Enterprise Performance Management: Umfassender Prozessleitfaden
Effektives Enterprise Performance Management (EPM) ist der Schlüssel zum Geschäftserfolg.
Eine großartige Geschäftsstrategie ist nur der erste Schritt, um ein nachhaltiges Unternehmen aufzubauen. Sie benötigen zudem klar definierte Ziele und effektive Prozesse, die Struktur und Orientierung bei der Zielerreichung bieten.
Doch vielleicht noch wichtiger ist ein System zur Nachverfolgung und Messung der Leistung, damit Sie diese stetig verbessern können.
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Um den Management-Guru Peter Drucker zu zitieren: Man kann nicht managen, was man nicht misst. Mit Enterprise HR-Plattformen können Unternehmen Leistungskennzahlen in allen Abteilungen verfolgen und datenbasierte Verbesserungen erzielen.
Eine große Herausforderung für jedes Unternehmen besteht darin, die langfristigen strategischen Prioritäten mit den kurzfristigen operativen Prioritäten in Einklang zu bringen. Wird das Gleichgewicht zwischen strategischen und operativen Anforderungen nicht gehalten, führt dies zu unzureichenden Ergebnissen.
Wird zu viel Wert auf kurzfristige operative Belange gelegt, bleiben strategische Ziele auf der Strecke. Umgekehrt werden bei ausschließlichem Fokus auf die großen Ziele wichtige operative Themen meist nicht rechtzeitig erkannt und angegangen – mit möglichen Verzögerungen, Ressourcenengpässen und hoher Mitarbeiterfluktuation als Folge.
Dieses Gleichgewicht zu halten, ist Teil der Aufgaben für Führungskräfte und Manager. Mit dem richtigen Managementsystem wird das erheblich erleichtert.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein Enterprise Performance Management System es Führungskräften ermöglicht, strategische Prioritäten in operative Maßnahmen zu übersetzen und sowohl die Wirksamkeit beider Bereiche zu messen als auch zu verbessern.
Was ist Enterprise Performance Management (EPM)?
Enterprise Performance Management (EPM) bezeichnet die Systeme und Prozesse, mit denen strategische Geschäftsziele definiert, messbare Ziele abgeleitet, operative Planungen und Ressourcenzuteilungen durchgeführt sowie die Unternehmensleistung im Hinblick auf diese Ziele verfolgt werden.
EPM umfasst das aktive Sammeln und Analysieren von Daten, um Berichte zur vergangenen Leistung zu erstellen, Erfolgs- und Misserfolgsszenarien für die Zukunft zu prognostizieren sowie strategische Maßnahmen zur kontinuierlichen Leistungsverbesserung zu planen und umzusetzen.
Strategisch ist EPM das Feld der Entscheidungsträger – insbesondere CFOs. EPM wird für operative Planung, Budgetierung und die Überwachung sowie das Reporting von KPIs auf Abteilungs- und Organisationsebene genutzt, zum Beispiel in den Bereichen Human Resources, IT, Produkt, Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Finanzen.
Enterprise Performance Management wird auch gelegentlich als Business Performance Management (BPM), Corporate Performance Management (CPM) oder Financial Planning and Analysis (FP&A) bezeichnet.
EPM versus Enterprise Resource Planning (ERP)
Obwohl EPM häufig in Verbindung mit ERP eingesetzt wird, sind sie nicht austauschbar.
ERP, ermöglicht durch ERP-Systeme, deckt die täglichen transaktionalen Aktivitäten zur Steuerung der Unternehmensabläufe ab. EPM-Analysen gehen über operative Daten hinaus und bieten eine zusätzliche Ebene an Managementeinsichten, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.
Vorteile von Enterprise Performance Management
Kernaufgabe des Enterprise Performance Managements ist es, die organisatorische Effizienz zu steigern, indem die übergeordnete Geschäftsstrategie mit der operativen Leistung in Einklang gebracht wird.
Hier einige Vorteile von EPM:
Bessere strategische Ausrichtung
Klare Ziele und konkrete Pläne, mit denen deren Umsetzung und Fortschrittsmessung definiert werden, führen zu klareren Organisationsstrukturen und priorisierten Zielsetzungen.
Diese Klarheit bietet Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen größere Stabilität und ein besseres Gefühl für Richtung und Zusammenhalt – was wiederum zu einer besseren strategischen Ausrichtung aller Abteilungen führt.
Verbesserte Business Intelligence
Durch die Definition klarer Ziele und die aktive Überwachung der Leistung anhand zentraler Kennzahlen (KPIs) erhalten Führungskräfte und Teams einen ganzheitlichen Überblick über die aktuelle Situation des Unternehmens.
Diese Daten befähigen das Management, Prognosen zu erstellen, Chancen und Risiken zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Effizienz- und Profitabilitätssteigerung zu treffen.
Höhere Profitabilität
Indem die finanzielle Unternehmensleistung und Margen kontinuierlich überwacht werden, hilft EPM Führungskräften dabei, die Rentabilität künftiger Initiativen und Szenarien vorherzusagen.
Dadurch können sie ihre Strategie anpassen, um Chancen zu nutzen und Risiken zu vermeiden, Ineffizienzen zu beseitigen und maximalen Ertrag zu erzielen.
Bessere regulatorische Kontrolle und Compliance
Präzise, aktuelle Daten aus sämtlichen Unternehmensbereichen erleichtern die Einhaltung regulatorischer Vorschriften.
Viele moderne EPM-Systeme bieten Funktionen, die Unternehmen bei der Erstellung detaillierter Berichte unterstützen. Dies erleichtert den Finanzabschluss, da die Erstellung von Unternehmens- und Steuerberichten automatisiert wird.
Vereinfachte Finanzprozesse
Durch die Förderung detaillierter Ausgabenprognosen unterstützt EPM eine bessere Finanzplanung und -analyse, was zu genaueren Budgets führt.
Mit Prozessautomatisierung und kontinuierlicher Nachverfolgung vereinfacht EPM die finanzielle Konsolidierung, indem viel zeitaufwändige Verwaltungsarbeit entfällt. Gleichzeitig werden Fehler bei der Abstimmung der Bücher zum Abschluss reduziert.
Der Prozess des Enterprise Performance Management
So sieht der EPM-Prozess typischerweise aus:
1. Daten aus allen Unternehmenseinheiten einbeziehen
Detaillierte, aktuelle Daten ermöglichen es Unternehmen, strategische Planungsentscheidungen auf Grundlage vergangener Leistungen und fundierter Prognosen zu treffen. Je mehr Unternehmensprozesse digitalisiert und automatisiert sind, desto einfacher lässt sich diese Datenbasis konsolidieren. EPM-Software mit guten Datenanalyse-Funktionen hilft dabei, realistische Prognosemodelle auf Basis historischer Leistungsdaten zu erstellen.
2. Strategie entwickeln
Nach der Datenanalyse sollten neue strategische Leistungsziele identifiziert werden, die die Performance und Rentabilität des Unternehmens steigern. Je spezifischer die gewünschten Ergebnisse und erforderlichen Maßnahmen definiert sind, desto besser. Formulieren Sie klare Ziele und legen Sie Metriken oder KPIs fest, mit denen diese verfolgt werden.
3. Budgetierung und Ressourcenplanung
Erstellen Sie einen detaillierten Plan (mit etwas Flexibilität), der das benötigte Kapital sowie die Ressourcen für die Umsetzung der im Strategiepapier beschriebenen Initiativen darstellt. Auch hier hilft der Rückgriff auf Daten der Vorjahre. Konsultieren Sie zudem die wichtigsten Stakeholder der jeweiligen Einheiten, um für neue (zuvor nicht dagewesene) Projekte gemeinsam realistische Kostenschätzungen aufzustellen.
4. Umsetzen, nachverfolgen und berichten
Verfolgen Sie fortlaufend die Performance in allen Unternehmenseinheiten anhand zuvor festgelegter Kennzahlen, die messen, ob Initiativen im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Erstellen Sie Scorecards und Berichte, die Erfolge, Defizite, Engpässe und andere wichtige Informationen übersichtlich machen, sodass klar erkennbar ist, ob und wo Strategie- oder Prozessanpassungen nötig sind. Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu Formulierungen für Leistungsbeurteilungen, um Ihre Feedbackgespräche zu optimieren.
5. Analysieren und bewerten
Überprüfen Sie Ihre Berichte, um festzustellen, wie gut die Unternehmensleistung mit den strategischen Zielen übereinstimmt. Identifizieren Sie Verbesserungspotenziale und untersuchen Sie die Ursachen für unterdurchschnittliche Ergebnisse. Diese Business Intelligence sollten Sie nutzen, um Ihre Strategie für die nächste Runde weiterzuentwickeln.
Enterprise Performance Management ist ein iterativer Prozess, das heißt, es braucht meist einige Zyklen, bis optimale Abläufe entstehen.
Ein häufiger Stolperstein vieler Unternehmen ist, dass sie es nicht schaffen, ihre ehrgeizigen Ziele in konkrete Vorgaben und Maßnahmen zu überführen, die Führungskräfte verstehen, umsetzen und effektiv messen können.
Hier hilft der Artikel von Liz Lockhart über kaskadierte Ziele als guter Einstieg.
Wenn Sie sich noch eingehender mit Enterprise Performance Management beschäftigen möchten, empfiehlt sich ein Blick auf das von Robert S. Kaplan und David P. Norton entwickelte Closed-Loop-Management-System.
Es wurde 2008 in der HBR publiziert und ist heute etwas in die Jahre gekommen (berücksichtigt z. B. nicht die aktuellen Datenanalyse-Fähigkeiten heutiger Software), bleibt aber dennoch eine lohnenswerte Lektüre mit soliden strategischen Einblicken.
Quelle: HBR
EPM-Software
EPM-Software ist heute das Rückgrat des Enterprise Performance Management in modernen Unternehmen.
Diese Lösungen erleichtern es Unternehmen, Leistung zu verfolgen, zu steuern und zu verbessern, indem sie Daten aus zahlreichen Quellen über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg konsolidieren.
Führungskräfte können die operative Effizienz überwachen, indem sie KPIs verfolgen, Finanzdaten mit Prognosen und Zielen abgleichen und Analysen nutzen, um Trends zu erkennen und künftige Entwicklungen zu modellieren.
Statt sich auf altmodische Tabellenkalkulationen in Excel zu verlassen – die viel manuelle Dateneingabe erfordern und fehleranfällig sind – können Manager und Führungskräfte über visuelle Dashboards auf Echtzeitdaten zugreifen. Diese beziehen Daten automatisch aus anderen wichtigen Unternehmensplanungstools, wie Ihrer Buchhaltungssoftware, dem CRM, ERP, der Lieferketten-Tracking-Software, Projektmanagement-Tools und weiteren Lösungen.
Es gibt zahlreiche EPM-Softwarelösungen auf dem Markt, die zu unterschiedlichen Preisniveaus angeboten werden, darunter On-Premises-, Cloud-basierte und hybride Systeme. Beliebte SaaS-Optionen sind beispielsweise Oracle und SAP.
Ergänzen Sie Ihre EPM-Strategie durch leistungsstarke Mitarbeitenden-Überwachungslösungen. Sorgen Sie für ein umfassendes Leistungsmanagement mit detaillierten Analysen zur Optimierung Ihrer Entscheidungsfindung.
Wie steuern Sie die Unternehmensleistung?
Unternehmen in allen Branchen profitieren von einer professionellen Einführung des Enterprise Performance Managements. Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen und Unternehmen steigen an unterschiedlichen Punkten in den Prozess ein.
Heutige Unternehmensleitungen haben den klaren Vorteil, Technologien einzusetzen, die mithilfe von maschinellem Lernen einen Großteil der Berichterstellung, Datenanalyse und Prognose automatisieren.
Es geht nur noch darum, die richtige EPM-Lösung für die jeweiligen Aufgaben auszuwählen.
Welche Möglichkeiten es gibt und wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden, erfahren Sie in unserer Auswahl der besten Enterprise Performance Management Software auf dem Markt.
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