Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)? Funktionen, Vorteile und Best Practices
Eines meiner am häufigsten genutzten Werkzeuge als Personalverantwortlicher ist das Bewerbermanagementsystem (ATS), und es gibt immer viele Diskussionen darüber, welches das beste ist.
Die Antwort darauf lautet: "Kommt darauf an, was Sie brauchen." Aber wie trifft man bei so vielen Angeboten auf dem Markt die richtige Wahl für die eigenen Anforderungen?
Hier erkläre ich Ihnen, was ein ATS ist, welche Vorteile und wichtigsten Funktionen es gibt und wie Sie das beste ATS für sich auswählen.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Was ist ein ATS?
Bewerbermanagementsysteme sind eine Art von Recruiting-Software, die dabei hilft, Einstellungspläne zu planen, zu verfolgen und umzusetzen.
Basissysteme verfügen über eine Kandidatenverwaltung und ein Tool zur Erstellung von Stellenanzeigen. Fortgeschrittene Talentgewinnungssysteme bieten jedoch Karriere-Website-Plugins, integriertes Sourcing, KI-gestützte Vergleichstools für Bewerber und erweiterte Analysen für den Recruiting-Bereich.
Nach meiner Erfahrung hilft ein ATS, sobald die Anzahl der Einstellungen einen gewissen Schwellenwert überschreitet, dabei, den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten und ein besseres Erlebnis für die Bewerbenden zu bieten.
In der EU gibt es zudem zusätzliche Datenschutzgesetze, und viele ATS bieten Tools, die Ihnen helfen, diese Vorschriften einzuhalten (etwas, das mit Tabellenkalkulationen nicht möglich ist).
Wichtige ATS-Funktionen
Zu den wichtigsten Funktionen eines ATS gehören:
- Bewerberverwaltung: Dies ist ein System, in dem Sie die Phasen des Bewerbungsprozesses anlegen können, die Ihrem Recruiting-Prozess entsprechen (z. B. "beworben", "vorausgewählt", "erstes Interview" usw.). Sie können Bewerbende durch den Vorgang bewegen und sicherstellen, dass sie relevante Kommunikation erhalten.
- Stellenanzeigen: Integrierte Jobbörsen oder eine Karriereseite, die Sie später mit Jobbörsen wie LinkedIn oder Remotive verknüpfen können.
- Nachrichtenfunktion: Einige ATS verfügen über integrierte Messaging- bzw. E-Mail-Funktionen, sodass Sie die Kommunikation mit Bewerbenden direkt im System verwalten können.
- Interview-Organisation: Eine essenzielle Funktion, wenn mehrere Interviews gleichzeitig stattfinden und Sie den Überblick über die Daten behalten möchten. Sie können Interviews aus dem System heraus organisieren und einen Interviewleitfaden (mit Lebenslauf der Bewerbenden und Fragen für die jeweilige Interviewphase) verschicken.
- Karriereseite: Es ist wichtig, eine Seite zu haben, auf der Bewerbende Informationen zu Ihren Stellen, Ihrer Arbeitgebergeschichte und Ihrer Marke finden. Manche ATS ermöglichen es, die Karriereseite als Teil der Unternehmenswebseite einzubinden.
- Analytik: Integrierte Recruiting-Analyse-Tools helfen Ihnen, Ihre Recruiting-Kennzahlen zu tracken und fundierte Entscheidungen zur Optimierung Ihres Einstellungsprozesses zu treffen, etwa: Wenn Besucher auf Ihre Karriereseite kommen, sich aber nicht bewerben, woran liegt das?
- HRIS-Integration: Die meisten ATS bieten HRIS-, HRMS- oder Onboarding-Software-Integrationen an, sodass neu eingestellte Personen automatisch in andere Systeme in Ihrem HR-Technologie-Stack übernommen werden können. Der umgekehrte Weg ist ebenso denkbar – sobald eine Stelle im HRIS ausgeschrieben ist, wird eine Position im ATS geöffnet.
- Befragungen der Kandidaten: Gerade in Wachstumsphasen ist es sinnvoll, regelmäßig zu überprüfen, wie das Bewerbererlebnis ist. Diese Umfragen werden oft automatisch per E-Mail verschickt, um Feedback zum Recruitingprozess zu erhalten.
- Kandidatenbeziehungsdatenbank: Fortgeschrittene ATS können ein Recruiting-CRM-System umfassen, in dem Sie einen Pool qualifizierter Bewerbender aufbauen und diese mit gelegentlichen E-Mails zu Neuigkeiten und offenen Stellen Ihres Unternehmens auf dem Laufenden halten.
- Such- und Sourcing-Tools: Diese kombinieren verschiedene Kandidatenquellen (z. B. LinkedIn und Github), um potenzielle Bewerber direkt im System zu finden sowie sie dort direkt anzuschreiben.
- Compliance-Funktionen: Tools, die dabei helfen, die Einhaltung lokaler, nationaler und internationaler Arbeitsgesetze (einschließlich DSGVO) zu gewährleisten.
Wie funktionieren ATS?
ATS verwenden verschiedene Schlüsseltechnologien, um den Recruiting-Prozess effizient zu steuern.
Im Kern nutzt das System Datenbankmanagement und Suchalgorithmen, um Bewerberinformationen wie Namen, Lebenslauf, beworbene Stellen, Bewerbungsstatus, Kommunikation und Interview-Feedback zu speichern und abzurufen.
Diese Informationen werden dann in einer intuitiven Benutzeroberfläche dargestellt, die von Recruiting-Teams genutzt wird, um Bewerbende zu verfolgen und den Recruiting-Prozess zu automatisieren – beispielsweise durch KI-gestütztes Lebenslauf-Screening, Interviewplanung sowie automatisierte E-Mails und Erinnerungen.
Weitere Funktionen dieser Recruiting-Software umfassen Karriereseiten-Builder, fortschrittliche Analysen und Integrationen mit Jobbörsen und anderen HR-Software-Systemen.
6 Vorteile der Nutzung eines ATS
ATS sind für viele Recruiting-Teams ein wahrer Segen. Zu den Vorteilen eines ATS gehören:
1. Größere Effizienz
Ein gutes ATS sollte Ihren Einstellungsprozess automatisieren und optimieren und Ihnen so Zeit sparen, die Sie sonst für das manuelle Prüfen von Tabellen, Kalendern und E-Mails aufwenden würden.
Das Planen von Vorstellungsgesprächen, gerade in Zeiten mit hohem Bewerbungsaufkommen, kann ein echter Zeitfresser sein. Ein System, das hierbei hilft, wird Ihr Leben verändern!
2. Unterstützung bei der Kandidatensuche
Ein gutes ATS sollte Ihre Stellenbeschreibungen automatisch auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen können und so die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen vergrößern. Einige ATS bieten auch Tools, mit denen Sie Kandidaten aus verschiedenen Quellen finden können, einschließlich Ihres eigenen Talentpools.
3. Lebenslauf-Parsing
Dies ist ein etwas kontroverses Thema, da Lebensläufe in vielen verschiedenen Formaten vorliegen. Ich habe es schon erlebt, dass ein Parsing so schief ging, dass der verantwortliche Manager dachte, der Bewerber hätte einen schlecht formatierten Lebenslauf eingereicht!
Zum Glück wusste ich, dass es das Parsing war, das das Format ruiniert hat, und konnte das aufklären. Das kann auch Ihnen passieren, also seien Sie wachsam! Abgesehen davon ist es aber nützlich, um Basisinformationen wie Name, Kontaktdaten und Jobdetails zu erfassen und ein Kandidatenprofil zu erstellen.
4. E-Mails und Automatisierung
Manche ATS verfügen über integrierte Nachrichtenfunktionen, um Ihre gesamte Kommunikation zu vereinfachen. Sie können automatisierte Vorlagen einrichten, die beispielsweise an alle Bewerber gehen, die sich beworben haben, oder an alle, die in einer bestimmten Phase abgelehnt werden.
5. Verbesserung der Kandidatenerfahrung
Sie können viele Informationen in die automatisierten E-Mail-Vorlagen oder auf die Karriereseite schreiben, Vorstellungsgespräche einfach planen und relevantes, zeitnahes Feedback geben.
Genau das wünschen sich Bewerber, und Sie können all dies jedes Mal umsetzen. Außerdem lässt sich die Candidate Experience mit einer automatisierten Umfrage tracken!
6. Karriereseite
Hier können Sie zeigen, wer Sie sind, vielleicht ein paar Teammitglieder vorstellen und mehr über Ihre Unternehmenskultur erzählen.
Viele HR-Teams informieren sich auf Recruiting-Konferenzen über die Vorteile von ATS, wo sie neueste Software in Aktion erleben. Die Teilnahme an solchen Konferenzen hilft HR-Fachleuten oft, ein umfassendes Verständnis dafür zu gewinnen, wie ATS die Einstellungsprozesse effizienter macht.
Wie Sie ein ATS auswählen
Es gibt unzählige ATS-Plattformen! Einige sind als Teil eines HRIS oder HRMS vorinstalliert, andere sind eigenständig und wiederum andere bringen ein CRM mit.
Es gibt Optionen für jedes Budget und jede Anforderung – aber wie wählt man die richtige?
Hier sind einige Fragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern, Sie bei Gesprächen mit Anbietern unterstützen und Ihnen helfen, das beste ATS für Sie auszuwählen.
Wie viele Personen müssen Sie in den nächsten 6–12 Monaten einstellen?
Dies ist ein guter Ausgangspunkt, denn wenn Sie im nächsten Jahr nur 5 Personen einstellen möchten, ist das weniger als eine Person alle zwei Monate — dann brauchen Sie vermutlich noch kein ATS.
Handelt es sich aber um eine größere Zahl, sollten Sie über ein ATS nachdenken. Was eine größere Zahl ist, kann ich Ihnen nicht sagen, aber etwa 15–20 pro Jahr wäre ein ungefähres Richtmaß.
Die Anzahl der Personen, die Sie einstellen müssen, und der Zeitraum, in dem dies geschehen soll, können Ihnen auch helfen, zu entscheiden, ob Sie ein sehr funktionsreiches ATS benötigen. (Und falls dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie vielleicht auch wissen, wie man ein ATS-RFP schreibt, um den Stein ins Rollen zu bringen.)
Wenn Sie beispielsweise allein verantwortlich sind und 100 Personen im Jahr einstellen müssen, wäre es sinnvoll, ein ATS mit Sourcing- und Jobbörsen-Integrationen auszuwählen, um Ihre Reichweite zu vergrößern und diese Einstellungen zu schaffen.
Wo rekrutieren Sie?
Immer mehr Recruiting-Lösungen sind international ausgerichtet und funktionieren in mehreren Rechtssystemen. Aber wenn Sie sich in der EU (oder im Vereinigten Königreich) befinden, hat die DSGVO große Auswirkungen darauf, wie Sie Kandidatendaten speichern und verarbeiten (z. B. müssen Sie die Erlaubnis einholen, falls Sie dieselben Daten für zukünftige Positionen verwenden möchten).
Die USA haben je nach Bundesstaat unterschiedliche Anforderungen (New York und Colorado verlangen beispielsweise Gehaltsinformationen). Daher sollten Sie überlegen, wo Sie einstellen werden und ob das ATS Ihre Compliance-Anforderungen unterstützen kann.
Zusätzlicher Hinweis: Wenn Sie Mitarbeitende remote einstellen, sprechen Sie dies unbedingt mit dem Anbieter ab, damit Sie prüfen können, ob Integrationen mit Remote-Jobbörsen möglich sind und Sie Ihre Stelle grundsätzlich als Remote-Position ausschreiben können.
Wie sieht Ihr Interviewprozess aus?
Führen Sie relativ unkomplizierte 2-3 Interviews mit jeweils einer Person für etwa eine Stunde, ohne Aufgaben etc.? In diesem Fall könnte ein einfacheres Layout und ein Interview-Terminplaner ausreichen.
Muss Ihr Interviewprozess hingegen beispielsweise Führungskräfte und zwei Personen gleichzeitig oder zwei Personen aus einem Pool plus technische Tests umfassen, ist das schon komplexer!
Machen Sie sich an dieser Stelle Notizen zu Ihren Interview-Anforderungen und besprechen Sie diese beim Gespräch mit den Anbietern (fragen Sie sie vielleicht auch, ob Sie Tests automatisch versenden oder Interviewunterlagen verschicken können).
Wer wird die Hauptnutzerin bzw. der Hauptnutzer des ATS sein?
Wird es die Personalabteilung, ein spezielles Talentteam oder die einstellenden Führungskräfte direkt sein?
Im letztgenannten Fall könnte eine visuellere Kanban-Board-Variante mit Swimlanes und einer übersichtlichen Kandidatenansicht nützlich sein, um die Arbeit der Hiring Manager zu vereinfachen.
Ihr ATS sollte außerdem einfach in der Anwendung für weitere Funktionen wie Interview- und Feedbacktracking sowie Interviewplanung sein, damit alle es konsequent einsetzen, Daten besser gepflegt werden und Compliance-Vorgaben eingehalten bleiben.
Gibt es ein Talentteam, werden fortschrittlichere Funktionen wie Analysen und Leistungsberichte wichtiger, damit das Team die Effektivität der Maßnahmen im Auge behalten kann. Sie sollten deren Zugang zudem mit speziellen ATS-Schulungen ergänzen.
Anonymisierung
Ein kurzer Hinweis zur Anonymisierung: Das ATS entfernt Namen und andere Angaben von Kandidaten, um Vorurteile zu minimieren.
Das kann nützlich sein, wenn Sie nicht alle Hiring Manager im Umgang mit ungewollten Vorurteilen geschult haben. Ich persönlich bin jedoch der Ansicht, dass dies nur eine kurzfristige Lösung darstellt und allgemein kontinuierliche Trainings in diesem Bereich notwendig sind.
Wie ausgeprägt ist Ihre Arbeitgebermarke?
Haben Sie eine fortgeschrittene Arbeitgebermarke, sollten Sie prüfen, wie der Karriereseiten-Builder funktioniert und ob das ATS die Möglichkeit bietet, die Karrierewebseite direkt auf Ihrer Homepage einzubetten statt sie auf deren Domain zu hosten.
Ist Ihre Arbeitgebermarke weniger stark ausgeprägt, könnte ein weniger anpassbarer, aber robuster und besser unterstützter Karriereseiten-Builder hilfreich sein.
Falls dies nicht Ihr erstes ATS ist – was soll sich ändern?
Es kann durchaus sein, dass Sie bereits ein System haben, das Sie jedoch nicht richtig unterstützt.
Überlegen Sie vor der Marktrecherche, was gut läuft, was Sie behalten möchten und was geändert werden muss. Damit gehen Sie gezielter und souveräner ins Gespräch mit neuen Anbietern.
Drehen Sie den Spieß um: Was sind deren Alleinstellungsmerkmale?
Es ist immer sinnvoll zu prüfen, worauf jeder Anbieter bei der Systementwicklung den Fokus gelegt hat und welche Funktionen sie bieten, an die Sie vielleicht gar nicht gedacht hätten!
6 ATS Best Practices
ATS sind nur Werkzeuge – wie Sie sie nutzen, macht den Unterschied. Hier finden Sie einige Best Practices, damit Sie Ihr ATS optimal verwenden.
1. Die Nutzung aktiv bewerben
Je mehr Personen das ATS nutzen, desto besser sind die Daten und desto besser ist die Erfahrung für Sie und Ihre Kandidaten. Machen Sie klar, dass Kommunikation, Rückmeldungen und Informationen rund um Bewerbende immer im ATS dokumentiert werden sollten.
2. Genügend Zeit für die richtige Einrichtung einplanen
Nehmen Sie sich direkt zu Beginn Zeit für den Einrichtungsprozess und arbeiten Sie mit dem Anbieter zusammen, damit Ihr System genau auf Ihre Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten wird. Die meisten Systeme lassen sich in gewissem Umfang anpassen.
3. Die Einarbeitungszeit berücksichtigen
Nach dem Kauf eines ATS dauert die Umsetzung bzw. der Wechsel (wenn Sie umsteigen) meist 2-6 Wochen. Sprechen Sie jeweils mit dem Anbieter, aber Sie sollten einplanen, eher frühzeitig damit zu starten, bevor der Einstellungsbedarf akut wird.
4. Vorlagen und Automatisierung nutzen
Die meisten modernen ATS bieten Vorlagen, die Sie an Bewerbende verschicken können – entweder sobald die Bewerbung eingeht, wenn Sie weitere Informationen senden möchten, oder bei Absagen. Sie können das System auch so einstellen, dass diese E-Mails zu bestimmten Phasen automatisch aus einem allgemeinen Postfach oder Ihrem eignen verschickt werden.
Seien Sie vorsichtig mit Automatisierung, denn sie kann auch nach hinten losgehen. Wissen Sie, wann Sie sie einsetzen sollten und wann Sie lieber darauf verzichten. Je weiter ein Kandidat in Ihrem Einstellungsprozess fortgeschritten ist, desto weniger sollten Sie sich auf Automatisierung verlassen – insbesondere, wenn Sie ihn oder sie ablehnen müssen!
5. Vorsicht bei Unternehmen, die von automatischer Kandidatenbewertung sprechen
Manche verfügen über ein automatisiertes System zur Lebenslaufprüfung, das versucht, relevante Schlüsselwörter herauszufiltern und dem Kandidaten einen Score zuzuweisen, bevor Sie den Lebenslauf prüfen.
Dies kann jedoch Ihren Kandidatenpool erheblich einschränken und Sie könnten hervorragende Kandidaten verpassen. Achten Sie also darauf, dass es sich um eine Funktion handelt, die Sie im Blick behalten und bei Bedarf deaktivieren können.
6. Überwachen Sie die Leistung von Stellen und Teams
Recruiting-Kennzahlen wie die Konversionsrate zeigen Ihnen, ob Sie etwas an der Stelle oder im Interviewprozess ändern müssen.
Die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen
Wie viele HR-Software-Tools wird die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen (ATS) stark von Fortschritten in künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen geprägt sein. Dadurch werden fortgeschrittenere Kandidatenabgleiche und prädiktive Analysen möglich.
Diese Technologien ermöglichen es ATS-Plattformen, aus bisherigen Einstellungsentscheidungen zu lernen und genauere Prognosen für den Personalbedarf zu treffen – und so die Genauigkeit bei der Identifizierung der besten Kandidaten zu erhöhen und unbewusste Vorurteile zu reduzieren.
Außerdem wird die Kandidatenerfahrung persönlicher und mobiler werden, mit stärkerer Integration zwischen verschiedenen HR-Tools, sodass der gesamte Recruiting-Prozess effizienter und nutzerfreundlicher wird.
Häufig gestellte Fragen zum Bewerbermanagementsystem
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?
Ein ATS verwaltet den Rekrutierungsprozess und konzentriert sich auf Aufgaben wie die Veröffentlichung von Stellenanzeigen, das Screening von Lebensläufen und das Vorantreiben von Kandidaten durch die einzelnen Phasen der Einstellung.
Im Gegensatz dazu ist ein CRM (Candidate Relationship Management) darauf ausgelegt, langfristige Beziehungen zu potenziellen Kandidaten aufzubauen und zu pflegen – auch zu solchen, die sich derzeit nicht aktiv bewerben.
Während ein ATS auf das Management aktiver Bewerber abzielt, dient ein CRM der Pflege und dem Aufbau eines Talentpools für künftige Bedarfe.
Wie funktioniert ein ATS-Lebenslauf-Checker?
Ein ATS-Lebenslauf-Checker nutzt Parsing-Technologie, um wichtige Informationen aus dem Lebenslauf eines Kandidaten wie Kontaktdaten, Berufserfahrung, Ausbildung und Fähigkeiten zu scannen und zu extrahieren.
Diese extrahierten Daten werden dann mithilfe von Schlüsselwortabgleich und vordefinierten Kriterien mit der Stellenbeschreibung verglichen, um festzustellen, wie gut der Lebenslauf zu den Anforderungen passt.
Das System bewertet oder punktet den Lebenslauf anhand relevanter Schlüsselwörter, Qualifikationen und der Gesamtübereinstimmung, sodass Personalverantwortliche schnell die am besten geeigneten Kandidaten identifizieren können.
Wer nutzt ein Bewerbermanagementsystem?
ATS sind die am häufigsten eingesetzten Recruiting-Software-Lösungen, die von Organisationen jeder Größe weltweit genutzt werden. Innerhalb von Unternehmen wird ein ATS vor allem von HR-Fachleuten und Recruitern verwendet, aber auch Führungskräfte nutzen ATS-Plattformen, um Kandidatenprofile zu prüfen, Feedback zu geben und mit dem Recruiting-Team zusammenzuarbeiten.
Darüber hinaus nutzen auch Personalagenturen und Recruiting-Firmen ATS-Systeme, um die große Zahl an Bewerbungen zu verwalten, die sie im Auftrag mehrerer Kunden bearbeiten.
Sind ATSs KI?
Obwohl Bewerbermanagementsysteme und Programme mit künstlicher Intelligenz grundsätzlich unterschiedliche Technologien sind, nutzen einige ATS künstliche Intelligenz, um bestimmte Aufgaben wie das Screening von Kandidaten, Chatbots oder das Erstellen von Interviewfragen zu unterstützen. Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel über AI Recruiting.
