10 häufigste Fehler bei der Gehaltsabrechnung und wie Sie sie vermeiden

10 häufigste Fehler bei der Lohnabrechnung

Auf folgende häufige Fehler bei der Lohnabrechnung sollten Sie achten:

1. Falsche Mitarbeiterinformationen

Es klingt recht grundlegend, aber Fehler bei Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder Bankkontodaten von Mitarbeitenden können zu Problemen bei Direktüberweisungen, der Steuerberichterstattung und der allgemeinen Genauigkeit der Lohnabrechnung führen.

Darauf sollten Sie besonders achten, wenn Sie zusätzlich zu anderen Aufgaben die Lohnabrechnung selbst durchführen.

2. Fehlerhafte Einstufung von Mitarbeitenden

Wenn Arbeitgeber Mitarbeitende falsch einstufen, bestimmen sie nicht korrekt, ob eine Arbeitskraft angestellt oder als unabhängige Auftragnehmerin bzw. unabhängiger Auftragnehmer tätig ist.

Diese Unterscheidung ist entscheidend, da sie beeinflusst, wie Steuern einbehalten und abgeführt werden, ob Anspruch auf Überstundenvergütung und Leistungen besteht und ob die Arbeitsgesetze eingehalten werden. 

Auf folgende häufige Fehleinstufungen sollten Sie achten:

• Von der Überstundenregelung ausgenommene Mitarbeitende als nicht ausgenommen eingestuft: Von der Überstundenregelung ausgenommene Mitarbeitende erhalten gewöhnlich ein Gehalt und haben keinen Anspruch auf Überstundenvergütung. Werden sie als nicht ausgenommen eingestuft, kann dies zu unnötigen Überstundenzahlungen führen.
• Nicht von der Überstundenregelung ausgenommene Mitarbeitende als ausgenommen eingestuft: Dies ist problematischer, da es dazu führt, dass keine Überstunden bezahlt werden, gegen den Fair Labor Standards Act (FLSA) verstoßen wird und möglicherweise Klagen sowie Sanktionen die Folge sind.
• Unabhängige Auftragnehmer als Mitarbeitende eingestuft: Unternehmen behandeln Auftragnehmer manchmal fälschlicherweise wie Mitarbeitende, was zu unnötigen Steuerabzügen und Leistungen führt.
• Mitarbeitende als unabhängige Auftragnehmer eingestuft: Häufiger werden Mitarbeitende als Auftragnehmer eingestuft, um die Zahlung von Leistungen und Steuern sowie die Einhaltung der Arbeitsgesetze zu vermeiden. Wie FedEx feststellen musste, kann dies erhebliche rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.

Author's Tip

Wenn Sie unsicher sind, können Sie die \u003ca href=\u0022https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/completing-form-ss-8\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003eRichtlinien des IRS (Formular SS-8)\u003c/a\u003e verwenden, um die Einstufung der Arbeitskraft zu bestimmen.

3. Fehler bei der Lohnberechnung

Fehler bei der Berechnung von Löhnen, Überstunden oder Abzügen können dazu führen, dass Mitarbeitende zu wenig oder zu viel bezahlt werden – beides ist nicht ideal. 

Dies kann in Branchen mit mehreren Vergütungsstrukturen besonders kompliziert werden. Die Lohnabrechnung in der Zahnmedizin kann beispielsweise Stundenlöhne, Gehälter, produktionsabhängige Vergütung und Boni innerhalb derselben Praxis umfassen, wodurch Überstunden- und Lohnberechnungen fehleranfälliger werden.

Berechnungsfehler bei der Lohnabrechnung können in verschiedenen Phasen und aus unterschiedlichen Gründen auftreten. Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über häufige Berechnungsfehler:

• Fehler beim Stundenlohn
• Fehler bei den geleisteten Arbeitsstunden/-tagen 
• Fehler bei der genauen Berechnung von Überstunden (denken Sie daran, dass beispielsweise auch das Durcharbeiten von Pausen zählt)
• Falscher Überstundensatz oder falscher Zeitraum
• Falsche Steuerabzüge
• Nicht angewandte Änderungen des Lohnsatzes (häufig)
• Fehler bei der Berechnung und beim Abzug von Leistungen
• Fehler bei der korrekten Anwendung von Schichtzulagen 
• Fehler bei der Währungsumrechnung.

Profi-Tipp

Achten Sie auf Rundungsfehler des Systems. Ich habe Fälle erlebt, in denen die Lohnabrechnungssoftware anders rundete als die Zeiterfassungssoftware, wodurch kleine Abweichungen entstanden, die sich im Laufe der Zeit auf Tausende von Dollar summierten.—Andrew Lokenauth, Fractional CFO und Finanzberater

4. Nichtmeldung aller Formen steuerpflichtiger Mitarbeitervergütung

Es ist leicht zu vergessen, dass die Vergütung mehr umfasst als Gehälter, Löhne, Boni und Provisionen. Zu den weiteren Vergütungsformen, die dem IRS gemeldet werden müssen, gehören:

• Zusatzleistungen: Sachleistungen wie Firmenwagen, Mitgliedschaften in Fitnessstudios oder Wohnkostenzuschüsse sollten als steuerpflichtiges Einkommen berücksichtigt werden, wenn sie nicht unter bestimmte Ausnahmen fallen.
• Aktienoptionen: Der Wert von Aktienoptionen, die Mitarbeitern gewährt werden, muss bei ihrer Ausübung als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden.
• Erstattete Ausgaben: Erstattungen für persönliche Ausgaben sollten als steuerpflichtiges Einkommen gemeldet werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß als Geschäftsausgaben dokumentiert sind.
• Geschenkkarten und Preise: Sachleistungen wie Geschenkkarten, Preise oder Auszeichnungen, die Mitarbeitern gewährt werden, sind steuerpflichtig und müssen gemeldet werden.
• Abfindungen: Zahlungen an Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Abfindungen und Auszahlungen angesammelter Urlaubstage, sollten im steuerpflichtigen Einkommen enthalten sein.
• Trinkgelder und Zuwendungen: Für Mitarbeiter, die Trinkgelder erhalten, beispielsweise im Gastgewerbe, müssen diese gemeldet und ordnungsgemäß versteuert werden.
• Zulagen: Alle Mitarbeitern gewährten Zulagen, beispielsweise für Mahlzeiten oder Reisen, sollten im steuerpflichtigen Einkommen enthalten sein, sofern sie nicht bestimmte Kriterien für die Steuerfreiheit erfüllen.

5. Nichteinhaltung einzelstaatlicher und lokaler Gesetze

In einigen Bundesstaaten und Gemeinden gelten spezifische Vorschriften zur Lohnabrechnung, die sich von den bundesrechtlichen Vorschriften unterscheiden. 

Hier sind einige häufige Bereiche, in denen die Nichteinhaltung einzelstaatlicher und lokaler Gesetze zu Problemen führen kann:

• Mindestlohngesetze: In vielen Bundesstaaten und Gemeinden gelten Mindestlohnsätze, die über dem bundesweiten Mindestlohn liegen. Arbeitgeber müssen den jeweils höchsten geltenden Satz zahlen. Die Nichteinhaltung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
• Überstundenregelungen: Einzelstaatliche Gesetze können unterschiedliche Kriterien für die Berechtigung zu Überstunden und deren Vergütung vorsehen. In einigen Bundesstaaten müssen Überstunden für Arbeitsstunden gezahlt werden, die über acht Stunden pro Tag hinausgehen, nicht nur für mehr als 40 Stunden pro Woche. Die Missachtung dieser Regeln kann zu Unterbezahlung und rechtlichen Schritten führen.
• Bezahlter Krankenurlaub: Mehrere Bundesstaaten und Gemeinden schreiben bezahlten Krankenurlaub für Mitarbeiter vor. Diese Gesetze unterscheiden sich hinsichtlich Ansammlungsraten, Nutzung und Übertragungsregelungen. Wird der vorgeschriebene Krankenurlaub nicht gewährt, kann dies zu Geldstrafen und Beschwerden von Mitarbeitern führen.
• Bezahlter Familien- und Krankheitsurlaub: Einige Bundesstaaten haben eigene Programme für Familien- und Krankheitsurlaub, die über die Leistungen des bundesweiten Gesetzes über Familien- und Krankheitsurlaub (FMLA) hinausgehen können. Arbeitgeber müssen diese Programme einhalten, um Strafen zu vermeiden.
• Ruhe- und Essenspausen: Einzelstaatliche Gesetze können bestimmte Ruhe- und Essenspausen für Mitarbeiter vorschreiben. Kalifornien verlangt beispielsweise nach jeweils fünf Arbeitsstunden eine 30-minütige Essenspause und nach jeweils vier Arbeitsstunden eine 10-minütige Ruhepause. Die Nichteinhaltung kann zu Lohnforderungen und Strafen führen.
• Letzte Gehaltszahlungen: In den Bundesstaaten gelten unterschiedliche Vorgaben dazu, wann die letzte Gehaltszahlung nach der Kündigung oder dem Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgezahlt werden muss. Verzögerungen oder Versäumnisse bei der Auszahlung der letzten Gehaltszahlung können zu Geldstrafen und anderen Strafen führen.

6. Doppelte Zahlungen

Doppelte Zahlungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter für denselben Zahlungszeitraum mehr als einmal bezahlt wird, häufig aufgrund von Fehlern bei der manuellen Eingabe, nicht synchronisierten Systemen oder wiederholten Zahlungsübermittlungen in der Lohnabrechnungssoftware.

Überzahlungen können zu Problemen beim Cashflow führen, Finanzunterlagen verfälschen und Compliance-Risiken mit sich bringen, wenn sie nicht umgehend korrigiert werden. 

Die überschüssigen Gelder zurückzufordern, kann ebenfalls unangenehm oder schwierig sein – insbesondere, wenn der Mitarbeitende das Geld bereits ausgegeben hat!

7. Verspätete oder ausgefallene Gehaltsabrechnung

Dies geschieht, wenn Mitarbeitende am erwarteten Zahltag aufgrund verpasster Fristen, Verarbeitungsfehlern, Bankfeiertagen oder technischen Problemen mit Gehaltsabrechnungssystemen oder Banküberweisungen nicht bezahlt werden.

Eine verspätete Gehaltszahlung schädigt das Vertrauen der Mitarbeitenden, verstößt gegen Arbeitsgesetze (in vielen Rechtsordnungen) und kann Strafen durch Aufsichtsbehörden nach sich ziehen. Für Mitarbeitende, die von Gehalt zu Gehalt leben, kann selbst eine kurze Verzögerung zu finanziellen Schwierigkeiten führen.

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8. Fehlerhafte Verarbeitung der Schlussabrechnung

Schlussabrechnungen können kompliziert werden – insbesondere, wenn Sie eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter Zeitdruck verarbeiten oder während des Offboardings ein Detail übersehen haben. 

Wenn die Auszahlung nicht genommener Urlaubstage vergessen wird, falsche Abzüge angewendet werden oder gesetzlich vorgeschriebene Fristen der Bundesstaaten nicht eingehalten werden, kann dies rechtliche Probleme oder einen frustrierten ehemaligen Mitarbeitenden zur Folge haben.

Viele Bundesstaaten haben strenge Fristen für die Ausstellung der Schlussabrechnung – in einigen Fällen ist die Zahlung am selben Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben.

9. Ungenaue Aufzeichnungen

Mangelhafte oder ungenaue Aufzeichnungen können bei Prüfungen durch Steuerbehörden oder Arbeitsbehörden (ebenso wie bei internen Prüfungen der Gehaltsabrechnung) zu Abweichungen und Problemen bei Steuererklärungen führen.

Einer der größten Vorteile der Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnung besteht insgesamt darin, dass die Aufzeichnungen zum Problem einer anderen Person werden!

10. Verpassen von Meldefristen

Das Verpassen von Fristen für Meldungen zur Gehaltsabrechnung ist ein häufiger, aber schwerwiegender Fehler, der zu Strafen und Compliance-Problemen führen kann.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, eine Reihe von Formularen auf Bundes-, Bundesstaaten- und lokaler Ebene einzureichen – darunter das vierteljährliche Formular 941 für Lohnsteuern, das jährliche Formular 940 für FUTA sowie Formulare zum Jahresende wie W-2, W-3 und 1099 –, jeweils mit strengen Fristen.

Viele dieser Fristen liegen im Januar oder am Ende jedes Quartals. Werden sie versäumt, kann dies Geldstrafen durch den IRS oder Behörden der Bundesstaaten auslösen.

Um die Compliance sicherzustellen, ist es unerlässlich, einen Kalender für die Gehaltsabrechnung mit allen Einreichungsfristen zu führen und sicherzustellen, dass Ihr Gehaltsabrechnungssystem oder -anbieter fristgerechte Einreichungen unterstützt.

So vermeiden Sie Fehler bei der Gehaltsabrechnung: 18 bewährte Verfahren

Wie Sie sehen, gibt es einiges zu beachten, um die Gehaltsabrechnung erfolgreich zu verwalten. Nutzen Sie diese bewährten Verfahren für die Gehaltsabrechnung, um Fehler zu minimieren und einen robusten Prozess für die Gehaltsabrechnung aufzubauen.

1. Verfahren für die Gehaltsabrechnung dokumentieren

Wie Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzberater, hervorhebt: „Dokumentation ist alles. Mein Team führt für die individuellen Anforderungen an die Gehaltsabrechnung jedes Kunden detaillierte Prozessdokumentationen – dazu gehören beispielsweise Pfändungsanordnungen, besondere Abzüge und Tarifvereinbarungen.“

Wenn Ihre Verfahren für die Gehaltsabrechnung zusammen mit einer Checkliste für die Gehaltsabrechnung klar dokumentiert sind, wird der gesamte Prozess reibungsloser, konsistenter und leichter skalierbar.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Personen, die die Gehaltsabrechnung bearbeiten – ob Ihre reguläre Verwaltungskraft oder eine Vertretung –, genau wissen, welche Schritte zu befolgen sind, von der Erfassung der Stundenzettel bis zur Einreichung von Steuerunterlagen.

Außerdem bietet Ihnen ein gut dokumentierter Prozess etwas Konkretes, das Sie überprüfen und verbessern können, wenn Fehler auftreten oder Fragen aufkommen.

Es ist wichtig, diese Dokumente zu aktualisieren, wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Gehaltsabrechnung für eine Person unterscheidet sich deutlich von der monatlichen Verarbeitung der Gehaltsabrechnung für 10, 50, 100 oder 1000 Mitarbeitende.

2. Klare Richtlinien für die Gehaltsabrechnung festlegen

Klare und gut dokumentierte Richtlinien für die Gehaltsabrechnung tragen dazu bei, dass die Gehaltsabrechnung konsistent, fair und im Einklang mit Gesetzen und internen Erwartungen verarbeitet wird.

Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte verstehen, wie sich Überstunden, Boni, Zeiterfassung und Abwesenheiten auf ihre Bezahlung auswirken, reduziert dies Verwirrung, Streitigkeiten über die Gehaltsabrechnung und die Belastung Ihres HR- oder Gehaltsabrechnungsteams. Einer der wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungssoftware besteht darin, dass sie Führungskräften diese Transparenz bietet.

Diese Richtlinien dienen außerdem als Orientierung für den Umgang mit Ausnahmen oder Sonderfällen und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Lohnabrechnung, indem sie Standardverfahren klar darlegen.

Tipp: Bewahren Sie Ihre Richtlinien zur Lohnabrechnung leicht zugänglich auf (z. B. in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder HR-Portal) und überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Gesetzen und Unternehmenspraktiken entsprechen.

3. Führen Sie genaue Mitarbeiterdaten

Obwohl es grundlegend erscheint, entstehen viele Fehler bei der Lohnabrechnung direkt durch veraltete oder unvollständige Mitarbeiterdaten.

Dies unterstreicht die Notwendigkeit regelmäßiger Überprüfungen, einer Versionskontrolle und der teamübergreifenden Abstimmung zwischen HR und Lohnabrechnung.

Der Vorteil des Einsatzes von Technologien wie Software für die Lohnabrechnung besteht darin, dass viele Anbieter ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter anbieten, in dem diese ihre Angaben, beispielsweise ihre Bankverbindung, aktualisieren können.

Gute Systeme für die Lohnabrechnung lassen sich mit anderen Anwendungen integrieren, wie HRIS und Zeiterfassungssoftware, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und genaue Daten sicherzustellen.

Profi-Tipp

Der Homeoffice-Status eines Mitarbeiters kann unterschiedliche lokale Steuerabzüge erfordern. Validieren Sie Adressen mithilfe von Geolokalisierungssoftware oder fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, ihre Adressen jährlich zu bestätigen.—BJ Anderson, Leiter der Lohnabrechnung & Urlaubsverwaltung, Humareso

4. Automatisieren Sie so viel wie möglich

Wie Katrina Magdol, Gründerin von Amalou Consulting, vorschlägt: „Mein Rat lautet, so viel wie möglich vom Prozess zu automatisieren. Beginnen Sie bereits bei der Einarbeitung, indem Sie das Ausfüllen und die sichere Speicherung der Lohnabrechnungsformulare Ihrer Mitarbeiter automatisieren. Gehen Sie bei Änderungen von Mitarbeiterdaten genauso vor.

Hat ein Mitarbeiter beispielsweise einen neuen Lohnsatz? Um sicherzustellen, dass seine Vergütung korrekt verarbeitet wird, sollten Sie in Ihrem System unmittelbar nach der Genehmigung der Änderung des Lohnsatzes eine Erinnerung oder Markierung einrichten.

Sie können und sollten auch andere Technologien nutzen. Verwenden Sie beispielsweise Ihren Kalender, um proaktiv Zeit für die Verarbeitung der Lohnabrechnung zu reservieren, und richten Sie wiederkehrende Besprechungseinladungen ein, die Ihrem Zeitplan für die Lohnabrechnung entsprechen. Laden Sie alle Personen ein, die für die Eingabe, Überprüfung, Genehmigung und Übermittlung der Lohnabrechnung zuständig sind.“

Die Investition in Software für die Lohnabrechnung kann Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen, indem Berechnungen automatisiert werden und die Software mit den neuesten Steuersätzen und regulatorischen Änderungen auf dem aktuellen Stand bleibt. Hier finden Sie einige wichtige Funktionen von Software für die Lohnabrechnung.

Profi-Tipp

Nutzen Sie Automatisierung für Berechnungen, Steuertabellen und Abzüge für Leistungen, überspringen Sie jedoch niemals die Validierungen nach dem Durchlauf. Führen Sie nach jedem Durchlauf der Lohnabrechnung eine abschließende Prüfung durch – sehen Sie sich Zusammenfassungen der Lohnabrechnung an, überprüfen Sie stichprobenartig einige Mitarbeiterdaten und bestätigen Sie die Summen, bevor die Gelder ausgezahlt werden.—BJ Anderson, Leiter der Lohnabrechnung und Urlaubsverwaltung bei Humareso.

5. Halten Sie sich über Vorschriften auf dem Laufenden

Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kenntnisse über lokale, bundesstaatliche und föderale Steuergesetze sowie arbeitsrechtliche Vorschriften. 

Dazu gehört, Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohngesetzen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Leistungen zu verstehen.

Dafür gibt es einige Möglichkeiten:

Abonnieren Sie offizielle staatliche Aktualisierungen

• Melden Sie sich für Newsletter wie IRS Tax Tips oder die e-News der Lohn- und Gehaltsabrechnungsbranche an.
• Folgen Sie den Aktualisierungen auf dol.gov zu Änderungen im Lohn- und Arbeitszeitrecht (wie etwa Aktualisierungen des FLSA).
• Die meisten Bundesstaaten verfügen über eine eigene Arbeitsbehörde oder Steuerbehörde mit E-Mail-Benachrichtigungen oder RSS-Feeds.

Tipp: Setzen Sie ein Lesezeichen für die Websites des Finanzministeriums und des Arbeitsministeriums Ihres Bundesstaates und überprüfen Sie diese vierteljährlich.

Verfolgen Sie vertrauenswürdige Nachrichtenquellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Websites wie SHRM, Bloomberg Tax, ADP Spark und APA (American Payroll Association) bieten zeitnahe Aktualisierungen, Webinare und Leitfäden zur Einhaltung von Vorschriften.
• Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware unterhalten häufig Blogs oder Wissenszentren mit regulatorischen Nachrichten und Systemaktualisierungen.

Tipp: Richten Sie Google Alerts für Begriffe wie „Änderungen der Lohnsteuer [Ihr Bundesstaat]“ oder „Mindestlohn 2026“ ein.

Treten Sie Berufsverbänden bei

• Organisationen wie die American Payroll Association (APA) bieten Newsletter, Zertifizierungen, Workshops und bundesstaatsspezifische Aktualisierungen.
• Lokale Verbände für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Personalwesen veranstalten möglicherweise ebenfalls Veranstaltungen oder versenden zeitnahe Benachrichtigungen zu Änderungen, die Ihre Region betreffen.

Bauen Sie eine Beziehung zu einem Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder einem Berater auf

• Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen wie Gusto, ADP oder Paychex bieten Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften, Benachrichtigungen und rechtliche Aktualisierungen, die in ihre Plattformen integriert sind.
• Wenn Sie einen externen Buchhalter oder HR-Berater nutzen, bitten Sie ihn, Sie auf relevante regulatorische Änderungen hinzuweisen.

Tipp: Verwenden Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware mit integrierten Steueraktualisierungen und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, um den manuellen Überwachungsaufwand zu reduzieren.

6. Erstellen Sie für jeden Auszahlungstermin einen eigenen Ordner

Wie Eric Mochnacz, Leiter des operativen Geschäfts bei Red Clover HR, rät: „Da die Kommunikation heutzutage asynchron erfolgt, können Aktualisierungen und Änderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung leicht untergehen.

Eine Möglichkeit, dies zu verhindern, besteht darin, für jeden Auszahlungstermin Ordner zu führen.  Wenn Sie Informationen zu Änderungen der Vergütungssätze, Änderungen von Abzügen, zusätzlichen Vergütungen oder anderen Dingen erhalten, die in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese in dem entsprechenden Ordner. 

Auf diese Weise können Sie während der Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung überprüfen, ob jeder Punkt ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Abrechnung durchführen.“

Ein eigener Ordner für jeden Abrechnungslauf hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, und macht Prüfungen oder die Lösung von Problemen deutlich einfacher.

7. Erstellen Sie einen Notfallplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Dinge passieren – Menschen werden krank, Systeme fallen aus, Banken haben Störungen. Deshalb ist es sinnvoll, einen Notfallplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereitzuhalten.

Das kann bedeuten, dass Sie einen zweiten Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung schulen und einsatzbereit halten, festlegen, wer zur Genehmigung von Zahlungen einspringen kann, den Zugriff auf Notfallmittel sicherstellen und eine Checkliste für die Lohn- und Gehaltsabrechnung griffbereit halten, damit unter Druck nichts übersehen wird. 

Vorausschauende Planung sorgt dafür, dass Ihr Team pünktlich bezahlt wird, selbst wenn unerwartet etwas passiert.

8. Verlangen Sie eine schriftliche Bestätigung für jede Änderung von Vergütungssätzen

Eine schriftliche Bestätigung für jede Änderung von Vergütungssätzen trägt dazu bei, dass eine klare, dokumentierte Vereinbarung zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen vorliegt.

Wie Anderson hervorhebt: „Dabei kann es sich um Formulare handeln, die Ihnen zugesandt werden, oder um die automatisierten Änderungsformulare Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems, die Ihr System nach der Genehmigung aktualisieren.“

Author's Tip

Seien Sie bei Änderungen von Bankkonten besonders wachsam. Es gibt Betrüger, die E-Mail-Adressen hacken und sich als Kollegen oder Kunden ausgeben.

9. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen

Sie müssen zwar nicht nach jedem Lohnabrechnungslauf eine vollständige Prüfung durchführen, aber es ist sinnvoll, eine kurze Überprüfung oder „Mini-Prüfung“ beziehungsweise eine Abstimmung der Lohnabrechnung als Teil Ihres regulären Lohnabrechnungsprozesses einzuplanen.

Diese kurze Überprüfung kann Folgendes umfassen:

• Überprüfen, ob die Gesamtsummen den erwarteten Lohnkosten entsprechen
• Überprüfen einiger Mitarbeiterabrechnungen auf Richtigkeit (insbesondere bei neuen Mitarbeitenden oder außerplanmäßigen Anpassungen)
• Sicherstellen, dass Steuern und Abzüge korrekt aussehen
• Bestätigen, dass alle Änderungen (Gehaltserhöhungen, PTO-Auszahlungen, Boni) korrekt verarbeitet wurden.

Planen Sie anschließend vierteljährlich oder jährlich ausführlichere Prüfungen der Lohnabrechnung ein, bei denen Sie Compliance, Klassifizierungen und Aufzeichnungen detaillierter überprüfen.

Als Mindestmaß empfiehlt Anderson, monatlich stichprobenartig Abzüge, Steuerabzüge und geleistete Arbeitsstunden zu überprüfen und anschließend vierteljährlich Änderungen der Vergütungssätze, PTO-Rückstellungen sowie die Richtigkeit des Lohnabrechnungsjournals/Hauptbuchs zu prüfen.

Idealerweise sollten Prüfungen der Lohnabrechnung auch eine Überprüfung aller besonderen Umstände umfassen, beispielsweise der Berechnungen von Lohnpfändungen, um sicherzustellen, dass alle Abzüge mit gerichtlichen Anordnungen oder gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen.

Tipp: Automatisieren Sie, was möglich ist (beispielsweise das Kennzeichnen von Anomalien oder Schwellenwertwarnungen), kombinieren Sie dies jedoch immer mit einer abschließenden menschlichen Überprüfung, bevor jede Lohnabrechnung finalisiert wird.

10. Das Vier-Augen-Prinzip anwenden

Wie Magdol vorschlägt: „Gestalten Sie den Prozess so, dass mindestens zwei verschiedene Personen die Vorschau (oder das Vorverarbeitungsregister) vollständig überprüfen müssen, bevor sie übermittelt wird. Die vollständige Prüfung durch zwei Personen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Fehler zu vermeiden und Betrug zu verhindern.“

11. Kalender synchronisieren

Kimberly DeCarrera, CFO auf Teilzeitbasis bei Springboard Legal, empfiehlt, Lohnabrechnungs- und persönliche Kalender zu synchronisieren:

„Es ist eine gute Idee, den Kalender aus Ihrer Lohnabrechnungssoftware in Ihren eigenen Kalender herunterzuladen – von den einzelnen Abrechnungsterminen und dem Zeitpunkt, zu dem Sie die Abrechnung einreichen müssen, bis hin zu den Fälligkeitsterminen für Lohnsteuerzahlungen und Berichte.

Wenn der Lohnabrechnungskalender in Ihrem Hauptarbeitskalender (Microsoft Outlook, Google Workspace usw.) enthalten ist, kann ein Manager für Lohnabrechnung oder Buchhaltung alle verschiedenen Fristen und Erinnerungen besser im Blick behalten.“

12. Vernachlässigen Sie das unscheinbare Lohnabrechnungsregister nicht

Wie Mochnacz uns in Erinnerung ruft: „Ich glaube, die Menschen vergessen, was für ein wertvolles Hilfsmittel das Lohnabrechnungsregister ist.  

Wenn es vor dem Absenden erstellt und überprüft wird, ist es Ihr letzter Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass alle korrekt bezahlt werden, keine wichtigen Abzüge fehlen und die Änderungen, die Sie anhand der Dokumente im Lohnabrechnungsordner vorgenommen haben, ordnungsgemäß berücksichtigt sind.“

Tipp: Bewahren Sie jedes Lohnabrechnungsregister mindestens 3–4 Jahre sicher auf (physisch oder digital), um Compliance und historische Überprüfungen zu unterstützen.

13. Klare Kommunikation mit Mitarbeitenden

Halten Sie die Kommunikationswege zu Richtlinien und Änderungen bei der Lohnabrechnung offen, stellen Sie klare und detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit und seien Sie verfügbar, um Fragen der Mitarbeitenden zu ihrer Vergütung zu beantworten.

Fehler passieren. Wenn dies geschieht, erklären Sie, was passiert ist, und arbeiten Sie gemeinsam mit den Betroffenen an einer Lösung.

14. Die Verarbeitung zum Jahresende frühzeitig vorbereiten

Wie Lokenauth warnt: „Beeilen Sie sich bei der Verarbeitung zum Jahresende niemals. Ich plane dreimal mehr Zeit ein, als ich zu benötigen glaube. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Leistungen immer chaotisch. Außerdem gibt es immer ein Drama in letzter Minute, wenn Mitarbeitende ihre Steuerabzüge anpassen möchten.“

Beginnen Sie daher rechtzeitig mit dem Lohnabrechnungsprozess zum Jahresende. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeiterdaten, die Aktualisierung der Lohnabrechnungsunterlagen und die Vorbereitung der Verteilung von Steuerdokumenten.

15. Schulungen anbieten

Regelmäßige Schulungen helfen Ihrem Team, über rechtliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben und Lohnabrechnungstools optimal zu nutzen.

Beginnen Sie dafür mit einer grundlegenden Schulung zu zentralen Konzepten wie Abrechnungszyklen, Abzügen und Zeiterfassung.

Bieten Sie anschließend praktische Schulungen zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware an und halten Sie das Team über Webinare, Newsletter oder interne Briefings zu regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden.

Wie Lokenauth vorschlägt: „Schulungen sind entscheidend, aber nicht die langweilige Art. Ich erstelle szenariobasierte Workshops für die Lohnabrechnungsteams meiner Kunden. Wir arbeiten anhand von Beispielen aus der Praxis, etwa steuerlichen Fragen bei mehreren Bundesstaaten und Änderungen bei Leistungen während des Jahres. Das praktische Üben macht einen großen Unterschied.“

16. Holen Sie professionellen Rat ein

Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Experten für Lohnabrechnung oder Rechtsberater, insbesondere bei komplexen Fragen oder größeren Änderungen der Gesetze und Verfahren zur Lohnabrechnung. 

Wenn Ihnen das alles etwas zu viel ist, gibt es viele Lohnabrechnungsunternehmen, die den Prozess für Sie übernehmen können.

Profi-Tipp

Bauen Sie gute Beziehungen zu Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfern auf. Ich bin aus einigen schwierigen Situationen herausgekommen, nur weil ich die direkte Durchwahl der richtigen Person hatte. Die Lösung von Problemen ist 100-mal einfacher, wenn man nicht in automatisierten Telefonsystemen feststeckt.—Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzberater

17. Lassen Sie sich Zeit

Gehen Sie Ihren Prozess in einem gleichmäßigen Tempo durch, damit Sie Ihre eigenen Fehler erkennen. Wie ein weiser Mensch einmal sagte: „Sie können der Hase mit zehn Fehlern oder die Schildkröte mit null Fehlern sein.“

18. Holen Sie die Rückmeldungen der Mitarbeitenden ein

Wie Malcolm Ferrante, leitender Buchhalter bei der CBS Group, hervorhebt:

„Das Einholen von Rückmeldungen der Mitarbeitenden kann ebenfalls Schwachstellen aufzeigen und Möglichkeiten zur Verbesserung hervorheben.“

Häufig gestellte Fragen zu Fehlern bei der Lohnabrechnung

Wie groß ist die Fehlertoleranz bei der Lohnabrechnung?

Mit den richtigen Prüfungen und Schutzmaßnahmen liegt eine akzeptable Fehlertoleranz bei etwa 2 %. Bei höheren Werten sollten Sie nach Mustern und Schulungsmöglichkeiten suchen.

Muss ein Arbeitgeber Fehler bei der Lohnabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraums korrigieren?

Ja, Arbeitgeber sind verpflichtet, Fehler bei der Lohnabrechnung zu korrigieren. Der dafür geltende Zeitraum hängt von den Bundes- und Landesgesetzen ab. Nach dem Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) müssen Unterzahlungen unverzüglich korrigiert werden – in der Regel bis zum nächsten regulären Zahltag.

Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York haben strengere Vorschriften, die eine sofortige Korrektur oder die Zahlung mit der nächsten planmäßigen Gehaltsabrechnung verlangen.

Überzahlungen können ebenfalls zurückgefordert werden, erfordern jedoch häufig die Zustimmung des Mitarbeiters und müssen bestimmten Vorschriften entsprechen.

Welche Fehler bei der Lohnabrechnung stellen für Unternehmen das größte rechtliche Risiko dar?

• • Falsche Einstufung von Mitarbeitern: Die Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer kann zu Nachzahlungen von Steuern, Strafen und Klagen führen.

• • Falsch berechnete oder nicht gezahlte Überstunden: Wenn anspruchsberechtigten Mitarbeitern nicht der korrekte Überstundensatz gezahlt wird, verstößt dies gegen Lohn- und Gehaltsgesetze und führt häufig zu rechtlichen Schritten.

• • Verspätete oder fehlende Einreichung von Lohnsteuererklärungen: Das Versäumen von Steuerfristen kann hohe Strafen des IRS und eine persönliche Haftung der Geschäftsinhaber nach sich ziehen.

• • Fehlerhafte Bearbeitung der Schlussabrechnung: Wenn ausstehende Löhne oder nicht genutzte PTO nicht rechtzeitig ausgezahlt werden, kann dies gegen einzelstaatliche Gesetze verstoßen und zu Geldstrafen oder Lohnforderungen führen.

• • Mangelhafte Aufbewahrung von Lohnabrechnungsunterlagen: Unvollständige oder fehlende Unterlagen erschweren die Verteidigung gegen Prüfungen oder Streitigkeiten mit Mitarbeitern und können gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen.

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