Wie man ERP-Software verwendet: Einsteigerleitfaden
Enterprise-Resource-Planning-Systeme (oder ERP-Software) sind mittlerweile so verbreitet, dass jede Fachkraft in der Lage sein sollte, mit einem solchen System zu arbeiten. Manager setzen weiterhin auf die Idee, Geschäftsprozesse gesammelt und gebündelt in einem umfassenden Paket zu führen; sie wünschen sich Mitarbeitende, die diese Systeme problemlos bedienen können.
Ein Bericht aus dem Jahr 2019 zeigt, dass mehr als 50 % der Unternehmen planen, in diesem Jahr ein ERP-System einzuführen oder ein bestehendes zu modernisieren. Das erklärt, warum der Markt für Enterprise-Resource-Planning-Software weiterhin rapide wächst, da immer mehr Unternehmen darauf setzen. Untersuchungen legen nahe, dass der Markt für ERP-Systeme mit einer jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 8,5 % wachsen und bis 2026 einen Marktwert von über 71,63 Milliarden US-Dollar erreichen wird.
Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, was ERP-Software ist und wie Sie sie nutzen können, damit Sie mit diesen Veränderungen Schritt halten.
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Was ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist eine Software, die Geschäftsprozesse und -funktionen mithilfe von sich ergänzenden und miteinander verbundenen Modulen steuert, verwaltet und integriert. Unternehmen nutzen ein Enterprise-Resource-Planning-System hauptsächlich, um die Kommunikation zwischen Abteilungen zu verbessern, Prozesse zu optimieren und einen zuverlässigen Zugriff auf sämtliche Geschäftsabläufe zu gewährleisten.
Zentrale Funktionen von ERP-Systemen umfassen Bestandsmanagement, Lieferkettenmanagement, Kundenbeziehungsmanagement, Buchhaltung, Versand, Lieferplanung, Vertrieb, Zeiterfassung und vieles mehr.
ERP-Systeme integrieren Geschäftsprozesse, verbessern die Transparenz der täglichen Abläufe und unterstützen fundierte Entscheidungen.
Für eine detailliertere Betrachtung lesen Sie unseren Artikel über ERP-Systeme und wie sie funktionieren.
Welche verschiedenen Arten von ERP-Systemen gibt es?
Es existieren drei Haupttypen von ERP-Implementierungen: On-Premise, Hybrid und Cloud-basierte Systeme. Jede ERP-Implementierungsform bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile.
On-Premise-ERP
Bei einem On-Premise-ERP-System installieren und betreiben Sie die Software auf firmeneigenen Servern an Standorten, die Sie selbst kontrollieren. Es bietet die Kontrolle und Sicherheit durch eine eigene IT-Infrastruktur, die mit Ihren Mitarbeitenden, Systemen und Prozessen verbunden ist.
On-Premise-ERPs lassen sich einfacher anpassen und auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zuschneiden. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die Systemdaten absichern und überwachen müssen. Zudem ist eine spezifische Integration mit anderen Systemen für Ihre täglichen Geschäftsprozesse erforderlich. Für die Wartung von Anwendungen und Servern sind zudem dedizierte IT-Ressourcen notwendig.
Cloud-basiertes ERP
Dies ist eine ERP-Softwarelösung, die auf einer Cloud-Computing-Plattform bereitgestellt wird, im Gegensatz zu On-Premise-Systemen, die vor Ort betrieben werden. Sie ermöglicht es Unternehmen, auf Dienstleistungen über das Internet zuzugreifen. Anbieter hosten Cloud-ERP-Software und stellen sie Unternehmen zur Verfügung. Dies eliminiert negative Faktoren wie Lizenzgebühren im Voraus.
Die Nachfrage nach ERP-Cloud-Software wächst weiterhin und laut GlobeNewswire wird von 2020 bis 2025 mit einer jährlichen Wachstumsrate von über 17 Prozent gerechnet. Der Nachfragezuwachs ergibt sich aus der Möglichkeit, Daten in Echtzeit zu analysieren und darauf zuzugreifen.
Hybrides ERP
Ein hybrides oder Zwei-Ebenen-ERP kombiniert Funktionen und Fähigkeiten von On-Premise- und Cloud-ERP-Systemen. Es handelt sich um eine modulare ERP-Anwendung, ein Mehrquellen-System für moderne digitale Unternehmen.
Ein Zwei-Ebenen-Modell bezeichnet eine hybride ERP-Architektur, bei der ERP-Funktionen in einer On-Premise-Lösung erhalten bleiben und ERP-Anwendungen gleichzeitig in der Cloud bereitgestellt werden. Ihr Unternehmen nutzt das bestehende On-Premise-ERP-System für zentrale Geschäftsabläufe und ergänzt die Cloud-ERP-Software zur Unterstützung kleinerer Unternehmenseinheiten.
Weiterführende Lektüre: 5 Beispiele für die Implementierung von ERP-Systemen in Großunternehmen
Wie verwendet man ERP-Software?
Die Anschaffung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen eine große Investition – daher sollte man das Beste daraus machen. Bei vollständiger Ausnutzung verbessern ERP-Systeme die Effizienz und Qualität, senken Kosten und Fehlerquoten und steigern die Leistung, Produktivität und Profitabilität Ihres Unternehmens. So nutzen Sie ERP-Software optimal:
Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse
Es ist wichtig, im Auswahlprozess für das passende ERP-System eine Analyse Ihrer Geschäftsabläufe durchzuführen. Das hilft Ihnen dabei, Prozesse zu identifizieren, die verbessert werden sollten (und wie), damit Sie nach der Einführung des ERP-Systems den Erfolg und ROI messen können.
Dieser Schritt kann Ihnen auch dabei helfen zu entscheiden, welche Geschäftsprozesse am meisten Aufmerksamkeit benötigen, da dies Einfluss darauf hat, welche ERP-Software Sie letztendlich kaufen. Benötigen Sie beispielsweise eine Lösung mit umfangreichen Buchhaltungsfunktionen? Oder liegt Ihr Schwerpunkt eher im Bereich Personalwesen? Wenn Ihre Antwort „alles davon“ lautet, wissen Sie, dass Sie nach einer hochpreisigeren Lösung suchen müssen, die alle Bereiche abdeckt.
Vielleicht möchten Sie sich damit befassen: Was genau ist Ethik- und Compliance-Software?
Investieren Sie in Schulung
Unterschätzen Sie niemals den Wert, der aus der Schulung Ihrer Mitarbeitenden und aller anderen Anwender Ihrer ERP-Lösung entsteht. Geschulte Anwender holen das Maximum aus jeder Software heraus und können sich schnell an Updates und Änderungen anpassen. Außerdem hilft ein tiefes Verständnis der ERP-Software, fundierte Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen.
Viele Unternehmen machen den Fehler zu denken, dass eine einmalige Schulung ausreicht, um die Nutzer zu starten. Das ist jedoch nicht der Fall. Da sich ERP-Systeme ständig weiterentwickeln, sollten auch Ihre Mitarbeitenden und Nutzer nachziehen. Die Zusammenarbeit mit Ihrem ERP-Anbieter zur Einrichtung laufender Schulungsprogramme ermöglicht es den Nutzern, ihr Wissen auszubauen, wenn die Software komplexer wird.
Fokussieren Sie sich auf Datenqualität
Ihr ERP-System hilft Ihnen, das Warum, Wann, Wo und Wie des Datenflusses zu steuern. Diese Daten müssen umfassend, korrekt und zugänglich sein, sonst verliert das System seinen Zweck. Nehmen Sie sich Zeit, Standards für die Dateneingabe zu entwickeln, darunter Namenskonventionen und den Umgang mit Dokumentenversionen. Stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen Zugang zu einheitlichen Best Practices für Daten hat, die abteilungsübergreifend gelten.
Nutzen Sie darüber hinaus Daten-Audits und Batchbereinigungen, um regelmäßig Stichproben zu prüfen, ob Standards eingehalten werden. Das Bereinigen fehlerhafter Daten kann unzählige Arbeitsstunden kosten – daher ist es besser, von Anfang an alles richtig zu machen.
Es mag kleinlich erscheinen, darauf zu achten, ob Nutzer den Tag oder Monat zuerst in das Datumsfeld eingeben ... aber Sie werden Ihre Meinung ändern, wenn Sie in eine Excel-Tabelle exportieren und nicht mehr einfach erkennen können, welche Aktionen im Februar und welche am zweiten Tag des Monats durchgeführt wurden.
Passen Sie Ihre ERP-Plattform an
Die meisten ERP-Softwares sind als Allround-Lösungen konzipiert, um alle Geschäftsarten abzudecken. Eine individuell zugeschnittene Lösung, die genau zu Ihren Geschäftsanforderungen passt, sorgt dafür, dass Sie das Maximum aus Ihrer ERP-Software herausholen.
Für das beste Ergebnis lassen Sie sich von Ihrem Dienstleister bei der Anpassung Ihres Systems unterstützen. Zu den möglichen Anpassungen zählen das Ausblenden unnötiger Felder, das Aktivieren oder Deaktivieren bestimmter Funktionen, das Hinzufügen benötigter Felder und vieles mehr.
Darüber hinaus können Sie Ihre ERP-Plattform in begrenztem Umfang über Integrationen und Plug-ins individuell anpassen. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter unbedingt nach den zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, andere Apps anzubinden oder spezielle Widgets zu implementieren.
Machen Sie Ihr ERP-System zukunftssicher
ERP-Systeme, wie jede Software-Branche, entwickeln sich Tag für Tag weiter. Die ERP-Software, die Sie heute nutzen, könnte in fünf, zehn oder zwanzig Jahren ganz anders aussehen. Fragen Sie den ERP-Anbieter nach seinem zukünftigen Entwicklungsplan. Wie stark investieren sie in Forschung und Entwicklung? Welche zusätzlichen Funktionen möchten sie implementieren? Wie oft werden Updates bereitgestellt?
Ein gutes ERP-System ist kein statischer Monolith. Es ist ein sich weiterentwickelndes, an neue technologische Fortschritte angepasstes Ökosystem.
Berücksichtigen Sie Integrationsmöglichkeiten
ERP-Integrationen können die operative Effizienz Ihres Unternehmens steigern, indem sie zusätzliche Funktionen in Ihr Werkzeugset bringen. Integrationen verbinden zwei unterschiedliche Anwendungen und ermöglichen deren Datenaustausch. Einige Integrationen sind so tiefgehend, dass Informationen, die man in einer Anwendung eingibt, nahtlos in der anderen verfügbar sind.
Typische ERP-System-Integrationen umfassen z. B. Bereiche wie Fertigung und Design, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lieferkettenmanagement (SCM) und Lagerverwaltungssysteme (WMS).
Nutzen Sie mobile Apps
Eine moderne ERP-Lösung wird wahrscheinlich mit einer App für iOS und/oder Android-Geräte geliefert. Nutzen Sie dies, denn es bringt zahlreiche Vorteile für Ihre Nutzer. Mobile Apps sorgen für erhöhte Zugänglichkeit und gesteigerte Transparenz Ihrer ERP-Systeme.
Apps ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden und Nutzern außerdem, wichtige Informationen bequem auch aus der Ferne abzurufen. So können alle, egal wo sie sich gerade befinden, problemlos auf dem Laufenden bleiben, was die Geschäftsabläufe betrifft.
Berücksichtigen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO)
In eine ERP-Lösung zu investieren ist für die meisten Unternehmen eine große Entscheidung. Ein kostenbewusstes Unternehmen sollte auf die Gesamtbetriebskosten achten, um zu prüfen, welches ERP-System benötigt wird. Software kostet Geld – abgesehen von weiteren Investitionen wie dem Kauf von Hardware, internen Ressourcen, Wartung und zukünftigen Aufrüstungskosten. Betrachten Sie das Gesamtbild und vergleichen Sie es mit der Zeit und dem Geld, das Sie einzusparen hoffen.
Schauen Sie hier: 10 beste ERP-Systeme für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget
Stellen Sie sicher, dass Ihr oberes Management eingebunden ist
Die Zustimmung des oberen Managements ist ein entscheidender Indikator dafür, wie gut die Implementierung Ihres ERP-Systems verlaufen wird. Es ist zwar nicht zwingend erforderlich, dass sich Ihr Führungsteam aktiv am Implementierungsprozess beteiligt. Die Zusammenarbeit mit ihnen ermöglicht jedoch eine effiziente Ressourcenplanung, die häufig ein wesentlicher Erfolgsfaktor während der Umsetzung ist.
Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Team zusammen
Für einen reibungslosen Implementierungsprozess richten Sie ein Projektteam ein, das sich aus Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen zusammensetzt. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Bereiche Ihres Unternehmens berücksichtigt werden und Sie Feedback von den jeweiligen Teams erhalten, die das System künftig nutzen werden.
Schließlich werden alle Organisationsfunktionen in Ihr ERP-System integriert. Achten Sie daher darauf, dass jeder Fachbereich im Einführungsprozess vertreten ist.
Bewerten Sie die Lebensdauer Ihres Systems
Die Rendite, die Sie mit Ihrem ERP-System erzielen, entscheidet darüber, ob Ihre Investition eine kluge Entscheidung für Ihr Unternehmen war. Sie schwankt im Zeitverlauf und erfordert möglicherweise, Ihre Ziele regelmäßig anzupassen und zu überwachen. Das ideale System sollte Ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und eine überzeugende Rendite bieten.
Fazit
Viele Unternehmen nutzen ERP-Software, doch nicht alle schöpfen deren volles Potenzial aus. Das Verstehen der Fähigkeiten und Funktionen Ihrer gewählten Lösung kann Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen. Ihr ERP-System ist ein entscheidendes Werkzeug für den Erfolg Ihres Unternehmens, da es Ihnen hilft, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren, die Produktivität zu erhöhen und letztendlich die Rentabilität zu verbessern.
Viele Führungskräfte machen den Fehler, entscheidende Aspekte zu übersehen, wie zum Beispiel die Bildung eines vielfältigen Umsetzungsteams, die Einbindung des oberen Managements, die Vernachlässigung von Schulungen, das Ignorieren von System-Updates und das Fehlen einer langfristigen Planung.
Auch wenn Sie wissen, wie Ihr ERP-System funktioniert, damit Sie es optimal nutzen können, entscheidet letztlich der Umgang Ihrer Mitarbeitenden und Benutzer damit über seinen Wert. Obwohl kostenintensiv, sollte das richtige ERP-System Ihnen langfristig eine beeindruckende Rendite bringen.
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