Kostenlose Checkliste-Vorlage für neue Mitarbeitende für Arbeitgeber

Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende

Diese Vorlage für eine Checkliste für neue Mitarbeitende führt Sie durch die einzelnen Schritte, die nach dem Versenden eines Angebots und der Rückmeldung, dass die betreffende Person die Stelle annehmen möchte, erforderlich sind.

Sie können sie während des ersten Monats einer Person verwenden, um sicherzustellen, dass Sie den gesamten Einstellungsprozess abdecken – von einem herzlichen Empfang am ersten Arbeitstag bis hin zu organisatorischen Aufgaben wie dem Erstellen eines Vertrags, eines Formulars für die direkte Gehaltsüberweisung und weiterer wichtiger Dokumente.

Die meisten Schritte in dieser Checkliste zur Einarbeitung von Mitarbeitenden gelten als Teil des Orientierungsprogramms für Mitarbeitende. 

Sie soll Ihnen dabei helfen, Ihre neuen Teammitglieder schnell und effizient einzuarbeiten, und begleitet Sie vom offiziellen Stellenangebot bis zum Beginn des ersten Arbeitstags und der ersten Arbeitswoche Ihres neuen Mitarbeitenden.

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Was ist eine Einarbeitungscheckliste?

Eine Einarbeitungscheckliste ist eine strukturierte Liste von Aufgaben und Aktivitäten, die neue Mitarbeitende durch den Einarbeitungsprozess führt.

Sie stellt sicher, dass wichtige Schritte abgeschlossen werden, damit neue Mitarbeitende sich im Unternehmen zurechtfinden, ihre Rollen verstehen und zu produktiven Teammitgliedern werden.

Was sollte eine Checkliste für neue Mitarbeitende enthalten?

Auch wenn Unternehmen ihren Einarbeitungsprozess zwangsläufig um eigene Elemente ergänzen, enthält eine Checkliste für neue Mitarbeitende im Allgemeinen Folgendes:

• Beschäftigungsformulare: Füllen Sie wichtige Dokumente wie Steuerformulare (W-4, I-9), Angaben zur direkten Gehaltsüberweisung und Arbeitsverträge aus.
• Willkommenserlebnis: Senden Sie einen Willkommensbrief, bereiten Sie Willkommenspakete vor und stellen Sie neue Mitarbeitende über interne Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Slack vor.
• Überblick über Unternehmensrichtlinien: Gewähren Sie Zugang zum Mitarbeiterhandbuch, zum Verhaltenskodex und zu Richtlinien im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften.
• Einrichtung der Technologie: Stellen Sie den Zugang zu den erforderlichen Werkzeugen sicher, einschließlich Software, E-Mail-Konten und Hardware wie Computern und Telefonen.
• Besprechungen: Planen Sie ein Einzelgespräch mit der Führungskraft und nehmen Sie an relevanten Team- und Abteilungsbesprechungen teil. 
• Rollenspezifische Schulungen: Planen Sie erste Schulungen für neue Mitarbeitende (verwenden Sie bei Bedarf Werkzeuge zur Planung von Schulungen) und erklären Sie relevante Systeme sowie stellenspezifische Prozesse.
• Vorstellung im Team und Orientierung: Organisieren Sie Besprechungen mit Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Abteilungsleitern.
• Anmeldung zu Zusatzleistungen: Bieten Sie Unterstützung bei der Auswahl von Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen verfügbaren Leistungen.

Warum ist eine Checkliste für neue Mitarbeitende wichtig?

Eine Checkliste für neue Mitarbeitende ist ein nützliches Hilfsmittel, da sie dazu beiträgt, einen reibungslosen, einheitlichen und effizienten Einarbeitungsprozess sicherzustellen. Hier sind einige Gründe, warum ihre Erstellung sinnvoll ist:

1. Organisation und Effizienz: Hält Aufgaben beim Onboarding auf Kurs und verhindert, dass wichtige Schritte übersehen werden.
2. Compliance und rechtlicher Schutz: Stellt die Vervollständigung erforderlicher Formulare sowie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien sicher.
3. Positiver erster Eindruck: Schafft eine einladende Erfahrung, die die Motivation und das Engagement neuer Mitarbeitender vom ersten Tag an stärkt.
4. Schnellere Produktivität: Hilft neuen Mitarbeitenden, die benötigten Werkzeuge, Kenntnisse und Unterstützung in kürzerer Zeit zu erhalten, um effektiv zum Unternehmen beizutragen.
5. Mitarbeiterbindung: Hilft, die Fluktuation neuer Mitarbeitender zu reduzieren, indem eine strukturierte und unterstützende Onboarding-Erfahrung geschaffen wird.
6. Einheitlichkeit über Teams hinweg: Hilft dabei, das Onboarding zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeitenden eine ähnliche, hochwertige Erfahrung machen.

Risiken eines mangelhaften Onboardings

Die Unterschiede zwischen einer strukturierten, personalisierten Onboarding-Erfahrung, bei der eine Checkliste für neue Mitarbeitende verwendet wird, und einer nachlässigen, unzusammenhängenden Erfahrung sind deutlich.

Eine mangelhafte Onboarding-Erfahrung kann Folgendes zur Folge haben:

• Hohe Mitarbeiterfluktuation: Neue Mitarbeitende fühlen sich möglicherweise nicht unterstützt oder nicht eingebunden, was zu frühen Kündigungen führen kann. Eine aktuelle Umfrage von Paychex ergab, dass 80 % der neuen Mitarbeitenden, die sich unzureichend geschult fühlten, planten, ihren Arbeitsplatz zu kündigen.
• Geringe Produktivität: Unzureichende Schulungen und unklare Erwartungen können die Einsatzbereitschaft im Arbeitsbereich verzögern.
• Compliance-Probleme: Das Fehlen wichtiger Unterlagen oder eine unzureichende Erläuterung von Unternehmensrichtlinien kann zu Verstößen gegen gesetzliche und regulatorische Vorgaben führen.
• Beschädigter Ruf als Arbeitgeber: Negative Onboarding-Erfahrungen können zu schlechten Arbeitgeberbewertungen führen und die Bemühungen um die Gewinnung von Talenten behindern.
• Höhere Schulungskosten: Ohne einen strukturierten Onboarding-Prozess werden möglicherweise mehr Zeit und Ressourcen für die Korrektur von Fehlern und erneute Schulungen aufgewendet.
• Beeinträchtigung des Teams: Unvorbereitete Mitarbeitende können für Führungskräfte und Kollegen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachen, was zu Frustration und Ineffizienz führt.

So erstellen Sie eine effektive Checkliste für neue Mitarbeitende: 4 wichtige Schritte

Die in diesem Beitrag enthaltene Vorlage ist ein guter Ausgangspunkt und zweckmäßig. Wenn Sie jedoch Ihre eigene Checkliste erstellen möchten, finden Sie hier einige Schritte, die Sie befolgen sollten:

1. Definieren Sie die wichtigsten Phasen

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Onboarding in wichtige Phasen zu unterteilen, z. B. Preboarding, Einarbeitung, erster Monat usw.

Skizzieren Sie, was neue Mitarbeitende in jeder Phase lernen, tun und erreichen sollten:

• Preboarding: Der Zeitraum zwischen der Annahme des Angebots und dem ersten Arbeitstag, in dem Unterlagen, die Einrichtung der IT und die Bereitstellung wichtiger Informationen im Mittelpunkt stehen, damit sich neue Mitarbeitende vorbereitet und willkommen fühlen.
• Einarbeitung: Am ersten Tag (oder in den ersten Tagen) werden neue Mitarbeitende mit dem Team sowie der Unternehmenskultur, den Richtlinien und den Werkzeugen vertraut gemacht, die sie verwenden werden.
• Erster Monat: Die Anpassungsphase, in der Mitarbeitende mit praktischen Schulungen beginnen, Kollegen begleiten, zu Projekten beitragen und Leistungserwartungen erfüllen, während sie fortlaufend unterstützt werden.
• 30–60 Tage: Tiefere Integration in die Rolle, Übernahme zunehmender Verantwortung und Aufbau funktionsübergreifender Beziehungen. Diese Phase umfasst Gespräche zur Leistungsüberprüfung und erste Feedbackgespräche.
• 60–90 Tage: Vollständiger Übergang zur eigenständigen Verantwortung für die Rolle, Festlegung langfristiger Ziele und Beitrag auf höherem Niveau. Zu diesem Zeitpunkt sollten sich Mitarbeitende sicher, engagiert und mit den Erwartungen des Unternehmens im Einklang fühlen.

Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel über die Erstellung eines 30-60-90-Tage-Onboarding-Plans.

2. Decken Sie die wesentlichen Punkte ab

Interessengruppen wie Personalabteilung, Finanzabteilung, IT, Führungskräfte und Unternehmensleitung sollten zusammenarbeiten, um Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die wesentlichen Aufgaben für jedes Mitglied des Onboarding-Teams und die neue Person festzulegen.

Zu den Aufgaben in der Preboarding-Phase könnten beispielsweise gehören:

• Arbeitsangebot versenden und unterzeichnete Kopie erhalten [Personalabteilung + neue Person]
• Hintergrundprüfung durchführen (falls zutreffend) [Personalabteilung und/oder Rechtsabteilung]
• Steuer- & Gehaltsabrechnungsformulare einholen (z. B. W-4, Informationen zur direkten Einzahlung) [Personalabteilung + neue Person]
• E-Mail-Adresse, Softwarezugang und Unternehmenskonten einrichten [IT und/oder Führungskraft]
• Laptop und Ausrüstung bestellen und konfigurieren [Personalabteilung oder IT]
• Willkommens-E-Mail mit Informationen zum ersten Arbeitstag versenden [Personalabteilung]
• Onboarding-Pate oder Mentor zuweisen [Führungskraft]
• Neue Person im Team bekannt geben. [Führungskraft]

4. Nutzen Sie, wo möglich, Automatisierung

Softwaretools für die Einarbeitung können typische Aufgaben bei der Einarbeitung automatisieren, etwa das Versenden von Willkommens-E-Mails, das Erinnern an ausstehende Aufgaben und das Bereitstellen eines zentralen Ortes für Einarbeitungsmaterialien wie die Checkliste.

5. Sorgen Sie für Engagement

Gestalten Sie die Einarbeitung mit interaktiven Schulungen, Willkommensnachrichten und einem Patensystem unterhaltsam, damit sich neue Mitarbeitende verbunden und unterstützt fühlen.

Einige Ideen stammen von der Beraterin für Personalprozesse, Rita Witteck:

• Patenschaftsprogramme für die Einarbeitung: Wenn neue Mitarbeitende mit erfahrenen Teammitgliedern zusammengebracht werden, können sie Beziehungen aufbauen und die Unternehmenskultur vom ersten Tag an verstehen. Idealerweise nimmt die Patin oder der Pate bereits vor dem ersten Arbeitstag Kontakt auf.
• Interaktive Vorstellungen im Team: Veranstalten Sie Aktivitäten wie virtuelle Kaffeepausen, Quizspiele oder „zwei Wahrheiten und eine Lüge“, um Vorstellungen ansprechend und einprägsam zu gestalten.
• Beziehen Sie Ihr Produkt ein: Finden Sie eine Möglichkeit, Ihr Produkt in die Einarbeitung einzubeziehen. In einem früheren Unternehmen baten wir jedes neue Teammitglied, eine fiktive Karriereseite mit vielen Informationen über sich selbst zu erstellen.
• Kulturelle Willkommenspakete: Legen Sie Dinge wie Unternehmensartikel, eine handgeschriebene Willkommensnachricht oder eine Liste von Teamtraditionen bei, damit sich neue Mitarbeitende verbunden fühlen.
• Rituale in der ersten Woche: Organisieren Sie ein Teamessen oder einen Slack-Kanal zum gegenseitigen Kennenlernen für den informellen Austausch (Canopy ist hierfür eine nützliche Integration). Details sind wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag nach Dingen wie Ernährungseinschränkungen fragen.

Wichtige Erfolgsfaktoren für diese Checkliste

Abschließend sollten Sie einige wichtige Faktoren berücksichtigen, um den Erfolg dieser Vorlage zu maximieren:

1. Transparenz: Minimieren Sie Überraschungen für neue Mitarbeitende.
2. Vorbereitung: Planen Sie Besprechungen, Schulungen und die Einbindung von Mitarbeitenden im Voraus, um Unterstützung zu gewährleisten.
3. Geduld: Seien Sie geduldig mit Ihrem neuen Teammitglied, während es Fehler macht.
4. Angemessenes Tempo: Überfordern Sie das neue Teammitglied nicht, da sonst Dinge übersehen werden können.
5. Ressourcen: Informieren Sie neue Mitarbeitende darüber, wer wichtige Ansprechpersonen sind, wie sie diese kontaktieren können und wo Ressourcen wie Mitarbeiterhandbücher, Informationen zu Leistungspaketen, Notfallkontaktinformationen, Informationen zur Krankenversicherung und Richtlinienhandbücher zu finden sind.

Wenn Sie es zu einer Priorität machen, Transparenz zu demonstrieren, vorbereitet zu sein, Geduld zu zeigen und neuen Mitarbeitenden die benötigten Ressourcen zur Verfügung zu stellen, trägt dies wesentlich dazu bei, einen positiven und produktiven Start der Einarbeitung zu gewährleisten.