Was ist ein ATS? Funktionen, Vorteile und Best Practices
Eines meiner meistgenutzten Tools als Einstellungsprofi ist das Bewerbermanagementsystem (ATS) und es gibt immer viele Diskussionen darüber, welches das beste ist.
Nun, die Antwort darauf ist: "Kommt darauf an, was Sie brauchen." Doch bei so vielen Angeboten auf dem Markt – wie wählen Sie das richtige für Ihre Bedürfnisse aus?
Hier erkläre ich Ihnen, was ein ATS ist, welche Vorteile und Hauptfunktionen es hat und wie Sie das beste ATS für sich auswählen.
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Was ist ein ATS?
Bewerbermanagementsysteme sind eine Art von Recruiting-Software, die Ihnen hilft, Einstellungspläne zu planen, zu verfolgen und umzusetzen.
Basissysteme enthalten einen Kandidaten-Tracker und ein Tool zur Erstellung von Stellenausschreibungen. Fortgeschrittene Talentakquisitionssysteme bieten jedoch Karriereseiten-Plugins, integrierte Sourcing-Funktionen, KI-gestützte Werkzeuge zum Kandidatenvergleich und erweiterte Recruiting-Analysen.
Nach meiner Erfahrung hilft ein ATS Ihnen ab einer bestimmten Anzahl von Einstellungen, einen effizienteren Einstellungsprozess zu schaffen und eine bessere Candidate Experience zu bieten.
Es gibt auch zusätzliche Datenschutzgesetze in der EU, und viele ATS bieten Werkzeuge, die Ihnen helfen, gesetzeskonform zu handeln (was mit Tabellenkalkulationen nicht möglich ist).
Wichtige ATS-Funktionen
Die wichtigsten Funktionen eines ATS sind:
- Bewerber-Tracking: Hier erstellen Sie Phasen im Bewerbungsprozess, die Ihren Recruiting-Abläufen entsprechen (z. B. "beworben", "vorgescreent", "erstes Interview“ usw.). Sie können Bewerber durch den Prozess führen und dafür sorgen, dass sie relevante Kommunikation erhalten.
- Stellenausschreibungen: Eingebettete Jobbörsen oder eine Karriereseite, die Sie später mit Plattformen wie LinkedIn oder Remotive verlinken können.
- Nachrichtenmanagement: Einige ATS-Systeme verfügen über integrierte Messaging- oder E-Mail-Funktionen, sodass Sie die Kommunikation mit Bewerber:innen direkt im System verwalten können.
- Interview-Organisation: Eine wichtige Funktion, wenn Sie mehrere Interviews gleichzeitig durchführen und den Überblick behalten möchten. Sie können Interviews im System arrangieren und ein Interview-Kit versenden (mit dem Lebenslauf des Kandidaten sowie Fragen für diese Interviewphase).
- Karriereseite: Es ist wichtig, eine Seite zu haben, auf der Bewerber:innen sich über Ihre Stellen, Ihre Arbeitgebergeschichte und Ihre Marke informieren können. Manche ATS bieten die Möglichkeit, Ihre Karriereseite direkt als Teil Ihrer Unternehmenswebsite zu gestalten.
- Analysen: Eingebaute Recruiting-Analyse-Tools helfen Ihnen, Ihre Recruiting-Kennzahlen zu überwachen und fundierte Entscheidungen für die Verbesserung des Einstellungsprozesses zu treffen, z. B. warum Besucher:innen auf Ihrer Karriereseite nicht bewerben.
- HRIS-Integration: Die meisten ATS bieten die Integration mit HRIS-, HRMS- oder Onboarding-Software, damit neue Mitarbeitende automatisch in andere Systeme Ihrer HR-Tool-Landschaft überführt werden können. Es funktioniert auch umgekehrt – erscheint eine neue Stelle im HRIS, wird sie auch im ATS angelegt.
- Bewerber-Befragungen: Besonders im Wachstum ist es sinnvoll, im Blick zu behalten, wie Ihre Candidate Experience wahrgenommen wird. Diese Umfragen erfolgen oft automatisiert per E-Mail und dienen dazu, Feedback zum Prozess einzuholen.
- Kundendatenbank: Fortgeschrittene ATS enthalten möglicherweise ein Recruiting-CRM-System, in dem Sie einen Pool an qualifizierten Kandidat:innen aufbauen und diese mit gelegentlichen Mails zu Neuigkeiten und offenen Stellen "warmhalten".
- Sourcing-Tools: Diese verbinden verschiedene Quellen (z.B. LinkedIn und Github), um potenzielle Kandidat:innen direkt im System zu finden und direkt anzusprechen.
- Compliance-Funktionen: Werkzeuge, die dabei helfen, die Einhaltung lokaler, nationaler und internationaler Arbeitsgesetze (inklusive DSGVO) sicherzustellen.
Wie funktionieren ATS?
ATS-Systeme arbeiten mit einer Kombination wichtiger Technologien, um den Rekrutierungsprozess effizient zu gestalten.
Im Kern nutzt das System Datenbankmanagement und Suchalgorithmen, um Bewerberdaten wie Name, Lebenslauf, beworbene Stellen, Bewerbungsstatus, Kommunikation und Interview-Feedback zu speichern und abzurufen.
Diese Informationen werden dann in einer intuitiven Oberfläche angezeigt, mit der Recruiting-Teams Bewerbende verfolgen und den Recruiting-Prozess automatisieren können – etwa durch KI-gestütztes Lebenslauf-Screening, Terminplanung für Interviews sowie automatische E-Mails und Erinnerungen.
Weitere Funktionen dieser Recruiting-Software umfassen Karriereseiten-Baukästen, fortschrittliche Analysen und Integrationen mit Jobbörsen und anderen HR-Software-Systemen.
6 Vorteile der Nutzung eines ATS
ATS-Systeme sind für viele Recruiting-Teams ein wahrer Segen. Zu den Vorteilen eines ATS zählen:
1. Höhere Effizienz
Ein gutes ATS sollte Ihren Einstellungsprozess automatisieren und optimieren, sodass Sie Zeit sparen, die Sie sonst mit Tabellen, Kalendern und E-Mails beim manuellen Prüfen verbringen würden.
Insbesondere während intensiver Recruiting-Phasen kann die Terminvereinbarung von Interviews sehr zeitintensiv sein, sodass ein System, das hierbei unterstützt, Ihr Leben deutlich erleichtern wird!
2. Unterstützung bei der Kandidatensuche
Ein gutes ATS kann Ihre Stellenbeschreibungen automatisch auf mindestens einigen Jobbörsen veröffentlichen und so die Reichweite Ihrer Anzeigen erhöhen. Einige ATS verfügen zudem über Werkzeuge, um Kandidaten aus verschiedenen Quellen zu gewinnen, auch aus Ihrem eigenen Talentpool.
3. Lebenslauf-Parsing
Dies ist ein etwas kontroverses Thema, da Lebensläufe in vielen unterschiedlichen Formaten existieren. Ich habe schon erlebt, dass das Parsing so stark fehlgeschlagen ist, dass der/die Verantwortliche befürchtete, die Bewerberin hätte einen schrecklich formatierten Lebenslauf eingereicht!
Zum Glück wusste ich, dass das Parsing das Format zerstört hatte, und konnte das erklären. Das kann auch Ihnen passieren – also aufgepasst! Abgesehen davon ist diese Funktion nützlich, um grundlegende Informationen wie Namen, Kontaktdaten und Jobdetails zu extrahieren und ein Kandidatenprofil zu erstellen.
4. E-Mails und Automatisierung
Einige ATS bieten integrierte Messaging-Funktionen, mit denen Sie Ihre gesamte Kommunikation verwalten können. Sie können zum Beispiel eine automatisierte Vorlage für alle eingehenden Bewerber einrichten oder allen Absagen in einem bestimmten Stadium automatisch eine Mitteilung senden.
5. Bessere Candidate Experience
Sie können viele Informationen in automatisierte E-Mail-Vorlagen oder auf der Karriereseite integrieren, Vorstellungsgespräche bequem terminieren sowie gezieltes und zeitnahes Feedback geben.
All dies entspricht ganz genau den Erwartungen der Bewerbenden, sodass Sie diese Anforderungen jedes Mal erfüllen können. Und mit einer automatisierten Umfrage lässt sich auch die Candidate Experience direkt messen!
6. Karriereseite
Hier können Sie zeigen, wer Sie sind, eventuell auch einige Teammitglieder vorstellen und einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur geben.
Viele HR-Teams erkunden die Vorteile von ATS auf Recruiting-Konferenzen, wo sie die neueste Software live erleben können. Die Teilnahme an Konferenzen hilft HR-Fachleuten häufig dabei, ein umfassendes Verständnis davon zu gewinnen, wie ATS die Einstellungsprozesse effizienter gestaltet.
Wie Sie das richtige ATS auswählen
Es gibt unglaublich viele ATS-Plattformen! Manche sind als Bestandteil eines HRIS oder HRMS vorintegriert, manche sind Stand-alone-Lösungen, andere kommen gemeinsam mit einem CRM daher.
Für jedes Budget und jeden Bedarf gibt es eine passende Lösung – aber wie entscheiden Sie sich?
Hier sind einige Fragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern, Ihre Gespräche mit Anbietern steuern und dabei helfen, das beste ATS für Sie auszuwählen.
Wie viele Personen müssen Sie in den nächsten 6–12 Monaten einstellen?
Das ist ein guter Startpunkt. Wenn Sie im kommenden Jahr nur fünf Stellen besetzen wollen, also weniger als eine Person alle zwei Monate, dann benötigen Sie wahrscheinlich noch kein ATS.
Wenn Sie jedoch eine größere Anzahl einstellen möchten, sollten Sie die Einführung eines ATS in Erwägung ziehen. Ich kann nicht festlegen, was für Sie eine große Anzahl ist, aber als grobe Richtlinie könnten etwa 15–20 Einstellungen pro Jahr gelten.
Die Anzahl der Neueinstellungen und der dafür zur Verfügung stehende Zeitraum können Ihnen zudem dabei helfen zu entscheiden, ob Sie ein besonders funktionsreiches ATS benötigen. (Und falls dies auf Ihre Organisation zutrifft, möchten Sie vielleicht auch wissen, wie Sie eine ATS-Ausschreibung verfassen, um den Prozess anzustoßen.)
Wenn Sie zum Beispiel alleine sind und im Jahr 100 Mitarbeitende einstellen müssen, empfiehlt sich ein ATS mit Sourcing-Funktionen und Jobbörsen-Integration, um Ihre Reichweite so stark wie möglich auszubauen und so die offenen Stellen zu besetzen.
Wo werden Sie rekrutieren?
Immer mehr Recruiting-Lösungen sind darauf ausgelegt, global eingesetzt werden zu können und unterstützen verschiedene Rechtsgebiete. Falls Sie jedoch in der EU (oder im Vereinigten Königreich) tätig sind, hat die DSGVO maßgeblichen Einfluss darauf, wie Sie Kandidatendaten speichern und verarbeiten (z. B. müssen Sie eine Einwilligung einholen, wenn Sie dieselben Daten für zukünftige Positionen verwenden möchten).
Die USA haben bundeslandspezifische Anforderungen (New York und Colorado mit der Verpflichtung zur Angabe von Gehaltsinformationen fallen mir ein). Sie sollten sich daher darüber Gedanken machen, wo Sie einstellen möchten und ob das ATS Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen kann.
Zusätzlicher Hinweis: Wenn Sie remote einstellen, sprechen Sie das unbedingt mit dem Anbieter ab, damit Sie prüfen können, ob Integration mit Remote-Jobbörsen möglich ist und ob Sie Ihre Stelle ganz allgemein als Remote-Position ausschreiben können.
Wie sieht Ihr Interviewprozess aus?
Haben Sie eher einen unkomplizierten Interviewprozess mit 2-3 Gesprächen, je etwa eine Stunde, jeweils mit einer Person und ohne Aufgaben, etc.? Falls ja, könnte eine einfachere Struktur und ein Terminplaner für Interviews ausreichend sein.
Wenn Ihr Interviewprozess jedoch beispielsweise auch Senior-Mitarbeitende, zwei Personen gleichzeitig oder zwei Personen aus einem Pool plus technische Tests erfordert, ist das wesentlich komplexer!
Machen Sie sich in diesem Fall eine Notiz zu Ihren Interviewanforderungen und besprechen Sie diese während des Anbietergesprächs. Vielleicht fragen Sie gezielt nach, ob automatisch Tests verschickt werden können oder Interview-Unterlagen versendet werden dürfen.
Wer wird der Hauptnutzer des ATS sein?
Sind es die Personalabteilung, ein dediziertes Talent-Team oder direkte Führungskräfte?
Falls Letzteres zutrifft, kann ein visuelles Modell wie ein Kanban-Board mit Swimlanes und einer einfachen Kandidatenübersicht hilfreich sein, um den verantwortlichen Führungskräften die Arbeit zu erleichtern.
Außerdem sollte Ihr ATS leicht zu bedienen sein und weitere Funktionen wie Interview- und Feedback-Tracking sowie Interviewscheduling integrieren, damit eine konsequente Nutzung, bessere Datenpflege und Compliance gewährleistet werden.
Wenn ein Talent-Team vorhanden ist, werden erweiterte Funktionen wie Analysen und Leistungsberichte wichtiger, damit das Team seine Maßnahmen effektiv überwachen kann. Ergänzen Sie den Zugang Ihrer Kollegen zum Tool auch durch spezifisches ATS-Training.
Anonymisierung
Ein kurzer Hinweis zur Anonymisierung, bei der das ATS Namen und andere Details von Kandidaten entfernt, um Voreingenommenheit zu minimieren.
Das kann hilfreich sein, wenn nicht alle Führungskräfte im Vermeiden von Vorurteilen geschult wurden. Allerdings sehe ich das persönlich eher als Pflasterlösung, da in diesem Bereich allgemein stetige Weiterbildungen sinnvoller wären.
Wie ausgeprägt ist Ihre Arbeitgebermarke?
Wenn Sie eine ausgeprägte Arbeitgebermarke haben, prüfen Sie, wie der Karriereseiten-Editor funktioniert und ob das ATS die Möglichkeit bietet, die Karriereseite direkt auf Ihrer Website einzubinden und nicht nur auf deren Domain zu hosten.
Wenn sie weniger ausgeprägt ist, reicht Ihnen vielleicht ein weniger anpassbarer, dafür aber stabilerer und besser unterstützter Karriereseiten-Editor aus.
Wenn dies nicht Ihr erstes ATS ist – was soll sich ändern?
Es kann gut sein, dass Sie bereits ein System im Einsatz haben, das Ihnen aber derzeit nicht die gewünschten Ergebnisse liefert.
Bevor Sie sich auf die Suche nach Alternativen machen, überlegen Sie, was bereits gut funktioniert, was Sie beibehalten möchten und was sich verbessern muss. Das hilft, die Gespräche mit neuen Anbietern zielgerichteter und effektiver zu gestalten.
Stellen Sie die Gegenfrage: Was sind deren Alleinstellungsmerkmale?
Es lohnt sich, herauszufinden, worauf die Anbieter bei der Entwicklung des Systems Wert gelegt haben und welche Funktionen sie bieten, die Sie vielleicht gar nicht für möglich gehalten hätten!
6 ATS Best Practices
ATS sind nur Werkzeuge – entscheidend ist, wie Sie sie nutzen. Hier einige Best Practices, um das Beste aus Ihrem ATS herauszuholen.
1. Nutzung aktiv fördern
Je mehr Personen das ATS nutzen, desto besser sind Datenqualität und Erfahrung für Sie und Ihre Kandidaten. Sorgen Sie dafür, dass alle verstehen: Kandidatenkommunikation, Feedback und Informationen gehören vollständig ins ATS.
2. Ausreichend Zeit für das Setup einplanen
Nehmen Sie sich zu Beginn genügend Zeit und stimmen Sie die Einrichtung genau mit Ihrem Anbieter ab. Die meisten Systeme bieten gewisse Anpassungsmöglichkeiten – stellen Sie sicher, dass Ihr ATS optimal auf Ihre Organisation zugeschnitten ist.
3. Einarbeitungszeit berücksichtigen
Nachdem Sie sich für ein ATS entschieden haben, dauert die Implementierung oder der Wechsel (falls Sie umziehen) meist zwischen 2 und 6 Wochen. Sprechen Sie individuell mit den Anbietern, aber kalkulieren Sie auf jeden Fall genügend Vorlauf ein, bevor Sie tatsächlich einstellen müssen.
4. Vorlagen und Automatisierung nutzen
Die meisten modernen ATS bieten Vorlagen, mit denen Sie Kandidaten automatisiert Nachrichten zukommen lassen können, z. B. direkt nach der Bewerbung, wenn Sie weitere Informationen senden möchten oder auch bei einer Absage. Sie können auch einstellen, dass diese E-Mails automatisch zu bestimmten Zeitpunkten aus einem allgemeinen oder Ihrem eigenen Postfach verschickt werden.
Seien Sie vorsichtig mit Automatisierungen, denn sie können auch nach hinten losgehen. Wissen Sie, wann Sie sie einsetzen sollten und wann Sie besser darauf verzichten. Zum Beispiel: Je weiter ein Kandidat im Bewerbungsprozess fortgeschritten ist, desto weniger sollten Sie sich auf Automatisierung verlassen, besonders wenn Sie ihn ablehnen müssen!
5. Seien Sie vorsichtig bei Unternehmen, die von automatischer Bewerberbewertung sprechen
Einige verfügen über ein automatisiertes Lebenslauf-Überprüfungssystem, das versucht, relevante Schlüsselwörter herauszufiltern und dem Bewerber eine Bewertung zu geben, bevor Sie ihn selbst anschauen.
Dies kann jedoch Ihren Bewerberpool erheblich einschränken und Sie könnten großartige Kandidaten verpassen. Achten Sie daher darauf, dass diese Funktion einstellbar ist und Sie sie auch deaktivieren können.
6. Überwachen Sie die Leistung der Stellen und Teams
Recruiting-Metriken wie die Konversionsrate zeigen Ihnen, ob Sie etwas an der Stelle oder dem Interviewprozess ändern müssen.
Die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen
Wie viele HR-Softwaretools wird auch die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen (ATS) stark von den Fortschritten in künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beeinflusst, was zu ausgefeilterer Kandidatenauswahl und prädiktiven Analysen führt.
Diese Technologien ermöglichen es ATS-Plattformen, aus vergangenen Einstellungsentscheidungen zu lernen und genauere Vorhersagen für den Personalbedarf zu treffen. Dadurch wird die Genauigkeit bei der Auswahl der besten Kandidaten verbessert und unbewusste Vorurteile reduziert.
Darüber hinaus wird die Kandidatenerfahrung persönlicher und mobilfreundlicher, mit einer stärkeren Integration in verschiedene HR-Tools – was den gesamten Rekrutierungsprozess effizienter und nutzerfreundlicher macht.
Bewerbermanagementsystem FAQs
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?
Ein ATS verwaltet den Rekrutierungsprozess und konzentriert sich auf Aufgaben wie das Schalten von Stellenanzeigen, das Überprüfen von Lebensläufen und das Vorantreiben von Kandidaten in den einzelnen Einstellungsphasen.
Im Gegensatz dazu ist ein CRM (Candidate Relationship Management) darauf ausgelegt, langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten aufzubauen und zu pflegen – auch zu denen, die sich aktuell nicht bewerben.
Während sich ein ATS auf die Verwaltung aktiver Bewerber konzentriert, dient ein CRM dazu, einen Talentpool für zukünftige Einstellungen zu pflegen und zu binden.
Wie funktioniert ein ATS-Lebenslauf-Checker?
Ein ATS-Lebenslauf-Checker arbeitet mit sogenannter Parsing-Technologie, um wichtige Informationen aus einem Lebenslauf eines Bewerbers zu extrahieren, etwa Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung und Fähigkeiten.
Diese extrahierten Daten werden dann mit der Stellenbeschreibung abgeglichen, indem Schlüsselwörter und vordefinierte Kriterien verglichen werden, um festzustellen, wie gut der Lebenslauf zu den Anforderungen der Position passt.
Das System bewertet oder punktet den Lebenslauf basierend auf der Übereinstimmung relevanter Schlüsselwörter und Qualifikationen sowie der Gesamtabdeckung, was Recruitern hilft, die geeignetsten Kandidaten schnell zu identifizieren.
Wer nutzt ein Bewerbermanagementsystem?
ATS gehören weltweit zu den am häufigsten eingesetzten Recruiting-Softwarelösungen – unabhängig von Unternehmensgröße. Innerhalb der Organisation werden ATS vor allem von HR-Fachleuten und Recruitern genutzt, aber auch Hiring Manager verwenden ATS-Plattformen, um Bewerberprofile zu prüfen, Feedback zu geben und mit dem Recruiting-Team zusammenzuarbeiten.
Außerdem greifen Personaldienstleister und Headhunter häufig auf ATS zurück, um die Vielzahl an Bewerbungen für verschiedene Kunden effizient zu verwalten.
Sind ATS künstliche Intelligenz?
Auch wenn Bewerbermanagementsysteme und Programme mit künstlicher Intelligenz grundsätzlich unterschiedliche Technologien sind, nutzen manche ATS KI, um bestimmte Aufgaben zu unterstützen – etwa die Kandidatenauswahl, Chatbots oder die Erstellung von Interviewfragen. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über AI Recruiting.
