Der Fall für ein neues Mitarbeiterhandbuch (Und was hineingehört)
Das Mitarbeiterhandbuch ist ein entscheidendes Werkzeug in Ihrem Onboarding-Prozess für Mitarbeitende. Es sollte klare Anweisungen und Orientierungshilfen für Mitarbeitende in Bezug auf die Grundwerte, die Mission, die Unternehmenskultur sowie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens bieten.
Sie müssen jedoch nicht Ihr vollständiges Verzeichnis an Unternehmensrichtlinien und -verfahren in Ihr Orientierungspaket für neue Mitarbeitende aufnehmen, damit sie dies am ersten Tag durchlesen. Tatsächlich ist das ein sicherer Weg, sie zu überfordern!
Um eine positive Erfahrung für neue Mitarbeitende zu schaffen, ist es nicht der beste Ansatz, sie ein langes, trockenes Dokument lesen zu lassen.
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Zwei Arten von Mitarbeiterhandbüchern
Viele Personalverantwortliche empfehlen, zwei Arten von Mitarbeiterhandbüchern zu haben:
- Ein kompaktes Dokument, das die wichtigsten Punkte abdeckt, die neue Mitarbeitende wissen sollten, um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen, und
- Ein umfassenderes Dokument, das während der gesamten Beschäftigungszeit als Nachschlagewerk dienen kann.
Für neue Mitarbeitende empfehle ich, vor deren Start ein kompakteres Mitarbeiterhandbuch bereitzustellen. Dieses sollte ihnen einen Überblick über die Unternehmenskultur, das Arbeitsumfeld, die wichtigsten Unternehmensrichtlinien und alle weiteren Informationen geben, die den Onboarding-Prozess erleichtern.
Ein kompaktes Mitarbeiterhandbuch eignet sich perfekt als Bestandteil Ihres Preboarding-Pakets—also die Kommunikation, die Sie mit jedem neuen Mitarbeitenden vor dessen erstem Arbeitstag führen sollten.
Wenn Sie schon einmal einen Onboarding-Kurs gemacht haben, wissen Sie, dass neue Mitarbeitende schnell überfordert sein können. Daher ist es besonders wichtig, an diesem kritischen Punkt des Employee Lifecycle Informationsüberflutung zu vermeiden. Trotzdem benötigen die Mitarbeitenden ein viel ausführlicheres Handbuch mit allen Details.
Ihr vollständiges Mitarbeiterhandbuch sollte einen umfassenden Satz an Richtlinien enthalten und den Mitarbeitenden als Nachschlagewerk während ihrer gesamten Zeit im Unternehmen dienen.
Dies ist nicht nur für die Mitarbeitenden nützlich, sondern kann Sie auch vor Vorwürfen von Diskriminierung oder unfairer Behandlung schützen.
Was sollte in Ihr Mitarbeiterhandbuch für neue Mitarbeitende?
Auch wenn es hier kein richtig oder falsch gibt—Sie müssen selbst entscheiden, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist—gibt es dennoch bewährte Methoden, die man betrachten kann.
Ziel eines Mitarbeiterhandbuchs für neue Mitarbeitende ist es, einige der Befürchtungen zu lösen, die wir alle vor einem Jobwechsel empfinden, und die Vorfreude auf die neue Rolle zu steigern.
Betrachten Sie es als Zusammenfassung all jener Dinge, die neue Mitarbeitende wissen wollen, sich aber vielleicht nicht zu fragen trauen.
Hier sind einige Punkte und Richtlinien, die ich zur Aufnahme empfehle:
- Firmenverzeichnis oder Liste der wichtigsten Ansprechpartner: Mindestens sollte dies Anweisungen dazu enthalten, wen Mitarbeitende in der Personalabteilung für Hilfe bei bestimmten Anliegen (Lohnabrechnung, Sozialleistungen usw.) kontaktieren können.
- Ein Orientierungsplan, der erklärt, was am ersten Tag, in der ersten Woche und darüber hinaus zu erwarten ist. Es handelt sich dabei nicht um einen minutiösen Ablauf, sondern darum, den neuen Mitarbeitenden einen Überblick zu geben, was auf sie zukommt, bevor sie anfangen.
- Ein Organigramm: Dies vermittelt ihnen einen Eindruck davon, wie die Organisation funktioniert, wer die wichtigsten Teammitglieder sind und was sie von Kollegen erwarten können.
- Ein Glossar mit Fachjargon und Abkürzungen: Jede Organisation hat ihre typische Sprache und Abkürzungen. Machen Sie den Einstieg für neue Mitarbeitende einfacher, indem Sie ihnen ein Nachschlagewerk zur Verfügung stellen.
- Leitbild und Grundwerte der Organisation. Hier können Sie auch näher darauf eingehen, warum gerade diese Werte ausgewählt wurden, anstatt sie nur aufzuzählen. Das vermittelt neuen Mitarbeitenden ein Bild davon, was sie von Ihrer Unternehmenskultur erwarten können.
- Firmenhistorie und Meilensteine: Verschaffen Sie einen kurzen Überblick über wichtige Daten in der Unternehmensgeschichte, wie das Gründungsdatum, die Eröffnung einer neuen Niederlassung, das Erreichen bestimmter Umsatzzahlen oder die Auszeichnung als einer der besten Arbeitgeber.
- Allgemeine Büroinformationen: Wenn Sie wieder im Büro arbeiten, sollten Informationen zu Parkplätzen, Zugangskarten, Alarmcodes und Kontaktdaten für das Gebäude bereitstehen.
- Ein Inhaltsverzeichnis Ihres vollständigen Mitarbeitendenhandbuchs. Das ist wichtig, da es den neuen Kolleginnen und Kollegen einen Überblick über weitere existierende Richtlinien verschafft, sodass sie später gezielt nach Informationen suchen können.
- Zentrale HR-Richtlinien, die neue Mitarbeitende erwarten, wie Details zu Arbeitszeiten und Arbeitsplänen, Urlaub, Firmeneigentum (zum Beispiel Computer und Handys) sowie Richtlinien zum mobilen Arbeiten.
- Kleiderordnung: Egal ob remote oder im Büro, teilen Sie den neuen Mitarbeitenden mit, was in Bezug auf den Dresscode erwartet wird.
- Kurzübersicht über Mitarbeitendenvorteile: Dies sollte einen schnellen Überblick geben. Weitere Details können später ergänzt werden.
Letztendlich liegt es an Ihnen, was Sie aufnehmen möchten. Dies sind jedoch die wichtigsten Punkte, die ich empfehle, um ein effektives Mitarbeitendenhandbuch für neue Beschäftigte zu gestalten.
Verwandter Artikel: Was ist eine Haftpflichtversicherung für Mitarbeitendenleistungen?
Welche Informationen sollten Sie für Ihr formelles Mitarbeitendenhandbuch aufbewahren?
Nachdem wir die grundlegenden Elemente besprochen haben, die in ein Mitarbeitendenhandbuch für Neueinsteiger gehören, fragen Sie sich vielleicht, welche weiteren Informationen Sie für die ausführlichere und umfassendere Version zurückhalten sollten.
Für eine komplette Übersicht empfehle ich, die Best Practices in unserem ultimativen Leitfaden zu Mitarbeitendenhandbüchern zu beachten. Hier sind jedoch einige grundlegende Hinweise, um Ihnen einen allgemeinen Eindruck zu vermitteln:
- Ein ausführlicher Leitfaden dazu, wie Mitarbeitendenleistungen funktionieren. Hier können Sie auf Krankenversicherung, Urlaubstage (PTO), Krankheitsurlaub, Elternzeit und Sonderurlaub sowie die jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen eingehen.
- Eine Übersicht über weitere Mitarbeitendenvorteile, die Sie anbieten und wie diese funktionieren, etwa Altersvorsorge oder bezahlte Freistellung für die Geschworenenpflicht.
- Regeln zu Mitarbeitendenauslagen, Freigabeprozessen und Erstattungsverfahren.
- Beschäftigungsrichtlinien wie Verhaltenskodex, Arbeitssicherheit, sexuelle Belästigung, Zeiterfassung, Disziplinarmaßnahmen, Mitarbeiterbeurteilungen, Gleichstellung sowie Interessenkonflikte.
- Leitlinien zur Nutzung sozialer Medien! Besonders heutzutage sollten Sie den neuen Mitarbeitenden klare Vorgaben machen, wie Ihre Organisation in sozialen Netzwerken repräsentiert werden soll, um Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden.
- Gesundheits- und Sicherheitsinformationen, die für Ihre Branche relevant und gesetzeskonform sind. Für Unternehmen in sicherheitskritischen Branchen empfiehlt es sich, ein separates Dokument für spezifische Sicherheitsrichtlinien zu erstellen.
Falls Sie in diesem Bereich Unterstützung benötigen, keine Sorge! Wir haben über 40 HR-Richtlinien, Best Practices und Beispiele zusammengestellt, um diesen Prozess erheblich zu vereinfachen.
Beispiele für Mitarbeitendenhandbücher
Wenn Sie Anregungen für Ihr neues Mitarbeitendenhandbuch oder generell für Handbücher suchen, finden Sie hier einige Beispiele, die Ihnen als Inspiration dienen können.
Trello
Trellos Mitarbeiterhandbuch (sie bezeichnen es als Mitarbeiterhandbuch) ist interessant, weil:
- Es ist ein Beispiel dafür, dass Trello "die eigene Medizin zu sich nimmt", indem sie ihr eigenes Produkt nutzen, um ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen.
- Die Art der Trello-Boards macht es wesentlich einfacher, das Mitarbeiterhandbuch kontinuierlich anzupassen. Änderungen auf einem Trello-Board sind viel leichter nachzuverfolgen als in einer PDF.
Sehr praktisch bei Trello ist, dass sie eine Übersicht bereitstellen, was am ersten Tag gelesen werden sollte. Dies umfasst größtenteils Unternehmensrichtlinien wie Krankheitsurlaub, Urlaubsregelungen und Richtlinien gegen sexuelle Belästigung.
Für weiterführende Informationen gibt es zusätzliche Boards, die Themen wie Mitarbeiterleistungen, Krankenversicherung, Erstattungen, bezahlten Urlaub usw. abdecken. Anstatt Seiten umzublättern, hat man alles sofort im Blick.
Valve
Dieses Mitarbeiterhandbuch wurde 2012 viral. Nicht nur wegen des vermittelten Humors, sondern auch, weil es Einblicke in eine Organisation mit einer einzigartigen Struktur gibt, die damals besonders zurückhaltend war, was ihre internen Abläufe betraf.
Es bietet Einblicke darin, was neue Mitarbeitende erwartet, wie die Unternehmenskultur aussieht, die Arbeitsbedingungen bei Valve, wie eine Arbeitswoche abläuft, das Leitbild, Leistungsbewertungen, ein Glossar für Fachjargon und vieles mehr.
Beachten Sie, dass Valve vollständig eigenfinanziert ist, nur wenige Mitarbeitende beschäftigt und eine flache Hierarchie hat. Ihre Herangehensweise unterscheidet sich daher wahrscheinlich deutlich davon, wie Ihr Unternehmen funktioniert – vermutlich sogar stärker als sonst. Was für Valve klappt, muss nicht zwingend für Ihr Unternehmen sinnvoll sein.
Trotzdem ist es ein schönes, kompaktes Handbuch, das die Mission und Vision des Unternehmens sowie die Arbeitsweise gut vermittelt.
Netflix
Dieses Handbuch tauchte 2009 auf und ist ein sehr sachliches Mitarbeiterhandbuch. Während viele bekannte Handbücher Wert auf ansprechende Gestaltung und Humor legen, ist das Netflix-Handbuch direkt und kommt, ganz im Stil der Unternehmenskultur, ohne Umschweife auf den Punkt.
Es behandelt die Unternehmenswerte, die Betrachtung sogenannter ‘Brilliant Jerks’, erklärt, warum hohe Leistung so wichtig ist, wie der Urlaubsanspruch geregelt ist, die Hintergründe zur Entlohnung, die hohen Arbeitsanforderungen und vieles mehr.
Was ich wirklich an diesem Mitarbeiterhandbuch loben muss, ist seine kompromisslose Ehrlichkeit. Es beschreibt offen, wie Netflix funktioniert, dass es nicht für jede und jeden geeignet ist, und vermittelt nie einen anderen Eindruck.
Obwohl das Handbuch aus 2009 stammt, scheint sich an der Unternehmenskultur von Netflix seither nicht viel geändert zu haben.
Das sind also drei sehr unterschiedliche Beispiele für Mitarbeiterhandbücher.
Das Netflix-Handbuch ist sehr minimalistisch, sachlich und bringt alles schnell auf den Punkt – so wie es der Unternehmenskultur entspricht. Würde Netflix stattdessen Wert auf ansprechendes Design und Humor legen, würde das nicht zu ihnen passen.
Vergleichen Sie das mit dem Valve-Mitarbeiterhandbuch – es ist voller bunter Sprache, Humor und visueller Elemente und passt genau zu deren Unternehmenskultur.
Wenn es also um das "Wie" Ihres neuen Mitarbeiterhandbuchs geht, berücksichtigen Sie Ihre Unternehmenskultur.
Hinweise zu Mitarbeiterhandbüchern
Nachdem wir uns nun angeschaut haben, wie ein Mitarbeiterhandbuch aussehen kann (inklusive einiger Beispiele) und welche Inhalte hineingehören, möchte ich noch auf einige Dinge hinweisen, die Sie im Zusammenhang mit einem Handbuch beachten sollten.
So hilfreich ein qualitativ hochwertiges Mitarbeiterhandbuch für den Onboarding-Prozess auch sein mag, sollte es nicht ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Ein Buddy-System, ein 30-60-90-Tage-Plan oder der Einsatz von Recruiting-Software zur Automatisierung von Onboarding-Workflows sind ebenso entscheidend, damit neue Mitarbeitende den optimalen Start ins Unternehmen finden.
Recruiting-Software mit Onboarding-Workflows kann den Einstellungsprozess optimieren, indem sichergestellt wird, dass neue Mitarbeitende bereits vor ihrem Start gut informiert und vorbereitet sind und damit das Mitarbeiterhandbuch sinnvoll ergänzt wird.
Ein weiterer Punkt: Ein Mitarbeiterhandbuch kann schnell zu einem dieser Dokumente werden, das tief in einer Schublade verschwindet. So hilfreich die enthaltenen Informationen über Unternehmensrichtlinien auch sein mögen – spannend zu lesen sind sie meistens nicht.
Daher empfehle ich, wann immer möglich (und wenn es zur Unternehmenskultur passt), einen lockeren, visuell geprägten Ansatz zu wählen.
Wir sind visuelle Wesen und verarbeiten Bilder deutlich schneller als Text. Mit Dokumentenmanagementsystemen können HR-Teams die Inhalte des Mitarbeiterhandbuchs einfach verwalten und aktualisieren sowie die Visualisierungen modern und aktuell halten.
Ein letzter Punkt zum Thema Mitarbeiterhandbuch.
Ein ehemaliger Mitarbeiter von Valve (die etwas exzentrischen) äußerte sich folgendermaßen zu ihrem Mitarbeiterhandbuch:
„Alle echten selbstorganisierenden Unternehmen müssen ein offizielles inoffizielles Firmenhandbuch 'durchsickern' lassen. Es muss schick gestaltet und unterhaltsam zu lesen sein. Marketinggurus für Entwickler produzieren solche Dinger, um neue Mitarbeitende in den Recruiting-Funnel zu locken. Eingeweihte lachen darüber.“
Natürlich war das vielleicht nur seine persönliche Erfahrung, dennoch sollte man sich diesen Punkt merken. Im Laufe der Jahre sind solche Mitarbeiterhandbücher häufig viral gegangen und dienen definitiv auch als effektives Marketing-Tool.
Vergessen Sie aber nicht, den Fokus zu bewahren, damit neue Mitarbeitende auch den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen.
Falls das Handbuch viral gehen und bei der Talentgewinnung helfen sollte – umso besser! Aber achten Sie darauf, dass das Handbuch nicht ausschließlich mit diesem Ziel erstellt wird.
Nächste Schritte
Sie haben jetzt ein besseres Verständnis davon, wie wertvoll ein Mitarbeiterhandbuch ist, um neue Mitarbeitende optimal willkommen zu heißen.
Ich möchte noch einmal betonen: Es gibt kein richtig oder falsch bei der Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs – jedes Unternehmen ist verschieden, mit eigenem Fokus, individuellen Stärken und Herausforderungen.
Vielleicht haben Sie bereits ein altes Mitarbeiterhandbuch als Word-Dokument, das seit Jahren nicht angerührt und von niemandem gelesen wurde. Oder Sie besitzen überhaupt keines.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, entweder ganz neu zu starten oder auf Bestehendem aufzubauen. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, empfehle ich Ihnen den Einsatz von Mitarbeiterhandbuch-Software, damit Sie schneller eine moderne Version haben.
Für Tools und Technologien, die Ihr Unternehmen unterstützen, finden Sie hier unsere Liste der besten Onboarding-Softwares, die Ihnen helfen, mehr Struktur in Ihren Einarbeitungsprozess zu bringen.
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