Tipps zum Mitarbeitermanagement, die alle Führungskräfte lernen können

Personenführung ist der Prozess, dafür zu sorgen, dass die richtigen Menschen an der richtigen Stelle, mit den passenden Ressourcen, eingesetzt werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Dazu gehören das Rekrutieren, Trainieren und Entwickeln der Teammitglieder.

Warum ist Personenführung wichtig?

Führung hat einen enormen Einfluss auf die Erfahrungen jedes Mitarbeitenden im Mitarbeiterlebenszyklus. Führungsverhalten und -stile wirken sich stark auf Leistungsfähigkeit, Engagement, Produktivität und Bindung aus, insbesondere bei Veränderungsprozessen.

Es gibt viele Überschneidungen zwischen Führung und Management, und im Allgemeinen gilt: Gute Führungskräfte sind meist auch gute Manager. Dennoch gibt es einige wichtige Unterschiede. Dazu zählen:

• Führungskräfte nehmen oft eine strategischere Rolle ein und haben eine Vision, während Manager sich stärker auf das Tagesgeschäft konzentrieren.
• Führungskräfte coachen Menschen, um deren persönliche Entwicklung und persönliche Ziele zu fördern, während Manager die Mitarbeitenden anleiten, das Unternehmensziel zu erreichen.
• Führungskräfte stellen den Status quo eher in Frage, wohingegen Manager bestrebt sind, diesen konsequent zu erreichen oder aufrechtzuerhalten.
• Führung ist qualitativ und deren Ergebnisse sind immateriell, während Management quantitativ ist und messbare Ergebnisse liefert.

Der Einstieg in die Personenführung

Die Qualitäten einer guten Führungskraft sind mitunter schwer zu fassen. Wir alle wollen von jemandem geführt werden, der kompetent, selbstbewusst und entschlussfreudig ist – aber wie entwickelt man sich zu solch einer Person? Und was braucht es, um in dieser Rolle zu bleiben?

Meine Studierenden sind häufig angehende Führungskräfte oder haben gerade erst begonnen, Personalverantwortung zu übernehmen. In den meisten Fällen zeichnen sich diese Menschen durch ein großes Interesse am Wohlergehen ihrer Mitarbeitenden aus und sind bestrebt, zu lernen, wie sie ihre Teams bestmöglich unterstützen können.

Die Authentizität ihres Engagements ist gerade in den ersten Tagen das Wichtigste. Darauf aufbauend ergänzen wir Fähigkeiten und Bewusstsein, um wirklich starke, unterstützende und einfühlsame Führungskräfte zu schaffen.

Es gibt einige bemerkenswerte Stile, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Personalführungstechniken bewerten, um Ihre Mitarbeitenden auf eine Weise zu managen, die Leistung, Mitarbeiterbindung und eine positive Mitarbeitenden-Erfahrung fördert.

Führungsstile im Personalmanagement lassen sich in vier Kategorien einteilen:

• Direktiv
• Coaching
• Unterstützend
• Delegativ

Direktive Personalführung

Bei direktiver Personalführung sagt die Führungskraft den Mitarbeitenden, was zu tun ist und wie sie es tun sollen. Dieser Stil ist besonders dann effektiv, wenn Aufgaben schnell und effizient nach bestimmten Vorgaben oder Anforderungen erledigt werden müssen oder wenn Mitarbeitende sich noch in der frühen Entwicklungsphase befinden und mehr Anleitung benötigen.

Dennoch gibt es einen großen Unterschied zwischen dem Anleiten von Mitarbeitenden und dem Mikromanagement. Wenn Sie feststellen, dass Sie zu sehr ins Detail gehen oder Entscheidungen widersprechen, nur weil sie anders ausfallen, als Sie es selbst getan hätten, sollten Sie Ihre eigenen Bedenken reflektieren. Schaffen Sie anschließend Gelegenheiten, damit Ihre Mitarbeitenden Kompetenz zeigen, Selbstvertrauen aufbauen und Vertrauen entsteht.

Coaching-orientierte Personalführung 

In dieser Situation geben Führungskräfte klare, spezifische Anweisungen und unterstützen die Mitarbeitenden bei der Zielerreichung. Dieser Stil eignet sich, um bestimmte Verhaltensweisen oder kulturelle Normen zu vermitteln, sodass die Führungskraft im späteren Verlauf eher unterstützend statt direktiv agieren kann. 

Der Coaching-Stil ist besonders sinnvoll, um gezielt Verhaltensweisen bei hochqualifizierten Mitarbeitenden zu fördern, die sich an eine neue Unternehmenskultur oder einen neuen Kontext anpassen müssen.

Unterstützende Personalführung

Die Führungskraft bietet Anleitung und Unterstützung, lässt den Mitarbeitenden aber die Freiheit, eigene Entscheidungen zu treffen und Ergebnisse eigenständig zu steuern.

Dieser Stil wirkt sich häufig sehr positiv auf Mitarbeitende aus und führt insbesondere dann zu guten Ergebnissen, wenn es viele „richtige Antworten“ gibt und die Mitarbeitenden fähig und erfahren sind, im jeweiligen Kontext oder in der Organisation bestmöglich zu agieren.

Delegative Personalführung

Die Führungskraft gibt den Mitarbeitenden Autonomie bei der Entscheidungsfindung und hält sich weitgehend heraus.

Der delegative Stil kann dabei helfen, die Kompetenzen der Mitarbeitenden weiterzuentwickeln und eignet sich besonders für sehr erfahrene und hochqualifizierte Mitarbeitende, die den Kontext, die Unternehmenskultur und die Ziele des Unternehmens tiefgreifend verstehen.

Kein Ansatz passt für alle

Selbst innerhalb eines Teams können Mitarbeitende je nach Entwicklungsstand am besten mit unterschiedlichen Stilen geführt werden. Die besten Führungskräfte erkennen, welcher Stil für bestimmte Personen und Teams am besten geeignet ist.

So stelle ich beispielsweise bei der Führung von Projektleitenden fest, dass neue Mitarbeitende zu Beginn mehr Anleitung benötigen, da sie den Kontext, die Unternehmenskultur, Erwartungen, Teamnormen und Gepflogenheiten des Unternehmens erst kennenlernen.

In dieser Phase binde ich neue Mitarbeitende häufig aktiv ein, um gemeinsam an Lösungen zu arbeiten oder Ergebnisse zu liefern. Später weise ich ihnen Projekte zu, damit ich in einen Coaching-Stil wechseln kann. Mit zunehmender Erfahrung und Kompetenz der Mitarbeitenden wird mein Ansatz zunehmend unterstützend und später delegativ.

Wenn Sie künftig entscheiden, welcher Führungsstil für Ihre Mitarbeitenden am besten geeignet ist, berücksichtigen Sie deren Erfahrung und Entwicklungsstand oder Reife für ihre jeweilige Rolle und holen Sie Feedback zu Ihrer Führung ein. So erfahren Sie, ob sie mehr Unterstützung oder Anleitung von Ihnen benötigen, um Bestleistungen zu erzielen.

Die Aufgabe einer Führungskraft beinhaltet die folgenden Tätigkeiten, von denen viele entscheidend für den Mitarbeiterlebenszyklus sind:

• Einstellung und Bewerbungsgespräche
• Onboarding und Einarbeitung
• Zuweisung und Bewertung von Aufgaben
• Berufliche Entwicklung und Weiterbildung
• Leistungsmanagement
• Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitenden
• Offboarding.

Neben diesen Aufgaben spielt eine Führungskraft eine entscheidende Rolle beim Aufbau eines positiven und integrativen Arbeitsumfelds, indem sie aktiv auf die Anliegen der Mitarbeitenden eingeht, Konflikte vermittelt und eine Kultur des Respekts fördert.

Um in diesen Führungsaufgaben zu glänzen, ist es wichtig, effektive Kommunikation und kontinuierliches Lernen zu priorisieren. Vereinbaren Sie regelmäßig Einzelgespräche, um Feedback von Mitarbeitenden zu geben und einzuholen. Bleiben Sie durch Workshops, Weiterbildungen und Management-Zertifizierungen stets auf dem neuesten Stand der Branchentrends und -methoden.

Personalführung erfordert eine Kombination aus Fähigkeiten und Kompetenzen, die sich darauf konzentrieren, Mitarbeitende zu unterstützen und Leistung, Ergebnisse sowie Ressourceneinsatz zu steuern.

Dabei kommen besonders folgende zentrale Fähigkeiten in den Sinn: 

1. Mitarbeitende suchen, interviewen und Onboarding-Prozesse durchführen, um die Auswahl und Integration der passenden Talente für den Unternehmenserfolg sicherzustellen.
2. Vertrauen aufbauen und vertrauensvolle Beziehungen pflegen, um ein positives und kooperatives Arbeitsklima zu schaffen.
3. Aktives Zuhören und klare Kommunikation, um Verständnis zu fördern, Konflikte zu lösen und Teamarbeit sowie Abstimmung zu ermöglichen.
4. Klares und zeitnahes Feedback geben, um Mitarbeitende zu lenken, zu motivieren und deren Entwicklung sowie Leistung effektiv zu fördern.
5. Stärken und Kernkompetenzen von Mitarbeitenden erkennen, um Talente optimal einzusetzen und dadurch Teamleistung sowie Arbeitszufriedenheit zu steigern.
6. Aufgabenverteilung und Delegation für eine effiziente Zuteilung von Tätigkeiten, Selbstverantwortung der Mitarbeitenden und ein ausgewogenes Arbeitsumfeld.
7. Klare Erwartungen formulieren, um Orientierung zu geben, Teamleistungen zu bündeln und Leistungsstandards sowie Verantwortlichkeit zu etablieren.
8. Mitarbeitende motivieren, um Engagement zu fördern, die Stimmung zu heben sowie Produktivität und Arbeitszufriedenheit zu steigern.
9. Gemeinsames Lösen von Problemen, um unterschiedliche Perspektiven und Kompetenzen zu nutzen und innovativere, effektivere Lösungen zu entwickeln.
10. Entwicklung fördern und aus Fehlern lernen, um eine Kultur der Weiterentwicklung, Resilienz und kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
11. Erfolge feiern, um Leistungen zu würdigen, Motivation auf Team- und Individualebene zu stärken und positive Verhaltensweisen sowie den Teamgeist zu fördern.

1. Die richtigen Mitarbeiter einstellen

Die richtigen Leute einzustellen, ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens. Jemand mit falschem Skillset oder unpassenden Werten kann zu vergeudeter Zeit und Aufwand führen, die man hätte vermeiden können.

Doch woran erkennt man, ob jemand geeignet ist? Wie stellt man einen Manager ein im Vergleich zu einem typischen Mitarbeiter? Das sind alles Fragen, auf die Sie Antworten brauchen, bevor Sie mit der Suche nach Kandidaten beginnen.

Am besten gelingt die Einstellung des passenden Mitarbeiters durch einen Bewerbungsprozess, der sowohl nicht-technische Fragen zu Erfahrung, Werten und Zielen als auch technische Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen umfasst. Ich habe auch gute Erfahrungen gemacht, andere Teammitglieder in den Bewerbungsprozess einzubeziehen.

Ein Tipp zum Merken: Stellen Sie langsam ein, feuern Sie schnell. Wenn Sie die falsche Person einstellen, sorgen Sie für einen zügigen Abschied, damit Sie mit Ihrem Einstellungsplan vorankommen und die richtige Person für Ihr Team und die Ziele der Organisation finden.

2. Klare Erwartungen setzen

Klare Erwartungen für Mitarbeitende zu setzen, ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Managers. Sie erklären damit, was Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten – und was diese von Ihnen erwarten können.

Wie setzt man klare Erwartungen für sein Team? 

Das gelingt am besten mit einer Stellenbeschreibung oder einem Rollenprofil, das die spezifischen Aufgaben und Ziele der Position klar beschreibt. Dieses Dokument sollte regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich die Verantwortungsbereiche des Mitarbeitenden ändern.

Eine weitere Möglichkeit, Erwartungen zu verdeutlichen, sind regelmäßige Einzelgespräche mit den Mitarbeitenden über ihre Leistung. Ziel ist es, den Mehrwert und die Wirkung ihres Handelns aufzuzeigen und sie bei der Zielerreichung des Teams und ihren persönlichen Zielen zu unterstützen.

3. Regelmäßig Feedback geben

Regelmäßiges Feedback ist entscheidend, um offene Kommunikation aufrechtzuerhalten und Missverständnisse oder Überraschungen zu minimieren. 

Mit Feedback zeigen Sie Ihrem Team, was gut läuft und wo Verbesserungsbedarf besteht. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden kontinuierlich wachsen und ihre Fähigkeiten ausbauen.

Ich nutze beim Feedback geben das Prinzip Radical Candor. Loben Sie Ihre Mitarbeitenden öffentlich und fordern Sie sie in persönlichen Gesprächen heraus. Setzen Sie Ihre emotionale Intelligenz beim Feedback geben ein – und seien Sie offen dafür, wie Ihr Feedback ankommt! 

Warum ist es wichtig, dies regelmäßig zu tun? Es darf keinesfalls vorkommen, dass negatives Feedback bis zum offiziellen Mitarbeitergespräch aufgespart wird. Durch regelmäßige Check-ins lassen sich Probleme schneller lösen, was den Stress und die Angst vor großen Gesprächen reduziert.

4. Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten anbieten

Sie möchten sich beruflich ständig weiterentwickeln und wachsen, oder? 

Deshalb ist es so wichtig, dass Führungskräfte Entwicklungs- und Schulungsmöglichkeiten für ihre Mitarbeitenden in Einklang mit deren Karrierezielen bereitstellen. Damit zeigen Sie, dass Ihnen das Wachstum Ihrer Mitarbeiter am Herzen liegt und Sie in deren Zukunft investieren.

Jemand im Team wünscht sich Führungskräfteentwicklung und möchte People Leader werden? Unterstützen Sie das. 

Damit Sie selbst weiter Karriere machen können, brauchen Sie weitere Führungspersönlichkeiten, die Ihre Teams leiten. Fördern Sie deshalb alle, die andere führen lernen möchten und bauen Sie Führungsqualitäten im Team auf.

Am besten fördern Sie die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden mit verschiedenen Lernoptionen: Online-Kurse, Bücher, Podcasts rund um Leadership und Management oder Workshops, die zu den Interessen und Karrierezielen passen. Auch Hospitationen oder Jobrotationen eignen sich, um Einblicke in andere Unternehmensbereiche zu ermöglichen.

5. Schlechte Leistungen zeitnah ansprechen

Beim Umgang mit leistungsschwachen Mitarbeitern oder Leistungsmängeln ist Timing das A und O. Wie bereits erwähnt, sollten Sie mit den Mitarbeitenden nicht zögern, sondern Probleme zügig ansprechen.

Wenn Sie als Führungskraft davon erfahren, sind mit großer Wahrscheinlichkeit schon andere betroffen. Im schlimmsten Fall leidet das Wohlbefinden einzelner Mitarbeitender. Je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Situation.

Typische Anzeichen für schlechte Leistung sind: Termine werden nicht eingehalten, die Arbeitsergebnisse sind von schlechter Qualität, es gibt störendes oder aggressives Verhalten, fehlendes Engagement oder Motivationsprobleme. Manchmal kündigen diese Anzeichen an, dass ein Mitarbeiter kurz davor ist zu kündigen, aber nicht immer.

Häufig bemerkten leistungstragende Mitarbeitende die Probleme im Team frühzeitig und äußern sich dazu. Sprechen Sie mit dem evt. leistungsschwächeren Kollegen, hören Sie sich dessen Perspektive an und klären Sie die Herausforderungen zur Zielerreichung des Teams. Manchmal fehlt einfach die Selbsterkenntnis.

Was tun, wenn Feedback und Ansprache des Problems nicht ausreichen?

Wenn feststeht, dass ein Mitarbeitender die Leistungsanforderungen nicht erfüllt, sollten Sie die Probleme unverzüglich dokumentieren – mit Details, Zeitangaben und Auswirkungen. Halten Sie die Situationen, Ihre Maßnahmen, das Feedback, Reaktionen und vereinbarte nächste Schritte fest. Das hilft weiter, falls sich nichts bessert oder es zu einer Trennung kommt.

6. Kreativität und Innovation fördern, Fehler akzeptieren

"Man muss der Leidenschaft, dem Antrieb und der Kreativität einer Person, die wirklich eine Idee voranbringen will, vertrauen. Vertrauen brauchen wir, um im Job erfolgreich zu sein – und genau so eine Beziehung brauchen wir zu unseren Führungskräften." – John Carter, Erfinder der Bose Noise-Cancelling-Kopfhörer

Kreativität und Innovationsfähigkeit zu fördern, ist ein wesentlicher Treiber für Wachstum, Mitarbeiterbindung und Motivation. Kreative Mitarbeitende sind engagierter, motivierter und entwickeln mehr neue Ideen und Lösungen für Probleme.

Zum kreativen und innovativen Arbeiten gehört auch das Scheitern. In innovativen Unternehmen wird Fehlern als Lernchance begegnet. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem Scheitern erlaubt ist – und helfen Sie Ihren Mitarbeitenden, daraus zu lernen.

Zur Analyse von Fehlern eigenen sich folgende Fragen: „Was wollten Sie erreichen?“, „Welche Herausforderungen sind aufgetreten?“, „Was werden Sie beim nächsten Versuch anders machen?“ Zukunftsorientierte Fragen helfen Ihrem Team, dazuzulernen.

7. Hören Sie aktiv zu – bei Menschen, Teams und im Unternehmen

Aktives Zuhören ist eine Kommunikationstechnik und Soft Skill, bei der man dem Gesprächspartner aufmerksam zuhört, ihn nicht unterbricht, Blickkontakt hält und bei Bedarf Notizen macht. 

Genau das ist eine soziale Fähigkeit, die Führungskräfte mitbringen sollten, denn sie ist essenziell für eine Unternehmenskultur, in der die Menschen sich unterstützt und ermächtigt fühlen. 

Ziel des aktiven Zuhörens ist, dass sich die andere Person gehört und verstanden fühlt. Davon profitieren neue und erfahrene Führungskräfte, denn die verschiedenen Stufen des Zuhörens helfen, die Gedanken und Gefühle der Mitarbeitenden besser zu verstehen. So können Führungskräfte Mitarbeitende gezielter unterstützen und ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Aktives Zuhören fördert zudem das gegenseitige Vertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, da Wertschätzung vermittelt wird.

Wenn sich Mitarbeitende gehört und verstanden fühlen, wirkt sich das positiv auf das Arbeitsklima, Engagement, Motivation und Produktivität aus. Auch für den Umgang mit Konflikten ist diese Fähigkeit sehr hilfreich.

8. Erfolge feiern

Wenn Menschen merken, dass ihre harte Arbeit anerkannt und geschätzt wird, sind sie engagierter und motivierter – das steigert ihre Produktivität und die Bereitschaft, sich für das Unternehmen einzusetzen.

Eine erfolgreiche People-Management-Strategie umfasst das Feiern von Erfolgen mit den Mitarbeitenden und das Danken für ihre Leistung. Lassen Sie die Glocke läuten!

Machen Sie die Erfolge Ihrer Mitarbeitenden intern und öffentlich bekannt und gratulieren Sie ihnen dazu. Das geht persönlich, in digitalen Teamplattformen und sogar auf LinkedIn!

Menschen hören gerne vom Erfolg des Unternehmens und ihrer Kolleginnen und Kollegen. Dadurch fühlen sie sich als Teil von etwas Größerem und erleben ihre Arbeit als sinnstiftend.

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Bonus: Remote-Arbeit erfolgreich führen

Nach fast zwei Jahren Führung von Mitarbeitenden durch Webcam und Headset habe ich einzigartige Wege gefunden, Zusammenhalt im Team aufzubauen, Entscheidungen zu fördern, neue Fähigkeiten zu vermitteln und weiterhin Ergebnisse zu erzielen. 

Hier ist meine Checkliste, um ein großartiger Manager zu sein und globale Teams zu führen: 

• Lernen Sie Ihre Leute kennen. Interessieren Sie sich für ihr Leben, ihre Kompetenzen, Ziele und Hobbys außerhalb der Arbeit. Das schafft Empathie und Verbindung.
• Pfleger regelmäßigen, lockeren Kontakt. Planen Sie konsequent Gespräche mit Ihren Leuten. 25 Minuten wöchentlich oder alle zwei Wochen haben sich bewährt. Die Mitarbeitenden sollten die Agenda mitbestimmen, da es um ihre Entwicklung gehen sollte. Wie Zack McGill in einem Beitrag über Remote-Sales-Teams beschreibt: "Ich führe regelmäßige Check-ins mit dem ganzen Team und einzeln (1-on-1s, Call Coaching, Ad-hoc-Treffen usw.). Wir versuchen außerdem, monatlich ein Online-Treffen zum Spaß zu machen."
• Passen Sie Ihren Führungsstil an Mitarbeitenden und Kontext an. Abhängig von der Entwicklung und dem Bedarf einzelner Teammitglieder kann es sein, dass Sie einigen mehr Zeit und Aufmerksamkeit schenken müssen als anderen. Investieren Sie dort, wo es notwendig ist und führen Sie remote nach dem Bedarf Ihrer Mitarbeitenden, nicht nach Ihrem eigenen.
• Ermutigen Sie zur Weiterentwicklung. Nur weil das Team von zu Hause arbeitet, heißt das nicht, dass das Lernen aufhören sollte. Lernen kann das "Meh-Gefühl" brechen und zu neuen Kompetenzen, Fertigkeiten oder Interessen führen. 
• Fördern Sie Teamgeist und Beziehungen. Es ist nicht leicht, Beziehungen im Homeoffice zu knüpfen, wenn alle auf die "Erledigung von Aufgaben" fokussiert sind. Überlegen Sie, was Ihr Team auch von zu Hause aus gemeinsam unternehmen kann! Jackbox-Spiele kommen bei meinem Team sehr gut an.

Zuletzt: Führen Sie mit Empathie – immer. In vielen Unternehmen steht "People First" als zentraler Wert. Für mich bedeutet das: Meine Aufgabe als Führungskraft ist es, empathisch zu sein.