Leitfaden für Mitarbeiterhandbücher [Beispiele + Vorlage]
Mitarbeiterhandbücher haben sich seit meiner ersten Erstellung dramatisch verändert und ich habe in dieser Zeit viel über die Bedeutung von Mitarbeiterbeziehungen gelernt.
Heutzutage erwarten Mitarbeitende, dass Handbücher nicht nur informativ sind (jede Unternehmensrichtlinie definieren), sondern auch ansprechend, attraktiv und leichter verdaulich als die 60-seitigen Wälzer von früher.
Diese Länge ist vielleicht auch der Grund, warum schätzungsweise 60 % der Mitarbeitenden das Mitarbeiterhandbuch nicht lesen.
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Also, ohne weiteres Zögern, werfen wir einen Blick darauf, was ein modernes Mitarbeiterhandbuch erreichen kann, was darin enthalten sein sollte und wie Sie sicherstellen können, dass es seine Ziele erfüllt.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Ein Mitarbeiterhandbuch dient als Leitfaden für die gesamte Organisation, indem es die Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Erwartungen definiert und so ein klares Verständnis für die Arbeitsplatznormen und rechtlichen Verpflichtungen schafft.
Das Handbuch umfasst in der Regel Abschnitte zur Unternehmenskultur, zu den Kernwerten und zur Mission sowie praktische Informationen wie Arbeitszeiten, Dresscode und Urlaubsregelungen.
Nachfolgend habe ich das Handbuch in die folgenden Abschnitte unterteilt und gebe Hinweise, was jeweils enthalten sein sollte:
- Kündigung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Willkommen und Einführung
- Grundlagen der Beschäftigung
- Richtlinien am Arbeitsplatz
- Informationen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Persönliche und berufliche Weiterentwicklung
- Mitarbeiterprämien, Vergünstigungen und Zusatzleistungen
- Allgemeine Informationen zum Arbeitsplatz.
Was sollte in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden?
Früher diente ein Mitarbeiterhandbuch hauptsächlich als Personalrichtlinien- und Verfahrenshandbuch.
Heutzutage enthalten Mitarbeiterhandbücher normalerweise eine Mischung verschiedener Elemente, die für bestehende Mitarbeitende sowie für neue Mitarbeitende während der Einarbeitung und des Onboardings essenziell sind.
Willkommen und Einführung
Die meisten Unternehmen beginnen das Mitarbeiterhandbuch mit einem Begrüßungsschreiben – oder noch besser, einem Begrüßungsvideo wie das folgende Beispiel von Uber – vom Gründer, CEO oder dem Leitungsteam.
Dies verschafft neuen oder potenziellen Teammitgliedern wertvolle Einblicke in das Unternehmen, warum es existiert, welche Rolle die Mitarbeitenden für den Erfolg der Organisation spielen und welchen Zweck das Mitarbeiterhandbuch selbst erfüllt.
Ein Beispiel für ein Begrüßungsschreiben für neue Mitarbeitende finden Sie in unserer kostenlosen Mitarbeiterhandbuch-Vorlage am Ende des Artikels.
Unternehmens- und Kulturüberblick
Dieser Teil Ihres Handbuchs ist wichtig, um neuen oder potenziellen Mitarbeitenden einen Überblick über die Mission, Kultur und Geschichte Ihres Unternehmens zu geben.
Ihr Handbuch sollte die folgenden Elemente beinhalten – die Reihenfolge können Sie beliebig wählen:
- Vision Statement: Was ist der Zweck Ihres Unternehmens; warum existieren Sie?
- Geschichte und Zeitstrahl: Woher kommt Ihr Unternehmen und wie hat es sich entwickelt?
- Mission Statement: Wie erreicht Ihre Organisation die Vision und Ziele?
- Kernwerte: Welche Überzeugungen der Organisation leiten das Verhalten und die Entscheidungen der Mitarbeitenden?
- Organisationsstruktur: Wie sind Teams und Mitarbeitende organisiert?
Das Culture Book von Zappos ist ein großartiges Beispiel dafür, wie ein Mitarbeiterhandbuch genutzt werden kann, um potenziellen Mitarbeitenden das wahre Wesen des Unternehmens zu vermitteln.
Hinweis: Dies ist der Abschnitt des Mitarbeiterhandbuchs, den Organisationen in der Regel öffentlich machen.
Grundlagen der Beschäftigung
Der Abschnitt "Grundlagen der Beschäftigung" bietet den Beschäftigten ein klares Verständnis ihrer Arbeitsbeziehung zum Unternehmen.
Er legt wichtige Beschäftigungskategorien und Erwartungen dar, um Konsistenz und Transparenz zu gewährleisten.
- Beschäftigungsarten: Einstufung in Vollzeit-, Teilzeit-, befristete und Vertragsbeschäftigung, Anspruch auf Leistungen je nach Kategorie, ggf. Probezeiten usw.
- Chancengleichheit und Antidiskriminierung: Erklärung, dass die Organisation sich für ein vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld einsetzt, einschließlich Gleichbehandlungsgesetze, Richtlinien gegen Diskriminierung und Belästigung sowie angemessene Vorkehrungen für Mitarbeitende mit Behinderungen.
- Anwesenheit und Arbeitszeiten: Standardarbeitszeiten (z. B. Bürozeiten, Schichtarbeit oder Möglichkeiten zum Homeoffice), Anwesenheitserwartungen einschließlich Regelungen zu Verspätungen und Fehlzeiten, Verfahren zur Beantragung von Dienstplanänderungen oder Beurlaubungen.
Richtlinien am Arbeitsplatz
Viele Unternehmen haben ihre ausführlichen Richtlinien und Verfahren am Arbeitsplatz in einem separaten Handbuch festgehalten und behandeln im Mitarbeiterhandbuch nur die wichtigsten davon.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn Ihr Mitarbeiterhandbuch vor allem dazu dient, Ihre Unternehmenskultur zu fördern, statt eine Vielzahl von Regeln aufzulisten.
Wenn Sie unsicher sind, welche HR-Richtlinien Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollen, hier einige zur Orientierung:
- Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
- Belästigung und sexuelle Belästigung
- Homeoffice und mobiles Arbeiten
- Soziale Medien
- Bezahlte Freistellung (PTO), Urlaubszeit
- Anspruch auf Freistellung, z. B. Krankheit, Jury-Dienst.
Informationen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender
In diesem Teil Ihres Mitarbeiterhandbuchs wird erläutert, was neue Teammitglieder an ihrem ersten Tag und in den ersten Wochen erwarten können, wie zum Beispiel:
- Führung durch das Büro/die Einrichtung
- Vorstellung des Teams
- Kleiderordnung (sofern zutreffend)
- Trainings- und Schulungspläne
- Werkzeuge und Ressourcen
- Wichtige Ansprechpartner.
Zum Beispiel bietet das HR-Softwareunternehmen People in seinem großartigen Mitarbeiterhandbuch einen Überblick darüber, was neue Teammitglieder an ihrem ersten Tag und im ersten Monat erwartet.
Persönliche und berufliche Entwicklung
Laut dem LinkedIn Workforce Learning Report 2018 würden ganze 93 % der Mitarbeitenden länger im Unternehmen bleiben, wenn in ihre berufliche Entwicklung investiert wird.
Unterm Strich ist das Lernen und die Entwicklung (L&D) wichtig für die Mitarbeiterbindung und natürlich, damit Ihr Team die Fähigkeiten hat, die es für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens braucht.
Dieser Abschnitt des Mitarbeiterhandbuchs sollte unter anderem folgende Themen abdecken:
- Ihr Leistungsbeurteilungsprozess
- Bewerbung auf interne Stellenausschreibungen
- Interne Schulungsprogramme
- Unterstützung bei Weiterbildung und Studiengebühren.
Mitarbeiterbelohnungen, Vorteile und Zusatzleistungen
Dies ist Ihre Gelegenheit, die Vergütung und Belohnungen zu bewerben, die Ihre Organisation den Mitarbeitenden bietet, die Sie einstellen möchten, und neue Mitarbeitende zu informieren und zu begeistern.
Dieser Abschnitt kann Informationen enthalten wie:
- Vergütungsphilosophie: Zahlen Sie zum Beispiel am oberen Ende des Marktes?
- Vergütungselemente: Gehalt, Boni, Aktienoptionen, Überstundenvergütung, usw.
- Überprüfung der Vergütung: Wie oft, wie läuft der Prozess ab und welche Auswirkungen hat es auf die Vergütung?
- Leistungsprogramme: Krankenversicherung, Wellness-Programme, RRSP / 401(k), usw.
- Zusatzleistungen: Dienstwagenpauschale, Spesenkonto, Technologie-Vorteile, Fitnesspauschale, usw.
Beispielsweise erklärt Netflix in ihrem Mitarbeiter-Kulturleitfaden ausgezeichnet ihre Vergütungsphilosophie und wie jährliche Vergütungsüberprüfungen gehandhabt werden.
Allgemeine Informationen zum Arbeitsplatz
Dies kann ein Sammelbecken für alle weiteren Informationen sein, die Sie neuen, bestehenden und potenziellen Mitarbeitenden mitteilen möchten, um sie über die Arbeitskultur zu informieren und ihre Begeisterung für eine Zusammenarbeit zu wecken, wie zum Beispiel:
- Büro- und Einrichtungshinweise
- Arbeitsumgebung, z. B. Kabinen, Büros, Essbereiche, Gemeinschaftsräume
- Freizeiteinrichtungen, z. B. Tischtennisplatten
- Teamevents, z. B. Weihnachtsfeiern, Sommergrillfeste
- Das Mitbringen von Haustieren zur Arbeit.
Das Mitarbeiterhandbuch von Valve ist ein großartiges Beispiel dafür, wie man Menschen ein klares Verständnis davon vermittelt, wie es ist, dort zu arbeiten.
Mitarbeiteraustritt und Kündigung
In diesem Abschnitt werden die Verfahren beschrieben, die Mitarbeitende und Arbeitgeber beim Ende eines Beschäftigungsverhältnisses befolgen müssen. Er sorgt für einen reibungslosen Übergang unter Wahrung von Professionalität und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
- Kündigungsverfahren und Kündigungsfristen: Der Ablauf, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlassen möchte, z. B. ein formelles Kündigungsschreiben an die Führungskraft oder die Personalabteilung, Einhaltung der Kündigungsfrist usw.
- Abwicklung der letzten Gehaltszahlung und Leistungen: Der Prozess für die Auszahlung des letzten Gehalts, Fortführung von Leistungen, Rückgabe von Arbeitsmitteln usw.
- Richtlinien und Abläufe zur unfreiwilligen Beendigung: Gründe, warum ein Unternehmen jemanden kündigen könnte, z. B. Leistungsprobleme, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien, grobes Fehlverhalten, Restrukturierung oder Entlassungen.
4 Gründe, warum ein Mitarbeiterhandbuch wichtig ist
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein Nachschlagewerk über die Organisation, aus dem neue und bestehende Mitarbeitende lernen und auf das sie jederzeit zurückgreifen können.
Laut einer Umfrage von People Managing People auf LinkedIn gaben 71 % der Teilnehmenden an, dass ihre Organisation bereits ein Mitarbeiterhandbuch hat, während 19 % angaben, dass sie eines planen oder gerade in der Entwicklung sind.
Ein Mitarbeiterhandbuch kann für Teammitglieder und die gesamte Organisation in mehreren Bereichen äußerst vorteilhaft sein.
Neue Mitarbeitende erfolgreich einarbeiten
Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein zentrales Werkzeug für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und das Onboarding. Eine Studie von Glassdoor ergab, dass Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeitender um 82 Prozent und die Produktivität um über 70 Prozent steigern.
Ein Mitarbeiterhandbuch dient dazu, neue Mitarbeitende über die Regeln und Prozesse zu informieren, die das Beschäftigungsverhältnis regeln, sowie über die Rechte, Pflichten und das erwartete Verhalten von Arbeitgeber und Mitarbeitenden.
Es ist auch ein wichtiges Tool damit neue Teammitglieder alles verstehen – von dem, was sie in den ersten Wochen und Monaten erwartet, bis hin zu der Frage, was sie bei der Arbeit anziehen sollen (Achtung: Seien Sie vorsichtig mit Dresscodes!).
Aus diesem Grund ist es ratsam, das Mitarbeiterhandbuch bereits während des Preboarding-Prozesses zu verteilen. Es dem Begrüßungsschreiben beizulegen, ist eine gute Taktik.
Eine starke Unternehmenskultur aufbauen
Ein Mitarbeiterhandbuch ist viel mehr als nur ein HR-Richtlinienhandbuch. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unternehmenskultur in Worten und Bildern zu definieren und sowohl neuen als auch bestehenden Mitarbeitenden zu vermitteln.
Ein entscheidender Baustein beim Aufbau einer großartigen Kultur ist es, die Vision Ihres Unternehmens zu formulieren, die Grundwerte und Überzeugungen Ihrer Organisation zu definieren und die Art von Verhalten und Handlungen zu beschreiben, die Sie von Teammitgliedern erwarten, um diese Werte zu unterstützen.
Patagonia macht dies in seinem Mitarbeiterhandbuch hervorragend, in dem sie ihren Zweck wie folgt beschreiben: „Wir sind im Geschäft, um den Planeten zu retten“ und ihre Unternehmensmission: „Das beste Produkt bauen, keinen unnötigen Schaden verursachen, das Geschäft nutzen, um zu inspirieren und Lösungen für die Umweltkrise umzusetzen.“
Großartige Talente gewinnen und einstellen
Ein hervorragendes Mitarbeiterhandbuch kann für Unternehmen, die um die besten Talente konkurrieren, einen Wettbewerbsvorteil schaffen. Viele Firmen haben ihre Handbücher öffentlich gemacht und sie innovativ gestaltet, um potenzielle Mitarbeitende zu begeistern und neugierig zu machen.
Zum Beispiel hat Valve sein Mitarbeiterhandbuch 2012 veröffentlicht und mit seinem einzigartigen Stil und farbenfrohen Beschreibungen der Arbeitsumgebung viel positive Presse erzeugt.
Sie können Ihr Mitarbeiterhandbuch nutzen, um das Besondere Ihrer Organisation hervorzuheben, einzigartige Mitarbeiterleistungen darzustellen sowie Ihre Haltung zu aktuellen Themen wie Chancengleichheit, Diskriminierungsverbot und COVID-19-Sicherheit zu kommunizieren.
Rechtliche und arbeitsrechtliche Anforderungen erfüllen
Ein Mitarbeiterhandbuch hilft Ihnen, Informationen zu dokumentieren und zu organisieren, die direkt mit dem Arbeitsvertrag der Arbeitsbeziehung zusammenhängen (z.B. at-will employment) und den anwendbaren arbeitsrechtlichen Vorschriften (Landesgesetze, Bundesgesetze).
Beispielsweise legen arbeitsrechtliche Vorschriften wie das Family and Medical Leave Act (FMLA) in den USA und das Employment Standards Act of BC in Kanada die Mindestanforderungen an Arbeitgeber in Bezug auf zahlreiche dieser Regelungen fest.
Wer ist für die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs verantwortlich?
In der Regel koordiniert die Personalabteilung die Erstellung des Mitarbeiterhandbuchs. In Unternehmen ohne eine eigene HR-Abteilung oder -Person kann diese Verantwortung jedoch auf eine/n der folgenden Personen fallen:
- Gründer*in oder Inhaber*in des Unternehmens;
- Administrative oder Geschäftsführungsassistenz;
- Externe HR-Beratung; oder
- Handbuch-Komitee
Diese Person ist dafür verantwortlich, die notwendigen Informationen durch Interviews mit Schlüsselfiguren, Recherche zu bestehenden Richtlinien und Verfahren sowie nach Branchen-Best-Practices zu sammeln.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch-Komitee?
Ein Handbuch-Komitee findet sich häufig in größeren Organisationen und umfasst oft Führungskräfte sowie Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen. Das Handbuch-Komitee ist in der Regel zuständig für:
- Festlegung des strategischen Zwecks des Handbuchs;
- Bereitstellung von Leitlinien zu Inhalt und Tonalität auf hoher Ebene;
- Entscheidung darüber, wie das Handbuch von der Organisation genutzt werden soll;
- Überwachung der Erstellung des Handbuchs; und
- Zusammentragen aller Inhalte des Handbuchs.
Wie sollte ich mein Mitarbeiterhandbuch nennen?
„Mitarbeiterhandbuch“ wird am häufigsten verwendet, da es weithin verstanden wird, während Titel wie „Mitarbeiteranleitung“ oder „HR-Richtlinienhandbuch“ seltener gebraucht werden, da sie zu bürokratisch, starr und formal klingen.
Wie Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch nennen, ist eine der Entscheidungen, die Sie auf dem Weg treffen müssen. Diese Entscheidung wird davon geleitet, welchen Hauptzweck Sie dem Handbuch zuweisen, von Ihrer Unternehmenskultur und Ihrer eigenen Präferenz.
Viele Unternehmen, wie zum Beispiel Netflix und HubSpot, nennen ihr Handbuch beispielsweise „Kulturkodex“ oder „Kulturleitfaden“, um den Zweck als Instrument zur Stärkung der Unternehmenskultur hervorzuheben, anstatt ein Regelwerk mit Unternehmensrichtlinien und -prozessen.
3 Best Practices für ein erfolgreiches Mitarbeiterhandbuch
Ein effektives Mitarbeiterhandbuch ist eines, das begeistert und aufklärt, neue wie bestehende Mitarbeitende anspricht, potenzielle Mitarbeitende motiviert, dem Unternehmen beizutreten und Wachstum sowohl für das Unternehmen als auch die Mitarbeitenden ermöglicht.
Die folgenden Schlüsselfaktoren können über Erfolg oder Misserfolg eines guten Mitarbeiterhandbuchs entscheiden:
1. Ansprechende und strukturierte Inhalte
Wie bei einem guten Roman sollten Sie darauf achten, dass der Inhalt Ihres Mitarbeiterhandbuchs gut geschrieben, interessant und – im Idealfall – auch unterhaltsam ist.
Struktur und Reihenfolge der präsentierten Informationen sollten logisch und intuitiv aufgebaut sein.
Fügen Sie Hyperlinks (für digitale Versionen), ein Inhaltsverzeichnis und ein Register hinzu, damit Mitarbeitende die gewünschten Informationen leichter finden können, sowie ein Glossar für unternehmensspezifische Abkürzungen und Fachbegriffe. Ein gutes Beispiel hierfür ist das GitLab Handbuch.
Nutzen Sie die Inhalte aus den zahlreichen im Artikel genannten Beispielen für Mitarbeiterhandbücher als Ausgangspunkt, um Ihre eigenen Inhalte zu entwickeln, statt bei Null zu starten.
Beachten Sie jedoch Urheberrechte, besonders wenn Sie Ihr Handbuch öffentlich zugänglich machen möchten.
Überzeugende Optik und Wirkung
Das „Look and Feel“ – der Ton des Handbuchs – sollte zu Unternehmenskultur und Werten passen. Die richtige Tonalität kann mit ansprechenden Inhalten ein informatives und unterhaltsames Nachschlagewerk schaffen, das gerne gelesen wird.
Das Valve-Handbuch ist ein exzellentes Beispiel, das folgende Elemente nutzt:
- Umgangssprachlicher Ton: Verwenden Sie zum Beispiel Kontraktionen wie „es ist“ statt „es ist“, um den Text zugänglicher und leichter lesbar zu machen.
- Fotos und Bilder: Zeigen Sie Bilder tatsächlicher Mitarbeitender und Arbeitsräume, um Neuzugänge mit dem Unternehmen vertraut zu machen.
- Kreative visuelle Gestaltung: Nutzen Sie Infografiken, witzige Cartoons und Aufzählungen, um auf die Vorliebe des Gehirns für Bilder einzugehen.
Humor: Ein wenig Humor kann helfen, auch weniger spannende, aber notwendige Themen ansprechend zu vermitteln.
Beispielsweise könnte eine Elternzeitregelung mit einem lockeren Einstieg beginnen, wie: „Erwartet ihr Familienzuwachs? Ein Baby zu bekommen ist ein stolzer Moment für Eltern – es ist nur fair, dass beide etwas Zeit bekommen, um das Erlebnis zu genießen und sich zu erholen.“
Leicht zugänglich
Sie könnten das beste Mitarbeiterhandbuch der Welt erstellen, aber es würde nicht viel nützen, wenn niemand weiß, wo es sich befindet oder das Format die Verteilung erschwert.
Auch wenn Sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben sollten, das Handbuch auszudrucken, sollte es idealerweise hauptsächlich in digitaler Form zur Verfügung stehen und leicht zugänglich im Intranet Ihres Unternehmens oder auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk bereitgestellt werden.
Versuchen Sie, Software für Mitarbeiterhandbücher von Unternehmen wie AirMason und Blissbook zu nutzen, um Ihnen beim Erstellen und einfachen Pflegen eines optisch ansprechenden Handbuchs zu helfen.
Oder werden Sie kreativ wie das Softwareunternehmen Trello, das seine eigene Plattform für das Mitarbeiterhandbuch einsetzt.
Verwandter Artikel: Denken Sie über ein Mitarbeiter-Intranet nach? Lesen Sie dies zuerst
Ständig aktualisiert
Ihr Unternehmen verändert sich laufend, also sollte Ihr Mitarbeiterhandbuch das auch tun.
Behandeln Sie Ihr Handbuch wie ein lebendiges Dokument, das regelmäßiger Pflege bedarf.
Holen Sie Rückmeldungen von neuen Mitarbeitenden während ihrer Einarbeitungsphase ein, was ergänzt oder verbessert werden kann. Behalten Sie die neuesten Trends im Personalbereich und Best Practices für das Onboarding im Auge und bleiben Sie bezüglich der aktuellen Entwicklungen im Arbeitsrecht informiert, damit Sie wissen, welche Unternehmensrichtlinien und -verfahren möglicherweise aktualisiert werden müssen.
9 Schritte zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut – und Ihr Mitarbeiterhandbuch ebenso wenig. Die Erstellung eines großartigen Handbuchs benötigt Zeit, Geduld und Unterstützung aus dem gesamten Unternehmen.
Folgende Schritte müssen Sie oder Ihr Handbuch-Komitee unternehmen, um Ihr neues Handbuch erfolgreich zu veröffentlichen:
1. Unterstützung durch die Geschäftsleitung sichern
Wenn Sie nicht die Führungskraft im Unternehmen sind, bleibt Ihr Handbuch ohne deren Zustimmung und Unterstützung erfolglos.
Umsetzbare Tipps:
- Präsentieren Sie den Business-Case – Heben Sie hervor, wie das Handbuch das Onboarding, die Einhaltung von Vorschriften und die Mitarbeiterbindung verbessert.
- Zeigen Sie Beispiele – Nutzen Sie Best Practices von Branchenführern, um den Nutzen zu illustrieren.
- Gewinnen Sie einen Botschafter – Ein Executive-Sponsor (z. B. HR-Direktor, COO) kann die Akzeptanz fördern.
2. Den Zweck festlegen
Definieren Sie Ihre Vision für das Handbuch sowie die Ziele, die Sie damit erreichen wollen, denn diese beeinflussen viele inhaltliche und formale Entscheidungen.
Umsetzbare Tipps:
- Bestimmen Sie, ob das Handbuch hauptsächlich für Compliance, Kulturförderung oder als Nachschlagewerk für Mitarbeitende dient.
- Berücksichtigen Sie die Zielgruppe – Neue Mitarbeitende benötigen vielleicht ein ansprechenderes Format, während erfahrene Beschäftigte einfachen Zugang zu Richtlinien benötigen.
- Richten Sie den Zweck an den Unternehmenswerten und dem Employer Branding aus.
3. Rechtliche Anforderungen recherchieren
Vermeiden Sie rechtliche Stolperfallen und arbeiten Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Arbeitsrechtskanzlei zusammen, um sicherzugehen, was Sie in Ihr Handbuch aufnehmen dürfen – und was nicht.
Umsetzbare Tipps:
- Konsultieren Sie eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Kanzlei oder einen HR-Compliance-Experten, um die Korrektheit zu gewährleisten.
- Bleiben Sie stets auf dem Laufenden über arbeitsrechtliche Regelungen (z. B. FMLA, ADA, EEO, Überstundenregelungen), die sich auf die Arbeitswelt und ihre Richtlinien auswirken.
- Falls Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, erwägen Sie lokalisierte Versionen des Handbuchs.
4. Best Practices und Beispiele prüfen
Einiges hiervon haben Sie bereits durch das Lesen dieses Artikels gemacht! Werfen Sie auch einen Blick auf die hervorragenden Beispiele für Mitarbeiterhandbücher, die im Text aufgeführt sind.
Umsetzbare Tipps:
- Analysieren Sie Branchenführer (z. B. Netflix, Buffer, GitLab) und notieren Sie deren Herangehensweise an Unternehmenskultur, Ton und Zugänglichkeit.
- Nutzen Sie echtes Feedback von Mitarbeitenden, um zu verstehen, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
5. Inhalte und Struktur erstellen
Sammeln Sie alle Informationen, die Sie aufnehmen möchten, überlegen Sie sich eine sinnvolle Gliederung und legen Sie mit dem Schreiben los!
Umsetzbare Tipps:
- Verwenden Sie eine einfache, prägnante Sprache – vermeiden Sie, wenn möglich, juristische Fachausdrücke.
- Gliedern Sie die Inhalte in Abschnitte (z. B. Beschäftigungsgrundlagen, Betriebsrichtlinien, Zusatzleistungen, Verhaltenskodex).
- Binden Sie Beispiele, häufige Fragen und praxisnahe Szenarien ein, um die Richtlinien nachvollziehbar zu machen.
- Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis oder eine Suchfunktion hinzu, falls es sich um ein digitales Dokument handelt.
6. Format und Zugriff festlegen
Entscheiden Sie, ob Ihr Handbuch z. B. als Präsentation, Webseite usw. veröffentlicht werden soll; ob es heruntergeladen/gedruckt werden kann und wo Mitarbeitende darauf zugreifen können.
Umsetzbare Tipps:
- Wählen Sie ein Format: PDF, Intranetseite, interaktive Webseite oder Präsentation.
- Bestimmen Sie, wie Mitarbeitende Zugriff erhalten – z. B. über die Unternehmens-E-Mail, HR-Portal oder Ausdrucke.
- Machen Sie es mobilfreundlich, falls viele Mitarbeitende im Außendienst oder remote arbeiten.
7. Prüfung durch Geschäftsführung und Rechtsberatung
Holen Sie die finale Freigabe und Unterschrift der Geschäftsleitung ein.
Umsetzbare Tipps:
- Führen Sie eine bereichsübergreifende Prüfung mit HR, Rechtsabteilung und den Bereichsleitenden durch.
- Holen Sie die finale Freigabe durch die Geschäftsleitung ein, um Autorität zu gewährleisten.
- Bereiten Sie einen Kommunikationsplan für die Einführung des Handbuchs bei den Mitarbeitenden vor.
8. Veröffentlichen und feiern
Veröffentlichen Sie das Handbuch, veranstalten Sie eine kleine Feier, stellen Sie es auf dem nächsten All-Hands-Meeting vor und motivieren Sie die Mitarbeitenden zur aktiven Nutzung!
Umsetzbare Tipps:
- Kündigen Sie es auf einem All-Hands-Meeting oder im Unternehmensnewsletter an.
- Ermutigen Sie Führungskräfte, Teams durch die wichtigsten Abschnitte zu führen.
9. Regelmäßig überprüfen und pflegen
Sie dachten, Sie sind nach der Veröffentlichung fertig? Von wegen… :-)
Umsetzbare Tipps:
- Legen Sie einen Überprüfungszeitraum fest (z. B. vierteljährlich oder jährlich).
- Bestimmen Sie ein Mitglied des HR-Teams, das Richtlinienänderungen verfolgt und Anpassungen umsetzt.
- Holen Sie Feedback der Mitarbeitenden ein, um Verständlichkeit und Relevanz kontinuierlich zu verbessern.
Kostenlose Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch
Genau hier! Wir haben ein Word-Dokument erstellt, das Ihnen als Leitfaden für Ihr eigenes Handbuch dient. Es handelt sich um das Grundgerüst eines Mitarbeiterhandbuchs für ein fiktives Unternehmen, FACT Technology, und enthält zahlreiche Beispielinhalte, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und Kreativität zu fördern!
Bevor Sie loslegen, beachten Sie bitte Folgendes:
- Der Ton und der Inhalt Ihres Mitarbeiterhandbuchs sollten zu Ihrer Organisation passen.
- Die Vorlage beinhaltet ausschließlich Text. Ihr finales Handbuch sollte das nicht tun.
- Die Vorlage ist ein Word-Dokument. Ihr finales Handbuch kann dies ebenfalls sein, aber denken Sie auch an webbasierte Alternativen wie AirMason, in das Sie Ihr Word-Dokument hochladen können.
Laden Sie die Vorlage unten herunter!
Holen Sie sich unsere Mitarbeiterhandbuch-Vorlage!
Was denken Sie?
Welches war eines der besten Beispiele für ein Mitarbeiterhandbuch, das Sie je gesehen haben? Was hat es so besonders gemacht? Und welches war das schlechteste – und warum? Welche Inhalte sollten Ihrer Meinung nach unbedingt in die erste Version eines Handbuchs aufgenommen werden und warum?
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