Wie man Feedback gibt: 5 Wege, um in schwierigen Gesprächen konstruktiv zu bleiben
Die Beweise liegen auf der Hand. Die meisten Führungskräfte wissen nicht, wie man effektiv Feedback gibt.
Eine von Interact durchgeführte Umfrage ergab, dass 69% der Führungskräfte sich unwohl fühlen, mit Mitarbeitenden zu kommunizieren, während 37% angaben, dass es ihnen unangenehm ist, direktes Feedback zur Mitarbeiterleistung zu geben.
Egal ob Sie live feedbacken, etwa in einem persönlichen Gespräch, oder Ihre Teams dazu befähigen, asynchron Feedback über ein Mitarbeiter-Umfragetool zu geben – Kommunikation über Leistung ist ein entscheidender Bestandteil dafür, wie Führungskräfte den Erfolg ihrer Organisation vorantreiben.
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5 Wege, um Feedback zu geben
Effektives Feedback ist ein Eckpfeiler des persönlichen und beruflichen Wachstums. Es fördert Verbesserungen, begünstigt Kommunikation und baut Vertrauen auf. Dabei ist die Art und Weise, wie das Feedback vermittelt wird, genauso wichtig wie der Inhalt selbst.
Effiziente Wege, um mit problematischen Mitarbeitenden umzugehen, beginnen oft damit, ein Feedback zu geben, das direkt, konstruktiv und lösungsorientiert ist.
Wir schauen uns 5 Techniken an, die die Wirkung Ihres Feedbacks verstärken. Egal ob Sie Führungskraft, Kollegin oder Mentor sind – diese Strategien stellen sicher, dass Ihr Feedback konstruktiv, empathisch und bestärkend ist.
- Schwierige Gespräche so früh wie möglich führen
- Ziele, Erwartungen und Feedback schriftlich festhalten
- Unklarheiten beseitigen
- Die Wissenschaft des Gehirns nutzen
- Kontinuierliches Feedback fördern
1. Schwierige Gespräche so früh wie möglich führen
Auch wenn unser Gehirn darauf ausgelegt ist, Konflikten aus dem Weg zu gehen, sind Ehrlichkeit und Verantwortungsübernahme der einzige Weg, um effektiv mit Mitarbeitenden zu kommunizieren.
Jeder hört gerne positives Feedback, aber es kann emotional belastend sein, sich mit einem Teammitglied hinzusetzen und ihm zu sagen, wo es nicht den Erwartungen entspricht. Ebenso möchte niemand negatives Feedback erhalten.
Die Kunst konstruktiver Kritik
In meiner Erfahrung als Coach von Führungskräften habe ich festgestellt, dass sich viele in leitenden Positionen davor scheuen, schwierige Gespräche zu führen, weil sie nicht wollen, dass sich jemand „schlecht fühlt“ und befürchten, die Person würde negativ auf kritisches Feedback reagieren.
Infolgedessen sprechen Führungskräfte ihre Bedenken nicht direkt an. Wenn sie dann zu mir kommen, um Hilfe zu holen, hat die Leistungsschwäche eines Mitarbeiters bereits einen so schwerwiegenden Zustand erreicht, dass sie keinen Weg sehen, die Person wieder auf Erfolgskurs zu bringen.
Praktische Tipps
Hier sind einige Tipps, damit Ihre Kritik konstruktiv aufgenommen wird und Wirkung zeigt.
- Machen Sie Feedback zeitnah – Warten Sie nicht, bis sich neue Aufgaben angesammelt haben oder schlechte Gewohnheiten entstanden sind.
- Rahmen Sie das Gespräch auf den Erfolg aus – Das Hervorheben des Potenzials des Mitarbeitenden und seiner Arbeit wirkt besser als das ständige Kritisieren von Fehlern und das Verunsichern der Person.
- Seien Sie direkt und klar – Eine schwammige oder uneindeutige Wortwahl verunsichert Mitarbeitende nur und Ihre Botschaft geht verloren. Klare, direkte Kommunikation ist immer besser.
- Begegnen Sie dem Mitarbeitenden mit Empathie – Sie wissen nie, was jemand privat durchmacht. Bedenken Sie: Das ist ein Mensch, der womöglich mit Beziehungsproblemen oder physischen oder psychischen Gesundheitsproblemen kämpft.
Laut Gallup werden 98% der Mitarbeitenden nicht engagiert sein, wenn ihre Führungskraft ihnen kaum oder gar kein Feedback gibt. Daher ist effektives Feedback entscheidend, um hohe Leistungen und Mitarbeiterengagement zu fördern.
2. Ziele, Erwartungen und Feedback schriftlich festhalten
Die beste Methode, um Unklarheiten aus Erwartungen zu entfernen, besteht darin, sie schriftlich und für alle Beteiligten leicht zugänglich festzuhalten. Das gilt nicht nur für Feedback, sondern auch für alle Ziele und Erwartungen an Teammitglieder.
Best Practice für Führungskräfte ist es, regelmäßig geplante Einzelgespräche mit allen direkt unterstellten Mitarbeitenden durchzuführen, idealerweise wöchentlich. Ich empfehle, eine Vorlage für Einzelgespräche zu nutzen, die vor dem Termin aktualisiert wird, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und bleiben.
Beim Sammeln von Erwartungen und Feedback sorgt die Nutzung von Mitarbeiterbewertungstools dafür, dass Ihr Feedback auf messbaren Leistungskennzahlen basiert.
Vorteile einer Vorlage
Die Verwendung einer 1:1-Meeting-Vorlage hilft, das Gespräch zu strukturieren, Prioritäten zu klären und den Fortschritt im Hinblick auf die Ziele im Laufe der Zeit zu verfolgen. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, einen direkten Mitarbeitenden auf ein bevorstehendes Feedbackgespräch vorzubereiten.
Es gibt Situationen, in denen Führungskräfte sich separat mit einem Teammitglied treffen müssen, um einen Vorfall nachzubereiten oder ein formelles Leistungsbewertungsgespräch zu führen.
So gehen Sie bei dieser Art von Gespräch vor:
- Strukturieren Sie das Feedback in mindestens 3, aber nicht mehr als 5 Themen, jeweils mit unterstützenden Beispielen für jeden Bereich der Minderleistung oder des zu adressierenden Verhaltens.
- Erklären Sie die Auswirkungen, die diese Minderleistung oder das spezifische Verhalten auf Kunden, Stakeholder und Kolleg:innen hat.
- Seien Sie so konkret wie möglich, nennen Sie spezifische Beispiele für Ihre Beobachtungen und was Sie stattdessen gern sehen würden.
- Bitten Sie die/den Mitarbeitende:n um Rückmeldung, einschließlich deren Verbesserungsvorschläge und welche Zusagen sie für die Zukunft machen können.
- Bestätigen Sie Ihre Unterstützung für die/den Mitarbeitende:n und dass Ihr Ziel ist, dass sie erfolgreich sind und Sie Ressourcen sowie Orientierung bieten werden.
- Definieren Sie die nächsten Schritte und sorgen Sie dafür, dass die Aufgaben und Maßnahmen für beide Seiten klar sind.
Praxisnahe Tipps
Wenn Sie ein formelleres Gespräch führen, sollten Sie unbedingt mit einer schriftlichen Zusammenfassung per E-Mail nachfassen.
Ich beginne das Schreiben gerne mit: „Ich möchte unser heutiges Gespräch zusammenfassen, indem ich aufliste, was wir besprochen haben und welche nächsten Schritte wir gemeinsam gehen werden.“
Dies stellt sicher, dass Führungskraft und Teammitglied auf derselben Seite stehen und liefert eine Referenz für die Zukunft.
3. Eindeutigkeit schaffen: Minderleistung erkennen, indem Sie die Lücke identifizieren
In manchen Positionen ist es leicht, Minderleistung zu identifizieren. Ein:e Vertriebsmitarbeitende:r etwa erfüllt das Soll – oder nicht. Was aber, wenn Ergebnisse und Gesamtperformance weniger greifbar sind, etwa in Bereichen wie Finanzen oder HR?
Gerade bei Soft Skills ist es für Führungskräfte oft schwierig, exakt zu beschreiben, was bei einem Teammitglied nicht richtig läuft. Doch Spezifität und Klarheit sind entscheidend für jede Leistungsverbesserungsstrategie.
Praxisnahe Tipps
Das Crucial Accountability Model liefert einen einfachen Ansatz, diese Herausforderung zu meistern:
- Beschreiben Sie die Erwartung
- Beschreiben Sie, was Sie beobachten, das von der Erwartung abweicht
- Der dadurch entstehende Raum wird als „die Lücke“ bezeichnet.
Im weiteren Gespräch sollte es darum gehen, was der/die Mitarbeitende tun kann, um diese Lücke zu schließen.
Benötigen sie zusätzliche Ressourcen oder Anleitung? Oder müssen einfach Kompetenzen weiterentwickelt werden?
Damit Mitarbeitende die Erwartungen voll erfüllen können, muss für sie klar erkennbar sein, wie Erfolg konkret aussieht.
4. Nutzen Sie die Wissenschaft des Gehirns
David Rock, Gründer des NeuroLeadership Institute, hat das SCARF-Modell als Referenzwerkzeug für die Zusammenarbeit mit anderen eingeführt, auch beim Geben und Empfangen von Feedback.
Die Idee ist einfach: Wenn das Gehirn das, was Sie sagen wollen, als soziale Bedrohung empfindet, wechselt es in einen „Weg-von-Zustand“, also eine Art Kampf-oder-Flucht-Modus, und verhindert, dass die/der Mitarbeitende aufnimmt, was Sie sagen möchten.
Laut dem SCARF-Modell gibt es 5 Bereiche, die sozial besonders auslösend sein können:
- Status – unsere relative Bedeutung für andere. Beispiel: „Werde ich wertgeschätzt? Zählt meine Meinung?“
- Sicherheit – Fähigkeit, zu erkennen, was als Nächstes kommt. Beispiel: „Was hält die Zukunft für meine Position oder das Unternehmen bereit?“
- Autonomie – unser Gefühl der Kontrolle über Ereignisse. Beispiel: „Bekomme ich die Mittel, um meine eigenen Ergebnisse zu beeinflussen? Kann ich meine eigenen Entscheidungen treffen?“
- Verbundenheit – wie sicher wir uns mit anderen fühlen. Beispiel: „Kann ich den Menschen um mich herum vertrauen? Bin ich Teil des Teams?“
- Fairness – Wahrnehmung einer gerechten Behandlung. Beispiel: „Werde ich genauso behandelt wie meine Kolleg:innen?“
Wenn eine negative Antwort das Gehirn in einen „Weg-von-Zustand“ versetzt, ist der Mitarbeitende abgelenkt, verunsichert und wird sich wahrscheinlich nicht mehr an das erinnern, was Sie ihm als Nächstes sagen.
Umsetzbare Tipps
Das Ziel ist es, das Gespräch so anzugehen und das Feedback so zu formulieren, dass das Gehirn des Mitarbeitenden in einen „Hin-zu-Zustand“ gelangt. Nun kann das Gehirn klar denken, Erkenntnisse aufnehmen und Probleme lösen.
Einige Vorschläge, wie Sie einen Hin-zu-Zustand für Feedback schaffen können:
- Geben Sie eine Vorabinformation sowie eine klare Agenda vor dem Meeting.
- Das Feedbackgespräch sollte persönlich (oder über Zoom) stattfinden, damit der/die Mitarbeitende die Körpersprache und den Gesichtsausdruck des/der Vorgesetzten sehen kann.
- Fragen Sie den/die Mitarbeitende:n, ob es gerade ein guter Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch ist.
- Führen Sie das Gespräch aus der Perspektive, wie Sie unterstützen können.
- Geben Sie auch positives Feedback, und sagen Sie dem/der Mitarbeitenden, was er/sie gut macht.
5. Fördern Sie eine Kultur kontinuierlichen Feedbacks und feiern Sie Erfolge
Eine kontinuierliche Feedbackkultur bedeutet, dass Feedback nicht mit Leistungsbeurteilungen beginnt und endet. Es heißt, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende fortlaufend um Rückmeldungen bitten und die Organisationskultur so gestaltet ist, dass es zur Norm wird, regelmäßig über Feedback zu sprechen.
Das bedeutet, dass Sie Ihre Führungskräfte darin schulen, regelmäßig Feedback von ihren Mitarbeitenden einzuholen. Diese Strategie bietet eine Vielzahl an Vorteilen:
- Schafft ein Umfeld des Vertrauens
- Ermöglicht es, Probleme proaktiv anzugehen
- Verbessert die Kommunikationsfähigkeiten von Führungskräften und Teammitgliedern
- Macht Mitarbeitende handlungsfähiger, indem sie Herausforderungen selbst angehen können.
Umsetzbare Tipps
Der Weg zu einer Kultur kontinuierlichen Feedbacks muss keine große, formale Initiative sein. Er beginnt damit, dass Ihre Führungskräfte regelmäßig Feedback geben und einholen. In meinem aktuellen Unternehmen praktizieren wir dies auf folgende Weise:
- Ermutigen Sie Führungskräfte, Mitarbeitende für hervorragende Arbeit zu würdigen und zu belohnen – privat und öffentlich – zum Beispiel über unseren Slack-Channel „shout-outs“.
- Coachen Sie Führungskräfte darin, regelmäßig nach Feedback zu fragen und Teammitglieder dafür zu danken, wenn sie Rückmeldungen geben
- Stellen Sie im Rahmen von Leistungsbeurteilungen einen Bereich für Feedback an Führungskräfte zur Verfügung.
- Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, um die Kommunikation offen zu halten.
Nutzen Sie ein Rahmenmodell für die Entwicklung Ihres Feedback-Prozesses
Die Einbindung eines strukturierten Modells in Ihren Feedback-Prozess kann dessen Wirksamkeit und Klarheit erheblich steigern. Unterschiedliche Modelle eignen sich für verschiedene Kontexte und Bedürfnisse. Werfen wir einen Blick auf einige bekannte Modelle:
- Das COIN-Modell
COIN steht für Kontext, Beobachtung, Auswirkung, Nächste Schritte.
Beispiel: In der gestrigen Besprechung (Kontext) habe ich bemerkt, dass Sie mehrmals unterbrochen haben (Beobachtung). Dies schien den Gesprächsfluss zu stören, und andere wirkten zögerlich, sich zu beteiligen (Auswirkung). Für zukünftige Meetings sollten wir daran arbeiten, dass alle ihre Punkte fertig vorbringen können (Nächste Schritte).
2. SBI (Situation-Behavior-Impact)
Fokussiert sich auf die spezifische Situation, das beobachtete Verhalten und dessen Auswirkung.
Beispiel: Während des Team-Workshops (Situation) hast du das technische Problem effektiv gelöst (Verhalten). Dadurch konnten wir im Zeitplan bleiben und haben den Kunden beeindruckt (Auswirkung).
3. STAR (Situation-Task-Action-Result)
Betont den Kontext einer Situation sowie die Aufgabe, die ergriffene Handlung und das erzielte Ergebnis.
Beispiel: In der vierteljährlichen Vertriebsbesprechung (Situation) war es deine Aufgabe, die neue Strategie zu präsentieren (Aufgabe). Dank deiner gründlichen Vorbereitung und klaren Präsentation (Handlung) erhielt das Team begeisterte Unterstützung und es entstand ein klarer Maßnahmenplan (Ergebnis).
4. Pendleton-Modell
Ermutigt zunächst zur Selbsteinschätzung, gefolgt von positiver Rückmeldung und Verbesserungsvorschlägen.
Beispiel: Wie denkst du, ist deine Präsentation verlaufen? Ich finde, du hast das Publikum sehr gut eingebunden (positive Rückmeldung), aber vielleicht könntest du beim nächsten Mal noch mehr Daten einbauen (Vorschlag).
5. BOOST (Balanced, Observed, Objective, Specific, Timely)
Stellt sicher, dass Feedback ausgewogen, auf beobachtetem Verhalten basierend, objektiv, spezifisch und zeitnah ist.
Beispiel: Ich habe (beobachtet) in den letzten Projektbesprechungen (zeitnah) festgestellt, dass deine Beiträge (spezifisch) sehr gut recherchiert sind (objektiv). Wenn du das noch mit mehr Team-Interaktion (ausgewogen) verbindest, wäre das noch hilfreicher.
6. 360-Grad-Feedback
Umfassendes Feedback, das aus verschiedenen Quellen wie Kollegen, Unterstellten und Vorgesetzten eingeholt wird.
Beispiel: Deine Kollegen schätzen deine Teamarbeit, deine Mitarbeitenden bewundern deine Führungsqualitäten und als Vorgesetzter schätze ich dein Engagement. Dieses 360-Grad-Feedback belegt deine hervorragende Teamfähigkeit.
7. Stop-Start-Continue
Eine einfache Methode, die beschreibt, welches Verhalten ein Mitarbeiter stoppen, starten oder fortführen sollte.
Beispiel: Du solltest aufhören, die wöchentlichen Berichte zu verschieben, anfangen, dich stärker in Teambesprechungen einzubringen, und weiterhin deine hervorragenden Kunden-Nachverfolgungen fortsetzen.
Best Practices für das Geben von Feedback
Effektives Feedback zu geben ist eine Kunst, die Überlegungen und Können erfordert. Schauen wir uns einige bewährte Vorgehensweisen an, die dein Feedback wirkungsvoller und konstruktiver machen können.
1. Sei spezifisch und objektiv
- Konzentriere dich auf beobachtbares Verhalten oder spezifische Ergebnisse: Lege den Fokus auf Handlungen und Resultate, die direkt beobachtet werden können, anstatt auf subjektive Deutungen.
- Verwende objektive, klare Sprache: Vermeide vage Begriffe und sei präzise in deinen Beschreibungen.
- Vermeide Verallgemeinerungen und persönliche Wertungen: Halte dich an die Fakten und meide Annahmen über persönliche Eigenschaften oder Absichten.
2. Fokussiere dich auf umsetzbare Erkenntnisse
- Gib Hinweise, wie positive Verhaltensweisen verbessert oder beibehalten werden können: Biete klare, praxisnahe Tipps, was anders gemacht oder fortgeführt werden sollte.
- Mache konkrete Vorschläge oder Schritte zur Verbesserung: Spezifische, umsetzbare Maßnahmen helfen, Feedback in Veränderungen umzusetzen.
- Stelle sicher, dass Feedback zu praktikablen und erreichbaren Maßnahmen führt: Setze realistische Erwartungen und erreichbare Ziele.
3. Halte die Balance zwischen positiven und konstruktiven Rückmeldungen
- Anerkenne und würdige Stärken und Erfolge: Die Wertschätzung guter Arbeit fördert Motivation und Selbstvertrauen.
- Gehe auf Verbesserungsbereiche ein, ohne Erfolge zu überdecken: Konstruktives Feedback darf die Anerkennung von Erfolgen nicht schmälern.
- Wähle einen unterstützenden Ton, um zu ermutigen und zu motivieren: Ein positiver Ton kann die Akzeptanz und Wirksamkeit des Feedbacks stärken.
4. Sei zeitnah
- Gib Feedback kurz nach dem relevanten Ereignis oder der Beobachtung: Zeitnahes Feedback sorgt dafür, dass Details frisch und nachvollziehbar sind.
- Stelle sicher, dass das Feedback relevant und kontextangemessen ist: Richte das Feedback an den aktuellen Umständen und Zielen aus.
- Rechtzeitigkeit erhöht die Relevanz und Wirkung von Feedback: Sofortiges Feedback wird eher als relevant und dringlich wahrgenommen.
5. Fördere einen Dialog auf Augenhöhe
- Ermutigen Sie den Empfänger, seine Perspektive und Gedanken zu teilen: Dies fördert das Verständnis und zeigt Respekt für seine Sichtweise.
- Hören Sie aktiv auf ihre Antworten und Bedenken: Aktives Zuhören zeigt Empathie und Offenheit für den Dialog.
- Fördern Sie ein kollaboratives Umfeld für gegenseitiges Wachstum: Feedback ist ein wechselseitiger Prozess und sollte als Werkzeug für gemeinsame Entwicklung genutzt werden.
Geben Sie das richtige Feedback zum richtigen Zeitpunkt
Feedback ist ein entscheidender Bestandteil des Leistungsmanagements. Nutzen Sie die hier vorgestellten Ideen, um Führungskräfte und Manager in Ihrer Organisation darin zu unterstützen, Feedback richtig zu geben und einzuholen.
So kann Ihre Organisation Problemen zuvorkommen, bevor sie unüberschaubar werden, und gleichzeitig eine höhere Leistung sowie Mitarbeiterengagement fördern.
Schaffen Sie nicht nur eine Kultur von kontinuierlichem Leistungsfeedback, sondern bleiben Sie auch auf dem neuesten Stand in puncto Peer-to-Peer-Feedback und technologischer Weiterentwicklungen zur Schaffung eines Feedback-Kreislaufs.
Und denken Sie daran: Feedback ist keine Einbahnstraße. Seien Sie immer offen für Rückmeldungen aus dem Team darüber, wie Sie sich als Manager, Führungskraft oder Organisation insgesamt verbessern können.
Wie Mariya Hrsitova in ihrem Artikel über Beispiele für negatives Feedback betont: „Niemand ist ein perfekter Geber oder Empfänger von Feedback! Es ist alles eine Lernreise und es ist wichtig, dabei auch menschlich miteinander umzugehen.“
