Vierteljährliche Leistungsbeurteilung: Anleitung & Vorlage
Eine vierteljährliche Leistungsbeurteilung ist eine häufiger durchgeführte, schlankere Alternative zu traditionellen Jahresgesprächen, die schnelleres Feedback, klarere Ziele und höhere Mitarbeitendenbindung bietet. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die Vorteile von vierteljährlichen Reviews, wie Sie diese effektiv durchführen, und wie Sie Ihr Unternehmen auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umstellen können.
Vorteile von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Wir sind auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umgestiegen, weil er viele Vorteile gegenüber dem oder sogar dem halbjährlichen Bewertungszyklus bietet:
- Spart Zeit: Beim Verfassen der Leistungsbeurteilung müssen nur die Leistungen der letzten drei Monate bewertet werden, und es ist einfacher, eine Jahresbeurteilung auf Basis der bisherigen Bewertungen zusammenzustellen.
- Rechtzeitiges Feedback: Mitarbeitende erhalten häufiger Rückmeldung zu ihrer Leistung, was die Entwicklung und Bindung fördert und hilft, Leistungslücken oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Zielausrichtung: Regelmäßige Reviews sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleiben und alle auf die gleichen Zielvorgaben hinarbeiten.
- Anerkennung und Motivation: Das vierteljährliche Anerkennen von Leistungen kann die Moral und Motivation der Mitarbeitenden steigern und eine kontinuierliche Leistungssteigerung fördern.
- Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Reviews fördern die offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und schaffen ein besseres Verständnis von Erwartungen sowie eine höhere Arbeitszufriedenheit.
- Agilität im Performance Management: Die Organisation kann sich schneller an Veränderungen am Markt oder im Geschäftsumfeld anpassen, indem Ziele und Strategien häufiger angepasst werden.
- Datenbasierte Entscheidungen: Vierteljährliche Beurteilungen liefern mehr Leistungsdaten, die fundierte Entscheidungen z. B. zu Beförderungen, Vergütung und Nachfolgeplanung ermöglichen.
- Kultur des kontinuierlichen Feedbacks: Aufgrund der genannten Vorteile kann die Umstellung auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus dazu beitragen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu fördern.
Ziele von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Vierteljährliche Leistungsbeurteilungen verfolgen ähnliche Ziele wie jährliche Reviews, es gibt jedoch einige Unterschiede.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Ein zentrales Ziel der vierteljährlichen Leistungsbeurteilung ist es, kurzfristigere individuelle Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang zu bringen (eine zentrale Technik des Performance Managements).
Ziele können basierend auf sich ändernden Prioritäten angepasst oder verfeinert werden, und eine Bewertung des Fortschritts in jedem Quartal macht die Ziele oft auch besser erreichbar. Der Fortschritt lässt sich zudem leichter nachverfolgen.
Ein weiteres spezifisches Ziel von vierteljährlichen Reviews ist es, den Fokus auf die letzten drei Monate einzuschränken.
Dadurch werden die Reviews insgesamt taktischer und Review-Fragen beziehen sich auf kürzliche Erfolge und Verbesserungsbereiche. Sie bieten eine Plattform für häufigere Nachverfolgung und sind ein proaktiver Ansatz für das Performance Management.
Was sollte in vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen enthalten sein?
Klingt gut? Hier ist, was vierteljährliche Reviews abdecken sollten.
Leistungskennzahlen
Wir verwenden eine Mischung verschiedener Arten von Leistungsbeurteilungen, einschließlich quantitativer Kennzahlen (z. B. Vertriebs-/Kundendienstziele oder Projektergebnisse) und qualitativer Faktoren (z. B. Teamfähigkeit, Problemlösekompetenz), um die Leistung zu bewerten.
Einige Methoden zur Messung qualitativer Leistung:
- Verhaltensbasierte Bewertungsskalen (BARS): Verwenden Sie eine Bewertungsskala für Leistung, die an spezifische Verhaltensweisen geknüpft ist, um qualitative Merkmale konsistent zu beurteilen.
- 360-Grad-Feedback: Sammeln Sie Feedback aus verschiedenen Quellen, um ein umfassendes Bild der Mitarbeitendenleistung zu erhalten.
- Kompetenzbasierte Checklisten: Überprüfen Sie eine Checkliste zentraler Kompetenzen mit beobachtbaren Verhaltensweisen während der Beurteilungsgespräche.
- Projektergebnisse und Fallstudien: Analysieren Sie Projektergebnisse oder Fallstudien, um Beiträge in Bereichen wie Kreativität und Eigeninitiative zu bewerten.
Zielausrichtung
Überprüfen und passen Sie die Ziele an, damit sie mit den beruflichen Ambitionen der Mitarbeitenden und den strategischen Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen.
Feedback und Feedforward
Geben Sie konstruktives Feedback zur bisherigen Leistung und bieten Sie Feedforward an, das sich auf umsetzbare Vorschläge für zukünftige Verbesserungen konzentriert.
Förderung eines offenen Dialogs
Wir schulen unsere Führungskräfte darin, gezielte Fragen zu stellen, die die Teammitglieder dazu ermutigen, ihre Erfahrungen, Sorgen und Ziele zu teilen. Beispiele sind: „Welche Unterstützung würde Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen?“ und „Welche Fähigkeiten möchten Sie entwickeln?“.
Ermittlung von Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
Diese Gespräche bieten die Möglichkeit, Schulungen, Zertifikate, herausfordernde Projekte oder Mentoring-Möglichkeiten zu identifizieren, die sowohl zu den Karrierezielen der Mitarbeitenden als auch zu den Unternehmensanforderungen passen.
Konkrete Maßnahmen
Schließen Sie das Gespräch, indem Sie spezifische und umsetzbare Schritte festlegen, die Mitarbeitende und Führungskraft im nächsten Quartal unternehmen werden, um Fortschritte zu erzielen. Diese Maßnahmen können neue Aufgaben, Anpassungen an bestehenden Projekten oder Entwicklungsaktivitäten umfassen.
So führen Sie ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch durch
Ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch folgt einem ähnlichen Ablauf wie ein Jahresgespräch, und Liz Lockhart bietet in ihrem Artikel über durchgeführte Leistungsbeurteilungen einen ausgezeichneten Überblick.
Schritt eins: Reflektieren Sie die Leistung Ihres Teams und der Mitarbeiter
Da Sie die Leistungen der letzten drei Monate beurteilen, sollte dieser Schritt weniger Zeit in Anspruch nehmen als bei einem Jahresgespräch.
Neben Leistungshighlights und -tiefs aus Sicht der Führungskraft und der Mitarbeitenden können Sie auch 360-Grad-Feedback von Kolleginnen und Kollegen sowie anderen Führungskräften und Stakeholdern einholen, die mit der Arbeit der Mitarbeitenden vertraut sind.
Zusätzliche Einschätzungen anderer können Voreingenommenheit verringern und helfen, eine umfassendere Leistungsbeurteilung zu erstellen.
Identifizieren Sie außerdem etwaige Herausforderungen, mit denen Ihre Mitarbeitenden konfrontiert waren, und bestimmen Sie, was in deren Einflussbereich lag. Entwickeln Sie dann handlungsorientierte Ideen, um diese Herausforderungen anzugehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.
Suchen Sie nach Bereichen, in denen sich Mitarbeitende im letzten Quartal weiterentwickelt haben, und notieren Sie Verbesserungen in kritischen Bereichen seit der letzten Leistungsbeurteilung.
Schritt zwei: Entwerfen Sie Ihr Feedback entsprechend den Erwartungen an die Rolle
Eine detaillierte Gliederung der Punkte, die Sie ansprechen möchten, unterstützt Sie im Verlauf des Mitarbeitergesprächs.
In der Gliederung sollten Sie konkrete Leistungskennzahlen aus dem vergangenen Quartal hervorheben (diese Kennzahlen sollten auf den Erwartungen an die Rolle basieren).
Anschließend können Sie handlungsorientiertes Feedback geben, das die Mitarbeitenden zur Verbesserung ihrer Leistung im kommenden Quartal verwenden können.
Wenn Sie Leistungsfeedback von Kolleginnen, Kollegen oder anderen Führungspersönlichkeiten eingeholt haben, dann fügen Sie diese Informationen hinzu, um zu zeigen, wie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden das Unternehmen beeinflusst.
Schritt drei: Bereiten Sie sich auf das Mitarbeitergespräch vor
In diesem Schritt erstellen Sie Ihre ausführliche Gliederung in der Reihenfolge, in der das Gespräch verlaufen soll, unter Verwendung der Vorlage für Mitarbeitergespräche Ihrer Organisation (falls Sie keine haben, können Sie den untenstehenden Download verwenden).
Ein guter Einstieg in das Gespräch ist positives Feedback, indem Sie die guten Beiträge des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin im letzten Quartal hervorheben. Sie können die erreichten Meilensteine in Hinblick auf gesetzte Ziele besprechen.
Danach können Sie auf konstruktives Feedback und Wachstumschancen eingehen sowie erläutern, wie Sie die Mitarbeitenden unterstützen möchten. Hier besprechen Sie die erwähnten handlungsorientierten Feedbackpunkte.
Schritt vier: Führen Sie das Mitarbeitergespräch durch
Besprechen Sie mithilfe Ihrer detaillierten Gliederung die Leistungskennzahlen und geben Sie handlungsorientiertes Feedback.
Geben Sie Ihrem Mitarbeitenden die Möglichkeit, über seine Leistung im letzten Quartal zu berichten, und hören Sie aktiv zu, auch wenn Sie anderer Meinung sind. Falls eine Selbsteinschätzung vorliegt, können Sie diese gemeinsam durchgehen.
Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was sie selbst als ihre Verbesserungspotenziale sehen, und sprechen Sie über eventuelle Unterschiede in der Wahrnehmung. Dieser Teil des Gesprächs ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und den Mitarbeitenden Raum zu geben, ihre Perspektiven mitzuteilen.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden anschließend die Gelegenheit, über ihre berufliche Entwicklung zu sprechen, einschließlich der Themen, an denen sie im nächsten Quartal arbeiten möchten.
Fragen Sie abschließend Ihre Mitarbeitenden, wie Sie sie unterstützen können, und bitten Sie um Feedback zu Ihrer eigenen Leistung als Führungskraft.
Ich bin darauf jetzt sehr kurz eingegangen; ich empfehle Ihnen, Mariya Hristovas hervorragenden Artikel zu Best Practices für Leistungsbeurteilungen zu lesen, wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten.
Leistungsbeurteilungs-Template
Erhalten Sie unser Leistungsbeurteilungs-Template!
So gestaltet Ihr Unternehmen den Übergang zu Quartalsgesprächen
Der Wechsel von jährlichen zu quartalsweisen Leistungsbeurteilungen ist ein bedeutsamer Wandel, der Mitarbeitende auf allen Ebenen betrifft.
Nachfolgend finden Sie die Schritte, die mein Unternehmen unternommen hat, um vom jährlichen auf einen quartalsweisen Evaluationszyklus umzusteigen.
Ein Hinweis zu unserem Prozess und Zeitplan: Wir haben weiterhin die Leistungsmanagement-Tools genutzt, die bereits im Einsatz waren. So konnten wir auf eine neue Technologie-Einführung verzichten.
Auch die Vorlage zur Leistungsbewertung blieb im Wesentlichen unverändert. Hätten wir diese geändert, hätte sich unser Zeitplan erheblich verzögert.
Führungsebene ins Boot holen
Wie bei jeder Initiative ist es unerlässlich, vor dem Beginn des Transformationsprozesses das Commitment der Führungsebene für den Umstieg auf Quartalsgespräche zu gewinnen.
Wir haben dazu eine Business Case-Präsentation für das Top-Management entwickelt, in der wir aufzeigten, dass quartalsweise Bewertungen die Leistungssteuerung für Mitarbeitende aller Ebenen optimieren würden, und dabei die bereits genannten Vorteile hervorhoben.
Unsere kurze Argumentation betonte außerdem, dass der Übergang Zeit für Führungskräfte sparen und für alle Mitarbeitenden weniger umständlich sein würde.
Nach dem Einholen der Zustimmung aus der Führungsetage identifizierten wir einige frühe Unterstützer in verschiedenen Geschäftsbereichen, um die Akzeptanz im gesamten Unternehmen weiter zu steigern.
Kommunikation und Change Management
Wir haben mit einem konkreten Termin für den Abschluss der ersten Quartalsgespräche begonnen und von dort aus den Zeitplan rückwärts aufgestellt und einen soliden Change Management- und Kommunikationsplan erstellt.
Mit dem geplanten Startzeitpunkt am Ende des ersten Quartals des kommenden Jahres begannen wir bereits im zweiten Quartal mit den Vorbereitungen, um ausreichend Zeit für eine sorgfältige Einführung dieser Veränderung zu haben.
Wir arbeiteten an Kommunikationsmaßnahmen, die sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräften die Gründe für den Wandel klar und transparent vermittelten. Dafür nutzten wir mehrere Kanäle wie E-Mail und unser Intranet, um möglichst alle Mitarbeitenden zu erreichen.
In unseren Mitteilungen unterstrichen wir die Vorteile von häufigeren Rückmeldungen sowie deren Verknüpfung mit den Unternehmenszielen.
In den gezielten Informationen für Führungskräfte stellten wir klar, dass der Wechsel zu Quartalsgesprächen keine Mehrarbeit bedeutet, sondern den Prozess effizienter macht. Wir zeigten ihnen auch auf, wie sie damit den Fortschritt ihrer Mitarbeitenden bei Zielsetzungen leichter verfolgen konnten.
Schulungen
Ergänzend zu den unternehmensweiten Kommunikationsmaßnahmen entwickelten wir Trainingsprogramme für alle Mitarbeitenden und setzten sie im Format von 20-minütigen Zoom-Sessions um.
In diesen Schulungen wurden die zuvor gesendeten Informationen nochmals betont sowie die notwendigen Werkzeuge und Kenntnisse vermittelt, um den ersten Quartalszyklus der Evaluierung erfolgreich durchzuführen.
Für Führungskräfte gab es zusätzliche Trainings, um sie mit Coaching-Kompetenzen auszustatten, die ihnen helfen sollten, ihre Mitarbeitenden bestmöglich bei deren Entwicklung zu begleiten.
Im Rahmen der Trainings erinnerten wir daran, dass Feedback immer spezifisch, umsetzbar und lösungsorientiert sein soll.
Auswertung und Optimierung
Nach der ersten Runde eines quartalsweisen Leistungsbeurteilungszyklus ist der ideale Zeitpunkt, um Rückmeldungen zum Ablauf einzuholen. Sie können dazu eine kurze Pulsbefragung an alle Mitarbeitenden und Führungskräfte versenden, um deren Einschätzung zu positiven Aspekten sowie Verbesserungspotenzialen zu erhalten.
Meine Organisation wird separate kurze Umfragen (Pulse Surveys) versenden – eine an die Führungskräfte, eine an alle Mitarbeitenden – mit der Bitte um Feedback dazu, wie das vierteljährliche Leistungsbeurteilungsgespräch verlaufen ist. Wir möchten Rückmeldungen aus der gesamten Organisation erhalten, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos läuft und um festzustellen, ob Anpassungen notwendig sind.
Wir werden die Pulsbefragung so anpassen, dass erfragt wird, ob sich Mitarbeitende und Führungskräfte gut vorbereitet gefühlt haben und ob für sie der Prozess reibungslos ablief.
Später im Jahr werden wir ebenfalls nach Feedback fragen, um herauszufinden, ob die vierteljährlichen Zyklen für Leistungsbeurteilungen als weniger aufwendig empfunden werden als der jährliche Zyklus.
Best Practices für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Technologie und Vorlage
Falls Sie das noch nicht tun, empfehle ich, Leistungsmanagement-Software zu nutzen, um den Prozess der vierteljährlichen Beurteilungen zu vereinfachen. Die von Ihnen bereits eingesetzte Software kann einen vierteljährlichen Bewertungszyklus vermutlich unterstützen.
Wir haben zu Beginn unseres Zeitplans festgestellt, dass unsere bestehende Leistungsmanagement-Software problemlos auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umgestellt werden kann. Das ist noch einfacher, wenn Sie ein Tool nutzen, das KI-Funktionen für Leistungsbeurteilungen bietet.
Unabhängig davon, ob Sie neue Software einführen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Vorlage für Leistungsbewertungen zu überarbeiten.
Es kann notwendig sein, Ihre derzeitige Vorlage anzupassen, um den vierteljährlichen Bewertungszyklus widerzuspiegeln.
Überprüfen Sie, ob Ihre aktuellen Vorlagen für Selbst- und Führungsbewertung noch zu Ihren neuen Anforderungen passen.
Zielsetzung und Ausrichtung
Sie sollten individuelle und Teamziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang bringen.
Ermutigen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende dazu, SMARTe (Spezifische, Messbare, Erreichbare, Relevante, Zeitgebundene) Ziele für jedes Quartal zu setzen.
Die übergeordneten Unternehmensziele aufgreifen und in vierteljährliche SMART-Ziele herunterzubrechen, ist eine hervorragende Methode, um die Ausrichtung zu gewährleisten.
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende verstehen, wie ihre individuellen Ziele mit den Unternehmenszielen verknüpft sind – Führungskräfte spielen dabei eine wichtige Rolle, um diese Verbindung klar zu machen.
Ein vierteljährlicher Bewertungszyklus ermöglicht es Ihnen, kurzfristige Ziele regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sich verändernden Prioritäten im Unternehmen Rechnung zu tragen.
Fördern Sie eine Kultur kontinuierlichen Feedbacks
Regelmäßige Leistungsbeurteilungen sollten dazu beitragen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu stärken.
Sie können eine Unternehmenskultur des kontinuierlichen Feedbacks außerhalb formeller Bewertungen fördern, indem Sie Kanäle für Rückmeldungen in Echtzeit schaffen, z. B. durch regelmäßige Check-ins und offene Kommunikationsplattformen.
Regelmäßige Einzelgespräche bieten hervorragende Gelegenheiten, Feedback zu geben und zu empfangen und erleichtern es zudem, die Leistungen zu erfassen.
Weitere wertvolle Methoden zur Einholung von Mitarbeitendenfeedback sind beispielsweise Umfragen, Skip-Level-Meetings und Austrittsgespräche.
Ein weiterer guter Weg, eine kontinuierliche Feedback-Kultur zu etablieren, ist das regelmäßige Anerkennen und Belohnen von gewünschtem Verhalten und positiver Leistung – dafür müssen Sie nicht bis zur nächsten Leistungsbeurteilung warten.
Fragen für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Im Anschluss an meinen Hinweis zur Förderung eines offenen Dialogs finden Sie hier einige nützliche Fragen, die Sie im vierteljährlichen Gespräch stellen können.
Zielausrichtung und Fortschritt
- „Wie beurteilen Sie Ihren Fortschritt bei Ihren Zielen in diesem Quartal?“
- „Vor welche Herausforderungen sind Sie bei der Zielerreichung gestoßen und wie haben Sie diese gemeistert?“
Stärken und Erfolge
- „Auf welche Errungenschaften sind Sie in diesem Quartal besonders stolz?“
- „Welche Ihrer Stärken haben kürzlich am meisten zu Ihrem Erfolg beigetragen?“
Verbesserungspotenzial
- „Welche Fähigkeiten oder Bereiche möchten Sie weiterentwickeln?“
- „Wo hätten Sie Ihrer Meinung nach besser abschneiden können, und welche Unterstützung benötigen Sie?“
Feedback und Feedforward
- „Welches Feedback würden Sie sich selbst auf Grundlage Ihrer Leistung in diesem Quartal geben?“
- „Was kann ich als Führungskraft tun, um Sie im nächsten Quartal besser zu unterstützen?“
Berufliche Entwicklung
- „Gibt es Weiterbildungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten, die Sie verfolgen möchten?“
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen würden Ihnen helfen, Ihre langfristigen Karriereziele zu erreichen?“
Arbeitsumfeld und Wohlbefinden
- „Wie empfinden Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben?“
- „Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung unseres Team-Workflows oder unserer Prozesse?“
Zukünftige Ziele und Erwartungen
- „Welche Ziele möchten Sie sich für das nächste Quartal setzen und warum?“
- „Wie sehen Sie Ihre Rolle in den nächsten zwölf Monaten entwickeln, und welche Schritte können wir unternehmen, um Sie dabei zu unterstützen?“
Teamzusammenarbeit und Beziehungen
- „Wie würden Sie Ihre Zusammenarbeit mit dem Team in diesem Quartal beschreiben?“
- „Gibt es jemanden, mit dem Sie enger zusammenarbeiten möchten, oder eine Teamdynamik, die Sie verbessern möchten?“
Weitere Inspiration finden Sie in unserer Liste von Leitfragen für Leistungsbeurteilungen und Beurteilungsphrasen.
Quartalsgespräche fördern ein dynamischeres Leistungsmanagement
Quartalsweise Leistungsbeurteilungen sind ein wachsender Trend im Leistungsmanagement und stehen für einen fortschrittlichen Wandel hin zu einem dynamischeren und proaktiven Leistungsmanagement-Ansatz.
Organisationen können eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und der stetigen Verbesserung fördern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und so zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Eine effektive Kommunikation, ein gutes Veränderungsmanagement und gezielte Trainings sind wesentliche Komponenten für einen erfolgreichen Übergang, damit sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte die Gründe für den Wandel verstehen und mit den nötigen Werkzeugen für einen reibungslosen Ablauf ausgestattet sind.
Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter
Für weitere Informationen zum Leistungsmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leader. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, die Ihnen helfen, in Ihrer Karriere Fortschritte zu machen und größere Wirkung in Ihrer Organisation zu erzielen.
