Wie man Feedback gibt: 5 Wege, konstruktiv in schwierigen Gesprächen zu bleiben
Das Ergebnis spricht für sich. Die meisten Führungskräfte wissen nicht, wie sie effektiv Feedback geben.
Eine von Interact durchgeführte Umfrage ergab, dass 69 % der Führungskräfte sich unwohl fühlen, mit Mitarbeitenden zu kommunizieren, während 37 % angaben, dass es ihnen unangenehm ist, direktes Feedback zur Leistung der Mitarbeitenden zu geben.
Ob Sie nun direktes Feedback in einem persönlichen Meeting geben oder Ihre Teams so aufstellen, dass sie asynchron Feedback mithilfe eines Mitarbeiterbefragungstools geben können – die Kommunikation rund um Leistung ist ein wesentlicher Bestandteil, wie Führungskräfte den Erfolg einer Organisation steuern.
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5 Wege, Feedback zu geben
Effektives Feedback ist ein Grundpfeiler für persönliches und berufliches Wachstum. Es fördert Verbesserungen, regt die Kommunikation an und baut Vertrauen auf. Die Art und Weise, wie Feedback vermittelt wird, ist jedoch genauso entscheidend wie das Feedback selbst.
Effektive Methoden, um mit problematischen Mitarbeitenden umzugehen, beginnen oft damit, Feedback zu geben, das direkt, konstruktiv und lösungsorientiert ist.
Wir schauen uns fünf Techniken an, mit denen Sie die Wirkung Ihres Feedbacks verbessern können. Ob Sie Führungskraft, Kollege oder Mentor sind – diese Strategien sind darauf ausgerichtet, Ihr Feedback konstruktiv, empathisch und bestärkend zu gestalten.
- Führen Sie schwierige Gespräche so schnell wie möglich
- Halten Sie Ziele, Erwartungen und Feedback schriftlich fest
- Entfernen Sie Unklarheiten
- Nutzen Sie die Wissenschaft des Gehirns
- Fördern Sie kontinuierliches Feedback
1. Führen Sie schwierige Gespräche so schnell wie möglich
Obwohl unser Gehirn darauf programmiert ist, Konflikte zu vermeiden, sind Ehrlichkeit und Verantwortungsbewusstsein der einzige Weg, um effektiv mit Mitarbeitenden zu kommunizieren.
Jede:r hört gerne positives Feedback, aber es kann emotional belastend sein, sich mit einem Teammitglied zusammenzusetzen und offen zu sagen, wo es Defizite gibt. Ebenso möchte niemand negatives Feedback erhalten.
Die Kunst der konstruktiven Kritik
Aus meiner Erfahrung im Coaching von Führungskräften und Vorgesetzten habe ich festgestellt, dass die meisten Führungskräfte schwierigen Gesprächen aus dem Weg gehen, weil sie nicht wollen, dass Mitarbeitende sich „schlecht fühlen“ und sie befürchten, dass kritisches Feedback negativ aufgenommen wird.
Dadurch sprechen Führungskräfte ihre Bedenken gegenüber einem Teammitglied nicht direkt an. Wenn sie schließlich zu mir kommen, um Hilfe zu suchen, ist die Minderleistung eines Mitarbeitenden bereits so stark ausgeprägt, dass sie keinen Weg mehr sehen, zurück auf den richtigen Pfad zu finden.
Umsetzbare Tipps
Hier einige Tipps, damit Ihr Feedback gut angenommen und wirkungsvoll wird.
- Geben Sie zeitnah Feedback – Warten Sie nicht, bis die Mitarbeitenden bereits etwas anderes tun oder sich unerwünschte Verhaltensweisen gefestigt haben.
- Stellen Sie den Erfolg der Person in den Mittelpunkt – Das Stärken des Potenzials des Mitarbeitenden und seiner Arbeit ist effektiver, als nur Fehler hervorzuheben und Unsicherheit zu erzeugen.
- Seien Sie direkt und klar – Eine schwammige oder ausweichende Kommunikation kann die Mitarbeitenden verwirren und dafür sorgen, dass Ihre Botschaft verloren geht. Klare und präzise Aussagen sind immer besser.
- Begegnen Sie dem Mitarbeitenden mit Empathie – Sie wissen nie, womit jemand außerhalb der Arbeit kämpft. Denken Sie daran: Es handelt sich um einen Menschen, der vielleicht Beziehungsprobleme oder gesundheitliche Herausforderungen – psychischer oder physischer Natur – hat.
Laut Gallup sind 98 % der Mitarbeitenden nicht engagiert, wenn sie von ihrer Führungskraft wenig oder kein Feedback bekommen. Daher ist effektives Feedback entscheidend für hohe Leistung und die Bindung der Mitarbeitenden.
2. Halten Sie alle Ziele, Erwartungen und Feedback schriftlich fest
Die beste Möglichkeit, Unklarheiten bezüglich Erwartungen zu vermeiden, besteht darin, sie schriftlich an einem Ort festzuhalten, auf den alle Beteiligten leicht zugreifen können. Das gilt nicht nur für Feedback, sondern auch für die gesamten Ziele und Erwartungen an Teammitglieder.
Für Führungskräfte ist es bewährte Praxis, regelmäßig geplante Einzelgespräche mit ihren direkten Mitarbeitenden zu führen, idealerweise wöchentlich. Ich empfehle, eine 1:1-Vorlage zu nutzen, die vor jeder wiederkehrenden Besprechung aktualisiert wird, um alle auf dem gleichen Stand und auf Kurs zu halten.
Wenn Sie Erwartungen und Feedback sammeln, sorgen Mitarbeiterbewertungstools dafür, dass Ihr Feedback durch messbare Leistungskennzahlen untermauert wird.
Vorteile einer Vorlage
Die Verwendung einer Vorlage für 1:1-Meetings hilft dabei, das Gespräch zu strukturieren, Prioritäten zu klären und den Fortschritt in Bezug auf Ziele im Laufe der Zeit zu verfolgen. Es ist außerdem eine ausgezeichnete Möglichkeit, einen direkten Mitarbeitenden auf ein bevorstehendes Feedbackgespräch vorzubereiten.
Es gibt Situationen, in denen Führungskräfte sich separat mit einem Teammitglied treffen müssen, um einen Vorfall zu besprechen oder ein formelles Performanzgespräch zu führen.
So können Sie an ein solches Gespräch herangehen:
- Strukturieren Sie das Feedback in mindestens 3, aber nicht mehr als 5 Themenbereiche mit unterstützenden Beispielen für jeden Bereich der Unterperformance oder des anzusprechenden Verhaltens.
- Benennen Sie die Auswirkungen, welche diese Unterperformance oder dieses spezifische Verhalten auf Kunden, Stakeholder und Kollegen hat.
- Seien Sie so konkret wie möglich, mit spezifischen Beispielen dessen, was Sie beobachtet haben, und was Sie sich stattdessen wünschen.
- Bitten Sie den Mitarbeitenden um Rückmeldung, einschließlich seiner Vorschläge, wie die Situation verbessert werden kann, und welche Verpflichtungen er oder sie künftig eingehen wird.
- Bekräftigen Sie Ihre Unterstützung für den Mitarbeitenden, indem Sie klarmachen, dass Ihr Ziel ist, dessen Erfolg zu fördern, und dass Sie bereitstehen, Ressourcen und Anleitung während des gesamten Prozesses bereitzustellen.
- Legen Sie die nächsten Schritte fest, indem Sie Ergebnisse und Handlungsanweisungen klar für beide Parteien formulieren.
Praktische Empfehlungen
Bei einem förmlicheren Gespräch sollten Sie unbedingt im Anschluss eine schriftliche Zusammenfassung per E-Mail senden.
Ich verwende dabei gerne ein Skript, das mit folgendem Satz beginnt: „Ich möchte unser heutiges Gespräch gerne zusammenfassen und die besprochenen Themen sowie unsere nächsten Schritte noch einmal festhalten.“
Das schafft eine gemeinsame Grundlage zwischen Führungskraft und Teammitglied und dient als Referenz für die Zukunft.
3. Mehr Klarheit schaffen: Unterdurchschnittliche Leistung durch Ermittlung der Lücke adressieren
In manchen Rollen lassen sich unterdurchschnittliche Leistungen leicht feststellen. Beispielsweise erfüllt ein Vertriebsmitarbeiter sein Ziel oder eben nicht. Doch was, wenn die Ergebnisse und die Gesamtleistung weniger greifbar sind, wie etwa im Bereich Finanzen oder Personalwesen?
Für Führungskräfte kann es in solchen Fällen herausfordernd sein, genau zu beschreiben, was bei ihren Mitarbeitenden nicht rund läuft – insbesondere, wenn es um soziale Kompetenzen geht. Doch Genauigkeit und Klarheit sind entscheidend für jede Leistungsverbesserungsstrategie.
Praktische Empfehlungen
Das Crucial-Accountability-Modell bietet einen einfachen Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderung:
- Erwartung beschreiben
- Beschreiben, was genau beobachtet wird, das von der Erwartung abweicht
- Der dazwischenliegende Bereich wird als „die Lücke“ bezeichnet.
Das folgende Gespräch sollte sich darum drehen, was der Mitarbeitende tun muss, um diese Lücke zu schließen.
Benötigt die Person zusätzliche Ressourcen oder mehr Führung? Ist es eine Frage der Weiterbildung?
Um den Mitarbeitenden nachhaltig zu unterstützen, müssen sie ein klares Bild davon haben, wie Erfolg in ihrer Rolle aussieht.
4. Die Wissenschaft des Gehirns nutzen
David Rock, Gründer des NeuroLeadership Institute, hat das SCARF-Modell als Referenzwerkzeug für die Zusammenarbeit mit anderen eingeführt, inklusive dem Geben und Empfangen von Feedback.
Die Idee ist einfach: Nimmt das Gehirn das, was Sie sagen wollen, als soziale Bedrohung wahr, verfällt es in einen „Abwehrmodus“, also eine Art Fight-or-Flight-Zustand, und verhindert so, dass der Mitarbeitende die kommenden Informationen wirklich verarbeitet.
Laut SCARF-Modell sind dies die fünf sozialen Bereiche, die am stärksten als Trigger wirken können:
- Status – unsere relative Bedeutung für andere. Beispiel: „Werde ich wertgeschätzt? Zählt meine Meinung?“
- Sicherheit – Fähigkeit, zu erkennen, was als nächstes kommt. Beispiel: „Was hält die Zukunft für meine Rolle oder das Unternehmen bereit?“
- Autonomie – unser Gefühl der Kontrolle über Ereignisse. Beispiel: „Bekomme ich die Werkzeuge, um mein Ergebnis selbst zu steuern? Kann ich selbst Entscheidungen treffen?“
- Verbundenheit – wie sicher wir uns mit anderen fühlen. Beispiel: „Kann ich den Menschen um mich herum vertrauen? Bin ich Teil des Teams?“
- Fairness – Wahrnehmung von gerechter Behandlung. Beispiel: „Werde ich genauso behandelt wie meine Kolleg:innen?“
Wenn eine negative Reaktion das Gehirn in einen „Weg-von-Zustand“ versetzt, ist die Mitarbeitende Person abgelenkt, verunsichert und wird sich wahrscheinlich nicht mehr an das erinnern, was Sie ihr als Nächstes sagen.
Umsetzbare Empfehlungen
Das Ziel ist es, das Gespräch auf eine Weise zu führen und das Feedback so zu formulieren, dass das Gehirn der Mitarbeitenden in einen „Hin-zu-Zustand“ versetzt wird. Jetzt kann das Gehirn klar denken, Erkenntnisse gewinnen und Probleme lösen.
Einige Vorschläge, um einen Hin-zu-Zustand für Feedback zu schaffen:
- Informieren Sie im Voraus und geben Sie eine klare Agenda für das Meeting bekannt
- Das Feedbackgespräch sollte persönlich (oder via Zoom) stattfinden, damit der Mitarbeitende die Körpersprache und den Gesichtsausdruck der Führungskraft sehen kann
- Fragen Sie die Mitarbeitenden, ob es ein guter Zeitpunkt für ein Feedbackgespräch ist
- Gehen Sie das Gespräch aus der Perspektive an, wie Sie unterstützen können
- Geben Sie auch positives Feedback, und teilen Sie der Mitarbeitenden Person mit, was sie gut macht.
5. Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks und feiern Sie Erfolge
Eine kontinuierliche Feedbackkultur bedeutet, dass Feedback nicht mit Leistungsbeurteilungen beginnt und endet. Es bedeutet, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende regelmäßig um Feedback bitten und die Unternehmenskultur so ist, dass es normal ist, häufig über Feedback zu sprechen.
Das bedeutet, Ihre Führungskräfte darin zu coachen, regelmäßig Feedback von ihren Mitarbeitenden einzuholen. Die Vorteile dieser Strategie sind vielfältig:
- Schafft ein vertrauensvolles Umfeld
- Ermöglicht es, Probleme proaktiv anzugehen
- Verbessert die Kommunikationsfähigkeiten sowohl der Führungskräfte als auch der Teammitglieder
- Ermutigt Mitarbeitende, ihre eigene Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen, indem sie in der Lage sind, Herausforderungen direkt zu adressieren.
Umsetzbare Empfehlungen
An einer Kultur des kontinuierlichen Feedbacks zu arbeiten, muss keine große, formelle Initiative sein. Es beginnt damit, dass Ihre Führungskräfte regelmäßig Feedback geben und einholen. In meinem derzeitigen Unternehmen setzen wir dies auf folgende Weise um:
- Ermutigen Sie Führungskräfte, Mitarbeitende für gute Arbeit sowohl privat als auch öffentlich – zum Beispiel über unseren Slack-„Shout-Outs“-Kanal – anzuerkennen und zu belohnen.
- Trainieren Sie Führungskräfte darin, regelmäßig um Feedback zu bitten und sich bei den Teammitgliedern dafür zu bedanken
- Stellen Sie einen Bereich der Leistungsbeurteilungen für das Feedback zur Führungskraft bereit.
- Vereinbaren Sie häufige persönliche Treffen zwischen Führungskraft und direkter Berichtslinie, um die Kommunikation offen zu halten.
Verwenden Sie ein Rahmenmodell zur Entwicklung Ihres Feedback-Prozesses
Die Einbindung eines strukturierten Rahmenmodells in Ihren Feedback-Prozess kann dessen Wirksamkeit und Klarheit erheblich steigern. Unterschiedliche Modelle eignen sich für verschiedene Kontexte und Bedürfnisse. Lassen Sie uns einige beliebte Rahmenmodelle betrachten:
- Das COIN-Rahmenmodell
COIN steht für Kontext, Beobachtung, Auswirkung, Nächste Schritte.
Beispiel: In der gestrigen Besprechung (Kontext) habe ich bemerkt, dass du mehrmals unterbrochen hast (Beobachtung). Dies schien den Ablauf zu stören, und andere wirkten zögerlich, sich zu beteiligen (Auswirkung). Für künftige Sitzungen lass uns daran arbeiten, dass alle ihre Punkte zu Ende bringen können (Nächste Schritte).
2. SBI (Situation-Verhalten-Auswirkung)
Konzentriert sich auf die spezifische Situation, das beobachtete Verhalten und dessen Auswirkung.
Beispiel: Während des Team-Workshops (Situation) hast du das technische Problem effektiv gelöst (Verhalten). Dadurch konnten wir im Zeitplan bleiben und der Kunde war beeindruckt (Auswirkung).
3. STAR (Situation-Task-Action-Result)
Betont den Kontext der Situation sowie die Aufgabe, die ergriffene Handlung und das erzielte Ergebnis.
Beispiel: In der vierteljährlichen Vertriebsbesprechung (Situation) bestand deine Aufgabe darin, die neue Strategie vorzustellen (Aufgabe). Deine gründliche Vorbereitung und klare Präsentation (Handlung) führten dazu, dass das Team die Strategie begeistert unterstützte und einen klaren Maßnahmenplan entwickelte (Ergebnis).
4. Pendleton-Modell
Regt zur Selbsteinschätzung an, gefolgt von positivem Feedback und Verbesserungsvorschlägen.
Beispiel: Wie denkst du, ist deine Präsentation gelaufen? Ich finde, du hast das Publikum sehr gut eingebunden (Positives Feedback), aber vielleicht könnten beim nächsten Mal mehr Daten einfließen (Vorschlag).
5. BOOST (Balanced, Observed, Objective, Specific, Timely)
Stellt sicher, dass das Feedback ausgewogen, beobachtet, objektiv, spezifisch und zeitnah ist.
Beispiel: Ich habe (Beobachtet) in den letzten Projektsitzungen (Zeitnah) festgestellt, dass deine Beiträge (Spezifisch) sehr gut recherchiert sind (Objektiv). Wenn du das noch mit mehr Teaminteraktion (Ausgewogen) verbindest, wäre das noch vorteilhafter.
6. 360-Grad-Feedback
Umfassendes Feedback, das aus verschiedenen Quellen wie Kollegen, Untergebenen und Vorgesetzten gesammelt wird.
Beispiel: Deine Kollegen schätzen deine Teamarbeit, deine Nachwuchskräfte bewundern deine Führungsqualitäten, und ich als dein Vorgesetzter schätze dein Engagement. Dieses 360-Grad-Feedback zeigt deine starken Fähigkeiten im Teambuilding.
7. Stop-Start-Continue
Eine einfache Methode, um anzugeben, welche Verhaltensweisen ein Mitarbeitender stoppen, anfangen oder fortsetzen sollte.
Beispiel: Du solltest aufhören, die Wochenberichte zu verschieben, anfangen, dich stärker an den Teamdiskussionen zu beteiligen, und weiterhin deine ausgezeichneten Kunden-Nachverfolgungen fortsetzen.
Best Practices beim Geben von Feedback
Wirkungsvolles Feedback zu geben ist eine Kunst, die Überlegung und Geschick erfordert. Schauen wir uns einige Best Practices an, die dabei helfen, Ihr Feedback wirkungsvoller und konstruktiver zu gestalten.
1. Seien Sie spezifisch und objektiv
- Konzentrieren Sie sich auf beobachtbare Verhaltensweisen oder konkrete Ergebnisse: Fokussieren Sie sich auf Handlungen und Resultate, die direkt beobachtbar sind, anstatt auf subjektive Interpretationen.
- Verwenden Sie objektive, klare Sprache: Vermeiden Sie mehrdeutige Begriffe und seien Sie präzise in Ihren Beschreibungen.
- Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und persönliche Urteile: Bleiben Sie bei den Fakten und vermeiden Sie Annahmen über persönliche Eigenschaften oder Absichten.
2. Fokus auf umsetzbare Erkenntnisse
- Geben Sie Hinweise, wie positive Verhaltensweisen verbessert oder aufrechterhalten werden können: Bieten Sie klare, praktische Ratschläge, was anders gemacht oder beibehalten werden kann.
- Machen Sie konkrete Vorschläge oder Schritte zur Verbesserung: Spezifische, umsetzbare Schritte helfen dabei, Feedback in reale Veränderungen umzusetzen.
- Stellen Sie sicher, dass das Feedback zu praktischen und erreichbaren Maßnahmen führt: Setzen Sie realistische Erwartungen und Ziele.
3. Halten Sie die Balance zwischen positivem und konstruktivem Feedback
- Anerkennen und würdigen Sie Stärken und Erfolge: Die Anerkennung guter Leistungen fördert Motivation und Selbstvertrauen.
- Sprechen Sie Verbesserungsbereiche an, ohne Erfolge zu überstrahlen: Achten Sie darauf, dass konstruktives Feedback die Anerkennung von Leistungen nicht schmälert.
- Verwenden Sie einen unterstützenden Ton zur Ermutigung und Motivation: Ein positiver Tonfall kann die Akzeptanz und Wirkung des Feedbacks erhöhen.
4. Seien Sie zeitnah
- Geben Sie Feedback zeitnah nach dem betreffenden Ereignis oder der Beobachtung: Promptes Feedback stellt sicher, dass Details frisch und nachvollziehbarer sind.
- Sorgen Sie dafür, dass das Feedback relevant und kontextbezogen ist: Stimmen Sie das Feedback auf die aktuellen Umstände und Ziele ab.
- Rechtzeitigkeit erhöht die Relevanz und Wirkung des Feedbacks: Unmittelbares Feedback wird eher als relevant und dringlich wahrgenommen.
5. Fördern Sie einen zweiseitigen Dialog
- Ermutigen Sie den Empfänger, seine Perspektive und Gedanken zu teilen: Dies fördert das Verständnis und zeigt Respekt für seine Sichtweise.
- Hören Sie den Antworten und Bedenken aktiv zu: Aktives Zuhören zeigt Empathie und Offenheit für den Dialog.
- Fördern Sie ein kollaboratives Umfeld für gemeinsames Wachstum: Feedback ist ein wechselseitiger Prozess und sollte als Werkzeug zur gemeinsamen Entwicklung genutzt werden.
Geben Sie das richtige Feedback zum richtigen Zeitpunkt
Feedback ist ein entscheidender Bestandteil des Leistungsmanagements. Nutzen Sie die hier vorgestellten Ideen, um Führungskräfte und Manager in Ihrem Unternehmen dazu zu befähigen, Feedback richtig zu geben und einzuholen.
Dies ermöglicht es Ihrer Organisation, Problemen vorzubeugen, bevor sie unüberschaubar werden, und fördert gleichzeitig höhere Leistung und Mitarbeiterengagement.
Neben dem Aufbau einer Kultur des kontinuierlichen Leistungs-Feedbacks sollten Sie auch aktuellen Trends im Peer-to-Peer-Feedback und technologischen Entwicklungen für die Schaffung eines Feedback-Kreislaufs folgen.
Und denken Sie daran: Feedback ist keine Einbahnstraße. Seien Sie immer offen für Aufwärts-Feedback von Ihren Teammitgliedern darüber, wie Sie sich als Manager, Führungskraft oder Unternehmen insgesamt verbessern können.
Wie Mariya Hrsitova in ihrem Artikel zu negativen Feedbackbeispielen betont: "Niemand ist ein perfekter Gebender oder Empfänger von Feedback! Es ist alles eine Lernreise, und es ist wichtig, dabei auch menschlich miteinander umzugehen."
