Wie Sie eine warme & einladende Arbeitsplatzkultur in Ihrer Organisation schaffen

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Maggie Smith: Ich denke, es geht wirklich darum, Erwartungen zu setzen, die Erwartungen an Ihre Führungskräfte zu kommunizieren. Neulich sagte mein CEO zu mir: „Ich glaube nicht, dass so-und-so Einzelgespräche mit seinen Mitarbeitenden führt.“ Und ich sagte: „Aber haben wir ihnen jemals gesagt, dass das die Erwartungen sind?“ Es geht also wirklich darum, einen Schritt zurückzugehen und zu teilen: „Hier sind die Normen beim Führen hier.“

Tim Reitsma: Willkommen zum People Managing People Podcast. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, eine bessere Arbeitswelt zu gestalten und Ihnen dabei zu helfen, glückliche, gesunde und produktive Arbeitsplätze zu schaffen. Ich bin Ihr Gastgeber, Tim Reitsma!

Es ist mittlerweile ziemlich offensichtlich, dass unsere Mitarbeitenden aufblühen, wenn wir Arbeitsumgebungen schaffen, die warm, einladend und inklusiv sind. Heute spreche ich mit Maggie Smith, einer erfahrenen HR-Fachkraft, die das Team bei Traliant leitet, einer Online-Lernplattform, die Compliance-Schulungen aus der Langeweile in die Brillanz führt.

Wenn Sie nach klaren und umsetzbaren Erkenntnissen suchen, wie man eine einladende, warme Unternehmenskultur schafft, in der Ihre Mitarbeitenden begeistert von Ihrem Unternehmen sind, hören Sie, was Maggie und ihr Team bereits unternommen haben. Von einfachen Dingen wie Pre-Boarding-Telefonaten bis hin zu virtuellen Kaffeeküchen – sie haben eine herausragende Remote-Kultur aufgebaut. Bleiben Sie also dran!

Maggie, es ist großartig, dich im Podcast zu haben. Während wir im Vorgespräch, also kurz bevor wir auf Aufnahme gedrückt haben, gesprochen haben, finde ich die Organisation, zu der du gehörst, sehr faszinierend. Du bist die erste HR-Leiterin dieses Unternehmens, komplett remote, und wir sprechen über einladende Arbeitsplatzkultur, die Schaffung einer warmen und einladenden Arbeitsplatzkultur.

Bevor wir einsteigen, stelle dich und das Unternehmen, für das du arbeitest, doch bitte kurz vor, sowie – was beschäftigt dich derzeit besonders?

Maggie Smith: Gerne. Also, mein Name ist Maggie. Schön, hier zu sein, Tim, und schön, dich kennenzulernen. Ich bin VP für Human Resources bei Traliant. Ich bin im April 2021 zum Unternehmen gekommen und bringe leider, muss ich gestehen, weit über 22 Jahre Erfahrung im Personalwesen mit. Aber das Schöne ist, dass ich all diese Erfahrungen hier bei Traliant einsetzen kann.

Tim Reitsma: Das ist großartig. Du hast erzählt, das Unternehmen existiert seit 2016 und die erste HR-Fachkraft kam erst vor Kurzem dazu – also Jahre später.

Wie war das, als erste HR-Leitung in ein bereits etabliertes Unternehmen zu kommen?

Maggie Smith: Es war eine gute Erfahrung. Ich glaube, die Mitarbeitenden waren bereit dafür. Und auch die Mitgründer haben vorher eine tolle Kultur aufgebaut.

Als ich kam, gab es keine Kulturprobleme, nichts, was ich hätte „reparieren“ müssen – was großartig ist, weil das viel schwieriger ist als, zum Beispiel, schlechte Sozialleistungen zu verbessern oder Richtlinien einzuführen. Ich wusste, das ist durchaus machbar, es braucht nur Zeit und Geld.

Bis jetzt also eine wirklich spannende Erfahrung.

Tim Reitsma: Wie würdest du die Kultur bei Traliant beschreiben?

Maggie Smith: Es fühlt sich gar nicht so an, als wären wir ein komplett remote Unternehmen. Die Mitarbeitenden sitzen in mittlerweile 31 verschiedenen Bundesstaaten, ein paar sitzen in Kanada. Es ist eine wirklich kollaborative, hilfsbereite Gruppe von Menschen.

Sehr freundlich, sehr engagiert. Als ich ankam, gab es schon ein Mitarbeiter-Engagement-Komitee. Das hat sich natürlich verändert, als HR dazukam und ist weiter gewachsen. Toll, dass so viele Menschen sich leidenschaftlich dafür einsetzen, Traliant zu einem besseren Ort zu machen – etwa durch das Engagement-Komitee oder unser DEI-Komitee.

Obwohl wir mit mittlerweile 135 Leuten nicht gerade klein sind, fühlt es sich nicht so an – ich habe das Gefühl, ich kenne hier wirklich jede:n.

Tim Reitsma: Wahnsinn. Voll remote, aber du kennst trotzdem jede:n im Unternehmen und allem Anschein nach sind die Mitarbeitenden engagiert – sie identifizieren sich nicht nur mit dem Unternehmenszweck, sondern auch mit der Kultur.

Das leitet wunderbar zu unserem Thema über. Es geht heute darum, wie man eine warme und einladende Arbeitsplatzkultur schaffen kann. Wenn man neue Menschen ins Unternehmen bringt, möchte man, dass sie sich warm empfangen und willkommen fühlen. Aber wie macht man das? Lass uns doch mal definieren: Was bedeutet das überhaupt?

Maggie Smith: Tolle Frage. Für uns beginnt das tatsächlich schon im Bewerbungsprozess. Wir möchten den Prozess möglichst einfach gestalten – niemand soll den Lebenslauf zigmal eintragen müssen. Wir wollen nicht, dass Bewerbende in der Mitte abbrechen, weil es zu kompliziert ist. Also machen wir den Prozess einfach und haben viel daran gearbeitet, Bewerbende auf dem Laufenden zu halten.

Es ist heute nicht schwer, das zu automatisieren. Und sobald neue Leute Teil unseres Unternehmens werden – gerade weil wir remote sind und niemanden am Empfang begrüßen können – haben wir ein Buddy-Programm eingeführt. Jede:r Neue bekommt eine:n Buddy aus einer anderen Abteilung, um auch außerhalb der eigenen Gruppe Kontakte zu knüpfen. Das kann z.B. ein virtuelles Treffen auf einen Kaffee sein, wofür wir dann einen Gutschein verschicken.

Oder einen DoorDash-Gutschein – wir schauen einfach, was es am Wohnort der Person gibt, damit es ein schönes Erlebnis wird. Das hilft sehr, dass sich neue Leute willkommen fühlen und schnell integrieren können.

Tim Reitsma: Das Letzte, was man will, ist, dass neue Mitarbeitende am ersten Tag ins Leere laufen – sie sollen um 9 Uhr online sein, haben aber keinen Link, keinen Computer, nichts. Man startet quasi „mit verbundenen Augen“.

Maggie Smith: Genau! Wir planen das daher gezielt. Wir wollen regelmäßig neue Mitarbeitende begleiten.

Dafür nutzen wir Umfragen – wir setzen stark auf Technologie. Also bekommt jede:r neue Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeitpunkten während der Einarbeitung eine Umfrage, damit wir Feedback bekommen und frühzeitig wissen, wie es läuft.

Tim Reitsma: Feedback ist so wichtig. Denn wenn wir nicht fragen, erzählen uns die Leute oft nichts.

Und das Letzte, was wir wollen ist, dass gute Leute das Unternehmen verlassen – und wir erst im Nachgang erfahren, was wir als Führungskräfte eigentlich schon hätten wissen sollen.

Maggie Smith: Ganz genau. Als ich zu Traliant kam, gab es gleich zu Anfang eine Veränderung, und unser Kollege Andrew Rawson meinte: „Wir machen kommende Woche eine Besprechung, alle sollen dir vorab ihre Fragen mailen.“ Ich sagte: „Andrew, das klappt so nicht. Ich bin erst seit zwei Minuten hier, die Leute kennen mich nicht.“

Deshalb haben wir sofort einen anonymen Online-Vorschlagskasten eingeführt – zum Beispiel Suggestion Ox, es gibt aber auch andere. Wenn jemand Feedback abgibt, kann er oder sie seine E-Mail angeben (ich sehe sie nicht), dann kann ich gegebenenfalls über die Plattform antworten. Häufig senden wir aber auch eine Antwort an alle, um die Frage zu klären.

Es ist wichtig, den Feedback-Kreislauf zu schließen und zurückzumelden – selbst ein „Nein“ ist eine Antwort. Das machen wir konsequent.

Tim Reitsma: Da gibt es ein paar Dinge, die mir auffallen.

Zum einen – gut, dass du gesagt hast: „Ich bin erst seit zwei Minuten hier, die Leute kennen mich nicht.“ Das ist Aufgabe des gesamten Leitungsteams. Und auch, dass du eine Feedback-Kultur eingeführt hast. Feedback einfordern, aber dann auch wirklich darauf reagieren. Es bringt nichts, Daten zu sammeln, wenn am Ende nichts damit geschieht.

Mal hatte ich einen Mitarbeitenden, der sagte: „Ihr sammelt das alles, aber es wird nie etwas umgesetzt.“

Maggie Smith: Genau, dann hören die Leute auf, offen zu reden.

Tim Reitsma: Ja, dann erzählen sie es lieber Freunden, auf Glassdoor oder sonstwo.

Ein Teil dieses Gesprächs dreht sich um eine warme und einladende Arbeitsplatzkultur. Wir haben schon einiges gestreift; ich möchte auch gezielt das Thema inklusive Arbeitsplätze ausleuchten. Ohne Inklusion funktioniert eine warme und einladende Kultur nicht, denke ich.

Was macht eine inklusive Kultur aus?

Maggie Smith: Oh, das ist vielschichtig. Ich stelle mir das oft vor wie viele Teller, die gleichzeitig in der Luft gehalten werden müssen. Als ich kam, war mein erster Fokus, ein psychologisch sicheres Umfeld zu schaffen – etwa durch ein Town Hall Meeting wie heute bei Traliant.

Dabei können die Leute Fragen stellen; im Nachgang schicken wir die Präsentation rum. Ich warte meist ein, zwei Tage, weil jemand vielleicht noch anonym etwas einsenden möchte.

Inklusion beginnt bei uns schon beim Rekrutieren: Wir gehen bewusst breit auf Talentsuche, sprechen verschiedene Zielgruppen an und fügen etwa in Stellenausschreibungen den Hinweis ein, dass man sich auch bewerben soll, wenn man nicht jede Fähigkeit mitbringt. Wir wollen die Menschen einbinden und beteiligen, z.B. in unserem Engagement- oder DEI-Komitee.

Tim Reitsma: Mir gefällt, wie bewusst und gezielt ihr das macht – nicht nur in Ausschreibungen, sondern auch bei Beteiligungsangeboten intern.

Eine provokante Frage: In manchen Unternehmen gibt es Komitees oder ERGs, aber keine Unterstützung durch Vorgesetzte. Man muss die Zeit nacharbeiten oder darf nicht teilnehmen, weil die Führung meint, „Das bindet dich von der eigentlichen Arbeit ab.“ Kam dir das schonmal unter?

Maggie Smith: Zum Glück bisher nicht bei Traliant.

Früher, im Gesundheitswesen und in einem Softwareunternehmen – da kam das schon vor. Denn klar, Mitarbeitende werden auf Stationen gebraucht. Aber ich fordere: „Lass uns kreativ werden.“ Vielleicht Budget einplanen, damit die Teilnehmenden dafür bezahlt werden. Im Gesundheitswesen haben wir Meetings z.B. um 6 Uhr morgens gemacht, vor Schichtbeginn, damit möglichst viele teilnehmen konnten.

Tim Reitsma: Absolut. Viele möchten mehr als nur ihren Job machen. Sie möchten zur Vision und Mission beitragen. Eine Willkommenskultur bedeutet eben nicht, dass Beteiligung nur in der Freizeit unbezahlt passiert.

Maggie Smith: Genau! Ich bemühe mich, allen mitzuteilen: Es ist auch okay, wenn gerade nicht der richtige Zeitpunkt ist, sich umfangreicher einzubringen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Beteiligung. Man sollte die Mitarbeitenden kennen, ihre Talente, Interessen. Und wenn jemand „Nein“ sagt, ist das völlig in Ordnung.

Tim Reitsma: Wichtig ist, das Angebot offen zu halten – nicht wie an der Uni, wo man sich gleich am Anfang für einen Club entscheiden muss.

Maggie Smith: Genau. Es geht um Langfristigkeit und das Recht, sich jederzeit zu engagieren.

Und unsere Arbeit wandelt sich immer mehr in Richtung asynchrone Kultur. Wir sind flexibel. Hauptsache, die Arbeit wird erledigt, Deadlines werden eingehalten. Ich habe z.B. eine Mitarbeiterin, die arbeitet früh, fährt dann ihr Kind in die Schule, kommt später wieder online – das ist kein Problem.

Tim Reitsma: Es geht um einen Kulturwandel. Traditionell hieß es, zwischen 9 und 17 Uhr ist arbeitszeit – heute ist Flexibilität gefragt. Ich würde gern nochmal auf die Willkommenskultur zurückkommen: Gab es Dinge, die du nie wieder tun würdest? Beispiele aus deiner HR-Karriere?

Maggie Smith: Mir fällt kein Negativbeispiel ein, aber ich habe positive Erfahrungen! Ich erinnere mich, kurz vor einem neuen Job-Einstieg rief meine zukünftige Führungskraft an, freute sich auf meinen Start – das Gespräch dauerte zwei Minuten, hat mich aber sehr positiv gestimmt.

Oft liegt es nicht an bösem Willen, wenn Onboarding nicht gelingt – aber man muss sich Zeit nehmen, um neue Leute willkommen zu heißen. Dieses Jahr hatten wir eine neue Kollegin an der Westküste und ich, an der Ostküste, organisierte zum Einstand ein virtuelles Brunch und schickte ihr ein „Brunch aus der Box“-Paket. Es geht um kleine Gesten der Inklusion und Wertschätzung – und das ab dem ersten Tag.

Tim Reitsma: Brunch in der Box – tolle Idee! Du beschreibst, wie eine kleine Geste – ein Anruf oder ein Text ein paar Tage vor dem Start – einen großen Effekt haben kann. Aber wie hält man das danach aufrecht? Gute Onboardings kennt man, aber wie schafft man es, dauerhaft eine Wärme und Willkommenskultur zu leben?

Maggie Smith: Unser CEO John legt viel Wert darauf. Wir investieren Zeit und Ressourcen in Management-Schulungen, damit Führungskräfte wissen, wie sie dieses „Hospitality-Mindset“ leben können. Regelmäßige Townhall-Meetings sind Standard (alle vier bis sechs Wochen), um Mitarbeitende zu informieren und einzubinden.

Wir teilen auch Best Practices: Jemand hatte z.B. einen Buchclub mit seinen Mitarbeitenden – alle haben gemeinsam „Atomic Habits“ gelesen und diskutiert. Solche Ideen geben wir weiter. Es geht nicht darum, alles zu übernehmen, aber man kann Inspirationen teilen.

Tim Reitsma: Ich finde das großartig! Es schafft psychologische Sicherheit, wenn unterschiedliche Meinungen und Diskussionen zugelassen sind – das fördert die Willkommenskultur und Inklusion.

Maggie Smith: Genau! Die Managerin hat die Bücher einfach bei Amazon bestellt und an die Mitarbeitenden geschickt. Das kostet wenig – im Gegensatz dazu, Mitarbeitende zu verlieren, weil sie sich nicht gesehen oder wertgeschätzt fühlen.

Tim Reitsma: Ja. Kleine Investitionen können Großes bewirken. Allerdings ist es auch wichtig, die Maßnahmen sinnvoll und nicht zu überhastet zu gestalten. Zum Beispiel sollte nicht verlangt werden, ein Buch übers Wochenende zu lesen und dann direkt alle Maßnahmen zu implementieren – das wäre nicht inklusiv.

Maggie Smith: Genau. So einfach kann man Umfragen in Outlook machen: Welches Buch wollt ihr lesen? Wir versuchen, Mitarbeitende einzubeziehen. Auch bei Themen wie mentale Gesundheit haben wir Feedback eingeholt und anhand dessen gezielt Programme eingeführt.

Tim Reitsma: Es gibt aktuell viele Nachrichten über Entlassungen. Manche Unternehmen gehen empathisch vor, andere nicht. Im Führungsteam – habt ihr euch damit auseinandergesetzt, was „warme Kultur“ für euch bedeutet?

Maggie Smith: Ja, wir diskutieren das regelmäßig im Führungskreis. Ich bin froh, dass unser CEO wirklich Wert auf Mitarbeitende legt. Aber grundsätzlich gilt: Es ist wichtig, Erwartungen explizit zu kommunizieren. Wir sagen den Führungskräften, wie man führen soll – das ist zentral.

Tim Reitsma: Das Stichwort ist „Intentionalität“. Unternehmenskultur muss definiert und gelebt werden. Wenn es eine „Dienst nach Vorschrift“-Kultur ist, dann sollte man sie auch so benennen und nicht vorgaukeln, etwas anderes zu sein. Bei euch steht Wärme, Inklusion und Diversität im Zentrum – und das lebt ihr aktiv.

Auch wenn HR und Geschäftsführung nicht allein alles beeinflussen, kann jede:r im Team bewusst eine positive Kultur gestalten.

Maggie Smith: Ganz genau. Und unser CEO – der nach mir ins Unternehmen kam – achtet sehr stark auf Erholungszeiten. Ich habe gesagt, vielleicht wissen das nicht alle Führungskräfte. Er hat daraufhin eine Rundmail geschrieben: Wer am Wochenende arbeiten will, soll „verspätetes Senden“ nutzen, damit andere nicht gestört werden. Wichtig ist, solche Themen aktiv und strukturiert anzugehen.

Tim Reitsma: Das gefällt mir.

Maggie, zum Abschluss: Was ist das Eine, was jede:r tun kann, um eine warme und einladende Kultur zu schaffen?

Maggie Smith: Es gibt so viel, aber vor allem: Lernen Sie Ihre Mitarbeitenden kennen. Fragen Sie, was ihnen außerhalb der Arbeit wichtig ist. Ich bemühe mich, jede:n neue:n Mitarbeitenden zu begrüßen, bei der Onboarding-Session vorbeizuschauen und mir eine persönliche Sache einzuprägen – vielleicht das Thema orange Katzen, über die wir mal Fotos ausgetauscht haben. Zeigen Sie echtes Interesse am Menschen.

Wir haben außerdem bei Traliant einen virtuellen Pausenraum in Teams eingeführt – dort animiere ich dazu, z.B. Fotos von Kunstwerken zu teilen, die bei ihnen zu Hause hängen. Morgen ist in den USA Veterans Day, da gibt‘s ein Quiz – der oder die Schnellste bekommt einen Starbucks-Gutschein. In Kanada würde ich natürlich einen Tim Hortons Gutschein spendieren!

Es geht um solche Dinge, bei denen sich Menschen auch abseits des Tagesgeschäfts begegnen. So lernen sich Leute aus verschiedenen Teams persönlich kennen.

Tim Reitsma: Das sind tolle Anregungen. Wie du betonst, HR kann das nicht komplett für alle abdecken – Führungskräfte müssen Zeit nehmen, persönliche Gespräche führen und wirklich an den Menschen interessiert sein. Solche Räume und Rituale fördern die Verbindung untereinander.

Maggie Smith: Ja! Wir haben außerdem ein gutes Employee Assistance Program eingeführt und dazu Live-Trainings angeboten, z.B. zum Thema „Wellness an Feiertagen“. Die Teilnahme ist freiwillig, aber wir schaffen solche Möglichkeiten ganz bewusst.

Tim Reitsma: Großartig.

Maggie, es war eine Freude, mit dir zu sprechen. Du hast außerdem einen Artikel auf unserer Webseite veröffentlicht und an unserer Interviewreihe „Build a Better World of Work“ teilgenommen. Danke dafür!

Wer mehr über dich erfahren oder Fragen hat, wie du gezielt unsere Kultur gestaltet hast – wie kann man dich erreichen?

Maggie Smith: Am besten über LinkedIn – Maggie Smith aus Richmond, Virginia. Außerdem per E-Mail: maggie.smith@traliant.com.

Tim Reitsma: Perfekt. Wir verlinken das auch in den Shownotes. Weitere Infos, Programme und Kontakte finden Sie wie immer auf peoplemanagingpeople.com.

Danke nochmal, Maggie, dass du bei uns warst.

Und an alle Zuhörenden: Ich freue mich immer über Feedback! Schreiben Sie mir an Tim@peoplemanagingpeople.com. Ideen für weitere Episoden sind auch immer willkommen. Und wie immer: Liken und abonnieren nicht vergessen!

Maggie, dir einen schönen Tag noch. Und auch allen Zuhörer:innen: Einen wunderbaren Tag!