Warum ein neues Mitarbeiterhandbuch sinnvoll ist (und was es enthalten sollte)
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein entscheidendes Werkzeug in deinem Onboarding-Prozess für Mitarbeitende.
Es sollte klare Richtlinien und Anweisungen für Mitarbeitende in Bezug auf die Kernwerte, die Mission, die Unternehmenskultur sowie die Arbeitsrichtlinien und -verfahren deines Unternehmens bieten.
Allerdings musst du nicht alle betrieblichen Richtlinien und Verfahren komplett in deinem Orientierungspaket für neue Mitarbeitende am ersten Tag bereitstellen. Tatsächlich ist das ein sicherer Weg, sie zu überfordern!
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeitende zu schaffen, ist es nicht empfehlenswert, sie ein langes, trockenes Dokument lesen zu lassen.
In diesem Artikel schauen wir uns an:
- Zwei Arten von Mitarbeiterhandbüchern
- Was sollte in dein Mitarbeiterhandbuch für neue Mitarbeitende aufgenommen werden
- Beispiele für Mitarbeiterhandbücher
- Hinweise zu Mitarbeiterhandbüchern
Zwei Arten von Mitarbeiterhandbüchern
Viele Fachleute aus dem Personalwesen empfehlen, zwei Arten von Mitarbeiterhandbüchern vorzuhalten:
- Ein kompaktes Dokument, das wesentliche Punkte enthält, die neue Mitarbeitende kennen sollten, um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen, und
- Ein umfassenderes Dokument, das während der gesamten Zeit der Mitarbeitenden im Unternehmen als Nachschlagewerk dient.
Für neue Mitarbeitende empfehle ich, zunächst ein kürzeres Mitarbeiterhandbuch bereitzustellen. Es sollte einen Überblick über die Unternehmenskultur, das Arbeitsumfeld, die wichtigsten Unternehmensrichtlinien und alle Informationen geben, die den Onboarding-Prozess erleichtern.
Ein kompaktes Mitarbeiterhandbuch eignet sich perfekt für den Einsatz im Preboarding-Paket—den Mitteilungen, die du jedem neuen Mitarbeitenden vor dem ersten Arbeitstag zusenden solltest.
Wenn du bereits einen Onboarding-Kurs absolviert hast, weißt du, dass neue Mitarbeitende leicht überfordert sein können. Daher ist es in diesem entscheidenden Abschnitt des Mitarbeiterlebenszyklus wichtig, Informationsüberflutung zu vermeiden. Neue Mitarbeitende werden jedoch ein viel detaillierteres Handbuch benötigen.
Dein vollständiges Mitarbeiterhandbuch sollte eine umfassende Sammlung von Richtlinien enthalten und als Nachschlagewerk für Mitarbeitende während ihrer gesamten Zeit im Unternehmen dienen.
Nicht nur für Mitarbeitende ist das nützlich, es kann dich auch vor Vorwürfen von Diskriminierung oder unfairer Behandlung schützen.
Was sollte in dein Mitarbeiterhandbuch für neue Mitarbeitende aufgenommen werden?
Es gibt hierbei kein absolut richtiges oder falsches Vorgehen—du musst herausfinden, was für dein Unternehmen am sinnvollsten ist—aber es gibt bewährte Methoden, an denen wir uns orientieren können.
Das Ziel eines Mitarbeiterhandbuchs für neue Mitarbeitende ist es, Ängste, die wir alle vor Beginn eines neuen Jobs empfinden, zu lindern und die Begeisterung für die neue Rolle zu fördern.
Betrachte es als Zusammenfassung all dessen, was neue Mitarbeitende wissen möchten, sich aber vielleicht nicht zu fragen trauen.
Hier sind einige Punkte und Richtlinien, die du aufnehmen solltest:
- Unternehmensverzeichnis oder Liste wichtiger Kontakte: Zumindest sollte diese eine Anleitung dazu enthalten, an wen sich Mitarbeitende in der Personalabteilung wenden können, wenn sie bei bestimmten Themen (Lohnabrechnung, Sozialleistungen usw.) Hilfe benötigen.
- Ein Orientierungsplan, der erklärt, was am ersten Tag, in der ersten Woche und darüber hinaus zu erwarten ist. Es ist kein minutengenauer Ablauf, gibt den Neueinsteigenden aber einen Eindruck davon, was sie erwartet, bevor sie beginnen.
- Organigramm: Damit erhalten sie einen Überblick darüber, wie das Unternehmen funktioniert, wer wichtige Teammitglieder sind und was sie von Kolleg:innen erwarten können.
- Glossar mit Fachbegriffen und Abkürzungen: Jedes Unternehmen hat sein eigenes Vokabular und viele Abkürzungen. Erleichtern Sie die ersten Tage, indem Sie etwas bereitstellen, worauf zurückgegriffen werden kann, um auf dem Laufenden zu bleiben.
- Leitbild und Unternehmenswerte: Sie können näher darauf eingehen, warum diese ausgewählt wurden, anstatt sie nur aufzulisten. Das gibt neuen Mitarbeitenden einen Eindruck davon, was sie von Ihrer Unternehmenskultur erwarten können.
- Unternehmensgeschichte und Meilensteine: Geben Sie einen kurzen Überblick über wichtige Ereignisse in der Geschichte Ihres Unternehmens, wie das Gründungsdatum, die Eröffnung eines neuen Standorts, das Erreichen bestimmter Umsatzgrößen oder die Auszeichnung als einer der besten Arbeitgeber.
- Allgemeine Büroinformationen: Falls Sie wieder im Büro sind, sollten Informationen zu Parkmöglichkeiten, Zugangskarten, Alarmcodes, sowie Kontaktdaten zum Gebäude vorhanden sein.
- Inhaltsverzeichnis Ihres gesamten Mitarbeiterhandbuchs. Das ist wichtig, weil es neue Mitarbeitende auf weitere relevante Richtlinien hinweist, sodass sie wissen, wo sie diese Informationen später finden können.
- Zentrale HR-Richtlinien, die Neueinsteiger:innen erwarten, wie z. B. Arbeitszeiten und -pläne, Urlaubsregelungen, Unternehmensbesitz (wie Computer oder Mobiltelefone) sowie Regelungen für das Arbeiten im Homeoffice.
- Kleiderordnung: Egal ob im Homeoffice oder im Büro – es ist ratsam, klare Erwartungen zur Kleiderordnung zu kommunizieren.
- Zusammenfassung der Mitarbeitervorteile: Dies sollte ein kurzer Überblick darüber sein, was sie erwarten können; weitere Details können später ergänzt werden.
Letztlich entscheiden Sie, was enthalten sein soll. Dies sind aber die wichtigsten Punkte, die ich empfehle aufzugreifen, um ein wirksames Mitarbeiterhandbuch für Neueinsteiger:innen zu erstellen.
Lesetipp: Was ist Employee Benefits Liability Coverage?
Welche Informationen sollten Sie für Ihr formelles Mitarbeiterhandbuch zurückhalten?
Nachdem wir die Grundlagen für das Mitarbeiterhandbuch für Neueinsteiger:innen behandelt haben, fragen Sie sich vielleicht, welche weiteren Informationen Sie als Teil einer formelleren und umfassenderen Version aufheben sollten.
Für eine vollständige Übersicht über Inhalte im Handbuch empfehle ich die Best Practices in unserem Ultimativen Leitfaden zum Mitarbeiterhandbuch zu überprüfen. Hier sind aber einige grundlegende Hinweise für einen ersten Überblick:
- Ein ausführlicher Leitfaden dazu, wie Mitarbeitervorteile funktionieren. Es können Themen wie Krankenversicherung, Urlaub (PTO), Krankentage, Elternzeit, Sonderurlaub sowie die jeweiligen Voraussetzungen behandelt werden.
- Eine Übersicht über weitere Mitarbeitervorteile, die Sie anbieten und wie diese funktionieren, zum Beispiel Altersvorsorge oder bezahlter Sonderurlaub für die Geschworenenpflicht.
- Regelungen zu Mitarbeiterauslagen, Freigabeprozesse und Rückerstattungsverfahren.
- Beschäftigungsrichtlinien wie Verhaltenskodex, Arbeitssicherheit, sexuelle Belästigung, Arbeitszeiterfassung, Disziplinarmaßnahmen, Leistungsbeurteilungen, Chancengleichheit und Interessenkonflikte.
- Richtlinien für Social Media! Das ist heutzutage besonders wichtig. Geben Sie also Ihren neuen Mitarbeitenden klare Vorgaben, wie Sie Ihr Unternehmen in sozialen Netzwerken repräsentieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Arbeitsschutz- und Sicherheitsinformationen, die für Ihre Branche relevant und gesetzeskonform sind. Für Unternehmen in besonders sicherheitskritischen Branchen empfiehlt es sich gegebenenfalls, ein weiteres Dokument mit sicherheitsrelevanten Unternehmensrichtlinien zu erstellen.
Wenn Sie hierbei Unterstützung benötigen – keine Sorge! Wir haben mehr als 40 HR-Richtlinien, Best-Practice-Beispiele und Vorlagen zusammengestellt, die diesen Prozess enorm vereinfachen.
Beispiele für Mitarbeiterhandbücher
Falls Sie Inspiration für Ihr neues Mitarbeiterhandbuch oder für Mitarbeiterhandbücher im Allgemeinen suchen, finden Sie nachfolgend einige Beispiele, die Ihnen als Inspiration dienen können.
Trello
Das Mitarbeiterhandbuch von Trello (sie nennen es ein Mitarbeiterhandbuch) ist aus folgenden Gründen interessant:
- Hier handelt es sich um ein Beispiel dafür, dass Trello „die eigene Medizin schluckt“, indem sie ihr eigenes Produkt verwenden, um ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen.
- Die Art und Weise, wie Trello-Boards aufgebaut sind, macht die fortlaufende Anpassung des Mitarbeiterhandbuchs zu einer deutlich einfacheren Aufgabe. Überarbeitungen auf einem Trello-Board sind wesentlich leichter nachzuverfolgen als Änderungen an einem PDF.
Schön an Trellos Handbuch ist auch, dass es eine Übersicht darüber gibt, was man am ersten Arbeitstag lesen sollte. Das umfasst vor allem Unternehmensrichtlinien wie Krankheitsurlaub, Urlaubsregelungen oder den Umgang mit sexueller Belästigung.
Für weiterführende Informationen gibt es zusätzliche Boards, die Themen wie Mitarbeiterleistungen, Krankenversicherung, Erstattungen, bezahlte Freizeit (PTO) und mehr abdecken. Anstatt sich durch Seiten blättern zu müssen, hat man alles sofort im Blick.
Valve
Dieses Mitarbeiterhandbuch ging 2012 viral – nicht nur wegen des Humors, sondern weil es Einblicke in eine Organisation mit einer einzigartigen Struktur gibt, die sich damals sehr bedeckt über ihre Prozesse hielt.
Es gibt Aufschluss darüber, was neue Mitarbeitende erwarten können: von der Unternehmenskultur, den Arbeitsbedingungen bei Valve, dem typischen Arbeitsalltag, dem Leitbild, über Leistungsbewertungen bis hin zu einem Glossar für Fachbegriffe und mehr.
Es gilt zu beachten, dass Valve sich ausschließlich selbst finanziert, eine kleine Belegschaft hat und eine flache Hierarchie lebt. Ihr Ansatz unterscheidet sich daher wahrscheinlich stärker als üblich von dem anderer Unternehmen. Was bei ihnen funktioniert, muss nicht zwangsweise für deine Organisation sinnvoll sein.
Trotzdem ist es ein schönes, kompaktes Handbuch, das die Mission und Vision des Unternehmens sowie die Arbeitsweise gut vermittelt.
Netflix
Dieses Handbuch ist 2009 erschienen und ziemlich nüchtern. Während viele bekannte Mitarbeiterhandbücher mit Humor oder ansprechenden Designs arbeiten, ist das Handbuch von Netflix offen und kommt sofort auf den Punkt – wie auch ihre Unternehmenskultur.
Es erläutert ihre Werte, wie sie mit sogenannten ‘genialen Störenfrieden’ umgehen, warum sie auf hohe Leistung bestehen, wie ihre Urlaubsregelungen funktionieren, weshalb sie Wert auf die Unfallversicherung legen, ihre anspruchsvollen Arbeitsbedingungen und vieles mehr.
Was ich an diesem Mitarbeiterhandbuch wirklich loben muss, ist seine Geradlinigkeit. Es wird klar gesagt, wie es bei Netflix läuft, dass es nicht für jeden passt, und dass man sich auch nicht verstellt.
Auch wenn dieses Mitarbeiterhandbuch von 2009 ist, scheint sich an der Unternehmenskultur seitdem nicht viel verändert zu haben.
Es sind also drei sehr unterschiedliche Beispiele von Mitarbeiterhandbüchern.
Das Netflix-Handbuch ist sehr minimalistisch, nüchtern und direkt, aber das entspricht auch ihrer Unternehmenskultur. Für Netflix wären Humor oder grafische Schmankerl unpassend.
Vergleicht man das mit dem Valve-Mitarbeiterhandbuch – hier gibt es eine bunte Sprache, Humor und visuelle Akzente, was perfekt zur dortigen Unternehmenskultur passt.
Wenn es also um das „Wie“ für euer neues Mitarbeiterhandbuch geht, berücksichtigt eure Unternehmenskultur.
Hinweise zu Mitarbeiterhandbüchern
Nachdem wir uns angeschaut haben, wie ein Mitarbeiterhandbuch aussehen kann (samt einiger Beispiele) und was es beinhalten sollte, möchte ich nun noch auf einige wichtige Hinweise bezüglich Mitarbeiterhandbüchern eingehen.
So großartig ein qualitativ hochwertiges Mitarbeiterhandbuch auch für den Onboarding-Prozess sein mag, sollte es nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Ein Buddy-System, ein 30-60-90-Tage-Plan oder der Einsatz von Recruiting-Software zur Automatisierung von Onboarding-Workflows sind ebenfalls entscheidend dafür, dass neue Mitarbeitende erfolgreich starten.
Recruiting-Software mit Onboarding-Workflows kann Ihren Einstellungsprozess vereinfachen, indem sie sicherstellt, dass neue Mitarbeitende bereits vor ihrem ersten Arbeitstag bestens informiert und vorbereitet sind und somit die Rolle eines Mitarbeiterhandbuchs ergänzt.
Ein weiterer Punkt, den es zu bedenken gilt: Ein Mitarbeiterhandbuch kann schnell zu einem dieser Dokumente werden, die irgendwo in einer Schublade verschwinden. So hilfreich wie die in solchen Dokumenten enthaltenen Informationen zu Unternehmensrichtlinien auch sein mögen – sie sind in der Regel nicht die spannendste Lektüre.
Deshalb empfehle ich – sofern es zur Unternehmenskultur passt – einen eher lockeren, visuell orientierten Ansatz zu wählen, wann immer es möglich ist.
Wir sind visuelle Wesen und nehmen Bilder viel schneller auf als Text. Mit Dokumentenmanagement-Systemen können HR-Teams Inhalte des Mitarbeiterhandbuchs einfach verwalten und aktualisieren sowie die Visualisierungen modern und auf dem neuesten Stand halten.
Ein letzter Punkt in Bezug auf das Mitarbeiterhandbuch.
Ein ehemaliger Mitarbeiter von Valve (die Verrückten) hat Folgendes über deren Mitarbeiterhandbuch gesagt:
„Alle wirklich selbstorganisierten Unternehmen müssen ein offiziell inoffizielles Firmenhandbuch ‚leaken‘. Es muss professionell gestaltet und unterhaltsam zu lesen sein. Marketing-Gurus für Entwickler gestalten diese Werke, um neue Bewerber in den Bewerbertrichter zu locken. Insider lachen über sowas.“
Das mag seine persönliche Erfahrung gewesen sein, aber es ist etwas, das man sich merken sollte. Solche Mitarbeiterhandbücher sind im Laufe der Jahre viral gegangen und gelten unumstritten als hervorragende Marketing-Tools.
Denken Sie jedoch daran, dass Sie den Fokus beibehalten, damit neue Mitarbeitende den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.
Falls es dann doch viral geht und zur Gewinnung neuer Talente beiträgt – super! Aber achten Sie darauf, dass Sie es nicht ausschließlich zu diesem Zweck gestalten.
Nächste Schritte
Damit haben Sie jetzt ein besseres Verständnis für den Wert eines Mitarbeiterhandbuchs, um neue Mitarbeitende bestmöglich willkommen zu heißen.
Ich möchte noch einmal betonen, dass es kein Richtig oder Falsch beim Zusammenstellen eines Handbuchs gibt – jedes Unternehmen ist anders, mit eigenen Schwerpunkten, Stärken und Herausforderungen.
Vielleicht haben Sie bereits ein altes Mitarbeiterhandbuch, das nur ein Word-Dokument ist, seit Jahren nicht überarbeitet wurde und niemand liest. Vielleicht haben Sie auch noch gar keines.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, eines von Grund auf neu zu erstellen oder auf dem Bestehenden aufzubauen. Um den Prozess zu erleichtern, empfehle ich Ihnen, etwas Mitarbeiterhandbuch-Software zu nutzen, um schneller startklar zu sein.
Für praktische Tools und Technologien zur Unterstützung Ihres Unternehmens finden Sie hier unsere Liste der besten Onboarding-Software, die Ihnen hilft, Ihren Einarbeitungsprozess noch strukturierter zu gestalten.
Empfohlene Lektüre: Die beste CSR-Software für Corporate Social Responsibility
