Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Agenda + 2-Tages-Beispiel
Ein Mitarbeiter-Einführungsprogramm ist der Prozess, bei dem neu eingestellte Mitarbeitende mit Ihrem Arbeitsplatz vertraut gemacht werden. Es vermittelt grundlegende organisatorische Informationen, die Ihre neuen Mitarbeitenden benötigen, um sich in ihrem neuen Team, der Abteilung und ihrer Rolle im Unternehmen vorbereitet zu fühlen.
In der Regel beginnt die Mitarbeitereinführung am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden und zieht sich über die gesamte erste Woche. Sie besteht aus weit mehr, als ihnen einfach nur das Mitarbeiterhandbuch zu überreichen. Ein durchdacht gestalteter Einführungsprozess optimiert das Mitarbeiter-Onboarding und sorgt dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeitenden in ihrem neuen Job bereit und motiviert fühlen.
Die Einführung ist Teil Ihrer umfassenderen Mitarbeiter-Onboarding-Strategie, entscheidend für einen guten ersten Eindruck und trägt langfristig zur Mitarbeiterbindung bei. Der Einführungsprozess profitiert von Dokumentenmanagement-Software, um einen organisierten Zugang zu den Einführungsunterlagen zu ermöglichen.
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Übliche Aktivitäten bei der Einführung neuer Mitarbeitender sind:
- Büroführungen
- Einrichtung des Arbeitsplatzes
- Einzelgespräche mit direkten Vorgesetzten
- Kennenlernspiele mit neuen Kolleginnen und Kollegen
- Patenschafts- oder Mentorenprogramme
- Durchsicht des Mitarbeiterhandbuchs (Mitarbeiterhandbuch-Software kann dabei unterstützen)
- Persönlicher Austausch mit der Unternehmensleitung
Nun fragen Sie sich vielleicht: „Wie bringe ich das alles unter einen Hut? Welche Aktivitäten sollten zuerst stattfinden? Wie lange sollte ich für jede Aktivität einplanen?“
Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie unten eine Musteragenda für ein zweitägiges Einführungsprogramm. Sie können dies als eine Art Checkliste für die Einführung neuer Mitarbeitenden nutzen, um sicherzustellen, dass Sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter nichts vergessen.
Die ultimative Vorlage für die Mitarbeitereinführung
Anleitung zur Nutzung der Vorlage
Das Beispiel für die Agenda ist als vollständig bearbeitbare Reihe von Tabellen für beide Tage dargestellt. Sie können diese Tabellen direkt ausdrucken, mit Notizen und Kommentaren versehen und die Aktivitäten physisch abhaken, sobald sie erledigt sind.
Allerdings empfehlen wir Ihnen und Ihrer Ansprechperson im Personalbereich, gemeinsam mit dem neuen Mitarbeitenden diese Aktivitäten als Termine im digitalen Kalender oder als digitale Aufgaben/Erinnerungen einzutragen, die Sie oder die Person beim Erledigen abhaken können.
Für einige Programmpunkte der Agenda haben wir konkrete Beispiele der Aktivitäten aufgeführt, die Sie überprüfen oder durchführen sollten (z. B. „Vertrauensvereinbarung erstellen“ als Teil des Programmpunktes „Einzelgespräch“).
Wie viel Zeit sollte jede Einführungsaktivität in Anspruch nehmen?
Wir haben für jeden Programmpunkt die empfohlene Zeit sowie die Person angegeben, die die jeweilige Aktivität organisieren und durchführen sollte. Wir gehen von einer regulären Arbeitszeit mit Start um 9 Uhr aus, wobei für den ersten Tag ein späterer Arbeitsbeginn vorgesehen ist. Dies variiert je nach den üblichen (oder flexiblen) Arbeitszeiten Ihres Unternehmens.
Wer ist für die Einführungsaktivitäten zuständig?
Je nach den vorhandenen Personen und Teams in Ihrem Unternehmen muss die verantwortliche Person für einige Programmpunkte möglicherweise angepasst werden.
Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen oder ein Start-up sind, haben Sie womöglich keine Personalabteilung, Büroleitung, Assistenz oder eine bestimmte „Mentorin“ oder einen bestimmten „Buddy“.
In solchen Fällen kann der Einsatz von Onboarding-Software entscheidend sein. Sie hilft, die passenden Personen für diese Aufgaben zu identifizieren und zuzuweisen, sodass der Betrieb Ihres Unternehmens auch ohne spezialisierte Rollen reibungslos funktioniert.
