Quartalsmäßige Leistungsbewertung: Leitfaden & Vorlage
Unser jährlicher Leistungsbewertungszyklus fühlte sich zunehmend veraltet und umständlich an, daher haben wir beschlossen, auf vierteljährliche Leistungsbeurteilungen umzusteigen.
Im Folgenden gehe ich auf die Vorteile und Ziele von vierteljährlichen Beurteilungen ein, erkläre, wie sie durchgeführt werden, und wie Sie Ihre Organisation auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umstellen können.
Vorteile von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Wir sind auf einen vierteljährlichen Leistungszyklus umgestiegen, da dieser gegenüber dem jährlichen oder sogar halbjährlichen Bewertungszyklus zahlreiche Vorteile bietet:
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- Sparen Zeit: Beim Verfassen der Leistungsbeurteilung müssen die Mitarbeitenden jeweils nur drei Monate Leistung bewerten. Zudem ist es einfacher, zum Jahresende eine Gesamtleistung zu beurteilen, da die vorherigen Bewertungen als Grundlage dienen.
- Rechtzeitiges Feedback: Mitarbeitende erhalten häufiger Rückmeldungen zu ihrer Leistung, was der Entwicklung und Motivation förderlich ist und hilft, etwaige Leistungsdefizite oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Zielausrichtung: Regelmäßige Beurteilungen helfen, die Mitarbeitenden mit den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen, sodass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
- Anerkennung und Motivation: Die Anerkennung von Erfolgen in jedem Quartal kann die Moral und Motivation der Mitarbeitenden steigern und zu einer kontinuierlichen Leistungssteigerung anregen.
- Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Beurteilungen fördern eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, was das gegenseitige Verständnis von Erwartungen und die Arbeitszufriedenheit steigert.
- Agilität im Leistungsmanagement: Die Organisation kann schneller auf Veränderungen am Markt oder im Unternehmensumfeld reagieren, indem Ziele und Strategien häufiger angepasst werden.
- Datenbasierte Entscheidungen: Vierteljährliche Bewertungen liefern mehr Leistungsdaten, die dabei helfen, fundierte Entscheidungen über Beförderungen, Vergütung und Nachfolgeplanung zu treffen.
- Kultur des kontinuierlichen Feedbacks: Durch die genannten Vorteile kann der Wechsel zu einem vierteljährlichen Bewertungszyklus dazu beitragen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu etablieren.
Ziele von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Vierteljährliche Leistungsbeurteilungen verfolgen ähnliche Ziele wie jährliche Beurteilungen, es gibt jedoch einige Unterschiede.
Ein wesentliches Ziel der vierteljährlichen Beurteilungen ist es, kurz- und mittelfristige individuelle Ziele besser mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen (eine wichtige Technik im Leistungsmanagement).
Ziele können je nach wechselnden Prioritäten angepasst oder verfeinert werden, und die vierteljährliche Überprüfung des Fortschritts macht das Erreichen der Ziele realistischer. Zudem lässt sich der Fortschritt einfacher nachverfolgen.
Ein weiteres spezifisches Ziel der vierteljährlichen Beurteilungen ist es, den Fokus auf die jeweils letzten drei Monate zu richten.
Das bedeutet, die Bewertungen sind stärker taktisch ausgerichtet und die Bewertungsfragen konzentrieren sich auf aktuelle Leistungen sowie auf Verbesserungsbereiche. Sie bieten eine Plattform für häufigere Nachbesprechungen und erlauben einen proaktiveren Ansatz im Leistungsmanagement.
Was sollte in vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen enthalten sein?
Klingt gut soweit? Folgendes sollte in den vierteljährlichen Beurteilungen abgedeckt werden.
Leistungskennzahlen
Wir verwenden eine Mischung verschiedener Arten der Leistungsbewertung, darunter quantitative Kennzahlen (z. B. Vertriebs- oder Kundenserviceziele oder Projektergebnisse) sowie qualitative Faktoren (z. B. Teamarbeit, Problemlösungsfähigkeiten), um die Leistung zu bewerten.
Einige Methoden zur Messung qualitativer Leistung:
- Verhaltensverankerte Bewertungsskalen (BARS): Verwenden Sie eine Bewertungsskala, die an spezifisches Verhalten gekoppelt ist, um qualitative Merkmale konsistent zu bewerten.
- 360-Grad-Feedback: Sammeln Sie Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen, um ein umfassendes Bild der Leistung des Mitarbeitenden zu erhalten.
- Kompetenzbasierte Checklisten: Checklisten mit wichtigen Kompetenzen und beobachtbarem Verhalten werden bei den Bewertungen überprüft.
- Projektergebnisse und Fallstudien: Analysieren Sie Projektergebnisse oder Fallbeispiele, um Beiträge in Bereichen wie Kreativität und Eigeninitiative zu beurteilen.
Zielausrichtung
Überprüfen und passen Sie Ziele an, um sie mit den Karrierewünschen des Mitarbeitenden und den strategischen Prioritäten des Unternehmens abzustimmen.
Feedback und Feedforward
Geben Sie konstruktives Feedback zur vergangenen Leistung und bieten Sie Feedforward an, das den Fokus auf umsetzbare Vorschläge für eine zukünftige Verbesserung legt.
Offenen Dialog fördern
Wir schulen unsere Führungskräfte darin, bedeutungsvolle Fragen zu stellen, die Teammitglieder dazu ermutigen, ihre Erfahrungen, Anliegen und Wünsche zu teilen. Beispiele sind „Welche Unterstützung würde Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen?“ und „Welche Fähigkeiten möchten Sie entwickeln?“.
Möglichkeiten für berufliche Entwicklung erkennen
Diese Gespräche bieten die Gelegenheit, Weiterbildungen, Zertifizierungen, herausfordernde Aufgaben oder Mentoring-Chancen zu identifizieren, die sowohl den Karrierezielen der Mitarbeitenden als auch den Unternehmensbedarfen entsprechen.
Konkrete Maßnahmen
Beenden Sie die Beurteilung, indem Sie spezifische, umsetzbare Schritte festlegen, die Mitarbeiter und Führungskraft unternehmen werden, um im nächsten Quartal Fortschritte zu erzielen. Maßnahmen können neue Aufgaben, Anpassungen aktueller Projekte oder Entwicklungsaktivitäten umfassen.
Wie Sie ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch durchführen
Ein vierteljährliches Leistungsbeurteilungsgespräch ähnelt strukturell einem Jahresgespräch, und Liz Lockhart hat in ihrem Artikel über die Durchführung von Mitarbeitergesprächen einen beeindruckenden Leitfaden geschrieben.
Schritt eins: Reflektieren Sie die Leistung Ihres Teams und Ihrer Mitarbeitenden
Da Sie die vergangenen drei Monate bewerten, sollte dieser Schritt weniger Zeit in Anspruch nehmen als ein Jahresgespräch.
Neben Höhepunkten und Schwächen der Leistung aus Sicht der Führungskraft sowie der Mitarbeitenden, können Sie auch 360-Grad-Feedback von Teamkollegen, anderen Führungskräften und Stakeholdern einholen, die mit der Arbeit des Mitarbeitenden vertraut sind.
Zusätzlichen Input von anderen einzuholen, kann Vorurteile reduzieren und eine umfassendere Leistungsbewertung der Teammitglieder ermöglichen.
Identifizieren Sie außerdem Herausforderungen, mit denen Ihre direkten Mitarbeiter konfrontiert waren, und ermitteln Sie, was in ihrem Kontrollbereich lag. Entwickeln Sie dann konkrete, handlungsorientierte Ideen, um diese Herausforderungen anzugehen und Verbesserungsbereiche zu schaffen.
Suchen Sie nach Bereichen, in denen der Mitarbeiter im vorherigen Quartal gewachsen ist, und notieren Sie Verbesserungen in vorherigen Problemfeldern aus dem letzten Mitarbeitergespräch.
Schritt zwei: Erstellen Sie Ihr Feedback, das an die Erwartungen der Rolle gekoppelt ist
Ein detaillierter Entwurf der Punkte, die Sie ansprechen möchten, wird Ihnen während des Beurteilungsgesprächs helfen.
In diesem Entwurf sollten Sie bestimmte Leistungskennzahlen des letzten Quartals hervorheben (diese sollten auf den Erwartungen an die jeweilige Rolle basieren).
Anschließend können Sie handlungsorientiertes Feedback geben, das die Person nutzen kann, um ihre Leistung im kommenden Quartal zu verbessern.
Haben Sie Feedback von Kollegen oder anderen Führungskräften eingeholt, dann binden Sie diese Informationen ein, um zu zeigen, wie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden andere im Unternehmen beeinflusst.
Schritt drei: Bereiten Sie die Durchführung des Mitarbeitergesprächs vor
In diesem Schritt erstellen Sie Ihren detaillierten Gesprächsleitfaden in der Reihenfolge, wie das Gespräch verlaufen soll – unter Verwendung der Vorlage für Mitarbeitergespräche Ihrer Organisation (falls Sie keine haben, können Sie den untenstehenden Download nutzen).
Ein guter Einstieg in das Gespräch ist positives Feedback, indem Sie die positiven Beiträge der Person für das Team im letzten Quartal hervorheben. Sie können gemeinsam über die erreichten Meilensteine in Bezug auf ihre Ziele sprechen.
Sie können dann zum konstruktiven Feedback und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung überleiten, einschließlich Ideen, wie Sie den Mitarbeitenden unterstützen wollen. Hier besprechen Sie die genannten handlungsorientierten Feedbackpunkte.
Schritt vier: Führen Sie das Mitarbeitergespräch durch
Nutzen Sie Ihren detaillierten Gesprächsleitfaden, um über Leistungskennzahlen zu sprechen und handlungsorientiertes Feedback zu geben.
Geben Sie Ihrem direkten Mitarbeitenden die Möglichkeit, von seiner Leistung im vergangenen Quartal zu berichten, und hören Sie aktiv zu, auch wenn Sie dessen Sichtweise nicht teilen. Wenn eine Selbsteinschätzung vorliegt, können Sie diese gemeinsam besprechen.
Fragen Sie Ihren Mitarbeitenden, welche Verbesserungsbereiche er oder sie sieht, und sprechen Sie etwaige Diskrepanzen an. Dieser Gesprächsteil ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihre Sichtweisen einzubringen.
Geben Sie Ihrem Teammitglied anschließend die Zeit, über seine berufliche Entwicklung zu sprechen, einschließlich der Themen, die es im nächsten Quartal angehen möchte.
Fragen Sie abschließend Ihren Mitarbeitenden, wie Sie ihn oder sie unterstützen können, und bitten Sie um Feedback zu Ihrer eigenen Leistung als Führungskraft.
Ich habe diesen Punkt jetzt recht zügig behandelt. Ich empfehle, Mariya Hristovas hervorragenden Artikel über Best Practices für Mitarbeitergespräche zu lesen, um tiefer ins Thema einzusteigen.
Vorlage für Leistungsbeurteilungen
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So führen Sie in Ihrem Unternehmen vierteljährliche Leistungsbeurteilungen ein
Der Wechsel von jährlichen zu vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen ist für jedes Unternehmen eine bedeutende Veränderung, die Mitarbeitende auf allen Ebenen betrifft.
Im Folgenden finden Sie die Schritte, die unser Unternehmen unternommen hat, um von einem jährlichen zu einem vierteljährlichen Beurteilungszyklus zu wechseln.
Ein Hinweis zu unserem Ablauf und Zeitplan: Wir haben die gleichen Leistungsmanagement-Tools genutzt, die bereits im Einsatz waren, sodass keine neue Technologie implementiert werden musste.
Auch die Vorlage für Leistungsbeurteilungen haben wir weitgehend beibehalten. Hätten wir daran etwas geändert, hätte das unseren Zeitplan erheblich beeinflusst.
Einbindung der Führungsebene sicherstellen
Wie bei jeder Initiative ist es notwendig, vor dem Start die Zustimmung der Führungsebene einzuholen, bevor Sie auf vierteljährliche Leistungsbeurteilungen umstellen.
Wir haben ein Business Case für die Geschäftsleitung vorbereitet und aufgezeigt, dass vierteljährliche Beurteilungen den Leistungsmanagementprozess für Mitarbeitende aller Ebenen optimieren – und die oben genannten Vorteile hervorheben.
Unser Elevator Pitch betonte zudem, dass der Wechsel Zeit für Führungskräfte sparen und für alle Mitarbeitenden weniger umständlich sein würde.
Nachdem wir die Zustimmung der Führungsebene erhalten hatten, identifizierten wir einige frühe Unterstützer im Unternehmen, um eine breitere Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu erreichen.
Kommunikation und Change Management
Wir planten einen konkreten Termin für die ersten vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen und arbeiteten dann rückwärts, um unseren Zeitplan zu definieren. Dabei entwickelten wir ein umfassendes Change-Management- und Kommunikationskonzept.
Mit dem Ziel, zum Ende des ersten Quartals des kommenden Jahres zu starten, begannen wir bereits im 2. Quartal mit der detaillierten Planung, um ausreichend Zeit für eine solide Umsetzung zu haben.
Unsere Kommunikation sollte die Gründe für die Veränderung deutlich machen – an Mitarbeitende und Führungskräfte. Wir haben verschiedene Kanäle dafür genutzt, unter anderem E-Mail und unser Intranet, damit alle Mitarbeitenden erreicht werden.
Wir betonten in der Kommunikation die Vorteile von häufigeren Rückmeldungen und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele.
In der Kommunikation an Führungskräfte wurde besonders hervorgehoben, dass die Umstellung auf vierteljährliche Beurteilungen keinen Mehraufwand bedeutet und den Prozess sogar verschlankt. Zudem zeigten wir, wie sie dadurch die Zielerreichung ihrer Mitarbeitenden besser nachverfolgen können.
Schulungen
Neben den unternehmensweiten Informationen haben wir Trainings für alle Mitarbeitenden entwickelt und diese in 20-minütigen Zoom-Sessions durchgeführt.
In diesen Schulungen wurden die bisherigen Informationen wiederholt und Mitarbeitende sowie Führungskräfte mit den nötigen Werkzeugen und Informationen versorgt, um den ersten vierteljährlichen Bewertungszyklus erfolgreich zu absolvieren.
Darüber hinaus gab es für Führungskräfte Zusatztrainings, um sie mit Coaching-Kompetenzen für die Begleitung der Mitarbeitenden in ihrer beruflichen Entwicklung auszustatten.
Im Rahmen der Schulungen erinnern wir Führungskräfte daran, Feedback möglichst konkret, umsetzbar und auf die Weiterentwicklung fokussiert zu geben.
Überprüfen und anpassen
Nach der ersten Runde der vierteljährlichen Beurteilungen ist der richtige Zeitpunkt für Feedback. Sie können eine kurze Pulsbefragung an alle Mitarbeitenden und Führungskräfte senden, um ihre Sicht zu erfahren: Was hat gut funktioniert, wo gibt es Verbesserungspotenzial?
In unserem Unternehmen werden gesonderte Pulsbefragungen an Führungskräfte und alle Mitarbeitenden verschickt, um Rückmeldungen zum Ablauf der vierteljährlichen Beurteilungen zu erhalten. Wir möchten wissen, wie das Verfahren ankommt, ob der Prozess reibungslos läuft und ob Anpassungen erforderlich sind.
Die Pulsbefragung fragt gezielt, ob sich Mitarbeitende und Führungskräfte vorbereitet fühlten und ob sie den Prozess als reibungslos empfanden.
Später im Jahr holen wir nochmals Feedback ein, um zu beurteilen, ob sich das vierteljährliche Verfahren weniger aufwendig anfühlt als das jährliche.
Best Practices für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Technologie und Vorlage
Falls noch nicht geschehen, rate ich Ihnen, eine Software für Leistungsmanagement einzusetzen, um den Prozess der vierteljährlichen Beurteilungen zu verschlanken. Die Software, die Sie aktuell nutzen, kann in der Regel auch einen vierteljährlichen Zyklus abbilden.
Wir haben zu Beginn unseres Zeitplans festgestellt, dass unsere aktuelle Leistungsmanagement-Software auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umgestellt werden könnte. Das wird noch einfacher, wenn Sie ein Tool verwenden, das KI-Funktionen für Leistungsbeurteilungen anbietet.
Unabhängig davon, ob Sie eine neue Software einführen oder nicht, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Vorlage für Leistungsbewertungen zu überprüfen.
Sie müssen Ihre aktuelle Vorlage möglicherweise anpassen, um einen vierteljährlichen Bewertungszyklus zu ermöglichen.
Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Vorlagen für die Selbsteinschätzung und die Managerbewertung zu Ihren neuen Anforderungen passen.
Zielsetzung und Ausrichtung
Sie sollten individuelle und Teamziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang bringen.
Ermutigen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende, für jedes Quartal SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert) zu setzen.
Die übergeordneten Unternehmensziele in vierteljährliche SMART-Ziele zu unterteilen, ist eine hervorragende Methode, um die Ausrichtung sicherzustellen.
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende verstehen, wie ihre individuellen Ziele mit denen des Unternehmens übereinstimmen; Führungskräfte spielen dabei eine Schlüsselrolle, indem sie helfen, diese Ausrichtung zu vermitteln.
Ein vierteljährlicher Leistungsüberprüfungszyklus ermöglicht es Ihnen, kurzfristige Ziele regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um veränderten Prioritäten im Unternehmen Rechnung zu tragen.
Fördern Sie eine kontinuierliche Feedback-Kultur
Regelmäßige Leistungsüberprüfungen sollten helfen, eine Kultur fortlaufenden Feedbacks zu fördern.
Sie können eine Unternehmenskultur des kontinuierlichen Feedbacks auch außerhalb formaler Bewertungen fördern, indem Sie Kanäle für Echtzeit-Feedback schaffen, zum Beispiel durch regelmäßige Abstimmungen und offene Kommunikationsplattformen.
Regelmäßige Einzelgespräche sind großartige Gelegenheiten, um Feedback zu geben und zu erhalten, und machen es außerdem einfach, die Leistung nachzuverfolgen.
Weitere wertvolle Methoden zur Einholung von Mitarbeiterfeedback sind Umfragen, Skip-Level-Meetings und Austrittsgespräche.
Eine weitere gute Möglichkeit, eine kontinuierliche Feedback-Kultur zu schaffen, ist es, gewünschte Verhaltensweisen und positive Leistungen regelmäßig anzuerkennen und zu belohnen – Sie müssen damit nicht bis zur Leistungsbeurteilung warten.
Fragen, die Sie während vierteljährlicher Leistungsbeurteilungen stellen können
Anknüpfend an das oben Gesagte zur Förderung des offenen Dialogs finden Sie hier einige nützliche Fragen für vierteljährliche Reviews.
Zielausrichtung und Fortschritt
- „Wie schätzen Sie Ihren Fortschritt bei Ihren Zielen in diesem Quartal ein?“
- „Welche Hindernisse sind Ihnen auf dem Weg zu Ihren Zielen begegnet und wie haben Sie diese überwunden?“
Stärken und Erfolge
- „Auf welche Erfolge sind Sie in diesem Quartal besonders stolz?“
- „Welche Ihrer Stärken haben zuletzt am meisten zu Ihrem Erfolg beigetragen?“
Verbesserungsbereiche
- „Welche Kompetenzen oder Bereiche möchten Sie weiterentwickeln?“
- „Wo hätten Sie Ihrer Meinung nach besser abschneiden können und welche Unterstützung benötigen Sie?“
Feedback und Feedforward
- „Welches Feedback würden Sie sich basierend auf Ihrer Leistung in diesem Quartal geben?“
- „Was kann ich als Führungskraft tun, um Sie im nächsten Quartal besser zu unterstützen?“
Berufliche Entwicklung
- „Gibt es Weiterbildungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten, die Sie wahrnehmen möchten?“
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen würden Ihnen helfen, Ihre langfristigen Karriereziele zu erreichen?“
Arbeitsumfeld und Wohlbefinden
- „Wie empfinden Sie Ihr aktuelles Arbeitspensum und Ihre Work-Life-Balance?“
- „Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung unseres Team-Workflows oder von Prozessen?“
Zukünftige Ziele und Erwartungen
- „Welche Ziele möchten Sie für das nächste Quartal setzen und warum?“
- „Wie sehen Sie Ihre Rolle in den kommenden zwölf Monaten weiterentwickeln, und welche Schritte können wir unternehmen, um Sie dabei zu unterstützen?“
Teamzusammenarbeit und Beziehungen
- „Wie würden Sie Ihre Zusammenarbeit mit dem Team in diesem Quartal beschreiben?“
- „Gibt es jemanden, mit dem Sie gerne enger zusammenarbeiten würden, oder gibt es eine Teamdynamik, die Sie verbessern möchten?“
Weitere Inspiration finden Sie in unserer Liste mit Leistungsbeurteilungsfragen und Formulierungen für Leistungsbeurteilungen.
Quartalsgespräche fördern ein dynamischeres Leistungsmanagement
Quartalsweise Leistungsbeurteilungen sind ein zunehmender Trend im Leistungsmanagement und stehen für eine fortschrittliche Entwicklung hin zu einem dynamischeren und proaktiven Ansatz im Leistungsmanagement.
Organisationen können damit eine Kultur kontinuierlichen Feedbacks und ständiger Verbesserung fördern, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und so zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Effektive Kommunikation, Change Management und Schulungen sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Umstellung und stellen sicher, dass sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte die Gründe für den Wandel verstehen und mit den notwendigen Werkzeugen für einen reibungslosen Übergang ausgestattet sind.
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