Leitfaden & Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan
Wenn ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, kann es schwierig sein zu wissen, wie man reagieren soll. Das Ignorieren von Leistungsproblemen kann die Team-Moral und Produktivität beeinträchtigen, während Maßnahmen ohne strukturierten Ansatz zu rechtlichen Risiken und einem Vertrauensverlust führen können.
Leistungsverbesserungspläne (PIPs) bieten einen klaren und konstruktiven Weg nach vorne. Ein gut gestalteter PIP legt spezifische Ziele, Zeitrahmen und Unterstützungsmöglichkeiten fest, um Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern – und schützt gleichzeitig die Organisation und stellt einheitliche Standards sicher.
Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Leitung von Teams verschiedener Branchen habe ich Dutzende von Leistungsverbesserungsplänen verfasst, implementiert und andere darin gecoacht. Ich habe aus erster Hand erlebt, wie sie effektiv eingesetzt werden können – als Werkzeug für Wachstum, Verantwortlichkeit und bessere Ergebnisse.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In diesem Leitfaden führe ich Sie durch den Einsatz von Leistungsverbesserungsplänen in Ihrem Unternehmen, mit der richtigen Beteiligung von Personalabteilung und Rechtsberatung, damit Sie schwierige Situationen selbstbewusst und mit Umsicht meistern können.
Was ist ein Leistungsverbesserungsplan (PIP)?
Ein Leistungsverbesserungsplan ist ein strukturierter, dokumentierter Prozess, den Arbeitgeber einsetzen, um Mitarbeitern bei der Bewältigung von Leistungsproblemen auf klare und unterstützende Weise zu helfen. Es handelt sich um ein formelles Dokument, das in der Regel eingeleitet wird, wenn ein Mitarbeiter die Arbeitserwartungen nicht erfüllt, und es beschreibt die konkreten Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind.
Der Plan beinhaltet klare Erwartungen, definierte Ziele, Zeitrahmen zu deren Erreichung sowie die verfügbaren Ressourcen oder Unterstützungen – etwa Coaching, Schulungen oder regelmäßige Feedbackgespräche. Außerdem werden mögliche Konsequenzen dargestellt, sollte es dem Mitarbeiter nicht gelingen, die Leistungsprobleme innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu beheben.
Im Kern ist ein PIP sowohl ein formales Instrument zur Verantwortungsübernahme als auch ein Wegweiser für Verbesserungen. Er gibt Mitarbeitern die faire Chance, Erwartungen zu verstehen, Maßnahmen zu ergreifen und Fortschritte zu zeigen, während Arbeitgeber Leistungsprobleme und Kompetenzlücken transparent und konsistent angehen können.
Vorteile eines Leistungsverbesserungsplans
PIPs machen Teammitgliedern deutlich, dass ihre aktuelle Leistung nicht den Erwartungen entspricht, und stellen manchmal den letzten Versuch dar, Mitarbeiter vor einer Kündigung wieder auf Kurs zu bringen.
Dies ist ein normaler Bestandteil des Leistungsmanagement-Prozesses. Ein PIP sollte jedoch niemals überraschend kommen, wenn er zur Korrektur genutzt wird.
In anderen Fällen können PIPs ganz anders verwendet werden, indem sie auf die Weiterentwicklung von Mitarbeitern abzielen, um diese auf eine neue Rolle im Unternehmen vorzubereiten.
In diesen Fällen gilt ein PIP nicht als disziplinarisch und enthält keine Hinweise auf weitere Schritte, falls der PIP nicht erfolgreich ist. Solche Fälle sind jedoch deutlich seltener als disziplinarisch, handlungsbezogene PIPs.
Mögliche Vorteile der Verwendung eines PIP sind:
Klarheit der Erwartungen
Ein PIP legt die Leistungsstandards und Erwartungen deutlich fest und hilft Mitarbeitern, etwaige Leistungslücken sowie notwendige Voraussetzungen für den Erfolg zu erkennen.
Bietet strukturierte Unterstützung
Er liefert gezielte Hilfestellung und Ressourcen, wie Schulungen oder Mentoring, um Leistungsprobleme und Kompetenzlücken zu beheben.
Leistungsverbesserung
Durch Fokus auf messbare Ziele und einen Plan zur Verbesserung können PIPs zu einer besseren individuellen und Teamleistung führen.
Fördert Mitarbeiterentwicklung
Der Plan kann Mitarbeitern helfen, Wachstumsfelder und Entwicklungspotenziale zu erkennen, was zur Erweiterung von Fähigkeiten und zum beruflichen Aufstieg führt.
Steigert Mitarbeiterengagement
Wenn er positiv angegangen wird, zeigt ein PIP, dass das Unternehmen in den Erfolg des Mitarbeiters investiert ist, was die Motivation und das Engagement steigern kann.
Reduziert Rechtsrisiken
Die Dokumentation von Leistungsproblemen und Unterstützungsmaßnahmen kann die Organisation im Falle einer notwendigen Kündigung rechtlich absichern und juristische Risiken verringern.
Senkung der Fluktuationskosten
Das Halten und Verbessern eines leistungsschwachen Mitarbeiters ist oft wirtschaftlicher als die Suche und Einarbeitung einer Ersatzkraft.
Was gehört in einen PIP?
Ein Leistungsverbesserungsplan (PIP) sollte folgende zentrale Bestandteile enthalten:
Leistungsdefizite konkret benennen
Benennen Sie klar die Bereiche, in denen die Leistung des Mitarbeiters nicht ausreicht. Geben Sie konkrete Beispiele, wie verpasste Fristen, geringe Produktivität oder bestimmte Verhaltensauffälligkeiten.
Ziele zur Verbesserung
Legen Sie messbare und erreichbare Ziele fest, die der Mitarbeiter erfüllen muss, um seine Leistung zu verbessern.
Diese Ziele sollten spezifisch, termingebunden und mit den identifizierten Leistungsproblemen verknüpft sein (z. B. „Steigerung des Umsatzes um 20 % innerhalb von 60 Tagen“ oder „Einhaltung aller Projektfristen in den nächsten drei Monaten“).
Aktionsplan
Skizzieren Sie die Schritte, die der/die Mitarbeitende unternehmen sollte, um sich zu verbessern. Dies kann Schulungsprogramme, Mentoring-Sitzungen, Änderungen der Arbeitsprozesse oder andere relevante Maßnahmen umfassen. Der Plan sollte auch festlegen, wer Unterstützung oder Ressourcen bereitstellt.
Unterstützung und Ressourcen
Zählen Sie die Unterstützungsmechanismen auf, die dem/der Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, z. B. Coaching, Schulungen oder Zugriff auf Werkzeuge und Ressourcen, die zum Erfolg beitragen können.
Dies zeigt das Engagement des Arbeitgebers, den Mitarbeitenden bei der Verbesserung zu unterstützen.
Zeitpläne und Meilensteine
Legen Sie einen klaren Zeitraum für den PIP fest, typischerweise 30, 60 oder 90 Tage, mit Zwischenschritten, um den Fortschritt in regelmäßigen Abständen wie wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Check-ins zu verfolgen.
Bewertungskriterien
Definieren Sie, wie der Erfolg gemessen wird. Diese Kriterien sollten objektiv und messbar sein und sich auf die im PIP festgelegten Ziele beziehen.
Beispielsweise können Kennzahlen das Erreichen von Umsatzzielen, die Reduzierung von Fehlerquoten oder die Verbesserung der Kundenzufriedenheit umfassen.
Folgen bei Nichterreichung der Ziele
Erläutern Sie die möglichen Konsequenzen, falls die PIP-Ziele nicht erreicht werden. Dies kann die Verlängerung des PIP, die Versetzung in eine andere Position oder eine mögliche Kündigung beinhalten.
Unterschriften und Bestätigung
Berücksichtigen Sie Felder für Unterschriften sowohl der Führungskraft als auch des Mitarbeitenden, um zu bestätigen, dass sie den PIP gelesen und verstanden haben. Dies fördert Verantwortlichkeit und ein gemeinsames Verständnis.
Einsatz von SMART-Zielen in Leistungsverbesserungsplänen
Das Setzen effektiver Ziele ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Leistungsverbesserungsplans. Ohne klare Erwartungen und messbare Ergebnisse ist es für den/die Mitarbeitende(n) schwer, erfolgreich zu sein – und für Führungskräfte schwierig, den Fortschritt fair zu bewerten.
Deshalb gilt es als Best Practice, die SMART-Kriterien bei der Zielsetzung im PIP zu berücksichtigen. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Termingebunden. Mit diesem Rahmen wird sichergestellt, dass jedes Ziel klar, umsetzbar und mit den Unternehmensbedürfnissen abgestimmt ist.
Was bedeutet SMART im Kontext eines PIP?
Spezifisch
Ziele sollten klar benennen, was der/die Mitarbeitende verbessern muss. Vermeiden Sie vage Aussagen wie „sei proaktiver“ und konzentrieren Sie sich stattdessen auf konkrete Verhaltensweisen oder Ergebnisse.
Beispiel: Beantworte alle Kunden-E-Mails innerhalb eines Arbeitstags.
Messbar
Das Ziel muss messbar sein. Fügen Sie Kennzahlen oder Benchmarks hinzu, anhand derer sowohl Führungskraft als auch Mitarbeitende den Erfolg bewerten können.
Beispiel: Steigerung der monatlichen Kundenzufriedenheits-werte von 3,2 auf mindestens 4,0.
Erreichbar
Ziele sollten unter Berücksichtigung der Rolle, Ressourcen und des Zeitrahmens des Mitarbeitenden realistisch sein. Übermäßig ambitionierte Ziele führen oft zu Frustration oder Misserfolg.
Beispiel: Reduziere Eingabefehler bei Bestellungen um 50 % innerhalb der nächsten 30 Tage mithilfe einer QA-Checkliste.
Relevant
Die Ziele müssen den Kernaufgaben des Mitarbeitenden entsprechen und übergeordnete Team- oder Unternehmensziele unterstützen.
Beispiel: Verbesserung der Genauigkeit im Finanzberichtswesen zur Unterstützung des Quartalsabschlusses mit weniger Korrekturen.
Termingebunden
Jedes Ziel im PIP sollte eine klare Frist oder Prüfungsperiode beinhalten. Dies sorgt für Verantwortlichkeit und bietet beiden Seiten einen gemeinsamen Zeitrahmen zur Verbesserung.
Beispiel: Abschluss aller zugewiesenen Schulungsmodule bis zum Ende der 45-tägigen Verbesserungszeit.
Warum SMART-Ziele PIP-Ergebnisse verbessern
Die Verwendung von SMART-Zielen in PIPs schafft beidseitige Klarheit und reduziert Unklarheiten darüber, wie „Erfolg“ aussieht. Zudem schützt es die Organisation, indem es nachweist, dass dem Mitarbeitenden eine strukturierte und faire Möglichkeit zur Verbesserung geboten wurde.
Wenn Ziele vage oder unrealistisch sind, können Leistungsbesprechungen subjektiv werden und zu Missverständnissen führen. SMART-Ziele bieten eine neutrale, objektive Basis für Coaching, Feedback und auch für abschließende Entscheidungen über das Arbeitsverhältnis, falls keine Fortschritte erzielt werden.
Wer ist für die Umsetzung eines PIP verantwortlich?
Die Hauptverantwortung für die Umsetzung eines Performance Improvement Plan (PIP) liegt in der Regel beim direkten Vorgesetzten oder der Führungskraft des Mitarbeitenden.
Obwohl die direkte Führungskraft die wichtigste Rolle spielt, ist eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und dem Mitarbeitenden entscheidend für den Erfolg des PIP.
So tragen die verschiedenen Rollen zum Prozess bei:
Führungskraft oder Vorgesetzte/r
- Leitet den PIP ein: Die Führungskraft identifiziert mangelhafte Leistungen und erstellt den PIP, in dem spezifische Ziele, Maßnahmen, Zeitpläne und Erfolgskriterien festgelegt werden.
- Überwacht den Fortschritt: Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, regelmäßige Gespräche durchzuführen, um die Verbesserung des Mitarbeiters zu verfolgen, Feedback zu geben und gegebenenfalls Anpassungen am Plan vorzunehmen.
- Bietet Unterstützung: Die Führungskraft stellt sicher, dass der Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen hat, wie z. B. Schulungen oder Mentoring, um die Ziele des PIP zu erreichen.
- Bewertet die Ergebnisse: Am Ende des PIP-Zeitraums bewertet die Führungskraft, ob der Mitarbeiter die Ziele erreicht hat.
Personalabteilung
- Beratung und Aufsicht: Die Personalabteilung kann Ratschläge zur Strukturierung des PIP geben, damit er mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen übereinstimmt.
- Dokumentation: Die Personalabteilung stellt sicher, dass der gesamte PIP-Prozess ordnungsgemäß dokumentiert wird, was unerlässlich ist, falls weitere Disziplinarmaßnahmen erforderlich werden.
- Unterstützung für Führungskräfte und Mitarbeiter: Die Personalabteilung kann sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter Ressourcen oder zusätzliche Schulungen zur Verfügung stellen, um den PIP-Prozess zu erleichtern.
Mitarbeiter
- Aktive Teilnahme: Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, sich aktiv am PIP-Prozess zu beteiligen, die notwendigen Schritte zur Erreichung der festgelegten Ziele zu unternehmen und etwaige Herausforderungen zu kommunizieren.
Arten von Performance-Verbesserungsplänen
Es gibt verschiedene Arten von Performance-Verbesserungsplänen, die eingesetzt werden können, um die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters zu verbessern. Im Allgemeinen sind diese Pläne entweder korrektiv/disziplinarisch oder auf die Weiterentwicklung des Mitarbeiters ausgerichtet.
Zu den Plänen gehören:
1. Korrekturmaßnahmenplan—Bei dieser Art von Plan werden Leistungsdefizite durch Schulungen, Coaching und/oder Disziplinarmaßnahmen erkannt und angegangen.
2. Entwicklungsplan—Diese Art von Plan konzentriert sich darauf, Mitarbeitern erreichbare Schulungen und Wachstumschancen in Bezug auf ihre aktuelle Rolle zu bieten oder sie auf zukünftige Rollen innerhalb des Unternehmens vorzubereiten.
3. Karriereentwicklungsplan—Dieser Plan unterstützt die Entwicklung von Fähigkeiten, die für einen Aufstieg auf dem gewählten Karriereweg erforderlich sind.
