Stay-Interviews: Vollständiger Leitfaden mit Beispiel-Fragen
Stay-Interviews sind ein nützliches Instrument, um wertvolles Feedback zu sammeln und dadurch die Mitarbeitermotivation und -bindung zu erhöhen.
Bis zu 75 % der Mitarbeiterfluktuation sind auf vermeidbare Gründe zurückzuführen. Häufig können Organisationen problemlos Maßnahmen ergreifen, um das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und zu verhindern, dass Mitarbeitende ihre Kündigung einreichen.
Genau hier kommt das Stay-Interview als wichtiges Instrument zur Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses ins Spiel.
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Durch Stay-Interviews konnte meine Organisation die Ursachen einiger abteilungsbezogener Probleme erkennen und verschiedenste Anliegen von Mitarbeitenden zeitnah adressieren.
In diesem Artikel erklären wir, was ein Stay-Interview ist und welche Vorteile es bietet, wie es durchgeführt werden sollte sowie einige Fragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Was ist ein Stay-Interview?
Ein Stay-Interview, manchmal auch Retentionsgespräch genannt, ist ein strukturiertes Gespräch zwischen einer Führungskraft oder einem Vertreter der Personalabteilung und einem Mitarbeitenden. Ziel ist es, den Grad der Mitarbeitermotivation zu ermitteln, die Unternehmenskultur zu beurteilen, herauszufinden, was Mitarbeitende im Unternehmen hält, und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
Ähnlich wie Exit-Interviews sind Stay-Interviews Bestandteil Ihrer Mitarbeiter-Feedback-Strategie. Sie sind eine hervorragende Möglichkeit, um Feedback einzuholen, das zu einer Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses beiträgt.
Vorteile von Stay-Interviews
- Mitarbeiterbindung verbessern. Indem Probleme aufgezeigt und angegangen werden, lässt sich das Mitarbeitererlebnis verbessern, was dazu beiträgt, Top-Talente zu halten (und anzuziehen).
- Mitarbeitermotivation fördern. Stay-Interviews können wichtige Treiber für die Mitarbeitermotivation sein, weil sie den Mitarbeitenden eine Stimme geben und sie sich gehört fühlen. Dadurch fühlen sie sich im Unternehmen wertgeschätzt, was zu einer höheren Motivation beiträgt.
- Vertrauen aufbauen. Ein effektives Stay-Interview kann das Vertrauen zwischen Befragten und Befragenden stärken. Vertrauen ist für erfolgreiche Organisationen wichtig, insbesondere für solche mit Remote-Arbeitsmodellen.
- Unternehmenskultur verbessern. Erkenntnisse aus Stay-Interviews können genutzt werden, um die gewünschte Arbeitsplatzkultur zu entwickeln.
Zum Beispiel hat meine Organisation kürzlich eine Runde von Stay-Interviews durchgeführt, bei denen viele Mitarbeitende das Thema Work-Life-Balance angesprochen haben.
Wir haben die Gelegenheit genutzt und genauer nachgefragt, wie die Einzelnen ihre Work-Life-Balance erleben.
Wir stellten fest, dass zwar die Mehrheit mit einem hybriden Arbeitsmodell arbeitet, es aber Unterschiede zwischen den Abteilungen gibt, die zu Spannungen führten. Die Führungskräfte haben daraufhin diese wahrgenommene Ungleichheit direkt in ihren Teams angesprochen und die geschäftlichen Gründe für die Unterschiede erläutert.
Diese Transparenz wurde sehr geschätzt, da es schon eine Weile her war, seit die Firma die Gründe für die verschiedenen Hybrid-Arbeitszeiten erläutert hatte.
So führen Sie ein Stay-Interview durch
Nutzen Sie diesen Ablauf als Schritt-für-Schritt-Vorlage für die Durchführung von Stay-Interviews in Ihrem Unternehmen.
Schritt eins: Umfang festlegen
Bei diesem Abschnitt geht es darum, klar zu definieren, was Sie mit dem Stay-Interview erreichen möchten und ob Sie sich auf bestimmte Personen, Abteilungen oder Teams konzentrieren wollen.
Definieren Sie klar, welche Ziele Sie mit dem Stay-Interview verfolgen – zum Beispiel zu verstehen, was Mitarbeitende motiviert, mögliche Probleme zu erkennen oder die Arbeitszufriedenheit zu bewerten.
Schritt zwei: Fragen entwickeln
Stellen Sie offene Fragen, die zu ausführlichen Antworten anregen, anstatt einfache Ja- oder Nein-Antworten zu provozieren. Dadurch entstehen tiefere Gespräche und Sie erhalten wertvollere Einblicke.
Ich habe im nächsten Abschnitt eine Liste von Fragen zusammengestellt. Hier sind jedoch einige Grundsätze, die Ihnen dabei helfen können:
- Auch Positives in den Fokus rücken: Formulieren Sie Fragen so, dass Sie herausfinden, was Mitarbeitende im Unternehmen hält, z. B. was sie an ihrer Arbeit schätzen oder was sie als erfüllend empfinden.
- Entwicklungsmöglichkeiten erfragen: Fragen Sie nach ihren Karrierezielen und wie das Unternehmen ihre berufliche Weiterentwicklung unterstützen kann.
- Feedback einholen: Bauen Sie Fragen zu möglichen Verbesserungen am Arbeitsplatz oder im Führungsstil ein.
Schritt drei: Das Interview durchführen
Die Durchführung eines Stay-Interviews ist die Gelegenheit für Ihr Teammitglied, seine Erfahrungen zu teilen. Verständlicherweise könnte es dabei anfangs etwas zögerlich sein.
Um Ehrlichkeit zu fördern, wiederholen Sie den Zweck des Gesprächs und stellen Sie klar, dass ihre Antworten vertraulich behandelt werden.
Sie haben Ihre Fragen vorbereitet, aber anstatt diese einfach nur abzuarbeiten, hören Sie aktiv zu und gehen Sie bei interessanten Themen tiefer ins Detail.
Um aufschlussreichere Antworten zu erhalten, empfehle ich die 5-Warum-Technik. Diese praktische Methode besteht darin, auf eine Antwort bis zu fünf Mal mit einer "Warum?"-Frage nachzuhaken, um das Thema weiter zu vertiefen und mehr Details zu erhalten.
Ein weiterer Tipp: Es kann vorkommen, dass jemand ein Anliegen äußert, das sich nicht ändern lässt. Gehen Sie damit möglichst zeitnah offen um. Erwecken Sie nicht den Eindruck, etwas ändern zu können, wenn es tatsächlich nicht möglich ist.
Bei einer Runde von Stay-Interviews in unserer Firmenzentrale äußerten mehrere Mitarbeitende, dass sie gern die Möglichkeit hätten, komplett remote zu arbeiten. In ihrer speziellen Funktion innerhalb des Unternehmens ist Remote-Arbeit jedoch leider nicht möglich. Die Führungskräfte haben dies sofort klar kommuniziert.
Als nächsten Schritt sehen Sie sich um, ob andere im Unternehmen bereits Stay-Interviews durchführen, und fragen Sie sie nach ihrer Vorgehensweise.
Schritt vier: Antworten analysieren
Nach den Interviews ist es an der Zeit, die Antworten auszuwerten — gegebenenfalls kombiniert mit anderen Erkenntnisquellen wie Mitarbeiterbefragungen und HR-Kennzahlen —, um gemeinsame Themen zu erkennen und zu beurteilen, was möglich ist.
Jetzt können Sie umsetzbare Erkenntnisse bewerten und bestimmen, auf welches Feedback Sie realistisch eingehen können, um das Arbeitsumfeld zu verbessern.
Das Impact-Effort-Grid ist ein nützliches Werkzeug, um zu priorisieren, was innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens möglich ist, und Projekte zu planen.
Zum Beispiel fanden wir heraus, dass viele der Befragten morgens und abends mehr Flexibilität für Aufgaben wie Kinderbetreuung wünschten. Daraufhin haben wir mit geringem Aufwand ein Kernzeitenkonzept eingeführt.
Erste Anzeichen zeigen, dass dies sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden auswirkt und hoffentlich dazu beiträgt, unsere Top-Performer zu halten.
Schritt fünf: Nachverfolgung
Weniges frustriert Teammitglieder mehr, als wenn ihr Feedback ignoriert wird.
Deshalb ist es wichtig, Maßnahmen zu kommunizieren und den Mitarbeitenden mitzuteilen, dass ihr Feedback gehört wurde und welche Schritte eingeleitet werden.
Falls etwas nicht realisierbar ist, würdigen Sie das Feedback dennoch und erklären Sie die Gründe. Möglicherweise findet sich ein Kompromiss.
Denken Sie daran: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Stay-Interview ist echtes Engagement mit den Mitarbeitenden und die Bereitschaft, auf die gewonnenen Erkenntnisse einzugehen.
20 Fragen für Stay-Interviews
Wie versprochen finden Sie hier eine Auswahl von Beispiel-Fragen für Stay-Interviews, die Ihnen bei der Gestaltung Ihres Gesprächs helfen können.
Die Mitarbeitenden
- Was würden Sie sich von mir als Führungskraft öfter oder seltener wünschen?
- Wann haben Sie zuletzt darüber nachgedacht, das Unternehmen zu verlassen?
- Fühlen Sie sich für Ihre Leistungen anerkannt?
- Fühlen Sie sich als Mitarbeitende*r wertgeschätzt?
- Mit welchen Herausforderungen oder Hindernissen hinsichtlich Ihrer Produktivität sind Sie in letzter Zeit konfrontiert worden?
- (Wenn das Gespräch von HR geführt wird) Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit mit X?
Die Rolle
- Was würden Sie in Ihrer jetzigen Position gerne geändert sehen?
- Was würde Ihre Rolle für Sie erfüllender machen?
- Welche Ihrer Fähigkeiten werden Ihrer Meinung nach bei der Arbeit zu wenig genutzt?
- An welchen Kompetenzen möchten Sie in Ihrer aktuellen Position gerne arbeiten?
- Wie würde ein idealer Arbeitstag in Ihrer derzeitigen Rolle aussehen?
- Wie sähe Ihr Traumjob bei uns aus?
- Sind Ihre Ziele und Erwartungen für Sie klar und erreichbar?
Die Unternehmenskultur
- Haben Sie das Gefühl, dass es eine effektive Zusammenarbeit innerhalb der Organisation gibt?
- Haben Sie das Gefühl, dass die Menschen hier gerne arbeiten?
- Würden Sie uns als Arbeitsplatz Freunden oder Familienmitgliedern empfehlen?
- Haben Sie das Gefühl, ausreichend darüber informiert zu sein, was in der Organisation passiert?
- Was benötigen Sie von uns, um Sie besser zu unterstützen?
- Gibt es etwas, das Sie in einer früheren Position hatten oder gemacht haben und hier gern sehen würden?
- Was hält Sie hier? (Für das Ende aufheben.)
Experten-Tipp: Ich würde Fragen wie „Was hält Sie hier?“ gegen Ende des Gesprächs stellen – das sind Fragen, auf die man hinarbeiten sollte.
Da ein Stay-Interview in der Regel maximal eine Stunde dauern sollte, reicht diese Liste aus, um den Einstieg zu finden. Und nochmals: Dies ist eine Auswahl an Fragen, aus denen Sie wählen können – keine Checkliste.
Eine Option, die Sie bei der Durchführung von Stay-Interviews in Betracht ziehen sollten, ist, einige oder alle Fragen vorab zu versenden.
Ein Vorteil davon ist, dass Ihre Mitarbeitenden mit durchdachten Antworten zum Gespräch kommen können.
Allerdings kann es sein, dass die Antworten durch das vorherige Versenden bearbeiteter sind, als wenn sie spontan im Interview gegeben würden.
Während der Runde der Stay-Interviews in der angeschlagenen Abteilung meines Unternehmens stellten wir allen Mitarbeitenden dieselbe Frage: Was benötigen Sie von uns, um Sie besser zu unterstützen?
Und wir hakten mit gezielten „Warum?“-Fragen nach, um so tief wie möglich vorzudringen und den Kern der Probleme in dieser Abteilung zu erkennen.
Best Practices für Stay-Interviews
- Stellen Sie offene Fragen, um ausführlichere Antworten zu erhalten.
- Gehen Sie mit der 5-Whys-Technik tiefer auf die Themen ein.
- Setzen Sie das Feedback um und erklären Sie, falls Sie etwas nicht umsetzen können, immer die Gründe.
- Führen Sie regelmäßig Stay-Interviews durch, um Veränderungen in der Mitarbeiterzufriedenheit im Zeitverlauf zu verfolgen.
- Stellen Sie sicher, dass die Interviewenden in effektiver Kommunikation und empathischem Zuhören geschult sind, um einen produktiven Dialog zu fördern.
FAQ zu Stay-Interviews
Wann sollten Stay-Interviews durchgeführt werden?
Eine andere Formulierung dafür wäre: „Wie oft sollten Sie Stay-Interviews führen?“ Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab, auf die ich unten eingehe.
Stay-Interview mit neuen Mitarbeitenden
Organisationen können das Stay-Interview im Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende einsetzen, sobald diese sich eingelebt und ein Gefühl für ihren neuen Job bekommen haben.
Ich empfehle, etwa am Tag 90 nach dem Einstieg ein Stay-Interview zu führen (falls Sie dies noch nicht tun, empfehle ich Ihrem Unternehmen, einen 30-60-90-Tage-Plan zur Förderung der Mitarbeiterentwicklung zu erstellen).
Bei neuen Mitarbeitenden könnten Themen wie positive Aspekte im Onboarding-Prozess und eventuelle Hindernisse besprochen werden.
Sie können auch über Entwicklungsmöglichkeiten sprechen, die sie gerne erkunden möchten, oder über ihre Eindrücke vom Arbeitsumfeld aus Sicht einer neuen Kraft.
Stay-Interviews mit langjährigen Mitarbeitenden
Hier haben Sie Spielraum – einige Fachleute empfehlen, Stay-Interviews drei- bis viermal jährlich durchzuführen. Meine persönliche Präferenz ist jedoch einmal jährlich und bei Bedarf.
Im Laufe der Zeit können sich Probleme aufstauen, die die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen. Wenn Personalabteilung oder Führungskräfte spüren, dass Mitarbeitende unzufrieden oder demotiviert sind, ist es Zeit für ein Stay-Interview.
Die Stay-Interviews sollten dabei nicht länger als eine Stunde dauern und können sogar Teil des Leistungsbeurteilungsprozesses sein.
Es wird auch empfohlen, dass Führungskräfte regelmäßige Check-ins mit ihren direkten Mitarbeitenden abhalten.
Wo sollten Stay-Interviews durchgeführt werden?
Ein Stay-Interview muss kein besonders formelles Treffen sein – Sie müssen nicht im Besprechungsraum sitzen.
Wichtig ist, einen privaten Raum zu wählen, in dem sich Mitarbeitende frei äußern können, ohne dass andere mithören.
Ob dies ein privates Zoom-Meeting oder ein persönliches Treffen im Café ist, hängt von der Unternehmenskultur ab.
In meiner Organisation werden Stay-Interviews bevorzugt persönlich oder per Video durchgeführt. Ich empfinde die Gesprächspartner dabei als offener, als in einem reinen Audio-Setting. Außerdem kann der Interviewer so nonverbale Signale wahrnehmen.
Wer sollte Stay-Interviews durchführen?
Die Person, die das Stay-Interview durchführt, kann der direkte Vorgesetzte des betreffenden Mitarbeitenden sein. Das muss aber nicht unbedingt der Fall sein!
In meiner Organisation werden Stay-Interviews gelegentlich von der Personalabteilung durchgeführt.
Denken Sie daran: Meistens verlassen Mitarbeitende nicht das Unternehmen – sie verlassen ihre Führungskräfte. Mitarbeitende werden in einem Stay-Interview nicht ehrlich sein, wenn sie ihrer Führungskraft nicht vertrauen.
In meinem Unternehmen stellten wir einen Anstieg der Fluktuation in einer bestimmten leistungsstarken Abteilung fest und die Geschäftsleitung wollte neben den bereits durchgeführten Exit-Interviews auch von denjenigen hören, die geblieben sind.
Anstatt die Führungskräfte die Gespräche führen zu lassen, wurden die Interviews von der Personalabteilung geführt, in der Hoffnung, dass die Mitarbeitenden offener über die Abteilungsprobleme sprechen würden. Dieser Wechsel erwies sich als äußerst glücklich, da die Mitarbeitenden sehr offen über die Herausforderungen ihres Teams sprachen.
Wir konnten daraufhin unsere Erkenntnisse mit der Abteilungsleitung teilen und Maßnahmen auf deren Grundlage ergreifen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Stay-Interview und einem Exit-Interview?
| Stay-Interview | Exit-Interview |
|---|---|
| Während der Betriebszugehörigkeit durchgeführt | Nach Einreichung der Kündigung durchgeführt |
| Präventiv | Reaktiv |
| Kann durch die Führungskraft oder HR durchgeführt werden | Durch HR oder nicht-direkten Vorgesetzten durchgeführt |
Was sind die Ziele eines Stay-Interviews?
Ziel von Stay-Interviews ist es, Mitarbeiterrückmeldungen einzuholen, um neue Initiativen zu entwickeln und das Mitarbeitererlebnis sowohl für die einzelnen Mitarbeitenden als auch für die gesamte Belegschaft zu verbessern.
Das kann bedeuten, flexiblere Arbeitsmodelle zu ermöglichen, die Sozialleistungen zu verbessern oder interne Mobilität besser zu fördern.
Beteiligen Sie sich an der Diskussion
Stay-Interviews sind ausgezeichnete Werkzeuge im Repertoire der Führungskräfte.
Sie zeigen, dass Ihnen das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden sowie ihre Meinungen am Herzen liegen und können ausschlaggebend dafür sein, ob jemand bleibt, befördert wird oder das Unternehmen verlässt. Wenn Sie weitere Hinweise dazu möchten, wie man solche Gespräche führt, oder auch selbst Tipps teilen möchten, stellen Sie gerne eine Frage oder antworten Sie in den Kommentaren.
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