11 HR-Best Practices, die Sie 2026 leiten werden
„Ihre Fähigkeit, als strategischer Partner für das Unternehmen zu agieren, ist das ultimative Zeichen für den Erfolg Ihres HR-Teams.“ – Alex Link, Leiter L&D, CVS Health
Die Rolle des Personalwesens hat sich weiterentwickelt und ausgeweitet, sodass HR ein strategischer Partner des Unternehmens ist, von dem erwartet wird, nachweisbare Beiträge zum geschäftlichen Erfolg zu leisten.
Obwohl keine zwei Organisationen gleich sind, haben wir mit Experten gesprochen, um eine Liste mit HR-Best Practices für Personalabteilungen zu erstellen, die das Unternehmen wirklich unterstützen wollen.
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Viele Artikel zu diesem Thema geben lediglich Offensichtliches an wie „die richtigen Leute einstellen“, „einen reibungslosen Onboarding-Prozess entwickeln“ oder „eine großartige Unternehmenskultur schaffen“.
Obwohl diese Dinge wichtig sind, gehe ich davon aus, dass Sie die Grundlagen bereits kennen, und möchte etwas tiefer gehen.
11 HR Best Practices
Die Einführung eines strategischen Talentmanagements ermöglicht es HR-Teams, Praktiken zu entwickeln, die das Wachstum der Mitarbeitenden und den Unternehmenserfolg fördern. Hier sind 11 Best Practices für das Personalwesen, die ich empfehle:
1. Das Unternehmen verstehen
„Eine großartige HR-Führungskraft ist neugierig auf das Geschäft und die Strategie, nicht nur auf die Menschen.“ – Doug Dennerline, CEO, Betterworks
Es ist schwierig, etwas effektiv zu unterstützen, von dem man nichts weiß. Deshalb ist die wichtigste Best Practice für Personaler, das Unternehmen und seine Funktionsweise zu verstehen.
Das bedeutet, das Geschäftsmodell und die Strategie zu verstehen, den Markt im weiteren Sinne, die Unternehmensziele und die Aufgaben Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
Einige Möglichkeiten, wie HR-Profis mehr über das Unternehmen erfahren können, sind:
- Nehmen Sie es in Ihren persönlichen Entwicklungsplan (IDP) auf. Entwickeln Sie einen IDP, der Mechanismen enthält, um das Geschäft kennenzulernen (z. B. Kurse oder neue Projekte/Stretch-Aufgaben, die Einblicke in neue Geschäftsbereiche ermöglichen).
- Teilnahme an Ergebnis-/Gewinn-Telefonkonferenzen. Wenn Ihr Unternehmen börsennotiert ist, bieten Gewinn-Telefonkonferenzen eine Fülle von Informationen, nicht nur für Investoren, sondern für alle, die das Unternehmen, seine Strategie und finanzielle Leistung tiefgreifend verstehen möchten.
- Formale Beziehungen aufbauen. Konzentrieren Sie sich auf die Führungskräfte, zu denen Sie Zugang im Unternehmen haben, und nutzen Sie die gemeinsame Zeit. Wenn es zu Ihrer Rolle/Ihrer Beziehung passt, vereinbaren Sie regelmäßige 1:1-Gespräche und zeigen Sie Interesse daran, mehr über sie, ihre Teams und ihre Arbeit zu erfahren. Das ist Ihre Chance, eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen, strategisch zu beraten und die Unternehmensstrategie zu unterstützen.
- Nutzen Sie Ihr internes Netzwerk. Informelles Lernen über Ihr Netzwerk ist eine der besten (und psychologisch sichersten) Möglichkeiten, Neues zu lernen. Bitten Sie Kollegen aus Ihrem internen Netzwerk zu einem Kaffee oder Mittagessen und bereiten Sie Fragen vor, um mehr über ihre Arbeit zu erfahren.
- Umfragen/Interviews/Fokusgruppen/Zuhörsitzungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften. Tools wie Mitarbeiterumfragen oder eine Reihe von Zuhörsitzungen können wertvoll sein, um mehr über das Unternehmen und Ihre Kolleginnen und Kollegen zu erfahren.
- Teilnahme an Strategiemeetings. Den strategischen Planungsprozess live zu erleben (und schließlich mitzugestalten), ist ein hervorragender Weg, um die Strategieentwicklung im Unternehmen kennenzulernen und sich Schritt für Schritt einen Platz am Tisch als Mitgestalter zu sichern.
2. Datengetrieben arbeiten
„Die Komplexität des heutigen Geschäftsumfelds erfordert neue Arten von Daten, um strategische Diskussionen zu unterstützen. Diese neuen Daten gehen weit über übliche Workforce-Analysen hinaus und umfassen Erkenntnisse zu Talentrisiken und -chancen, die aus großen Mengen an unstrukturierten Daten gewonnen werden.“ – Cydney Roach, Global Chair of Employee Experience, Edelman
Der Wandel zu einer datengetriebenen HR-Arbeit markiert eine bedeutende Entwicklung in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Belegschaft verwalten und optimieren.
Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern hilft auch dabei, HR-Strategien mit den Geschäftszielen abzustimmen.
Wie also kann HR datengetriebener werden?
- Erstellen Sie HR-Kennzahlen mit klaren Anweisungen dazu, wie sie berechnet und gemessen werden
- Vermeiden Sie es, das "Rad neu zu erfinden", indem Sie HR-KPIs entwickeln, die einen Mehrwert für das Unternehmen bieten
- Nutzen Sie Tools wie Ihr HRIS, um Mitarbeiterdaten für die Personalplanung zu sammeln
- Verwenden Sie HR-Analytics-Software, um Ihre Personaldaten zu analysieren und verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen
- Besuchen Sie HR-Analytics-Kurse, um Fähigkeiten und Selbstvertrauen im Umgang mit Daten zu erlangen.
3. Hören Sie Ihren Mitarbeitenden zu
„Die Art und Weise, wie Unternehmensführungen sich für Nutzer:innen begeistern, ist das gleiche Maß an Interesse, das HR für ihre Mitarbeitenden haben muss. Verstehen Sie deren Bedürfnisse, ihre Pain Points, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert sind und welche Fähigkeiten sie suchen.“ - Donna Scarola, Chief People, Purpose & Culture Officer, Parcl
Ein Teil der HR-Aufgabe ist es, die Mitarbeitenden-Erfahrung mitzugestalten, um die Rekrutierung, Bindung, Leistungsmanagement und das Engagement zu fördern.
Wie Produktteams ihren Kund:innen zuhören und Feedback einholen, ist Mitarbeitenden-Zuhören entscheidend für eine großartige Mitarbeitendenerfahrung und eine starke Arbeitgebermarke.
Das erhaltene Feedback kann genutzt werden, um neue Programme und Initiativen zu entwerfen und zu testen sowie eine erfolgreiche und mitreißende Unternehmenskultur aufzubauen.
Einige effektive Strategien, Methoden und Best Practices für das Zuhören von Mitarbeitenden sind:
- Mehrere Zuhörkanäle für kontinuierliches Feedback: Effektives Zuhören erfordert unterschiedliche Methoden wie jährliche und Pulsumfragen, Einzelgespräche, Fokusgruppen, Townhalls, Stay-Interviews und Exit-Interviews.
- Geteilte Verantwortung für das Einholen von Feedback: Zuhören ist eine gemeinsame Verantwortung und sollte nicht ausschließlich bei HR oder Führungskräften liegen. Vielmehr ist das gesamte Unternehmen verantwortlich: Die Geschäftsleitung gibt den "Zuhör-Ton" vor, HR treibt voran und coacht, Führungskräfte fördern Vertrauen und Engagement; Mitarbeitende werden ermutigt, sich aktiv an dem Prozess zu beteiligen.
- Handeln basierend auf den Zuhördaten: Wenn Teammitglieder nicht erkennen, wie ihr Feedback in unternehmerisches Handeln umgesetzt wird, werden sie weniger geneigt sein, weiterhin ihre Meinung zu äußern.
- Mitarbeitende ermutigen, sich zu äußern: Es ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, Mitarbeitende dazu zu bringen, sich offen zu äußern. Die Kommunikation des "Warum" hinter Mitarbeitenden-Zuhören ist ein guter Anfang, denn Menschen sind viel eher bereit, etwas zu tun, wenn sie verstehen, wie sie davon profitieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Schaffen psychologischer Sicherheit, sodass jeder überzeugt sein kann, seine Meinung frei zu äußern und Ideen beizutragen, ohne bloßgestellt zu werden.
4. Behandeln Sie People Operations wie ein Produkt
„People Operations ist das (weitgehend unsichtbare) Produkt, in das Ihr Team während des Recruitings einsteigt und das es dann weiterhin abonniert, bis es kündigt.“ - Jessica Zwaan, COO, Talentful
Ich habe oben schon gesagt, dass das Zuhören von Mitarbeitenden auf dieselbe Weise erfolgen sollte wie im Produktmanagement. Sie können diese Herangehensweise noch ausweiten und People Operations wie ein Produkt behandeln.
Das bedeutet, dass die Mitarbeitendenerfahrung wie ein Produkt betrachtet wird, in das Personen beim Eintritt in das Unternehmen "einsteigen".
Es ist Aufgabe der HR/People Operations-Teams, dieses Produkt so gut wie möglich zu machen. Mitarbeitenden-Zuhören ist ein wesentlicher Bestandteil davon, doch hier sind noch weitere Methoden und Best Practices, die dabei helfen:
- Maximieren Sie die Wirkung auf die Mission: Wenn das Ziel Ihres Unternehmens „Nachhaltige Energie für alle weltweit bereitstellen“ lautet, dann ist es die Aufgabe des People Operations-Teams, alles zu tun, um die Menschen dabei zu unterstützen, diese Mission zu erreichen.
- Alles durch andere erreichen: Großartige People Ops – von Leistungs- und Entwicklungsgesprächen, über gute 1:1s bis zu einem erstklassigen Team, das durch eine effektive Rekrutierungsmaschine zusammenkommt – werden letztendlich von den Menschen durchgeführt, die diese Mechanismen bedienen. Die "Maschinerie" sollte selten von den Leuten aus dem People Ops-Team selbst eingesetzt werden.
- Feedbackschleifen: Wenn Sie Ihr Team als Kunden Ihres Mitarbeitererlebnisses betrachten, ist eine der wichtigsten Prinzipien im Produktmanagement die Entwicklung klarer und offener Feedbackschleifen.
- Design Thinking: Um Ihre People Ops-Funktion effektiv wie eine Produktabteilung zu führen, ist es notwendig, Design Thinking und agile HR-Praktiken zu integrieren. Das kann etwas Training erfordern oder auch, einfach mal bei den Retros, Stand-ups und Roadmapping-Sessions Ihres Produkt-, Design- oder Engineering-Teams zuzuschauen.
- Tools: Um ein "Product-Thinking"-People-Team zu betreiben, benötigen Sie Tools für Planung, Feedback, Nachverfolgung und Tests. Einige davon sind zwar teurer, aber sehr wirkungsvoll (Peakon), andere sind günstig und praktisch für wachsende Unternehmen (Google Forms).
5. Schaffen Sie Zeit für Strategie, indem Sie transaktionale Aufgaben entfernen
„Ein großes Hindernis, um ein strategischer HR-Partner zu werden, ist Zeit. Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Stunden pro Tag, und Sie müssen sehr gezielt entscheiden, wie Sie sie verbringen.“ - Alex Link
Das Leben eines HR-Profis ist ein beschäftigtes. Es ist leicht, sich in administrativen Aufgaben zu verlieren und keine Zeit mehr für wichtiges strategisches Denken zu haben.
Es gibt zwei Wege, dem entgegenzuwirken:
- HR-Governance-Modell: Was können Sie an Ihrem HR-Betriebsmodell ändern, um mehr Zeit für strategische Arbeit zu gewinnen?
- Selbststeuerung: Wie können Sie Ihre Arbeit anders priorisieren, um mehr Zeit für strategische Schwerpunkte zu schaffen?
Zum Beispiel wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung manchmal im Rahmen anderer monatlicher Aufgaben von HR übernommen – aber könnte diese Aufgabe nicht auch von einer anderen Abteilung oder einem externen Dienstleister übernommen werden?
6. Vernachlässigen Sie Ihre persönliche Entwicklung nicht
„HR-Führungskräfte sollten einmal quer durchs Unternehmen wechseln und Business Leader durchlaufen die HR-Abteilung. Am Ende wollen wir vielseitige Führungspersonen, die ein tiefes und breites Verständnis für das Unternehmen, die Kultur und die beste Personalentwicklung haben.“ - Michael Knierim, KWM Consulting
Wir arbeiten hart daran, Lern- und Entwicklungsstrategien für andere zu erstellen, aber es ist genauso wichtig, die eigene Weiterbildung und Entwicklung nicht zu vernachlässigen.
HR-Bücher, Podcasts, Kurse und Konferenzen sind hilfreich, aber das Lernen durch Erfahrung ist entscheidend.
Das 70-20-10-Modell des Lernens sagt, dass 70 % der Entwicklungszeit auf erfahrungsbasiertes Lernen entfallen sollten.
Das heißt, neue Projekte und Aufgaben annehmen, die Ihnen Einblicke in neue Geschäftsbereiche verschaffen und Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.
Es ist auch wichtig, einen erfahrenen Mentor und/oder Coach zu finden, der Ihnen hilft, Chancen zu erkennen und Sie auf dem richtigen Weg begleitet.
7. Ändern Sie die Wahrnehmung von HR im Unternehmen
„Die meisten Führungskräfte sehen nicht, wie man HR als strategische Säule des Unternehmens nutzen kann. Ja, wir können uns um Snacks im Büro kümmern und ja, wir können bei der Organisation von Events helfen, aber „Kultur-Botschafter“ ist nur ein Teil unserer Arbeit, nicht das große Ganze.“ - Alana Fallis, Director of People Ops, Quantum Metric
Leider gibt es noch immer das Missverständnis, dass HR nur dazu da ist, Menschen „einzustellen und zu entlassen“ und keinen strategischen Mehrwert für den langfristigen Erfolg einer Organisation bietet.
Wenn Sie als strategischer Partner arbeiten und an spannenden Projekten mitwirken möchten, kann es sein, dass Sie die Wahrnehmung von HR im Unternehmen verändern müssen.
Die oben genannten Best Practices helfen dabei, aber es ist wichtig, dass Sie mit Ihren Stakeholdern kommunizieren, ihnen mitteilen, was Sie erreichen wollen, sie bitten, gemeinsam zu definieren, was sie von Ihnen brauchen und sicherstellen, dass Sie Ihren HR-Ansatz an deren Bedürfnisse und Wünsche ausrichten.
Es geht dabei nicht darum, beliebt zu sein, sondern als Berater aufzutreten, um herauszufinden, wie Sie das Unternehmen unterstützen können – und dann diese KPIs auch liefern!
8. Seien Sie technologisch unvoreingenommen
Es gibt viel Hype um neue HR-Software und Tools, die scheinbar alles können. Lassen Sie sich jedoch nicht von allen ausgefallenen Funktionen blenden.
Unser Rat ist, neuen Technologien gegenüber offen zu sein, aber Marketingversprechen mit Vorsicht zu genießen und genau darauf zu achten, was Sie tatsächlich benötigen. Begründen Sie Ihre Entscheidung, wenn Sie den Business Case für HR-Software präsentieren und zeigen Sie auf, welche Auswirkungen Sie erwarten.
Weitere Hilfestellung finden Sie in unserem Leitfaden zur digitalen Transformation im HR-Bereich.
9. Dokumentieren Sie alles
Es ist ratsam, gute Dokumentationsgewohnheiten zu etablieren. Besonders in Remote- und Hybrid-Organisationen ist das sehr hilfreich!
Dazu gehört, alle Prozesse so zu dokumentieren, dass sie leicht zugänglich und durchsuchbar sind. Jede Fachexpertin und jeder Fachexperte kann im Lauf der Zeit ihre bzw. seine Prozesse dokumentieren und sie mit Teammitgliedern teilen.
Die Standardisierung von HR-Prozessen wie Abwesenheitsmanagement, HR-Compliance, Sondervereinbarungen, Einstellung und Einarbeitung trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und macht es einfacher, diese Prozesse im Laufe der Zeit zu aktualisieren und zu prüfen.
Neben Prozessen und Richtlinien sollten auch Entscheidungswege sowie alles, was eine Untersuchung am Arbeitsplatz oder Streitigkeiten betrifft, dokumentiert werden.
10. Seien Sie präsent, kommunizieren Sie regelmäßig
„Absichtliche Kommunikation aus HR-Perspektive ist dafür verantwortlich, eine positive Arbeitskultur aufrechtzuerhalten, Talente zu gewinnen und zu halten, Probleme zu lösen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das Wachstum und Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu unterstützen. Ich würde sogar sagen, dass sie das Fundament der HR-Arbeit ist und sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.“ — Raakhi Vadera, Senior People Partner UK/US, YOOBIC
Es ist eine traurige Tatsache, dass vieles von dem, was HR-Fachkräfte leisten, von den meisten Kolleginnen und Kollegen kaum wahrgenommen oder gewürdigt wird.
Vieles davon ist schließlich vertraulich, und Unparteilichkeit ist entscheidend, wenn es um Themen des Mitarbeiterverhältnisses geht.
Aber nur weil viel Arbeit Diskretion erfordert, heißt das nicht, dass HR-Teams sich in ihre Büros zurückziehen sollten.
Es gibt viele Vorteile, wenn man als offene, kommunikative und positive Kraft in der Organisation auftritt. Sie werden dabei mehr über das Unternehmen lernen und Vertrauen bei Ihren Kolleginnen und Kollegen aufbauen.
Natürlich besteht ein gewisser Balanceakt zwischen Freundlichkeit und Freundschaft. Es ist schwierig, jemanden zu entlassen, zu dem man eine enge Beziehung hat, und Sie möchten nicht als parteiisch wahrgenommen werden.
Ein Teil guter Kommunikation besteht auch darin, Informationen für die, die sie benötigen, leicht zugänglich zu machen – etwa über ein Intranet oder ähnliches. Das reduziert die Zahl der Rückfragen an das Team.
Für einen tieferen Einblick, wie Sie als HR-Abteilung effektiv kommunizieren, lesen Sie unseren Artikel über HR-Kommunikation.
11. Bitten Sie um Hilfe
HR-Mitarbeitende haben viele Aufgaben, daher ist es kein Zeichen von Schwäche, um Hilfe zu bitten – es ist eine kluge Strategie, um sicherzustellen, dass Sie die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen und Ihre Angestellten treffen.
Wenn es etwa um komplexe rechtliche oder Compliance-Angelegenheiten geht, kann es sinnvoll sein, eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen.
Einige Anlaufstellen, an die Sie sich möglicherweise wenden können:
- Fachanwältinnen und Fachanwälte für Arbeitsrecht: Wenn es um Compliance- und rechtliche Risiken geht.
- HR-Beraterinnen und -Berater: Für strategische Planung, Restrukturierungen und Mitarbeiterverhältnisse.
- Employer of Record (EOR) Services: Wenn Sie international rekrutieren
- HR-Kolleginnen und Kollegen sowie Netzwerke: HR-Communities und Branchenevents zum Austausch von Erfahrungen und Best Practices.
Realitätscheck: Was Best Practices im Personalmanagement nicht garantieren können
Die oben genannten Best Practices im HR-Bereich können viel dazu beitragen, die Effektivität der Abteilung zu steigern, aber sie können Folgendes nicht garantieren:
- 100 % Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Selbst mit starken Engagement-Strategien werden einige Mitarbeitende aus persönlichen Gründen, wegen Karrierewechseln oder externer Chancen das Unternehmen verlassen – das ist gesund!
- Perfekte Einstellungsentscheidungen: Strategische Personalplanung und strukturierte Einstellungsverfahren reduzieren Vorurteile und verbessern die Auswahl, können aber das Risiko einer Fehlbesetzung oder unvorhergesehener Leistungsprobleme nicht vollständig ausschließen.
- 100 % konfliktfreies Arbeitsumfeld: Das Personalmanagement kann Konflikte schlichten und eine offene, kooperative Kultur fördern, aber Konflikte am Arbeitsplatz können dennoch durch Persönlichkeitsunterschiede, Stress oder Missverständnisse entstehen.
- Gleicher Erfolg für alle Mitarbeitenden: Schulungen und Entwicklungsprogramme schaffen Möglichkeiten, aber Erfolg hängt von individueller Anstrengung, Anpassungsfähigkeit und externen Faktoren ab.
- Volle Compliance ohne aktive Überwachung: Effektive Personalrichtlinien helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu wahren, aber Gesetze ändern sich und Unternehmen müssen Rechtsvorschriften kontinuierlich überwachen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
- Sofortige kulturelle Integration: Selbst mit wirksamer Einführung und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung braucht die Integration neuer Mitarbeitender in die Unternehmenskultur Zeit und ist nicht immer garantiert.
- Absolute Vermeidung von Vorurteilen oder Diskriminierung: Diversitäts- und Inklusionsmaßnahmen reduzieren Vorurteile, aber unbewusste Voreingenommenheit und systemische Herausforderungen erfordern weiterhin stetige Aufmerksamkeit.
- Garantierter Geschäftserfolg: Personalarbeit nach besten Praktiken unterstützt Unternehmensziele, aber Marktbedingungen, Wettbewerb und äußere Einflüsse haben ebenfalls Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg.
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