10 beste kostenlose HR-Softwarelösungen für KMU mit kleinem Budget im Jahr 2026

Die beste kostenlose HR-Software hilft Ihnen, zentrale HR-Aufgaben wie Recruiting, Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Leistungsverwaltung zu optimieren – ohne einen Cent auszugeben oder Abstriche bei der Qualität zu machen.

Ganz gleich, ob Sie umständliche Altsysteme ersetzen oder noch auf Tabellenkalkulationen angewiesen sind: Kostenlose HR-Software kann Ihre Arbeitslast vereinfachen, Fehler reduzieren und Ihr Team beim Wachstum gesetzeskonform und organisiert halten.

Viele HR-Fachkräfte haben Schwierigkeiten, erschwingliche Tools zu finden, die keine Abstriche machen oder sie mit Funktionen überladen, die sie nicht benötigen. Deshalb habe ich diesen Leitfaden erstellt: Er soll Ihnen helfen, kostenlose Plattformen zu finden, die tatsächlich funktionieren, Ihre Arbeitsabläufe unterstützen und Ihnen Zeit verschaffen, damit Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren können: Ihre Mitarbeitenden.

Dank meiner langjährigen Erfahrung mit dem Testen und Implementieren von HR-Lösungen habe ich Dutzende Plattformen geprüft, um die beste kostenlose HR-Software auf dem heutigen Markt zu ermitteln. Ganz gleich, ob Sie als alleinige HR-Fachkraft in einem Start-up tätig sind oder zu einem schlanken Team in einem wachsenden Unternehmen gehören: Diese Liste hilft Ihnen dabei, selbstbewusste und kostenbewusste Entscheidungen zu treffen, ohne Kompromisse bei Leistung oder Funktionsumfang einzugehen.

Vergleichstabelle für kostenlose HR-Software

Diese Vergleichstabelle fasst grundlegende Details zu meiner Auswahl der besten HR-Softwarelösungen zusammen.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Connecteam	Am besten für HR, Einsatzplanung & Zeiterfassung geeignet	14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab 29 $/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
2	Homebase	Beste Mitarbeitendenverwaltung für Stundenkräfte	Unbegrenzte kostenlose Testphase	Kostenlos für 1 Standort und unbegrenzt viele Mitarbeitende	Website
3	Hireflix	Am besten für anpassbare Videointerviews	30-tägige kostenlose Testphase	Ab $75/Monat	Website
4	TalentHR	Am besten mit integrierten KI-Tools für HR-Automatisierung	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $2/Nutzer/Monat	Website
5	Express Evaluations	Am besten für automatisierte Erinnerungen an Leistungsbewertungen	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $2,50/Mitarbeiter/Monat	Website
6	Zoho People	Am besten für Skalierbarkeit	Unbegrenzte kostenlose Testphase	Kostenlos für bis zu fünf Nutzer	Website
7	Apptivo	Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows	Unbegrenzte kostenlose Testversion	Kostenlos für einen Nutzer und ermöglicht Zugriff auf bis zu 8 firmeneigene Apps	Website
8	OrangeHRM	Am besten für das Leistungsmanagement von Mitarbeitern	Unbegrenzte kostenlose Testversion	Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen	Website
9	HRLocker	Am besten für digitales Dokumentenmanagement	Unbegrenzte kostenlose Testversion	Kostenlos für bis zu 4 Mitarbeitende pro Monat	Website
10	Bitrix24	Beste kostenlose Open-Source-HR-Software	Unbegrenzte kostenlose Testversion	Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen	Website

Bewertungen der besten kostenlosen HR-Software

Im Folgenden finden Sie meine Top-Auswahl kostenloser HR-Software. Jede Lösung wird mit Schwerpunkt auf herausragenden Funktionen, idealen Einsatzmöglichkeiten, Integrationen und den genauen Bestandteilen des kostenlosen Tarifs bewertet. Außerdem erläutere ich, warum jedes Tool in die Liste aufgenommen wurde, damit Sie schnell die passende Lösung für Ihr Team finden.

1

Connecteam

Am besten für HR, Einsatzplanung & Zeiterfassung geeignet

• 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab 29 $/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Connecteam wurde für kleine bis mittelgroße Unternehmen entwickelt, insbesondere für Unternehmen mit mobilen oder im Außendienst tätigen Teams, die eine einzige App benötigen, um ihre Arbeitszeit zu erfassen, Aufgaben und Dokumente zu verwalten und in Verbindung zu bleiben. Wenn Ihr Team mobil, vor Ort oder auf mehrere Standorte verteilt ist, bietet dieses Tool eine zentrale Anlaufstelle, damit alle Mitarbeitenden aufeinander abgestimmt bleiben.

Warum ich Connecteam ausgewählt habe

Ich habe Connecteam ausgewählt, weil Sie damit Ihre Mitarbeitenden ohne festen Schreibtischarbeitsplatz an einem Ort zusammenbringen können, indem mobile Zeiterfassung, Einsatzplanung und Kommunikationsfunktionen kombiniert werden, die häufig über mehrere Tools verteilt sind.

Sie können Ihre Mitarbeitenden mobil einstempeln lassen (bei Bedarf mit Geofencing), während Sie überwachen, wer wo und wie lange arbeitet, sodass die Lohnabrechnung leichter zu handhaben ist. Mir gefällt, dass Sie individuelle Checklisten und digitale Formulare für Aufgaben oder die Einhaltung von Vorschriften im Außendienst erstellen können. So kann Ihr Team die Arbeit erledigen und Sie können sie unterwegs überprüfen.

Die zentralen HR-Prozesse, z. B. Schulungen, Dokumentenspeicherung und Urlaubsanträge, bleiben in derselben App. Besonders nützlich ist das für Teams, die zwischen verschiedenen Einsatzorten wechseln oder aus vielen mobilen Mitarbeitenden bestehen, da alles über das Smartphone abgewickelt wird.

Wichtige Funktionen von Connecteam

Hier sind einige herausragende Funktionen, die erwähnenswert sind:

• Mobile Zeiterfassung: Mitarbeitende können sich per Smartphone mit GPS oder im Kioskmodus ein- und ausstempeln, um genaue Arbeitszeiten und Standorte sicherzustellen.
• Intelligente Einsatzplanung: Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Schichten an einem Ort und behalten Sie dabei Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Tauschanfragen im Blick.
• Digitale Formulare & Checklisten: Erstellen Sie mobile Formulare und fügen Sie Fotos, elektronische Unterschriften oder Checklisten zu Aufgaben hinzu, damit die Arbeit in Echtzeit erledigt und protokolliert wird.
• HR-Zentrale: Ein zentraler Bereich für Schulungskurse, Dokumentenspeicherung, Anerkennung und Abwesenheitsverwaltung, sodass die HR-Abläufe zentral gebündelt sind.

Integrationen von Connecteam

Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Gusto, Paychex, BambooHR, Square (POS), Zapier und Microsoft Azure AD/SSO.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile Zeiterfassung mit Geofencing eignet sich für Außendienstteams
• Die Einsatzplanung funktioniert standortübergreifend und auf mobilen Geräten
• Individuelle Formulare/Checklisten reduzieren Papier und manuelle Protokolle

Cons:

• Berichts- und Analysefunktionen sind weniger fortschrittlich als bei einigen Wettbewerbern
• Weniger umfassende Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu hochwertigen HR-Systemen

New Product Updates from Connecteam

September 6 2026

Connecteam Onboarding Notifications and Default Rules Control

Connecteam updates onboarding pack notifications and customizable default rules with more targeted controls. This helps admins reduce unnecessary alerts and apply policies more precisely. For more information, visit Connecteam’s official site.

LEARN MORE ABOUT CONNECTEAM:

• Check out Connecteam on their website
• Read my in-depth review of Connecteam
• Connecteam vs. SageHR
• Connecteam vs. Ceridian Dayforce
• Connecteam vs. ADP

2

Homebase

Beste Mitarbeitendenverwaltung für Stundenkräfte

• Unbegrenzte kostenlose Testphase
• Kostenlos für 1 Standort und unbegrenzt viele Mitarbeitende

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Homebase ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre stündlich beschäftigten Teams effektiv zu verwalten. Sie bietet Werkzeuge für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation, um die Überwachung und Einbindung Ihrer Belegschaft zu vereinfachen.

Warum ich Homebase gewählt habe: Homebase stellt speziell auf Unternehmen mit Stundenkräften zugeschnittene Tools bereit. Sie können problemlos Dienstpläne erstellen, Arbeitszeiten erfassen und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden an einem Ort verwalten. Es gibt eine integrierte Stempeluhr und die Möglichkeit, Urlaubsanträge mühelos zu bearbeiten.

Mit dem Fokus auf die Vereinfachung des Mitarbeitermanagements stellt Homebase außerdem Messaging-Tools bereit, um Ihr Team synchron zu halten. Diese Funktionen helfen dabei, Zeit zu sparen und Missverständnisse mit Ihrem Team zu vermeiden.

Homebase Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Werkzeuge zur Mitarbeitereinsatzplanung, Mitarbeiter-Stempeluhren, Lohnabrechnungsfunktionen, Teamkommunikation, Prozesse zur Einstellung & Einarbeitung, Instrumente zur Mitarbeiterbindung, Kalkulation von Personalkosten sowie Überwachung von HR & Compliance.

Eine Drag-and-drop-Oberfläche erleichtert das Erstellen von Dienstplänen erheblich. Diese können anschließend per SMS oder E-Mail an die Mitarbeitenden geschickt werden. Führungskräfte erhalten Einblicke in die Personalkosten, indem sie Arbeitszeiten und Überstunden nachverfolgen.

Homebase bietet zudem mobile Apps für iOS- und Android-Geräte an.

Integrationen sind mit einer Auswahl beliebter HR-Plattformen verfügbar, darunter ADP, Gusto, Paychex, Quickbooks, Rippling, Square Payroll und SurePayroll sowie mit mehreren Point-of-Sale-Anbietern wie Clover, Poynt, Talech, Square, Lightspeed, Breadcrumb und Revel Systems.

Kostenlos: Der Basic-Tarif von Homebase ist für unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort dauerhaft kostenlos und daher eine ideale Lösung für kleine Unternehmen (kostenpflichtige Pläne ab $20/Monat).

LEARN MORE ABOUT HOMEBASE:

• Check out Homebase on their website
• Read my in-depth review of Homebase
• Explore best alternatives to Homebase
• Buddy Punch vs. Homebase

3

Hireflix

Am besten für anpassbare Videointerviews

• 30-tägige kostenlose Testphase
• Ab $75/Monat

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Customer Rating: 5/5

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Hireflix ist für Teams konzipiert, die eine große Anzahl von Bewerbern schnell mittels asynchroner Videointerviews sichten müssen. Es hilft Ihnen, konsistente Antworten der Kandidaten zu sammeln, ohne den Aufwand von Terminabsprachen, und ist damit besonders geeignet für Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen oder zeitlichem Druck.

Warum ich Hireflix ausgewählt habe

Ich habe Hireflix gewählt, weil es eine einfache Möglichkeit bietet, strukturierte Videointerviews durchzuführen, ohne Live-Termine koordinieren zu müssen. Sie können individuelle Fragen-Sets erstellen, Ihre Fragen aufzeichnen oder eintippen und den Bewerbern ermöglichen, dann zu antworten, wenn es ihnen passt. Das unterstützt eine faire Vergleichbarkeit der Kandidaten und reduziert den administrativen Aufwand in den frühen Phasen des Auswahlprozesses.

Mir gefällt außerdem, dass Hireflix das Einladen von Kandidaten in großen Gruppen ermöglicht – besonders praktisch, wenn Sie für mehrere Stellen oder saisonale Positionen einstellen. Die Option, Antworten mit Teamkollegen zu teilen, sorgt zudem für Konsistenz bei den Einstellungsentscheidungen im gesamten Prozess.

Hireflix Hauptfunktionen

Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:

• Automatische Erinnerungen: Versendet Erinnerungen, damit Kandidaten ihre Interviews rechtzeitig abschließen.
• Team-Review-Sharing: Ermöglicht es Kollegen, Antworten an einem Ort anzusehen und zu bewerten.
• Mehrsprachige Unterstützung: Unterstützt Kandidaten aus verschiedenen Regionen.
• Massen-Einladungen: Hilft, große Bewerbervolumina effizient zu organisieren.

Hireflix Integrationen

Integrationen umfassen Lever, BambooHR, Teamtailor, Greenhouse, Zoho Recruit, JazzHR, SmartRecruiters, Ashby, Workable, Loxo und Recruitee.

Pros and Cons

Pros:

• Massenhafte Intervieweinladungen reduzieren Koordinationsaufwand in frühen Auswahlphasen
• Automatische Erinnerungen verringern Bewerberabsprünge
• Individuelle Fragestellungen unterstützen strukturierte Bewertungen

Cons:

• Keine erweiterten HR-Tools wie Lohnabrechnung oder Personaldaten
• Keine Mobile-App für Verwaltungstätigkeiten

LEARN MORE ABOUT HIREFLIX:

• Check out Hireflix on their website

4

TalentHR

Am besten mit integrierten KI-Tools für HR-Automatisierung

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $2/Nutzer/Monat

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Customer Rating: 4.8/5

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TalentHR ist eine cloudbasierte HR-Management-Plattform, die für kostenbewusste Teams entwickelt wurde, die digitale Mitarbeiterakten, automatisierte Urlaubsverwaltung, Onboarding-Workflows und Dokumentenverfolgung in einer kostenlosen Softwarelösung wünschen.

Für wen ist TalentHR am besten geeignet?

TalentHR eignet sich gut für kleine Unternehmen und Start-ups, die Kernprozesse im Personalwesen automatisieren möchten, ohne viel investieren zu müssen.

Warum habe ich TalentHR ausgewählt?

Ich habe TalentHR als eines der besten ausgewählt, weil ich mit den integrierten KI-Tools wiederkehrende HR-Aufgaben automatisieren kann, wie das schnelle Sortieren von Dokumenten und das Handling von Onboarding-Schritten. Mein Team nutzt es, um automatisch Erinnerungen auszulösen und Dokumentenprüfungen zu beschleunigen.

TalentHR Hauptfunktionen

• Mitarbeiterprofile: Speichern Sie Kontaktinformationen, Beschäftigungsdetails und die Organisationsstruktur für jedes Teammitglied.
• Urlaubsverwaltung: Mitarbeitende können Abwesenheitsanträge stellen, während Führungskräfte deren Salden verfolgen und Urlaube zentral genehmigen können.
• Dokumentenablage: Laden Sie HR-Dokumente sicher auf die Plattform hoch, organisieren und verwalten Sie diese.
• Self-Service-Portal: Mitarbeitende erhalten Zugang zu ihren eigenen Daten, Dokumenten und Anfragen über ein spezielles Portal.

TalentHR Integrationen

TalentHR bietet native Integrationen mit Google Workspace und Slack. Für individuelle Anbindungen steht eine API zur Verfügung.

Was ist kostenlos?

Sie bieten einen kostenlosen Plan für bis zu 10 Nutzer sowie eine kostenlose Testphase für die Plattform an.

Pros and Cons

Pros:

• Eingebaute KI automatisiert Workflow-Schritte
• Sichere Dokumentenablage mit e-Signaturen
• Onboarding-Workflows beinhalten digitale Checklisten

Cons:

• Keine Lohnabrechnungsmöglichkeiten
• Nutzerbegrenzung beim kostenlosen Plan

LEARN MORE ABOUT TALENTHR:

• Check out TalentHR on their website

5

Express Evaluations

Am besten für automatisierte Erinnerungen an Leistungsbewertungen

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $2,50/Mitarbeiter/Monat

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Express Evaluations ist eine Leistungsmanagement-Plattform für kleine Unternehmen, die Mitarbeiterbeurteilungen, 360-Grad-Feedback, Zielverfolgung, Pulsbefragungen und automatisierte Überprüfungsplanung abdeckt.

Für wen ist Express Evaluations am besten geeignet?

Express Evaluations eignet sich besonders für kleine HR-Teams, die ein spezialisiertes Tool für Leistungsbewertungen benötigen, ohne den Umfang einer kompletten HR-Suite.

Warum habe ich Express Evaluations ausgewählt?

Ich habe Express Evaluations in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die automatischen Erinnerungsbenachrichtigungen HR-Teams in der Bewertungsphase wirklich viel Verwaltungsarbeit abnehmen. Wird eine Evaluation geplant, benachrichtigt das System Mitarbeitende automatisch, sobald Feedback-Anfragen bereitstehen und versendet vor dem Fälligkeitsdatum zusätzliche Erinnerungen. So müssen Sie nicht mehr manuell hinterherlaufen. Praktisch finde ich auch, dass sich dies mit individuell planbaren Bewertungszyklen kombinieren lässt – einmal eingerichtet, läuft Ihr gesamter Bewertungsprozess automatisch ab.

Wichtige Funktionen von Express Evaluations

• 360-Grad-Feedback: Strukturierte Rückmeldungen von Führungskräften, Kollegen sowie direkten Mitarbeitenden innerhalb eines Bewertungszeitraums sammeln.
• Zielverfolgung für Mitarbeitende: Individuelle Mitarbeiterziele direkt in der Plattform setzen, überwachen und aktualisieren – mit Verknüpfung zu Bewertungsdaten.
• Pulsbefragungen: Kurze, wiederkehrende Umfragen an Mitarbeitende senden, um Stimmungs- und Engagementdaten zwischen den formellen Bewertungsphasen zu erfassen.
• Berichtsdashboard: Abschlussraten, Bewertungsergebnisse und Leistungstrends unternehmensweit an einem Ort einsehen.

Integrationen von Express Evaluations

Express Evaluations bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen mit BambooHR und Employee Navigator, die darauf ausgerichtet sind, Mitarbeiterdaten automatisch in die Plattform zu synchronisieren. Mit der Employee Navigator-Integration werden Mitarbeitende automatisch im System angelegt und ihre Bewertungen automatisch eingeplant. Zapier-Unterstützung und eine öffentliche API sind nicht klar dokumentiert.

Was ist kostenlos?

Express Evaluations bietet eine kostenlose Testphase an; die genaue Laufzeit wird auf der Website nicht genannt. Bezahlpläne beginnen bei $2,50 pro Mitarbeitendem und Monat (jährliche Abrechnung), wobei für alle Pläne eine Mindestpreisschwelle gilt.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte 360-Grad-Feedback-Erhebung
• Automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen für Bewertungszyklen
• Vorlagen auf spezifische Rollen zugeschnitten
• Nachverfolgung von Leistungsverbesserungsplänen inklusive

Cons:

• Keine dedizierte mobile App verfügbar
• Weniger native Integrationen als Mitbewerber

LEARN MORE ABOUT EXPRESS EVALUATIONS:

• Check out Express Evaluations on their website

6

Zoho People

Am besten für Skalierbarkeit

• Unbegrenzte kostenlose Testphase
• Kostenlos für bis zu fünf Nutzer

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Customer Rating: 4.3/5

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Zoho bietet über Zoho People und Zoho Recruit ein kostenloses HR-Toolkit an und ist damit besonders gut für kleine Teams geeignet, die Mitarbeiterdaten und Einstellungen zentral verwalten möchten. Die Tools decken grundlegende HR-Anforderungen ab – wie z. B. Abwesenheitsverfolgung und einfaches Recruiting – und ermöglichen es Ihrem Team, ohne Systemwechsel mit dem Unternehmen zu wachsen.

Warum ich Zoho People gewählt habe

Ich habe Zoho ausgewählt, weil es zwei miteinander verbundene Tools bietet, die Ihre grundlegenden HR-Bedürfnisse abdecken, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Zoho People unterstützt Ihr Team bei der Verwaltung von Mitarbeiterakten, der Nachverfolgung von Urlaubstagen und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu aktualisieren. Dadurch bleiben Ihre Daten sauber und stets aktuell.

Zoho Recruit erweitert die Lösung um zentrale Recruiting-Funktionalitäten wie Lebenslauf-Parsing, Stellenanzeigen-Veröffentlichung und Terminplanung für Vorstellungsgespräche. Damit können Sie effizient Kandidaten erfassen und bewerten. Beide Tools teilen sich ein vertrautes Layout und eine einfache Einrichtung – ideal auch, wenn Sie noch kein richtiges HR-System haben. Mir gefällt außerdem, dass Sie mit Zoho bei Bedarf auf eine ganze Suite von Business-Apps erweitern können.

Zoho People – Zentrale Funktionen

Hier sind einige besonders hervorzuhebende Features:

• Individuelle Formulare & Felder: Gestalten Sie angepasste Datenfelder, die Ihren Anforderungen an die HR-Dokumentation entsprechen.
• Anwesenheitserfassung: Nutzen Sie Web-Check-ins oder Integrationen mit biometrischen Systemen zur Erfassung der täglichen Anwesenheit.
• Schicht- & Einsatzplanung: Weisen Sie Schichten zu, verwalten Sie Arbeitskalender und erledigen Sie grundlegende Planungsaufgaben.
• Zugriff über mobile App: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaube beantragen oder sich von iOS- und Android-Geräten aus einloggen.

Zoho People Integrationen

Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Books, Zoho Payroll (verfügbare Länder variieren), Slack, Microsoft 365, Google Workspace, QuickBooks, Xero, Zapier und DocuSign.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenloser Tarif deckt zentrale HR- und Recruiting-Anforderungen kleiner Teams ab
• Mitarbeiter-Self-Service reduziert den Verwaltungsaufwand bei einfachen Änderungen
• Integriertes Bewerbermanagement unterstützt Lebenslauf-Parsing und Veröffentlichung von Stellenanzeigen

Cons:

• Eigene Workflows und Automatisierungen erfordern kostenpflichtige Pläne
• Reporting-Tools sind ohne höhere Tarife nur grundlegend
• Die Verfügbarkeit der Lohnabrechnungsintegration variiert je nach Land erheblich

LEARN MORE ABOUT ZOHO PEOPLE:

• Check out Zoho People on their website
• Read my in-depth review of Zoho People

7

Apptivo

Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows

• Unbegrenzte kostenlose Testversion
• Kostenlos für einen Nutzer und ermöglicht Zugriff auf bis zu 8 firmeneigene Apps

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Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Apptivo ist ideal für kleine Unternehmen, die ein All-in-One-System zur Verwaltung von HR-Aufgaben zusammen mit CRM, Projekten und anderen betrieblichen Anforderungen suchen. Dank seiner modularen Apps können Sie die Plattform individuell an die Prozesse Ihres Teams anpassen, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.

Warum ich Apptivo gewählt habe

Ich habe Apptivo gewählt, weil das app-basierte System es erlaubt, einen HR-Workflow zu erstellen, der zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Teams passt. Sie können Felder, Layouts und Genehmigungsschritte individualisieren und so genau steuern, wie HR-Anfragen durch Ihr Unternehmen geleitet werden.

Mir gefällt außerdem, dass HR-Funktionen direkt neben den Modulen für Vertrieb, Support und Projekte stehen, sodass Mitarbeitende nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Für Teams, die auf eine strukturierte Bereitstellung von HR-Services angewiesen sind, sorgen Apptivos Helpdesk-Funktionen – wie Zuweisungsautomatisierung und SLA-Tracking – für klare Verantwortlichkeiten. Zusätzlich bieten die Dashboards einen schnellen Überblick über Arbeitslasten und Anfragevolumen.

Apptivo Hauptfunktionen

Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:

• HR-Helpdesk-Modul: Zentralisiert Mitarbeiteranfragen mit Ticketverwaltung, Routing-Regeln und Übersicht über Arbeitslasten.
• Individuelle Dashboards: Ermöglichen es, HR-Kennzahlen, SLA-Leistung und Ticketvolumen in Echtzeit zu verfolgen.
• Aufgabenzuweisung: Schafft Verantwortlichkeiten, indem HR-Aufgaben mit Fristen und Prioritätsstufen verteilt werden.
• SLA-Management: Hilft Ihrem Team, mit definierten Antwort- und Lösungsfristen konsistent auf Anfragen zu reagieren.

Apptivo Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft Office 365, OneDrive, Dropbox, RingCentral, Slack, PayPal, Stripe, QuickBooks und Xero.

Pros and Cons

Pros:

• Anpassbare Apps lassen sich gut an individuelle HR-Workflows anpassen
• HR-Helpdesk verbessert das Handling und die Nachverfolgbarkeit von Anfragen
• Vereinheitlichte Plattform reduziert das Wechseln zwischen HR und anderen Tools

Cons:

• Mobile App bietet nicht alle erweiterten Admin-Funktionen
• Begrenzte Anzahl vorgefertigter HR-Vorlagen

LEARN MORE ABOUT APPTIVO:

• Check out Apptivo on their website

8

OrangeHRM

Am besten für das Leistungsmanagement von Mitarbeitern

• Unbegrenzte kostenlose Testversion
• Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen

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Customer Rating: 4.2/5

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OrangeHRM ist eine skalierbare HR-Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Die Software verwaltet den gesamten Beschäftigungszyklus, von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Kündigung oder zum Ruhestand.

Warum ich OrangeHRM ausgewählt habe: Deren HRMS-Plattform ist wahlweise über Cloud-Hosting oder als lokale Installation verfügbar, je nach Ihren Bedürfnissen. Die Cloud-Version ihres Produkts, OrangeHRM Starter, ist unter einer Open-Source-Lizenz kostenlos erhältlich, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für kleine Unternehmen oder Start-ups macht.

Die Leistungsmanagement-Funktionen beinhalten 180°- und 360°-Mitarbeiterbewertungen, die Ihnen einen klaren Überblick über den Beitrag jedes Teammitglieds geben. Bewertungsfragen können individuell angepasst werden, um den Anforderungen einer bestimmten Rolle zu entsprechen. Zielverfolgungsfunktionen helfen dabei, Mitarbeiter auf Kurs zu halten.

OrangeHRM Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen zentrale Module zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, ein Unternehmensverzeichnis, Anwesenheits- & Zeitmanagement, PTO- & Urlaubsverwaltung, Bewerbermanagement (einschließlich Bewerber-Tracking-System), Leistungsbeurteilungen, Vorteilsverwaltung sowie Reporting & Analysen. Es gibt auch eine mobile App, die die Beantragung von PTO, die Erfassung der Anwesenheit und das Ein- und Ausstempeln unterstützt.

Integrations-Details werden auf ihrer Website nicht angegeben. Sie verfügen jedoch über eine API, die dies ermöglicht.

Was ist kostenlos: Ihr Produkt OrangeHRM Starter kann über eine Open-Source-Lizenz kostenlos genutzt werden und enthält die oben beschriebenen Funktionen. Außerdem bieten sie eine kostenlose Demo oder eine 30-tägige Testphase über ihre Website an.

LEARN MORE ABOUT ORANGEHRM:

• Check out OrangeHRM on their website

9

HRLocker

Am besten für digitales Dokumentenmanagement

• Unbegrenzte kostenlose Testversion
• Kostenlos für bis zu 4 Mitarbeitende pro Monat

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

HRLocker ist eine integrierte HRIS-Datenbank, die zentrale Personalverwaltungsfunktionen abdeckt, damit Unternehmen sich auf strategische Entscheidungen und Produktivität konzentrieren können.

Warum ich HRLocker gewählt habe: Die HR-Plattform beinhaltet ein digitales Dokumentenmanagement-System, in dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an HR-Dokumenten veröffentlichen können, um ein leicht zugängliches Repository für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen.

Innerhalb dieses Moduls können HR-Teams zudem digitale Unterschriften für Schulungsunterlagen anfordern, sofern erforderlich, und Erinnerungen an alle versenden, die verpflichtende Dokumente noch nicht gelesen oder unterschrieben haben.

HRLocker Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Module für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Trainingsentwicklung, Mitarbeiterdaten, mobiles und hybrides Arbeiten, Leistungsbeurteilungen sowie Recruiting und Onboarding.

Die HRLocker-Datenbank ermöglicht es Nutzer:innen zudem, Mitarbeiterschulungen zu erfassen und Abschlusszertifikate hochzuladen. Aufgaben können Mitarbeitenden oder Abteilungen zugewiesen werden, während Führungskräfte das Bewerbermanagementsystem zur Rekrutierung, Kandidatensuche, sozialen Empfehlungen, Jobportalen und zum Screening nutzen können.

Integrationen sind mit mehr als 20 anderen Software-Systemen verfügbar, darunter CareerJet, Glassdoor, Google Kalender, Indeed, LinkedIn, Microsoft Office 365, Sage, SimplyHired, Trovit,

Kostenlos verfügbar: HRLocker kann für bis zu 4 Mitarbeitende 6 Monate lang kostenlos genutzt werden. Der Gratis-Tarif beinhaltet alle oben genannten Funktionen. Steigen Sie auf den ersten kostenpflichtigen Tarif um, erhalten Sie zudem Zugang zum Kundensupport und zu einem persönlichen Account Manager.

LEARN MORE ABOUT HRLOCKER:

• Check out HRLocker on their website

10

Bitrix24

Beste kostenlose Open-Source-HR-Software

• Unbegrenzte kostenlose Testversion
• Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen

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Customer Rating: 4.2/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Bitrix24 ist ein webbasiertes HR-System für kleine Unternehmen. Wenn Sie nach einer Open-Source HR-Softwarelösung suchen, steht Bitrix24 wahrscheinlich ganz oben auf Ihrer Liste. Die Software bietet eine Vielzahl an Funktionen, die für Unternehmen ohne großes HR-Team nützlich sind.

Warum ich Bitrix24 gewählt habe: Deren HR-Plattform enthält viele Human-Resources-Tools sowie eine breite Palette zusätzlicher CRM- und Projektmanagement-Funktionen. Eines meiner Lieblingsfeatures ist das Self-Service HR-Portal. Mitarbeitende können damit auf grundlegende HR-Funktionen zugreifen, ohne mit jemandem aus dem HR-Bereich sprechen zu müssen. Beispielsweise lassen sich Workflows für Urlaubsanträge und Dienstreisegenehmigungen einrichten.

Die HR-Plattform umfasst außerdem alles, was Sie für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres HR-Teams benötigen. Jedes Teammitglied kann auf alle Unternehmensnachrichten, Dokumente und Kalender zugreifen. Sie können außerdem Berechtigungen für bestimmte Inhalte festlegen, sodass jedes Teammitglied nur das sieht, was es sehen soll.

Um das volle Potenzial von Bitrix24 auszuschöpfen, ist zusätzliches technisches bzw. Programmierwissen von Vorteil, da der öffentliche Zugriff auf den Quellcode nahezu grenzenlose Anpassungen und Integrationen ermöglicht.

Bitrix24 Funktionen & Integrationen:

Funktionen beinhalten Kern-HR-Aufgaben wie ein Mitarbeitendenverzeichnis, Unternehmensstruktur, eine firmeninterne Wissensdatenbank, Dokumentenmanagement sowie Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen, die in der kostenlosen Version bereits enthalten sind. Eine unbegrenzte Nutzerzahl kann diese verwenden. Einige essentielle Funktionen wie Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung sind jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar.

Integrationen mit zahlreichen Apps stehen über den App Marketplace oder durch Nutzung der REST API zur Verfügung.

Kostenlos verfügbar: Sie können die Kernfunktionen von Bitrix24 kostenlos nutzen, was für kleine Unternehmen oft ausreichend ist. Falls Sie weitere HR-Features benötigen, können Sie einfach auf einen der kostenpflichtigen Tarife umsteigen.

LEARN MORE ABOUT BITRIX24:

• Check out Bitrix24 on their website

Weitere kostenlose HR-Software

Hier sind einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in meine Auswahl der besten kostenlosen HR-Software geschafft haben, die Sie sich aber trotzdem ansehen sollten:

1. WebHR

   Am besten für iOS und Android

2. SAP SuccessFactors

   Am besten geeignet für einheitliche Talent- und Kompetenzdaten

3. HR.my

   Am besten für mehrsprachige Organisationen geeignet

4. Huckleberry

   Am besten geeignet für sprachbasiertes Feedback

5. Deel HR

   Am besten für ganzheitliches HR-Management

6. Workable

   Am besten geeignet für die Kandidatensuche und Einstellung

7. Oyster HR

   Am besten für globale Beschäftigung

8. RemoFirst

   Am besten für die Verwaltung von Auftragnehmern geeignet

9. Factorial

   Am besten für Mitarbeiterwohlbefinden und Feedback

10. WaypointHR

    E HR-Software für Bewertungen bei Personalfreisetzungen

Weitere Bewertungen von HR-Software

Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:

• HR-Software
• Lohnabrechnungssoftware
• Recruiting-Software
• Employer-of-Record-Dienstleistungen
• Bewerbermanagementsysteme
• Software zur Personalverwaltung

Weitere erschwingliche Softwaresysteme für HR-Teams

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Budget für neue Software kaum vorhanden ist. Die gute Nachricht ist, dass es weitere kostenlose oder kostengünstige HR-Systeme gibt. Um Ihnen Zeit zu sparen, finden Sie hier einige Links zu unseren anderen Softwareübersichten für Kleinunternehmer mit knappem Budget.

Diese Listen enthalten Bewertungen von Softwareanbietern, die tatsächlich kostenlose Versionen anbieten:

• Kostenlose Software zur Mitarbeitereinsatzplanung
• Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für knappe Budgets

Und diese Listen bieten eine Auswahl an Softwaresystemen mit Preisplänen, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind:

• Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen
• ERP-Systeme für kleine Unternehmen
• HRMS für kleine Unternehmen
• HR-Software für kleine Unternehmen
• Lernmanagementsysteme (LMS) für kleine Unternehmen
• Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen
• Software für die Einsatzplanung für kleine Unternehmen

Wenn Sie mehr Unterstützung als nur einen niedrigen Preis suchen, könnte ein Lohnabrechnungsdienst besser geeignet sein.

So wählen Sie kostenlose HR-Software aus

Berücksichtigen Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess für Software die folgenden Punkte:

• Welche HR-Herausforderungen möchten Sie lösen? Wenn Sie Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren, können Sie besser verstehen, welche Funktionen und Möglichkeiten Ihre neue HR-Software bieten muss.
• Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen? Eine klare Vorstellung von den gewünschten Ergebnissen im Vorfeld ist entscheidend, damit Sie keine wertvolle Zeit verschwenden. Vielleicht möchten Sie beispielsweise Teile Ihrer Prozesse für Lohnabrechnung, Einsatzplanung oder Leistungsmanagement automatisieren, damit nichts übersehen wird.
• Wer sind Ihre wichtigsten Nutzer? Berücksichtigen Sie die verschiedenen Nutzergruppen — besonders versierte Nutzer, Administratoren, Führungskräfte, Mitarbeitende usw. — und deren spezifische Bedürfnisse, um sicherzustellen, dass alle berücksichtigt werden. Bei kostenloser HR-Software möchten Sie wahrscheinlich Zugriff auf Mitarbeiterebene für Ihre gesamte Belegschaft sowie spezielle Zugriffsrechte für Ihre HR-Administratoren und Führungskräfte. 
• Wie hoch ist Ihr Budget? Sind Sie tatsächlich auf ein zu 100 % kostenloses Werkzeug beschränkt oder haben Sie etwas Spielraum für ein kostengünstiges HR-System, das Ihre Anforderungen dennoch erfüllt? Die Festlegung eines realistischen Budgets für Ihre neue HR-Software im Vorfeld ist entscheidend, damit Sie keine Zeit mit Software verschwenden, die außerhalb Ihrer finanziellen Möglichkeiten liegt.
• Benötigen Sie bestimmte Softwareintegrationen? Klären Sie, ob Ihre neue HR-Software bestehende Werkzeuge ersetzen oder mit ihnen integriert werden soll, etwa Zeiterfassungssysteme, Lernmanagementsysteme oder Projektmanagementwerkzeuge.
• Erfüllt die Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Bewerten Sie, was gut funktioniert und welche Problembereiche behoben werden müssen.

Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders — gehen Sie nicht davon aus, dass kostenlose HR-Software für Ihre Organisation geeignet ist, nur weil sie beliebt ist.

Trends bei kostenloser HR-Software

Kostenlose HR-Software entwickelt sich rasant weiter, um mit den Anforderungen moderner Arbeitsplätze und den technologischen Fortschritten Schritt zu halten. Viele Werkzeuge folgen inzwischen einem produktorientierten Wachstumsmodell und bieten kostenlose Einstiegsmodelle sowie verlängerte Testzeiträume an, um Nutzer mit sofortigem Mehrwert zu gewinnen — ohne dass eine Budgetgenehmigung erforderlich ist.

Dies sind die wichtigsten Trends, die kostenlose HR-Werkzeuge heute prägen:

• Integration von KI & maschinellem Lernen: Immer mehr Plattformen integrieren KI und ML, um intelligentere HR-Entscheidungen zu unterstützen — etwa durch den automatischen Abgleich von Bewerbern, die Prognose von Fluktuation oder die Bereitstellung personalisierter Einblicke mithilfe prädiktiver Analysen.
• Intelligentere Selbstbedienungsportale für Mitarbeitende: Mitarbeitende können jetzt selbstständig Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaub beantragen oder Leistungskennzahlen verfolgen. Diese Portale reduzieren den Verwaltungsaufwand der HR-Abteilung und geben Mitarbeitenden mehr Kontrolle.
• Weniger manuelle Dateneingabe: Dank Automatisierung und Integrationen werden manuelle Eingabefelder zunehmend abgeschafft. Dieser Wandel hilft, Fehler zu vermeiden und routinemäßige HR-Aufgaben zu beschleunigen.
• Stärkerer Fokus auf Einhaltung von Vorschriften & Sicherheit: Integrierte Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften, Sicherheitsprüfungen und Datenverschlüsselung werden zum Standard, um den sich weiterentwickelnden Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden und Vertrauen aufzubauen.

Zusammen spiegeln diese Trends eine Entwicklung hin zu intelligenteren, effizienteren und sichereren HR-Werkzeugen wider — und zeigen, dass selbst kostenlose Software einen großen Mehrwert bieten kann.

Die Personalabteilung hat Zugriff auf genügend persönliche Informationen, um einen Mitarbeiter dreimal zu duplizieren … Das ist eine große Verantwortung, und Unternehmen müssen Datensicherheit ernst nehmen. Sicherheit darf nicht zugunsten von Effizienz geopfert werden.

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Crystal Pinney-Ramos

HR-Technologiestrategin @ cClearHR

Was ist kostenlose HR-Software?

Kostenlose HR-Software ist ein digitales Tool, das HR-Teams bei Aufgaben wie Einstellung, Lohnabrechnung und Mitarbeiterdatenverwaltung unterstützt – ohne Kosten. Sie wird in der Regel als Freemium-Tarif oder als verlängerte kostenlose Testversion mit eingeschränkten Funktionen angeboten.

HR-Fachkräfte in Start-ups und kleinen Unternehmen nutzen kostenlose HR-Software, um Zeit zu sparen, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Kosten teurer Unternehmenslösungen zu vermeiden, während sie wichtige HR-Funktionen weiterhin effizient erledigen.

Funktionen kostenloser HR-Software

Kostenlose HR-Software bietet eine Reihe von Funktionen und Möglichkeiten, die kleinen bis mittelgroßen Unternehmen dabei helfen können, verschiedene Elemente ihrer HR-Prozesse zu optimieren. Dazu können Einstellung, Lohnabrechnung, Leistungsmanagement und die Verwaltung von Zusatzleistungen gehören. Aufgrund des breiten Spektrums, das diese Tools abdecken können, achte ich bei ihrer Bewertung auf eine Vielzahl von Funktionen.

Funktionen kostenloser HR-Software

Bei der Bewertung kostenloser HR-Software sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten, die Sie in der Regel kostenlos erwarten können:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Kostenlose HR-Tools verfügen häufig über einfache, intuitive Layouts, die es HR-Teams und Mitarbeitern erleichtern, sich ohne lange Einarbeitungszeit im System zurechtzufinden. Eine übersichtliche Oberfläche hilft dabei, alltägliche HR-Aufgaben zu optimieren.

• Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Mitarbeiter können persönliche Informationen aktualisieren, Urlaub beantragen, Gehaltsdaten einsehen oder selbstständig auf Dokumente zugreifen. Dadurch werden wiederkehrende Fragen reduziert und wertvolle Verwaltungszeit für HR-Teams eingespart.

• Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Grundlegende Tools zur Erfassung von Arbeitsstunden, zur Nachverfolgung der Anwesenheit und zur Verwaltung von Abwesenheiten sind in der Regel enthalten. Diese Funktionen unterstützen eine korrekte Lohnabrechnung und tragen zur Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards bei.

• Mobiler Zugriff: Kostenlose Systeme sind in der Regel für mobile Geräte optimiert, sodass Mitarbeiter und Führungskräfte wichtige Aufgaben über ihre Smartphones oder Tablets erledigen können – besonders nützlich für verteilte oder hybride Teams.

• Grundlegende Datensicherheit und Regelkonformität: Auch kostenlose HR-Software umfasst grundlegende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und zur Unterstützung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Datenschutzanforderungen.

Sicherheit wird bei der Auswahl von HR-Tools oft übersehen … Sie verarbeiten sensible persönliche Informationen Ihrer Mitarbeiter. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die Plattform sicher ist und diese Daten vor Datenschutzverletzungen schützen kann.

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Crystal Pinney-Ramos

HR-Technologiestrategin @ cClearHR

Bezahlte Funktionen

Fortschrittlichere HR-Funktionen erfordern normalerweise den Wechsel zu einem kostenpflichtigen Tarif. Diese Funktionen erweitern den Funktionsumfang, reduzieren manuelle Arbeit und unterstützen wachsende HR-Anforderungen:

• Erweiterte Lohnabrechnungsverwaltung: Kostenpflichtige Versionen automatisieren die Berechnung der Löhne und Gehälter, integrieren Steuerabzüge und verwalten die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Bundesstaaten oder Ländern, wodurch korrekte und pünktliche Zahlungen gewährleistet werden.

• Verwaltung von Zusatzleistungen: Kostenpflichtige Tarife umfassen häufig Werkzeuge zur Verwaltung von Krankenversicherungen, Altersvorsorgeplänen, Zuschüssen und anderen Zusatzleistungen – mit automatischer Synchronisierung von Abzügen und Abläufen zur Anmeldung von Mitarbeitern.

• Leistungsmanagement: Dazu gehören Zielverfolgung, Rückmeldungen aus 360-Grad-Perspektive, Leistungsbeurteilungen und Analysen, die Führungskräften dabei helfen, die Entwicklung von Mitarbeitern zu unterstützen und ihre Leistung an den Prioritäten des Unternehmens auszurichten.

• Rekrutierung und Bewerberverfolgung: Kostenpflichtige HR-Software bietet in der Regel Bewerberverfolgungssysteme (ATS), Stellenausschreibungen, Bewerberprüfungen und automatisierte Kommunikation, um den Einstellungsprozess zu optimieren.

• Einarbeitungsabläufe: Integrierte Einarbeitungsmodule führen neue Mitarbeitende durch erforderliche Schritte, Dokumente und Schulungen. Dadurch können sie schneller eingearbeitet werden und profitieren von einer besseren Anfangserfahrung.

• Schulungs- & Lernmanagement: Kostenpflichtige Tarife können Werkzeuge zum Zuweisen von Schulungen, zur Nachverfolgung des Ablaufs von Zertifizierungen, zur Bereitstellung interner Inhaltsbibliotheken und zur Messung von Lernergebnissen umfassen.

• Erweiterte Berichte & Personal-Analysen: Leistungsfähigere Analysen helfen HR-Teams, Trends bei Fluktuation, Anwesenheit, Vergütung und Mitarbeiterleistung auf einer tieferen strategischen Ebene zu verstehen.

• Benutzerdefinierte Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffskontrollen: Diese unterstützen größere Teams, indem sie sicherstellen, dass Führungskräfte und HR-Mitarbeitende nur auf die für ihre Verantwortlichkeiten relevanten Daten zugreifen.

Häufige KI-Funktionen kostenloser HR-Software

Auch kostenlose oder kostengünstige HR-Werkzeuge umfassen zunehmend KI-gestützte Funktionen, die Effizienz und Genauigkeit verbessern sollen, zum Beispiel:

• KI-gestützte Dateneingabe und -validierung: KI hilft dabei, Mitarbeiterdaten zu bereinigen, Unstimmigkeiten zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass erforderliche Felder vollständig ausgefüllt sind — dadurch werden menschliche Fehler reduziert und die Datenqualität verbessert.

• Intelligente Dienstplanung und Anwesenheitsmeldungen: KI erkennt Anomalien bei der Anwesenheit, etwa wiederholte Verspätungen, übermäßige Überstunden oder ungewöhnliche Muster bei Abwesenheiten, und hilft Führungskräften, frühzeitig einzugreifen.

• Grundlegende Vorauswahl von Bewerbern: Einige kostenlose Werkzeuge nutzen KI, um Lebensläufe zu durchsuchen oder Schlüsselwörter mit Stellenbeschreibungen abzugleichen. Dadurch können HR-Teams Bewerber schneller filtern.

• KI-gestützte Selbstbedienungs-Chatbots: Einfache KI-Chatbots können jederzeit häufige Fragen von Mitarbeitenden zu Richtlinien, Urlaubsansprüchen und Einarbeitungsschritten beantworten und dadurch wiederkehrende Anfragen an die Personalabteilung reduzieren.

• Prognostische Erkenntnisse (vereinfachte Version): Vereinfachte KI-Werkzeuge können grundlegende Trends aufzeigen — etwa einen Rückgang der Anwesenheit oder mögliche Überstundenspitzen — und kleinen Unternehmen hilfreiche Anhaltspunkte liefern, ohne den vollständigen Analyseumfang kostenpflichtiger Tarife.

Vorteile kostenloser HR-Software

Kostenlose HR-Software ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die ihr Personalmanagement optimieren möchten, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Hier sind fünf wesentliche Vorteile der Nutzung kostenloser HR-Software für Anwender und Organisationen:

• Kosteneffizienz: Reduziert die finanzielle Belastung für Unternehmen erheblich. Durch den Einsatz kostenloser HR-Software können Organisationen ihre Ressourcen anderen wichtigen Bereichen zuweisen, die allgemeine betriebliche Effizienz steigern und gleichzeitig den Funktionsumfang im Personalwesen beibehalten.
• Verbessertes Datenmanagement: Zentralisiert und vereinfacht die Speicherung und den Zugriff auf Mitarbeiterinformationen. Diese Software bietet ein zentrales Archiv für alle personalbezogenen Daten und erleichtert dadurch die Verwaltung, Aktualisierung und Abfrage von Mitarbeiterinformationen. Dies führt zu besseren Entscheidungen und einem verbesserten Compliance-Management.
• Höhere Produktivität: Automatisiert routinemäßige Verwaltungsaufgaben. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung und Einarbeitung können sich Personalabteilungen auf strategische Aufgaben konzentrieren, wodurch die Produktivität steigt und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessert wird.
• Skalierbarkeit: Passt sich problemlos an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens an. Kostenlose HR-Software verfügt häufig über skalierbare Funktionen, die an die sich wandelnden Anforderungen einer Organisation angepasst werden können. So wächst das HR-System im Gleichschritt mit dem Unternehmen.
• Zugänglichkeit und Flexibilität: Ermöglicht den Fernzugriff auf HR-Funktionen. Mit Funktionen, die den mobilen Zugriff unterstützen, können Mitarbeitende und HR-Fachkräfte personalbezogene Aufgaben von überall aus erledigen. Dies sorgt für Flexibilität und gewährleistet unabhängig vom Standort einen kontinuierlichen Betrieb.

Diese Vorteile verbessern nicht nur die betrieblichen Möglichkeiten der Personalabteilung, sondern tragen auch zum allgemeinen Erfolg und Wachstum einer Organisation bei. Durch die Wahl der richtigen kostenlosen HR-Software können Unternehmen die Vorteile fortschrittlicher HR-Management-Tools nutzen, ohne erhebliche Kosten zu verursachen.

Es gibt immer Verhandlungsspielraum bei der Preisgestaltung von HR-Software. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle immer, auf Grundlage Ihrer Anforderungen zu versuchen, ein besseres Angebot zu bekommen.

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Jesse Ajebon

Gründer & CEO bei People Street

Kosten und Preise für HR-Software

Ob Sie es glauben oder nicht: Kostenlose HR-Software gibt es tatsächlich, und viele Systeme bieten die grundlegenden Tools, die erforderlich sind, um bestimmte Personalaufgaben effektiv zu verwalten. Diese kostenlosen Tarife, auch als Freemium-Tarife bezeichnet, sind jedoch immer mit Einschränkungen verbunden. Um auf fortschrittlichere Funktionen und Möglichkeiten zugreifen zu können, müssen Sie ein kostenpflichtiges Softwareabonnement abschließen.

Damit Sie die Preisgestaltung von HR-Software besser verstehen, habe ich in der folgenden Tabelle die durchschnittlichen Preisspannen für jede Tarifstufe zusammengestellt. Alternativ können Sie sich weiter informieren, indem Sie als Nächstes unseren Leitfaden zu den Preisen von HR-Software lesen.

Wenn Sie die verschiedenen verfügbaren Optionen verstehen, können Sie das für die spezifischen Anforderungen und das Budget Ihrer Organisation am besten geeignete Paket auswählen.

Vergleichstabelle der Tarife für HR-Software

Jeder Tarif bietet eine unterschiedliche Kombination von Funktionen und Möglichkeiten, die auf verschiedene Unternehmensgrößen und Anforderungen zugeschnitten sind. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tarifs sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Bedarf Ihrer Organisation und stellen Sie sicher, dass die gewählte Software mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Denken Sie daran, dass die Investition in einen Tarif, der eng auf Ihre Anforderungen an das Personalmanagement abgestimmt ist, die Effizienz und Wirksamkeit Ihrer Personalprozesse erheblich beeinflussen kann.

Neue und erwähnenswerte Produktaktualisierungen

Im Folgenden habe ich die neuesten Versionshinweise und Produktaktualisierungen für meine wichtigsten Empfehlungen für HR-Software zusammengefasst. Erfahren Sie, was durch neue Serviceverbesserungen, Softwarefunktionen und andere Unternehmensaktualisierungen jetzt möglich ist und warum dies für HR-Software wichtig ist.

Q3 2025: Aktualisierungen der HR-Software

Aktualisierungshinweise zu Factorial

Factorial hat von General Catalyst eine erhebliche zusätzliche Finanzierung erhalten. Das Unternehmen erhöhte seine Investitionen in die Markteinführung von $80 Millionen auf $200 Millionen und bringt damit großes Vertrauen in die Wachstumspläne von Factorial zum Ausdruck.

Mit den Mitteln wird die schnelle Expansion nach Deutschland, Frankreich und Italien finanziert. Factorial plant, bis zu 50 Personen pro Woche einzustellen und sein Team von 900 auf 1.300 Mitarbeitende zu vergrößern. Neben der Personalaufstockung geht das Unternehmen über HR hinaus und entwickelt eine Komplettplattform mit Tools für Projekte, Schulungen und Ausgaben.

Für Nutzer bedeutet dies ein umfangreicheres und leistungsfähigeres Produkt, unterstützt durch schnelleren Support und eine zügigere Funktionsentwicklung. Mit der Expansion von Factorial sollten Kundinnen und Kunden in Europa einen besseren lokalen Service und eine schnellere Einführung neuer Tools erhalten, die HR- und Unternehmensverwaltung in einem einzigen System verbinden.

Fazit: Die Expansion von Factorial ist ein positiver Schritt, der seinen Kunden sowohl mehr Skalierbarkeit als auch leistungsfähigere Tools bietet.

Aktualisierungshinweise zu HRLocker

HRLocker gab kürzlich bekannt, dass das Unternehmen WorkCompass übernommen hat, einen in Cork ansässigen Anbieter von Software für das Leistungsmanagement. HRLocker ist Irlands führende HR-Plattform für KMU. Dieser Schritt folgt auf die frühere Fusion mit HireHive. Gemeinsam besteht unter Invincible Software Holdings das Ziel darin, ein einheitliches HR-System aufzubauen.

Die Tools von WorkCompass sind nun Bestandteil von HRLocker. Das bedeutet, dass Nutzer HR-Aufgaben wie Zeiterfassung, Abwesenheiten und Compliance neben Zielsetzung, Feedback, Beurteilungen und Umfragen verwalten können – alles an einem Ort. Kein Wechseln mehr zwischen Plattformen und kein Jonglieren mit Tabellenkalkulationen. Manager erhalten eine klare Möglichkeit, Ziele festzulegen, Fortschritte zu verfolgen und Beurteilungen durchzuführen.

Kunden von WorkCompass behalten ihre vertrauten Tools, erhalten aber Zugriff auf die umfangreicheren Funktionen von HRLocker. HRLocker-Nutzer profitieren nun von einem modernen, integrierten Leistungsmanagement. Alle profitieren von einem einzigen System, schnelleren Aktualisierungen sowie höherer Zuverlässigkeit und Sicherheit, während das gemeinsame Team neue Funktionen für KMU entwickelt.

Fazit: Dies ist eine gute Aktualisierung, die nicht nur das Angebot von HRLocker erweitert, sondern auch ein echtes Engagement dafür zeigt, HR für wachsende Unternehmen zu vereinfachen.

Hinweise zur Aktualisierung der Workable-Rekrutierung

Workable hat seinem KI-Screening-Assistenten eine neue Funktion hinzugefügt, der Bestandteil seines Recruiting-Produkts ist. Nutzer können nun die Kriterien auswählen, die das Tool beim Abgleich von Kandidaten verwendet. Dadurch erhalten Einstellungsteams mehr Kontrolle über den Screening-Prozess.

Jeder mit Bearbeitungsrechten für Stellen kann die Screening-Kriterien anpassen – im Stelleneditor auf der Registerkarte „Workflow“ in den Phasen „Quellen“ und „Bewerbungen“. Nutzer können Kriterien aktivieren oder deaktivieren und ihre Änderungen speichern. Der Screening-Assistent scannt anschließend alle Kandidatenbewertungen für diese Stelle erneut und aktualisiert sie. Wenn der Screening-Assistent auf Kontoebene deaktiviert ist, steht diese Option nicht zur Verfügung.

Durch die Aktualisierung wird die Bewertung von Kandidaten relevanter. Teams können die KI an den tatsächlichen Anforderungen der Stelle ausrichten, wodurch die Ergebnisse präziser und leichter nutzbar werden. Das spart Zeit, verbessert die Genauigkeit und sorgt dafür, dass menschliches Urteilsvermögen und KI-Unterstützung aufeinander abgestimmt bleiben.

Fazit: Indem Workable Teams die Kriterien festlegen lässt, stellt das Unternehmen sicher, dass seine KI tatsächliche Anforderungen bei der Einstellung unterstützt und nicht nur von Standardannahmen ausgeht.