Wie man ERP-Software verwendet: Einsteigerleitfaden
ERP-Software bringt alle Ihre Geschäftsprozesse an einen Ort, um tägliche Aufgaben einfacher und organisierter zu machen. Wenn Sie wissen möchten, wie man ERP-Software benutzt, lernen Sie die Grundlagen der Navigation in diesen Systemen, was sie leisten und wie die Beherrschung dieser Tools Ihre Effizienz im Job steigern kann.
Ich erläutere die einfachen Schritte, die ich verwende, um mit ERP-Tools umzugehen.
Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Software, die Geschäftsbereiche und -prozesse steuert, verwaltet und integriert – und zwar durch ergänzende und miteinander verbundene Module. Unternehmen nutzen ein Enterprise Resource Planning System vor allem, um die Kommunikation zwischen Abteilungen zu verbessern, Abläufe zu optimieren und einen zuverlässigen Zugriff auf alle Geschäftsprozesse zu ermöglichen.
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Zu den wichtigsten Funktionen von ERP-Systemen gehören Lagerverwaltung, Lieferkettenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltung, Versand, Lieferplanung, Vertrieb, Stundenzettel und vieles mehr.
ERP-Systeme integrieren Geschäftsprozesse, verbessern die Transparenz im Tagesgeschäft und unterstützen bessere Entscheidungen.
Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, finden Sie hier unseren Artikel über ERP-Systeme und deren Funktionsweise.
Welche unterschiedlichen Arten von ERP-Systemen gibt es?
Es gibt drei Haupttypen der ERP-Einführung: On-Premise, Hybrid und Cloud-basierte Systeme. Jede Art von ERP-Einführung hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.
On-Premise-ERP
Sie installieren und betreiben On-Premise-ERP-Software auf firmeninternen Servern an Standorten, die unter Ihrer Kontrolle stehen. Dies bietet die Kontrolle und Sicherheit, eigene IT-Infrastruktur zu nutzen, die mit Ihren Mitarbeitern, Systemen und Prozessen verknüpft ist.
On-Premise-ERPs lassen sich leichter anpassen und auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zuschneiden. Sie sind ideal für Unternehmen, die Systemdaten besonders schützen und überwachen müssen. Sie benötigen in diesem Fall spezifische Integrationen mit anderen Systemen für Ihre täglichen Geschäftsabläufe. Außerdem braucht es dedizierte IT-Ressourcen für die Wartung der Anwendungen und Server.
Cloud-basiertes ERP
Dies ist eine ERP-Softwarelösung, die auf einer Cloud-Computing-Plattform gehostet wird – im Gegensatz zu On-Premise-Systemen, die lokal betrieben werden. Sie ermöglicht Unternehmen, über das Internet auf die Leistungen zuzugreifen. Anbieter hosten die Cloud-ERP-Software und stellen sie Unternehmen zur Verfügung. Dadurch entfallen negative Faktoren wie hohe Lizenzgebühren im Voraus.
Die Nachfrage nach ERP-Cloud-Software wächst weiter und laut GlobeNewswire wird ein durchschnittliches jährliches Wachstum (CAGR) von über 17 Prozent zwischen 2020 und 2025 erwartet. Das Wachstum entsteht vor allem durch die Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu analysieren und darauf zuzugreifen.
Hybrid-ERP
Ein hybrides ERP-System bzw. das "Two-Tier Model" vereint On-Premise- und Cloud-ERP-Funktionen. Es handelt sich dabei um eine modulare ERP-Anwendung, die moderne digitale Unternehmen als multi-quellenbasiertes System einsetzen.
Das Two-Tier-Modell bezeichnet eine hybride ERP-Architektur, bei der ERP-Funktionen im lokalen System erhalten bleiben und zusätzliche ERP-Anwendungen in der Cloud bereitgestellt werden. Ihr Unternehmen nutzt das bestehende On-Premise-ERP-System zur Steuerung von Unternehmensfunktionen und ergänzt es um Cloud-ERP, um kleine Unternehmenseinheiten zu unterstützen.
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Wie verwendet man ERP-Software?
Der Kauf eines ERP-Systems ist eine große Investition für jedes Unternehmen, daher sollten Sie das Beste daraus machen. Bei vollständiger Ausnutzung steigern ERP-Systeme Effizienz und Qualität, senken Kosten und Fehler und verbessern die Leistung, Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens. Hier erfahren Sie, wie Sie ERP-Software richtig nutzen und optimal einsetzen.
Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse
Es ist wichtig, einen Prozess-Check Ihrer Geschäftsabläufe durchzuführen, wenn Sie das passende ERP-System auswählen. So erkennen Sie, welche Prozesse verbessert werden sollten (und wie), um sie nach Einführung des ERP-Systems messen und den ROI überprüfen zu können.
Dieser Schritt hilft außerdem dabei, zu entscheiden, auf welche Geschäftsbereiche der Fokus gelegt werden sollte – was mit in die Entscheidung für die passende ERP-Software einfließt. Benötigen Sie z. B. eine besonders leistungsfähige Buchhaltungslösung? Oder liegt Ihr Schwerpunkt im Bereich Human Resources? Wenn die Antwort "alles davon" lautet, wissen Sie, dass Sie nach einer teureren Lösung suchen müssen, die alle Bereiche abdeckt.
Etwas, das Sie vielleicht interessieren könnte: Was ist eigentlich Ethik- und Compliance-Software?
In Weiterbildung investieren
Sie sollten den Wert, der durch die Schulung Ihrer Mitarbeitenden und aller anderen Endanwender Ihrer ERP-Lösung entsteht, niemals unterschätzen. Geschulte Nutzer schöpfen das volle Potenzial jeder Softwarelösung aus und können sich schnell an Updates und Änderungen anpassen. Zudem ermöglicht ein tiefes Verständnis der ERP-Software, dass sie fundiertere Geschäftsentscheidungen schneller treffen können.
Viele Unternehmen machen den Fehler anzunehmen, dass eine initiale Schulung ausreicht, um ihre Nutzer auf den richtigen Weg zu bringen. Allerdings entspricht das nicht der Realität. Da sich ERP-Systeme ständig weiterentwickeln, sollten es auch Ihre Mitarbeitenden und Nutzer tun. Wenn Sie mit Ihrem ERP-Anbieter zusammenarbeiten, um fortlaufende Schulungsprogramme einzurichten, können Nutzende ihr Wissen vertiefen, während die Software anspruchsvoller wird.
Fokus auf Datenqualität
Ihr ERP-System hilft Ihnen, das Warum, Wann, Wo und Wie Ihres Datenflusses zu steuern. Diese Daten müssen umfassend, präzise und zugänglich sein – ansonsten ergibt ihre Erhebung keinen Sinn. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Standards für die Dateneingabe festzulegen, wie z. B. Namenskonventionen und den Umgang mit Dokumentversionen. Stellen Sie sicher, dass allen Mitarbeitenden im Unternehmen Best Practices zur Dateneingabe zur Verfügung stehen, die abteilungsübergreifend einheitlich sind.
Nutzen Sie darüber hinaus Datenprüfungen und Stapelbereinigungen, um regelmäßig Stichproben durchzuführen und zu überprüfen, ob die Standards eingehalten werden. Das nachträgliche Bereinigen falscher Daten kann unzählige Arbeitsstunden kosten – daher ist es besser, von Anfang an alles richtig zu machen.
Es mag kleinlich erscheinen, darauf zu bestehen, ob Nutzende in ein Datumsfeld den Tag oder den Monat zuerst eingeben... aber Sie werden Ihre Meinung ändern, wenn Sie nach Excel exportieren und nach Aktionen im Februar gegenüber Aktionen am 2. jedes Monats nicht mehr unterscheiden können.
Passen Sie Ihre ERP-Plattform an
Die meisten ERP-Programme werden als Allzwecklösungen entwickelt, die für alle Arten von Unternehmen geeignet sind. Eine maßgeschneiderte Lösung zu gestalten, die an Ihre Geschäftsanforderungen angepasst ist, ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr ERP optimal zu nutzen.
Bitten Sie für optimale Ergebnisse Ihren Dienstleister, Ihr System gemeinsam mit Ihnen zu individualisieren. Zu den möglichen Anpassungen gehören etwa das Ausblenden unnötiger Felder, das Aktivieren oder Deaktivieren bestimmter Funktionen, das Hinzufügen von Pflichtfeldern und vieles mehr.
Außerdem können Sie Ihre ERP-Plattform auch durch Integrationen und Plug-ins in gewissem Umfang anpassen. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter nach verfügbaren Optionen, wenn es um die Anbindung anderer Anwendungen oder die Nutzung spezieller Widgets geht.
Machen Sie Ihr ERP-System zukunftssicher
ERP-Systeme entwickeln sich, wie jeder Softwarebereich, Tag für Tag weiter. Die ERP-Software, die Sie heute verwenden, sieht in fünf, zehn oder zwanzig Jahren wahrscheinlich ganz anders aus. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, wie deren Zukunftsstrategie aussieht. In welchem Umfang investieren sie in Forschung und Entwicklung? Welche zusätzlichen Funktionen planen sie? Wie häufig werden Updates ausgeliefert?
Ein gutes ERP-System ist kein statischer Monolith. Es ist ein sich weiterentwickelndes Ökosystem, das sich an neue technologische Entwicklungen im Geschäftsbereich anpasst.
Berücksichtigen Sie Integrationsmöglichkeiten
Durch ERP-Integrationen können Sie die betriebliche Effizienz Ihres Unternehmens verbessern, indem Sie Ihrem Werkzeugkasten neue Funktionen hinzufügen. Integrationen verbinden zwei unterschiedliche Anwendungen und ermöglichen deren Kommunikation. Manche Integrationen sind so tiefgreifend, dass Informationen, die in eine Anwendung eingegeben werden, nahtlos in der anderen verfügbar sind.
Typische ERP-System-Integrationen decken Bereiche wie Fertigung und Konstruktion, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lieferkettenmanagement (SCM) und Lagerverwaltungssysteme (WMS) ab.
Nutzen Sie mobile Apps
Eine moderne ERP-Lösung wird vermutlich eine App für Smartgeräte unter iOS und/oder Android enthalten. Nutzen Sie dieses Angebot, denn es bringt viele Vorteile für Ihre Nutzer. Mobile Apps bieten eine größere Zugänglichkeit und erhöhte Transparenz Ihrer ERP-Systeme.
Apps ermöglichen zudem Mitarbeitenden und Nutzern den einfachen Zugriff auf wichtige Informationen auch von unterwegs. So können alle, unabhängig vom Standort, stets auf dem Laufenden bleiben, was die Geschäftsabläufe betrifft.
Beachten Sie die Gesamtkosten des Eigentums (TCO)
Die Investition in ein ERP-System ist für die meisten Unternehmen eine große Anschaffung. Ein auf Wirtschaftlichkeit bedachtes Unternehmen sollte beim Aufbau eines Systems die Gesamtkosten des Eigentums berücksichtigen, um zu entscheiden, welche Art von ERP sie benötigen. Software kostet Geld – ganz zu schweigen von weiteren Investitionsfaktoren wie Hardware-Anschaffung, Einsatz eigener Ressourcen, Wartung und zukünftigen Upgrade-Kosten. Betrachten Sie das gesamte Bild und vergleichen Sie es mit der Zeit und dem Geld, die Sie zu sparen hoffen.
Schauen Sie mal hier: 10 beste ERP-Systeme für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget
Stellen Sie sicher, dass Ihr Management dahintersteht
Die Unterstützung durch das obere Management ist ein entscheidender Indikator dafür, wie gut die Implementierung Ihres ERP-Systems ablaufen wird. Es ist zwar nicht zwingend notwendig, dass sich das Top-Management direkt im Implementierungsprozess engagiert. Die Zusammenarbeit mit ihnen ermöglicht jedoch eine angemessene Ressourcenplanung, die oft einen maßgeblichen Erfolgsfaktor während der Umsetzung darstellt.
Stellen Sie ein bereichsübergreifendes Team zusammen
Für einen reibungslosen Implementierungsprozess sollten Sie ein Projektteam aufstellen, das aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen besteht. Dadurch ist sichergestellt, dass alle wichtigen Unternehmensbereiche berücksichtigt werden und Feedback von den verschiedenen Teams eingeholt wird, die das System später nutzen sollen.
Letztendlich werden alle Unternehmensfunktionen in Ihr ERP-System integriert. Stellen Sie sicher, dass jede Abteilung im Einführungsprozess vertreten ist.
Messen Sie die Lebensdauer Ihres Systems
Der ROI, den Sie durch Ihr ERP-System erzielen, entscheidet darüber, ob es eine sinnvolle unternehmerische Entscheidung war. Dieser schwankt im Zeitverlauf und macht es notwendig, Ziele regelmäßig anzupassen und zu verfolgen. Das ideale System sollte ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einen überzeugenden ROI bieten.
Fazit
Viele Unternehmen nutzen ERP-Software, aber nicht alle schöpfen deren volles Potenzial aus. Wenn Sie die Fähigkeiten und Funktionen Ihrer gewählten Lösung verstehen, können Sie den größten Nutzen daraus ziehen. Ihr ERP-System ist ein wesentliches Werkzeug für den Unternehmenserfolg, weil es dabei hilft, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Produktivität zu erhöhen und letztlich die Rentabilität zu verbessern.
Viele Führungskräfte begehen den Fehler, wesentliche Aspekte wie die Bildung eines vielfältigen Implementierungsteams, die Einbindung der Geschäftsleitung, die Durchführung von Schulungen, regelmäßige System-Updates und eine vorausschauende Planung zu vernachlässigen.
Während es wichtig ist zu verstehen, wie Ihr ERP-System funktioniert, um das Maximum herauszuholen, hängt sein tatsächlicher Wert davon ab, wie Ihre Mitarbeitenden und Nutzenden es einsetzen. Auch wenn die Kosten hoch sind, sollte das richtige ERP-System langfristig einen überzeugenden ROI liefern.
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