Wie ein unterhaltsamer HR-Prozess Ihr Team fokussiert & engagiert hält

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Tim Reitsma

Ein Unternehmen in Neuseeland gründen. Dann nach L.A. ziehen und sich anschließend in Victoria, British Columbia, niederlassen, bringt viele Veränderungen mit sich. Mein heutiger Gast teilt ihre Erfahrungen als Mitgründerin und gibt praxisnahe Einblicke, wie Sie den Fokus auf Ihr Team behalten, auch wenn Sie keine:n eigenen HR-Mitarbeiter:in haben.

Vielen Dank fürs Zuhören. Ich bin Tim Reitsma, Gastgeber von People Managing People. Willkommen beim Podcast, wo Menschen Menschen führen. Wir wollen besser leiten und managen. Wir sind Eigentümer, Gründer, Unternehmer. Wir sind Middle Manager. Wir sind Teamleiter:innen.

Wir managen Menschen. Und ja, wir machen Human Resources, aber wir sind kein klassisches HR, zumindest nicht im traditionellen Sinne. Unsere Mission ist es, Menschen dabei zu helfen, Teams und Organisationen effektiv zu führen und zu managen. Wenn Sie also besser führen und managen möchten – wenn Sie eine bessere Führungskraft werden und Menschen effektiver führen wollen – dann machen Sie mit.

Menschen hören den Podcast, um Tipps, Tricks und Tools kennenzulernen, wie Sie Menschen im Unternehmen effektiver rekrutieren, halten, managen und führen. Und während Sie zuhören, abonnieren Sie gern und tragen Sie sich auf unserer Website peoplemanagingpeople.com in unseren Newsletter ein, um immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Willkommen im Podcast, Annabel! Es ist ein Vergnügen, dass du dabei bist. Magst du dich bitte unseren Hörer:innen kurz vorstellen? Wer bist du und was machst du? Und erzähl gern von deinem Weg als Unternehmerin.

Annabel Youens

Sehr gern, danke, dass ich hier sein darf, Tim. Mein Name ist Annabel Youens. Ich bin Mitgründerin und Chief Marketing Officer bei Appreciation Engine. Wir sind ein Startup, das Unternehmen dabei hilft, ihre Fans besser zu verstehen. Unser Schwerpunkt liegt besonders auf der Musikbranche – wir unterstützen Plattenfirmen dabei, zu verstehen, wofür sich ihre Fans aktuell begeistern und was sie vielleicht nicht mehr hören.

Das hilft ihnen im Marketing und letztlich geht es darum, dass die Fans die Musik bekommen, die sie wollen. Unser Sitz ist in Victoria, wir haben aber auch Teammitglieder in Übersee und in Neuseeland. Ich führe das Unternehmen außerdem gemeinsam mit meinem Mann. Mein Leben und der Alltag teilen sich also zwischen Arbeit und Privatleben auf, alles spielt hinein. Ja.

Tim Reitsma

Sprecht ihr auch mal über etwas anderes als den Appreciation Engine?

Annabel Youens

Seitdem wir unsere Tochter haben, sprechen wir natürlich auch über sie. Es ist definitiv eine Herausforderung für uns, mal abzuschalten. Das ist eigentlich ganz lustig – Jeff und ich arbeiten seit fast 20 Jahren zusammen. Zu Beginn hatten wir bereits ein paar Startups gemeinsam, unser erstes Startup war das erste Mal, dass wir zusammengearbeitet und herausgefunden haben, wie das funktioniert.

Ich hatte eine konsequente Regel: Um fünf Uhr nachmittags wird nicht mehr über die Arbeit gesprochen. Das habe ich sehr streng gehandhabt. Das hat Jeff allerdings frustriert, weil ihm Ideen oft nicht zwischen 9 und 17 Uhr kommen oder er Dinge besprechen möchte, wenn es gerade nicht „Arbeitszeit“ ist.

Mit der Zeit habe ich diese Regel gelockert und akzeptiert, dass sich Arbeit und Leben bei uns vermischen. Ich war lange dagegen, aber jetzt ist es für mich okay. Trotzdem gibt es Momente, wo ich beim Abendessen sage: "Könnten wir jetzt mal kurz nicht über die Arbeit sprechen?" Gerade weil wir lieben, was wir tun. Es ist leicht, sich zu sehr hineinzusteigern. Aber man braucht diese Kopffreiräume, das ist echt wichtig.

Tim Reitsma

Ich habe mich kürzlich mit einer Kollegin unterhalten – wir haben über unsere armen Partner:innen gelacht, die uns ständig zuhören müssen. Ich arbeite zwar nicht mit meiner Frau zusammen, aber diese Gespräche stelle ich mir intensiv vor – zusammen zu arbeiten UND das Familienleben zu stemmen. Ihr habt also in den letzten 20 Jahren verschiedene Startups gehabt und Appreciation Engine gibt es nun rund zehn Jahre?

Annabel Youens

Ja, stimmt.

Tim Reitsma

Was hat euch dazu motiviert, den Appreciation Engine zu gründen?

Annabel Youens

Das war 2009, mein Mann und ich lebten damals in Neuseeland. Wir hatten Victoria verlassen, weil Jeff einen Job im Ausland angenommen hatte. Ursprünglich wollten wir nur zwei Jahre bleiben, arbeiten, den Südpazifik erkunden, die Welt sehen. Letztlich waren wir fast 10 Jahre dort. 2009 war die Musikindustrie in einem seltsamen Zustand. Plattenfirmen verklagten Fans für das Herunterladen von Musik und es entstanden viele neue Services.

Twitter kam auf, SoundCloud war besonders bei unabhängigen Musiker:innen sehr populär – ein heißes Pflaster für Veröffentlichungen. Auf Flickr teilten Menschen ihre Kunst und Fotos. Uns fiel auf, wie viel Mundpropaganda-Fans machten – SoundCloud-Links, Bilder, Diskussionen auf Twitter. Wir dachten: Es muss einen besseren Weg geben, wie Labels und Bands dieses Verhalten wertschätzen können.

So ist der Appreciation Engine entstanden: Menschen zu schätzen, geht nur, wenn man sie versteht. Bei Unmengen an Inhalten online kann man das nicht mehr manuell machen. Sieht man sich zum Beispiel nur Twitter-Statistiken an: Hunderttausende reden über eine Band – aber wer sind diese Menschen wirklich und wie kann man sie erreichen und danken? Das war unser Ausgangspunkt. Wir haben miterlebt, wie die Musikbranche die Digitalisierung angenommen hat, nachdem sie sich 2009 noch dagegen gewehrt hatte.

Tim Reitsma

Neue Technologien einzuführen ist ja nicht einfach – gerade in einer Branche, die sich über die Jahre verändert hat. Wie habt ihr den Widerstand der großen Musikfirmen überwunden?

Annabel Youens

Es geht immer darum, die richtige Person zu finden – jemanden, der die Vision teilt. In Neuseeland war das eine Band namens Mint Chicks (heute Unknown Mortal Orchestra – ein kleiner Tipp, sie sind super!). Rubin, einer der Brüder in der Band, war dabei, das Label zu verlassen und suchte nach einem Service, der Online-Plattformen nutzt. Wir wurden einander vorgestellt und dann haben Rubin und ich eng zusammengearbeitet.

Das war einer der Grundsteine unseres Erfolgs – Rubin arbeitet sehr hart an seiner Musik und versteht auch die geschäftlichen Aspekte. Wir haben mit der Band eine sehr erfolgreiche Kampagne gemacht: Livestreams, Fans erstellten Videos und Albencover, alles gemeinsam. Sie haben sogar eine Single auf einem USB-Stick veröffentlicht – damals revolutionär. Nach diesem Erfolg kamen weitere Aufträge von Labels aus Neuseeland und Australien.

Der Schlüssel war: jem. finden, der es versteht, den Erfolg beweisen und dann werden auch andere neugierig. So konnten wir sogar Startkapital aufnehmen. Dann entschieden wir, nach L.A. zu ziehen, weil wir im kleinen Teich zwar erfolgreich waren, aber um zu wachsen, mussten wir dorthin, wo die Musik ist. L.A. oder New York – aber ich komme aus Kanada und wollte kein Schnee, also ging es nach L.A.

Dort war nicht nur der Ortswechsel ein Kulturschock. Es gab Tausende digitaler Agenturen, die Kampagnen für Künstler:innen und Teams durchführten. Auch wir führten einige große Kampagnen durch (z.B. mit Thievery Corporation, Kesha, OK Go) – sehr erfolgreich.

Aber wir erkannten: Unsere Basistechnologie ist der Schlüssel, kein anderer Anbieter hatte das. Also hörten wir auf, für Agenturen Kampagnen zu bauen, sondern wurden Technologieanbieter. Das war ein schwerer, aber typischer Startup-Pivot: Team in Neuseeland mussten wir entlassen, Kosten senken, Jeff und ich sechs Monate ohne Gehalt nur auf die Tech-Schiene konzentrieren. Das war echt hart.

Tim Reitsma

Also die Idee funktioniert in Neuseeland, in L.A. merkt ihr die Konkurrenz – die eigentliche Stärke ist eure Technologie, aus Agentur wird Tech-Firma – all das in kurzer Zeit. Ihr musstet sogar das Team umstellen. Nach Neuseeland, L.A., jetzt Victoria. Lange Gespräche und harte Entscheidungen, oder?

Annabel Youens

Absolut. Es ist schwer, un-emotional zu entscheiden, v.a. wenn das Team großartig ist. Viele Unternehmen erleben das gerade in der Pandemie – Veränderung, Anpassung, Teams umbauen. Das muss man manchmal machen. Als das neue Geschäftsmodell in L.A. anlief, haben wir gemerkt: Auch in L.A. mit Kundenbesuchen ging wenig, meist waren es Zoom-Meetings wegen des Verkehrs. Nach etwa eineinhalb Jahren war klar, wir könnten das von überall machen.

Wir wollten immer zurück nach Victoria, wo Familie ist, wo wir studiert haben. Nach der Geburt unserer Tochter wurde es schwer, alles in L.A. zu stemmen, OHNE Unterstützung. Also entschieden wir: zurück nach Victoria. Unsere Befürchtung war, dass das Board das ablehnt. Aber die waren super unterstützend! Ich habe gelernt: Wenn du glücklich und unterstützt bist, ist auch dein Unternehmen erfolgreicher. Nach dem Umzug haben wir einen globalen Plattenvertrag abgeschlossen. Vieles hängt davon ab, ob man zu Hause angekommen ist.

Und Victoria ist wahnsinnig offen. In L.A. im WeWork, um uns herum lauter Startups, die mittags beim Kaffee Millionen einsammeln – wirklich passiert. Da wird oft mehr nach dem nächsten Investment als nach Arbeit gesucht. In Victoria hingegen: Netzwerke, offene Menschen, Hilfsbereitschaft – das ist unsere Philosophie. Glücklich zu sein nützt Mensch UND Business.

Tim Reitsma

Spannende Reise und tolle Erkenntnisse! Auch das Netzwerk vor Ort – das unterstützt dich als Person und als Organisation. Wie lief das mit dem Wachstum? Wächst das Team in Victoria oder remote?

Annabel Youens

Wir haben Teammitglieder in Neuseeland (v.a. Mike, unser leitender Entwickler, seit 20 Jahren on/off dabei, praktisch Familie). Er arbeitet komplett remote. In Victoria wachsen wir gerade, auch als Rückkehr-Motivation. Die Tech-Branche ist mit heute nicht mehr zu vergleichen – viel mehr Talente, die hier leben wollen. Victoria ist attraktiv, das hilft beim Recruiting.

Die erste große Hürde ist: Haben wir ein Produkt, das jemand kauft? Dann: Wer hilft uns beim Support? Dann: Wie holen wir neue Leute an Bord, machen sie mit der Unternehmenskultur vertraut, mit unseren Arbeitsweisen, unseren Erfolgen? Das nimmt nach und nach mehr Raum ein. Viele Gründer denken: Menschen-Themen kann ich später regeln, weil es „dringendere“ Dinge gibt. Aber das ist ein Fehler. Menschen-Themen zahlen sich langfristig aus. Wer seine Leute wertschätzt und erkennt, macht den Betrieb erfolgreicher als bloße „Mitläufer“.

Tim Reitsma

Absolut, das belegen auch wissenschaftliche Studien: Es geht nicht nur ums Gehalt, sondern um Sinnstiftung und Entwicklung. Wie schafft ihr das? Was stellt sicher, dass alle mitziehen?

Annabel Youens

Das hängt von der Teamgröße ab. Im Moment setzen wir bei uns (im Führungsteam) auf wöchentliche Einzelgespräche. Die checken in, wie es jedem geht. Dazu gibt es Quartalsgespräche, auf die sich die Jahresgespräche aufbauen.

Manchmal denke ich: Schon wieder ein Quartalstermin, gerade erst gemacht! Es fühlt sich nach viel Papierkram an. Aber seit wir vor fast zwei Jahren die Quartalsgespräche eingeführt haben, sehe ich den klaren Nutzen.

Im Quartalstermin klären wir: Was sind die Ziele der Person, wie zahlen sie auf die Unternehmensstrategie ein? So versteht jeder, woran er arbeitet und wie das zusammenspielt. Klar, das Einführen solcher Rhythmen kostet Kraft, wirkt wie Bürokratie, besonders ohne eigene HR. Aber ich hole mir Hilfe von externen HR-Expert:innen, etwa von Matt von Human Elements. Der hilft beim Erstellen von Gesprächsleitfäden, Regeln, achtet darauf, dass alles zu den rechtlichen Vorgaben (Bund & Provinz) passt.

Statt eines dicken Vorschriftenbuches gibt es bei uns ein „Was wir machen und wie wir es machen“-Handbuch in Alltagssprache, z.B. dass zwischen Weihnachten und Neujahr alle frei haben, weil eh niemand arbeiten will. Das Handbuch ist ansprechend, nicht langweilig. Der Tipp für HR-Arbeit: Nicht langweilen! Mit Experten wie Matt stellen wir auch sicher, dass alles gesetzeskonform ist. Vor festen HR-Rollen helfen Netzwerke und externe Spezialisten.

Tim Reitsma

Guter Punkt! Gerade für Startups: Erstmal keinen festen HR-Mitarbeiter, vielleicht aber einen passenden Berater, der zu Werten und Vision passt – Googeln reicht nicht, am Ende zählt die Sprache und der Spirit des Unternehmens. Sonst liest das niemand wirklich und hält sich auch nicht dran. Aber rechtlich muss es natürlich stimmen.

Annabel Youens

Absolut.

Tim Reitsma

Das Letzte, was wir wollen, sind rechtliche Probleme – gerade in Kanada z.B. mit der SRE. Also: Lieber von Anfang an beraten lassen. Apropos Review-Prozess: Wann habt ihr gemerkt, dass ihr das braucht? Proaktiv aus eigenem Antrieb oder weil es eingefordert wurde?

Annabel Youens

Definitiv proaktiv. Als das Team über sechs Personen hinauswuchs und ich nicht mehr täglich mit allen sprach und alles wusste, merkte ich: Es braucht Strukturen, damit jede:r allein arbeiten und Entscheidungen treffen kann. Im Startup-Alltag gibt es dauernd Ablenkungen. Aber nach solchen Ad-hoc-Einsätzen muss man wieder wissen, worauf wir uns als Unternehmen fokussieren. Hier helfen die Quartalstermine: Alle können sich jederzeit in unser HR-Tool (heißt „Who? Me?“, eine kanadische Firma) einloggen und sehen die vereinbarten KPIs für das Quartal – das gibt Klarheit und Unabhängigkeit.

Total spannend: Bei uns nutzen manche die wöchentlichen, andere die Quartalstermine als Hauptmotivation. Jede:r tickt anders, manche brauchen kurzfristige, andere längerfristige Ziele. Das bringt beides weiter. Nur einmal im Jahr zu reviewen ist Unsinn – ehrlich, am Ende erinnert man sich eh nur an die letzten drei Monate.

Tim Reitsma

Kenn ich, das ist immer hektisch: Oh, Review steht an, Feedback der letzten drei Wochen zusammentragen und daraus das Jahr zusammenbasteln... Daher: Regelmäßige Einzelgespräche, aber strukturiert! Ich habe mit einem Startup in Vancouver gesprochen, die meinten, dass Ziele im schnellen Alltag manchmal überholt sind. Ich frage dann: Setzt ihr die richtigen Ziele, passen sie zur Vision? Strukturen helfen, egal ob mit/ohne eigener HR. Es gibt tolle Vorlagen oder digitale Tools – wichtig ist nur: Nachverfolgen, dranbleiben.

Annabel Youens

Für mich ist alles vorlagenbasiert – wir haben eine wöchentliche One-on-One-Vorlage, die immer ausgefüllt wird, das ergibt Struktur. Und unser Strategieplan passt auf vier Folien. Viele meinen, ein Strategieplan müsse Seiten füllen, hoch wissenschaftlich – völliger Quatsch! Lieber eine grobe Basis, die man nutzt, als viel Papier, das niemand liest. Außerdem bin ich gut darin, ewig zu planen – aber es kommt auf die Umsetzung an! Ein schlanker Plan hilft, den Fokus zu behalten.

Tim Reitsma

Da bin ich wie du: Pläne sind einfach, Umsetzung ist die Kunst. Es ist leicht, sich mit „anderer Arbeit“ rauszureden, aber entscheidend ist: Wie zahlt mein Tun auf unsere Ziele ein? Wie sind all diese Veränderungen, die ihr schon durchgemacht habt, Führungserfahrung, Länderwechsel – was hast du in Sachen Personalführung am meisten gelernt?

Annabel Youens

Es gibt vieles, was mir zu deiner Frage einfällt, aber das Wichtigste ist: Früher dachte ich, es gäbe eine Work-Life-Balance, aber das glaube ich mittlerweile nicht mehr. Jeder Mensch kommt als ganzer Mensch mit all seinen Themen ins Büro – sei es, dass er/sie vergessen hat, den Müll rauszustellen, oder private Sorgen hat. Und das ist gut so, gerade das macht Menschen kreativ und die Unternehmenskultur lebendig.

Lange war ich gut darin, großartige Menschen zu finden und zu führen, aber ich wollte Arbeit und Privat oft trennen – wie bei der Zusammenarbeit mit meinem Mann Jeff. Doch es gibt diese Trennung nicht wirklich. Wir sind alle Menschen, egal ob Führungskraft oder im Team. Das ist zentral für Geschäftserfolg.

Meine Aufgabe als Unternehmerin ist, Leute zu fördern, ihre Kompetenzen zu entwickeln. Damit sie später sagen: „Da habe ich gelernt, worin ich gut bin“, „Das habe ich ausprobiert und gemerkt, dass ich das nicht mag“ – auch das ist wertvoll. Es ist also keine klassische Weisheit, sondern ein Einblick: Unterstütze deine Leute in ihrer Entwicklung, dann wird auch das Business erfolgreich und das Betriebsklima stimmt.

Tim Reitsma

Absolut. Oft wird dieser Aspekt der Führung vergessen – stattdessen gibt es Vorlagen, Pläne, Gehaltsmodelle. Aber letztlich sind wir Menschen! Unser Job als Führungskraft ist: Verbinden, Inspirieren, Unterstützen. Nicht einfach „hier ist die Schaufel, geh buddeln“, sondern: Wo willst du in fünf, zehn Jahren stehen? Auch wenn der Fit mit dem Unternehmen irgendwann nicht mehr da ist – wir können dich auf deinem Weg fördern. Das zahlt auf Gespräche, Prozesse, Vorlagen ein. Aber ohne echte Inspiration bringen Vorlagen nichts.

Annabel Youens

Genau, Vorlagen sind langweilig.

Tim Reitsma

Ich erlebe das gerade in einem Projekt: Viele Vorlagen, aber es braucht viel mehr als das. Vorlagen allein reichen nicht – es kommt auf die Intention und Inspiration an, die dahinterstehen.

Annabel Youens

Stimmt, viel davon ist für mich Sprache. Ich habe einen kreativen Hintergrund, war Romanautorin (vielleicht werde ich es wieder?).

Tim Reitsma

Vielleicht!

Annabel Youens

Sprache spielt eine riesige Rolle für unsere Kultur. In jeder Vorlage nutzen wir unsere Büro-Sprache, wie wir intern miteinander reden. Zum Beispiel heißt es bei uns „Kubrick“ statt Rubrics, weil ich mir den Begriff nie merken konnte – jetzt sind es eben unsere „Kubrick’s“. Daraus entwickelt sich Kultur. Ich erinnere mich an Sommercamps früher: Nach einer Woche mit eigener Camp-Sprache versteht einen zuhause niemand mehr. Das ist wie Kulturaufbau im Unternehmen – es ist zwar nicht Ferienlager, aber ein Team wächst zusammen und macht einen Unterschied.

Erst über die letzten Jahre habe ich erkannt, warum ich all das immer wieder mache: Ich liebe es, mit Menschen zu arbeiten, sie wachsen und scheitern zu sehen – das ist okay! Wir lernen daraus. Das begeistert mich. Nach der schwierigen Zeit, damals zu zweit beim Pivot, bin ich heute mit Team viel erfolgreicher und glücklicher. Es ist einfach schön, mit tollen Menschen zusammenzuarbeiten – schließlich sieht man sie öfter als alle anderen.

Tim Reitsma

Absolut, wenn man die Kollegen nicht mag, sollte man ehrlich reflektieren und vielleicht Dinge ändern.

Annabel Youens

Ganz genau.

Tim Reitsma

Annabel, danke, dass du dabei warst und deine Erfahrungen und Insights geteilt hast. Ich bin jedenfalls inspiriert aus diesem Gespräch und hoffe, unseren Hörer:innen geht es genauso. Deine Website lautet get.theappreciationengine.com, stimmt’s?

Annabel Youens

Ja, genau. Super, vielen Dank – das hat Spaß gemacht! Menschen und alles, was dazu gehört, sind einfach faszinierend.

Tim Reitsma

Auch mir hat’s sehr gefallen, ich hätte noch stundenlang Fragen – aber wir heben sie uns fürs nächste Mal auf, okay?

Annabel Youens

Sehr gern, danke dir!

Tim Reitsma

Danke, und alles Gute!

Annabel Youens

Ciao!