Leitfaden für das Mitarbeiterhandbuch [Beispiele + Vorlage]
Mitarbeiterhandbücher haben sich seit dem ersten, das ich erstellt habe, drastisch verändert, und ich habe in dieser Zeit viel über die Bedeutung von Mitarbeiterbeziehungen gelernt.
Heutzutage erwarten Mitarbeitende, dass Handbücher nicht nur informativ (mit allen Unternehmensrichtlinien), sondern auch ansprechend, attraktiv und leichter verdaulich sind als die 60-seitigen Wälzer vergangener Zeiten.
Vielleicht ist das auch der Grund, warum schätzungsweise 60 % der Mitarbeitenden das Mitarbeiterhandbuch nicht lesen.
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Also, ohne weiteres Vorgeplänkel: Schauen wir uns an, was ein modernes Mitarbeiterhandbuch leisten kann, was hineingehört und wie Sie dafür sorgen, dass es seine Ziele erfüllt.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Ein Mitarbeiterhandbuch dient als Leitfaden für die gesamte Organisation, in dem die Unternehmensrichtlinien, Abläufe und Erwartungen festgehalten werden und so für ein klares Verständnis der Arbeitsstandards und rechtlichen Verpflichtungen sorgt.
Das Handbuch umfasst typischerweise Abschnitte zur Unternehmenskultur, zu den Kernwerten und der Mission sowie praktische Informationen wie Arbeitszeiten, Dresscode und Urlaubsregelungen.
Im Folgenden habe ich das Handbuch in diese Abschnitte unterteilt und gebe Hinweise, was jeweils enthalten sein sollte:
- Kündigung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen.
- Begrüßung und Einführung
- Grundlagen der Anstellung
- Richtlinien am Arbeitsplatz
- Informationen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Persönliche und berufliche Entwicklung
- Mitarbeiterbelohnungen, Vorteile und Vergünstigungen
- Allgemeine Informationen zum Arbeitsplatz.
Was sollte ein Mitarbeiterhandbuch enthalten?
Früher diente ein Mitarbeiterhandbuch vor allem als Leitfaden für Personalrichtlinien und -prozesse (HR).
Heutzutage enthalten Mitarbeiterhandbücher in der Regel eine Mischung verschiedener Elemente, die sowohl für bestehende Mitarbeitende als auch für neue Mitarbeitende im Rahmen von Orientierung und Onboarding wichtig sind.
Begrüßung und Einführung
Die meisten Organisationen beginnen das Mitarbeiterhandbuch mit einem Begrüßungsschreiben – oder noch besser, einem Begrüßungsvideo wie unten von Uber – von der Gründerin, dem CEO oder dem Führungsteam.
Dies gibt neuen oder potenziellen Teammitgliedern wertvolle Einblicke in das Unternehmen: Warum existiert das Unternehmen, welche Rolle spielen die Mitarbeitenden für den Erfolg der Organisation und was ist Zweck des Mitarbeiterhandbuchs.
Ein Beispiel für ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeitende finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage für Mitarbeiterhandbücher am Ende des Artikels.
Überblick über Unternehmen und Kultur
Dieser Abschnitt Ihres Handbuchs ist wichtig, um neuen oder zukünftigen Mitarbeitenden mehr über die Mission, Kultur und Geschichte Ihres Unternehmens zu vermitteln.
Ihr Handbuch sollte folgende Elemente enthalten – die Reihenfolge ist Ihnen überlassen:
- Vision Statement: Was ist der Zweck Ihres Unternehmens; warum existieren Sie?
- Historie und Zeitstrahl: Woher stammt Ihr Unternehmen und wie hat es sich entwickelt?
- Mission: Wie will Ihre Organisation ihre Vision und Ziele erreichen?
- Kernwerte: Welche Grundüberzeugungen leiten das Verhalten und die Entscheidungen Ihrer Mitarbeitenden?
- Aufbau der Organisation: Wie sind Teams und Mitarbeitende organisiert?
Zappos’ Culture Book ist ein großartiges Beispiel dafür, wie ein Mitarbeiterhandbuch dazu genutzt werden kann, potenziellen Mitarbeitenden den wahren Kern des Unternehmens zu vermitteln.
Hinweis: Dies ist der Abschnitt des Mitarbeiterhandbuchs, den Organisationen in der Regel öffentlich zugänglich machen.
Grundlagen der Beschäftigung
Der Abschnitt "Grundlagen der Beschäftigung" vermittelt den Mitarbeitenden ein klares Verständnis ihrer Arbeitsbeziehung mit dem Unternehmen.
Er beschreibt wesentliche Beschäftigungsklassifizierungen und Erwartungen, um Konsistenz und Transparenz zu gewährleisten.
- Beschäftigungsklassifizierungen: Einteilung in Vollzeit-, Teilzeit-, befristete und Vertragsarbeitsverhältnisse, Anspruch auf Leistungen je nach Klassifizierung, Probezeiten, falls zutreffend, usw.
- Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung: Eine Erklärung, dass sich die Organisation für ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld einsetzt, einschließlich Gleichstellungsgesetze, Richtlinien gegen Diskriminierung und Belästigung sowie angemessene Vorkehrungen für Mitarbeitende mit Behinderungen.
- Anwesenheit und Arbeitszeiten: Standardarbeitszeiten (z.B. Bürozeiten, Schichtarbeit oder Möglichkeiten für Remote-Arbeit), Anwesenheitserwartungen einschließlich Richtlinien zu Verspätungen und Abwesenheiten, Verfahren für Anträge auf Arbeitszeitänderung oder Beurlaubung.
Richtlinien am Arbeitsplatz
Viele Unternehmen haben ihre ausführlichen Richtlinien und Verfahren am Arbeitsplatz in einem separaten Handbuch, und behandeln in ihrem Mitarbeiterhandbuch nur die wichtigsten Punkte.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn der Zweck Ihres Mitarbeiterhandbuchs darin besteht, Ihre Unternehmenskultur zu fördern, anstatt eine Vielzahl von Regeln aufzulisten.
Falls Sie nicht sicher sind, welche Personalrichtlinien im Handbuch enthalten sein sollten, hier einige Vorschläge zum Einstieg:
- Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
- Belästigung und sexuelle Belästigung
- Remote-Arbeit und Telearbeit
- Soziale Medien
- Bezahlte Freistellung (PTO), Urlaubszeit
- Anspruch auf Beurlaubung, z. B. Krankheitsurlaub, Geschworenenpflicht.
Informationen zur Orientierung neuer Mitarbeitender
Dieser Teil Ihres Mitarbeiterhandbuchs beschreibt, was ein neues Teammitglied am ersten Tag und in den ersten Wochen erwarten kann, wie zum Beispiel:
- Büro-/Geländerundgang
- Teamvorstellungen
- Kleiderordnung (falls zutreffend)
- Schulungspläne
- Werkzeuge und Ressourcen
- Wichtige Ansprechpartner.
So enthält beispielsweise das HR-Softwareunternehmen People in seinem hervorragenden Mitarbeiterhandbuch eine Übersicht darüber, was neue Teammitglieder am ersten Tag und im ersten Monat erwarten können.
Persönliche und berufliche Weiterentwicklung
Laut dem Workforce Learning Report 2018 von LinkedIn würden ganze 93 % der Beschäftigten länger in einem Unternehmen bleiben, wenn in ihre berufliche Entwicklung investiert wird.
Fazit: Lernen und Entwicklung (L&D) sind entscheidend für die Mitarbeiterbindung und stellen zudem sicher, dass Ihre Belegschaft über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um den langfristigen Unternehmenserfolg voranzutreiben.
Dieser Abschnitt Ihres Mitarbeiterhandbuchs sollte beispielsweise folgende Aspekte behandeln:
- Ihren Performance-Management-Prozess
- Bewerbung auf interne Stellenausschreibungen
- Interne Schulungsprogramme
- Unterstützung bei Ausbildung und Studiengebühren.
Mitarbeiterprämien, Vorteile und Vergünstigungen
Dies ist Ihre Gelegenheit, die Vergütungen und Prämien zu präsentieren, die Ihre Organisation den gewünschten Mitarbeitenden bietet, und neue Mitarbeitende zu informieren und zu begeistern.
In diesem Abschnitt können zum Beispiel die folgenden Informationen enthalten sein:
- Vergütungsphilosophie: Zum Beispiel, zahlen Sie am oberen Ende des Marktes?
- Vergütungselemente: Gehalt, Prämien, Aktienoptionen, Überstundenvergütung, usw.
- Überprüfung der Vergütungen: Wie oft, welcher Ablauf und welche Auswirkungen auf die Vergütung.
- Leistungsprogramme: Krankenversicherung, Wellness-Programme, RRSP / 401(k), usw.
- Vergünstigungen: Dienstwagenzuschuss, Spesenkonto, Technikleistungen, Fitnesszuschuss usw.
Beispielsweise erklärt Netflix in seinem Employee Culture Guide sehr anschaulich die eigene Vergütungsphilosophie und wie jährliche Vergütungsüberprüfungen gehandhabt werden.
Allgemeine Informationen zum Arbeitsplatz
Dies kann eine Sammelkategorie für alle anderen Informationen sein, die Sie neuen, bestehenden und potenziellen Mitarbeitenden vermitteln möchten, um sie über die Arbeitsplatzkultur zu informieren und für eine Mitarbeit zu begeistern, wie zum Beispiel:
- Büro- und Gebäudeeinrichtungen
- Arbeitsumgebung, z. B. Großraumbüros, Einzelbüros, Essbereiche, Gemeinschaftsräume
- Freizeiteinrichtungen, z. B. Tischtennisplatten
- Teamevents, z. B. Weihnachtsfeiern, Sommergrillfeste
- Das Mitbringen von Haustieren zur Arbeit.
Das Valve Mitarbeiterhandbuch ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man Mitarbeitenden einen guten Einblick vermittelt, wie es ist, dort zu arbeiten.
Austritt und Kündigung von Mitarbeitenden
In diesem Abschnitt werden die Verfahren beschrieben, die Mitarbeitende und Arbeitgeber beim Ende eines Beschäftigungsverhältnisses befolgen müssen. Dies stellt einen reibungslosen Übergang sicher und gewährleistet Professionalität sowie Einhaltung rechtlicher Vorgaben.
- Kündigungsverfahren und Kündigungsfristen: Der Ablauf, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlassen möchte, z. B. durch Einreichen eines förmlichen Kündigungsschreibens an die Führungskraft oder HR, Einhaltung der Kündigungsfrist usw.
- Abwicklung der letzten Vergütung und Vorteile: Der Ablauf zur Auszahlung des letzten Gehalts, Weiterführung von Leistungen, Rückgabe von Firmeneigentum usw.
- Richtlinien und Vorgehen bei unfreiwilliger Beendigung: Warum eine Organisation jemanden entlassen könnte, z. B. bei Leistungsproblemen, Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien, grobem Fehlverhalten oder bei Umstrukturierungen oder Entlassungen.
4 Gründe, warum ein Mitarbeiterhandbuch wichtig ist
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein Informationsspeicher über die Organisation, auf den bestehende und neue Mitarbeitende zurückgreifen und daraus lernen können.
Laut einer Umfrage von People Managing People auf LinkedIn gaben 71 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen bereits ein Mitarbeiterhandbuch hat, während 19 % angaben, dass sie die Entwicklung eines solchen planen oder sich gerade in der Entwicklung befinden.
Ein Mitarbeiterhandbuch kann für Teammitglieder und die gesamte Organisation in mehreren Bereichen äußerst vorteilhaft sein.
Neue Mitarbeitende erfolgreich einarbeiten
Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein zentrales Werkzeug für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und das Onboarding. Forschung von Glassdoor hat ergeben, dass Organisationen mit einem soliden Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeitender um 82 Prozent verbessern und die Produktivität um mehr als 70 Prozent steigern.
Ein Mitarbeiterhandbuch dient dazu, neue Mitarbeitende über die Regeln und Prozesse zu informieren, die das Beschäftigungsverhältnis regeln, sowie über die Rechte, Pflichten und erwarteten Verhaltensweisen des Arbeitgebers und des Arbeitnehmenden.
Es ist auch ein wichtiges Instrument für neue Teammitglieder, um alles von ihren ersten Arbeitswochen und -monaten bis hin zur Kleiderordnung am Arbeitsplatz zu verstehen (Hinweis: Seien Sie vorsichtig bei Dresscodes!).
Aus diesem Grund ist es keine schlechte Idee, ein Mitarbeiterhandbuch bereits im Preboarding-Prozess zu verteilen. Es an das Begrüßungsschreiben anzuhängen, ist eine gute Taktik.
Eine starke Unternehmenskultur aufbauen
Ein Mitarbeiterhandbuch ist weit mehr als nur ein Handbuch mit HR-Richtlinien. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unternehmenskultur mit Worten und Bildern zu definieren und sie sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeitenden zu vermitteln.
Ein entscheidender Bestandteil beim Aufbau einer großartigen Kultur ist es, die Vision Ihres Unternehmens zu formulieren, die Grundwerte und Überzeugungen Ihrer Organisation zu definieren und zu beschreiben, welches Verhalten und welche Handlungen Sie von Teammitgliedern erwarten, um diese Werte zu unterstützen.
Patagonia macht das in seinem Mitarbeiterhandbuch hervorragend, indem das Ziel des Unternehmens als, „Wir sind im Geschäft, um den Planeten zu retten“ beschrieben wird und die Mission lautet: „Das beste Produkt herstellen, keinen unnötigen Schaden verursachen, das Geschäft nutzen, um Lösungen für die Umweltkrise zu inspirieren und umzusetzen.“
Großartige Mitarbeitende gewinnen und einstellen
Ein exzellentes Mitarbeiterhandbuch kann einen Wettbewerbsvorteil für Organisationen bieten, die darum konkurrieren, die besten Talente einzustellen. Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeiterhandbücher öffentlich gemacht und innovativ gestaltet, um potenzielle Mitarbeitende für sich zu begeistern.
Zum Beispiel hat Valve sein Mitarbeiterhandbuch im Jahr 2012 öffentlich veröffentlicht und mit seinem einzigartigen Stil und farbenfrohen Beschreibungen der Arbeitsumgebung große positive Resonanz erhalten.
Sie können Ihr Mitarbeiterhandbuch nutzen, um klar darzustellen, was Ihre Organisation besonders macht, welche einzigartigen Vorteile es für Mitarbeitende gibt, und um Ihre Position zu aktuellen Themen wie Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und COVID-19-Sicherheit zu kommunizieren.
Rechtliche und arbeitsrechtliche Anforderungen erfüllen
Ein Mitarbeiterhandbuch hilft Ihnen, Informationen zu dokumentieren und zu organisieren, die direkt mit dem Arbeitsvertrag und der Arbeitsbeziehung (z. B. at-will employment) sowie mit den einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften (Landes-, Provinz- und Bundesgesetze) zusammenhängen.
So legen beschäftigungsrechtliche Gesetze wie der Family and Medical Leave Act (FMLA) in den Vereinigten Staaten sowie das "Gesetz über Mindestarbeitsbedingungen von BC" in Kanada die Mindestanforderungen für Arbeitgebende in Bezug auf viele dieser Richtlinien fest.
Wer ist verantwortlich für die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs?
In der Regel koordiniert die Personalabteilung die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs. Verfügt ein Unternehmen jedoch nicht über ein eigenes HR-Team oder eine entsprechende Person, kann diese Verantwortung auf folgende Stellen übergehen:
- Gründer:in oder Geschäftsinhaber:in;
- Administrative oder geschäftsführende Assistenz;
- Externer HR-Berater / Externe HR-Beraterin; oder
- Handbuch-Komitee
Diese Person ist dafür verantwortlich, die erforderlichen Informationen über Interviews mit Schlüsselmitarbeitenden, Recherchen zu bestehenden Richtlinien und Verfahren sowie durch die Recherche von Branchen-Best-Practices zu sammeln.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch-Komitee?
Ein Handbuch-Komitee findet sich häufig in größeren Organisationen und umfasst oft Führungskräfte, Unternehmensleitungen und Personen aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens. Das Komitee ist in der Regel verantwortlich für:
- Festlegung des strategischen Zwecks des Handbuchs;
- Bereitstellung von Leitlinien auf hoher Ebene für Inhalte und Ton;
- Entscheidung darüber, wie das Handbuch von der Organisation genutzt werden soll;
- Überwachung der Handbucherstellung; und
- Zusammentragen aller Inhalte für das Handbuch.
Wie soll ich mein Mitarbeiterhandbuch nennen?
„Mitarbeiterhandbuch“ ist am gebräuchlichsten, da diese Bezeichnung am weitesten verbreitet ist. Titel wie „Mitarbeiterhandbuch“ oder „Handbuch für HR-Richtlinien“ werden weniger verwendet, weil sie zu bürokratisch, starr und formell klingen.
Wie Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch nennen, ist eine der Entscheidungen, die Sie auf dem Weg treffen müssen. Diese Entscheidung hängt davon ab, was Ihrer Meinung nach der Hauptzweck des Handbuchs selbst ist, von Ihrer Unternehmenskultur und persönlichen Präferenzen.
Viele Organisationen, wie etwa Netflix und HubSpot, bezeichnen ihre Handbücher beispielsweise als „Culture Codes“ oder „Culture Guides“, um zu verdeutlichen, dass das Handbuch als Werkzeug zur Entwicklung der Unternehmenskultur dient – und nicht lediglich als Sammlung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
3 Best Practices für ein erfolgreiches Mitarbeiterhandbuch
Ein effektives Mitarbeiterhandbuch ist eines, das neue und bestehende Mitarbeiter einbindet und informiert, potenzielle Mitarbeitende motiviert, dem Unternehmen beizutreten, und sowohl Mitarbeitende als auch das Unternehmen weiterentwickelt.
Nachfolgend finden Sie einige Schlüsselfaktoren für den Erfolg, die darüber entscheiden können, ob ein Mitarbeiterhandbuch großartig ist oder nicht:
1. Ansprechende und strukturierte Inhalte
Wie ein guter Roman sollten Sie sicherstellen, dass die Inhalte Ihres Mitarbeiterhandbuchs gut geschrieben, interessant und im besten Fall gelegentlich sogar unterhaltsam sind.
Die Struktur und die Reihenfolge, in der die Informationen präsentiert werden, sollten logisch und intuitiv gestaltet sein.
Fügen Sie Hyperlinks (bei digitalen Versionen), ein Inhaltsverzeichnis und ein Register hinzu, um es Mitarbeitenden leichter zu machen, die gesuchten Informationen zu finden, sowie ein Glossar, damit unternehmensspezifische Abkürzungen und Fachbegriffe schnell nachgeschlagen werden können. Ein gutes Beispiel hierfür liefert GitLab.
Verwenden Sie außerdem die Beispiele vieler in diesem Artikel erwähnter Mitarbeiterhandbücher als Ausgangspunkt für die Entwicklung eigener Inhalte, anstatt bei Null zu beginnen.
Achten Sie dabei jedoch auf das Urheberrecht, insbesondere wenn Sie Ihr Handbuch öffentlich zugänglich machen wollen.
Ansprechendes Aussehen und Gefühl
Das „Aussehen und Gefühl“ beziehungsweise der Tonfall eines Handbuchs sollte zur Unternehmenskultur und den Werten passen. Der richtige Ton kann zusammen mit ansprechenden Inhalten eine informative und unterhaltsame Ressource schaffen, die auch tatsächlich gelesen wird.
Das Valve-Handbuch ist ein großartiges Beispiel eines Mitarbeiterhandbuchs, das unter anderem folgende Elemente verwendet:
- Umgangssprachlicher Ton: Verwenden Sie Kontraktionen wie „es ist“ statt „es ist“, um das Material zugänglicher und leichter lesbar zu machen.
- Fotos und Bilder: Fügen Sie beispielsweise Bilder von echten Mitarbeitenden und Unternehmensräumen hinzu, damit neue Mitarbeitende das Unternehmen besser kennenlernen können.
- Kreative Visualisierungen: Nutzen Sie Infografiken, lustige Zeichnungen und Aufzählungslisten, wann immer möglich, um die Vorliebe des Gehirns für Bilder und visuelle Darstellung auszuschöpfen.
Humor: Ein wenig lockerer Humor kann viel bewirken und den Einstieg in weniger interessante, aber notwendige Themen erleichtern.
Überlegen Sie zum Beispiel, eine Elternzeit-Regelung mit etwas Lustigem einzuleiten, wie: „Erwartet ihr ein kleines Familienmitglied? Ein Baby zu bekommen, ist für Eltern eine stolze Zeit. Es ist fair, wenn beide etwas Zeit bekommen, das Erlebnis zu genießen und sich zu erholen.“
Leicht zugänglich
Du könntest das beste Mitarbeiterhandbuch der Welt erstellen, aber es nützt nichts, wenn niemand weiß, wo es zu finden ist, oder das Format die Verteilung erschwert.
Auch wenn du den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben möchtest, ein Handbuch auszudrucken, sollte es idealerweise in erster Linie in digitaler Form verfügbar sowie leicht über das Intranet deines Unternehmens oder ein gemeinsames Netzlaufwerk zugänglich sein.
Nutze Mitarbeiterhandbuch-Software von Anbietern wie AirMason und Blissbook, um ein optisch ansprechendes Handbuch einfach zu erstellen und zu pflegen.
Oder werde kreativ wie das Softwareunternehmen Trello, das seine eigene Software-Plattform für das Mitarbeiterhandbuch verwendet.
Weiterführende Lektüre: Du denkst über ein Mitarbeiter-Intranet nach? Lies das zuerst
Ständig aktualisiert
Dein Unternehmen verändert sich ständig, also sollte sich auch dein Mitarbeiterhandbuch weiterentwickeln.
Behandle dein Handbuch als ein lebendiges Dokument, das regelmäßige Pflege benötigt.
Hole dir Rückmeldungen von neuen Mitarbeitenden während ihrer Einarbeitungsphase dazu ein, was ergänzt oder verbessert werden kann. Behalte die aktuellen HR-Trends und Best Practices im Onboarding im Blick und verfolge die neuesten Entwicklungen im Arbeitsrecht, um zu wissen, welche Unternehmensrichtlinien und -verfahren aktualisiert werden sollten.
9 Schritte zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut – und dein Mitarbeiterhandbuch auch nicht. Die Erstellung eines großartigen Handbuchs braucht Zeit, Geduld und Unterstützung aus dem gesamten Unternehmen.
Folgende Schritte solltest du oder dein Handbuch-Komitee unternehmen, um das neue Handbuch zu veröffentlichen:
1. Unterstützung der Geschäftsleitung sichern
Wenn du nicht zur Unternehmensleitung gehörst, wird dein Handbuch ohne deren Zustimmung und Unterstützung keine Chance haben.
Praktische Tipps:
- Geschäftliches Argument präsentieren – Hebe hervor, wie das Handbuch Onboarding, Compliance und Mitarbeiter-Engagement verbessert.
- Beispiele zeigen – Nutze Best Practices aus der Branche, um den Nutzen zu verdeutlichen.
- Einen Fürsprecher gewinnen – Ein(e) Sponsor(in) aus der Geschäftsleitung (z.B. HR Director, COO) kann die Einführung fördern.
2. Zweck festlegen
Lege deine Vision für das Handbuch und die Ziele fest, die du damit erreichen möchtest. Sie bestimmen die Inhalte und die Art der Bereitstellung.
Praktische Tipps:
- Definiere, ob es primär für Compliance, Kulturentwicklung oder als Nachschlagewerk für Mitarbeitende dient.
- Beachte die Zielgruppe – Neue Mitarbeiter benötigen vielleicht ein ansprechenderes Format, während erfahrene Mitarbeitende schnellen Zugang zu Richtlinien wollen.
- Richte den Zweck am Unternehmensleitbild und Employer Branding aus.
3. Rechtliche Vorgaben recherchieren
Vermeide rechtliche Stolperfallen und arbeite mit deinem Arbeitsrechtler zusammen, wenn du unsicher bist, was ins Handbuch darf und was nicht.
Praktische Tipps:
- Konsultiere einen Arbeitsrechtler oder HR-Compliance Experten für die korrekte Umsetzung.
- Halte dich über arbeitsrechtliche Vorgaben (z.B. FMLA, ADA, EEO, Überstundengesetze) informiert, die Unternehmensrichtlinien beeinflussen.
- Betreibt dein Unternehmen Standorte in mehreren Ländern, denke über lokalisierte Versionen des Handbuchs nach.
4. Best Practices und Beispiele sichten
Einige dieser Recherche hast du bereits mit dem Lesen dieses Artikels erledigt! Schau dir außerdem die im Text genannten Beispiele für gute Mitarbeiterhandbücher an.
Praktische Tipps:
- Analysiere Branchenführer (z. B. Netflix, Buffer, GitLab) und notiere deren Ansatz zu Unternehmenskultur, Tonalität und Zugänglichkeit.
- Nutze echtes Mitarbeitenden-Feedback, um zu verstehen, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
5. Erstelle Inhalte und Struktur
Sammle alle Informationen, die du aufnehmen möchtest, überlege dir eine sinnvolle Struktur und leg los mit dem Schreiben!
Praxistipps:
- Verwende einfache, prägnante Sprache – vermeide juristische Fachsprache, wann immer möglich.
- Gliedere die Inhalte in Abschnitte (z. B. Beschäftigungsgrundlagen, Unternehmensrichtlinien, Leistungen, Verhaltenskodex).
- Füge Beispiele, häufig gestellte Fragen (FAQs) und praxisnahe Szenarien hinzu, um Richtlinien greifbarer zu machen.
- Ergänze bei einem digitalen Dokument ein Inhaltsverzeichnis oder eine Suchfunktion.
6. Wähle Format und Zugänglichkeit
Bestimme, ob das Handbuch als Präsentation, Webseite usw. veröffentlicht wird; ob es heruntergeladen/gedruckt werden kann und wo es zugänglich ist.
Praxistipps:
- Wähle ein Format: PDF, Intranetseite, interaktive Website oder Präsentationsfolien.
- Lege fest, wie Mitarbeitende Zugriff erhalten – z. B. über Firmen-E-Mail, HR-Portal oder gedruckte Exemplare.
- Gestalte es mobilfreundlich, falls dein Team z. B. aus Remote-Mitarbeitenden oder Mitarbeitenden im Außendienst besteht.
7. Prüfe mit Führungsebene und Rechtsberatung
Hole am Ende das endgültige Okay und die Freigabe von den Entscheidungsträgern ein.
Praxistipps:
- Führe eine bereichsübergreifende Prüfung mit HR, Rechtsabteilung und Bereichsleitungen durch.
- Hole die abschließende Freigabe der Führungsebene ein, um Autorität zu sichern.
- Bereite einen Kommunikationsplan für die Einführung des Handbuchs vor.
8. Veröffentliche und feiere
Trage das Handbuch in die Welt hinaus, veranstalte eine kleine Feier, promote es auf dem nächsten Teammeeting und motiviere alle, es zu nutzen!
Praxistipps:
- Stelle das Handbuch im Rahmen eines Teammeetings oder im Firmen-Newsletter vor.
- Bitte Führungskräfte, mit ihren Teams wichtige Abschnitte gemeinsam durchzugehen.
9. Regelmäßig prüfen und pflegen
Du dachtest, nach der Veröffentlichung bist du fertig? Denk nochmal nach… :-)
Praxistipps:
- Lege einen Prüfungsrhythmus fest (z. B. vierteljährlich oder jährlich).
- Bestimme ein HR-Teammitglied, das Richtlinien-Updates nachverfolgt und das Handbuch entsprechend aktualisiert.
- Sammle regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden, um Verständlichkeit und Relevanz stetig zu verbessern.
Kostenlose Vorlage für ein Mitarbeitendenhandbuch
Genau hier! Wir haben ein Word-Dokument erstellt, das du als Leitfaden für dein eigenes Handbuch nutzen kannst. Es ist das Grundgerüst eines Mitarbeitendenhandbuchs für ein fiktives Unternehmen, FACT Technology, und enthält zahlreiche Beispieltexte, um dir den Einstieg zu erleichtern und deine Kreativität anzuregen!
Bevor du loslegst, beachte bitte Folgendes:
- Der Ton und die Inhalte deines Handbuchs sollten zu deinem Unternehmen passen.
- Die Vorlage enthält nur Text. Dein finales Handbuch sollte das nicht.
- Die Vorlage ist ein Word-Dokument. Dein finales Handbuch kann das auch sein, aber erwäge zusätzlich Online-Alternativen wie AirMason, in das du dein Word-Dokument hochladen kannst.
Lade dir die Vorlage unten herunter!
Hol dir unsere Vorlage für das Mitarbeitendenhandbuch!
Was meinst du?
Welches war das beste Mitarbeitendenhandbuch, das du je gesehen hast? Was hat es so besonders gemacht? Und welches war das schlechteste – und warum? Welche Inhalte findest du für die erste Version eines Handbuchs am wichtigsten und warum?
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