Vorlage und Leitfaden für einen Leistungsverbesserungsplan

In diesem Leitfaden erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Leistungsverbesserungspläne in Ihrem Unternehmen einsetzen – mit der richtigen Einbindung der Personalabteilung und der Rechtsberatung –, sodass Sie schwierige Situationen souverän und umsichtig meistern können.

Was ist ein Leistungsverbesserungsplan (PIP)?

Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein strukturierter, dokumentierter Prozess, mit dem Arbeitgeber Mitarbeitern auf klare und unterstützende Weise helfen, Leistungsdefizite zu beheben. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das in der Regel gestartet wird, wenn ein Mitarbeiter die beruflichen Erwartungen nicht erfüllt und die konkreten Bereiche benennt, in denen eine Verbesserung erforderlich ist.

Der Plan enthält klare Erwartungen, definierte Ziele, Zeitrahmen für deren Erreichung und die zur Verfügung stehenden Ressourcen oder Unterstützungen – wie Coaching, Schulungen oder regelmäßige Feedbackgespräche. Zudem werden die möglichen Konsequenzen aufgezeigt, falls die Leistungsprobleme innerhalb des festgelegten Zeitrahmens nicht behoben werden.

Im Kern ist ein PIP sowohl ein formelles Instrument zur Verantwortlichkeitsübernahme als auch ein Fahrplan für Verbesserungen. Er gibt Mitarbeitern eine faire Chance, Erwartungen zu verstehen, Maßnahmen zu ergreifen und Fortschritte zu zeigen, während Arbeitgeber Leistungsprobleme und Qualifikationslücken auf transparente und konsistente Weise steuern können.

Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans

PIPs helfen Teammitgliedern zu verstehen, dass ihre derzeitige Leistung die Erwartungen nicht erfüllt, und sind manchmal der letzte Versuch, Mitarbeitenden den richtigen Weg zu weisen, bevor über eine Kündigung nachgedacht wird.

Das ist ein normaler Teil des Leistungsmanagementprozesses; ein PIP sollte jedoch niemals eine Überraschung sein, wenn er zur Korrektur herangezogen wird.

In anderen Fällen kann ein PIP ganz anders eingesetzt werden, indem der Fokus auf die Weiterentwicklung des Mitarbeiters gelegt wird, etwa um ihn auf eine neue Rolle im Unternehmen vorzubereiten. 

In diesen Fällen gilt ein PIP nicht als Disziplinarmaßnahme und enthält keine Informationen zu möglichen weiteren Schritten, falls der PIP nicht erfolgreich ist. Solche Fälle kommen jedoch wesentlich seltener vor als punitive, handlungsbezogene PIPs.

Mögliche Vorteile der Anwendung eines PIP sind:

Erwartungen werden klar festgelegt

Ein PIP legt die Leistungsstandards und Erwartungen klar dar, so dass Mitarbeitende etwaige Leistungslücken erkennen und wissen, was sie zum Erfolg benötigen.

Stellt strukturierte Unterstützung bereit

Er bietet konkrete Anleitungen und Ressourcen – beispielsweise durch Schulungen oder Mentoring –, um Mitarbeitenden bei der Behebung von Leistungsproblemen und Qualifikationslücken zu helfen.

Verbesserte Leistung

Durch die Fokussierung auf messbare Ziele und ein klaren Fahrplan zur Verbesserung können PIPs zu besseren individuellen und Teamleistungen führen.

Fördert die Mitarbeiterentwicklung

Der Plan kann Mitarbeitern helfen, Entwicklungsfelder zu identifizieren, was zur Erweiterung ihrer Fähigkeiten und zur beruflichen Weiterentwicklung beiträgt.

Steigert das Mitarbeiterengagement

Positiv angegangen, zeigt ein PIP, dass das Unternehmen in den Erfolg seiner Mitarbeiter investiert, was die Motivation und das Engagement steigern kann.

Minimiert rechtliche Risiken

Die Dokumentation von Leistungsproblemen und Unterstützungsmaßnahmen kann das Unternehmen im Falle einer Kündigung schützen und rechtliche Risiken verringern.

Reduziert Kosten durch niedrigere Fluktuation

Die Bindung und Förderung eines bislang leistungsschwachen Mitarbeiters ist oft kostengünstiger als die Einstellung und Einarbeitung einer Ersatzkraft.

Was gehört in einen PIP?

Ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) sollte folgende zentrale Komponenten enthalten:

Leistungsdefizite konkret benennen

Benennen Sie klar die Bereiche, in denen die Leistung des Mitarbeiters nicht den Erwartungen entspricht. Geben Sie konkrete Beispiele, etwa verpasste Fristen, geringe Produktivität oder spezifische auffällige Verhaltensweisen.

Verbesserungsziele

Setzen Sie messbare und erreichbare Ziele, die der Mitarbeiter erfüllen muss, um seine Leistung zu steigern. 

Diese Ziele sollten spezifisch, zeitlich begrenzt und mit den identifizierten Leistungsproblemen verknüpft sein (z. B. „Umsatzsteigerung von 20 % innerhalb von 60 Tagen“ oder „Erreichen aller Projektfristen in den nächsten drei Monaten“).

Aktionsplan

Skizzieren Sie die Schritte, die der Mitarbeitende zur Verbesserung unternehmen sollte. Dazu können Schulungsprogramme, Mentoring-Sitzungen, Veränderungen in Arbeitsprozessen oder andere relevante Maßnahmen gehören. Der Plan sollte auch festlegen, wer Unterstützung oder Ressourcen bereitstellt.

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Unterstützung und Ressourcen

Führen Sie die verfügbaren Unterstützungsmechanismen für die Mitarbeitenden auf, z. B. Coaching, Schulungen oder Zugang zu Werkzeugen und Ressourcen, die ihnen zum Erfolg verhelfen können.

Dies zeigt das Engagement des Arbeitgebers, die Mitarbeitenden bei der Verbesserung zu unterstützen.

Zeitplan und Meilensteine

Geben Sie einen klaren Zeitraum für den PIP an (normalerweise 30, 60 oder 90 Tage) mit Zwischenzielen, um die Fortschritte in regelmäßigen Abständen, beispielsweise wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins, zu verfolgen.

Bewertungskriterien

Definieren Sie, wie der Erfolg gemessen wird. Diese Kriterien sollten objektiv und quantifizierbar sein und sich auf die im PIP festgelegten Ziele beziehen. 

Beispielsweise können Kennzahlen wie das Erreichen von Umsatzzielen, die Senkung der Fehlerquote oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit als Maßstab dienen.

Folgen bei Nichterreichung der Ziele

Erläutern Sie die möglichen Konsequenzen, wenn die Mitarbeitenden die Ziele des PIP nicht erreichen. Dies kann die Verlängerung des PIP, die Versetzung in eine andere Position oder mögliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses beinhalten.

Unterschriften und Bestätigung

Fügen Sie Felder ein, damit sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitende das Dokument unterzeichnen und bestätigen, dass sie den PIP überprüft und verstanden haben. Dies fördert die Verantwortlichkeit und gegenseitiges Verständnis.

Verwendung von SMART-Zielen in Leistungsverbesserungsplänen

Das Setzen effektiver Ziele ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans. Ohne klare Erwartungen und messbare Ergebnisse ist es für Mitarbeitende schwierig, erfolgreich zu sein – oder für Führungskräfte, Fortschritte fair zu beurteilen.

Daher gilt die Einbindung der SMART-Kriterien in die PIP-Ziele als bewährte Methode. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden und garantiert, dass jedes Ziel im Plan klar, umsetzbar und auf die Geschäftsbedürfnisse ausgerichtet ist.

Was bedeutet SMART im PIP-Kontext?

Spezifisch
Ziele sollten klar benennen, was der Mitarbeitende verbessern muss. Vermeiden Sie vage Aussagen wie „proaktiver sein“ und konzentrieren Sie sich auf konkrete Verhaltensweisen oder Ergebnisse.
Beispiel: Beantworten Sie alle Kunden-E-Mails innerhalb eines Werktags.

Messbar
Das Ziel muss nachverfolgbar sein. Nehmen Sie Kennzahlen oder Benchmarks auf, die es sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitenden ermöglichen, den Erfolg zu bewerten.
Beispiel: Erhöhung der monatlichen Kundenzufriedenheit von 3,2 auf mindestens 4,0.

Erreichbar
Ziele sollten realistisch im Rahmen der Rolle, der Ressourcen und des Zeitrahmens des Mitarbeitenden sein. Zu ambitionierte Ziele können zu Frustration oder Misserfolg führen.
Beispiel: Reduzierung der Auftragsfehlerquote um 50 % innerhalb der nächsten 30 Tage mit Unterstützung durch eine QA-Checkliste.

Relevant
Die Ziele müssen mit den Kernaufgaben der Mitarbeitenden übereinstimmen und die Team- oder Unternehmensziele unterstützen.
Beispiel: Verbesserung der Genauigkeit in der Finanzberichterstattung, um den Quartalsabschluss mit weniger Korrekturen zu unterstützen.

Zeitgebunden
Jedes Ziel im PIP sollte eine klare Frist oder einen Überprüfungszeitraum beinhalten. Dies schafft Verantwortlichkeit und gibt beiden Parteien einen gemeinsamen Zeitrahmen für Verbesserungen.
Beispiel: Abschluss aller zugewiesenen Schulungsmodule bis zum Ende des 45-tägigen Verbesserungszeitraums.

Warum SMART-Ziele die Ergebnisse eines PIP verbessern

Die Verwendung von SMART-Zielen in PIPs sorgt für gegenseitige Klarheit und verringert Unklarheiten darüber, was „Erfolg“ bedeutet. Sie schützt auch das Unternehmen, da nachweisbar ist, dass Mitarbeitenden eine strukturierte, faire Möglichkeit zur Verbesserung gegeben wurde.

Wenn Ziele vage oder unrealistisch sind, können Leistungsgespräche subjektiv werden und zu Fehlanpassungen führen. SMART-Ziele bieten eine neutrale, objektive Grundlage für Coaching, Feedback und letztliche Entscheidungen über den Beschäftigungsstatus, falls keine Fortschritte erzielt werden.

Wer ist für die Umsetzung eines PIP verantwortlich?

Die Hauptverantwortung für die Umsetzung eines Performance Improvement Plan (PIP) liegt in der Regel bei der direkten Führungskraft oder Vorgesetzten der Mitarbeitenden. 

Doch obwohl die direkte Führungskraft die größte Rolle spielt, ist eine Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den Mitarbeitenden entscheidend für den Erfolg des PIP.

So wirken die verschiedenen Rollen mit:

Führungskraft oder Vorgesetzte

• Leitet den PIP ein: Die Führungskraft erkennt Minderleistungen und erstellt den PIP, indem sie spezifische Ziele, Maßnahmen, Zeitrahmen und Erfolgskriterien festlegt.
• Überwacht den Fortschritt: Es ist die Verantwortung der Führungskraft, regelmäßige Kontrollgespräche zu führen, den Fortschritt des Mitarbeiters zu verfolgen, Feedback zu geben und gegebenenfalls Anpassungen am Plan vorzunehmen.
• Stellt Unterstützung bereit: Die Führungskraft sorgt dafür, dass der Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen wie Schulungen oder Mentoring erhält, um die PIP-Ziele zu erreichen.
• Bewertet die Ergebnisse: Am Ende des PIP-Zeitraums beurteilt die Führungskraft, ob der Mitarbeiter die gesetzten Ziele erreicht hat.

Personalabteilung

• Beratung und Aufsicht: Die Personalabteilung kann Ratschläge zur Strukturierung des PIP geben, damit dieser mit den Unternehmensrichtlinien und rechtlichen Anforderungen übereinstimmt.
• Dokumentation: Die Personalabteilung stellt sicher, dass der PIP-Prozess ordnungsgemäß dokumentiert wird – ein wichtiger Aspekt, falls weitere Disziplinarmaßnahmen erforderlich sind.
• Unterstützung für Führungskräfte und Mitarbeitende: Die Personalabteilung kann sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter Ressourcen oder zusätzliche Schulungen zur Verfügung stellen, um die Umsetzung des PIP zu erleichtern.

Mitarbeiter

• Aktive Mitwirkung: Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, sich aktiv am PIP-Prozess zu beteiligen, die erforderlichen Schritte zur Erfüllung der gesetzten Ziele zu ergreifen und Herausforderungen zu kommunizieren.

Arten von Leistungsverbesserungsplänen

Es gibt mehrere verschiedene Arten von Leistungsverbesserungsplänen, die dazu beitragen können, die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters zu verbessern. In der Regel sind diese Pläne entweder korrektiv/disziplinarisch oder auf die Entwicklung der Mitarbeiter ausgerichtet.

Zu den Planarten gehören: 

1. Korrekturmaßnahmenplan – Bei diesem Plan werden Leistungsdefizite durch Schulungen, Coaching und/oder Disziplinarmaßnahmen erkannt und adressiert.

2. Entwicklungsplan – Dieser Plan konzentriert sich darauf, den Mitarbeitern erreichbare Weiterbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten, die entweder auf ihre aktuelle Position bezogen sind oder sie auf potenzielle zukünftige Rollen im Unternehmen vorbereiten.

3. Karriereentwicklungsplan – Dieser Plan zielt darauf ab, Beschäftigte bei der Entwicklung von Fähigkeiten zu unterstützen, die für den Aufstieg auf ihrer gewählten Karrierebahn notwendig sind. 

Tipp der Autorin

Entwicklungs- und karriereorientierte Leistungsverbesserungspläne sind in der Regel nicht mit Disziplinarmaßnahmen verbunden. Daher Vorsicht bei der Bezeichnung als PIP!

Sozial betrachtet fällt es Beschäftigten schwer, zwischen disziplinarischen und nicht-disziplinarischen PIPs zu unterscheiden.

Versuchen Sie es mit einem alternativen Namen wie „Entwicklungsplan“ oder „Leistungsaktionsplan für das nächste Level“. Mit einer anderen Bezeichnung muss der Mitarbeiter nicht rechtfertigen, dass es sich nicht um eine Disziplinarmaßnahme handelt und kann selbstbewusster darüber sprechen.

Die folgenden Informationen in diesem Artikel konzentrieren sich auf einen disziplinarisch geprägten PIP, da diese am häufigsten vorkommen und unbedingt nach den richtigen Protokollen umgesetzt werden müssen.

Lesen Sie hier weiter, wenn Sie mehr über disziplinarische und leistungsbezogene PIPs erfahren möchten.

Warum sollte jemand einen PIP erhalten?

Leistungsverbesserungspläne werden in der Regel eingesetzt, wenn jemand die Erwartungen an seine derzeitige Position nicht erfüllt.

Aus meiner persönlichen Erfahrung gibt es einige Gründe, warum jemand einen PIP erhalten sollte: 

Minderleistung

Der Mitarbeiter erfüllt die Anforderungen seiner Rolle nicht und frühere Versuche, das Verhalten zu korrigieren, waren erfolglos. 

Diese Person benötigt eine letzte Warnung mit klarer Dokumentation und bekannten Konsequenzen, üblicherweise Kündigung oder Degradierung. 

Dies ist ein eher weit gefasster Grund für einen PIP – häufig ist es aber nicht nur ein einzelner Aspekt, der nicht gut läuft, wenn ein Mitarbeiter den Punkt erreicht, einen PIP zu benötigen. 

Unprofessionelles oder unangemessenes Verhalten

Wenn der Mitarbeiter sich unprofessionell oder unangemessen verhält, kann ein PIP eingeführt werden, um dem Beschäftigten das Problem bewusst zu machen und anzugehen. 

Natürlich ist manches unprofessionelle und unangemessene Verhalten ein Grund für die sofortige Kündigung. 

Unfähigkeit, Verfahrensstandards einzuhalten

Wenn jemand dauerhaft nicht in der Lage ist, die vom Unternehmen festgelegten Standardverfahren einzuhalten, kann ein PIP Anleitung geben, wie diese Prozesse korrekt einzuhalten sind, und klarstellen, was passiert, wenn dies weiterhin nicht geschieht.

Schlechte Anwesenheit/geringe Produktivität

Wenn jemand wiederholt durch schlechte Anwesenheit auffällt und/oder die Betriebsabläufe durch geringe Produktivität negativ beeinflusst oder insgesamt mehr Probleme als Nutzen für die Organisation verursacht.

Unabhängig vom Auslöser sollte die Entscheidung, jemanden auf einen PIP zu setzen, nicht leichtfertig getroffen werden, da sie die Beziehung zwischen Mitarbeitendem und Führungskraft wahrscheinlich unabhängig vom Ausgang des PIPs verändern wird. 

Sobald jemand auf einen PIP gesetzt wird, sucht er oder sie häufig nach alternativen Beschäftigungen und verlässt die Organisation möglicherweise noch vor Abschluss des PIPs, insbesondere wenn sie oder er den PIP für unangemessen hält oder das Gefühl hat, dass der Erfolg unrealistisch oder schwer erreichbar ist.

PIPs sind oft der letzte Schritt im Leistungsmanagement, bevor die Kündigung eines leistungsschwachen Mitarbeitenden erfolgt.

Laut Mark Carey, Partner einer Kanzlei für Arbeitsrecht, „führen nur etwa 5 % bis 10 % der PIPs dazu, dass der Mitarbeitende im Unternehmen bleibt“, daher sollte dieses Instrument mit Bedacht eingesetzt werden!

Ist ein Leistungsverbesserungsplan ein disziplinarischer Schritt?

Ein PIP ist nicht zwingend ein disziplinarischer Schritt, kann sich für Mitarbeitende aber so anfühlen.

Obwohl er dazu dient, Verbesserungen zu unterstützen, kann er auch als Dokumentation herangezogen werden, falls weitere disziplinarische Maßnahmen, wie eine Kündigung, erforderlich werden, sollte sich die Leistung nicht verbessern.

Organisationen betrachten ihn häufig als letzten Versuch, Mitarbeitenden zum Erfolg zu verhelfen, bevor ernstere Konsequenzen erwogen werden. 

Wird er jedoch nicht gut kommuniziert, können Mitarbeitende ihn als Vorstufe einer disziplinarischen Maßnahme wahrnehmen.

Wie erstellt man einen Leistungsverbesserungsplan?

Wie bereits erwähnt, sollten PIPs mit Vorsicht eingesetzt werden. Damit sie wirksam sind, muss der Plan realistisch, auf die jeweilige Person/das Team und deren Ziele abgestimmt sein und gewährleisten, dass das Teammitglied während des gesamten Prozesses die nötige Unterstützung erhält.

Dies kann in wenigen einfachen, aber wichtigen Schritten geschehen.

Schritt 1: Prüfen, ob ein PIP angemessen ist

Der erste Schritt bei der Erstellung eines PIP ist die Überprüfung, ob er das richtige Instrument für die Situation ist. Ein PIP sollte niemals eine Überraschung sein.

Das Teammitglied sollte bereits Feedback und Coaching (oft mehrfach) von der Führungskraft zu den problematischen Themen erhalten haben, die nun mit einem PIP adressiert werden müssen.

Wenn Sie als Führungskraft noch nicht mit dem Teammitglied über die Leistung gesprochen haben, das Sie auf einen PIP setzen möchten, ist es noch nicht an der Zeit für einen PIP.

Wenn das Teammitglied, das Sie auf einen PIP setzen möchten, noch relativ neu in der Organisation ist, überlegen Sie, wie das Onboarding verlaufen ist (wurde die Person angemessen eingearbeitet? Würde zusätzliche Schulung das Problem lösen?). 

Der erste Schritt zur Umsetzung eines PIP ist immer das persönliche Gespräch mit dem Teammitglied über dessen Leistung und Ihre Erwartungen. Das Gespräch sollte stets mit einer E-Mail nachverfolgt werden, um es zu dokumentieren und Ihre Erwartungen zu bestätigen (die Personalabteilung wird es Ihnen danken).

Wenn Gespräche und Nachverfolgungen über einen längeren Zeitraum hinweg erfolglos geblieben sind, ist es angebracht, einen PIP in Betracht zu ziehen.

Es gibt Ausnahmen von dieser Regel, diese liegen jedoch meist im Bereich unangemessenen Verhaltens – Sie werden diese Situationen erkennen, wenn sie auftreten, denn sie sind meist eindeutig (im negativen Sinne). 

Halten Sie während des gesamten Prozesses stets Ihre Personalabteilung informiert. Ihr Antrag als Führungskraft, einen Mitarbeitenden auf einen PIP zu setzen, sollte auch für HR keine Überraschung sein. 

Schritt 2: Den Plan erstellen

Der erste wirklich dokumentierte Schritt, jemanden auf einen PIP zu setzen, besteht darin, mit Ihrer HR-Ansprechperson über die Leistung, Ihre bisherigen Versuche zur Rückmeldung und zum Coaching sowie darüber zu sprechen, warum Sie genau jetzt der Meinung sind, dass ein PIP notwendig ist.

Konstruktives Feedback ist für die Entwicklung der Mitarbeitenden zentral. Um sicherzustellen, dass Ihr Feedback wirkungsvoll und motivierend ist, können Beispielformulierungen für Leistungsbeurteilungen dabei helfen, Ihre Botschaft positiv auszurichten.

HR sollte Ihren Antrag bestätigen und Ihnen idealerweise eine PIP-Vorlage zur Verfügung stellen, die spezifisch für Ihre Organisation ist und von den Rechtsvertretern des Unternehmens geprüft wurde. 

Erstellen Sie niemals einen PIP und übergeben ihn, ohne dass ein HR-Ansprechpartner Ihres Unternehmens eingebunden ist. Wenn der Prozess falsch abläuft und dem Mitarbeitenden dadurch ein Schaden entsteht, können Sie persönlich haftbar gemacht werden. Sprechen Sie stets mit HR und/oder juristischem Beistand Ihres Unternehmens.

Wenn Sie das Glück haben, eine Vorlage von Ihrer HR-Abteilung zu erhalten, verwenden Sie ausschließlich diese und keine alternativen Vorlagen – stimmen Sie sich immer mit Ihrer Organisation ab. Sollte keine Vorlage vorhanden sein, können Sie das Muster am Ende des Artikels herunterladen.

Besprechen Sie die Vorlage mit Ihrer HR-Ansprechpartnerin oder Ihrem HR-Ansprechpartner und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was in jedem Bereich der Vorlage dokumentiert werden soll. Im Anschluss sind Sie als Führungskraft in der Regel dafür verantwortlich, den dokumentierten Plan in der Vorlage zu erstellen.

PIP-Vorlagen beinhalten typischerweise die folgenden Abschnitte, für die Sie als Vorgesetzte:r jeweils Input liefern müssen: 

• Problembereiche—Was läuft nicht richtig? Was ist passiert? Verwenden Sie nach Möglichkeit Kennzahlen und Daten.
• Beobachtungen, frühere Gespräche und Beratung—Was haben Sie bisher wahrgenommen und unternommen?
• Erwartungen bzw. Leistungsziele—Was wird in Bezug auf die Problembereiche und die Stelle erwartet? Beispielsweise Kennzahlen, Verhaltensweisen, Ergebnisse, Projekterfolge und mehr (seien Sie möglichst konkret).
• Empfohlene Veränderungen—Welche Veränderungen erwarten Sie vom Mitarbeitenden, um die im Plan und der Stellenbeschreibung festgelegten Erwartungen zu erfüllen?
• Ressourcen—Welche Mittel stehen dem Mitarbeitenden zur Verfügung, um die Erwartungen zu erfüllen?
• Unterstützung durch das Management—Wie wird die Führungskraft den Mitarbeitenden beim Verbesserungsplan unterstützen?
• Fortschrittsüberprüfung—Wann sprechen Führungskraft und Mitarbeitende gezielt über das PIP? Wie wird der Fortschritt überwacht?
• Zeitrahmen und Meilensteine—Wie lange läuft das PIP und wann endet es? 30, 60 oder 90 Tage sind üblich. Ich bevorzuge 60 Tage, da dies genug Zeit bietet, um Veränderung zu sehen, aber auch kurz genug ist, dass das Gefühl eines endlosen Prozesses vermieden wird. 
• Erwartungen und Konsequenzen während der PIP-Phase—Welche Verhaltenserwartungen und Konsequenzen gelten während der PIP-Laufzeit? Gibt es Änderungen? Listen Sie die Konsequenzen auf (oft bis hin zur Kündigung).
• Bestätigung—Lassen Sie das Dokument immer von Mitarbeiter:in, Führungskraft und HR-Vertretung unterschreiben, nachdem es dem Mitarbeitenden übergeben wurde. Das Dokument gilt erst als abgeschlossen und zugestellt, wenn die Unterschriften vorliegen. 

Wenn Sie ein PIP erstellen, überprüfen Sie die Stellenbeschreibung des leistungsschwachen Mitarbeitenden und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen geforderten Aufgaben klar beschrieben sind und die Person genug Zeit hatte, sich im Job einzuarbeiten, um erfolgreich zu sein. 

Sie werden die Stellenbeschreibung selbst im PIP verwenden, halten Sie diese also bereit!

Überlegen Sie, in welchen Bereichen der Mitarbeitende die Erwartungen erfüllt oder nicht erfüllt, und reflektieren Sie, ob Sie die eigentlichen Ursachen des Problems identifizieren können. 

Seien Sie in der Lage, die konkreten Anstrengungen und Verhaltensweisen zu beschreiben, die einerseits zu guter Leistung beitragen und andererseits eben nicht. 

Überprüfen Sie die letzte Leistungsbeurteilung der Person und achten Sie auf Situationen, in denen Sie bereits Rückmeldung, Coaching oder Beratung zu den nun im PIP angesprochenen Problemen gegeben haben. Prüfen Sie zudem, ob sich die Minderleistung des Mitarbeitenden messen lässt, und falls ja, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeitende über die Leistungsmessung informiert ist.

Mitarbeitende mit Leistungsproblemen sind sich ihrer Minderleistung oft bewusst, insbesondere dann, wenn ihre Führungskraft kontinuierlich Feedback gibt. 

Klare Kommunikation über Erwartungen ist entscheidend, damit ein PIP nicht überraschend kommt und Mitarbeitende sich mit der Führungskraft über Verbesserungen austauschen können. 

Wenn ein Mitarbeitender überrascht ist oder äußert, vom PIP "überrumpelt" worden zu sein, werten Sie dies als Warnsignal und sprechen Sie umgehend mit Ihrer HR-Vertretung. 

Sobald Sie alle genannten Punkte ausführlich geprüft haben, dokumentieren Sie das PIP schriftlich. Sie können unsere PIP-Vorlage als Ausgangspunkt nutzen, sollten diese jedoch stets mit Ihrer HR-Vertretung und/oder dem Unternehmensjuristen abstimmen. 

Schritt 3: Erläutern Sie den Plan dem Mitarbeitenden

Nachdem Sie das PIP erstellt haben, überprüfen Sie es mit Ihrer HR-Vertretung, nehmen Sie ggf. notwendige Änderungen oder Ergänzungen vor und besprechen Sie, wie Sie gemeinsam das PIP mit dem Mitarbeitenden vor Ort oder per Videocall besprechen und übergeben.

Meiner persönlichen Meinung nach ist es am besten, wenn die Führungskraft als Autor:in des PIP das Gespräch gemeinsam mit HR an der Seite mit dem Mitarbeitenden führt.

Es ist wichtig, dass HR bei diesem Gespräch als Zeuge anwesend ist und signalisiert, dass es sich um einen ernsthaften Vorgang mit tatsächlichen Konsequenzen handelt.

Oft genügt allein die Anwesenheit von HR in einem Leistungs-Gespräch, damit Mitarbeitende aufwachen und erkennen, dass ein Umdenken und Handeln erforderlich ist. 

Möglicherweise fragen Mitarbeitende schon beim Betreten des Raums: „Werde ich gefeuert?“, sobald sie HR anwesend sehen.

Wenn dies geschieht, antworten Sie ruhig: „Nein, wir sind hier, um Ihre Leistung zu besprechen und einen Leistungsverbesserungsplan umzusetzen.“ Schlichte, sachliche Antworten helfen Ihnen, das Gespräch konstruktiv zu führen.

Leiten Sie das Gespräch ein, indem Sie den Rahmen erläutern und nacheinander alle Elemente des zuvor vorbereiteten Dokuments durchgehen (überreichen Sie vor Ort einen Ausdruck an alle Beteiligten bzw. teilen Sie den Bildschirm beim Videocall). Halten Sie sich so weit wie möglich an das Dokument. Wenn Sie es gut vorbereitet haben, können Sie es nahezu Zeile für Zeile vorlesen. 

Indem Sie am Dokument festhalten, stellen Sie sicher, dass alles, worüber Sie sprechen, dokumentiert ist und der Mitarbeiter später auf das Dokument zurückgreifen kann, wenn er sich an das Gespräch erinnert und versucht nachzuvollziehen, was passiert ist (häufig verschwimmt das Erlebte oder wird unscharf, da der Körper in eine natürliche Bedrohungs- oder Schockreaktion geht – bleiben Sie daher beim Skript!).

Wenn Sie das Gespräch über die Auslieferung des PIP abschließen, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter versteht, dass er eine Kopie des vorgelegten Dokuments erhält und dass er das Dokument unterschreiben muss, um Folgendes zu bestätigen:

1. Er/Sie hat es erhalten
2. Es wurde mit ihm/ihr besprochen
3. Er/Sie versteht den Inhalt und die erforderlichen Korrekturmaßnahmen sowie die möglichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung.

Setzen Sie eine Frist für die Unterschrift – in der Regel weniger als 3 Tage. 

Sie könnten zudem in Betracht ziehen, den Mitarbeiter nach Übergabe eines PIP für den Rest des Tages nach Hause zu schicken oder offline zu stellen, da dies ein sehr emotionaler Prozess sein kann. 

Schritt 4: Fortschritt überwachen

Nachdem Sie das PIP übergeben haben, fühlt sich die Situation sicher etwas seltsam – vielleicht sogar angespannt – an.

Als Vorgesetzter/in des Mitarbeiters investieren Sie in dessen Leistung und Entwicklung. Machen Sie dies dem Mitarbeiter deutlich und versuchen Sie, wieder eine positive, wachstumsorientierte Grundhaltung einzunehmen.

Die erfolgreichsten Pläne, die ich erlebt habe, waren die, bei denen der Mitarbeiter aktiv das Gespräch mit engen Kollegen oder Mentoren suchte, um Unterstützung für das Erreichen seines PIP zu bekommen.

Während der gesamten PIP-Laufzeit sind regelmäßige Abstimmungen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter sowie zwischen Führungskraft und HR-Vertreter essenzielle Bestandteile, um einen effektiven Leistungsmanagement-Prozess zu gewährleisten. 

Seien Sie aktiv beim Messen und Überwachen des Fortschritts. Als Führungskraft ist jetzt nicht die Zeit, sich zurückzulehnen und zu beobachten, ob sich der Mitarbeiter verändert – Sie müssen aktiv an seiner Entwicklung teilnehmen.

Denken Sie an die im Plan dokumentierten Ressourcen und die Unterstützung durch Führungskräfte – es ist Ihre Aufgabe, Ihren Teil der Vereinbarung einzuhalten (ja, das kann auch rechtliche Konsequenzen haben, wenn Sie dies nicht tun). 

Ich empfehle, das PIP-Dokument mindestens alle zwei Wochen gemeinsam mit dem Mitarbeiter zu überprüfen – zusätzlich zu den (hoffentlich) wöchentlichen Einzelgesprächen, die Sie ohnehin schon führen.

Dies ermöglicht es, einige Gespräche gezielt auf das PIP zu fokussieren und andere davon auszunehmen. 

Schaffen Sie einen Rhythmus, der den Mitarbeiter engagiert hält und ihm Anreize für seine Weiterentwicklung gibt, ohne das PIP-Dokument bei jedem Austausch wie ein Damoklesschwert über ihm schweben zu lassen. Lassen Sie gegebenenfalls Folgeunterschriften auch korrekt im Dokument festhalten.

Wenn Sie den Fortschritt überwachen und feststellen, dass sich nichts ändert oder Sie sogar eine negative Entwicklung erkennen, sprechen Sie das an. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er seinen eigenen Fortschritt in Bezug auf die Zielsetzung im PIP bewertet.

Führen Sie ehrliche Gespräche darüber, wie es läuft – das hilft Ihnen am Ende des Prozesses, besonders wenn Konsequenzen erforderlich sind.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass der Mitarbeiter völlig überraschend erklärt, er wolle das PIP nicht absolvieren oder die Rolle nicht weiter ausüben.

Falls dies geschieht, ändern Sie den Ton des Gesprächs und treten Sie beratender auf; bestätigen Sie, dass sich der Mitarbeiter auf einem PIP mit festgelegtem Enddatum befindet.

Wenn die Leistungsziele bis zum Enddatum nicht erreicht werden, muss der Mitarbeiter mit Konsequenzen bis hin zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

Als Nächstes informieren Sie Ihren HR-Vertreter über die Veränderung der Umstände und stimmen Ihr weiteres Vorgehen mit ihm ab.

Indem Sie so vorgehen, steuern Sie weiterhin den Leistungsmanagement-Prozess und haben einen Grund, das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter nach Abschluss des PIP zu beenden – vielleicht ergibt sich aber auch eine bessere Lösung, intern oder extern. Kooperieren Sie mit HR – sie können unterstützen.

Schritt 5: Optionen abwägen

Wenn Sie sich dem Ende der PIP-Phase nähern, sollten Sie und der Mitarbeiter klar einschätzen können, ob die Erwartungen und Ziele des PIP erreicht werden oder nicht. 

Wenn der Mitarbeiter die Ziele erreicht hat:
Feiern Sie diesen Erfolg. Anerkennen Sie die Anstrengung, die zur Verbesserung geführt hat, und führen Sie den Mitarbeiter wieder zurück in den regulären Leistungsmanagement-Prozess. Anerkennung – ob im Einzelgespräch, schriftlich oder durch Planung nächster Entwicklungsschritte – hilft, positiven Fortschritt zu verankern und die Motivation zu stärken.

Wenn Fortschritte erzielt wurden, die Ziele aber noch nicht ganz erreicht sind:
Überlegen Sie eine Verlängerung des PIP, sofern ein klarer Weg zur Zielerreichung absehbar ist. Passen Sie Zeitrahmen oder Erwartungen entsprechend an und dokumentieren Sie die Entscheidung unter Einbeziehung von HR.

Wenn die Ziele nicht erreicht wurden:
Stimmen Sie sich mit HR ab und bewerten Sie den gesamten Prozess – inklusive gegebener Rückmeldungen und durchgeführter Coachings. Sollte entschieden werden, das Arbeitsverhältnis zu beenden, gehen Sie nach den Kündigungs- und Offboarding-Richtlinien Ihrer Organisation vor. Dies sollte ein finales Gespräch mit HR, Führungskraft und Mitarbeiter beinhalten und mit der nötigen Sorgfalt und rechtlicher Absicherung durchgeführt werden.

Unabhängig vom Ergebnis sollten Sie den Abschluss des PIP immer dokumentieren und während des gesamten Prozesses klar und respektvoll kommunizieren. Ziel ist es nicht nur, die Leistung zu steuern, sondern auch ein faires, transparentes Verfahren zu unterstützen, das mit den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Tipps für einen erfolgreichen PIP

Mir ist bewusst, dass ich oben viele Informationen aufgeführt habe – hier daher eine Zusammenfassung der Tipps für einen erfolgreichen PIP:

1. Klare Zielsetzung

• Definieren Sie spezifische, erreichbare Ziele mit klaren Leistungskennzahlen. Achten Sie darauf, dass die Ziele messbar und zeitlich begrenzt sind, um den Fortschritt genau beurteilen zu können.

2. Zusammenarbeit mit dem Mitarbeitenden

• Beziehen Sie den Mitarbeitenden in die Erstellung des PIP ein, damit er die Erwartungen versteht und sich am Prozess beteiligt fühlt. Holen Sie dessen Feedback dazu ein, welche Unterstützung er benötigt, um erfolgreich zu sein.

3. Regelmäßiges Feedback geben

• Vereinbaren Sie häufige Meetings, um Fortschritte, Herausforderungen und Anpassungen zu besprechen. Kontinuierliches Feedback hilft, den Mitarbeitenden auf Kurs zu halten und frühzeitig aufkommende Probleme zu adressieren.

4. Ressourcen und Unterstützung bereitstellen

• Identifizieren Sie Trainings, Mentoring oder andere Ressourcen, die dem Mitarbeitenden bei der Verbesserung helfen. Stellen Sie die nötigen Werkzeuge und Hilfestellungen zur Verfügung, um seine Entwicklung zu fördern.

5. Alles dokumentieren

• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über den gesamten PIP-Prozess, einschließlich Besprechungen, Feedback und Fortschrittsupdates. Das ist wichtig, um Transparenz zu gewährleisten und sowohl das Unternehmen als auch den Mitarbeitenden abzusichern.

6. Positive Verstärkung im Mittelpunkt

• Erkennen Sie Verbesserungen an und feiern Sie kleine Erfolge auf dem Weg. Positive Verstärkung kann die Motivation steigern und weiteren Fortschritt fördern.

7. Realistische Zeitrahmen setzen

• Vereinbaren Sie einen Zeitrahmen, der dem Mitarbeitenden ausreichend Gelegenheit gibt, Fortschritte zu zeigen. Seien Sie bei Bedarf flexibel, aber stellen Sie sicher, dass ein klares Enddatum für die Bewertung des Erfolgs existiert.

8. Objektiv und unterstützend bleiben

• Gehen Sie den PIP mit einer konstruktiven Haltung an, bei der Wachstum und Entwicklung im Fokus stehen und nicht Bestrafung. Zeigen Sie Empathie und vermeiden Sie, dass sich der Mitarbeitende ausgeschlossen fühlt.

9. Auf verschiedene Ergebnisse vorbereiten

• Auch wenn das Ziel die Verbesserung ist, sollten Sie darauf vorbereitet sein, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, falls die PIP-Ziele nicht erreicht werden – sei es durch Verlängerung des PIP, Versetzung oder Kündigung.

Beispiele für Performance Improvement Plans

Beispiel 1: Vertriebsleistung

Problem: Der Mitarbeitende hat in den letzten drei Monaten seine Verkaufsziele nicht erreicht.

Ziele:

• Steigerung des monatlichen Umsatzes um 20 % innerhalb von drei Monaten.
• Erreichen von mindestens 10 Neukunden pro Monat.

Maßnahmen:

• Teilnahme an einem Verkaufstraining mit Fokus auf Verhandlungstechniken im ersten Monat.
• Wöchentliche Einzelgespräche mit der Vertriebsleitung zur Besprechung von Strategien und Fortschritten ansetzen.
• Mindestens 30 ausgehende Anrufe pro Tag an potenzielle Kunden tätigen.

Zeitrahmen: Drei Monate

Erfolgskriterien:

• Verkaufsziele werden zwei Monate in Folge erreicht oder übertroffen.
• Bei den Neukundenakquisitionen wird das Ziel von 10 pro Monat erfüllt.

---

Beispiel 2: Servicequalität im Kundenkontakt

Problem: Der Mitarbeitende hat mehrfach Beschwerden wegen mangelnder Kundenorientierung erhalten.

Ziele:

• Kundenreklamationen innerhalb der nächsten 60 Tage auf null reduzieren.
• Eine Kundenzufriedenheitsbewertung von mindestens 4,5/5 erreichen.

Maßnahmen:

• Absolvieren Sie innerhalb der nächsten 30 Tage einen Kundendienst-Trainingkurs.
• Schatten Sie für drei Tage eine leistungsstarke Kundenservicekraft.
• Setzen Sie das Feedback aus den wöchentlichen Qualitätssicherungsüberprüfungen um.

Zeitrahmen: 60 Tage

Erfolgskriterien:

• Keine Kundenbeschwerden während des 60-Tage-Zeitraums.
• Eine Kundenzufriedenheitsbewertung von 4,5 oder höher bei Befragungen nach dem Anruf.

---

Beispiel 3: Leistung im Projektmanagement

Problem: Der Mitarbeiter verpasst regelmäßig Projektfristen.

Ziele:

• 100% aller Projektfristen für die nächsten drei Projekte einhalten.
• Projektplanungskompetenz verbessern, um Risiken zu erkennen und Verzögerungen entgegenzuwirken.

Maßnahmen:

• Teilnahme an einem Workshop zu Zeitmanagement und Projektplanung.
• Einsatz eines Projektmanagement-Tools zur Aufgaben- und Fristenüberwachung, mit wöchentlichen Updates für die Führungskraft.
• Entwicklung eines Risikobewertungsplans für kommende Projekte.

Zeitrahmen: Drei Monate

Erfolgskriterien:

• Alle Projektfristen werden für die festgelegten Projekte eingehalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, potenzielle Projektrisiken zu erkennen und anzugehen.

---

Beispiel 4: Anwesenheit und Pünktlichkeit

Problem: Der Mitarbeiter erscheint wiederholt zu spät oder fehlt auf der Arbeit.

Ziele:

• Für die nächsten 90 Tage zu jeder geplanten Schicht pünktlich erscheinen.
• Vorausgehende Benachrichtigung bei geplanten Fehlzeiten geben.

Maßnahmen:

• Tägliche Erinnerungen zur Vorbereitung auf die Arbeit einstellen.
• Wöchentlicher Bericht zum Festhalten der Ankunftszeiten einreichen.
• Teilnahme an einem Zeitmanagement-Workshop.

Zeitrahmen: 90 Tage

Erfolgskriterien:

• 100% pünktliche Anwesenheit während der gesamten 90 Tage.
• Keine ungeplanten Abwesenheiten ohne vorherige Genehmigung.

Rechtliche & ethische Überlegungen bei der Entwicklung eines Leistungsverbesserungsplans

Die Navigation von Leistungsverbesserungsplänen für Mitarbeitende kann für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen komplex und einschüchternd sein.

Es ist wichtig, dass alle Beteiligten über die Erwartungen, Ziele und Rechte im Zusammenhang mit dem PIP-Prozess (Performance Improvement Plan) umfassend informiert sind, um eine erfolgreiche Umsetzung und den Abschluss zu gewährleisten.

Bei der Entwicklung eines Leistungsverbesserungsplans ist es wichtig, einige zentrale Aspekte zu berücksichtigen, wie zum Beispiel:

1. Geschützte Gruppen – stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder fair und mit Respekt behandelt werden, unabhängig von Rasse, Geschlecht, ethnischer Zugehörigkeit oder jeder anderen geschützten Gruppe.
2. Landesgesetze – halten Sie sich bei der Erstellung und Umsetzung von PIPs an die geltenden Arbeitsgesetze Ihres Landes. Konsultieren Sie hierzu Ihre HR-Abteilung und/oder Ihre Unternehmensjurist:innen. 
3. Diskriminierung und Belästigung – stellen Sie sicher, dass PIPs nicht zu Diskriminierung oder Belästigung von Mitarbeitenden auf Grundlage ihrer geschützten Gruppen führen.
4. Rechtsstaatliches Verfahren – gewähren Sie Teammitgliedern ein angemessenes Verfahren, wenn Ziele eines PIPs festgelegt und deren Fortschritt bewertet wird.
5. Schriftliche Dokumentation – dokumentieren Sie jede Phase des Prozesses schriftlich, um Missverständnisse zwischen den beteiligten Parteien bei der Implementierung eines PIPs zu vermeiden.
6. Konkretheit – führen Sie jede Erwartung, jedes Ziel und jeden einzelnen Handlungsschritt detailliert aus und vermeiden Sie Mehrdeutigkeit.
7. Fairness und Konsequenz – stellen Sie sicher, dass Erwartungen und Ziele fair für alle Teammitglieder angewendet werden und die Überwachung in jedem Team bzw. jeder Abteilung einheitlich erfolgt.
8. Recht auf Einspruch – geben Sie Mitarbeitenden das Recht, Entscheidungen bezüglich ihres PIPs anzufechten, wenn sie damit nicht einverstanden sind.
9. Anpassungsfähigkeit – erlauben Sie Flexibilität in den PIPs, um auf Terminänderungen oder unvorhergesehene Umstände während des Implementierungszeitraums reagieren zu können.
10. Mitarbeiterbeteiligung und Feedback – holen Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden sowohl während der PIP-Umsetzung als auch danach ein, um die Wirksamkeit und Zielerreichung sicherzustellen.

Bei der Ausarbeitung eines Performance Improvement Plans ist auch der Einsatz von Tools zur Verbesserung Ihrer Datenerhebung entscheidend. Tools wie Leistungsmanagement-Software und Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware helfen Ihnen, die Anwesenheit sowie die gesamte Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden zu verwalten, zu analysieren und zu verbessern.

Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan herunter

Nutzen Sie unsere Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan, wenn Sie mit dem Gedanken an ein PIP beginnen. Denken Sie daran, diese Vorlage nicht ohne Rücksprache mit Ihrer HR-Abteilung oder Ihrer Unternehmensjurist:in zu verwenden. 

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