Vierteljährliche Leistungsbewertung: Anleitung & Vorlage
Ein vierteljährliches Leistungsbeurteilungsgespräch ist eine häufigere, schlankere Alternative zu traditionellen jährlichen Gesprächen und bietet schnelleres Feedback, klarere Ziele und ein höheres Mitarbeiterengagement. In diesem Artikel zeige ich Ihnen die Vorteile von vierteljährlichen Reviews, wie Sie diese effektiv durchführen und wie Sie Ihr Unternehmen auf einen vierteljährlichen Review-Zyklus umstellen können.
Vorteile von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Wir sind auf einen vierteljährlichen Leistungszyklus umgestiegen, weil er viele Vorteile gegenüber dem oder sogar dem halbjährlichen Review bietet:
- Sparen Zeit: Beim Schreiben der Leistungsbeurteilung müssen die Mitarbeitenden nur die letzten drei Monate jeder Periode bewerten. Ein Jahresend-Review lässt sich zudem einfacher anhand der gesammelten Reviews verfassen.
- Zeitnahes Feedback: Mitarbeitende erhalten häufiger Feedback zu ihrer Leistung, was deren Entwicklung und Engagement fördert und dabei hilft, etwaige Leistungslücken oder Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Zielausrichtung: Regelmäßige Gespräche helfen, die Mitarbeitenden auf die Ziele des Unternehmens auszurichten und sorgen dafür, dass alle am selben Strang ziehen.
- Anerkennung und Motivation: Vierteljährliche Anerkennung von Erfolgen kann die Mitarbeitermotivation und -moral stärken und kontinuierliche Leistungsverbesserung fördern.
- Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Reviews fördern die offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden und sorgen für ein besseres Verständnis der Erwartungen und mehr Zufriedenheit im Job.
- Agilität im Leistungsmanagement: Das Unternehmen kann Ziele und Strategien regelmäßig an sich verändernde Markt- oder Geschäftsumfelder anpassen.
- Datenbasierte Entscheidungen: Vierteljährliche Reviews liefern mehr Leistungsdaten und ermöglichen fundierte Entscheidungen zu Beförderungen, Vergütungen und Nachfolgeplanung.
- Kultur des kontinuierlichen Feedbacks: Aufgrund der oben genannten Vorteile kann der Wechsel zu einem vierteljährlichen Review-Zyklus helfen, eine Feedback-Kultur zu etablieren.
Ziele von vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen
Vierteljährliche Leistungsbeurteilungen verfolgen ähnliche Ziele wie jährliche Gespräche, weisen aber einige Unterschiede auf.
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Ein wesentliches Ziel der vierteljährlichen Beurteilungen ist es, kurzfristigere individuelle Ziele an die übergeordneten Unternehmensziele anzugleichen (eine wichtige Leistungsmanagement-Technik).
Ziele können je nach Priorität angepasst werden und die vierteljährliche Überprüfung des Fortschritts macht Zielerreichung machbarer. Außerdem lässt sich der Fortschritt leichter nachverfolgen.
Ein weiteres spezifisches Ziel von vierteljährlichen Reviews ist es, den Fokus auf die vergangenen drei Monate einzugrenzen.
Das bedeutet, die Gespräche sind taktischer und Review-Fragen beziehen sich auf aktuelle Erfolge und Verbesserungsbereiche. Es gibt eine Plattform für häufigere Nachverfolgungen und es ist ein proaktiverer Ansatz für das Leistungsmanagement.
Was in vierteljährliche Leistungsbeurteilungen gehört
Klingt gut soweit? Das sollten Sie in vierteljährlichen Reviews behandeln.
Leistungskennzahlen
Wir verwenden eine Mischung verschiedener Arten von Leistungsbeurteilungen, darunter quantitative Kennzahlen (z. B. Verkaufs- oder Kundenservicetargets oder Projektergebnisse) und qualitative Faktoren (z. B. Teamfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit), um die Leistung zu bewerten.
Einige Methoden zur Messung qualitativer Leistung:
- Verhaltensorientierte Bewertungsskalen (BARS): Verwendung einer Leistungsbewertungsskala, die auf konkreten Verhaltensweisen basiert, zur konsistenten Beurteilung qualitativer Merkmale.
- 360-Grad-Feedback: Einholen von Feedback aus verschiedenen Quellen, um ein umfassendes Bild der Leistung der Mitarbeitenden zu erhalten.
- Kompetenzbasierte Checklisten: Überprüfung einer Liste zentraler Kompetenzen mit beobachtbaren Verhaltensweisen während der Evaluation.
- Projektergebnisse und Fallstudien: Analyse von Projektresultaten oder Fallbeispielen, um Beiträge in Bereichen wie Kreativität und Eigeninitiative zu bewerten.
Zielausrichtung
Überprüfen und passen Sie die Ziele an, um sie mit den Karriereaspirationen der Mitarbeitenden und den strategischen Prioritäten des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Feedback und Feedforward
Geben Sie konstruktives Feedback zur bisherigen Leistung und bieten Sie Feedforward an, das sich auf umsetzbare Vorschläge für zukünftige Verbesserungen konzentriert.
Offenen Dialog fördern
Wir schulen unsere Führungskräfte darin, sinnvolle Fragen zu stellen, die Teammitglieder dazu ermutigen, ihre Erfahrungen, Sorgen und Ziele zu teilen. Beispiele hierfür sind: „Welche Unterstützung würde Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen?“ und „Welche Fähigkeiten möchten Sie entwickeln?“.
Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung erkennen
Diese Gespräche bieten die Gelegenheit, Schulungen, Zertifizierungen, herausfordernde Projekte oder Mentoring-Möglichkeiten zu identifizieren, die sowohl zu den Karrierezielen der Mitarbeitenden als auch zu den Unternehmensbedürfnissen passen.
Konkrete Maßnahmen
Beenden Sie das Gespräch mit der Festlegung spezifischer und umsetzbarer Schritte, die sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskraft unternehmen, um Fortschritte im nächsten Quartal sicherzustellen. Diese Maßnahmen können neue Aufgaben, Anpassungen aktueller Projekte oder Weiterbildungsaktivitäten umfassen.
So führen Sie ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch durch
Ein vierteljährliches Mitarbeitergespräch folgt einer ähnlichen Struktur wie ein jährliches Gespräch. Liz Lockhart bietet in ihrem Artikel einen hervorragenden Deep Dive zum Durchführen von Leistungsbeurteilungen.
Schritt 1: Reflektieren Sie die Leistung Ihres Teams und Ihrer Mitarbeitenden
Da Sie die Leistungen der letzten drei Monate beurteilen, sollte dieser Schritt weniger Zeit in Anspruch nehmen als bei einem jährlichen Gespräch.
Neben den aus Sicht der Führungskraft und der Mitarbeitenden erzielten Leistungshöhepunkten und -tiefpunkten können Sie auch 360-Grad-Feedback von anderen Teammitgliedern, Führungskräften und Stakeholdern einholen, die mit der Arbeit der Mitarbeitenden vertraut sind.
Zusätzliche Rückmeldungen von anderen einzuholen, kann Vorurteile reduzieren und ermöglicht eine umfassendere Beurteilung der Teamleistung.
Identifizieren Sie außerdem alle Herausforderungen, mit denen Ihre Mitarbeitenden konfrontiert waren, und bestimmen Sie, was in ihrem Einflussbereich lag. Entwickeln Sie anschließend umsetzungsorientierte Ideen, um diese Herausforderungen anzugehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu schaffen.
Suchen Sie nach Entwicklungsschritten der Mitarbeitenden im vergangenen Quartal und halten Sie Verbesserungen in zuvor problematischen Bereichen seit der letzten Leistungsbeurteilung fest.
Schritt 2: Formulieren Sie Ihr Feedback entsprechend der Erwartungen an die Rolle
Eine detaillierte Gliederung der zu besprechenden Punkte erleichtert das Mitarbeitergespräch.
In der Gliederung sollten Sie besondere Leistungskennzahlen aus dem vergangenen Quartal hervorheben (diese Kennzahlen basieren auf den Erwartungen an die jeweilige Rolle).
Anschließend können Sie handlungsorientiertes Feedback geben, anhand dessen die Mitarbeitenden ihre Leistung im nächsten Quartal verbessern können.
Falls Sie Feedback von Kollegen oder anderen Führungskräften eingeholt haben, sollten Sie diese Informationen mit aufnehmen, um aufzuzeigen, wie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden andere im Unternehmen beeinflussen.
Schritt 3: Bereiten Sie die Durchführung des Mitarbeitergesprächs vor
In diesem Schritt erstellen Sie Ihre detaillierte Gliederung entsprechend dem gewünschten Ablauf des Gesprächs – idealerweise unter Verwendung der Vorlage für Mitarbeitergespräche Ihres Unternehmens (falls Sie keine haben, können Sie den untenstehenden Download nutzen).
Ein gelungener Gesprächseinstieg sind positive Rückmeldungen, die die guten Beiträge der Person im letzten Quartal hervorheben. Diskutieren Sie dabei die Meilensteine, die sie auf dem Weg zu ihren Zielen erreicht hat.
Sie können dann zum konstruktiven Feedback und zu Entwicklungsmöglichkeiten übergehen, und erläutern, wie Sie den Mitarbeitenden bei der Weiterentwicklung unterstützen wollen. Hier besprechen Sie auch die handlungsorientierten Feedback-Punkte.
Schritt 4: Führen Sie das Mitarbeitergespräch durch
Sprechen Sie anhand Ihrer Gliederung die Leistungskennzahlen an und geben Sie handlungsorientiertes Feedback.
Geben Sie Ihrem direkten Mitarbeitenden Gelegenheit, über die eigene Leistung im letzten Quartal zu sprechen, und hören Sie aktiv zu – auch wenn Sie nicht in allem seiner/Ihrer Sichtweise zustimmen. Falls der Mitarbeitende eine Selbsteinschätzung erstellt hat, können Sie diese nun gemeinsam durchgehen.
Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was sie selbst als ihre Verbesserungsbereiche sehen, und besprechen Sie etwaige Abweichungen. Dieser Teil des Gesprächs ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, ihre Sichtweisen zu teilen.
Geben Sie Ihren Mitarbeitenden anschließend Zeit, über ihre berufliche Entwicklung zu sprechen, einschließlich der Themen, an denen sie im nächsten Quartal arbeiten möchten.
Zum Schluss fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie Sie sie unterstützen können, und bitten Sie um Feedback zu Ihrer Leistung als Führungskraft.
Ich habe dieses Thema nur kurz angeschnitten; ich empfehle, Mariya Hristovas ausgezeichneten Artikel zu den Best Practices für Leistungsbeurteilungen für eine vertiefte Auseinandersetzung zu lesen.
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So stellen Sie Ihr Unternehmen auf vierteljährliche Leistungsbeurteilungen um
Der Wechsel von jährlichen zu vierteljährlichen Leistungsbeurteilungen ist eine bedeutende Veränderung für jedes Unternehmen, die Mitarbeitende auf allen Ebenen betrifft.
Im Folgenden finden Sie die Schritte, die meine Organisation unternommen hat, um von einem jährlichen zu einem vierteljährlichen Zyklus für Leistungsbeurteilungen zu wechseln.
Ein Hinweis zu unserem Prozess und Zeitplan: Wir haben die gleichen Leistungsmanagement-Tools genutzt, die wir bereits im Einsatz hatten, sodass keine Einführung neuer Technologie notwendig war.
Wir haben auch die Vorlage für Leistungsbeurteilungen größtenteils unverändert gelassen. Hätten wir diese angepasst, hätte sich unser Zeitplan erheblich verlängert.
Führungsebene überzeugen
Wie bei jeder Initiative müssen Sie sich die Unterstützung der Führungsebene sichern, bevor Sie mit der Umstellung auf vierteljährliche Leistungsbeurteilungen beginnen.
Wir haben eine Business-Case-Präsentation für die oberste Führungsebene erarbeitet, die zeigte, dass vierteljährliche Bewertungen den Leistungsmanagementprozess für Mitarbeitende auf allen Ebenen optimieren würden; dabei wurden insbesondere die oben aufgeführten Vorteile hervorgehoben.
In unserem Elevator Pitch haben wir zudem betont, dass die Umstellung Managern Zeit spart und für alle Mitarbeitenden weniger aufwendig ist.
Nachdem wir die Unterstützung der Führungsebene erhalten hatten, haben wir einige frühe Befürworter im Unternehmen identifiziert, um eine breitere Akzeptanz zu erzielen.
Kommunikation und Change Management
Wir haben mit einem konkreten Zieltermin für die ersten vierteljährlichen Bewertungen gestartet und von dort rückwärts geplant, um unseren Zeitplan zu gestalten und einen strukturierten Change-Management- und Kommunikationsplan zu entwickeln.
Mit einem geplanten Start am Ende des ersten Quartals des kommenden Jahres begannen wir mit der Ausarbeitung im zweiten Quartal, um sicherzustellen, dass uns genügend Zeit zur Verfügung stand, die Umstellung sauber umzusetzen.
Wir haben Mitteilungen erarbeitet, um die Gründe für die Veränderung sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften klar zu machen. Wir nutzten verschiedene Kanäle wie E-Mail und unser Intranet, um alle Mitarbeitenden zu erreichen.
In der Kommunikation haben wir die Vorteile von häufigerer Rückmeldung und deren Ausrichtung auf die Unternehmensziele betont.
Bei der Kommunikation an Führungskräfte haben wir insbesondere hervorgehoben, dass die Umstellung auf vierteljährliche Bewertungen ihre Arbeitsbelastung nicht erhöht, sondern den Prozess sogar vereinfacht. Außerdem haben wir gezeigt, wie sie mit dem neuen Zyklus den Fortschritt ihrer Mitarbeitenden bei Zielerreichung besser nachverfolgen können.
Schulungen
Zusätzlich zur unternehmensweiten Kommunikation haben wir Schulungsprogramme für alle Mitarbeitenden entwickelt und in 20-minütigen Zoom-Sitzungen abgehalten.
In diesen Trainings wurden die vorangegangenen Informationen wiederholt, darüber hinaus bekamen Mitarbeitende und Führungskräfte die Tools und Infos an die Hand, um den ersten vierteljährlichen Bewertungszyklus erfolgreich zu absolvieren.
Zusätzlich haben wir speziell für Führungskräfte weitere Schulungen angeboten, um sie mit Coaching-Fähigkeiten auszustatten, damit sie ihre Mitarbeitenden in deren beruflicher Entwicklung unterstützen können.
Im Rahmen der Schulung erinnerten wir Führungskräfte daran, Rückmeldungen so zu geben, dass sie konkret, umsetzbar und auf Verbesserung ausgerichtet sind.
Überprüfung und Weiterentwicklung
Nach der ersten Runde eines vierteljährlichen Leistungsbeurteilungszyklus ist ein guter Zeitpunkt, um Feedback dazu zu sammeln, wie es gelaufen ist. Sie können allen Mitarbeitenden und Führungskräften eine kurze Umfrage schicken, um deren Eindrücke zu erhalten – was gut lief und was verbessert werden könnte.
Meine Organisation wird separate Kurzbefragungen versenden, eine an Führungskräfte und eine an alle Mitarbeitenden, um Feedback zum Ablauf der vierteljährlichen Leistungsbeurteilung einzuholen. Wir möchten von der Organisation hören, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos abläuft und um festzustellen, ob Änderungen erforderlich sind.
Wir werden die Kurzbefragung gezielt darauf ausrichten, ob sich Mitarbeitende und Führungskräfte vorbereitet fühlten und ob der Prozess für sie reibungslos verlief.
Wir werden außerdem später im Jahr nach Feedback fragen, um zu beurteilen, ob sich die vierteljährlichen Bewertungen weniger aufwändig als ein jährlicher Zyklus anfühlen.
Best Practices für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Technologie und Vorlagen
Falls Sie es noch nicht tun, empfehle ich, Software für Leistungsmanagement einzusetzen, um den vierteljährlichen Bewertungsprozess zu optimieren. Die von Ihnen bereits genutzte Software unterstützt wahrscheinlich schon einen vierteljährlichen Bewertungszyklus.
Wir haben zu Beginn unseres Zeitplans festgestellt, dass unsere aktuelle Leistungsmanagement-Software auf einen vierteljährlichen Bewertungszyklus umgestellt werden kann. Noch einfacher wird es, wenn Sie ein Tool nutzen, das KI-Funktionen für Leistungsbeurteilungen bietet.
Unabhängig davon, ob Sie neue Software einführen oder nicht, ist dies ein guter Zeitpunkt, Ihre Vorlage für Leistungsbewertungen zu überprüfen.
Sie müssen eventuell Anpassungen an Ihrer aktuellen Vorlage vornehmen, um einen vierteljährlichen Bewertungszyklus zu ermöglichen.
Überprüfen Sie, ob Ihre bestehenden Vorlagen für Selbsteinschätzung und Führungskräftebewertung den neuen Anforderungen entsprechen.
Zielsetzung und Ausrichtung
Sie sollten individuelle und Teamziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang bringen.
Ermutigen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende, für jedes Quartal SMART (Spezifische, Messbare, Erreichbare, Relevante und Zeitgebundene) Ziele zu setzen.
Die übergeordneten Unternehmensziele auf vierteljährliche SMART-Ziele herunterzubrechen, ist eine gute Methode, um die Ausrichtung sicherzustellen.
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende verstehen, wie ihre eigenen Ziele zu den Unternehmenszielen passen. Führungskräfte haben eine wichtige Rolle dabei, dieses Verständnis zu vermitteln.
Ein vierteljährlicher Bewertungszyklus ermöglicht es Ihnen, kurzfristige Ziele regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sie an sich ändernde Prioritäten im Unternehmen anzupassen.
Eine Feedback-Kultur fördern
Regelmäßige Leistungsbeurteilungen sollten dazu beitragen, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu fördern.
Eine Feedback-Kultur über formelle Bewertungen hinaus lässt sich durch die Bereitstellung von Kanälen für unmittelbares Feedback fördern, etwa durch regelmäßige Check-ins und offene Kommunikationsplattformen.
Regelmäßige Einzelgespräche bieten hervorragende Möglichkeiten, Feedback zu geben und zu erhalten sowie die Leistung zu verfolgen.
Weitere wertvolle Methoden zur Einholung von Feedback sind Umfragen, Skip-Level-Meetings und Austrittsinterviews.
Eine weitere gute Möglichkeit, eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu schaffen, besteht darin, gewünschtes Verhalten und positive Leistungen regelmäßig anzuerkennen und zu belohnen – Sie müssen nicht bis zur nächsten Leistungsbeurteilung warten.
Fragen für vierteljährliche Leistungsbeurteilungen
Anknüpfend an meine vorherigen Ausführungen zur Förderung eines offenen Dialogs sind hier einige nützliche Fragen für vierteljährliche Feedbackgespräche.
Zielausrichtung und Fortschritt
- „Wie schätzen Sie Ihren Fortschritt hin zu Ihren Zielen in diesem Quartal ein?“
- „Welche Hindernisse sind Ihnen bei der Zielerreichung begegnet und wie haben Sie diese überwunden?“
Stärken und Erfolge
- „Auf welche Erfolge sind Sie in diesem Quartal besonders stolz?“
- „Welche Ihrer Stärken haben zuletzt am meisten zu Ihrem Erfolg beigetragen?“
Verbesserungsbereiche
- „Welche Fähigkeiten oder Bereiche möchten Sie weiterentwickeln?“
- „In welchen Bereichen hätten Sie besser abschneiden können und welche Unterstützung benötigen Sie?“
Feedback und Feedforward
- „Welches Feedback würden Sie sich selbst basierend auf Ihrer Leistung in diesem Quartal geben?“
- „Was kann ich als Manager tun, um Sie im nächsten Quartal besser zu unterstützen?“
Berufliche Weiterentwicklung
- „Gibt es Aus- oder Weiterbildungsangebote, die Sie gerne wahrnehmen möchten?“
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen würden Ihnen helfen, Ihre langfristigen Karriereziele zu erreichen?“
Arbeitsumfeld und Wohlbefinden
- „Wie empfinden Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung und die Balance zwischen Arbeit und Privatleben?“
- „Haben Sie Vorschläge zur Verbesserung unseres Team-Workflows oder unserer Arbeitsprozesse?“
Ziele und Erwartungen für die Zukunft
- „Welche Ziele möchten Sie sich für das nächste Quartal setzen und warum?“
- „Wie sehen Sie die Entwicklung Ihrer Rolle im kommenden Jahr, und welche Schritte können wir gemeinsam unternehmen, um dies zu unterstützen?“
Teamzusammenarbeit und Beziehungen
- „Wie würden Sie Ihre Zusammenarbeit mit dem Team in diesem Quartal beschreiben?“
- „Gibt es jemanden, mit dem Sie enger zusammenarbeiten möchten, oder gibt es eine Teamdynamik, die Sie gerne verbessern würden?“
Weitere Inspiration finden Sie in unserer Liste von Leistungsbeurteilungsfragen und Leistungsbeurteilungssätzen.
Quartalsgespräche fördern ein dynamischeres Leistungsmanagement
Quartalsweise Leistungsbeurteilungen sind ein wachsender Trend im Performance-Management und stehen für einen fortschrittlichen Wandel hin zu einem dynamischeren und proaktiven Ansatz im Leistungsmanagement.
Organisationen können eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und der Verbesserung fördern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und zum Gesamterfolg des Unternehmens beitragen.
Effektive Kommunikation, Change Management und Schulungen sind entscheidende Bestandteile eines erfolgreichen Übergangs. Sie stellen sicher, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte die Gründe für den Wechsel verstehen und mit den notwendigen Tools für einen nahtlosen Übergang ausgestattet sind.
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