Wie Sie ein hybrides Meeting leiten und Remote-Mitarbeitende nicht wie Bürger zweiter Klasse behandeln

Laut Weishaupt war dies ein entscheidender Wendepunkt, um Meeting-Strukturen und das gesamte Meeting-Erlebnis neu zu überdenken.

Owl Labs reagiert nicht nur auf diese Herausforderungen, sondern gestaltet das Narrativ aktiv um. 

„Unser Ziel ist es, das ‚aus den Augen, aus dem Sinn‘-Denken zu durchbrechen, das in vielen hybriden Meetings vorherrscht“, erklärt Weishaupt. 

Dafür hat Owl Labs eine Reihe innovativer Hardware-Lösungen entwickelt, die sicherstellen, dass Remote-Teilnehmer nicht nur anwesend sind, sondern eine zentrale Rolle bei der Diskussion im Meeting einnehmen.

Diese Lösungen verabschieden sich von der traditionellen „Bowlingbahn“-Anordnung in Konferenzräumen, bei der externe Teilnehmer meist nur passive Gesichter am Bildschirm am anderen Ende des Raumes sind. Stattdessen fördert die Technologie von Owl Labs ein demokratischeres und interaktiveres Umfeld. 

„Wir ermöglichen einen Wandel von einem passiven Zuschauen von Meetings hin zu einer aktiven, engagierten Teilnahme – unabhängig vom physischen Standort“, sagt Weishaupt. 

Diese Transformation wird durch modernste Kameras und Tontechnik erreicht, die nicht nur das Zusammenspiel im Raum einfangen, sondern auch die Präsenz der Remote-Teilnehmer verstärken, sodass sie das Gefühl haben, gemeinsam mit den Kolleg:innen im Büro am Tisch zu sitzen.

Technologie trifft auf Empathie

Technologie ist zwar ausschlaggebend, bildet aber lediglich einen Teil des Puzzles auf dem Weg zu wirklich effektiven hybriden Meetings. Die eigentliche Kraft liegt in der Schnittstelle von Technologie und Empathie. 

„Die Werkzeuge, die wir schaffen, sind Vermittler – nicht nur für Kommunikation, sondern auch für Verständnis und Empathie. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Person auf der anderen Seite des Bildschirms sich gehört, gesehen und wertgeschätzt fühlt“, sagte Weishaupt.

Technologie sollte Brücke sein, kein Hindernis. Eine Kultur der Inklusion zu fördern, bedeutet mehr als nur Konferenzräume mit High-Tech auszustatten. Es geht darum, Einstellungen und Herangehensweisen an die Remote-Zusammenarbeit zu verändern. 

Wenn wir über digitale Schnittstellen mit Remote-Teilnehmenden interagieren, müssen wir dieselbe Sorgfalt und Aufmerksamkeit in die Nutzung der Technologie einfließen lassen, wie wir sie zeigen würden, wenn sie physisch anwesend wären.

Frank Weishaupt, CEO von Owl Labs

Dieser kulturelle Wandel erfordert einen ganzheitlichen Ansatz für die Durchführung von Meetings. Dazu gehören Schulungen und Richtlinien, die aktives Zuhören, gerechte Gesprächsanteile und das bewusste Bemühen fördern, Beiträge der Remoteteilnehmenden nahtlos in die Unterhaltungen zu integrieren. 

„Es geht darum, unsere Meeting-Gepflogenheiten zu ändern, zum Beispiel indem Remote-Teilnehmer als Erste eingeladen werden zu sprechen, oder indem eine Person im Raum bestimmt wird, die darauf achtet, dass Stimmen aus der Ferne nicht nur gehört, sondern auch in den Entscheidungsprozess eingebunden werden“, ergänzt Weishaupt.

Darüber hinaus erstreckt sich dieser Paradigmenwechsel auch auf den Bereich der non-verbalen Kommunikation. Weishaupt betont, wie wichtig es sei, auf Körpersprache, Tonfall und andere subtile Signale zu achten, die in virtuellen Meetings oft verloren gehen. 

„In diesem Zusammenhang bedeutet Empathie, unsere Kommunikation bewusster zu gestalten und sicherzustellen, dass unsere Remote-Teilnehmenden nicht nur theoretisch an der Unterhaltung beteiligt sind, sondern wirklich aktiv eingebunden werden und ein echtes Zugehörigkeitsgefühl erleben“, erklärt er.

Widerstand gegen Veränderungen als Führungsaufgabe

Eine erhebliche Herausforderung bei der Einführung dieser Technologien geht von der Führungsebene aus.

Laut Weishaupt fühlen sich Führungskräfte sehr wohl mit der klassischen Bürostruktur und den gewohnten Methoden der persönlichen Zusammenarbeit – deshalb sind sie oft zögerlich oder sogar widerstrebend, wenn es um die Veränderungen im digitalen Umfeld der Remote-Arbeit geht.

Dieses Zögern ist nicht nur technologische Trägheit, sondern tief verwurzelt in einer Komfortzone aus der Zeit vor der Digitalisierung, in der viele Führungskräfte lange zu Hause waren.

Diese Herausforderung ist nicht zu unterschätzen. Führungskräfte, die ihre Karriere und ihren Führungsstil in einer Präsenz-Büroumgebung aufgebaut haben, stehen vor der schwierigen Aufgabe, sich in den Feinheiten einer digitalen Arbeitswelt zurechtzufinden. 

Weishaupt erläutert: „Es gibt ein ganzes Repertoire an nonverbalen Signalen und spontanen Interaktionen, auf die Führungskräfte bei persönlichen Meetings zurückgreifen. Der Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen kann sich für sie wie ein Verlust von Kontrolle und Verbindung anfühlen.“

Doch während sich die Arbeitswelt weiterhin verändert, muss sich auch die Rolle der Führung entsprechend weiterentwickeln.

„Anpassungsfähigkeit ist entscheidend“, betont Weishaupt. „Führungskräfte müssen ihre gewohnten Denkmuster überwinden und das Potenzial von digitalen Kollaborationstools nicht nur als Notwendigkeit, sondern als strategischen Vorteil entdecken.“ 

Diese Entwicklung beinhaltet den Einsatz von Tools wie Meeting-Management-Software und deren Vorteile sowie Praktiken, die die Arbeit aus der Ferne erleichtern. Noch wichtiger ist aber ein grundlegender Mentalitätswechsel.

Führungskräfte müssen erkennen, dass Flexibilität und Inklusion nicht nur Schlagworte sind, sondern zentrale Säulen des modernen Arbeitsplatzes. Betrachten Sie Remote-Arbeit als Chance, eine vielfältigere, dynamischere und anpassungsfähigere Belegschaft zu gewinnen – anstatt sie lediglich als eine Herausforderung zu sehen, die überwunden werden muss.

„Inklusivität im digitalen Zeitalter bedeutet, dass sich jedes Teammitglied gleichermaßen geschätzt und gehört fühlt – unabhängig vom physischen Standort“, betont er. „Es geht darum, Engagement für das Lernen und den Einsatz digitaler Tools zu zeigen und Einfühlungsvermögen für die Herausforderungen der Mitarbeiter im Homeoffice zu beweisen.“

Widerstände gegenüber hybrider Arbeit überwinden

In meiner Beratungspraxis stoße ich häufig auf Widerstände gegenüber Veränderungen in hybriden Arbeitsumgebungen, wie sie auch Weishaupt anspricht.

Diese Widerstände und das damit verbundene vorgefestigte Denken stellen eine ernstzunehmende Hürde für die erfolgreiche Umsetzung wirksamer Hybridarbeitsmodelle dar.

Die Zurückhaltung, die ich bei Führungskräften beobachte, betrifft nicht nur die fehlende Vertrautheit mit neuer Meeting-Technologie, sondern vielmehr die Änderung etablierter Arbeitsabläufe, Meeting-Gepflogenheiten und Kommunikationsmuster mit Präsenzteilnehmern.

Weishaupt stellt treffend fest, dass Führungskräfte, die persönliche Begegnungen gewohnt sind, den Übergang zu hybriden Modellen oft als störend empfinden.

Mein Ansatz, Unternehmen beim Übergang zu diesen Modellen zu unterstützen, besteht darin, die Kluft zwischen traditionellen Führungsstilen und den Anforderungen einer modernen, digital ausgerichteten Arbeitswelt zu überbrücken. 

Dazu gehören Workshops und Führungskräftetrainings, um hybride Arbeitsmodelle zu entmystifizieren, das Einfühlungsvermögen von Führungskräften für die Herausforderungen der Remote-Mitarbeitenden zu stärken und Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen aufzuzeigen, die hybride Modelle effektiv umgesetzt haben. 

Diese Strategien helfen, Befürchtungen abzubauen und zeigen die greifbaren Vorteile von Flexibilität und Inklusion auf.

Darüber hinaus ermöglicht ein iterativer Ansatz bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle eine schrittweise Anpassung und erleichtert den Übergang für Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen.

Seit die Rückkehr ins Büro wieder möglich ist, wurde der Aufbau robuster Feedback-Mechanismen entscheidend, um den hybriden Arbeitsplatz durch regelmäßige Check-ins und Umfragen kontinuierlich zu verbessern.

Diese ganzheitliche Strategie zielt nicht nur darauf ab, hybride Arbeitsmodelle zu übernehmen, sondern Unternehmen in ihnen erfolgreich zu machen – mit einer ausgewogenen Kombination aus traditionellen und innovativen Praktiken, in denen sich jede und jeder Mitarbeitende wertgeschätzt und integriert fühlt, unabhängig vom Arbeitsort.

Nutzen Sie einen dieser Kurse zum Meeting-Management, um effizientere, effektivere und inklusivere hybride Meetings zu leiten.