Stay-Interviews: Umfassender Leitfaden mit Beispiel-Fragen
Stay-Interviews sind ein nützliches Instrument, um wertvolles Feedback zu sammeln, das die Mitarbeitermotivation und -bindung erhöht.
Bis zu 75 % der Fluktuation ist auf vermeidbare Gründe zurückzuführen, und häufig können Organisationen problemlos Veränderungen umsetzen, die die Employee Experience verbessern und Mitarbeitende davon abhalten, ein Kündigungsschreiben einzureichen.
Genau hier kommt das Stay-Interview als zentrales Instrument zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung ins Spiel.
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Durch Stay-Interviews konnte meine Organisation die Ursachen einiger abteilungsbezogener Probleme identifizieren und verschiedene Anliegen der Mitarbeitenden zeitnah ansprechen.
In diesem Artikel definieren wir, was ein Stay-Interview ist, welche Vorteile der Einsatz bringt, wie es durchgeführt werden sollte und stellen einige Fragen vor, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Was ist ein Stay-Interview?
Ein Stay-Interview, manchmal auch Retentionsgespräch genannt, ist ein strukturiertes Gespräch zwischen einer Führungskraft oder einer HR-Person und einem Mitarbeitenden, um das Engagement abzufragen, die Unternehmenskultur zu bewerten, herauszufinden, was die Person im Unternehmen hält und herauszuarbeiten, wo Verbesserungen möglich sind.
Ähnlich wie Exit-Interviews sind Stay-Interviews Teil Ihrer Strategie zur Mitarbeitendeneinbindung. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Feedback einzuholen, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Vorteile von Stay-Interviews
- Mitarbeiterbindung verbessern. Indem Probleme hervorgehoben und gelöst werden, kann die Mitarbeitererfahrung gesteigert werden – das hilft, Top-Talente zu halten und anzuziehen.
- Mitarbeitendenbindung stärken. Stay-Interviews können starke Treiber für Engagement sein, da sie Mitarbeitenden eine Stimme geben und sie sich gehört fühlen lassen. Das trägt dazu bei, dass sie sich wertgeschätzt fühlen, was wiederum ihr Engagement erhöht.
- Vertrauen aufbauen. Ein effektives Stay-Interview kann dabei helfen, Vertrauen zwischen Interviewten und Interviewendem aufzubauen. Vertrauen ist besonders in leistungsfähigen und/oder dezentralen Organisationen von großer Bedeutung.
- Unternehmenskultur verbessern. Die durch Stay-Interviews gewonnenen Daten können genutzt werden, um die gewünschte Unternehmenskultur zu gestalten.
Als Beispiel: Meine Organisation hat kürzlich eine Runde von Stay-Interviews durchgeführt, und viele Mitarbeitende haben das Thema Work-Life-Balance angesprochen.
Wir haben dies als Gelegenheit genutzt, um etwas genauer nachzufragen, wie die einzelnen Personen ihre eigene Work-Life-Balance empfinden.
Wir haben herausgefunden, dass die Mehrheit zwar ein hybrides Arbeitsmodell nutzt, dieses aber nicht in allen Abteilungen gleich gehandhabt wird – das führte zu Spannungen. Unsere Führungskräfte haben mit ihren Teams offen über den Grund für diese Unterschiede gesprochen und sie transparent gemacht.
Diese Offenheit wurde geschätzt, da schon länger nicht mehr über die Hintergründe unserer verschiedenen hybriden Arbeitsmodelle gesprochen wurde.
Wie führt man ein Stay-Interview durch?
Nutzen Sie diesen Prozess als Schritt-für-Schritt-Vorlage, um Stay-Interviews in Ihrem Unternehmen durchzuführen.
Schritt eins: Umfang definieren
In diesem Schritt geht es darum, klar zu definieren, was Sie mit dem Stay-Interview erreichen möchten und ob es bestimmte Personen, Abteilungen oder Teams gibt, auf die Sie sich konzentrieren wollen.
Legen Sie klar fest, welches Ziel Sie mit dem Stay-Interview verfolgen – z. B. die Mitarbeitermotivation besser zu verstehen, potenzielle Probleme zu identifizieren oder die Arbeitszufriedenheit zu messen.
Schritt zwei: Fragen entwickeln
Sie sollten offene Fragen stellen, die zu ausführlichen Antworten anregen, statt einfache Ja- oder Nein-Antworten zu provozieren. Dieser Ansatz fördert ein tiefergehendes Gespräch und liefert mehr Erkenntnisse.
Ich habe im nächsten Abschnitt eine Liste mit Fragen zusammengestellt, aber hier sind einige Grundsätze, die Sie dabei unterstützen sollen:
- Stellen Sie auch positive Aspekte in den Mittelpunkt: Formulieren Sie Fragen so, dass Sie erfahren, was den Mitarbeitenden im Unternehmen hält – zum Beispiel, was ihnen an ihrer Arbeit gefällt oder was sie als erfüllend empfinden.
- Erkundigen Sie sich nach Entwicklungsmöglichkeiten: Fragen Sie nach den Karrierezielen und wie das Unternehmen die Weiterentwicklung unterstützen kann.
- Fordern Sie Feedback ein: Nehmen Sie Fragen auf, die mögliche Verbesserungen im Arbeitsumfeld oder Führungsstil betreffen.
Schritt drei: Durchführung des Gesprächs
Das Führen eines Stay-Interviews ist die Gelegenheit für Ihr Teammitglied, seine Erfahrungen zu teilen, aber verständlicherweise sind manche dabei zunächst etwas zurückhaltend.
Um Ehrlichkeit zu fördern, sollten Sie den Zweck des Gesprächs noch einmal betonen und darauf hinweisen, dass ihre Antworten vertraulich behandelt werden.
Sie haben Ihre Fragen vorbereitet, aber anstatt sie nur einfach durchzugehen, hören Sie aktiv zu und fragen Sie bei Themen nach, die es wert erscheinen, vertieft zu werden.
Um reichhaltigere Antworten zu erhalten, empfehle ich den Einsatz der 5-Whys-Technik. Diese hilfreiche Methode besteht darin, auf eine Antwort bis zu fünf Mal mit "Warum?"-Fragen nachzuhaken, um tiefer zu bohren und mehr Details zu erhalten.
Ein weiterer Tipp: Jemand kann ein Anliegen ansprechen, das nicht geändert werden kann. Sie sollten dieses Thema so bald wie möglich ansprechen. Erwecken Sie nicht den Eindruck, dass Sie auf das Anliegen eingehen können, wenn dies nicht möglich ist.
Während der Stay-Interview-Runde in unserer Unternehmenszentrale haben mehrere Mitarbeitende geäußert, dass sie gerne die Möglichkeit hätten, 100% remote zu arbeiten. In ihrer spezifischen Rolle innerhalb des Unternehmens ist Arbeiten aus dem Homeoffice jedoch keine Option. Die Führungskraft hat das direkt mit ihnen geklärt.
Als nächsten Schritt schauen Sie sich um, ob andere im Unternehmen das Stay-Interview nutzen, und fragen Sie nach deren Ablauf.
Schritt vier: Antworten analysieren
Nach den Interviews ist es an der Zeit, die Antworten zu analysieren – möglicherweise in Kombination mit anderen Quellen wie Mitarbeiterbefragungen und HR-Kennzahlen – um gemeinsame Muster herauszufinden und einzuschätzen, was realisierbar ist.
Sie können nun umsetzbare Erkenntnisse bewerten und bestimmen, welches Feedback realistisch umgesetzt werden kann, um das Arbeitsumfeld zu verbessern.
Das Impact-Effort-Grid ist ein nützliches Instrument, um die Prioritäten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens festzulegen und konkrete Projekte zu planen.
Wir haben zum Beispiel festgestellt, dass viele der Befragten sich mehr Flexibilität am Morgen und Abend wünschen, etwa für Aufgaben wie Kinderbetreuung. Daher haben wir mit sehr wenig Aufwand ein Kernarbeitszeitmodell eingeführt.
Frühe Anzeichen zeigen, dass dies das Wohlbefinden unserer MitarbeiterInnen positiv beeinflusst hat und hoffentlich dazu beiträgt, unsere Top-Performer zu halten.
Schritt fünf: Nachverfolgung
Wenige Dinge enttäuschen Ihre Teammitglieder mehr, als wenn ihr Feedback ignoriert wird.
Daher ist es wichtig, Maßnahmen zu kommunizieren und den Mitarbeitenden zu zeigen, dass ihr Feedback gehört wurde und welche Schritte folgen werden.
Ist etwas unrealistisch, dann würdigen Sie das Feedback trotzdem und erklären Sie weshalb. Vielleicht gibt es einen Kompromiss.
Denken Sie daran: Der Schlüssel zu erfolgreichen Stay-Interviews ist echtes Engagement gegenüber Ihren Mitarbeitenden sowie der Wille, die gewonnenen Erkenntnisse auch wirklich umzusetzen.
20 Stay-Interview-Fragen
Wie versprochen, eine Auswahl an Beispiel-Fragen für Stay-Interviews, die Ihnen beim Erstellen Ihres Gesprächs helfen.
Die Mitarbeiterin / der Mitarbeiter
- Was wünschen Sie sich mehr oder weniger von mir als Ihre Führungskraft?
- Wann haben Sie das letzte Mal daran gedacht, das Unternehmen zu verlassen?
- Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Leistungen anerkannt werden?
- Fühlen Sie sich als Mitarbeiter/in wertgeschätzt?
- Mit welchen Herausforderungen oder Hindernissen für Ihre Produktivität hatten Sie in letzter Zeit zu kämpfen?
- (Falls durch HR durchgeführt) Wie fühlen Sie sich bei der Arbeit unter X?
Die Rolle
- Was würden Sie sich an Ihrer aktuellen Rolle verändert wünschen?
- Was würde Ihre Rolle für Sie erfüllender machen?
- Welche Ihrer Fähigkeiten nutzen wir in Ihrer Arbeit derzeit zu wenig?
- An welchen Fähigkeiten würden Sie gerne in Ihrer aktuellen Position arbeiten?
- Wie würde ein idealer Arbeitstag in Ihrer aktuellen Rolle aussehen?
- Wie würde Ihr Traumjob hier aussehen?
- Sind Ihre Ziele und Vorgaben klar und erreichbar?
Die Unternehmenskultur
- Haben Sie das Gefühl, dass es eine effektive Zusammenarbeit innerhalb der Organisation gibt?
- Haben Sie das Gefühl, dass die Menschen hier gerne arbeiten?
- Würden Sie uns als Arbeitgeber Ihren Freunden oder Familienmitgliedern empfehlen?
- Fühlen Sie sich gut informiert darüber, was in der Organisation geschieht?
- Was benötigen Sie von uns, um Sie besser zu unterstützen?
- Gab es etwas in Ihrer vorherigen Position, das Sie sich hier wünschen würden?
- Was motiviert Sie, weiterhin hier zu arbeiten? (Zum Abschluss stellen.)
Experten Tipp: Ich würde Fragen wie „Was motiviert Sie, weiterhin hier zu arbeiten?“ ans Ende des Gesprächs stellen – es sind Fragen, auf die man langsam hinarbeiten sollte.
Ein Stay-Interview sollte in der Regel höchstens eine Stunde dauern, daher sollte diese Liste ausreichend sein, um den Einstieg zu erleichtern. Und noch einmal: Sie können aus diesem Fragenpool auswählen, es ist keine Checkliste.
Eine Option, die Sie bei der Durchführung von Stay-Interviews in Betracht ziehen sollten, ist, einige oder alle Fragen vorab zu verschicken.
Der Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeitenden vorbereitet ins Gespräch kommen und durchdachte Antworten geben können.
Allerdings erhalten Sie durch das Versenden der Fragen im Voraus möglicherweise eher bearbeitete Antworten, als wenn die Befragten spontan antworten würden.
Während der Runde der Stay-Interviews für die betroffene Abteilung in meinem Unternehmen haben wir allen Mitarbeitenden dieselbe Frage gestellt: Was benötigen Sie von uns, um Sie besser zu unterstützen?
Und wir haben mit gezielten „Warum“-Fragen nachgehakt, um möglichst tief zu den Kernursachen der Probleme in dieser Abteilung vorzudringen.
Best Practices für Stay-Interviews
- Stellen Sie offene Fragen, um detailliertere Antworten zu erhalten.
- Nutzen Sie die 5-Why-Technik, um tiefergehende Einblicke zu gewinnen.
- Reagieren Sie auf das Feedback und erläutern Sie, falls eine Umsetzung nicht möglich ist, die Gründe dafür.
- Führen Sie regelmäßige Stay-Interviews durch, um Veränderungen im Mitarbeiterempfinden im Zeitverlauf zu verfolgen.
- Stellen Sie sicher, dass die Personen, die die Interviews durchführen, im Bereich Kommunikation und empathisches Zuhören geschult sind, um einen produktiven Dialog zu ermöglichen.
Häufig gestellte Fragen zu Stay-Interviews
Wann sollten Stay-Interviews durchgeführt werden?
Man könnte diese Frage auch anders formulieren: „Wie oft sollte man Stay-Interviews führen?“ Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab, auf die ich im Folgenden eingehe.
Stay-Interview mit neuen Mitarbeitenden
Organisationen können das Stay-Interview während des Onboardings für neue Mitarbeitende nutzen, sobald diese sich eingelebt haben und ein Gefühl für ihren neuen Job entwickelt haben.
Ich empfehle, etwa am 90. Tag nach Arbeitsbeginn ein Stay-Interview zu führen (falls noch nicht geschehen, sollte Ihre Organisation einen 30-60-90-Tage-Plan zur Mitarbeitendenentwicklung in Betracht ziehen).
Mit neuen Mitarbeitenden könnten Sie besprechen, was im Onboarding-Prozess gut gelaufen ist und ob es irgendwo Hindernisse gab.
Außerdem können Möglichkeiten zur Entwicklung angesprochen werden, die für sie interessant sein könnten, oder ihre Eindrücke vom Arbeitsumfeld aus Sicht eines neuen Teammitglieds.
Stay-Interviews mit langjährigen Mitarbeitenden
Das liegt im eigenen Ermessen – einige Experten empfehlen, 3- bis 4-mal pro Jahr Stay-Interviews zu führen. Meine persönliche Präferenz ist jedoch jährlich und je nach Bedarf.
Probleme können sich anstauen und die Arbeitszufriedenheit langsam verringern. Spüren Personalabteilung oder Führungskräfte, dass Mitarbeitende unzufrieden oder wenig engagiert sind, ist es Zeit für Stay-Interviews.
Zur Information: Diese Gespräche sollten nicht länger als eine Stunde dauern und können sogar in den Performance-Review-Prozess integriert werden.
Es wird außerdem empfohlen, dass Führungskräfte regelmäßige Check-ins mit ihren direkten Mitarbeitenden durchführen.
Wo sollten Stay-Interviews stattfinden?
Das Stay-Interview muss kein besonders formelles Treffen sein – Sie müssen nicht unbedingt im Besprechungsraum sitzen.
Wichtig ist ein privater Raum, in dem Mitarbeitende offen sprechen können, ohne dass jemand mithört.
Ob das ein privater Zoom-Call oder ein persönliches Treffen im Café ist, hängt von der Unternehmenskultur ab.
In meiner Organisation gibt es eine starke Präferenz, Stay-Interviews persönlich oder per Video durchzuführen. Ich habe festgestellt, dass die Leute offener sind als beispielsweise in einer reinen Audio-Sitzung. Außerdem kann der Interviewer nonverbale Signale besser wahrnehmen.
Wer sollte Stay-Interviews führen?
Die Person, die das Stay-Interview durchführt, kann die direkte Führungskraft des aktuellen Mitarbeitenden sein. Aber das muss nicht so sein!
In meiner Organisation führt die Personalabteilung gelegentlich Stay-Interviews durch.
Denken Sie daran: In den meisten Fällen verlassen Mitarbeitende nicht den Arbeitsplatz—sie verlassen ihre Vorgesetzten. Mitarbeitende werden in einem Stay-Interview nicht ehrlich sein, wenn sie ihrer Führungskraft nicht vertrauen.
In meinem Unternehmen stellten wir eine erhöhte Fluktuation in einer besonders leistungsstarken Abteilung fest, und die Führung wollte von denjenigen hören, die geblieben sind – zusätzlich zu den bereits durchgeführten Exit-Interviews.
Statt die Führungskräfte die Interviews führen zu lassen, übernahm dies die Personalabteilung in der Hoffnung, dass die Mitarbeitenden offener über die Probleme der Abteilung sprechen würden. Dieser Wechsel erwies sich als ausgesprochen glücklich, da die Mitarbeitenden sehr offen über die Herausforderungen ihres Teams sprachen.
Wir konnten daraufhin unsere Erkenntnisse mit der Abteilungsleitung teilen und Maßnahmen auf Basis der Ergebnisse ergreifen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Stay-Interview und einem Exit-Interview?
| Stay-Interview | Exit-Interview |
|---|---|
| Wird während der Anstellung durchgeführt | Wird nach einer Kündigung durchgeführt |
| Präventiv | Reaktiv |
| Kann durch Führungskraft oder Personalabteilung durchgeführt werden | Wird von der Personalabteilung oder einer nicht-direkten Führungskraft durchgeführt |
Was sind die Ziele eines Stay-Interviews?
Das Ziel von Stay-Interviews ist es, Mitarbeitenden-Feedback zu sammeln, um neue Initiativen zu entwickeln und das Mitarbeitererlebnis sowohl für den einzelnen Mitarbeitenden als auch für die gesamte Belegschaft zu verbessern.
Dies kann bedeuten, flexiblere Arbeitsbedingungen zu ermöglichen, die Mitarbeitendenvorteile zu verbessern oder interne Karrieremöglichkeiten besser zu fördern.
Beteiligen Sie sich an der Diskussion
Stay-Interviews sind großartige Werkzeuge im Arsenal des Personalmanagements.
Sie zeigen, dass Ihnen das Wohlbefinden und die Meinungen Ihrer Mitarbeitenden wichtig sind, und könnten den Unterschied ausmachen, ob jemand bleibt, befördert wird oder das Unternehmen verlässt. Wenn Sie weitere Tipps dazu möchten, wie man Stay-Interviews durchführt, oder eigene Erfahrungen teilen möchten, hinterlassen Sie eine Frage oder Antwort in den Kommentaren.
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