nämlich als Mittel zur Entwicklung, um Mitarbeiter auf eine neue Position im Unternehmen vorzubereiten.
In diesen Fällen gilt ein PIP nicht als disziplinarische Maßnahme und enthält keine Angaben zu nächsten Schritten, falls die Zielerreichung ausbleibt. Diese Fälle sind deutlich seltener als disziplinarische, handlungsorientierte PIPs.
Mögliche Vorteile eines PIP sind:
Klarheit über Erwartungen
Ein PIP legt die Leistungsstandards und Erwartungen klar dar und hilft Mitarbeitern, etwaige Leistungslücken zu erkennen und zu verstehen, was sie für den Erfolg benötigen.
Strukturierte Unterstützung
Er bietet gezielte Hilfestellung und Ressourcen, wie zum Beispiel Schulungen oder Mentoring, um Mitarbeitern zu helfen, Leistungsprobleme und Kompetenzlücken zu beseitigen.
Verbesserte Leistung
Durch den Fokus auf messbare Ziele und einen klaren Verbesserungsfahrplan können PIPs zu einer besseren Leistung des Einzelnen und des Teams führen.
Fördert Mitarbeiterentwicklung
Der Plan kann Mitarbeitern helfen, Wachstums- und Entwicklungsbereiche zu identifizieren, was wiederum die Qualifikationen verbessert und die berufliche Weiterentwicklung fördert.
Steigert Mitarbeiterengagement
Wird ein PIP positiv eingesetzt, zeigt dies das Interesse des Unternehmens am Erfolg des Mitarbeiters und kann Motivation und Engagement steigern.
Minimiert rechtliche Risiken
Die Dokumentation von Leistungsproblemen und Unterstützungsmaßnahmen schützt das Unternehmen, falls eine Kündigung notwendig wird, und verringert das rechtliche Risiko.
Spart Kosten durch geringere Fluktuation
Die Entwicklung und Verbesserung eines leistungsschwachen Mitarbeiters ist meist kostengünstiger als die Einstellung und Einarbeitung eines Nachfolgers.
Was sollte ein PIP enthalten?
Ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) sollte die folgenden Schlüsselelemente enthalten:
Leistungsdefizite angeben
Benennen Sie klar die Bereiche, in denen der Mitarbeiter die Anforderungen nicht erfüllt. Geben Sie konkrete Beispiele an, zum Beispiel verpasste Fristen, niedrige Produktivität oder bestimmte auffällige Verhaltensweisen.
Ziele zur Verbesserung
Legen Sie messbare und erreichbare Ziele fest, die der Mitarbeiter zur Leistungssteigerung erreichen muss.
Diese Ziele sollten spezifisch, terminiert und auf die identifizierten Leistungsprobleme bezogen sein (z. B. „Umsatzsteigerung um 20 % innerhalb von 60 Tagen“ oder „Einhaltung aller Projektfristen in den nächsten drei Monaten“).
Aktionsplan
Skizzieren Sie die Schritte, die der Mitarbeitende zur Verbesserung unternehmen soll. Dies kann Schulungsprogramme, Mentoring-Sitzungen, Änderungen in Arbeitsabläufen oder andere relevante Aktivitäten umfassen. Der Plan sollte auch festlegen, wer Unterstützung oder Ressourcen bereitstellt.
Unterstützung und Ressourcen
Führen Sie die dem Mitarbeitenden zur Verfügung stehenden Unterstützungsmechanismen auf, z. B. Coaching, Schulungen oder Zugang zu Tools und Ressourcen, die zum Erfolg beitragen können.
Dies zeigt das Engagement des Arbeitgebers, dem Mitarbeitenden bei der Verbesserung zu helfen.
Zeitpläne und Meilensteine
Nennen Sie einen klaren Zeitrahmen für den Leistungsverbesserungsplan (PIP), üblicherweise 30, 60 oder 90 Tage, mit festgelegten Zwischenmeilensteinen, um den Fortschritt in regelmäßigen Intervallen wie wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Check-ins zu verfolgen.
Bewertungskriterien
Definieren Sie, wie der Erfolg gemessen wird. Diese Kriterien sollten objektiv und quantifizierbar sein und mit den im PIP festgelegten Zielen verknüpft werden.
Beispielsweise können Kennzahlen das Erreichen von Umsatzzielen, die Senkung von Fehlerquoten oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheitswerte umfassen.
Konsequenzen bei Nichterreichung der Ziele
Erläutern Sie die möglichen Folgen, falls der Mitarbeitende die Ziele des PIP nicht erreicht. Dies kann eine Verlängerung des PIP, die Versetzung in eine andere Rolle oder eine mögliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses beinhalten.
Unterschriften und Bestätigung
Fügen Sie Felder für die Unterschrift von Führungskraft und Mitarbeitendem hinzu. Damit bestätigen beide, dass sie den PIP gelesen und verstanden haben. Dies gewährleistet Verantwortlichkeit und gegenseitiges Verständnis.
Einsatz von SMART-Zielen in Leistungsverbesserungsplänen
Effektive Zielsetzung ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans. Ohne klare Erwartungen und messbare Ergebnisse ist es für Mitarbeitende schwer, erfolgreich zu sein – oder für Vorgesetzte, den Fortschritt fair zu bewerten.
Deshalb gilt es als bewährte Praxis, die SMART-Kriterien in die Ziele der Leistungsverbesserungspläne (PIP) zu integrieren. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Terminiert. Dieses Rahmenwerk sorgt dafür, dass jedes Ziel im Plan klar, umsetzbar und auf die Geschäftsbedürfnisse abgestimmt ist.
Was bedeutet SMART im Kontext eines PIP?
Spezifisch
Ziele sollten klar beschreiben, was der Mitarbeitende verbessern muss. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „proaktiver sein“ und konzentrieren Sie sich stattdessen auf konkrete Verhaltensweisen oder Ergebnisse.
Beispiel: Antworten auf alle Kunden-E-Mails innerhalb eines Werktags.
Messbar
Das Ziel muss nachvollziehbar sein. Fügen Sie Kennzahlen oder Benchmarks hinzu, anhand derer sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitender den Erfolg bewerten können.
Beispiel: Steigerung der monatlichen Kundenzufriedenheitswerte von 3,2 auf mindestens 4,0.
Erreichbar
Ziele sollten realistisch im Hinblick auf die Rolle, die vorhandenen Ressourcen und den Zeitrahmen des Mitarbeitenden sein. Zu ehrgeizige Ziele können zu Frustration oder Misserfolg führen.
Beispiel: Reduzierung von Eingabefehlern bei Bestellungen um 50 % innerhalb der nächsten 30 Tage mit Unterstützung durch eine QA-Checkliste.
Relevant
Die Ziele müssen auf die Kernaufgaben des Mitarbeitenden abgestimmt sein und übergeordnete Team- oder Unternehmensziele unterstützen.
Beispiel: Verbesserung der Genauigkeit der Finanzberichterstattung, um den Quartalsabschluss mit weniger Korrekturen zu unterstützen.
Terminiert
Für jedes Ziel im PIP sollte es eine klare Frist oder einen Überprüfungszeitraum geben. Das schafft Verbindlichkeit und gibt beiden Parteien einen klaren Zeitrahmen für Verbesserungen.
Beispiel: Abschluss aller zugewiesenen Trainingsmodule bis zum Ende des 45-tägigen Verbesserungszeitraums.
Warum SMART-Ziele die Ergebnisse von PIPs verbessern
Der Einsatz von SMART-Zielen in Leistungsverbesserungsplänen schafft beiderseitige Klarheit und reduziert Unklarheiten darüber, wie „Erfolg“ aussieht. Es schützt das Unternehmen zudem, da nachweisbar ist, dass dem Mitarbeitenden eine strukturierte und faire Möglichkeit zur Verbesserung geboten wurde.
Unklare oder unrealistische Ziele können Leistungsgespräche subjektiv machen und zu Fehlausrichtungen führen. SMART-Ziele bieten eine neutrale, objektive Grundlage für Coaching, Feedback und Entscheidungen über den Beschäftigungsstatus, falls kein Fortschritt erzielt wird.
Wer ist für die Umsetzung eines PIP verantwortlich?
Die Hauptverantwortung für die Umsetzung eines Leistungsverbesserungsplans (PIP) liegt in der Regel bei der direkten Führungskraft bzw. dem Vorgesetzten des Mitarbeitenden.
Allerdings ist neben der führenden Rolle der direkten Führungskraft für den Erfolg des PIP auch eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sowie dem Mitarbeitenden selbst entscheidend.
So tragen die verschiedenen Beteiligten bei:
Führungskraft oder Vorgesetzter
- Leitet den PIP ein: Der Vorgesetzte erkennt die mangelhafte Leistung und erstellt den PIP, in dem spezifische Ziele, Maßnahmen, Zeitrahmen und Erfolgskriterien dargelegt werden.
- Überwacht den Fortschritt: Es ist die Verantwortung des Vorgesetzten, regelmäßige Kontrollgespräche durchzuführen, um die Verbesserung des Mitarbeiters zu verfolgen, Rückmeldungen zu geben und bei Bedarf Anpassungen am Plan vorzunehmen.
- Bietet Unterstützung: Der Vorgesetzte stellt sicher, dass der Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen hat, wie Schulungen oder Mentoring, um die PIP-Ziele zu erreichen.
- Bewertet die Ergebnisse: Am Ende der PIP-Periode prüft der Vorgesetzte, ob der Mitarbeiter die gesteckten Ziele erreicht hat.
Personalabteilung
- Leitung und Aufsicht: Die Personalabteilung kann beraten, wie der PIP strukturiert werden sollte, damit dieser mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmt.
- Dokumentation: Die Personalabteilung sorgt dafür, dass der PIP-Prozess ordnungsgemäß dokumentiert wird, was unabdingbar ist, falls weitere disziplinarische Maßnahmen nötig werden.
- Unterstützung für Vorgesetzte und Mitarbeitende: Die Personalabteilung kann sowohl dem Vorgesetzten als auch dem Mitarbeiter Ressourcen oder zusätzliche Schulungen zur Erleichterung des PIP anbieten.
Mitarbeiter
- Aktive Mitwirkung: Der Mitarbeiter ist verantwortlich dafür, sich aktiv am PIP-Prozess zu beteiligen, die erforderlichen Schritte zu unternehmen, um die festgelegten Ziele zu erreichen, und etwaige Schwierigkeiten zu kommunizieren.
Arten von Performance Improvement Plans
Es gibt verschiedene Arten von Performance Improvement Plans, die eingesetzt werden können, um die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters zu verbessern. Im Allgemeinen sind diese Pläne entweder korrektiv/disziplinarisch ausgerichtet oder auf die Weiterentwicklung des Mitarbeiters fokussiert.
Zu den Arten der Pläne gehören:
1. Korrekturmaßnahmen-Plan—dieser Plan beinhaltet das Erkennen und die Bearbeitung von Leistungsdefiziten durch Schulung, Coaching und/oder disziplinarische Maßnahmen.
2. Entwicklungsplan—dieser Plan konzentriert sich darauf, Mitarbeitenden erreichbare Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, die entweder aktuell zur Rolle passen oder auf potenzielle zukünftige Aufgaben im Unternehmen vorbereiten.
3. Karriereentwicklungsplan—dieser Plan unterstützt Mitarbeitende dabei, Fähigkeiten zu entwickeln, die für einen Aufstieg auf dem gewählten Karriereweg erforderlich sind.
Die folgenden Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf einen disziplinarisch ausgerichteten PIP, da diese am häufigsten sind und nach den korrekten Protokollen umgesetzt werden müssen.
Lesen Sie hier weiter, wenn Sie mehr über disziplinarische und leistungsbezogene PIPs erfahren möchten.
Warum sollte man jemanden auf einen PIP setzen?
Performance Improvement Plans werden in der Regel eingesetzt, wenn ein Mitarbeiter die Anforderungen der aktuellen Position nicht erfüllt.
Aus meiner persönlichen Erfahrung gibt es einige Gründe, warum man einen Mitarbeiter auf einen PIP setzen würde:
Leistungsschwäche
Der Mitarbeiter erfüllt seine Aufgaben nicht und bisherige Versuche zur Verhaltenskorrektur waren erfolglos.
Diese Person benötigt eine letzte Warnung mit klarer Dokumentation und bekannten Konsequenzen, meist einschließlich Kündigung oder Degradierung.
Dies ist ein eher verbreiteter Grund für einen PIP, doch häufig sind es nicht nur einzelne Aspekte, die aus dem Ruder laufen, wenn ein Mitarbeiter den Punkt erreicht hat, einen PIP zu benötigen.
Unprofessionelles oder unangemessenes Verhalten
Falls der Mitarbeiter ein unprofessionelles oder unangemessenes Verhalten gezeigt hat, kann ein PIP implementiert werden, um Einsicht und Veränderung zu fördern.
Natürlich gibt es unprofessionelle und unangemessene Verhaltensweisen, die eine sofortige Kündigung rechtfertigen.
Unfähigkeit, standardisierte Verfahren einzuhalten
Wenn jemand dauerhaft nicht in der Lage ist, die vom Unternehmen festgelegten Standardprozesse einzuhalten, kann ein PIP Orientierung bieten, wie diese Abläufe richtig umzusetzen sind und aufzeigen, was passiert, wenn diese Vorgaben weiterhin nicht beachtet werden.
Schlechte Anwesenheit/geringe Produktivität
Wenn jemand ständig eine schlechte Anwesenheit zeigt und/oder die Geschäftsabläufe durch geringe Produktivität negativ beeinflusst oder im Gesamtunternehmen mehr Probleme als Nutzen verursacht.
Unabhängig von der Ursache sollte die Entscheidung, jemanden auf einen Performance Improvement Plan (PIP) zu setzen, nicht leichtfertig getroffen werden, da dies die Beziehung zwischen Mitarbeitendem und Vorgesetztem wahrscheinlich dauerhaft verändert – unabhängig vom Ergebnis des PIP.
Sobald jemand auf einen PIP gesetzt wird, sucht diese Person oftmals nach alternativen Beschäftigungen und verlässt die Organisation möglicherweise vor Abschluss des PIP, insbesondere wenn der Plan nicht als fair wahrgenommen wird oder als schwer beziehungsweise unrealistisch zu erfüllen gilt.
PIPs sind häufig der letzte Schritt im Leistungsmanagement, bevor die Kündigung eines leistungsschwachen Mitarbeitenden erfolgt.
Laut Mark Carey, Partner einer Arbeitsrechtskanzlei, „bleiben nur etwa 5%-10% der Mitarbeitenden nach einem PIP im Unternehmen“. Seien Sie also vorsichtig mit diesem Instrument!
Ist ein Performance Improvement Plan eine Disziplinarmaßnahme?
Ein PIP ist nicht zwangsläufig eine Disziplinarmaßnahme, kann sich für Mitarbeitende aber durchaus so anfühlen.
Auch wenn er der Unterstützung dienen soll, kann er als Dokumentation für weitere disziplinarische Maßnahmen – wie eine Kündigung – dienen, falls sich die Leistung nicht verbessert.
Organisationen sehen ihn oft als letzte Möglichkeit, Mitarbeitende zum Erfolg zu führen, bevor schwerwiegendere Konsequenzen gezogen werden.
Wird dies jedoch schlecht kommuniziert, können Mitarbeitende einen PIP dennoch als Vorstufe einer Disziplinarmaßnahme auffassen.
Wie erstellt man einen Performance Improvement Plan?
Wie bereits erwähnt, sollten PIPs mit Bedacht eingesetzt werden. Um wirksam zu sein, muss ein Plan erstellt werden, der umsetzbar ist, mit der Rolle und den Zielen der Person/des Teams abgestimmt ist und sicherstellt, dass das Teammitglied während des Prozesses angemessen unterstützt wird.
Dies kann in wenigen wichtigen Schritten umgesetzt werden.
Schritt 1: Prüfen, ob ein PIP angemessen ist
Der erste Schritt bei der Erstellung eines PIP ist zu klären, ob dies das richtige Mittel ist. Ein PIP sollte niemals eine Überraschung sein.
Das Teammitglied sollte bereits Feedback und Coaching vom Vorgesetzten (oft mehrmals) bezüglich der problematischen Themen erhalten haben, die nun mit einem PIP adressiert werden müssen.
Wenn Sie als Führungskraft das Thema Leistung mit der Person, die Sie auf einen PIP setzen möchten, noch nicht besprochen haben, ist es noch nicht der richtige Zeitpunkt für einen PIP.
Handelt es sich bei der betreffenden Person um ein neues Teammitglied, denken Sie an deren Onboarding-Erfahrung (wurde die Person effektiv eingearbeitet? Würde zusätzliche Schulung das Problem lösen?).
Der erste Schritt bei der Umsetzung eines PIP ist ein Gespräch mit dem Teammitglied über die Performance und Ihre Erwartungen. Bestätigen Sie diese immer per E-Mail und dokumentieren Sie das Gespräch (Ihre HR-Abteilung wird es Ihnen danken).
Erst wenn Ihre Gespräche und Nachfassaktionen über längere Zeit hinweg erfolglos waren, ist es angebracht, einen PIP in Betracht zu ziehen.
Es gibt Ausnahmen von dieser Regel, zum Beispiel im Bereich unangemessenes Verhalten – diese Situationen sind in der Regel offensichtlich (und negativ).
Halten Sie Ihre HR-Ansprechperson immer informiert. Auch Ihre Anfrage als Führungskraft, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter auf einen PIP zu setzen, sollte für HR keine Überraschung sein.
Schritt 2: Den Plan erstellen
Der erste wirklich dokumentierte Schritt, jemanden auf einen PIP zu setzen, ist das Gespräch mit Ihrer HR-Ansprechperson über die Leistung, Ihre bisherigen Bemühungen, Feedback zu geben und die Person zu coachen, sowie die Gründe dafür, warum nun der Zeitpunkt für einen PIP gekommen ist.
Konstruktives Feedback ist entscheidend für die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass Ihr Feedback wirkungsvoll und motivierend ist, können Beispielformulierungen für Leistungsbewertungen helfen, Ihre Botschaft für positive Resultate auszurichten.
HR sollte Ihre Anfrage anerkennen und idealerweise eine Vorlage für den PIP bereitstellen, die speziell an Ihre Organisation angepasst und von den Arbeitsrechtlern des Unternehmens geprüft ist.
Erstellen und übergeben Sie niemals einen PIP ohne die Einbindung Ihrer HR-Ansprechperson. Wird etwas falsch gemacht und die Person erleidet dadurch einen Schaden, könnten Sie persönlich haftbar werden. Holen Sie Rat bei Ihrer HR-Ansprechperson und/oder der Rechtsabteilung des Unternehmens ein.
Wenn Sie eine Vorlage von Ihrer HR erhalten, verwenden Sie ausschließlich diese und keine anderen Muster – stimmen Sie sich immer mit Ihrer Organisation ab. Falls keine Vorlage verfügbar ist, können Sie das Muster am Ende des Artikels herunterladen.
Besprechen Sie die Vorlage mit Ihrem HR-Ansprechpartner und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was in jedem Abschnitt der Vorlage dokumentiert werden soll. Anschließend liegt es in der Regel an Ihnen als Führungskraft, den dokumentierten Plan in der Vorlage zu erstellen.
PIP-Vorlagen enthalten typischerweise die folgenden Abschnitte, zu denen Sie als Führungskraft jeweils etwas beitragen müssen:
- Problembereiche—was läuft nicht gut? Was ist passiert? Verwenden Sie, wenn möglich, Kennzahlen und Daten.
- Beobachtungen, bisherige Gespräche und Beratung—was haben Sie bisher wahrgenommen und unternommen?
- Erwartungen oder Leistungsziele—was wird im Zusammenhang mit den Problembereichen und der Position erwartet, z. B. Kennzahlen, Verhaltensweisen, Ergebnisse, Projektergebnisse und mehr (seien Sie konkret).
- Empfohlene Änderungen—was erwarten Sie, dass der Mitarbeiter ändern muss, um die im Plan sowie im Jobprofil aufgeführten Erwartungen zu erfüllen.
- Ressourcen—welche Unterstützung steht dem Mitarbeiter zur Verfügung, um die Anforderungen des Plans und der Position zu erfüllen.
- Unterstützung durch das Management—was wird die Führungskraft tun, um den Mitarbeiter bei seinem Verbesserungsplan zu unterstützen.
- Fortschrittskontrollen—wann sprechen Führungskraft und Mitarbeiter künftig explizit über den PIP? Wie wird der Fortschritt des Mitarbeiters überwacht?
- Zeitplan und Meilensteine—wie lange dauert der PIP und wann ist er abgeschlossen? 30, 60 oder 90 Tage sind üblich. Ich bevorzuge 60 Tage, da dies ausreichend Zeit für eine Veränderung bietet, aber kurz genug ist, damit es sich nicht endlos anfühlt.
- Erwartungen und Konsequenzen während des PIP-Zeitraums—welche Verhaltensregeln und Konsequenzen gelten während des PIP? Sind diese geändert? Führen Sie die Konsequenzen auf (oft bis hin zur Kündigung).
- Bestätigung—lassen Sie immer den Mitarbeiter, die Führungskraft und den HR-Vertreter das Dokument nach der Übergabe unterzeichnen. Das Dokument gilt erst nach Eingang der Unterschriften als vollständig und übergeben.
Wenn Sie einen PIP erstellen, prüfen Sie die Stellenbeschreibung des unterdurchschnittlich leistungsfähigen Mitarbeiters und stellen Sie sicher, dass das, was Sie verlangen, klar beschrieben ist und dass die Person genügend Zeit hatte, die Tätigkeit zu erlernen und erfolgreich auszuüben.
Sie werden die Stellenbeschreibung im PIP selbst benötigen, halten Sie sie also griffbereit!
Überlegen Sie, in welchen Bereichen der Mitarbeiter die Leistungserwartungen erfüllt oder nicht erfüllt und überlegen Sie, ob Sie mögliche Ursachen für das Problem erkennen können.
Seien Sie bereit, die konkreten Bereiche des Engagements und die Verhaltensweisen des Mitarbeiters zu beschreiben, die zur effektiven Leistung beitragen – und jene, die dies nicht tun.
Prüfen Sie die aktuellste Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters und suchen Sie nach konkreten Fällen, in denen Sie in der Vergangenheit Feedback, Coaching oder Beratung zu den Problemen gegeben haben, die nun zum Verfassen eines PIP führen. Prüfen Sie, ob die Minderleistung des Mitarbeiters messbar ist, und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter die Leistungsmessung kennt.
Mitarbeiter, die sich schwertun, sind sich ihrer schwachen Leistung oft bewusst, insbesondere wenn die Führungskraft regelmäßig Rückmeldung gegeben hat.
Eindeutige Kommunikation von Erwartungen ist entscheidend, damit ein PIP keine Überraschung ist und Mitarbeiter mit ihren Führungskräften zusammenarbeiten können, um einen wirksamen Leistungsverbesserungsplan zu ermöglichen.
Wenn ein Mitarbeiter überrascht ist oder sich überfahren fühlt, werten Sie das als Warnsignal und sprechen Sie umgehend mit Ihrem HR-Vertreter.
Nachdem Sie all diese Punkte gründlich überprüft haben, dokumentieren Sie den PIP schriftlich. Sie können unsere PIP-Vorlage als Ausgangspunkt ausprobieren, aber besprechen Sie sie selbstverständlich immer mit Ihrem HR-Ansprechpartner und/oder dem Unternehmensjuristen.
Schritt 3: Erklären Sie den Plan dem Mitarbeiter
Nachdem Sie den PIP erstellt haben, gehen Sie ihn gemeinsam mit Ihrem HR-Vertreter durch, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen oder Klärungen vor und stimmen Sie sich ab, wie Sie gemeinsam mit HR den PIP dem Mitarbeiter im persönlichen Gespräch oder per Videocall präsentieren.
Meiner persönlichen Meinung nach ist es am besten, wenn die Führungskraft und der Autor des PIP diesen gemeinsam mit Unterstützung und Anwesenheit von HR dem Mitarbeiter vorstellen.
Es ist wichtig, dass HR bei diesem Gespräch anwesend ist – einerseits als Zeuge, andererseits um dem Mitarbeiter zu zeigen, dass es sich um eine ernsthafte Angelegenheit mit realen Konsequenzen handelt.
Oft hilft schon allein die Anwesenheit von HR bei einem Gespräch über Leistung, damit ein Mitarbeiter erkennt, dass es so nicht weitergehen kann und eine Veränderung notwendig ist.
Sie könnten einen Mitarbeiter hören sagen: „Werde ich jetzt entlassen?“, sobald er HR im Raum sieht.
Falls dies passiert, reagieren Sie ruhig mit „Nein, wir sind hier, um Ihre Leistung zu besprechen und einen Leistungsverbesserungsplan zu implementieren.“ Sachliche und knappe Antworten werden Ihnen im weiteren Verlauf des Gesprächs helfen.
Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie die Situation einordnen und alle Punkte des vorbereiteten Dokuments durchgehen (Sie können eine gedruckte Kopie für alle Anwesenden bereithalten oder den Bildschirm teilen, falls per Videocall). Halten Sie sich am besten möglichst strikt an das Dokument. Wenn Sie es gut vorbereitet haben, könnten Sie es nahezu Zeile für Zeile vorlesen.
Indem Sie sich an das Dokument halten, stellen Sie sicher, dass alles, was Sie besprechen, dokumentiert ist und der Mitarbeitende später auf das Dokument zurückgreifen kann, wenn er sich an das Gespräch erinnert und versucht, das Geschehene zu verarbeiten (dies verschwimmt oft oder wird zur unscharfen Erinnerung, da der Körper auf Bedrohung oder Schock oft entsprechend reagiert – bleiben Sie also beim Skript!).
Wenn Sie das Gespräch zur Übergabe des PIP abschließen, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeitende versteht, dass er eine Kopie des vorgelegten Dokuments erhält und dieses unterschreiben muss, um zu bestätigen:
- Er/sie das Dokument erhalten hat
- Der Inhalt mit ihm/ihr besprochen wurde
- Er/sie den Inhalt und die geforderten Korrekturmaßnahmen versteht sowie die möglichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung anerkennt.
Setzen Sie eine Frist für die Unterschrift, in der Regel weniger als 3 Tage.
Sie können auch in Erwägung ziehen, den Mitarbeitenden nach der Übergabe des PIP für den Rest des Tages nach Hause zu schicken oder offline zu stellen, da dies ein emotionaler Prozess sein kann.
Schritt 4: Fortschritt überwachen
Nachdem Sie das PIP übergeben haben, fühlt sich die Situation vermutlich etwas komisch – vielleicht sogar angespannt – an.
Als Vorgesetzte/r investieren Sie in die Leistung und Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden. Verdeutlichen Sie dies dem Mitarbeitenden und versuchen Sie, wieder eine positive und wachstumsorientierte Einstellung zu erlangen.
Die erfolgreichsten Pläne, die ich erlebt habe, waren diejenigen, bei denen Mitarbeitende enge Kolleg/innen oder Mentor/innen um Hilfe gebeten haben, um ihre Ziele im Rahmen des PIP zu erreichen.
Während der gesamten PIP-Dauer sind regelmäßige Abstimmungen zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem sowie zwischen Führungskraft und HR wichtige Elemente für einen effektiven Prozess des Leistungsmanagements.
Seien Sie aktiv beim Messen und Überwachen des Fortschritts. Als Führungskraft ist dies nicht die Zeit, sich zurückzulehnen und abzuwarten, ob sich der Mitarbeitende verbessert – Sie müssen aktiv an der Entwicklung mitwirken.
Denken Sie an die im Plan dokumentierten Ressourcen und die Unterstützung durch die Führungskraft – es ist Ihre Aufgabe, Ihren Teil der Vereinbarung einzuhalten (und ja, das kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, falls dies unterbleibt).
Ich schlage vor, alle zwei Wochen die PIP-Unterlagen direkt gemeinsam mit dem Mitarbeitenden durchzugehen, zusätzlich zu den (hoffentlich) wöchentlich stattfindenden Einzelgesprächen.
So können einige Gespräche das PIP direkt einbeziehen – andere nicht.
Schaffen Sie einen Rhythmus, der den Mitarbeitenden engagiert und zum Nachdenken über seine Entwicklung anregt, ohne das PIP-Dokument bei jeder Interaktion während der Laufzeit allgegenwärtig zu machen. Falls in Ihrem Dokument explizite Abzeichnungen von Folgeterminen vorgesehen sind, achten Sie auf deren korrekte Dokumentation.
Wenn Sie den Fortschritt überprüfen und merken, dass sich nichts verbessert oder sich negative Veränderungen einstellen, sprechen Sie das offen an. Fragen Sie den Mitarbeitenden, wie er/sie den Stand im Hinblick auf die Ziele des PIP selbst einschätzt.
Führen Sie ehrliche Gespräche über den Verlauf – das ist insbesondere zum Ende hilfreich, vor allem wenn Konsequenzen erforderlich werden.
In manchen Fällen erleben Sie womöglich eine Überraschung und der Mitarbeitende erklärt, dass er das PIP nicht machen oder die Rolle nicht fortsetzen möchte.
Wenn dies geschieht, verändern Sie den Ton des Gesprächs leicht in Richtung Beratung und machen Sie deutlich, dass der Mitarbeitende sich auf einem PIP mit einem definierten Enddatum befindet.
Wenn die Leistungsziele bis zum Endtermin nicht erfüllt sind, folgen Konsequenzen bis hin zur Kündigung.
Informieren Sie als Nächstes Ihre/n HR-Ansprechpartner/in über diese Wendung und besprechen Sie gemeinsam, wie weiter vorzugehen ist.
Mit dieser Herangehensweise handeln Sie weiterhin im Sinne des Leistungsmanagements und haben am Ende des PIP auch ausreichend Begründung für eine Trennung – vielleicht ergibt sich jedoch ein besserer Weg innerhalb oder außerhalb der Organisation. Arbeiten Sie mit HR zusammen – sie können unterstützen.
Schritt 5: Optionen abwägen
Gegen Ende der PIP-Periode sollten Sie und der Mitarbeitende klar einschätzen können, ob die Erwartungen und Ziele des PIP erfüllt werden oder nicht.
Wenn der Mitarbeitende die Ziele erreicht hat:
Feiern Sie den Erfolg. Würdigen Sie die Anstrengungen, die zur Verbesserung geführt haben, und führen Sie den Mitarbeitenden zurück in den regulären Leistungsmanagement-Prozess. Anerkennung – ob in einem Einzelgespräch, durch schriftliches Lob oder kommende Entwicklungsplanung – festigt den positiven Fortschritt und stärkt die Motivation.
Wenn Fortschritte erzielt wurden, die Ziele aber noch nicht vollständig erreicht sind:
Sie können das PIP gegebenenfalls verlängern, sofern ein klarer Weg zur Zielerreichung erkennbar ist. Passen Sie Fristen oder Erwartungen entsprechend an und dokumentieren Sie die Entscheidung gemeinsam mit HR.
Wenn die Ziele nicht erreicht wurden:
Besprechen Sie mit HR den gesamten Ablauf, einschließlich des gegebenen Feedbacks und der gebotenen Unterstützung. Falls die Entscheidung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses fällt, folgen Sie den Kündigungs- und Offboarding-Prozessen Ihrer Organisation. Dies beinhaltet ein abschließendes Gespräch mit HR, Führungskraft und Mitarbeitendem, das sorgfältig und mit rechtlicher Begleitung geführt werden muss.
Unabhängig vom Ergebnis sollten Sie den Abschluss des PIP stets dokumentieren und während des gesamten Prozesses eine klare, respektvolle Kommunikation pflegen. Ziel ist es nicht nur, die Leistung zu steuern, sondern auch einen fairen, transparenten Prozess zu unterstützen, der mit den Werten Ihres Unternehmens im Einklang steht.
Tipps für einen erfolgreichen PIP
Mir ist bewusst, dass oben viele Informationen aufgeführt sind. Daher hier eine Zusammenfassung der Tipps für einen erfolgreichen PIP:
1. Klare Zielsetzung
- Definieren Sie spezifische, erreichbare Ziele mit klaren Leistungskriterien. Die Ziele sollten messbar und zeitlich terminiert sein, um den Fortschritt genau beurteilen zu können.
2. Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitenden
- Beziehen Sie den Mitarbeitenden in die Erstellung des PIP ein, damit die Erwartungen klar sind und er oder sie sich an dem Prozess beteiligt fühlt. Fragen Sie nach, welche Unterstützung für den Erfolg benötigt wird.
3. Regelmäßiges Feedback geben
- Vereinbaren Sie regelmäßige Gespräche, um Fortschritte, Herausforderungen und Anpassungen zu besprechen. Kontinuierliches Feedback hilft, die Mitarbeitenden auf Kurs zu halten und ermöglicht, Probleme frühzeitig zu adressieren.
4. Ressourcen und Unterstützung anbieten
- Identifizieren Sie Trainings, Mentoring oder andere Ressourcen, die dem Mitarbeitenden bei der Verbesserung helfen. Stellen Sie die notwendigen Werkzeuge und Anleitungen zur Verfügung, um die Entwicklung zu fördern.
5. Alles dokumentieren
- Führen Sie eine detaillierte Aufzeichnung des PIP-Prozesses, einschließlich Meetings, Feedback und Fortschrittsupdates. Dies ist wichtig, um Transparenz zu gewährleisten und sowohl das Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zu schützen.
6. Fokus auf positive Verstärkung
- Erkennen Sie Verbesserungen an und feiern Sie kleine Erfolge auf dem Weg. Positive Verstärkung kann die Motivation stärken und zu weiteren Fortschritten ermutigen.
7. Realistische Zeitrahmen setzen
- Legen Sie einen Zeitraum fest, der dem Mitarbeitenden ausreichend Zeit für Verbesserungen lässt. Seien Sie flexibel, wenn nötig, aber stellen Sie sicher, dass ein klares Enddatum für die Überprüfung des Erfolgs besteht.
8. Objektiv und unterstützend bleiben
- Gehen Sie den PIP konstruktiv an, mit Fokus auf Entwicklung statt Bestrafung. Zeigen Sie Empathie und sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeitende sich nicht ausgegrenzt fühlt.
9. Auf verschiedene Ergebnisse vorbereiten
- Auch wenn das Ziel die Verbesserung ist, sollten Sie darauf vorbereitet sein, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, falls der Mitarbeitende die PIP-Ziele nicht erreicht – etwa Verlängerung des PIP, Versetzung oder Kündigung.
Beispiele für Leistungsverbesserungspläne
Beispiel 1: Vertriebsleistung
Problem: Der Mitarbeitende hat in den letzten drei Monaten seine Vertriebsziele nicht erreicht.
Ziele:
- Steigerung der monatlichen Verkaufszahlen um 20 % innerhalb von drei Monaten.
- Mindestens 10 neue Kundengewinne pro Monat erreichen.
Maßnahmen:
- Teilnahme an einem Vertriebsseminar mit Schwerpunkt Verhandlungskompetenz im ersten Monat.
- Wöchentliche Einzelgespräche mit dem Vertriebsleiter, um Strategien und Fortschritte zu besprechen.
- Mindestens 30 ausgehende Anrufe pro Tag an potenzielle Kunden tätigen.
Zeitrahmen: Drei Monate
Erfolgskriterien:
- Die Vertriebsziele werden in zwei aufeinanderfolgenden Monaten erreicht oder übertroffen.
- Neukundengewinne erfüllen das Ziel von 10 pro Monat.
Beispiel 2: Qualität im Kundenservice
Problem: Der Mitarbeitende hat mehrere Beschwerden wegen schlechter Kundenbetreuung erhalten.
Ziele:
- Reduzierung der Kundenbeschwerden auf null innerhalb der nächsten 60 Tage.
- Erreichen einer Kundenzufriedenheitsbewertung von mindestens 4,5/5.
Maßnahmen:
- Absolvieren Sie innerhalb der nächsten 30 Tage einen Kundenservice-Schulungskurs.
- Schatten Sie für drei Tage einen leistungsstarken Kundenservice-Mitarbeiter.
- Setzen Sie das Feedback aus den wöchentlichen Qualitätssicherungsprüfungen um.
Zeitrahmen: 60 Tage
Erfolgskriterien:
- Keine Kundenbeschwerden während des 60-Tage-Zeitraums.
- Eine Kundenzufriedenheitsbewertung von 4,5 oder höher bei Umfragen nach dem Gespräch.
Beispiel 3: Projektmanagement-Leistung
Problem: Der Mitarbeiter verpasst konsequent Projektfristen.
Ziele:
- Erreichen Sie 100 % der Projekttermine bei den nächsten drei Projekten.
- Verbessern Sie Ihre Projektplanungsfähigkeiten, um Risiken zu erkennen und Verzögerungen zu vermeiden.
Maßnahmen:
- Nehmen Sie an einem Workshop für Zeitmanagement und Projektplanung teil.
- Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um Aufgaben und Fristen zu verfolgen, mit wöchentlichen Updates an den Vorgesetzten.
- Erstellen Sie einen Risikobewertungsplan für kommende Projekte.
Zeitrahmen: Drei Monate
Erfolgskriterien:
- Alle Projekttermine werden für die angegebenen Projekte eingehalten.
- Nachgewiesene Fähigkeit, potenzielle Projektrisiken vorherzusehen und anzugehen.
Beispiel 4: Anwesenheit und Pünktlichkeit
Problem: Der Mitarbeiter kommt regelmäßig zu spät oder fehlt bei der Arbeit.
Ziele:
- Kommen Sie in den nächsten 90 Tagen zu jeder geplanten Schicht pünktlich.
- Kündigen Sie geplante Abwesenheiten im Voraus an.
Maßnahmen:
- Stellen Sie tägliche Erinnerungen ein, um sich auf den Arbeitstag vorzubereiten.
- Reichen Sie wöchentlich einen Bericht über Ihre Ankunftszeiten ein.
- Nehmen Sie an einem Zeitmanagement-Workshop teil.
Zeitrahmen: 90 Tage
Erfolgskriterien:
- 100 % pünktliche Anwesenheit während des 90-Tage-Zeitraums.
- Keine ungeplanten Abwesenheiten ohne vorherige Genehmigung.
Rechtliche & ethische Überlegungen bei der Entwicklung eines Leistungsverbesserungsplans
Die Navigation von Leistungsverbesserungsplänen für Mitarbeitende kann für Manager und Angestellte eine komplexe und einschüchternde Aufgabe sein.
Es ist wichtig, dass alle Beteiligten gut über die Erwartungen, Ziele und Rechte im Prozess eines Leistungsverbesserungsplans informiert sind, um eine erfolgreiche Umsetzung und den Abschluss zu gewährleisten.
Bei der Entwicklung eines Leistungsverbesserungsplans sollten Sie einige wichtige Aspekte beachten, wie zum Beispiel:
- Geschützte Gruppen – Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder unabhängig von Rasse, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit oder einer anderen geschützten Gruppe fair und mit Respekt behandelt werden.
- Landesspezifische Gesetze – Halten Sie sich bei der Erstellung und Einführung von Leistungsverbesserungsplänen (PIP) an die geltenden Arbeitsgesetze Ihres Landes. Ziehen Sie dazu Ihren HR-Ansprechpartner und/oder die Rechtsabteilung hinzu.
- Diskriminierung und Belästigung – Stellen Sie sicher, dass PIPs nicht zu Diskriminierung oder Belästigung von Mitarbeitenden führen, die einer geschützten Gruppe angehören.
- Recht auf Anhörung – Geben Sie Teammitgliedern die Möglichkeit eines angemessenen Verfahrens, wenn Ziele eines PIP festgelegt und deren Fortschritte bewertet werden.
- Schriftliche Dokumentation – Halten Sie jeden Schritt des Prozesses schriftlich fest, um Missverständnisse zwischen den am PIP beteiligten Parteien zu vermeiden.
- Konkrete Angaben – Formulieren Sie jede Erwartung, jedes Ziel und jeden Handlungsschritt detailliert und vermeiden Sie Unklarheiten.
- Fairness und Gleichbehandlung – Achten Sie darauf, dass Erwartungen und Ziele allen Teammitgliedern gegenüber gerecht und innerhalb jeder Abteilung oder jedem Team konsequent angewendet und überwacht werden.
- Recht auf Einspruch – Geben Sie Ihren Mitarbeitenden das Recht, gegen Entscheidungen im Zusammenhang mit ihren PIPs Einspruch einzulegen, wenn sie anderer Meinung sind.
- Anpassungsfähigkeit – Lassen Sie innerhalb der PIPs genug Flexibilität, um beispielsweise auf Terminänderungen oder unvorhergesehene Umstände während der Leistungsverbesserung reagieren zu können.
- Mitarbeiterbeteiligung und Feedback – Bitten Sie die Mitarbeitenden sowohl während der Umsetzung ihres PIP als auch nach dessen Abschluss um Feedback, um Wirksamkeit und Zielerreichung sicherzustellen.
Auch der Einsatz von Tools zur Verbesserung Ihrer Datenerhebung ist beim Entwickeln eines Leistungsverbesserungsplans unerlässlich. Tools wie Leistungsmanagement-Software und Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware helfen Ihnen dabei, Anwesenheit und Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden zu verwalten, zu analysieren und zu verbessern.
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