5 Methoden, um mit schwierigen Teammitgliedern umzugehen
Um mit schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, benötigen Sie praktische Strategien, um herausfordernde Verhaltensweisen zu adressieren, die Kommunikation zu verbessern und ein effektives Zusammenarbeiten zu fördern.
In diesem Artikel erläutere ich, warum manche Menschen schwer im Team sind, und stelle Ihnen klare Schritte vor, mit denen Sie knifflige Teammitglieder meistern können, ohne dabei die Nerven oder die Fassung zu verlieren. Wenn Sie Schwierigkeiten mit jemandem in Ihrem Team haben, finden Sie hier echte Lösungen, die Ihnen und der betreffenden Person zum Erfolg verhelfen.
Was ist ein schwieriger Mitarbeiter?
Es gibt viele Eigenschaften, die jemanden schwer umgänglich machen können. Beispielsweise könnten sie sein:
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- Störend
- Widerspenstig
- Nicht engagiert
- Toxisch
- Unproduktiv
- Passiv-aggressiv
- Ein schlechter Zuhörer
- Wenig einfühlsam
Oder vielleicht mögen sie Sie einfach nicht!
Allerdings sollte man im Hinterkopf behalten, dass Schwierigkeit – wie Schönheit – im Auge des Betrachters liegt.
Dr. Louise Hamilton, Psychologin, rät Führungskräften, „einen Moment innezuhalten und sich zu fragen, warum jemand einen vielleicht so stört.“ Erinnern sie Sie an jemanden? Gibt es bestimmte Verhaltensweisen, die Sie besonders herausfordern?
Ebenso gilt: Wenn der Mitarbeitende Unstimmigkeiten im Team hervorruft, könnte mehr dahinterstecken, als man vermutet.
Vielleicht ist der Mitarbeitende nicht das Problem, sondern das, was er oder sie verkörpert. Zum Beispiel: Ist der „schwierige“ Mitarbeitende eine neue Fachkraft, die eine Rolle übernommen hat, auf die ein anderer hoffte? Wurde die Person von einer ungeliebten Führungskraft aus einer anderen Abteilung empfohlen? Liegt das Problem eher an der Teamdynamik als an der jeweiligen Person?
Executive Coach Greg Stephens bemerkt: „Ich finde, alle Kollegen können zeitweise ‚schwierig‘ sein. Es hängt von der Person, deren Tagesverfassung, den Begleitumständen sowie der Beziehung zum jeweiligen Zeitpunkt ab.“
Selbst wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die Person selbst das Problem ist, lohnt es sich also, genauer hinzusehen. Denn wie Edoardo Binda Zane, Kommunikationstrainer und Leadership Coach, betont:
„Wichtig zu wissen ist: ‚Schwierig‘ ist immer subjektiv. Um mit einem schwierigen Kollegen wirkungsvoll umzugehen, sollte man als Erstes immer herausfinden, was das Verhalten antreibt.“
Zusammenfassend gilt: Wenn es einen schwierigen Mitarbeitenden im Team gibt, ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse, bevor Sie nicht alle Fakten kennen. Das sollten Sie stattdessen tun:
5 Tipps, wie Sie mit einem schwierigen Mitarbeitenden umgehen
Wenn es darum geht, einen Mitarbeitenden mit schlechter Einstellung zu führen, helfen Ihnen diese 5 umsetzbaren Schritte, das Problem professionell anzugehen:
1. Erkennen Sie das Problem an
Es ist verlockend, die Konfrontation mit dem Problem zu vermeiden. Schließlich mögen die wenigsten von uns schwierige Gespräche.
Das ist jedoch kurzsichtig. Executive Coach Robin Pou betont: „Konfrontation und Konflikt sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie sich einem Problem stellen, kann es vielleicht gelöst werden—und so einen Konflikt verhindern. Wenn Sie ein Problem nicht konfrontieren, ist ein späterer Konflikt jedoch beinahe unausweichlich ... Probleme anzugehen ist schwierig und kostet Zeit. Aber Konflikte sind schwieriger und noch zeitaufwändiger.“
Stephens erklärt, nach seiner Erfahrung sei das Problem nicht, dass Führungskräfte sich einem schwierigen Mitarbeitenden nicht stellen wollen—sondern, dass sie nicht wissen, wie.
„Es sieht aus wie ein Mangel an Willen, ist aber tatsächlich ein Mangel an Fähigkeit.“ Viele Führungskräfte befürchten, dass sie das problematische Verhalten nicht wirksam ansprechen können. Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, schwierige Gespräche zu führen, könnte es sich lohnen, sich an die Personalabteilung zu wenden, um passende Lernressourcen anzufordern.
2. Erst zuhören
Wenn Sie sich einmal zu handeln entschlossen haben, besteht die Versuchung, die betreffende Person zusammenzusetzen und ihr die Auswirkungen ihres Fehlverhaltens zu schildern. Binda Zane warnt jedoch davor – denn das könnte nach hinten losgehen. Stattdessen hat sich gezeigt, dass Zuhören, bevor Sie selbst reden oder handeln, im Umgang mit schwierigen Menschen wesentlich wirkungsvoller ist:
„Der schwierigste Kollege, den ich je hatte, war jemand, der seine zugewiesenen Aufgaben nicht erledigte. Wenn er darauf angesprochen wurde, entschuldigte er sich nur, versprach Besserung – und tat sie einfach nie. Das ging immer so weiter. Es war frustrierend und hat die Arbeit aller verzögert.
Ich habe alles versucht: ihn zu ignorieren (was nichts brachte), ihn zu konfrontieren (was auch nichts brachte) und sogar mit unserem Vorgesetzten zu sprechen (was ebenfalls nicht half). Das Einzige, was wirklich funktionierte, war das Schwierigste: Ich habe ihm zugehört.
Das Problem ist, dass die meisten Menschen meistens einfach nur gehört werden möchten. Schon allein die Bereitschaft, ihren tieferen Motiven zuzuhören, kann ihnen das Gefühl geben, verstanden zu werden – und sie motivieren, ihr Verhalten zu ändern. Es ist ein einfaches Prinzip der Gegenseitigkeit: Wenn du mir zuhörst, höre ich dir auch zu.“
Indem Sie aktiv und mit Empathie zuhören – statt zu urteilen oder Ratschläge zu geben – positionieren Sie sich als unterstützende, nicht als kritisierende Ansprechperson. Schließlich verfolgen Sie und Ihre Mitarbeiterin oder Ihr Mitarbeiter das gleiche Ziel: ein positives und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Team.
3. Geben Sie konkrete Beispiele und stellen Sie offene Fragen
Wenn es um die Besprechung des Verhaltens geht, halten Sie sich an Fakten und Beobachtungen – nicht an Meinungen.
Zum Beispiel: „Mir ist in der letzten Besprechung aufgefallen, dass Sie andere Teammitglieder wiederholt unterbrochen haben.“ Das hilft, das Gespräch sachlich und professionell zu halten, statt in Debatten oder Streit abzurutschen.
Stellen Sie in diesem Sinne auch keine suggestiven Fragen – das könnte den betroffenen Mitarbeitenden sofort in die Defensive bringen. Bleiben Sie offen und laden Sie zur Diskussion ein. Anstatt zu sagen: „Warum unterbrechen Sie immer alle? Sind Ihnen deren Beiträge nicht wichtig?“, versuchen Sie es mit „Wie empfinden Sie die Teammeetings?“ oder „Was denken Sie, was dort passiert?“
4. Seien Sie klar in Ihren Erwartungen
Die Unternehmensberaterin Liz Kislik rät Führungskräften, ganz explizit auf die negativen Folgen des problematischen Verhaltens hinzuweisen.
In einem Artikel im HBR erinnert sich Kislik an einen Vorgesetzten, der zögerte, mit einer Mitarbeiterin wegen ihrer schlechten Leistung ein klärendes Gespräch zu führen, aus Angst, sie zu verletzen. Doch da Sie nicht das Feedback bekam, das sie brauchte, verschlechterte sich ihre Leistung weiterhin – am Ende wurde sie degradiert.
Anders gesagt: Indem der Vorgesetzte seine Erwartungen nicht klar kommunizierte, verwehrte er der Mitarbeiterin die Chance, ihre Ergebnisse zu verbessern. Jeder Angestellte – und sei er noch so herausfordernd – verdient die Gelegenheit, zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
Mit HR-Fallmanagement-Plattformen können Führungskräfte Verhaltenstrends nachvollziehen und individuelle Lösungen für schwierige Mitarbeitende implementieren.
5. Wissen, wo Sie die Grenze ziehen müssen
Das heißt aber auch: Führungskräfte müssen bereit sein, schwierige Entscheidungen zu treffen.
Um Natasha Maddock von Events Made Simple zu zitieren: „Mit schwierigen Mitarbeitern umzugehen, ist wahrscheinlich eine der härtesten Aufgaben für eine Führungskraft. Wird ein störendes Teammitglied nicht schnell und konsequent angesprochen, kann das für das ganze Team katastrophale Folgen haben. Leider genügt oft ein faules Ei, um die Gruppe zu verderben, und eine einzelne negative Person kann enormen Einfluss auf das Arbeitsumfeld nehmen und eine toxische Atmosphäre schaffen, die die Leistung und Motivation einer ganzen Abteilung beeinträchtigt. Es ist daher besser, möglichst rasch zu handeln!“
Nachdem Sie der betroffenen Person Rückmeldung gegeben und genügend Gelegenheiten sowie einen realistischen Zeitrahmen zur Verbesserung ihres Verhaltens eingeräumt haben, sollten Sie weitere Schritte in Erwägung ziehen. Disziplinarmaßnahmen oder gar eine Kündigung können nötig sein. Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitenden ist nie einfach, doch als Führungskraft müssen Sie das Wohl des gesamten Teams im Blick behalten. Ein toxischer Mitarbeiter schadet nicht nur der Stimmung im Team, sondern auch der Unternehmenskultur insgesamt.
Um mit schwierigen Mitarbeitenden umzugehen, sollten Sie nach der Ursache suchen.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, mit einem herausfordernden direkten Mitarbeitenden umzugehen, ist es entscheidend, die wirkliche Ursache des Problems herauszufinden.
Ist der Mitarbeitende wirklich so schwierig, oder leidet er unter persönlichen Problemen? Hat er eine schlechte Einstellung, weil er sich bei Beförderungen übergangen fühlt, oder weil er sich vom restlichen Team isoliert fühlt?
Oder vielleicht liegt das Problem gar nicht bei ihm. Möglicherweise machen es Ihre eigene Vorgeschichte oder persönliche Auslöser schwierig, mit dieser Person zu arbeiten, oder die Teamdynamik sorgt für ein übermäßig konfrontatives Umfeld.
Unabhängig davon, worin das Problem liegt, ist es als gute Führungskraft Ihre Aufgabe, das Thema so bald wie möglich anzugehen. Seien Sie ehrlich und direkt, und führen Sie die Gespräche mit dem betreffenden Mitarbeitenden in gutem Glauben und mit viel Einfühlungsvermögen. Es besteht eine große Chance, die Situation zu verbessern und Ihren schwierigen Mitarbeitenden zu einem zufriedenen und produktiven Teammitglied zu machen.
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