5 Methoden, um mit schwierigen Teammitgliedern umzugehen
Wir alle hatten sie schon.
Die schwierigen Mitarbeitenden. Die Teamkollegen, die einen in den Wahnsinn treiben. Diejenigen, bei denen einem das Herz schwer wird, wenn man mit ihnen zu tun hat.
In meiner persönlichen Hall of Difficult Colleagues erinnere ich mich an den zwanghaften Lügner, den herablassenden Zwinkerer, die Drama-Queen und den blockierenden Bürokraten, um nur einige zu nennen.
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Und natürlich ist es gut möglich, dass sie sich ebenfalls an mich als schwierigen Kollegen erinnern!
Allerdings wird es noch kniffliger, sobald man Führungskraft wird. Nun besteht die Aufgabe darin, jedem Teammitglied zu helfen, sein Potenzial auszuschöpfen, effektiv zusammenzuarbeiten und erfolgreich zu kommunizieren. Anstatt ein Teammitglied einfach als schwierig zu bezeichnen, liegt es in Ihrer Verantwortung, sie in das Team zu integrieren.
Vielleicht zweifeln Sie daran, ob Sie ihr Verhalten wirklich ändern und sie zu Top-Performern machen können. Müssen Sie sich damit abfinden, einfach die Probleme zu beheben, die sie verursachen?
Wenn Sie jemals ratlos waren, wie Sie mit einem schwierigen Mitarbeiter umgehen sollen, sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel beleuchten wir, warum manche Menschen schwer im Team einzubinden sind, und geben Ihnen umsetzbare Tipps, falls Sie eine knifflige Persönlichkeit im Team haben.
Was ist ein schwieriger Mitarbeiter?
Es gibt viele Eigenschaften, die jemanden schwer umgänglich machen können. Zum Beispiel könnten sie sein:
- Störend
- Widerspenstig
- Unbeteiligt
- Toxisch
- Unproduktiv
- Passiv-aggressiv
- Ein schlechter Zuhörer
- Wenig einfühlsam
Oder vielleicht mögen sie Sie einfach nicht!
Es lohnt sich jedoch zu bedenken, dass "schwierig" wie "schön" immer im Auge des Betrachters liegt.
Dr. Louise Hamilton, Psychologin für Beratung, rät Führungskräften: „Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu reflektieren und zu überlegen, warum jemand Sie so sehr stören könnte.“ Erinnern sie Sie an jemanden? Gibt es bestimmte Verhaltensweisen, die bei Ihnen besonders auslösen?
Ebenso könnte bei Spannungen zwischen dem Mitarbeitenden und anderen Teammitgliedern mehr dahinterstecken, als auf den ersten Blick sichtbar ist.
Vielleicht ist nicht die Person das Problem, sondern das, wofür sie steht. Ist zum Beispiel der „schwierige“ Mitarbeitende ein Neueinsteiger, der eine Position übernommen hat, auf die jemand anderes gehofft hatte? Wurde die Person von einer in der Abteilung unbeliebten Führungskraft empfohlen? Liegt das Problem eher in der Teamdynamik als an der Einzelperson?
Executive Coach Greg Stephens stellt fest: „Ich finde, dass alle Kollegen manchmal ‚schwierig‘ sein können. Es kommt auf die Person an, auf den jeweiligen Tag, die Umstände und die Beziehung zu diesem Zeitpunkt.“
Selbst wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass der Mitarbeitende tatsächlich der Auslöser des Problems ist, lohnt es sich, etwas tiefer zu graben. Denn wie Edoardo Binda Zane, Kommunikationstrainer und Leadership Coach, klarstellt:
„Wichtig zu verstehen ist, dass ‚schwierig‘ immer subjektiv ist. Um mit einer schwierigen Kollegin oder einem schwierigen Kollegen effektiv umzugehen, muss man als erstes den Auslöser ihres Verhaltens verstehen.“
Zusammengefasst: Haben Sie eine schwierige Person im Team, sollten Sie nicht sofort voreilige Schlüsse ziehen, bevor Sie alle Fakten kennen. Tun Sie stattdessen Folgendes:
5 Tipps, wie man mit schwierigen Mitarbeitenden umgeht
Wenn es darum geht, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter mit schlechter Einstellung zu führen, helfen Ihnen diese 5 umsetzbaren Schritte, um das Problem professionell anzugehen:
1. Das Problem anerkennen
Es ist verlockend, der Konfrontation aus dem Weg zu gehen. Schließlich haben die wenigsten von uns Freude an unangenehmen Gesprächen.
Dies ist jedoch eine kurzsichtige Denkweise. Executive Coach Robin Pou weist darauf hin, „Konfrontation und Konflikt sind zwei verschiedene Dinge. Wenn man sich einem Thema stellt, ist es möglich, dass es gelöst werden kann – und damit ein Konflikt vermieden wird. Wenn man sich einem Thema jedoch nicht stellt, ist ein zukünftiger Konflikt fast sicher… Sich Problemen zu stellen ist schwer und kostet Zeit. Aber ein Konflikt ist noch schwieriger und zeitaufwendiger.“
Stephens erklärt, dass nach seiner Erfahrung das Problem darin liegt, dass Führungskräfte nicht wissen, wie sie mit herausfordernden Mitarbeitenden umgehen sollen – nicht, dass sie es nicht wollen.
„Es scheint, als mangele es am Willen, aber tatsächlich mangelt es an Fähigkeiten.“ Viele Führungskräfte machen sich Sorgen, dass sie das problematische Verhalten nicht effektiv ansprechen können. Wenn Sie sich dabei unwohl fühlen, unangenehme Gespräche zu führen, kann es sinnvoll sein, sich an die Personalabteilung zu wenden, um nach passenden Lernangeboten zu fragen.
2. Erst zuhören
Nachdem Sie sich entschieden haben zu handeln, könnten Sie versucht sein, die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter direkt auf das negative Verhalten und dessen Auswirkungen anzusprechen. Binda Zane warnt jedoch, dass dies nach hinten losgehen kann. Seiner Erfahrung nach ist es effektiver, zunächst zuzuhören, bevor man spricht oder handelt, wenn man mit schwierigen Personen zu tun hat:
„Die schwierigste Kollegin, die ich je hatte, war jemand, der seine zugewiesenen Aufgaben nicht ausführen wollte. Als ich ihn darauf ansprach, entschuldigte er sich einfach, versprach, die Aufgaben zu erledigen, tat es aber nie. Das wiederholte sich immer wieder. Es war frustrierend und verzögerte die Arbeit aller.“
Ich habe alles versucht – ihn zu ignorieren (hat nicht funktioniert), ihn zu konfrontieren (hat auch nicht funktioniert) und sogar das Gespräch mit unserem Manager gesucht (auch das hat nichts gebracht). Das Einzige, was funktioniert hat, war das Schwierigste: Ich habe ihm zugehört.
Das Entscheidende ist: Die meisten Menschen wollen einfach gehört werden. Selbst dieser einfache Akt des Zuhörens – bis zu ihren wirklichen Motiven – kann dazu führen, dass sie sich verstanden fühlen und motiviert werden, ihr Verhalten zu ändern. Es ist das Prinzip der Gegenseitigkeit: Wenn du mir zuhörst, höre ich dir auch zu.“
Indem Sie aktiv zuhören – mit Empathie statt mit Urteil und Ratschlägen – positionieren Sie sich als Unterstützung und nicht als Kritiker. Schließlich wollen Sie und Ihre direkte Berichtslinie dasselbe: ein positives und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Team.
3. Geben Sie konkrete Beispiele und stellen Sie offene Fragen
Wenn Sie das Verhalten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ansprechen, bleiben Sie bei Fakten und Beobachtungen – nicht bei Meinungen.
Zum Beispiel: „Mir ist im letzten Meeting aufgefallen, dass Sie andere Teammitglieder wiederholt unterbrochen haben.“ Dies hilft, das Gespräch professionell und sachlich zu halten, statt in Diskussionen oder Streit abzurutschen.
Stellen Sie auch keine suggestiven Fragen – diese können dazu führen, dass Ihr Problemfall in die Defensive gerät. Halten Sie die Fragen möglichst offen und laden Sie zur Diskussion ein. Statt zum Beispiel zu fragen „Warum unterbrechen Sie ständig alle? Finden Sie deren Beiträge nicht wertvoll?“, formulieren Sie es lieber um zu „Wie fühlen Sie sich während der Teammeetings?“ oder „Was glauben Sie, was dahinter steckt?“
4. Seien Sie klar in Ihren Erwartungen
Unternehmensberaterin Liz Kislik rät Führungskräften, die negativen Auswirkungen eines problematischen Verhaltens klar und deutlich zu kommunizieren.
In einem Artikel im HBR berichtet Kislik von einem Manager, der zögerte, mit einer Mitarbeiterin über ihre schlechte Leistung zu sprechen, weil er befürchtete, ihre Gefühle zu verletzen. Ohne das nötige Feedback verschlechterte sich die Leistung weiter – am Ende wurde sie degradiert.
Mit anderen Worten: Indem er seine Erwartungen nicht klar aussprach, nahm der Manager der leistungsschwachen Mitarbeiterin die Chance, sich zu verbessern. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter – egal wie herausfordernd – hat die Möglichkeit verdient, sich weiterzuentwickeln.
Mit HR-Case-Management-Plattformen können Führungskräfte Verhaltensmuster dokumentieren und individuelle Lösungen für herausfordernde Mitarbeitende umsetzen.
5. Wissen, wann man eine Grenze ziehen muss
Dennoch müssen Führungskräfte bereit sein, schwierige Entscheidungen zu treffen.
Um Natasha Maddock von Events Made Simple zu zitieren: „Mit schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, ist wahrscheinlich eine der anspruchsvollsten Aufgaben einer Führungskraft. Wenn Sie es jedoch versäumen, ein störendes Teammitglied schnell und effektiv in die Schranken zu weisen, kann das für den Rest des Teams katastrophale Folgen haben. Leider kann ein faules Ei die ganze Gruppe verderben, und eine negative Person kann erheblichen Einfluss auf das Arbeitsumfeld ausüben – bis hin zu einer toxischen Atmosphäre, die Leistung und Engagement einer gesamten Abteilung beeinträchtigt. Deshalb: Lieber schnell handeln, wenn es möglich ist!“
Sobald Sie dem Mitarbeitenden Feedback gegeben und ihm ausreichend Möglichkeiten sowie einen angemessenen Zeitraum zur Verbesserung seines negativen Verhaltens eingeräumt haben, ist es Zeit, weitere Schritte zu bedenken. Es kann sein, dass Sie disziplinarische Maßnahmen ergreifen oder sogar eine Kündigung in Erwägung ziehen müssen. Es ist nie einfach, mit schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, aber als Führungskraft müssen Sie das Wohl des gesamten Teams im Auge behalten. Eine toxische Person kann nicht nur die Moral des Teams beeinträchtigen, sondern die Unternehmenskultur insgesamt schädigen.
Um mit schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, suchen Sie nach der Ursache.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit einer herausfordernden direkten Mitarbeitenden umzugehen, liegt der Schlüssel darin, die wahre Ursache des Problems zu finden.
Ist der Mitarbeitende wirklich so schwierig oder leidet er unter privaten Problemen? Zeigt er eine schlechte Einstellung, weil er sich bei Beförderungen übergangen fühlt oder sich vom Rest des Teams isoliert fühlt?
Oder vielleicht ist die Person gar nicht das Problem. Möglicherweise erschweren eigene Erfahrungen oder persönliche Reizpunkte Ihnen die Zusammenarbeit, oder die Teamdynamik führt zu einer übermäßig konfrontativen Umgebung.
Unabhängig davon, worum es sich handelt, ist es als gute Führungskraft Ihre Aufgabe, das Problem so bald wie möglich anzugehen. Seien Sie ehrlich und direkt und führen Sie Ihre Gespräche mit dem problematischen Mitarbeitenden mit Aufrichtigkeit und viel Einfühlungsvermögen. Es besteht durchaus die Möglichkeit, die Situation zum Positiven zu wenden und aus dem schwierigen Mitarbeitenden ein glückliches, produktives Teammitglied zu machen.
Wenn Sie als neue Führungskraft weitere Ratschläge von erfahrenen Wirtschaftsführenden zur effektiven Mitarbeiterführung suchen, dann schauen Sie in unser Handbuch für neue Führungskräfte. Dort finden Sie Interviews mit Expert:innen sowie Best-Practice-Tipps und Tricks, die Ihnen den perfekten Einstieg ermöglichen.
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