Was ist Human Capital Management: Ein umfassender Leitfaden
Die Praxis des Human Capital Management, kurz „HCM“, hat in den letzten Jahrzehnten zunehmend an Bedeutung gewonnen. Dafür gibt es mehrere Gründe.
Ein Grund ist, dass Führungskräfte erkennen, dass die Belegschaft eines Unternehmens sein größtes Kapital darstellt. Zum anderen ist für viele Unternehmen die Belegschaft häufig auch der größte Kostenfaktor.
Daraus ergibt sich, dass das HCM die treibende Kraft hinter vielen neuen Geschäftspraktiken ist, eine wachsende Fülle von Softwarelösungen für das Human Capital Management entsteht und das Konzept des Humankapitals als Wettbewerbsvorteil in den Mittelpunkt rückt.
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Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen die Grundlagen des HCM und dessen Bedeutung anhand einfacher Begrifflichkeiten und klarer wirtschaftlicher Konzepte näherzubringen.
Was ist Human Capital Management?
Human Capital Management, kurz „HCM“, bezeichnet die Gesamtheit der organisatorischen Praktiken, die auf Gewinnung, Verwaltung und Entwicklung der menschlichen Arbeitskraft – oder des Humankapitals – innerhalb eines Unternehmens ausgerichtet sind.
Ziel des HCM ist es, den wirtschaftlichen bzw. geschäftlichen Wert des Humankapitals eines Unternehmens zu optimieren und maximal auszuschöpfen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen. Effektives Human Capital Management versetzt das Unternehmen in die Lage, Initiativen im Bereich Humankapital erfolgreich zu verfolgen.
Die Elemente des Human Capital Managements
Human Capital Management vereint verschiedene Prozesse und Praktiken, die darauf abzielen, die Mitarbeiterleistung und den Beitrag zum Unternehmenserfolg zu optimieren. Zu den zentralen Elementen des HCM gehören:
- Personalbeschaffung und Talentgewinnung
- Onboarding und Einführung
- Schulung und Weiterbildung
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiterüberwachung
- Vergütung und Sozialleistungen
- Nachfolgeplanung
- Arbeitskräfteplanung und Analytik
- Mitarbeiterbindung und -engagement
- Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement
Warum ist Human Capital Management wichtig?
Der effektive Einsatz und das Engagement des Humankapitals eines Unternehmens wirken sich nachweislich direkt auf eine Vielzahl von unternehmerischen KPIs (Key Performance Indicators) aus, darunter Produktivität, Mitarbeiterfluktuation, Produktqualität, Arbeits- und Betriebssicherheit sowie Kundenzufriedenheit.
Wenn die Menschen im Unternehmen die Gedanken und Überlegungen hinter jedem Element des Human Capital Managements nachvollziehen können, steigt in der Regel ihr Engagement. Sie erkennen ihren eigenen Weg im Unternehmen und fühlen sich in ihren Erfolg investiert.
Engagement als Erfolgsfaktor im Unternehmen
Der Gallup-Bericht „State of the Global Workplace 2022“ verknüpft die Mitarbeiterbindung – also das Gefühl, sich mit seiner Arbeit und dem Arbeitsumfeld hochgradig zu identifizieren und begeistert zu sein – mit unterschiedlichen Geschäftsergebnissen und der Gesamtperformance der Unternehmenskultur.
Es wurde berichtet, dass die meisten Beschäftigten nicht engagiert sind. Weltweit liegt der Anteil der Erwachsenen, die Vollzeit für einen Arbeitgeber arbeiten und bei der Arbeit engagiert sind, bei nur 21 %.
Gallup liefert zudem eine Reihe überzeugender Statistiken, die zeigen, wie sich Geschäftsbereiche im obersten Viertel der globalen Mitarbeiterbindung im Vergleich zu denen im untersten Viertel schlagen.
- Höhere Produktivität: 41 % weniger Fehlzeiten und 17 % höhere Produktivität
- Geringere Fluktuation: In Organisationen mit hoher Mitarbeiterfluktuation erreichen hoch engagierte Geschäftsbereiche 24 % weniger Fluktuation
- Bessere Produktqualität: Hoch engagierte Geschäftsbereiche verzeichnen 40 % weniger Qualitätsprobleme (Defekte).
- Bessere Kundenerfahrungen: Hoch engagierte Geschäftsbereiche erzielen 10 % bessere Kundenkennzahlen und 20 % mehr Umsatz.
Ein effektives Human Capital Management ist entscheidend für die Gesundheit und den Erfolg Ihres Unternehmens und befähigt Sie, im Wettbewerb um Spitzenkräfte zu bestehen.
Wie Human Capital Management-Technologie Ihrem Unternehmen helfen kann
Der Einsatz von Human Capital Management (HCM)-Technologie kann Ihrem Unternehmen transformative Vorteile bringen. Sie können ein HCM wie Oracle Cloud, Rippling oder Deel implementieren.
Hier sind fünf Beispiele, wie HCM-Technologie verschiedene Bereiche der Personalverwaltung verbessern kann:
Rekrutierungsprozesse optimieren
Technologien für Human Capital Management (HCM) vereinfachen den Rekrutierungsprozess erheblich, indem sie Aufgaben für das Recruiting-Team automatisieren und optimieren, die sowohl das Erlebnis des einstellenden Teams als auch der Kandidaten direkt betreffen.
Rat: Nutzen Sie HCM-Software, um Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen zu veröffentlichen, Bewerber zu verfolgen und die Kommunikation mit Kandidaten zu verwalten. KI-gestützte Tools für das Lebenslauf-Screening ermöglichen es, schnell die geeignetsten Kandidaten zu identifizieren.
Effizienteres Onboarding
HCM-Technologie sorgt für ein reibungsloseres und effizienteres Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeitende, indem sie administrative Aufgaben automatisiert und digitale Plattformen für den einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien und wichtige Dokumente bereitstellt.
Rat: Setzen Sie Onboarding-Software ein, um neuen Mitarbeitenden Online-Formulare, Schulungsmaterialien und Unternehmensinformationen bereitzustellen. Nutzen Sie E-Signatur-Funktionen, um Dokumente schnell und einfach abzuschließen.
Performance Management vereinfachen
Mit HCM-Technologie wird Performance Management strukturierter und datengetriebener, was es Führungskräften erleichtert, Ziele zu verfolgen, regelmäßiges Feedback zu geben und aussagekräftige Analysen bereitzustellen.
Rat: Definieren Sie beim Implementieren eines HCM-Systems klare Ziele dafür, was dieses leisten soll, und schulen Sie Führungskräfte sowie Mitarbeitende im Umgang damit, bevor Sie es in bestehende Prozesse integrieren.
Mitarbeiterschulung und -entwicklung verbessern
Neben der Bereitstellung einer zentralen und zugänglichen Plattform für das Lernen ermöglicht HCM-Technologie die Erstellung, Verteilung und Nachverfolgung individuell zugeschnittener Trainingsprogramme, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sind.
Fortgeschrittene Funktionen wie E-Learning-Module, interaktive Inhalte und Fortschrittsüberwachung machen Schulungen ansprechender und wirkungsvoller.
Rat: Finden Sie das beste Learning Management System (LMS) für Ihr Unternehmen, damit Sie eine Vielzahl an Schulungsprogrammen anbieten und den Fortschritt der Mitarbeitenden nachverfolgen können. Integrieren Sie Gamification und interaktive Module, um das Engagement zu erhöhen.
Effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Benefits-Verwaltung
HCM-Technologie ermöglicht außerdem die automatische Berechnung von Gehältern, Steuern und Abzügen und gewährleistet so Genauigkeit und Rechtskonformität in Bezug auf Steuervorschriften.
Mitarbeitende können zudem ihre Benefits selbst verwalten, und Analysewerkzeuge stehen zur Verfügung, um Lohn- und Gehaltsdaten zu überprüfen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen.
Rat: Verwenden Sie Systeme, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Zeiterfassung und Benefits-Management integrieren. Im HCM-System sollten ebenfalls Reportingtools vorhanden sein, mit denen Sie Lohn- und Gehaltsdaten auf Genauigkeit prüfen und umsatzrelevante Entscheidungen treffen können.
Zentralisiertes Anfragenmanagement
Zentralisiertes Anfragenmanagement bietet den Mitarbeitenden eine einheitliche Plattform, um Fragen oder Anfragen zu verschiedenen HR-Themen wie Lohn, Benefits oder Abwesenheiten zu stellen.
Dies vermeidet fragmentierte Kommunikationswege wie E-Mails oder mündliche Anfragen und stellt sicher, dass alle Anfragen in ein einziges, organisiertes System geleitet werden.
Rat: Nutzen Sie HR-Ticketing-Software, um Mitarbeiteranfragen zu zentralisieren und die Reaktionszeit des HR-Teams zu verbessern. Dies vereinfacht die Kommunikation, gewährleistet Transparenz und verringert Verzögerungen, indem Anfragen wie Probleme bei der Lohnabrechnung oder Fragen zu Benefits nachverfolgt und priorisiert werden.
Was ist ein Human Capital Management System?
Ein Human Capital Management System umfasst die Gesamtheit der Geschäftspraktiken, HR-Prozesse und Technologien, die es einem Unternehmen ermöglichen, Humankapital organisiert und in großem Maßstab zu gewinnen, zu steuern und zu entwickeln.
HCM-Systeme sind anders konzipiert als klassische HRIS- oder HRMS-Systeme und verfolgen einen ganzheitlichen und strategischen Ansatz für das Management des gesamten Mitarbeiter-Lebenszyklus – vom Recruiting bis zur Pensionierung.
HCM-Systeme bieten einen breitgefächerten, unternehmensweiten Blick auf das Humankapital, während sich HRIS- beziehungsweise HRMS-Systeme auf Kernfunktionen wie Lohnbuchhaltung und Verwaltung von Personaldaten konzentrieren. Dieser strategische Fokus ermöglicht es HCM-Software, nicht nur tägliche HR-Aufgaben zu bewältigen, sondern auch langfristige Personalplanung und Entwicklung abzudecken (das ist nur einer von vielen Vorteilen von HCM-Software).
Kernelemente eines Human Capital Management Systems
Dies sind die Kernelemente, die für ein Human Capital Management System erforderlich sind.
Organisationsvision und Werte
Die Entwicklung eines HCM-Systems beginnt mit der Definition und dem Verständnis des Unternehmenszwecks (Vision) und der grundlegenden Überzeugungen (Werte). Diese beeinflussen unmittelbar die Arbeitsplatzkultur, das Verhalten der Menschen und die generelle Bedeutung des Humankapitals in Ihrem Unternehmen.
Strategische Ziele und Vorgaben
Ob vierteljährliche oder jährliche Ziele oder längerfristige Strategien – Ihre Humankapital-Initiativen werden meist durch die spezifischen, messbaren und terminlich gebundenen Zielsetzungen Ihrer Organisation vorangetrieben.
Ein Beispiel: Das Ziel, „Ihre jährlichen Mitarbeiterbindungswerte um X % zu steigern“ führt zu bestimmten HCIs, die innerhalb Ihres Human Capital Management Systems gemanagt werden. Dies wiederum setzt eine spezifische Handlungsweise voraus, um diese Zielvorgaben zu erreichen.
HCM-Führungsteam
Aufgrund der weitreichenden Auswirkungen von Humankapital-Initiativen ist das HCM-Team in der Regel funktionsübergreifend aufgestellt, mit Führungskräften aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens.
In Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung treibt meist die ranghöchste Person im HR-Bereich (z. B. Chief Human Resource Officer, VP of HR) die HCM-Initiativen voran. In kleineren Organisationen liegt diese Verantwortung häufig bei einer Führungskraft der Geschäftsleitung (z. B. CEO, COO).
Datenmanagement und -unterstützung
Um Humankapital-Initiativen zu verwalten, Maßnahmen umzusetzen und deren Ergebnisse zu messen, benötigen Sie Humankapitaldaten.
Es gibt viele Arten von mitarbeiterbezogenen Daten, die erfasst, gespeichert und in Workforce Analytics verfügbar gemacht werden können. Einige Beispiele sind:
- Mitarbeiterdemografie
- Vergütung und Sozialleistungen
- Gehaltsabrechnung
- Zeiterfassung und Anwesenheit
- Leistungsmanagement
- Fähigkeiten, Schulungen und Weiterentwicklung.
Jedes Unternehmen – vom Startup bis zum etablierten Großunternehmen – kann ein HCM-System aufbauen.
Profi-Tipp
Ihr HCM-System könnte aus einer Excel-Tabelle zur Verwaltung der Mitarbeiterdaten und quartalsweisen HCM-Teammeetings bestehen, bei denen Sie laufende Humankapital-Initiativen überprüfen. Das Wichtigste ist, irgendwo zu beginnen, selbst wenn es klein ist, um die notwendigen Routinen und Gewohnheiten für langfristigen Erfolg im Humankapitalmanagement zu entwickeln.
Vorteile und Herausforderungen eines HCM
Human Capital Management (HCM)-Technologie bietet erhebliche Vorteile für die Steuerung von Personalprozessen, stellt gleichzeitig aber auch gewisse Herausforderungen dar.
Die folgende Tabelle gibt einen direkten Vergleich dieser Vorteile und Herausforderungen.
| Vorteile von HCM | Herausforderungen von HCM |
|---|---|
| Vereinfachte Abläufe: Automatisiert verschiedene HR-Aufgaben, was die Effizienz und Genauigkeit verbessert. | Implementierungskosten: Die Einrichtung und Wartung von HCM-Systemen kann kostenintensiv sein. |
| Datenbasierte Entscheidungen: Bietet wertvolle Einblicke durch Analysen und unterstützt strategische Entscheidungen. | Komplexität bei der Integration: Die Integration von HCM in bestehende Systeme kann komplex und zeitaufwendig sein. |
| Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Optimiert Prozesse wie Onboarding und Schulungen, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. | Einführung und Schulung: Erfordert Schulung des Personals und kann auf Widerstand gegenüber Veränderungen stoßen. |
| Einhaltung von Vorschriften: Unterstützt die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und reduziert Rechtsrisiken. | Daten- und Datenschutz: Die Verwaltung und der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten ist eine bedeutende Herausforderung. |
| Verbessertes Talentmanagement: Hilft bei effektiver Rekrutierung, Leistungsmanagement und Mitarbeiterbindung. | Abhängigkeit von Technologie: Die Abhängigkeit von Technologie kann bei Systemausfällen oder -störungen problematisch sein. |
Wie Sie ein Human Capital Management System auswählen
Der Auswahlprozess für ein HCM-System ist ein bedeutender Moment für Ihr Unternehmen, da das Tool maßgeblichen Einfluss auf Ihre zukünftige Ausrichtung und Ihre Möglichkeiten haben wird. Viele Organisationen profitieren von der Zusammenarbeit mit erfahrenen HCM-Berater:innen in dieser kritischen Entscheidungsphase.
Hier sind einige wichtige Tipps, die Ihnen helfen, den Auswahlprozess für ein HCM-System zu steuern, das am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.
Geschäftsanforderungen definieren
Bewerten Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation mit Blick auf operative Effizienz und Budgetvorgaben. Dabei sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, die für Ihre langfristigen Anforderungen relevant sind.
Identifizieren Sie zentrale HR-Funktionen, die Unterstützung benötigen, sei es Recruiting, Leistungsmanagement oder Gehaltsabrechnung. Überlegen Sie, wie diese Systeme Ihre Abläufe beeinflussen und optimieren könnten.
Bestimmen Sie schließlich die Anforderungen an die Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum. Überlegen Sie, wie die Technologie Ihr Unternehmen unterstützen kann, wenn die Betriebsgröße zunimmt.
Integrationsfähigkeit evaluieren
Stellen Sie sicher, dass sich das HCM-System nahtlos in bestehende Systeme wie Ihre ERP- und Finanzsoftware integrieren lässt.
Prüfen Sie die Kompatibilität mit häufig genutzten Plattformen und Datenaustauschformaten.
Benutzererfahrung berücksichtigen
Achten Sie auf eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche. Ihre Mitarbeitenden sind wie andere Anwender auch und haben hohe Erwartungen an das Aussehen und die Bedienbarkeit der eingesetzten Technologien.
Setzen Sie die Benutzerfreundlichkeit an erste Stelle, um eine schnelle Akzeptanz im Team zu fördern. Prüfen Sie darüber hinaus die mobile Zugänglichkeit und Funktionalität für die Nutzung im Homeoffice.
Datenmanagement und Berichterstattung analysieren
Bewerten Sie die Analyse- und Reporting-Möglichkeiten des Systems. Wird auf aktuelle Fragestellungen adäquat eingegangen? Denken Sie auch an potenzielle Fragestellungen, die sich mit zunehmendem Wachstum ergeben.
Stellen Sie sicher, dass das System die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO erfüllt, und beachten Sie die Regulierung bezüglich des Einsatzes von KI im Umgang mit Daten.
Suchen Sie nach individuell anpassbaren Reporting-Tools, um den vielfältigen internen Anforderungen gerecht zu werden. Je mehr Sie die Lösung personalisieren können, desto eher werden Mitarbeitende davon überzeugt sein.
Ruf und Support des Anbieters prüfen
Recherchieren Sie zur Zuverlässigkeit des Anbieters, Kundenservice und Servicequalität. Lesen Sie Erfahrungsberichte und Fallstudien, um Einblicke von anderen Organisationen zu erhalten, die die Technologie bereits eingeführt haben.
Berücksichtigen Sie die langfristige Stabilität des Anbieters und seine Branchenpräsenz. Weniger bekannte Anbieter können viel Begeisterung und Flexibilität in die Partnerschaft einbringen, bergen aber auch ein höheres Risiko aufgrund ihrer Geschäftsfragilität.
Gesamtkosten des Betriebs bewerten
Berechnen Sie direkte Kosten für Anschaffung und eventuelle Abonnements sowie indirekte Kosten wie Schulung und Implementierung.
Vergleichen Sie die Kosten mit Ihren Budgetgrenzen und den Erwartungen zum Return on Investment. Wenn Sie beides nicht in Einklang bringen können, wird es schwierig, die Geschäftsleitung oder das Board zu überzeugen.
Berücksichtigen Sie schließlich, wie sich eine zukünftige Skalierung auf die Kosten auswirken kann.
Pilotversuch durchführen
Führen Sie nach Möglichkeit einen Probelauf mit den ausgewählten HCM-Systemen durch. So können Sie potenzielle Schwachstellen erkennen und erfahren, wie hilfreich das Kundenserviceteam des Anbieters wirklich ist.
Holen Sie Rückmeldungen von Endanwendern ein, um praktische Erkenntnisse zu erhalten. Ihre Mitarbeitenden wissen am besten, welche Herausforderungen die Einführung dieser neuen Technologie bringen könnte. Ihr Input hilft, mögliche Stolpersteine bereits vor der finalen Einführung aus dem Weg zu räumen.
Bewerten Sie die Systemleistung in realen Anwendungsszenarien, damit Sie sehen, wie es reagiert und welche konkreten Vorteile Sie daraus ziehen können.
Umsetzbare Tipps
Priorisieren Sie bei der Auswahl eines HCM-Systems, dass dieses zu Ihren spezifischen HR-Zielen passt und sich nahtlos in Ihre vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Achten Sie zudem darauf, dass das System über eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfassende Support- sowie Schulungsressourcen verfügt, um eine reibungslose Einführung und langfristige Nutzbarkeit zu gewährleisten.
Vorausschauendes Denken mit intelligentem Human Capital Management
Wie wir an den obigen Beispielen gesehen haben, erzielen Organisationen, die das Personalmanagement priorisieren, langfristig bessere Ergebnisse.
Mit Blick in die Zukunft prägen verschiedene Trends das Human Capital Management: Der verstärkte Einsatz von KI und Automatisierung, die Qualität der Employee Experience, Daten- und Privatsphärenschutz sowie die Integration von Technologien, die Menschen orts- und geräteunabhängiges Arbeiten ermöglichen, werden auch weiterhin Herausforderungen darstellen.
Mit den richtigen Systemen und Prozessen werden Arbeitgeber, die ihre Mitarbeitenden ins Zentrum ihrer HCM-Bemühungen stellen, den größten Erfolg haben.
Wichtigste Erkenntnis
Die Einführung eines HCM-Systems bedeutet nicht nur, neue Technologien zu übernehmen. Es geht darum, in ein Werkzeug zu investieren, das sich mit Ihrer Organisation weiterentwickelt, Ihr Personalmanagement verbessert und aktuelle Herausforderungen adressiert.
Das richtige HCM-System kann zum echten Wendepunkt werden, indem es einen effizienten, datengesteuerten Ansatz für das Management Ihrer wertvollsten Ressource bietet – Ihrer Mitarbeitenden.
Häufig gestellte Fragen zum Human Capital Management
Hier finden Sie häufig gestellte Fragen, die das Verständnis von HCM erleichtern.
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