Auswahl eines Bewerbermanagementsystems: Eine 5-Schritte-Anleitung
Um das richtige Bewerbermanagementsystem auszuwählen, sollten Sie sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Teams konzentrieren – etwa Einstellungsvolumen, Budget, Integrationen und das gewünschte Kandidatenerlebnis. In diesem Leitfaden erkläre ich genau, wie Sie Funktionen vergleichen, Preise verstehen, Warnsignale in Demos erkennen und mit Sicherheit Anbieter auswählen und bewerten können. Am Ende wissen Sie, wie Sie ein ATS wählen, das die Einstellung wirklich beschleunigt und Ihnen hilft, die besten Talente anzuziehen, einzubinden und einzustellen.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)?
Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) ist eine Art von Recruiting-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zum Angebot zu verwalten. Im Kern fungiert ein ATS als zentrale Anlaufstelle, in der Recruiter, Führungskräfte im Einstellungsprozess und manchmal auch Kandidaten interagieren können.
Anstatt Tabellen, E-Mails und verstreute Tools zu jonglieren, bewahrt ein ATS alle Bewerberinformationen an einem Ort auf – Lebensläufe, Bewerbungen, Interviewnotizen und Kommunikationshistorie – sodass Teams Kandidaten effizienter durch den Einstellungsprozess führen können.
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Ein ATS ist besonders wertvoll für Organisationen, die große Mengen an Bewerbungen erhalten oder die das Kandidatenerlebnis, die Compliance und die Geschwindigkeit der Einstellungen verbessern möchten. Die Wahl des richtigen Systems stellt sicher, dass Ihr Recruiting-Team weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringt und sich mehr auf das Finden und Einbinden von Top-Talenten konzentrieren kann.
Wichtige Faktoren bei der Auswahl eines ATS
Das richtige ATS auszuwählen, bedeutet mehr als nur das Abhaken von Funktionen. Es geht darum, ein System zu finden, das zu Größe, Einstellungsbedarf und langfristigen Zielen Ihres Unternehmens passt. Im Folgenden finden Sie die fünf wichtigsten Bereiche, die Sie bei der Bewertung von Bewerbermanagementsystemen berücksichtigen sollten.
1. Passung zur Organisation
Ihr ATS sollte zum Umfang Ihrer aktuellen Einstellungsaktivitäten sowie zu Ihrer zukünftigen Entwicklung passen.
Teamgröße:
- Kleine Teams profitieren von einfachen Systemen mit grundlegender Automatisierung (Lebenslauf-Parsing, E-Mail-Vorlagen) und transparenten Preisen.
- Große Unternehmen benötigen oft Multi-User-Tarife, rollenbasierte Hierarchien und Anpassungsmöglichkeiten für verschiedene Abteilungen und Standorte – Funktionen, die häufiger in Enterprise Recruiting-Lösungen zu finden sind.
Einstellungsvolumen:
- Massenrekrutierung erfordert Massenkommunikation, Batch-Terminierung und KI-gestützte Screening-Funktionen, um Bewerbungen schnell zu bearbeiten und Vorurteile zu reduzieren.
- Saisonale oder schwankende Einstellungen benötigen flexible Preisgestaltung und Skalierbarkeit, um bei Bedarf auf- oder abzubauen, ohne für ungenutzte Kapazitäten zu zahlen.
Skalierbarkeit:
Denken Sie voraus – ein häufiger Wechsel des ATS ist zeitaufwendig und teuer. Suchen Sie ein System, das mit Ihnen wachsen kann und zusätzliche Nutzer, Regionen und erweiterte Funktionen unterstützt, wenn Ihr Bedarf steigt.
Automatisierungen:
Automatisierung ist entscheidend für Effizienz. Funktionen wie Lebenslauf-Parsing, automatisches Screening, Terminierung und Erinnerungen automatisieren manuelle Aufgaben und geben Recruitern mehr Zeit für die eigentliche Kandidatenansprache.
Warum organisatorische Anforderungen wichtig sind: Je besser das System zur Größe und Entwicklung Ihrer Organisation passt, desto weniger Zeit verbringen Sie damit, Ineffizienzen zu beheben oder auf ein neues Tool umzusteigen.
2. Operative Anforderungen
Ein ATS sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Ihre IT-Landschaft einfügen und die Zusammenarbeit vereinfachen – nicht erschweren.
Anpassung:
Gestalten Sie Arbeitsabläufe, Pipelines und Reporting-Dashboards individuell für verschiedene Teams oder Stellenarten, sodass jeder Beteiligte die Einblicke erhält, die er benötigt.
Hier sind einige nützliche Funktionen:
- Anpassbarer Workflow: Suchen Sie nach einem ATS, das es Ihnen ermöglicht, Workflows an Ihren Rekrutierungsprozess anzupassen. Das System sollte flexibel genug sein, um verschiedene Jobrollen, Abteilungen und Einstellungsphasen zu unterstützen.
- Individuelle Berichte: Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte und Dashboards zu erstellen, um wichtige Kennzahlen (z. B. Time-to-Hire, Herkunft der Einstellung) zu verfolgen, ist unerlässlich, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Integrationen:
Verbinden Sie Ihr ATS mit Ihrem HRMS, Jobbörsen, Tools für Hintergrundüberprüfungen und Kommunikationsplattformen wie Slack oder E-Mail. Dies reduziert Datensilos und sorgt für reibungslose Übergaben zwischen den Systemen.
Auf der Website des Anbieters oder beim Vertriebsteam können Sie prüfen, mit welchen Tools die Software bereits Integrationen hat, und sie sogar bitten, eine Integration zu erstellen, falls diese nicht existiert (beachten Sie, dass dies mit zusätzlichen Kosten verbunden sein kann).
(Wenn Sie etwas mehr Kontext benötigen, warum die Integration mit Ihrem Personalmanagementsystem so wichtig ist, lesen Sie als Nächstes über diese HRMS-Funktionen und -Vorteile.)
Kollaborationsfunktionen:
Das ATS sollte die einfache Weitergabe von Kandidatenprofilen, Feedback und Notizen unter Teammitgliedern ermöglichen und so eine bessere Zusammenarbeit zwischen Personalverantwortlichen, HR und Recruitern fördern.
Durch die Zentralisierung von Kandidatendaten können alle Beteiligten und Interviewer Notizen teilen, Feedback geben und Kandidaten an einem Ort bewerten.
Rollenbasierte Berechtigungen:
Schützen Sie sensible Kandidatendaten, indem Sie steuern, wer Informationen einsehen, bearbeiten oder weitergeben kann. Dies gewährleistet Compliance und verhindert das versehentliche Weitergeben von Daten.
Warum operative Anforderungen wichtig sind: Ein gut integriertes, anpassbares ATS reduziert manuelle Arbeit, hält Teams auf Kurs und sorgt dafür, dass sensible Daten ordnungsgemäß behandelt werden.
3. Benutzererfahrung
Sowohl Recruiter als auch Kandidaten benötigen ein System, das einfach, intuitiv und unterstützend ist.
Benutzerfreundlichkeit:
Achten Sie auf eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, für deren Bedienung nur minimale Schulung erforderlich ist. Testen Sie die Bedienbarkeit immer mit einer Live-Demo, bevor Sie sich festlegen.
Hier sind einige spezifische Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Das ATS sollte intuitiv und für Ihr HR-Team sowie die zuständigen Entscheider leicht zu bedienen sein. Deshalb ist es wichtig, stets eine Live-Demo anzufordern.
- Kandidaten-Erfahrung: Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess für die Kandidaten unkompliziert ist und eine mobilfreundliche, optimierte Nutzerführung bietet, um Absprünge zu verhindern.
Kandidaten-Erfahrung:
Stellen Sie sicher, dass der Bewerbungsprozess schnell, mobilfreundlich und im eigenen Unternehmensdesign gestaltet ist. Ein unausgereiftes Bewerbungsformular ist ein schneller Weg, qualifizierte Kandidaten zu verlieren.
Onboarding-Support:
Bewerten Sie die Schulungsressourcen des Anbieters, den Kundensupport und die Implementierungsdienste. Ein gutes Onboarding kann die Akzeptanz im gesamten Recruiting-Team entscheidend beeinflussen.
Warum die Benutzererfahrung zählt: Wenn Ihr Team Schwierigkeiten bei der Nutzung der Software hat oder Kandidat:innen den Prozess abbrechen, bringt selbst das funktionsreichste ATS keinen Mehrwert.
4. Geschäftlicher Mehrwert
Das richtige ATS sollte einen messbaren ROI liefern—und nicht nur eine weitere Ausgabenposition sein.
Kosten & Preismodelle:
Verschiedene Lösungen bieten unterschiedliche Preismodelle (z. B. Abo-basierte, nutzungsbasierte oder funktionsbasierte Preisgestaltung), und achten Sie auf zusätzliche Gebühren für Integrationen oder Zusatzfunktionen.
Vergleichen Sie Abonnement-, nutzerbasierte und stellenbasierte Preismodelle. Fragen Sie nach versteckten Kosten für Integrationen, Add-ons oder erweiterte Berichte.
Beachten Sie die langfristigen Vorteile und die Kapitalrendite (ROI), die das ATS bietet, einschließlich Zeitersparnis, geringere Abhängigkeit von externen Recruitern und verbesserte Effizienz im Einstellungsprozess. Für weitere Hilfestellung lesen Sie den hervorragenden Artikel von Dan George zur HR-Finanzkompetenz.
Kapitalrendite (ROI):
Betrachten Sie den langfristigen Wert—reduzierte Agenturgebühren, schnellere Einstellungszyklen und eine gesteigerte Produktivität der Recruiter wiegen die Anfangskosten oft auf.
Reporting & Analysen:
Recruitment-Analysen sind entscheidend, um den Recruiting-Prozess zu optimieren und qualitativ bessere Einstellungen zu erzielen.
Verwenden Sie Dashboards und individuelle Berichte, um KPIs wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Diversitätsmetriken und die Effektivität der Quellen zu verfolgen. Datenbasierte Einblicke helfen, Einstellungsstrategien zu verfeinern und die Effizienz zu steigern.
Detaillierte Analysen ermöglichen datengetriebene Entscheidungen, steigern die Effizienz und senken die Rekrutierungskosten. Darüber hinaus sorgen Reporting-Funktionen für die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben durch die Pflege korrekter Einstellungsunterlagen.
Naturgemäß gibt es auch eigenständige Recruitment-Analytics-Software, aber dies wird zunehmend zu einem zentralen Feature von ATS.
Tipp: Fortschrittlichere Analysen können mehr kosten, also prüfen Sie, was in Ihrem ATS-Preis enthalten ist.
Warum der geschäftliche Mehrwert zählt: Wenn Sie die Einführung eines ATS als ROI-Projekt darstellen, fällt es leichter, die Unternehmensleitung davon zu überzeugen.
5. Risikomanagement
Recruiting berührt sensible Daten und muss mit lokalen sowie internationalen Vorschriften konform sein.
Compliance & rechtliche Anforderungen:
Stellen Sie bei der Auswahl eines ATS sicher, dass es die Einhaltung von Recruiting-Vorschriften unterstützt, um effektive Rekrutierungsprozesse im rechtlichen Rahmen zu gewährleisten.
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen Einstellungsvorschriften tätig ist (z. B. Gleichbehandlungsgesetze, DSGVO), sollten Sie bei der ATS-Auswahl auf multinationale Compliance-Funktionen achten.
Stellen Sie sicher, dass das ATS Standards zur Chancengleichheit, DSGVO, CCPA sowie weitere für Ihre Standorte relevante Arbeits- und Datenschutzgesetze unterstützt.
Geografische Reichweite:
Wer in mehreren Regionen einstellt, sollte nach Funktionen wie mehrsprachigen Stellenausschreibungen, Zeitzonenunterstützung und lokalisierter Compliance suchen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in Ländern oder Bundesstaaten mit besonderen Datenschutz- und Antidiskriminierungsgesetzen tätig sind.
Hier sind zusätzliche Hinweise je nach Umfang Ihrer geografischen Anforderungen:
Einzelner Standort
- Vereinfachter Arbeitsablauf: Wenn Ihre Rekrutierungsprozesse an einem einzigen Standort zentralisiert sind, muss Ihr ATS keine mehreren Regionen oder Büros abdecken. Ein einfaches System, das Kandidaten nachverfolgt, Kommunikation automatisiert und Daten organisiert, sollte ausreichen.
- Lokale Compliance: Konzentrieren Sie sich auf ein ATS, das die gesetzlichen Anforderungen Ihrer Region oder Ihres Landes erfüllt, wie etwa Arbeitsrecht, Datenschutz und Berichtspflichten.
Mehrere Standorte (national oder international)
- Funktionalität für mehrere Standorte: Wenn Ihr Unternehmen an mehreren Standorten tätig ist, sollte ein ATS die Möglichkeit bieten, Stellenanzeigen und Kandidaten aus verschiedenen Büros oder Regionen auf einer Plattform zu verwalten.
- Lokale Compliance: Bei internationaler Rekrutierung ist die Einhaltung rechtlicher Vorgaben entscheidend. Das ATS sollte Sie dabei unterstützen, verschiedenen Einstellungsrichtlinien und Datenschutzgesetzen, wie der DSGVO in Europa oder dem CCPA in den USA, gerecht zu werden.
- Unterstützung für Sprache und Zeitzonen: In einem internationalen Umfeld sollten Sie ein ATS wählen, das mehrere Sprachen und Zeitzonen unterstützt, um globale Rekrutierungsmaßnahmen zu erleichtern. Das System sollte zudem die Terminierung von Interviews und die Kommunikation mit Kandidaten an unterschiedlichen Orten einfach machen.
- Regionale Talentpools: Wenn Sie weltweit rekrutieren, ist ein ATS mit Sourcing-Funktionen zur gezielten Ansprache von Talentpools in bestimmten Regionen oder Ländern besonders hilfreich, um vielfältige Kandidaten zu erreichen.
Warum Risikomanagement wichtig ist: Ein regelkonformes ATS senkt das Risiko von Geldstrafen, Klagen und Reputationsschäden und hilft Ihnen, das Vertrauen von Kandidaten zu stärken.
Wichtigste Erkenntnisse
Bei der Auswahl einer ATS-Plattform sollten Sie den Schwerpunkt legen auf:
- Passung zur Teamgröße und dem aktuellen wie zukünftigen Einstellungsvolumen.
- Automatisierung, Integrationen und Anpassbarkeit zur Optimierung der Abläufe.
- Benutzerfreundlichkeit für Recruiter und Kandidaten, unterstützt durch zuverlässigen Anbietersupport.
- ROI und Analytik, die den Nutzen belegen und fundierte Einstellungsentscheidungen fördern.
- Compliance und globale Einsatzfähigkeit, um Ihr Unternehmen beim Wachstum zu schützen.
Wenn Sie ein ATS unter diesen Gesichtspunkten auswählen, kaufen Sie nicht einfach nur eine Software – Sie investieren in ein System, das effizientes, faires und skalierbares Recruiting unterstützt.
ATS-Funktionen vs. Geschäftsergebnisse
Damit Sie diese Faktoren leichter erfassen können, finden Sie hier einen schnellen Vergleich gängiger ATS-Funktionen, was sie bewirken und welche Geschäftsergebnisse sie ermöglichen. Nutzen Sie diese Tabelle als schnelles Nachschlagewerk bei der Bewertung von Anbietern – sie hilft Ihnen dabei, die Funktionen direkt mit den Ergebnissen zu verknüpfen, die für Ihr Team zählen.
| Funktion | Was sie tut | Geschäftliches Ergebnis |
|---|---|---|
| Automatisierung | Lebenslauf-Parsing, automatische Vorauswahl, Terminplanung für Interviews, Erinnerungen | Sparrt Zeit für Recruiter, reduziert manuelle Fehler, beschleunigt den Einstellungsprozess |
| Rollenbasierte Berechtigungen | Steuert den Zugriff je nach Benutzertyp (Recruiter, Manager, Führungskraft) | Schützt sensible Daten, gewährleistet Compliance, verbessert Zusammenarbeit |
| Anpassung | Passt Workflows, Pipelines und Berichte an die Bedürfnisse des Teams an | Stimmt den Einstellungsprozess mit Unternehmenszielen ab, reduziert Engpässe |
| Integrationen | Verbindet das ATS mit HRMS, Jobbörsen, Hintergrundprüfungen und Kommunikationstools | Verhindert Datensilos, optimiert Arbeitsabläufe |
| Kollaborationstools | Zentralisiert Kandidatenprofile, Notizen und Feedback | Verbessert Teamarbeit, beschleunigt Entscheidungsfindung |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Dashboards und einfache Navigation | Schnellere Einführung, weniger Schulungsaufwand, zufriedenere Recruiter |
| Kandidaten-Erlebnis | Mobil-optimierte, gebrandete Bewerbungen mit Status-Updates | Höhere Abschlussraten, stärkere Arbeitgebermarke |
| Unterstützung beim Onboarding | Schulungen, Helpdesk und Implementierungsservices | Schnellere Einführung, höhere Akzeptanz, weniger Implementierungsprobleme |
| Reporting & Analysen | Verfolgt Time-to-hire, Einstellungsquellen, DEI-Kennzahlen | Ermöglicht datengesteuerte Einstellungen, steigert Effizienz und Fairness |
| Compliance-Funktionen | GDPR, CCPA, EEO-Tools, Audit-Trails | Reduziert rechtliche Risiken, stellt ethische Einstellungspraktiken sicher |
| Skalierbarkeit | Unterstützt mehr Nutzer, Regionen und erweiterte Funktionen mit Unternehmenswachstum | Sichert Investitionen für die Zukunft, vermeidet teure ATS-Wechsel |
Wie Sie sehen können, liegt der eigentliche Wert eines ATS nicht in den Funktionen selbst, sondern in den Ergebnissen, die sie ermöglichen—von einer schnelleren Besetzungsdauer bis hin zu verbesserter Compliance und einem besseren Kandidatenerlebnis. Wenn Sie diesen Zusammenhang zwischen Funktion und Ergebnis im Blick behalten, fällt es leichter, Verkaufsargumente zu durchschauen und sich auf die Systeme zu konzentrieren, die die Ziele Ihrer Organisation tatsächlich unterstützen.
So wählen Sie ein Bewerbermanagementsystem: 5-Schritte-Prozess
Die Auswahl eines ATS muss nicht überwältigend sein—sie sollte jedoch strukturiert und gründlich ablaufen. Wenn Sie diese fünf Schritte befolgen, können Sie Optionen mit Überzeugung bewerten und die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen sichern.
Schritt Eins: Bedarfe ermitteln
Bevor Sie sich über Anbieter informieren, sollten Sie zunächst klären, was Ihr Unternehmen wirklich braucht. Beziehen Sie Recruiter, Hiring Manager, IT und Finanzabteilung frühzeitig mit ein, damit Sie alle Perspektiven erfassen.
Zentrale Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wie viele Einstellungen erwarten wir in den nächsten 6–12 Monaten?
- In welchen Märkten rekrutieren wir (Einzelmarkt vs. mehrere Regionen)?
- Wie sieht unser Interviewprozess aus?
- Wer werden die Hauptnutzer des ATS sein?
- Wie entwickeln wir unsere Arbeitgebermarke weiter?
- Falls wir ein bestehendes ATS ersetzen: Welche Schmerzpunkte müssen sich ändern?
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, zu bestimmen, was Sie ganz konkret von Ihrem ATS benötigen.
Möchten Sie zum Beispiel mehr Daten sammeln, um Recruiting-Metriken besser zu erfassen und Ihre Einstellungsprozesse zu optimieren, sollte eine gute Analyse- und Reporting-Funktion ganz oben auf Ihrer Liste stehen.
Holen Sie sich Feedback von Ihren Stakeholdern (IT und Finanzabteilung sind immer hilfreich) und nutzen Sie deren Eingaben, um Use Cases zu dokumentieren sowie eine Matrix zu erstellen, in der Sie die wichtigsten Anforderungen je Stakeholder-Gruppe vergleichen.
Im nächsten Schritt dokumentieren Sie Must-have- und Nice-to-have-Funktionen für jede Stakeholder-Gruppe. Benötigt Ihr Recruiting-Team etwa detailliertere Analysen, stehen Reporting-Tools ganz oben. Hat IT Bedenken bei der Sicherheit, rücken Compliance-Funktionen in den Vordergrund.
Schritt Zwei: Anbieter recherchieren
Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, sondieren Sie den Markt. Beginnen Sie mit Vergleichsleitfäden (wie unserem Besten-ATS-Vergleich), Anbieterseiten und Diskussionen in HR-Communitys.
Worauf Sie achten sollten:
- Testzugang oder Demo-Möglichkeiten
- Kundenbewertungen, Fallstudien und Erfahrungsberichte
- Am besten bewertete Funktionen je Kategorie (KMU- vs. Enterprise-Tools)
- Benutzererfahrung (intuitive Navigation, übersichtliche Oberfläche)
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Workflows
- Transparente Preisgestaltung und was in jeder Stufe enthalten ist
- Sicherheitsstandards und Compliance-Zertifizierungen (z. B. DSGVO, SOC 2)
- Ressourcen zur Einführung, Schulungen und Verfügbarkeit von Support
Top Bewerbermanagementsysteme, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten ATS-Plattformen, die Ihnen beim Start Ihrer Suche helfen:
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Einige anbieterspezifische Fragen, die Sie stellen sollten:
Sobald Sie bereit sind, ins Detail zu gehen, nutzen Sie diese Fragen zur Orientierung bei Ihrer Bewertung:
- Wer sind die wichtigsten Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche erhalten die besten Bewertungen in ihrer Kategorie?
- Was ist die am besten bewertete Funktion jedes Tools?
- Handelt es sich um eine Lösung für kleine Unternehmen oder ist sie besser für den Einsatz in großen Unternehmen geeignet?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte? Welche Vorteile und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Einführungshilfen, ATS-Schulungen, Support- und weitere Ressourcen bietet der Anbieter?
- Gibt es eine umfassende Dokumentation?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software mit den HR-Tools integrieren, die Sie bereits nutzen?
- Benutzeroberfläche: Ist sie ansprechend gestaltet?
- Benutzererlebnis: Ist die Anwendung intuitiv zu bedienen und einfach in der Navigation?
- Ist dieses Tool einfach oder komplex genug für Ihren Personalverwaltungsbedarf?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassbarkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es robuste Sicherheitsstandards und erfüllt es Datenschutzvorgaben und Best-Practice-Richtlinien? Gibt es eine On-Premises-Option?
- Passen die Preise zu Ihrem Budget? Ist die Preisstruktur klar? Ist der Preis angesichts der Leistungsfähigkeit der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte Schlüsselfunktionen nur in teureren Preispaketen verfügbar?
- Wird eine Demo oder ein kostenloser Test angeboten?
Schritt Drei: Erstellen Sie eine Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Beschränken Sie Ihre Auswahl auf eine Handvoll vielversprechender Anbieter und tauchen Sie dann tiefer ein.
- Fordern Sie Demos an: Buchen Sie Live-Sessions, um das Produkt in Aktion zu sehen.
- Senden Sie eine RFI (Request for Information): Sammeln Sie standardisierte Daten über alle Anbieter hinweg.
- Erwägen Sie eine RFP (Request for Proposal): Für größere oder Unternehmenskundenteams: Führen Sie eine formelle Ausschreibung durch. Hier ist unser Leitfaden zur Erstellung einer ATS-Ausschreibung.
- Prüfen Sie die Passgenauigkeit: Fragen Sie nach Integrationen mit Ihrem HRMS und anderen Tools, nach Unterstützungsangeboten bei der Einführung und Preisflexibilität.
Schritt Vier: Einen Business Case erstellen
Sobald Sie Anbieter verglichen haben, ist es Zeit, die Zustimmung der Führungsebene einzuholen. Halten Sie Ihren Business Case fokussiert, klar und auf den ROI ausgerichtet.
Entscheidungsträger möchten wissen:
- Wie viel wird es kosten?
- Welche Probleme werden gelöst?
- Was passiert, wenn wir jetzt nicht investieren?
- Wie lange dauert die Einführung?
- Wie hoch ist der erwartete ROI?
Vielleicht wissen Sie die Antwort auf die Kostenfrage noch nicht; die Zustimmung in dieser Phase einzuholen, ist dennoch entscheidend für Ihren Erfolg.
Nach meiner Erfahrung dreht sich die Zustimmung der Stakeholder um klare Kommunikation und fundierte Planung. Sie müssen sowohl konkret als auch realistisch darlegen, welchen Wert und welchen erwarteten ROI Sie mit dem ATS erreichen möchten.
Hier ist eine Vorlage für einen Business Case, die Sie für ATS-Software verwenden können:
- Zusammenfassung für die Geschäftsleitung: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile und Fazit.
- Aktuelle Situation und Problemstellung: Beschreibung des Ist-Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobeurteilung: Schritt-für-Schritt-Plan zur Umsetzung, Zeitrahmen sowie Übersicht möglicher Risiken mit Gegenmaßnahmen.
- Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
Schritt Fünf: Implementieren und Einführen
Oft ist die größte Herausforderung nicht die Auswahl des richtigen ATS, sondern die effektive Umsetzung. Ohne eine richtige Einführung und fortlaufende Unterstützung kann selbst das fortschrittlichste ATS nicht die erwarteten Ergebnisse bringen – was zu Frust bei den Nutzern und verpassten Chancen führt.
Tipps für eine reibungslose Einführung:
- Früh kommunizieren: Kündigen Sie die Änderung an, erklären Sie deren Bedeutung und laden Sie zu Rückfragen ein.
- Schulungen des Anbieters nutzen: Machen Sie Einführung und Schulungen für Recruiter und Führungskräfte verpflichtend.
- Projektleitung benennen: Beauftragen Sie eine Person, die die Umsetzung steuert und als zentrale Anlaufstelle für Feedback und Probleme dient.
- Ressourcen bereitstellen: Teilen Sie Hilfedokumente des Anbieters, FAQs und Support-Kontaktdaten.
- Zur Nutzung motivieren: Heben Sie hervor, wie das ATS Zeit spart, das Kandidatenerlebnis verbessert oder bessere Einstellungsentscheidungen fördert.
Wenn Sie diesem 5-Schritte-Prozess folgen—Bedarfe identifizieren, Anbieter recherchieren, Shortlist erstellen, Business Case erarbeiten und sorgfältig implementieren—stellen Sie sicher, dass Sie ein ATS auswählen, das nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch mit Ihrem zukünftigen Wachstum skalierbar ist.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade dabei sind zu recherchieren, wie Sie ein Bewerbermanagementsystem auswählen, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre spezifischen Anforderungen erfasst werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste geeigneter Software. Die Berater begleiten Sie sogar durch den gesamten Kaufprozess, inklusive Preisverhandlungen.