Der Rekrutierungstrichter: Ein vollständiger Leitfaden

Wenn du dir die Personalbeschaffung wie den Vertrieb vorstellst, wobei eine Stelle in deiner Organisation das Produkt ist, dann ist sie dem Marketingtrichter, den Marketingteams verwenden, sehr ähnlich.

Warum ist der Recruiting-Trichter wichtig?

Der Recruiting-Trichter ist ein nützliches Instrument, um den Fluss der Kandidaten vom ersten Bewusstsein bis zur Annahme einer Stelle in der Organisation zu steuern.

Personalbeschaffung ist bekanntermaßen ein chaotischer Prozess, aber der Einsatz des Trichters hilft Einstellungsteams, sich anhand verschiedener Aufgaben zu organisieren und Daten zu nutzen, um Verbesserungen in den einzelnen Phasen des Trichters zu erkennen.

Die Geschwindigkeit des Recruiting-Trichters ist beispielsweise eine häufig verwendete Recruiting-Kennzahl, mit der die Dauer des Einstellungsprozesses und die Zeit, die Kandidaten in den einzelnen Phasen verbringen, im Blick behalten werden.

Wenn Kandidaten zu viel Zeit in der Interviewphase verbringen, woran liegt das? Sind sie nicht bereit, eine von dir vorgesehene Prüfung zu absolvieren? Vielleicht schließen sie sie ab, warten aber zu lange auf Feedback.

Phasen des Recruiting-Trichters

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Bekanntheit

Jede Organisation hat zwei Marken: die Gesamtmarke (Produkt, Kundenservice, Sprache) und die Arbeitgeber-marke (wie sie als Arbeitgeber wahrgenommen wird).

Deine Arbeitgebermarke hat einen erheblichen Einfluss auf deine Fähigkeit, Talente zu gewinnen (und zu halten). Wenn du dich also bisher noch nicht mit deiner Arbeitgebermarke beschäftigt hast, ist es an der Zeit, dies zu tun.

Den Kern deiner Arbeitgebermarke bildet dein Arbeitgeberversprechen (EVP), also das, was du jemandem im Gegenzug für seine Dienste bietest. Dazu gehören Zweck, Mission und Vision, Werte, Gesamtvergütung, Entwicklungsmöglichkeiten, Kultur, der Umgang mit Menschen usw.

Sobald du ein starkes EVP etabliert hast, kannst du es mit allen nach außen gerichteten Elementen wie Logos und visuellen Darstellungen kombinieren, die eine Marke ausmachen.

Der Aufbau einer starken Arbeitgebermarke trägt dazu bei, Bekanntheit für deine Eignung als Arbeitgeber zu schaffen und die Gewinnung und Bindung von Talenten deutlich zu erleichtern.

Du kannst damit beginnen, deine Marke durch Werbung, soziale Medien und deine digitalen Präsenzen wie die Karriereseite auf deiner Website bekannt zu machen.

Anziehung

Mit einer klaren und starken Marke kannst du beginnen, dich nach außen zu präsentieren und deine Organisation neben konkreten Stellen stärker zu bewerben.

Dieser als Recruiting-Marketing bezeichnete Prozess umfasst Aktivitäten wie:

• Verfassen und Veröffentlichen klarer, ansprechender Stellenanzeigen
• Erstellen einer attraktiven Karriereseite
• Kontaktaufnahme mit Kandidaten, z. B. durch Kandidatensuche
• Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms, um Empfehlungen zu fördern und Anreize dafür zu schaffen.
• Erstellen von Profilen auf Einstellungsplattformen
• Aktivität in sozialen Medien, z. B. durch Social Recruiting.

Es ist eine Gelegenheit, Spaß zu haben und zu zeigen, was dich einzigartig macht. Manchmal entscheidest du dich jedoch vielleicht dafür, mit Personalvermittlungsagenturen zusammenzuarbeiten, um mehr oder bessere Kandidaten zu finden und schwer zu besetzende Stellen zu besetzen.

Technologien wie Recruiting-Marketing-Software und Bewerbermanagementsysteme (ATS) können bei der Erstellung von Karriereseiten und der Veröffentlichung von Stellenanzeigen helfen.

Bewerbung

Diese Phase liegt zwischen dem Entschluss einer Kandidatin oder eines Kandidaten, sich zu bewerben, und dem formellen Einreichen der Bewerbung. 

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Bewerbungsprozess reibungslos abläuft, Doppelungen vermeidet, schnell abgeschlossen werden kann und nur relevante Fragen stellt (diese müssen nicht für jede Stelle gleich sein). Wer hier vom richtigen Weg abkommt, kann dazu führen, dass sich Kandidatinnen und Kandidaten ausgelaugt fühlen und das Unternehmen Talente abschreckt.

In den Worten des Experten für Personalgewinnung Liam Reese:

"Die einzigen Informationen, die Sie zu diesem Zeitpunkt wirklich benötigen, sind die minimale Menge an Informationen, die Sie brauchen, um zu entscheiden, ob Sie die Kandidatin oder den Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einladen oder nicht, sowie Kontaktdaten, um mit der Person zu kommunizieren – mehr benötigen Sie nicht, also fragen Sie auch nach nichts anderem."

ATSs können hier helfen, indem sie bestimmte Aspekte des Bewerbungsprozesses standardisieren und sicherstellen, dass die Informationen aller Bewerberinnen und Bewerber erfasst werden, sodass diese nachverfolgt werden können und eine Rückmeldung erhalten.

Eine weitere praktische ATS-Funktion besteht darin, das System so zu programmieren, dass es Kandidatinnen und Kandidaten, die bestimmte Kriterien wie Standort oder Visastatus nicht erfüllen, automatisch ablehnt und denjenigen, die sie erfüllen, Informationen zu den nächsten Schritten sendet.

Vorauswahl

Bei der Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten werden Bewerbungen bewertet und es wird entschieden, wer zu einem Vorstellungsgespräch mit der einstellenden Führungskraft eingeladen wird.

Der Prozess der Kandidatenauswahl umfasst die Prüfung der Ihnen verfügbaren Informationen über die Kandidatin oder den Kandidaten (Lebenslauf, Anschreiben, LinkedIn-Profil usw.) sowie die Entscheidung, ob die Person gut geeignet sein könnte.

Unternehmen, die Tools zur Lebenslaufprüfung einsetzen, erleben häufig schnellere Einstellungszyklen und eine bessere Qualität der Kandidatinnen und Kandidaten.

Wenn die Person vielversprechend erscheint, umfasst der Prozess normalerweise auch ein erstes Gespräch zwischen der Kandidatin oder dem Kandidaten und einer Person aus der Personalabteilung, das als „Vorauswahlgespräch“ bezeichnet wird, um etwas tiefer einzusteigen und die Stelle zu besprechen.

Zu diesem Zeitpunkt ist vielleicht nur eine Person am Prozess beteiligt, aber das wird sich wahrscheinlich ändern.

Wenn weitere Personen hinzukommen, ist es keine schlechte Idee, einen Ablaufplan für den Einstellungsprozess zu haben, an dem sich alle Beteiligten orientieren können, sowie eine zentrale Ansprechperson, mit der die Kandidatin oder der Kandidat während des gesamten Prozesses interagiert – normalerweise die Person, die die erste Vorauswahl durchführt. Dies wird als Personalgewinnung über den gesamten Zyklus bezeichnet.

Vorstellungsgespräche und Beurteilungen

Jetzt kommen wir zum Kern des Trichters der Personalgewinnung, an dem wahrscheinlich die meisten Personen beteiligt sind.

Wir führen Vorstellungsgespräche mit Kandidatinnen und Kandidaten und geben ihnen Aufgaben, um ihre Qualifikationen, Kommunikationsfähigkeiten und Motivation zu ermitteln und gleichzeitig die Richtigkeit ihrer Bewerbung zu überprüfen.

Umgekehrt können Bewerberinnen und Bewerber ihre Fähigkeiten zeigen, die Stelle besser verstehen und eine Beziehung zu potenziellen Arbeitgebern aufbauen.

Beide Seiten können Erwartungen klären, Bedingungen aushandeln und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob sie den Prozess fortsetzen möchten.

Letztendlich möchten wir durch Vorstellungsgespräche und Beurteilungen die erforderlichen Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Motivationen gründlich untersuchen und unabhängig vom Ergebnis eine positive Erfahrung der Kandidatinnen und Kandidaten schaffen.

Eine klare Struktur für Vorstellungsgespräche ist wichtig. In ihrem hervorragenden Artikel darüber, wie man ein Vorstellungsgespräch führt, empfiehlt Mariya Hristova, Vorstellungsgespräche wie einen Trichter zu strukturieren: In den ersten Phasen beginnt man mit den unbedingt erforderlichen Fähigkeiten und geht in den folgenden Phasen zu den optionalen Fähigkeiten über.

Beispiel:

• Phase eins: Tiefgehende Beschäftigung mit der Erfahrung der Person anhand spezifischer Fragen, wobei zunächst die unbedingt erforderliche Erfahrung im Vordergrund steht und anschließend zunehmend optionale Erfahrungen berücksichtigt werden.
• Phase zwei: „Technisches“ Vorstellungsgespräch, möglicherweise mit einer Aufgabe, bei dem die unbedingt erforderlichen Fähigkeiten beurteilt werden und möglicherweise ein Verständnis für die wünschenswerten Zusatzqualifikationen gewonnen wird (auf Grundlage der Leistung der Kandidatin oder des Kandidaten im ersten Gespräch).
• Phase drei: Konzentration auf den kulturellen Beitrag und die Passung im Hinblick auf das Verhalten.

Ich kann nur wärmstens empfehlen, den Artikel für eine vertiefte Betrachtung zu lesen!

Angebot

Das Stellenangebot steht zwar am Ende des Einstellungsprozesses, doch der Abschluss mit den Kandidatinnen und Kandidaten (d. h. sicherzustellen, dass sie das Angebot annehmen) beginnt in dem Moment, in dem Sie zum ersten Mal mit ihnen sprechen und ihre Informationen in Ihre Software für Personalgewinnung eingegeben werden.

Die Maßnahmen, die Sie in jeder Phase des Trichters ergreifen, helfen Ihnen dabei, sie zu einer „abschließbaren“, „Ja, ich möchte im Unternehmen arbeiten!“-Einstellung zu führen (oder das Gegenteil zu bewirken und sie dazu zu bringen, sich selbst aus dem Prozess auszuwählen).

Der Aufbau einer Beziehung zur Kandidatin oder zum Kandidaten ist entscheidend, da dies dazu beiträgt, Ihre Angebotsannahmequote (OAR) hoch zu halten (eine gute OAR liegt allgemein bei etwa 90 %).

Im weiteren Verlauf des Prozesses erfährst du mehr über den Kandidaten, was du dann nutzen kannst, um ihn in der Verhandlungsphase zu überzeugen. 

Wenn ein Entwickler beispielsweise mehr Erfahrung im Umgang mit einer bestimmten Technologie sammeln möchte und du ihm diese Möglichkeit tatsächlich bieten kannst, solltest du dies hervorheben.

Weitere Informationen findest du in Mariyas großartigem Artikel darüber, wie man ein Jobangebot unterbreitet.

So erstellst du einen Recruiting-Trichter

Hier ist ein kurzer Prozess, der dir bei der Erstellung eines Recruiting-Trichters hilft:

1. Entwickle dein EVP und deine Arbeitgebermarke
2. Definiere deine Recruiting-Ziele
3. Definiere deinen idealen Kandidaten
4. Erstelle E-Mail-Vorlagen für jede Phase des Recruiting-Trichters, um die Kommunikation mit Kandidaten zu optimieren.
5. Verfasse und veröffentliche einige Stellenbeschreibungen
6. Suche nach Kandidaten und führe eine Vorauswahl durch
7. Entwickle einen Interviewprozess
8. Unterbreite ihnen ein Angebot, das sie nicht ablehnen können
9. Entwickle einige nützliche Recruiting-Kennzahlen, die dir helfen, deinen Trichter zu optimieren.

Profi-Tipp: Kostenlose Recruiting-Tools helfen dabei, deinen Recruiting-Trichter zu visualisieren und zu optimieren, um bessere Einstellungsergebnisse zu erzielen.

Kennzahlen für den Recruiting-Trichter

Es gibt ein altes Sprichwort: „Was gemessen wird, wird auch gesteuert.“ Damit ist gemeint, dass die Überwachung der Wirksamkeit einer Maßnahme anhand klarer Kennzahlen entscheidend für ihre Verbesserung ist.

Wenn es darum geht, die Wirksamkeit des Recruiting-Trichters zu messen, stehen dir zahlreiche Kennzahlen zur Auswahl:

Kennzahlen für den Recruiting-Trichter sind entscheidend, um die Wirksamkeit deines Einstellungsprozesses zu bewerten und ihn zu optimieren. 

Hier sind einige wichtige Kennzahlen, die du berücksichtigen solltest:

1. Besetzungsdauer: Misst die Anzahl der Tage, die benötigt werden, um eine Stelle ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Annahme des Angebots zu besetzen.
2. Einstellungsdauer: Misst die Anzahl der Tage ab dem Zeitpunkt, an dem ein Kandidat in die Pipeline gelangt (z. B. durch eine Bewerbung oder aktive Suche), bis zu dem Zeitpunkt, an dem er das Jobangebot annimmt.
3. Quelle der Einstellung: Erfasst, woher die Kandidaten kommen (z. B. Stellenbörsen, soziale Medien, Mitarbeiterempfehlungen oder Personalvermittlungen).
4. Abschlussquote von Bewerbungen: Misst den Prozentsatz der Kandidaten, die den Bewerbungsprozess nach dessen Beginn abschließen.
5. Verhältnis von Vorauswahl zu Interview: Misst die Anzahl der vorausgewählten Kandidaten im Verhältnis zur Anzahl der interviewten Kandidaten.
6. Verhältnis von Interview zu Angebot: Misst die Anzahl der interviewten Kandidaten im Verhältnis zur Anzahl der unterbreiteten Jobangebote.
7. Annahmequote von Angeboten: Misst den Prozentsatz der von Kandidaten angenommenen Jobangebote.

Glücklicherweise kannst du dich auf dein Recruiting-System stützen, um diese Kennzahlen zu verfolgen, da viele Systeme bereits integrierte Berichte für diese Kennzahlen enthalten (oder Berichte, die du an deine spezifischen Anforderungen anpassen kannst).

Bewährte Vorgehensweisen für den Recruiting-Trichter

Befolge diese bewährten Vorgehensweisen, um deinen Recruiting-Trichter zu erstellen und zu optimieren:

1. Die Marke steht immer an erster Stelle: Ihre Marke ist wertvoll, lassen Sie sich von Ihren Werten leiten und schützen Sie sie um jeden Preis!
2. Entwickeln Sie Kandidaten-Personas: Erstellen Sie detaillierte Profile Ihrer idealen Kandidatinnen und Kandidaten, einschließlich ihrer Fähigkeiten, Erfahrungen und kulturellen Passung, um Ihre Sourcing- und Auswahlmaßnahmen zu steuern.
3. Nutzen Sie bestehende Mitarbeitende: Nutzen Sie bestehende Mitarbeitende, um Kandidatinnen und Kandidaten zu empfehlen und sich an Ihren Recruiting-Marketingmaßnahmen zu beteiligen.
4. Implementieren Sie ein ATS: Wenn Ihre Einstellungen umfangreich genug werden, verwenden Sie ein ATS, um den Bewerbungsprozess zu verwalten und zu optimieren, Kandidatinnen und Kandidaten zu verfolgen und geordnete Aufzeichnungen zu führen. Hier finden Sie unsere Auswahl der besten Bewerbermanagementsysteme.
5. Regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit: Einstellungen sollten eine gemeinsame Anstrengung von Recruiterinnen und Recruitern sowie Führungskräften mit Einstellungsverantwortung sein.
6. Ein vielfältiger Talentpool und ein vielfältiges Interviewteam: Dies ist wichtig, um neue Ideen und Perspektiven auf beiden Seiten des Gesprächstisches einzubringen.
7. Standardisieren Sie Auswahl- und Interviewprozesse: Entwickeln Sie einheitliche Auswahlkriterien und Interviewfragen, um Fairness und Objektivität sicherzustellen, und sorgen Sie dafür, dass Interviewende in bewährten Verfahren für die Durchführung effektiver und unvoreingenommener Interviews geschult werden.
8. Seien Sie transparent und ehrlich: Offenheit und Ehrlichkeit eröffnen den Raum für eine Vielzahl von Fragen, anhand derer Sie einschätzen können, ob die Person für die Stelle geeignet ist.

Sie können Ihren Recruiting-Trichter optimieren, indem Sie Recruitingsysteme für kleine Unternehmen nutzen, die diese wichtigen Prozesse automatisieren.

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