Vierteljährliches Leistungsbewertungsgespräch: Anleitung & Vorlage
Vorteile von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Wir sind auf einen vierteljährlichen Leistungszyklus umgestiegen, weil er viele Vorteile gegenüber dem oder sogar dem halbjährlichen Beurteilungszyklus bietet:
- Spart Zeit: Beim Verfassen der Leistungsbeurteilung müssen Mitarbeitende nur die Leistungen der vergangenen drei Monate pro Zyklus bewerten und es ist einfacher, eine Jahresendbeurteilung auf Basis der früheren Reviews zu erstellen.
- Rechtzeitiges Feedback: Mitarbeitende erhalten häufiger Rückmeldung zu ihrer Leistung, was gut für die Weiterentwicklung und das Engagement ist und hilft, etwaige Leistungsdefizite oder Probleme frühzeitig zu identifizieren.
- Zielausrichtung: Regelmäßige Reviews helfen, Mitarbeitende an den Unternehmenszielen auszurichten, sodass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
- Anerkennung und Motivation: Eine vierteljährliche Anerkennung von Leistungen kann die Moral und Motivation der Mitarbeitenden stärken und zu einer kontinuierlichen Leistungsverbesserung motivieren.
- Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Reviews fördern eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, was zu einem besseren Verständnis der Erwartungen und zu höherer Arbeitszufriedenheit führt.
- Agilität im Leistungsmanagement: Das Unternehmen kann sich schneller an Markt- oder Geschäftsveränderungen anpassen, indem Ziele und Strategien häufiger überarbeitet werden.
- Datengetriebene Entscheidungen: Vierteljährliche Reviews generieren mehr Leistungsdaten, die dabei helfen, fundierte Entscheidungen bezüglich Beförderungen, Vergütungen und Nachfolgeplanung zu treffen.
- Kultur des kontinuierlichen Feedbacks: Aufgrund der genannten Vorteile kann die Umstellung auf einen vierteljährlichen Review-Zyklus dazu beitragen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu etablieren.
Ziele von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Vierteljährliche Leistungsbeurteilungen verfolgen ähnliche Ziele wie jährliche Reviews, es gibt jedoch einige Unterschiede.
Ein wesentliches Ziel von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen ist es, kurzfristigere individuelle Ziele an die übergeordneten Unternehmensziele auszurichten (eine wichtige Technik im Leistungsmanagement).
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Ziele können auf Basis sich ändernder Prioritäten angepasst oder präzisiert werden, und die vierteljährliche Überprüfung des Fortschritts macht die Ziele leichter erreichbar. Auch die Fortschrittsverfolgung ist einfacher.
Ein weiteres spezifisches Ziel vierteljährlicher Reviews ist es, den Fokus der Beurteilung auf die letzten 3 Monate zu legen.
Das bedeutet, die Reviews sind taktischer orientiert und die Review-Fragen konzentrieren sich auf aktuelle Erfolge und Verbesserungsbereiche. Sie bieten eine Plattform für häufigere Nachverfolgungen und stellen einen proaktiveren Ansatz für das Leistungsmanagement dar.
Was sollte in vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen enthalten sein?
Klingt gut bisher? Folgendes sollte in vierteljährlichen Reviews abgedeckt werden.
Leistungskennzahlen
Wir verwenden eine Mischung verschiedener Arten von Leistungsbeurteilungen, darunter quantitative Kennzahlen (z.B. Verkaufs-/Kundendienstziele oder Projektergebnisse) und qualitative Faktoren (z.B. Teamarbeit, Problemlösungsfähigkeiten), um die Leistung zu bewerten.
Einige Methoden zur Messung qualitativer Leistung:
- Verhaltensverankerte Beurteilungsskalen (BARS): Verwenden Sie eine Beurteilungsskala, die durch spezifische Verhaltensweisen verankert ist, um qualitative Merkmale konsistent zu bewerten.
- 360-Grad-Feedback: Sammeln Sie Feedback aus verschiedenen Quellen, um ein umfassendes Bild der Mitarbeiterleistung zu erhalten.
- Kompetenzbasierte Checklisten: Prüfen Sie eine Checkliste mit wichtigen Kompetenzen und beobachtbaren Verhaltensweisen während der Bewertung.
- Projektergebnisse und Fallstudien: Analysieren Sie Projektergebnisse oder Fallstudien, um Beiträge in Bereichen wie Kreativität und Initiative zu bewerten.
Zielausrichtung
Überprüfen und passen Sie Ziele an, um sie mit den Karrierewünschen der Mitarbeitenden und den strategischen Prioritäten des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Feedback und Feedforward
Geben Sie konstruktives Feedback zur bisherigen Leistung und bieten Sie Feedforward an, das sich auf umsetzbare Vorschläge zur zukünftigen Verbesserung konzentriert.
Offenen Dialog fördern
Wir schulen unsere Führungskräfte darin, gezielte Fragen zu stellen, die Teammitglieder dazu ermutigen, ihre Erfahrungen, Anliegen und Ziele zu teilen. Beispiele hierfür sind: „Welche Unterstützung würde Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen?“ und „Welche Fähigkeiten möchten Sie entwickeln?“
Chancen für berufliche Entwicklung identifizieren
Diese Gespräche bieten die Möglichkeit, Schulungen, Zertifizierungen, herausfordernde Aufgaben oder Mentoring-Programme zu identifizieren, die sowohl zu den Karrierezielen der Mitarbeitenden als auch zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen.
Konkrete Maßnahmen
Beenden Sie das Gespräch, indem Sie klare, umsetzbare Schritte festlegen, die sowohl der Mitarbeitende als auch die Führungskraft ergreifen, um Fortschritte im kommenden Quartal zu gewährleisten. Maßnahmen können neue Aufgaben, Anpassungen bestehender Projekte oder Entwicklungsaktivitäten umfassen.
Wie man ein vierteljährliches Leistungsbeurteilungsgespräch führt
Eine vierteljährliche Leistungsbeurteilung folgt einem ähnlichen Ablauf wie ein jährliches Gespräch, und Liz Lockhart hat in ihrem Artikel zum Thema Leistungsbewertungen durchführen einen großartigen Deep Dive geschrieben.
Schritt eins: Überdenken Sie die Leistung Ihres Teams und Ihrer Mitarbeitenden
Da Sie die Leistung der letzten drei Monate bewerten, sollte dieser Schritt weniger Zeit in Anspruch nehmen als bei einer jährlichen Bewertung.
Neben den Leistungshöhepunkten und -tiefpunkten aus Sicht der Führungskraft und des Mitarbeitenden können Sie auch 360-Grad-Feedback von Teammitgliedern sowie anderen Führungskräften und Stakeholdern einholen, die mit der Arbeit des Mitarbeitenden vertraut sind.
Zusätzliches Feedback von anderen einzuholen, kann Vorurteile verringern und zu einem umfassenderen Leistungsbeurteilungsgespräch für die Teammitglieder beitragen.
Identifizieren Sie außerdem etwaige Herausforderungen, mit denen Ihre direkten Mitarbeitenden konfrontiert waren, und legen Sie fest, was in ihrem Einflussbereich lag. Entwickeln Sie dann einige handlungsorientierte Ideen, um diese Herausforderungen anzugehen und Verbesserungsbereiche zu schaffen.
Beobachten Sie die Entwicklungsbereiche der Mitarbeitenden im vergangenen Quartal und notieren Sie Verbesserungen in zuvor als kritisch erachteten Bereichen aus der letzten Beurteilung.
Schritt zwei: Bereiten Sie Ihr Feedback im Zusammenhang mit den Erwartungen an die Rolle vor
Eine detaillierte Gliederung der Themen, die Sie besprechen möchten, unterstützt Sie im Leistungsbeurteilungsprozess.
In der Gliederung sollten Sie spezifische Leistungskennzahlen aus dem vorherigen Quartal hervorheben (diese sollten an den Erwartungen an die Rolle ausgerichtet sein).
Anschließend können Sie umsetzungsorientiertes Feedback geben, das den Mitarbeitenden hilft, ihre Leistung im nächsten Quartal zu verbessern.
Wenn Sie Rückmeldungen von Kollegen oder anderen Führungskräften eingeholt haben, beziehen Sie diese Informationen ein, um zu veranschaulichen, wie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden andere im Unternehmen beeinflusst.
Schritt drei: Vorbereitung zur Durchführung des Leistungsbeurteilungsgesprächs
In diesem Schritt erstellen Sie Ihre detaillierte Gliederung entsprechend dem gewünschten Gesprächsablauf und verwenden dabei die Beurteilungsvorlage Ihrer Organisation (falls keine vorhanden ist, können Sie den untenstehenden Download nutzen).
Ein guter Einstieg in das Gespräch ist positives Feedback: Heben Sie die positiven Beiträge der Person für das Team im letzten Quartal hervor. Sie können auf die Meilensteine eingehen, die sie auf dem Weg zu ihren Zielen erreicht hat.
Danach können Sie in konstruktives Feedback und Wachstumschancen überleiten, zusammen mit Ideen, wie Sie den Mitarbeitenden unterstützen möchten. Hier sprechen Sie die umsetzungsorientierten Feedbackpunkte an.
Schritt vier: Das Leistungsbeurteilungsgespräch durchführen
Nutzen Sie Ihre detaillierte Gliederung, um die Leistungskennzahlen zu besprechen und umsetzungsorientiertes Feedback zu geben.
Geben Sie Ihrem direkten Mitarbeitenden die Möglichkeit, über die eigene Leistung im vergangenen Quartal zu sprechen, und hören Sie aktiv zu, selbst wenn Sie eine andere Perspektive haben. Sollte eine Selbsteinschätzung vorliegen, können Sie diese gemeinsam besprechen.
Fragen Sie Ihren Mitarbeitenden, welche Verbesserungsbereiche er oder sie sieht, und sprechen Sie über etwaige Diskrepanzen. Dieser Teil des Gesprächs ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und den Mitarbeitenden Raum zur Darstellung ihrer Sichtweisen zu geben.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden anschließend die Möglichkeit, ihre berufliche Entwicklung anzusprechen – einschließlich der Aspekte, an denen sie im nächsten Quartal arbeiten möchten.
Fragen Sie abschließend Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter, wie Sie sie oder ihn unterstützen können, und bitten Sie um Feedback zu Ihrer eigenen Leistung als Führungskraft.
Ich bin darüber recht schnell hinweggegangen – ich empfehle Ihnen, den ausgezeichneten Artikel von Mariya Hristova über Best Practices für Mitarbeitergespräche für eine vertiefte Betrachtung zu lesen.
Vorlage für Mitarbeitergespräche
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So stellen Sie Ihre Organisation auf quartalsweise Mitarbeitergespräche um
Der Wechsel von jährlichen zu quartalsweisen Mitarbeitergesprächen ist eine bedeutsame Veränderung für jede Organisation, die Mitarbeitende auf allen Ebenen betrifft.
Im Folgenden finden Sie die Schritte, die mein Unternehmen unternommen hat, um vom jährlichen auf den quartalsweisen Rhythmus bei Mitarbeitergesprächen umzusteigen.
Ein Hinweis zu unserem Prozess und Zeitplan: Wir haben dieselben Leistungsmanagement-Tools verwendet, die wir bereits im Einsatz hatten, und mussten daher keine neue Technologie einführen.
Außerdem haben wir die Vorlage zur Leistungsbewertung weitgehend beibehalten. Hätten wir daran Veränderungen vorgenommen, hätte dies unseren Zeitplan erheblich beeinflusst.
Führungsebene einbinden
Wie bei jeder Initiative müssen Sie sich die Zustimmung der Führungsebene sichern, bevor Sie Ihre Organisation auf quartalsweise Mitarbeitergespräche umstellen.
Wir haben eine Business Case für die Geschäftsleitung ausgearbeitet, in dem dargelegt wurde, wie quartalsweise Mitarbeitergespräche das Leistungsmanagement aller Mitarbeitenden optimieren würden, und dabei die oben genannten Vorteile hervorgehoben.
In unserem Elevator Pitch betonten wir zudem, dass der Übergang Zeit für Führungskräfte einsparen und weniger belastend für alle Mitarbeitenden sein würde.
Nachdem wir die Zustimmung der Führungsebene gewonnen hatten, suchten wir gezielt nach Fürsprechern im Unternehmen, um eine breite Akzeptanz der Maßnahme zu fördern.
Kommunikation und Change Management
Wir starteten mit einem konkreten Termin für den Abschluss der ersten quartalsweisen Gespräche und planten von dort aus rückwärts, um unseren Zeitplan zu entwickeln und einen fundierten Plan für Change Management und Kommunikation aufzustellen.
Mit dem Go-live-Termin zum Abschluss des ersten Quartals des kommenden Jahres begannen wir bereits im zweiten Quartal damit, unseren Zeitplan zu erstellen und sicherzustellen, dass wir genügend Zeit für die Umsetzung der Veränderung hatten.
Wir arbeiteten an klaren Kommunikationsmaßnahmen, um die Gründe für die Veränderung sowohl den Mitarbeitenden als auch den Führungskräften transparent zu machen. Dazu nutzten wir verschiedene Kanäle, wie E-Mail und unser Intranet, um wirklich alle Mitarbeitenden zu erreichen.
In den Mitteilungen betonten wir die Vorteile häufigerer Rückmeldungen und deren Ausrichtung an den Zielen des Unternehmens.
In den Informationen für Führungskräfte hoben wir besonders hervor, dass die Umstellung auf quartalsweise Gespräche nicht zu einer Mehrbelastung führen würde, sondern im Gegenteil den Prozess vereinfacht. Außerdem zeigten wir auf, wie diese Änderung den Führungskräften helfen kann, die Entwicklung ihrer Mitarbeitenden in Bezug auf die gesetzten Ziele zu verfolgen.
Schulungen
Neben den unternehmensweiten Kommunikationsmaßnahmen entwickelten wir Trainingsprogramme für alle Mitarbeitenden und führten diese in 20-minütigen Zoom-Sessions durch.
Diese Trainings wiederholten die bisherigen Informationen und vermittelten zusätzlich sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften das notwendige Wissen und die Werkzeuge, um erfolgreich in den ersten Zyklus der quartalsweisen Gespräche zu starten.
Zusätzlich gaben wir den Führungskräften vertiefte Schulungen, um sie mit Coaching-Kompetenzen auszustatten, damit sie Mitarbeitende in ihrer beruflichen Entwicklung gezielt begleiten können.
Ein Teil des Trainings war die Erinnerung an die Führungskräfte, Feedback immer konkret, umsetzbar und auf Weiterentwicklung ausgerichtet zu geben.
Überprüfen und iterieren
Nach der ersten Runde der quartalsweisen Gespräche ist ein guter Zeitpunkt, um Feedback einzuholen, wie der neue Prozess lief. Sie können eine kurze Pulsbefragung an alle Mitarbeitenden und Führungskräfte senden, um deren Wahrnehmung zu erfahren: Was lief gut, wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?
Mein Unternehmen wird separate Pulsbefragungen durchführen – eine für Führungskräfte, eine für alle Mitarbeitenden –, um gezielt Feedback zu erhalten, wie die quartalsweisen Gespräche wahrgenommen wurden. Wir wollen die Rückmeldungen aus der Gesamtorganisation hören, um sicherzustellen, dass das Verfahren reibungslos läuft und etwaige Anpassungen vorzunehmen.
Wir passen die Pulsbefragung gezielt an, um herauszufinden, ob sich Mitarbeitende und Führungskräfte ausreichend vorbereitet fühlten und ob der Prozess für sie reibungslos verlief.
Später im Jahr werden wir auch Feedback einholen, um festzustellen, ob sich die vierteljährlichen Überprüfungszyklen weniger umständlich anfühlen als ein jährlicher Zyklus.
Best Practices für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Technologie und Vorlage
Falls Sie es noch nicht tun, empfehle ich Ihnen, Performance-Management-Software zu nutzen, um den vierteljährlichen Bewertungsprozess zu optimieren. Die Software, die Sie bereits verwenden, kann wahrscheinlich einen vierteljährlichen Beurteilungszyklus unterstützen.
Wir haben zu Beginn unseres Zeitplans festgestellt, dass unsere aktuelle Performance-Management-Software auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umgestellt werden kann. Das Ganze wird noch einfacher, wenn Sie ein Tool verwenden, das KI-Funktionen für Leistungsbeurteilungen bietet.
Ob Sie nun neue Software einführen oder nicht, jetzt ist ein guter Zeitpunkt, Ihre Vorlage für Leistungsbeurteilungen zu überarbeiten.
Möglicherweise müssen Sie Ihre aktuelle Vorlage anpassen, um einen vierteljährlichen Bewertungszyklus zu ermöglichen.
Prüfen Sie, ob Ihre derzeitigen Vorlagen für Selbst- und Vorgesetztenbeurteilungen Ihren neuen Anforderungen entsprechen.
Zielsetzung und Ausrichtung
Sie sollten individuelle und Teamziele mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang bringen.
Ermutigen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende dazu, für jedes Quartal SMART (Spezifische, Messbare, Erreichbare, Relevante, Zeitgebundene) Ziele zu setzen.
Die übergeordneten Unternehmensziele in vierteljährliche SMART-Ziele herunterzubrechen, ist ein hervorragender Weg, um die Zielausrichtung sicherzustellen.
Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden verstehen, wie ihre individuellen Ziele zu den Unternehmenszielen passen. Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle, ihnen diese Ausrichtung zu verdeutlichen.
Ein vierteljährlicher Leistungsbeurteilungszyklus ermöglicht es Ihnen, kurzfristige Ziele regelmäßig zu überprüfen und an veränderte Unternehmensprioritäten anzupassen.
Förderung einer kontinuierlichen Feedback-Kultur
Regelmäßige Leistungsbeurteilungen sollten helfen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu fördern.
Sie können eine Unternehmenskultur des kontinuierlichen Feedbacks auch außerhalb formeller Beurteilungen fördern, indem Sie Kanäle für zeitnahes Feedback bereitstellen, zum Beispiel regelmäßige Check-ins und offene Kommunikationsplattformen.
Regelmäßige Einzelgespräche bieten großartige Möglichkeiten, Feedback zu geben und zu erhalten und erleichtern zudem das Leistungsverfolgen.
Weitere wertvolle Möglichkeiten, Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, sind Befragungen, Skip-Level-Meetings und Austrittsgespräche.
Eine weitere gute Möglichkeit, eine kontinuierliche Feedback-Kultur zu fördern, ist die regelmäßige Anerkennung und Belohnung gewünschter Verhaltensweisen und positiver Leistungen – Sie müssen damit nicht bis zur offiziellen Leistungsbeurteilung warten.
Fragen für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Um den Gedanken des offenen Dialogs weiterzuführen, finden Sie hier einige hilfreiche Fragen, die Sie während einer vierteljährlichen Beurteilung stellen können.
Zielausrichtung und Fortschritt
- „Wie schätzen Sie Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Ziele in diesem Quartal ein?“
- „Auf welche Hindernisse sind Sie bei der Zielerreichung gestoßen, und wie haben Sie diese überwunden?“
Stärken und Erfolge
- „Auf welche Erfolge sind Sie in diesem Quartal besonders stolz?“
- „Welche Ihrer Stärken haben zuletzt am meisten zu Ihrem Erfolg beigetragen?“
Verbesserungspotenzial
- „Welche Fähigkeiten oder Bereiche möchten Sie weiterentwickeln?“
- „Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial und welche Unterstützung brauchen Sie dabei?“
Feedback und Feedforward
- „Welches Feedback würdest du dir selbst auf Basis deiner Leistung in diesem Quartal geben?“
- „Was kann ich als Manager tun, um dich im nächsten Quartal besser zu unterstützen?“
Berufliche Entwicklung
- „Gibt es Schulungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten, die du gern nutzen würdest?“
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen würden dir helfen, deine langfristigen Karriereziele zu erreichen?“
Arbeitsumfeld und Wohlbefinden
- „Wie empfindest du deine aktuelle Arbeitsbelastung und Work-Life-Balance?“
- „Hast du Vorschläge, wie wir die Arbeitsabläufe oder Prozesse in unserem Team verbessern können?“
Zukünftige Ziele und Erwartungen
- „Welche Ziele möchtest du dir für das nächste Quartal setzen und warum?“
- „Wie siehst du die Entwicklung deiner Rolle im nächsten Jahr und welche Maßnahmen können wir ergreifen, um dich dabei zu unterstützen?“
Zusammenarbeit im Team und Beziehungen
- „Wie würdest du deine Zusammenarbeit mit dem Team in diesem Quartal beschreiben?“
- „Gibt es jemanden, mit dem du enger zusammenarbeiten möchtest, oder eine Teamdynamik, die du verbessern möchtest?“
Hol dir weitere Inspirationen in unserer Liste mit Leistungsbeurteilungsfragen und Formulierungen für Leistungsbeurteilungen.
Quartalsgespräche fördern ein dynamischeres Leistungsmanagement
Quartalsweise Leistungsbeurteilungen sind ein wachsender Trend im Leistungsmanagement, der für eine fortschrittliche Entwicklung hin zu einem dynamischeren und proaktiveren Leistungsmanagement steht.
Organisationen können so eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und der Verbesserung fördern, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Effektive Kommunikation, Veränderungsmanagement und Schulungen sind entscheidende Bestandteile eines erfolgreichen Übergangs. Sie stellen sicher, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte die Gründe für die Veränderung verstehen und mit den notwendigen Werkzeugen für einen reibungslosen Wechsel ausgestattet sind.
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