So wählen Sie ein Bewerbermanagementsystem aus: Eine 5-Schritte-Anleitung
Die Wahl des richtigen Bewerbermanagementsystems (ATS) kann überwältigend wirken – es gibt Dutzende Optionen, und jede verspricht schnelleres Einstellen, bessere Bewerbererlebnisse und geringere Recruiting-Kosten. Aber nicht jedes System passt zu jeder Organisation. Das beste ATS für Ihr Team hängt von Faktoren wie Ihrem Einstellungsvolumen, Budget, Integrationen und dem gewünschten Bewerbererlebnis ab.
In diesem Leitfaden führen wir Sie Schritt für Schritt durch die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems und erklären, welche Funktionen Priorität haben sollten, welche Preismodelle zu verstehen sind und auf welche Warnsignale Sie bei Demos achten müssen.
Am Ende wissen Sie genau, wie Sie Anbieter auswählen, eine effektive Bewertung durchführen und ein ATS auswählen, das Ihrem Team hilft, schneller passende Talente zu finden, einzubinden und einzustellen.
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Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art von Recruiting-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenanzeige bis zum Angebot zu verwalten. Im Kern fungiert ein ATS als zentrale Plattform, auf der Recruiter, Führungskräfte und manchmal sogar Bewerber zusammenarbeiten können.
Anstatt mit Tabellen, E-Mails und verschiedenen Tools zu jonglieren, hält ein ATS alle Bewerberinformationen an einem Ort bereit – Lebensläufe, Bewerbungen, Interviewnotizen und Kommunikationsverläufe –, sodass Teams Kandidaten effizienter durch den Einstellungsprozess begleiten können.
Ein ATS ist besonders wertvoll für Unternehmen, die eine große Anzahl an Bewerbungen erhalten oder die das Bewerbererlebnis, die Einhaltung von Vorgaben und die Geschwindigkeit im Einstellungsprozess verbessern möchten. Wenn Sie das richtige System wählen, kann sich Ihr Recruiting-Team weniger um Verwaltungsaufgaben kümmern und stattdessen mehr Zeit auf die Suche und Ansprache von Top-Talenten verwenden.
Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines ATS
Die Wahl des passenden ATS ist nicht nur eine Checkliste von Funktionen. Es geht darum, ein System zu finden, das zur Größe, zu den Einstellungsbedürfnissen und zu den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens passt. Nachfolgend finden Sie die fünf wichtigsten Bereiche, die Sie bei der Bewertung von Bewerbermanagementsystemen berücksichtigen sollten.
1. Passung zur Organisation
Ihr ATS sollte zum aktuellen Umfang Ihrer Einstellungsaktivitäten und auch zu Ihren Erwartungen für die nächsten Jahre passen.
Teamgröße:
- Kleine Teams profitieren von einfachen Systemen mit grundlegender Automatisierung (Lebenslauf-Parsing, E-Mail-Vorlagen) und transparenter Preisgestaltung.
- Größere Unternehmen benötigen oft mehrere Benutzerstufen, rollenbasierte Hierarchien und Anpassungsmöglichkeiten, um verschiedene Abteilungen und Standorte zu berücksichtigen – Funktionen, die sich üblicherweise in Enterprise-Recruiting-Lösungen finden.
Einstellungsvolumen:
- Recruiting mit hohem Volumen erfordert Massenkommunikation, Gruppenterminierung und KI-gestützte Vorauswahl-Funktionen, um Bewerbungen schnell zu bearbeiten und Vorurteile zu reduzieren.
- Saisonale oder schwankende Einstellungen verlangen nach flexibler Preisgestaltung und Skalierbarkeit, sodass man bei Bedarf die Kapazitäten anpassen kann, ohne für ungenutzte Ressourcen zu zahlen.
Skalierbarkeit:
Denken Sie voraus – ein häufiger Wechsel des ATS ist zeitaufwändig und kostspielig. Suchen Sie ein System, das mitwachsen kann und zusätzliche Benutzer, Regionen sowie erweiterte Funktionen unterstützt, wenn Ihr Bedarf steigt.
Automatisierungen:
Automatisierung ist entscheidend für die Effizienz. Funktionen wie Lebenslauf-Parsing, automatische Vorauswahl, Terminierung und automatisierte Erinnerungen reduzieren manuelle Aufgaben und geben Recruitern mehr Zeit für die Bewerberbetreuung.
Warum die Anforderungen Ihrer Organisation wichtig sind: Je besser das System zur Größe und geplanten Entwicklung Ihrer Organisation passt, desto weniger Zeit müssen Sie damit verbringen, ineffiziente Prozesse zu beheben oder auf ein neues Tool umzusteigen.
2. Operative Anforderungen
Ein ATS sollte sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Ihre IT-Landschaft einfügen und die Zusammenarbeit erleichtern – nicht verkomplizieren.
Anpassungsfähigkeit:
Passen Sie Workflows, Recruiting-Pipelines und Reporting-Dashboards für verschiedene Teams oder Positionen individuell an, damit alle Beteiligten die für sie relevanten Einblicke erhalten.
Einige nützliche Funktionen hier:
- Anpassbare Workflows: Suchen Sie nach einem ATS, das es Ihnen ermöglicht, Workflows an Ihren Recruiting-Prozess anzupassen. Das System sollte flexibel genug sein, um verschiedene Berufsrollen, Abteilungen und Einstellungsphasen abzubilden.
- Individuelle Berichterstattung: Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards zu erstellen, um wichtige Kennzahlen (z. B. Time-to-Hire, Quelle der Einstellung) zu verfolgen, ist essenziell für datenbasierte Entscheidungen.
Integrationen:
Verbinden Sie Ihr ATS mit Ihrem HRMS, Jobbörsen, Tools zur Hintergrundüberprüfung und Kommunikationsplattformen wie Slack oder E-Mail. Dies reduziert Datensilos und sorgt für einen nahtlosen Ablauf zwischen den Systemen.
Sie können auf der Website des Anbieters oder beim Vertriebsteam nachfragen, mit welchen Tools die Software bereits Integrationen bietet, und diese sogar darum bitten, Integrationen zu entwickeln, falls sie noch nicht existieren (beachten Sie, dies kann zusätzliche Kosten verursachen).
(Falls Sie noch mehr Kontext brauchen, warum die Integration mit Ihrem HR-Management-System so wichtig ist, lesen Sie als nächstes über diese HRMS-Funktionen und Vorteile.)
Kollaborationsfunktionen:
Das ATS sollte das einfache Teilen von Kandidatenprofilen, Feedback und Notizen unter Teammitgliedern ermöglichen, um eine bessere Zusammenarbeit zwischen Personalverantwortlichen, HR und Recruitern zu fördern.
Durch die Zentralisierung von Kandidatendaten können alle Beteiligten und Interviewer Notizen, Feedback und Bewertungen an einem Ort teilen.
Rollenbasierte Berechtigungen:
Schützen Sie sensible Kandidatendaten, indem Sie steuern, wer Informationen ansehen, bearbeiten oder teilen kann. Dies gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und verhindert versehentliche Weitergabe.
Warum betriebliche Anforderungen wichtig sind: Ein gut integriertes, anpassbares ATS reduziert manuelle Arbeit, hält Teams abgestimmt und stellt sicher, dass sensible Daten ordnungsgemäß behandelt werden.
3. Benutzererfahrung
Sowohl Recruiter als auch Kandidaten benötigen ein System, das einfach, intuitiv und unterstützend ist.
Benutzerfreundlichkeit:
Achten Sie auf eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, die nur minimale Schulung erfordert. Testen Sie vor einer Entscheidung immer die Bedienbarkeit in einer Live-Demo.
Hier sind einige spezifische Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Das ATS sollte intuitiv sein und es Ihrem HR-Team sowie Führungskräften einfach machen, sich zurechtzufinden. Deshalb ist es immer wichtig, eine Live-Demo anzufordern.
- Kandidatenerlebnis: Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess für Kandidaten unkompliziert und mobilfreundlich ist und ein reibungsloses Erlebnis bietet, um Absprünge zu minimieren.
Kandidatenerlebnis:
Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess schnell, mobilfreundlich und im Unternehmensdesign gehalten ist. Ein umständliches Bewerbungsformular schreckt Top-Kandidaten schnell ab.
Onboarding-Unterstützung:
Bewerten Sie die Schulungsressourcen, den Kundensupport und die Implementierungsservices des Anbieters. Gutes Onboarding kann die Akzeptanz im gesamten Recruiting-Team ausmachen oder verhindern.
Warum die Benutzererfahrung zählt: Wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, die Software zu bedienen, oder Kandidat:innen den Prozess abbrechen, bringt auch das umfangreichste Bewerbermanagementsystem (ATS) keinen Mehrwert.
4. Geschäftswert
Das richtige Bewerbermanagementsystem sollte einen messbaren ROI liefern – und nicht nur eine weitere Ausgabenkategorie darstellen.
Kosten & Preismodelle:
Unterschiedliche Lösungen haben unterschiedliche Preismodelle (z.B. abonnementbasiert, nutzungsbasiert oder funktionsabhängige Preisgestaltung). Achten Sie auch auf mögliche Zusatzgebühren für Integrationen oder zusätzliche Funktionen.
Vergleichen Sie abonnementbasierte, nutzerbasierte und stellenbezogene Preisgestaltung. Fragen Sie nach versteckten Kosten für Integrationen, Erweiterungen oder fortgeschrittene Berichte.
Berücksichtigen Sie den langfristigen Nutzen und die Kapitalrendite (ROI), die das Bewerbermanagementsystem bietet, einschließlich Zeitersparnis, geringere Abhängigkeit von externen Recruitern und gesteigerter Effizienz beim Einstellen. Weitere Hilfestellung dazu finden Sie in Dan Georges ausgezeichnetem Artikel über finanzielle Kompetenz im HR-Bereich.
Kapitalrendite:
Beachten Sie den langfristigen Wert – geringere Agenturkosten, schnellere Einstellungszyklen und eine gesteigerte Produktivität der Recruiter gleichen die anfänglichen Kosten oft aus.
Berichte & Analysen:
Recruiting-Analysen sind wichtig, um den Einstellungsprozess zu verbessern und qualifiziertere Einstellungen vorzunehmen.
Nutzen Sie Dashboards und benutzerdefinierte Berichte, um KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Diversitätskennzahlen und die Effektivität der Quellen zu verfolgen. Datenbasierte Einblicke helfen Ihnen, Ihre Einstellungsstrategie zu verfeinern und die Effizienz zu steigern.
Detaillierte Analysen ermöglichen es Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu erhöhen und die Rekrutierungskosten zu senken. Darüber hinaus sorgen Reporting-Funktionen für die Einhaltung gesetzlicher Auflagen durch genaue Dokumentation der Einstellungsverfahren.
Natürlich gibt es auch eigenständige Recruiting-Analytics-Software, aber dies wird zunehmend zu einer Schlüsselfunktion in Bewerbermanagementsystemen.
Tipp: Fortschrittlichere Analysen kosten möglicherweise mehr. Prüfen Sie daher, was in Ihrem ATS-Preis enthalten ist.
Warum der Geschäftswert wichtig ist: Wenn Sie die Einführung eines Bewerbermanagementsystems in Bezug auf den ROI darstellen, fällt es leichter, die Zustimmung der Führungsebene zu gewinnen.
5. Risikomanagement
Das Thema Einstellungen betrifft sensible Daten und muss lokale sowie internationale Vorschriften einhalten.
Einhaltung & rechtliche Anforderungen:
Achten Sie bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems darauf, dass es die Einhaltung von Vorgaben im Einstellungsprozess unterstützt, um die Rekrutierung effizient und rechtssicher zu gestalten.
Wenn Ihr Unternehmen in unterschiedlichen Regionen mit verschiedenen Einstellungsregeln tätig ist (z. B. Gleichstellungsgesetze, DSGVO), sollten Sie darauf achten, dass Ihr Bewerbermanagementsystem über entsprechende Compliance-Funktionen für multinationale Unternehmen verfügt.
Stellen Sie sicher, dass das Bewerbermanagementsystem die Gleichbehandlungsstandards, DSGVO, CCPA und andere arbeits- oder datenschutzrelevante Gesetze für Ihre Standorte unterstützt.
Geografische Reichweite:
Wenn Sie in mehreren Regionen einstellen, achten Sie auf Funktionen wie mehrsprachige Stellenausschreibungen, Zeitzonenunterstützung und lokalisierte Compliance-Tools. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in Ländern oder Bundesstaaten mit eigenen Datenschutz- und Antidiskriminierungsgesetzen tätig sind.
Hier sind weitere Empfehlungen, abgestimmt auf den Umfang Ihres geografischen Bedarfs:
Einzelner Standort
- Einfacherer Ablauf: Wenn sich Ihre Recruiting-Aktivitäten auf einen einzigen Standort konzentrieren, muss Ihr ATS keine verschiedenen Regionen oder Niederlassungen abbilden. Ein Basissystem, das Kandidaten verwaltet, Kommunikation automatisiert und Daten organisiert, ist ausreichend.
- Lokale Compliance: Achten Sie darauf, ein ATS zu wählen, das die regulatorischen Anforderungen Ihrer Region oder Ihres Landes erfüllt, wie lokale Arbeitsgesetze, Datenschutz und Berichtspflichten.
Mehrere Standorte (national oder international)
- Funktionen für mehrere Standorte: Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten aktiv ist, sollte das ATS standortübergreifende Funktionen bieten. So können Sie Stellenanzeigen aus verschiedenen Büros oder Regionen verwalten – alles in einer Plattform.
- Lokale Compliance: Bei internationaler Rekrutierung ist Compliance entscheidend. Das ATS sollte Sie bei der Einhaltung unterschiedlicher Einstellungsvorschriften und Datenschutzgesetze unterstützen, z. B. der DSGVO in Europa oder dem CCPA in den USA.
- Sprach- und Zeitzonenunterstützung: In internationalen Kontexten empfiehlt sich ein ATS, das mehrere Sprachen und Zeitzonen unterstützt, um die globale Rekrutierung zu erleichtern. Das System sollte Ihnen zudem die Planung von Interviews und die Kommunikation mit Kandidat:innen in verschiedenen Regionen erleichtern.
- Regionale Talentpools: Rekrutieren Sie global, ist ein ATS mit Suchfunktionen, die gezielt Talente in bestimmten Regionen oder Ländern ansprechen, ein wertvolles Werkzeug, um vielfältige Kandidat:innen zu erreichen.
Warum Risikomanagement wichtig ist: Ein konformes ATS verringert das Risiko von Bußgeldern, Klagen und Reputationsverlusten und hilft dabei, das Vertrauen von Kandidat:innen zu gewinnen.
Wichtigste Erkenntnisse
Beachten Sie bei der Bewertung von ATS-Plattformen besonders:
- Passgenauigkeit für Teamgröße und Einstellungsvolumen – heute und in Zukunft.
- Automatisierung, Integrationen und Anpassbarkeit, um Abläufe zu optimieren.
- Benutzerfreundliches Design für Recruiter:innen und Kandidat:innen, gestützt durch starken Anbietersupport.
- ROI und Analysen, die den Nutzen belegen und fundierte Einstellungsentscheidungen unterstützen.
- Compliance und globale Einsatzfähigkeit, um Ihr Unternehmen beim Wachstum zu schützen.
Mit diesem Ansatz beim ATS-Vergleich investieren Sie nicht einfach in eine Software – sondern in ein System, das effiziente, faire und skalierbare Einstellungen unterstützt.
ATS-Funktionen im Vergleich zu Geschäftsergebnissen
Um diese Faktoren leichter nachvollziehen zu können, finden Sie hier einen schnellen Vergleich typischer ATS-Funktionen, deren Nutzen und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Nutzen Sie diese Tabelle als Schnellreferenz beim Anbietervergleich – so können Sie die Funktionen direkt mit den Ergebnissen verknüpfen, die für Ihr Team zählen.
| Funktion | Was sie macht | Geschäftlicher Nutzen |
|---|---|---|
| Automatisierung | Lebenslauf-Parsing, automatische Vorauswahl, Interview-Terminierung, Erinnerungen | Schenkt Recruitern Zeit, reduziert manuelle Fehler, beschleunigt den Einstellungsprozess |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Steuert den Zugriff nach Benutzertyp (Recruiter, Manager, Führungskraft) | Schützt sensible Daten, gewährleistet Compliance, verbessert Zusammenarbeit |
| Anpassung | Passen Sie Workflows, Pipelines und Berichte an die Bedürfnisse des Teams an | Stimmt den Einstellungsprozess auf Unternehmensziele ab, verringert Engpässe |
| Integrationen | Verbindet das ATS mit HRMS, Jobbörsen, Background Checks, Kommunikationstools | Beseitigt Datensilos, optimiert Abläufe |
| Zusammenarbeitstools | Zentralisiert Kandidatenprofile, Notizen und Feedback | Verbessert die Teamarbeit, beschleunigt Entscheidungsfindung |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Dashboards und einfache Navigation | Schnellere Einführung, weniger Schulungsaufwand, zufriedenere Recruiter |
| Kandidatenerlebnis | Mobilfreundliche, gebrandete Bewerbungen mit Statusaktualisierungen | Höhere Abschlussquoten, stärkere Arbeitgebermarke |
| Onboarding-Unterstützung | Schulungen, Helpdesk und Implementierungsservices | Schnellerer Rollout, höhere Akzeptanz, weniger Implementierungsprobleme |
| Reporting & Analytics | Verfolgt Time-to-Hire, Einstellungskanäle, DEI-Kennzahlen | Ermöglicht datengesteuertes Einstellen, verbessert Effizienz und Fairness |
| Compliance-Funktionen | GDPR, CCPA, EEO-Tools, Prüfpfade | Verringert rechtliche Risiken, sichert ethische Einstellungspraktiken |
| Skalierbarkeit | Unterstützt mehr Nutzer, Regionen und erweiterte Funktionen mit wachsendem Unternehmen | Macht Investition zukunftssicher, vermeidet teure ATS-Wechsel |
Wie Sie sehen, liegt der wahre Wert eines ATS nicht in den Funktionen selbst, sondern in den Ergebnissen, die sie ermöglichen – von schnellerer Time-to-Hire bis hin zu besserer Compliance und Kandidatenerfahrung. Wenn Sie diesen Fokus auf das Ergebnis im Blick behalten, fällt es leichter, Verkaufsargumente zu durchschauen und diejenigen Systeme auszuwählen, die die Ziele Ihrer Organisation tatsächlich unterstützen.
So wählen Sie ein Bewerbermanagementsystem: 5-Schritte-Prozess
Die Auswahl eines ATS muss nicht überwältigend sein – aber sie sollte strukturiert und gründlich ablaufen. Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen, können Sie Optionen souverän bewerten und die Zustimmung der Stakeholder sichern.
Schritt Eins: Bedarf ermitteln
Bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen, klären Sie, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Binden Sie Recruiter, Hiring Manager, IT und Finanzteam frühzeitig ein, um alle Perspektiven zu berücksichtigen.
Zentrale Fragen:
- Wie viele Einstellungen erwarten wir in den nächsten 6–12 Monaten?
- In welchen Märkten rekrutieren wir (ein Markt vs. mehrere Regionen)?
- Wie sieht unser Interviewprozess aus?
- Wer sind die Hauptnutzer des ATS?
- Wie ausgeprägt ist unsere Arbeitgebermarke?
- Falls wir ein bestehendes ATS ersetzen, welche Schwachstellen müssen behoben werden?
Mit diesen Fragen finden Sie heraus, was Sie wirklich von Ihrem ATS benötigen.
Möchten Sie beispielsweise mehr Daten erfassen, um Recruiting-Kennzahlen zu verfolgen und Ihre Recruiting-Prozesse zu verbessern, sollten Analyse- und Reportingfunktionen ganz oben auf Ihrer Liste stehen.
Beziehen Sie Ihr Stakeholder-Feedback ein (IT und Finanzen sind immer hilfreich) und nutzen Sie es, um Use Cases zu beschreiben und eine Matrix zu bauen, die die wichtigsten Themen jeder Stakeholdergruppe abbildet.
Im Anschluss dokumentieren Sie Must-have- und Nice-to-have-Features für jede Gruppe. Wenn Ihr Recruitingteam etwa detailliertere Analysen benötigt, priorisieren Sie Reporting-Tools. Geht es der IT um Sicherheit, rücken Compliance-Funktionen in den Vordergrund.
Schritt Zwei: Anbieter recherchieren
Wenn Sie wissen, was Sie brauchen, sondieren Sie den Markt. Beginnen Sie mit Vergleichsübersichten (wie unserem besten ATS-Vergleich), Anbieter-Websites und HR-Communitys.
Worauf sollte man achten:
- Testzugang oder Demo-Optionen
- Kundenbewertungen, Fallstudien und Erfahrungsberichte
- Bestbewertete Funktionen nach Kategorie (KMU- vs. Enterprise-Tools)
- Benutzererfahrung (intuitive Navigation, übersichtliche Oberfläche)
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Workflows
- Transparente Preisgestaltung und enthaltene Leistungen pro Tarif
- Sicherheitsstandards und Zertifizierungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO, SOC 2)
- Ressourcen für die Einführung, Schulungen und verfügbare Unterstützung
Top-Bewerbermanagementsysteme zur Auswahl
Hier ist meine Liste der 10 besten ATS-Plattformen, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:
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Einige anbieterbezogene Fragen, die Sie stellen sollten:
Sobald Sie bereit sind, ins Detail zu gehen, nutzen Sie diese Fragen, um Ihren Auswahlprozess zu steuern:
- Wer sind die wichtigsten Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche sind in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist die am besten bewertete Funktion jedes Tools?
- Handelt es sich um eine Lösung für kleine Unternehmen oder ist sie eher für den Unternehmenseinsatz geeignet?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte? Was sind die am häufigsten genannten Vorteile und Nachteile?
- Welche Art von Einarbeitung, ATS-Schulung, Support und weitere Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Gibt es umfassende Dokumentationen?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits nutzen?
- Benutzeroberfläche: Ist sie optisch ansprechend?
- Benutzererfahrung: Ist sie intuitiv zu bedienen und einfach zu verwenden?
- Ist dieses Tool einfach oder komplex genug für Ihre Anforderungen im Personalmanagement?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassbarkeit, die Sie benötigen?
- Sind hohe Sicherheitsstandards gewährleistet und entspricht es den Datenschutzbestimmungen und Best Practices? Gibt es eine On-Premises-Option?
- Entspricht die Preisgestaltung Ihrem Budget? Ist die Preisstruktur transparent? Ist der Preis angesichts der Funktionsvielfalt gerechtfertigt? Sind bestimmte Schlüssel-Funktionen nur in teureren Preisstufen enthalten?
- Gibt es eine Demo oder kostenlose Testversion?
Schritt Drei: Erstellen Sie eine Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Reduzieren Sie die Optionen auf einige vielversprechende Anbieter und gehen Sie dann ins Detail.
- Demos anfordern: Buchen Sie Live-Sessions, um das Produkt in Aktion zu erleben.
- Fordern Sie eine RFI (Request for Information) an: Sammeln Sie standardisierte Daten zu allen Anbietern.
- Erwägen Sie eine RFP (Request for Proposal): Für größere oder Enterprise-Teams empfiehlt sich eine formale Ausschreibung. Hier finden Sie unsere Anleitung zur Erstellung einer ATS-RFP.
- Bewerten Sie die Passgenauigkeit: Fragen Sie nach Integrationen mit Ihrem HRMS und anderen Tools, Unterstützung bei der Einführung und Flexibilität in der Preisgestaltung.
Schritt Vier: Erstellen Sie eine Business Case
Nachdem Sie die Anbieter verglichen haben, geht es nun darum, die Zustimmung der Geschäftsleitung einzuholen. Halten Sie Ihren Business Case fokussiert, klar und ROI-orientiert.
Entscheidungsträger wollen wissen:
- Wie viel wird es kosten?
- Welche Probleme werden damit gelöst?
- Was passiert, wenn wir jetzt nicht investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Wie hoch ist der erwartete ROI?
Vielleicht kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage nicht; dennoch sorgt die Einholung einer Genehmigung in dieser Phase für Ihren späteren Erfolg.
Nach meiner Erfahrung ist die Zustimmung der Stakeholder vor allem eine Frage von klarer Kommunikation und solider Planung. Sie müssen sowohl spezifisch als auch realistisch sein, was Sie sich vom ATS hinsichtlich Wertschöpfung und erwartetem ROI erhoffen.
Hier ist eine Vorlage für eine Business Case-Präsentation, die Sie für ATS-Software verwenden können:
- Zusammenfassung für das Management: Kurze Übersicht des Vorschlags, der wichtigsten Vorteile und Fazit.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung des Ist-Zustands sowie die zu adressierenden spezifischen Herausforderungen oder Probleme.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und deren erwarteten Nutzen, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Umsetzungsplan und Risikobewertung: Schritt-für-Schritt-Implementierungsstrategie, Zeitrahmen sowie eine Zusammenfassung möglicher Risiken mit Maßnahmen zur Risikominderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträger.
Schritt Fünf: Implementierung und Onboarding
Oft besteht die größte Herausforderung nicht darin, das richtige ATS auszuwählen, sondern es effektiv einzuführen. Ohne angemessenes Onboarding und kontinuierliche Unterstützung kann selbst das fortschrittlichste ATS die erwarteten Ergebnisse nicht liefern – das führt zu frustrierten Anwendern und verpassten Chancen.
Tipps für eine reibungslose Einführung:
- Frühzeitig kommunizieren: Die Veränderung ankündigen, Gründe erklären und Fragen einladen.
- Schulungen vom Anbieter nutzen: Machen Sie das Onboarding und Schulungen für Recruiter und Führungskräfte zur Pflicht.
- Projektleitung benennen: Bestimmen Sie eine verantwortliche Person zur Steuerung der Implementierung und als zentrale Ansprechperson für Feedback und Probleme.
- Ressourcen bereitstellen: Stellen Sie Hilfedokumente, FAQs und Ticket-Informationen des Anbieters für den Support zur Verfügung.
- Nutzerakzeptanz fördern: Zeigen Sie auf, wie das ATS Zeit spart, die Candidate Experience verbessert oder bessere Einstellungsentscheidungen unterstützt.
Wenn Sie diesen 5-Schritte-Prozess befolgen—Bedarfe ermitteln, Anbieter recherchieren, Shortlist erstellen, Business Case aufbauen und sorgfältig implementieren—stellen Sie sicher, dass Sie ein ATS wählen, das nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch mit Ihrem zukünftigen Wachstum skalierbar ist.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade dabei sind, sich darüber zu informieren, wie Sie ein Bewerbermanagementsystem auswählen, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Danach erhalten Sie eine Vorauswahl an Softwarelösungen zur Überprüfung. Sie werden während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.