19 Beste Kostenlose HR-Software 2026 für KMU mit kleinem Budget
Beste kostenlose HR-Software im Überblick
Die beste kostenlose HR-Software hilft Ihnen, zentrale Personalaufgaben — etwa Recruiting, Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Leistungsverwaltung — zu optimieren, ohne dafür Geld auszugeben oder bei der Qualität Kompromisse zu machen.
Egal, ob Sie von veralteten, umständlichen Tools umsteigen oder immer noch auf Tabellenkalkulationen setzen: Kostenlose HR-Software kann Ihre Arbeitslast vereinfachen, Fehler reduzieren und Ihr Team beim Wachsen rechtssicher und organisiert halten.
Viele HR-Profis kämpfen damit, erschwingliche Tools zu finden, die nicht auf wichtige Funktionen verzichten oder sie mit unnötigen Extras überfordern. Genau deshalb habe ich diesen Leitfaden geschrieben — damit Sie kostenlose Plattformen finden, die wirklich funktionieren, Ihre Abläufe unterstützen und mehr Zeit für das Wesentliche lassen: Ihre Mitarbeiter.
Mit jahrelanger Erfahrung in der Erprobung und Einführung von HR-Lösungen habe ich dutzende Plattformen getestet, um die aktuell beste kostenlose HR-Software zu ermitteln. Egal ob Sie als Einzelperson ein Startup unterstützen oder Teil eines kleinen Teams in einem schnell wachsenden Unternehmen sind: Diese Liste hilft Ihnen, fundierte, kostenbewusste Entscheidungen zu treffen – ohne auf Leistung oder Funktionen verzichten zu müssen.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Profis wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Software-Auswahl die richtige Entscheidung zu treffen.
Wir investieren viel in umfassende Recherchen, um unserer Leserschaft bessere Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Über 2.000 Tools haben wir für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 ausführliche Software-Bewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten, und sehen Sie sich unsere Software-Bewertungsmethodik an.
Table of Contents
- Beste Software-Auswahl
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Weitere kostenlose HR-Software
- Verwandte Bewertungen
- Auswahlkriterien
- So wählen Sie aus
- Trends bei kostenloser HR-Software
- Was ist kostenlose HR-Software?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- Neue Produkt-Updates
- FAQs
- Weitere preiswerte HR-Systeme
Beste kostenlose HR-Software: Vergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst die wichtigsten Eckdaten meiner favorisierten HR-Software-Lösungen zusammen, die kostenfreie Pakete anbieten. So finden Sie leicht das passende Tool für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen. Wie Sie sehen werden, lohnt es sich manchmal, für fortgeschrittene HR-Funktionen zu bezahlen!
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für kleine Unternehmen | 14 Tage kostenlos testen + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 2 | Beste Mitarbeitendenverwaltung für Stundenkräfte | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos für 1 Standort und unbegrenzt viele Mitarbeitende | Website | |
| 3 | Am besten für anpassbare Videointerviews | 30-tägige kostenlose Testphase | Ab $75/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für Skalierbarkeit | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos für bis zu fünf Nutzer | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos für einen Nutzer und ermöglicht Zugriff auf bis zu 8 firmeneigene Apps | Website | |
| 6 | Am besten für das Leistungsmanagement von Mitarbeitern | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website | |
| 7 | Am besten für digitales Dokumentenmanagement | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos für bis zu 4 Mitarbeitende pro Monat | Website | |
| 8 | Beste kostenlose Open-Source-HR-Software | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website | |
| 9 | Am besten für iOS und Android | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für einheitliche Talent- und Kompetenzdaten | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
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Native Teams
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.6 -
Remote People
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Checkr
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Bewertungen: Beste kostenlose HR-Software
Nachfolgend finden Sie meine Top-Auswahl an kostenloser HR-Software, jeweils bewertet mit Fokus auf besondere Merkmale, ideale Einsatzszenarien, Integrationen und genaue Angaben zum Leistungsumfang der Gratis-Version. Außerdem erfahren Sie, warum jedes Tool auf diese Liste gekommen ist, damit Sie schnell die passende Lösung für Ihr Team finden.
Connecteam ist für kleine bis mittelgroße Unternehmen konzipiert, insbesondere für solche mit externen oder frontnahen Teams, die eine zentrale App benötigen, um ihre Zeit zu erfassen, Aufgaben und Dokumente zu verwalten und miteinander in Kontakt zu bleiben. Wenn Ihr Team mobil, vor Ort oder über verschiedene Standorte verteilt ist, bietet Ihnen dieses Tool eine zentrale Plattform, um alle Mitarbeitenden auf einen Nenner zu bringen.
Warum ich Connecteam ausgewählt habe
Ich habe Connecteam gewählt, weil es Ihnen hilft, Ihre nicht-schreibtischgebundenen Mitarbeitenden an einem Ort zu bündeln, indem es mobile Zeiterfassung, Einsatzplanung und Kommunikationsfunktionen vereint, die sonst oft über mehrere Tools verstreut sind.
Sie können Ihre Mitarbeitenden per Handy ein- und ausstempeln lassen (bei Bedarf mit Geo-Fencing), während Sie überwachen, wer arbeitet, wo und wie lange – das vereinfacht die Lohnabrechnung erheblich. Mir gefällt, dass Sie individuelle Checklisten und digitale Formulare für Aufgaben oder Compliance im Außendienst erstellen können, sodass Ihr Team die Arbeit erledigt und Sie sie unterwegs prüfen können.
Wichtige HR-Prozesse wie z. B. Schulungen, Dokumentenablage und Urlaubsanträge bleiben in derselben App und es ist besonders nützlich für Teams, die zwischen verschiedenen Einsatzorten wechseln oder viele mobile Mitarbeitende haben, da alles direkt über das Smartphone läuft.
Connecteam Hauptfunktionen
Hier einige herausragende Funktionen im Überblick:
- Mobile Stechuhr: Mitarbeitende können sich per Smartphone und GPS-Tracking oder im Kioskbetrieb ein- und ausstempeln, um genaue Arbeitszeiten und Standorte sicherzustellen.
- Intelligente Einsatzplanung: Schichten erstellen, bearbeiten und teilen an einem Ort, mit Ansicht von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Tauschanfragen.
- Digitale Formulare & Checklisten: Mobile Formulare erstellen, Fotos, elektronische Unterschriften oder Checklisten an Aufgaben anhängen, damit Arbeit in Echtzeit dokumentiert wird.
- HR-Hub: Ein zentraler Bereich für Schulungen, Dokumentenablage, Anerkennung und Urlaubsmanagement, sodass alle HR-Abläufe gebündelt werden.
Connecteam Integrationen
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Gusto, Paychex, BambooHR, Square (POS), Zapier und Microsoft Azure AD/SSO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile Zeiterfassung mit Geo-Fencing ideal für Außendienstteams
- Einsatzplanung funktioniert standortübergreifend und mobil
- Individuelle Formulare/Checklisten sparen Papier und manuelle Protokolle
Cons:
- Berichts- und Analysefunktionen weniger fortschrittlich als bei manchen Wettbewerbern
- Weniger tiefgehende Anpassungsoptionen als bei umfangreichen HR-Systemen
Homebase ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre stündlich beschäftigten Teams effektiv zu verwalten. Sie bietet Werkzeuge für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation, um die Überwachung und Einbindung Ihrer Belegschaft zu vereinfachen.
Warum ich Homebase gewählt habe: Homebase stellt speziell auf Unternehmen mit Stundenkräften zugeschnittene Tools bereit. Sie können problemlos Dienstpläne erstellen, Arbeitszeiten erfassen und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden an einem Ort verwalten. Es gibt eine integrierte Stempeluhr und die Möglichkeit, Urlaubsanträge mühelos zu bearbeiten.
Mit dem Fokus auf die Vereinfachung des Mitarbeitermanagements stellt Homebase außerdem Messaging-Tools bereit, um Ihr Team synchron zu halten. Diese Funktionen helfen dabei, Zeit zu sparen und Missverständnisse mit Ihrem Team zu vermeiden.
Homebase Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Werkzeuge zur Mitarbeitereinsatzplanung, Mitarbeiter-Stempeluhren, Lohnabrechnungsfunktionen, Teamkommunikation, Prozesse zur Einstellung & Einarbeitung, Instrumente zur Mitarbeiterbindung, Kalkulation von Personalkosten sowie Überwachung von HR & Compliance.
Eine Drag-and-drop-Oberfläche erleichtert das Erstellen von Dienstplänen erheblich. Diese können anschließend per SMS oder E-Mail an die Mitarbeitenden geschickt werden. Führungskräfte erhalten Einblicke in die Personalkosten, indem sie Arbeitszeiten und Überstunden nachverfolgen.
Homebase bietet zudem mobile Apps für iOS- und Android-Geräte an.
Integrationen sind mit einer Auswahl beliebter HR-Plattformen verfügbar, darunter ADP, Gusto, Paychex, Quickbooks, Rippling, Square Payroll und SurePayroll sowie mit mehreren Point-of-Sale-Anbietern wie Clover, Poynt, Talech, Square, Lightspeed, Breadcrumb und Revel Systems.
Kostenlos: Der Basic-Tarif von Homebase ist für unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort dauerhaft kostenlos und daher eine ideale Lösung für kleine Unternehmen (kostenpflichtige Pläne ab $20/Monat).
New Product Updates from Homebase
Homebase Adds AI Scheduling Assistant for Faster Shift Planning
Homebase introduces Scheduling Assistant, AI-optimized shift creation, and automated conflict resolution. These updates reduce manual scheduling work while keeping teams aligned and shifts fully staffed. For more information, visit Homebase's official site.
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Hireflix ist für Teams konzipiert, die eine große Anzahl von Bewerbern schnell mittels asynchroner Videointerviews sichten müssen. Es hilft Ihnen, konsistente Antworten der Kandidaten zu sammeln, ohne den Aufwand von Terminabsprachen, und ist damit besonders geeignet für Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen oder zeitlichem Druck.
Warum ich Hireflix ausgewählt habe
Ich habe Hireflix gewählt, weil es eine einfache Möglichkeit bietet, strukturierte Videointerviews durchzuführen, ohne Live-Termine koordinieren zu müssen. Sie können individuelle Fragen-Sets erstellen, Ihre Fragen aufzeichnen oder eintippen und den Bewerbern ermöglichen, dann zu antworten, wenn es ihnen passt. Das unterstützt eine faire Vergleichbarkeit der Kandidaten und reduziert den administrativen Aufwand in den frühen Phasen des Auswahlprozesses.
Mir gefällt außerdem, dass Hireflix das Einladen von Kandidaten in großen Gruppen ermöglicht – besonders praktisch, wenn Sie für mehrere Stellen oder saisonale Positionen einstellen. Die Option, Antworten mit Teamkollegen zu teilen, sorgt zudem für Konsistenz bei den Einstellungsentscheidungen im gesamten Prozess.
Hireflix Hauptfunktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- Automatische Erinnerungen: Versendet Erinnerungen, damit Kandidaten ihre Interviews rechtzeitig abschließen.
- Team-Review-Sharing: Ermöglicht es Kollegen, Antworten an einem Ort anzusehen und zu bewerten.
- Mehrsprachige Unterstützung: Unterstützt Kandidaten aus verschiedenen Regionen.
- Massen-Einladungen: Hilft, große Bewerbervolumina effizient zu organisieren.
Hireflix Integrationen
Integrationen umfassen Lever, BambooHR, Teamtailor, Greenhouse, Zoho Recruit, JazzHR, SmartRecruiters, Ashby, Workable, Loxo und Recruitee.
Pros and Cons
Pros:
- Massenhafte Intervieweinladungen reduzieren Koordinationsaufwand in frühen Auswahlphasen
- Automatische Erinnerungen verringern Bewerberabsprünge
- Individuelle Fragestellungen unterstützen strukturierte Bewertungen
Cons:
- Keine erweiterten HR-Tools wie Lohnabrechnung oder Personaldaten
- Keine Mobile-App für Verwaltungstätigkeiten
Zoho bietet über Zoho People und Zoho Recruit ein kostenloses HR-Toolkit an und ist damit besonders gut für kleine Teams geeignet, die Mitarbeiterdaten und Einstellungen zentral verwalten möchten. Die Tools decken grundlegende HR-Anforderungen ab – wie z. B. Abwesenheitsverfolgung und einfaches Recruiting – und ermöglichen es Ihrem Team, ohne Systemwechsel mit dem Unternehmen zu wachsen.
Warum ich Zoho People gewählt habe
Ich habe Zoho ausgewählt, weil es zwei miteinander verbundene Tools bietet, die Ihre grundlegenden HR-Bedürfnisse abdecken, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Zoho People unterstützt Ihr Team bei der Verwaltung von Mitarbeiterakten, der Nachverfolgung von Urlaubstagen und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu aktualisieren. Dadurch bleiben Ihre Daten sauber und stets aktuell.
Zoho Recruit erweitert die Lösung um zentrale Recruiting-Funktionalitäten wie Lebenslauf-Parsing, Stellenanzeigen-Veröffentlichung und Terminplanung für Vorstellungsgespräche. Damit können Sie effizient Kandidaten erfassen und bewerten. Beide Tools teilen sich ein vertrautes Layout und eine einfache Einrichtung – ideal auch, wenn Sie noch kein richtiges HR-System haben. Mir gefällt außerdem, dass Sie mit Zoho bei Bedarf auf eine ganze Suite von Business-Apps erweitern können.
Zoho People – Zentrale Funktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Features:
- Individuelle Formulare & Felder: Gestalten Sie angepasste Datenfelder, die Ihren Anforderungen an die HR-Dokumentation entsprechen.
- Anwesenheitserfassung: Nutzen Sie Web-Check-ins oder Integrationen mit biometrischen Systemen zur Erfassung der täglichen Anwesenheit.
- Schicht- & Einsatzplanung: Weisen Sie Schichten zu, verwalten Sie Arbeitskalender und erledigen Sie grundlegende Planungsaufgaben.
- Zugriff über mobile App: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaube beantragen oder sich von iOS- und Android-Geräten aus einloggen.
Zoho People Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Books, Zoho Payroll (verfügbare Länder variieren), Slack, Microsoft 365, Google Workspace, QuickBooks, Xero, Zapier und DocuSign.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif deckt zentrale HR- und Recruiting-Anforderungen kleiner Teams ab
- Mitarbeiter-Self-Service reduziert den Verwaltungsaufwand bei einfachen Änderungen
- Integriertes Bewerbermanagement unterstützt Lebenslauf-Parsing und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
Cons:
- Eigene Workflows und Automatisierungen erfordern kostenpflichtige Pläne
- Reporting-Tools sind ohne höhere Tarife nur grundlegend
- Die Verfügbarkeit der Lohnabrechnungsintegration variiert je nach Land erheblich
Apptivo
Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows
Apptivo ist ideal für kleine Unternehmen, die ein All-in-One-System zur Verwaltung von HR-Aufgaben zusammen mit CRM, Projekten und anderen betrieblichen Anforderungen suchen. Dank seiner modularen Apps können Sie die Plattform individuell an die Prozesse Ihres Teams anpassen, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.
Warum ich Apptivo gewählt habe
Ich habe Apptivo gewählt, weil das app-basierte System es erlaubt, einen HR-Workflow zu erstellen, der zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Teams passt. Sie können Felder, Layouts und Genehmigungsschritte individualisieren und so genau steuern, wie HR-Anfragen durch Ihr Unternehmen geleitet werden.
Mir gefällt außerdem, dass HR-Funktionen direkt neben den Modulen für Vertrieb, Support und Projekte stehen, sodass Mitarbeitende nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Für Teams, die auf eine strukturierte Bereitstellung von HR-Services angewiesen sind, sorgen Apptivos Helpdesk-Funktionen – wie Zuweisungsautomatisierung und SLA-Tracking – für klare Verantwortlichkeiten. Zusätzlich bieten die Dashboards einen schnellen Überblick über Arbeitslasten und Anfragevolumen.
Apptivo Hauptfunktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- HR-Helpdesk-Modul: Zentralisiert Mitarbeiteranfragen mit Ticketverwaltung, Routing-Regeln und Übersicht über Arbeitslasten.
- Individuelle Dashboards: Ermöglichen es, HR-Kennzahlen, SLA-Leistung und Ticketvolumen in Echtzeit zu verfolgen.
- Aufgabenzuweisung: Schafft Verantwortlichkeiten, indem HR-Aufgaben mit Fristen und Prioritätsstufen verteilt werden.
- SLA-Management: Hilft Ihrem Team, mit definierten Antwort- und Lösungsfristen konsistent auf Anfragen zu reagieren.
Apptivo Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft Office 365, OneDrive, Dropbox, RingCentral, Slack, PayPal, Stripe, QuickBooks und Xero.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Apps lassen sich gut an individuelle HR-Workflows anpassen
- HR-Helpdesk verbessert das Handling und die Nachverfolgbarkeit von Anfragen
- Vereinheitlichte Plattform reduziert das Wechseln zwischen HR und anderen Tools
Cons:
- Mobile App bietet nicht alle erweiterten Admin-Funktionen
- Begrenzte Anzahl vorgefertigter HR-Vorlagen
OrangeHRM ist eine skalierbare HR-Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Die Software verwaltet den gesamten Beschäftigungszyklus, von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Kündigung oder zum Ruhestand.
Warum ich OrangeHRM ausgewählt habe: Deren HRMS-Plattform ist wahlweise über Cloud-Hosting oder als lokale Installation verfügbar, je nach Ihren Bedürfnissen. Die Cloud-Version ihres Produkts, OrangeHRM Starter, ist unter einer Open-Source-Lizenz kostenlos erhältlich, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für kleine Unternehmen oder Start-ups macht.
Die Leistungsmanagement-Funktionen beinhalten 180°- und 360°-Mitarbeiterbewertungen, die Ihnen einen klaren Überblick über den Beitrag jedes Teammitglieds geben. Bewertungsfragen können individuell angepasst werden, um den Anforderungen einer bestimmten Rolle zu entsprechen. Zielverfolgungsfunktionen helfen dabei, Mitarbeiter auf Kurs zu halten.
OrangeHRM Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen zentrale Module zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, ein Unternehmensverzeichnis, Anwesenheits- & Zeitmanagement, PTO- & Urlaubsverwaltung, Bewerbermanagement (einschließlich Bewerber-Tracking-System), Leistungsbeurteilungen, Vorteilsverwaltung sowie Reporting & Analysen. Es gibt auch eine mobile App, die die Beantragung von PTO, die Erfassung der Anwesenheit und das Ein- und Ausstempeln unterstützt.
Integrations-Details werden auf ihrer Website nicht angegeben. Sie verfügen jedoch über eine API, die dies ermöglicht.
Was ist kostenlos: Ihr Produkt OrangeHRM Starter kann über eine Open-Source-Lizenz kostenlos genutzt werden und enthält die oben beschriebenen Funktionen. Außerdem bieten sie eine kostenlose Demo oder eine 30-tägige Testphase über ihre Website an.
HRLocker ist eine integrierte HRIS-Datenbank, die zentrale Personalverwaltungsfunktionen abdeckt, damit Unternehmen sich auf strategische Entscheidungen und Produktivität konzentrieren können.
Warum ich HRLocker gewählt habe: Die HR-Plattform beinhaltet ein digitales Dokumentenmanagement-System, in dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an HR-Dokumenten veröffentlichen können, um ein leicht zugängliches Repository für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen.
Innerhalb dieses Moduls können HR-Teams zudem digitale Unterschriften für Schulungsunterlagen anfordern, sofern erforderlich, und Erinnerungen an alle versenden, die verpflichtende Dokumente noch nicht gelesen oder unterschrieben haben.
HRLocker Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Module für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Trainingsentwicklung, Mitarbeiterdaten, mobiles und hybrides Arbeiten, Leistungsbeurteilungen sowie Recruiting und Onboarding.
Die HRLocker-Datenbank ermöglicht es Nutzer:innen zudem, Mitarbeiterschulungen zu erfassen und Abschlusszertifikate hochzuladen. Aufgaben können Mitarbeitenden oder Abteilungen zugewiesen werden, während Führungskräfte das Bewerbermanagementsystem zur Rekrutierung, Kandidatensuche, sozialen Empfehlungen, Jobportalen und zum Screening nutzen können.
Integrationen sind mit mehr als 20 anderen Software-Systemen verfügbar, darunter CareerJet, Glassdoor, Google Kalender, Indeed, LinkedIn, Microsoft Office 365, Sage, SimplyHired, Trovit,
Kostenlos verfügbar: HRLocker kann für bis zu 4 Mitarbeitende 6 Monate lang kostenlos genutzt werden. Der Gratis-Tarif beinhaltet alle oben genannten Funktionen. Steigen Sie auf den ersten kostenpflichtigen Tarif um, erhalten Sie zudem Zugang zum Kundensupport und zu einem persönlichen Account Manager.
Bitrix24 ist ein webbasiertes HR-System für kleine Unternehmen. Wenn Sie nach einer Open-Source HR-Softwarelösung suchen, steht Bitrix24 wahrscheinlich ganz oben auf Ihrer Liste. Die Software bietet eine Vielzahl an Funktionen, die für Unternehmen ohne großes HR-Team nützlich sind.
Warum ich Bitrix24 gewählt habe: Deren HR-Plattform enthält viele Human-Resources-Tools sowie eine breite Palette zusätzlicher CRM- und Projektmanagement-Funktionen. Eines meiner Lieblingsfeatures ist das Self-Service HR-Portal. Mitarbeitende können damit auf grundlegende HR-Funktionen zugreifen, ohne mit jemandem aus dem HR-Bereich sprechen zu müssen. Beispielsweise lassen sich Workflows für Urlaubsanträge und Dienstreisegenehmigungen einrichten.
Die HR-Plattform umfasst außerdem alles, was Sie für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres HR-Teams benötigen. Jedes Teammitglied kann auf alle Unternehmensnachrichten, Dokumente und Kalender zugreifen. Sie können außerdem Berechtigungen für bestimmte Inhalte festlegen, sodass jedes Teammitglied nur das sieht, was es sehen soll.
Um das volle Potenzial von Bitrix24 auszuschöpfen, ist zusätzliches technisches bzw. Programmierwissen von Vorteil, da der öffentliche Zugriff auf den Quellcode nahezu grenzenlose Anpassungen und Integrationen ermöglicht.
Bitrix24 Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Kern-HR-Aufgaben wie ein Mitarbeitendenverzeichnis, Unternehmensstruktur, eine firmeninterne Wissensdatenbank, Dokumentenmanagement sowie Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen, die in der kostenlosen Version bereits enthalten sind. Eine unbegrenzte Nutzerzahl kann diese verwenden. Einige essentielle Funktionen wie Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung sind jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar.
Integrationen mit zahlreichen Apps stehen über den App Marketplace oder durch Nutzung der REST API zur Verfügung.
Kostenlos verfügbar: Sie können die Kernfunktionen von Bitrix24 kostenlos nutzen, was für kleine Unternehmen oft ausreichend ist. Falls Sie weitere HR-Features benötigen, können Sie einfach auf einen der kostenpflichtigen Tarife umsteigen.
WebHR unterstützt Personalabteilungen bei der Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – vom Einstellungsverfahren bis hin zum Ruhestand.
Warum ich WebHR ausgewählt habe: Die All-in-One HR-Software umfasst zentrale Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Recruiting, Leistungsbewertung sowie Zeit- und Anwesenheitsmodule und ist in 30 Sprachen verfügbar.
Für iOS- und Android-Geräte sind mobile Apps verfügbar, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten schnell mit Geo-Tracking erfassen können. Führungskräfte haben die Möglichkeit, geleistete Arbeitsstunden über die Funktionen zur Zeit- und Anwesenheitserfassung zu überwachen.
Zusätzlich lässt sich die Software mit biometrischen Geräten wie Kartenlesern und Fingerabdruckscannern integrieren.
WebHR Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Benefits-Administration, ein Bewerbermanagementsystem (ATS), ein Lernmanagementsystem (LMS), Mitarbeiterleistung und Zielverfolgung, Onboarding, Formulare & Umfragen, Tools zur Hintergrundüberprüfung sowie Asset-Tracking.
Integrationen sind mit über 24 beliebten HR-Tools verfügbar, darunter Asana, Bonusly, FreshBooks, Indeed, LinkedIn, Slack, Xero, Quickbooks, Zapier, Zip Recruiter und weitere.
Kostenloses Angebot: Teams mit weniger als 5 Mitarbeitenden können die WebHR-Software kostenlos nutzen. Für größere Teams bieten sie ein sehr günstiges, modulares Preismodell ab $3 pro Mitarbeiter/Monat an.
Am besten geeignet für einheitliche Talent- und Kompetenzdaten
SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte Human Capital Management (HCM) Suite, die Sie und Ihre Mitarbeitenden in den Mittelpunkt Ihrer HR-Technologie stellt. Sie unterstützt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von Einstellung und Onboarding bis hin zu Entwicklung, Performance und Gehaltsabrechnung.
Warum ich SAP SuccessFactors gewählt habe: Ich habe SAP SuccessFactors als starke HR-Software ausgewählt, da sie Ihnen eine globale HR- und Payroll-Basis bietet – so können Sie Personaldaten, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Compliance in mehr als 100 Ländern verwalten.
Darüber hinaus hilft die einheitliche Kompetenzdatenbank dabei, Recruiting, Lernen, Leistungsmanagement und Nachfolgeplanung über eine zentrale Quelle für Kompetenzdaten zu verbinden. So kann Ihr Team Kompetenzlücken erkennen, Talente aufbauen und Mitarbeitende effektiver in neue Positionen bringen.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen KI-gestützte People Analytics und Personalplanung mit Dashboards, Szenario-Modellierung, prädiktiven Einblicken und Was-wäre-wenn-Analysen, sodass HR-Entscheidungen datenbasiert getroffen werden. Außerdem beinhaltet es globale Benefits-Verwaltung, Talentgewinnung und Recruiting-Automatisierung sowie Onboarding-Workflows.
Integrationen beinhaltet ADP, Workday, BambooHR, Kronos, UKG, Oracle Cloud HCM, Greenhouse, Microsoft Entra ID, Okta und Google Workspace.
Gratisangebot: SAP SuccessFactors bietet eine 30-tägige Testversion (nur auf Englisch). Ein kostenloser Tarif wird nicht angeboten.
Weitere kostenlose HR-Software
Hier sind noch einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in meine Shortlist der besten kostenlosen HR-Software geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- HR.my
Am besten für mehrsprachige Organisationen
- Deel HR
Am besten für ganzheitliches HR-Management
- Workable
Am besten geeignet für die Kandidatensuche und Einstellung
- Oyster HR
Am besten für globale Beschäftigung
- RemoFirst
Am besten für die Verwaltung von Auftragnehmern geeignet
- Factorial
Am besten für Mitarbeiterwohlbefinden und Feedback
- Huckleberry
Am besten geeignet für sprachbasiertes Feedback
Weitere HR-Software-Bewertungen
Falls Sie hier noch nicht das Passende gefunden haben, finden Sie hier weitere getestete und bewertete Tools von uns:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Bewerbermanagementsysteme
- Workforce-Management-Software
Auswahlkriterien für kostenlose HR-Software
Um die beste kostenlose HR-Software für diese Liste auszuwählen, war ein tiefes Verständnis der typischen Anforderungen und Herausforderungen im Personalwesen sowie der passenden Funktionen zur Problemlösung nötig. Mein Ansatz zur Erstellung dieser Liste basiert auf neun Jahren Erfahrung in der HR-Administration und fundierter Recherche zu diesen Tools.
Hier ist eine Zusammenfassung der Auswahlkriterien, die ich bei der endgültigen Aufnahme in diese Liste angewendet habe:
Kernfunktionen von HR-Software (25 % der Gesamtbewertung): Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung zunächst die folgenden häufigen Anwendungsfälle erfüllen:
- Mitarbeiterdatenverwaltung, d. h. Personalinformationssysteme (HRIS)
- Urlaubs- und Anwesenheitsverwaltung
- Recruiting und Bewerbermanagement
- Leistungsbeurteilungen
- Lohn- und Gehaltsabrechnung/Integration
Zusätzliche herausragende Funktionen (25 % der Gesamtbewertung): Um die beste Software aus den zahlreichen verfügbaren Optionen zu finden, habe ich auch gezielt nach einzigartigen Funktionen gesucht, darunter:
- KI-basierte Analysen zur Prognose von Mitarbeiterfluktuation
- Mobile Apps, die eine umfassende HR-Lösung für unterwegs bieten
- Anpassbare Berichte, die auf individuelle Organisationsbedürfnisse zugeschnitten sind
- Integrationen mit Drittanbieter-Apps zur Optimierung von Arbeitsabläufen
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen zur Sicherstellung von Datenschutz und Compliance
Bitte beachten Sie, dass viele dieser erweiterten Funktionen in kostenlosen Plänen nicht verfügbar sind. Es ist jedoch hilfreich zu wissen, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, falls Sie ein Upgrade auf ein leistungsfähigeres Abonnement in Betracht ziehen.
Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung): Um die Anwenderfreundlichkeit jedes Systems zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Intuitives Design, das die Navigation erleichtert
- Rollenspezifische Zugriffsrechte, die einfach zu konfigurieren sind
- Benutzeroberflächen mit Drag-and-Drop-Funktionen für einfaches Planen
- Ästhetische Gestaltung, die das Nutzererlebnis verbessert
Das System muss so einfach sein, dass Mitarbeitende es ohne ständige Unterstützung durch die Personalabteilung nutzen können, aber dennoch die Funktionen bereitstellen, die die HR-Teams für eine effiziente Verwaltung benötigen.
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung): Um einen Eindruck vom Onboarding-Prozess der einzelnen Softwareanbieter zu gewinnen, habe ich folgende Faktoren berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien wie Videos und Vorlagen
- Interaktive Produkttouren und Chatbots für sofortige Unterstützung
- Webinare und ausführliche Dokumentationen für ein tieferes Verständnis
- Ein unkomplizierter Einrichtungsprozess, der Teams ermöglicht, schnell einen Mehrwert zu erzielen
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung): Um die Qualität des Kundensupports jedes Anbieters zu beurteilen, habe ich folgende Kriterien analysiert:
- Reaktionszeit und Verfügbarkeit der Support-Kanäle
- Qualität der Unterstützung bei technischen und Nutzerfragen
- Community-Foren oder Nutzergruppen für den direkten Austausch
- Bereitstellung eines dedizierten Account Managements für komplexe Anfragen
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung): Um den Nutzen jeder Software zu beurteilen, habe ich folgende Aspekte betrachtet:
- Vergleich von Funktionsumfang und Kosten für Premium-Upgrades
- Bewertung der Skalierbarkeit ohne drastische Preissprünge
- Prüfung, ob die kostenlose Version grundlegende Anforderungen erfüllt, ohne sofort upgraden zu müssen
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung): Die Bewertung von Kundenrezensionen ist das letzte Element meines Auswahlprozesses und hilft mir zu verstehen, wie gut ein Produkt bei echten Anwendern funktioniert. Hier sind die Faktoren, die ich berücksichtigt habe:
- Allgemeine Zufriedenheitswerte aus einer breiten Nutzerbasis
- Rückmeldungen zu bestimmten Funktionen wie Benutzerfreundlichkeit und Kundensupport
- Rezensionen, die hervorheben, wie die Software HR-Prozesse verbessert hat
- Negative Bewertungen zur Identifizierung häufiger Probleme und schwerwiegender Mängel
Dieses Bewertungsframework hat mir geholfen, die kostenlosen HR-Softwares zu identifizieren, die über die grundlegenden Anforderungen hinausgehen und durch besondere Funktionen, intuitive Bedienbarkeit, reibungslose Einführung, effektiven Support und ein insgesamt gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zusätzlichen Mehrwert bieten.
So wählen Sie kostenlose HR-Software aus
Wenn Sie Ihren eigenen Auswahlprozess durchlaufen, behalten Sie die folgenden Punkte im Hinterkopf:
- Welche HR-Herausforderungen möchten Sie lösen? Die Identifizierung Ihrer derzeitigen Herausforderungen hilft Ihnen, die Funktionen und Möglichkeiten zu bestimmen, die Ihre neue HR-Software bieten muss.
- Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen? Eine frühzeitige Klarheit über Ihre Wunschziele ist entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise ein Tool, um Teile Ihrer Lohnabrechnung, Einsatzplanung oder Leistungsbewertung zu automatisieren, damit nichts durchrutscht.
- Wer sind Ihre Hauptnutzer? Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Anwendergruppen – Power-User, Administratoren, Führungskräfte, Mitarbeitende usw. – und deren individuellen Ansprüche, damit alle berücksichtigt werden. Für kostenlose HR-Software möchten Sie wahrscheinlich einen Mitarbeiterzugang für die gesamte Belegschaft sowie spezielle Zugänge für Ihre HR-Administratoren und Führungskräfte.
- Wie groß ist Ihr Budget? Sind Sie wirklich auf ein 100 % kostenloses Tool beschränkt oder gibt es Spielraum für ein kostengünstiges HR-System, das dennoch Ihren Anforderungen gerecht wird? Eine realistische Budgetfindung für Ihre neue HR-Software im Voraus ist entscheidend, damit Sie keine Zeit mit Software verschwenden, die außerhalb Ihres Budgets liegt.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Klären Sie, ob Ihre neue HR-Software bestehende Tools ersetzen oder mit diesen integriert werden muss, z. B. Zeiterfassungssysteme, Lernmanagementsysteme oder Projektmanagement-Tools.
- Erfüllt die Software Ihre technischen Anforderungen?Berücksichtigen Sie die Software-Auswahl im Kontext Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe und Systeme. Bewerten Sie, was bereits gut funktioniert und in welchen Bereichen Probleme behoben werden müssen.
Denken Sie daran, jedes Unternehmen ist anders – gehen Sie nicht davon aus, dass kostenlose HR-Software auch für Ihr Unternehmen geeignet ist, nur weil sie beliebt ist.
Trends bei kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software entwickelt sich rasant weiter, um den Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes und dem technologischen Fortschritt gerecht zu werden. Viele Tools setzen mittlerweile auf ein produktbasiertes Wachstum, bieten Freemium-Pläne und verlängerte Testphasen, um Nutzer*innen durch sofortigen Mehrwert zu gewinnen – ganz ohne Budgetfreigabe.
Hier sind die wichtigsten Trends, die die heutigen kostenlosen HR-Tools prägen:
- Integration von KI & maschinellem Lernen: Immer mehr Plattformen integrieren künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um intelligentere HR-Entscheidungen zu unterstützen – etwa durch automatisches Matching von Bewerbenden, Prognose von Fluktuation oder die Bereitstellung personalisierter Einblicke mittels prädiktiver Analysen.
- Intelligentere Self-Service-Portale für Mitarbeitende: Mitarbeitende können eigenständig Gehaltsabrechnungen einsehen, Abwesenheiten beantragen oder Leistungskennzahlen abrufen. Diese Portale reduzieren den Verwaltungsaufwand für HR und geben Mitarbeitenden mehr Kontrolle.
- Weniger manuelle Dateneingabe: Dank Automatisierung und Integrationen werden manuelle Eingabefelder zunehmend abgelöst. Dieser Wandel verringert Fehlerquellen und beschleunigt alltägliche HR-Vorgänge.
- Stärkerer Fokus auf Compliance & Sicherheit: Eingebaute Compliance-Überwachung, Sicherheitsaudits und Datenverschlüsselung werden zum Standard, um sich ständig wandelnde Datenschutzvorgaben zu erfüllen und Vertrauen aufzubauen.
Zusammen spiegeln diese Trends einen Wandel hin zu intelligenteren, effizienteren und sichereren HR-Tools wider – ein Beleg dafür, dass auch kostenlose Software echten Mehrwert bieten kann.
HR verfügt über genügend persönliche Informationen, um einen Mitarbeitenden dreimal zu duplizieren … Das ist viel Vertrauen, und Unternehmen müssen den Datenschutz ernst nehmen. Man darf Sicherheit nicht der Effizienz opfern.
Was ist kostenlose HR-Software?
Kostenlose HR-Software ist ein digitales Tool, mit dem HR-Teams Aufgaben wie Rekrutierung, Lohnabrechnung und Mitarbeiterdaten kostenlos verwalten können. Sie wird in der Regel als Freemium-Modell oder mit einem längeren kostenlosen Testzeitraum und eingeschränkten Funktionen angeboten.
Personalverantwortliche in Startups und kleinen Unternehmen nutzen kostenlose HR-Software, um Zeit zu sparen, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Kosten teurer Enterprise-Tools zu vermeiden – und dabei dennoch die wichtigsten HR-Funktionen effizient zu steuern.
Funktionen kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die kleinen und mittelständischen Unternehmen helfen können, verschiedene Elemente ihrer HR-Prozesse zu optimieren. Dazu zählen unter anderem Recruiting, Lohnabrechnung, Leistungsmanagement und Verwaltung von Zusatzleistungen. Da diese Tools so vielseitig einsetzbar sind, gibt es eine große Bandbreite an Funktionen, auf die ich bei einer Bewertung achte.
Funktionen kostenloser HR-Software
Bei der Auswahl kostenloser HR-Software solltest du auf folgende zentrale Funktionen achten, die in der Regel ohne Zusatzkosten verfügbar sind:
- Benutzerfreundliches Interface: Kostenlose HR-Tools bieten oft einfache, intuitive Oberflächen, die es HR-Teams und Mitarbeitenden ermöglichen, das System ohne große Einarbeitung zu bedienen. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche erleichtert die täglichen HR-Aufgaben.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende können persönliche Daten selbst aktualisieren, Urlaub beantragen, Gehaltsdaten einsehen oder Dokumente abrufen. Das reduziert wiederholte Nachfragen und spart dem HR-Team wertvolle Verwaltungszeit.
- Zeiterfassung und Anwesenheitsmanagement: Grundlegende Werkzeuge zum Erfassen von Arbeitszeiten, Überwachen der Anwesenheit und Verwalten von Fehlzeiten sind meist enthalten. Diese Funktionen unterstützen eine korrekte Gehaltsabrechnung und helfen, Arbeitsgesetze einzuhalten.
- Mobile Zugänglichkeit: Kostenlose Systeme sind meist mobilfreundlich, sodass Mitarbeiter:innen und Führungskräfte wichtige Aufgaben auch per Smartphone oder Tablet erledigen können – besonders praktisch bei dezentralen oder hybriden Teams.
- Basis-Datensicherheit und Compliance: Selbst kostenlose HR-Software umfasst grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen und rechtliche Vorgaben sowie Datenschutzanforderungen einzuhalten.
Sicherheit wird bei der Auswahl von HR-Tools oft übersehen… Sie verwalten sensible, persönliche Daten von Mitarbeitenden, daher müssen Sie sicherstellen, dass die Plattform sicher ist und diese Daten vor Verstößen schützen kann.
Bezahlte Funktionen
Erweiterte HR-Funktionen erfordern in der Regel ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version. Diese Features erweitern den Funktionsumfang, reduzieren manuelle Aufgaben und unterstützen ein wachsendes HR-Management:
- Erweiterte Lohn- und Gehaltsabrechnung: Bezahlte Versionen automatisieren die Gehaltsberechnung, integrieren Steuerabzüge und ermöglichen die Verwaltung von Compliance-Anforderungen in mehreren Bundesländern oder Ländern – für pünktliche und korrekte Auszahlungen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Kostenpflichtige Pläne bieten oft Tools zur Verwaltung von Krankenversicherung, Altersvorsorge, Zulagen und weiteren Leistungen, inklusive automatischer Abzugsberechnung und Workflows für die Anmeldung von Mitarbeitenden.
- Leistungsmanagement: Dazu zählen Zielvereinbarung, 360°-Feedback, Leistungsbeurteilungen und Analysen, die Führungskräfte dabei unterstützen, Mitarbeitende zu fördern und die Leistungsziele auf die Unternehmensstrategie abzustimmen.
- Recruiting und Bewerbermanagement: Kostenpflichtige HR-Software bietet in der Regel Bewerbermanagementsysteme (ATS), Stellenanzeigen, Kandidatenscreening und automatisierte Kommunikation für einen schnelleren Einstellprozess.
- Onboarding-Workflows: Integrierte Onboarding-Module führen neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch alle erforderlichen Schritte, Dokumente und Schulungen, was das Einleben erleichtert und den Einstieg verbessert.
- Training & Lernmanagement: Kostenpflichtige Tarife enthalten gegebenenfalls Werkzeuge für die Kurszuweisung, Verfolgung von Zertifikatsabläufen, interne Content-Bibliotheken und die Erfolgsmessung von Lernen.
- Erweiterte Auswertungen & Workforce-Analytics: Umfassendere Analysen helfen HR-Teams, Trends zu Fluktuation, Anwesenheit, Vergütung und Mitarbeiterleistung auf einer strategischen Ebene fundiert auszuwerten.
- Individuelle Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffskontrolle: Damit stellen größere Teams sicher, dass Führungskräfte und HR-Mitarbeitende nur die jeweils für sie bestimmten Daten einsehen können.
Übliche KI-Funktionen kostenloser HR-Software
Auch kostenlose oder kostengünstige HR-Tools bieten zunehmend KI-gestützte Funktionen, die darauf ausgelegt sind, Effizienz und Genauigkeit zu steigern, zum Beispiel:
- KI-unterstützte Dateneingabe und Validierung: KI hilft, Mitarbeiterdaten zu bereinigen, Unstimmigkeiten zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass erforderliche Felder ausgefüllt sind – das verringert menschliche Fehler und verbessert die Datenqualität.
- Intelligente Einsatzplanung und Anwesenheitswarnungen: KI erkennt Auffälligkeiten wie wiederholtes Zuspätkommen, übermäßige Überstunden oder ungewöhnliche Fehlzeitenmuster und hilft Führungskräften, frühzeitig zu reagieren.
- Grundlegende Vorauswahl von Kandidat:innen: Einige kostenlose Tools nutzen KI, um Lebensläufe zu scannen oder Schlüsselbegriffe mit Stellenbeschreibungen abzugleichen, wodurch HR-Teams Bewerber:innen schneller filtern können.
- KI-gestützte Self-Service-Chatbots: Einfache KI-Chatbots können jederzeit gängige Mitarbeiterfragen zu Richtlinien, Urlaubskonten und Onboarding-Schritten beantworten und so wiederkehrende Anfragen an die Personalabteilung reduzieren.
- Prognostische Einblicke (einfache Version): Vereinfachte KI-Tools können grundlegende Trends wie rückläufige Anwesenheit oder potenzielle Überstundenspitzen aufzeigen – so erhalten kleine Unternehmen hilfreiche Hinweise, ohne das vollständige Analysetool kostenpflichtiger Pakete nutzen zu müssen.
Vorteile kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die ihr Personalmanagement optimieren möchten, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Hier sind fünf Hauptvorteile, die kostenlose HR-Software für Nutzer:innen und Organisationen bietet:
- Kosteneffizienz: Reduziert die finanzielle Belastung für Unternehmen deutlich. Durch den Einsatz kostenloser HR-Software können Unternehmen ihre Ressourcen in andere wichtige Bereiche investieren und so die betriebliche Effizienz steigern, ohne auf Personalmanagement-Funktionen verzichten zu müssen.
- Verbessertes Datenmanagement: Zentralisiert und vereinfacht die Speicherung und den Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Die Software stellt ein zentrales Verzeichnis für alle HR-bezogenen Daten bereit, wodurch die Verwaltung, Aktualisierung und das Abrufen von Informationen erleichtert werden – das führt zu besseren Entscheidungen und unterstützt die Einhaltung von Richtlinien.
- Gesteigerte Produktivität: Automatisiert wiederkehrende Verwaltungstätigkeiten. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Lohnabrechnung, Urlaubsverwaltung und Mitarbeiter-Onboarding kann sich die Personalabteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert.
- Skalierbarkeit: Passt sich problemlos an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens an. Kostenlose HR-Software verfügt oft über skalierbare Funktionen, die an die sich verändernden Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden können – so wächst das HR-System mit dem Unternehmen mit.
- Zugänglichkeit und Flexibilität: Bietet ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Funktionen. Mit Funktionen für den mobilen Zugriff können Mitarbeitende und Personalverantwortliche HR-Aufgaben von überall erledigen, was Flexibilität und einen reibungslosen Ablauf unabhängig vom Standort sicherstellt.
Diese Vorteile stärken nicht nur die Arbeitsfähigkeit der Personalabteilung, sondern tragen auch zum Gesamterfolg und Wachstum des Unternehmens bei. Mit der Auswahl der passenden kostenlosen HR-Software profitieren Unternehmen von modernen HR-Managementtools – ganz ohne hohe Ausgaben.
Beim Preis für HR-Software gibt es immer Verhandlungsspielraum. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle grundsätzlich, zu versuchen, einen besseren Tarif auszuhandeln, der zu Ihren Anforderungen passt.
Kosten & Preise für HR-Software
Es klingt vielleicht überraschend, aber es gibt tatsächlich kostenlose HR-Software, und viele Systeme bieten die grundlegenden Tools, um bestimmte Aufgaben im Personalmanagement effizient zu erledigen. Diese kostenlosen Angebote, auch als Freemium-Pläne bekannt, haben jedoch immer Einschränkungen. Wer erweiterte Funktionen nutzen möchte, muss auf einen kostenpflichtigen Software-Tarif umsteigen.
Um Ihnen einen Überblick über die Preisspanne für HR-Software zu bieten, habe ich die durchschnittlichen Preise je Tarifstufe in der Tabelle unten zusammengestellt. Alternativ können Sie auch in unserem Preisleitfaden für HR-Software tiefer einsteigen.
Wenn Sie die verschiedenen verfügbaren Optionen kennen, können Sie das passende Paket für die Bedürfnisse und das Budget Ihrer Organisation auswählen.
Tarifvergleichstabelle für HR-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis pro Monat | Häufige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Mitarbeiter-Self-Service, grundlegende Berichte sowie Urlaubs- & Anwesenheitserfassung |
| Basis | $2-7 pro Mitarbeiter | Erweiterte Berichte, E-Mail-Support, Lohnabrechnungsintegration und zusätzlicher Speicherplatz |
| Standard | $7-14 pro Mitarbeiter | Leistungsmanagement, Onboarding-Tools, erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie 24/7 Kundensupport |
| Premium | $14-30 pro Mitarbeiter | Anpassbare Berichte, API-Zugang, dedizierter Account Manager sowie erweiterte Analysen & Prognosetools |
Jeder Tarif bietet ein anderes Set an Funktionen und Merkmalen, die für verschiedene Unternehmensgrößen und Anforderungen zugeschnitten sind. Bei der Auswahl eines Tarifs sollten Sie sowohl die aktuellen als auch zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen, damit die gewählte Software mit Ihrem Betrieb mitwachsen kann.
Beachten Sie, dass die Investition in einen Tarif, der eng an Ihre Anforderungen im Personalmanagement angepasst ist, erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Effektivität Ihrer HR-Abteilung haben kann.
Neue & bemerkenswerte Produkt-Updates
Nachfolgend habe ich die neuesten Release Notes und Produkt-Updates zu meinen führenden HR-Software-Empfehlungen zusammengefasst. Entdecken Sie aktuelle Möglichkeiten durch neue Serviceverbesserungen, Softwarefunktionen und andere Unternehmensneuigkeiten – und erfahren Sie, warum das für HR-Software wichtig ist.
Q3 2025: HR-Software-Updates
Factorial Update-Notizen
Factorial hat eine bedeutende Unterstützung von General Catalyst gewonnen. Das Unternehmen hat sein Go-to-Market-Investment von $80 Millionen auf $200 Millionen erhöht und damit großes Vertrauen in Factorials Wachstumspläne gezeigt.
Das Geld wird für die schnelle Expansion in Deutschland, Frankreich und Italien eingesetzt. Factorial plant, wöchentlich bis zu 50 neue Mitarbeitende einzustellen und das Team von 900 auf 1.300 zu vergrößern. Parallel zur Personalaufstockung erweitert das Unternehmen sein Angebot über HR hinaus, um eine All-in-One-Plattform mit Tools für Projekte, Schulungen und Ausgaben bereitzustellen.
Für Anwender bedeutet das ein breiteres, leistungsfähigeres Produkt mit schnellerem Support und einer zügigen Weiterentwicklung der Funktionen. Mit Factorials Expansion profitieren Kunden in Europa von besserem lokalen Service und schnelleren Veröffentlichungen neuer Funktionen, die HR- und Geschäftsmanagement in einem System verbinden.
Fazit: Die Expansion von Factorial ist ein positiver Schritt, der sowohl größere Skalierbarkeit als auch leistungsfähigere Tools für die Kunden bringt.
HRLocker Update-Notizen
HRLocker hat kürzlich angekündigt, dass es WorkCompass übernommen hat, ein in Cork ansässiges Unternehmen für Leistungsmanagement-Software. HRLocker ist die führende HR-Plattform für KMU in Irland, und dieser Deal folgt auf die frühere Fusion mit HireHive. Gemeinsam – unter Invincible Software Holdings – ist das Ziel, ein einheitliches HR-System zu schaffen.
WorkCompass-Tools sind jetzt Teil von HRLocker. Das bedeutet, Nutzer können HR-Aufgaben wie Zeiterfassung, Abwesenheiten und Compliance zusammen mit Zielsetzungen, Feedback, Beurteilungen und Umfragen – alles an einem Ort – managen. Kein Wechseln mehr zwischen verschiedenen Plattformen oder jonglieren mit Tabellen. Führungskräfte können übersichtlich Ziele setzen, Fortschritte verfolgen und Reviews durchführen.
Kunden von WorkCompass behalten ihre vertrauten Tools, erhalten jedoch Zugriff auf die umfassenderen Funktionen von HRLocker. HRLocker-Nutzer profitieren ab sofort von einer integrierten modernen Leistungsverwaltung. Alle Seiten profitieren von einem zentralen System, schnelleren Updates sowie besserer Zuverlässigkeit und Sicherheit, während das vereinte Team neue Funktionen für KMU entwickelt.
Fazit: Dieses Update erweitert nicht nur die Werkzeugpalette von HRLocker, sondern zeigt auch das ernsthafte Engagement, HR-Prozesse für wachsende Unternehmen zu vereinfachen.
Workable Recruiting-Update-Notizen
Workable hat dem AI Screening Assistant seiner Recruiting-Lösung eine neue Funktion hinzugefügt. Nutzer können jetzt die Auswahlkriterien festlegen, nach denen das Tool Kandidaten abgleicht. Dies gibt den Recruiting-Teams mehr Kontrolle über den Auswahlprozess.
Jeder mit Bearbeitungsrechten für Stellen kann die Screening-Kriterien im Job-Editor unter dem Reiter „Workflow“ für die Phasen „Sourced & Applied“ anpassen. Nutzer können Kriterien aktivieren oder deaktivieren und ihre Änderungen speichern. Anschließend überprüft der Screening Assistant alle Bewerber für diese Stelle erneut und passt die Bewertungen an. Ist der Screening Assistant auf Kontoebene deaktiviert, steht diese Option nicht zur Verfügung.
Das Update macht die Bewertung von Kandidat:innen relevanter. Teams können die KI an die tatsächlichen Anforderungen der Rolle anpassen, wodurch die Ergebnisse präziser und leichter nutzbar werden. Das spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und sorgt dafür, dass menschliches Urteilsvermögen und KI-Unterstützung im Einklang bleiben.
Fazit: Indem Teams die Kriterien festlegen können, stellt Workable sicher, dass seine KI echte Einstellungsbedürfnisse unterstützt und nicht nur auf Standardannahmen beruht.
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu kostenloser HR-Software:
Welche Einschränkungen hat kostenlose HR-Software für kleine Unternehmen?
Kostenlose HR-Software beinhaltet oft Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl von Mitarbeitenden, Nutzern oder Administratoren, die Sie hinzufügen können. Manche Plattformen bieten nur Kernfunktionen wie eine Mitarbeiterdatenbank oder grundlegende Abwesenheitsverwaltung, schränken aber den Zugang zu erweiterten Tools wie Onboarding-Workflows, Leistungsnachverfolgung oder detaillierten Berichten ein. Auch die Supportoptionen sind oft minimal oder beschränken sich auf Community-Foren, statt auf Live-Chat oder telefonische Unterstützung.
Wenn Ihr Unternehmen mehr als 10–25 Mitarbeitende hat oder Sie leistungsfähige Integrationen benötigen, stoßen Sie bei kostenloser Software schnell an Grenzen und müssen ein Upgrade oder einen Wechsel in Betracht ziehen.
Kann ich bei Wachstum meines Teams von einer kostenlosen HR-Software aufrüsten?
Ja, die meisten Anbieter kostenloser HR-Software gestalten ihre Lösungen so, dass ein einfaches Upgrade möglich ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie mehr Funktionen benötigen, können Sie in eine höhere Tarifstufe wechseln – meist ohne Datenübertragung oder Plattformwechsel. Bezahlte Tarife erhöhen in der Regel Ihr Mitarbeitenden-Limit, schalten Tools wie Onboarding, individuelle Berichte oder Integrationen mit Gehaltsabrechnung frei und bieten besseren Kundensupport.
Bevor Sie beginnen, sollten Sie prüfen, was bei den einzelnen kostenpflichtigen Tarifen enthalten ist und wie sich der Preis je nach Anzahl der Mitarbeitenden verändert.
Enthalten kostenlose HR-Software-Tarife Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Nein, vollumfängliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind in kostenlosen HR-Software-Tarifen selten enthalten. Während Sie bei Basis-Tarifen eventuell die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen oder Stundenzettel herunterladen können, erfordert die Abwicklung der Gehaltsabrechnung – wie die Berechnung von Abzügen oder Steuererklärung – meist ein kostenpflichtiges Add-on oder eine separate Payroll-Lösung. Manche HR-Tools integrieren mit kostenlosen oder günstigen Lohnabrechnungsdiensten, häufig ist aber der manuelle Datenexport nötig.
Wenn Payroll ein Muss ist, prüfen Sie, ob die Software eine günstige Erweiterung oder Integration mit gängigen Payroll-Plattformen wie Gusto oder ADP anbietet.
Welche kostenlose HR-Software eignet sich am besten für Remote- oder Hybrid-Teams?
Für Remote- oder Hybrid-Teams eignen sich kostenlose HR-Tools mit Cloud-Zugang, einer mobilfreundlichen Oberfläche und Self-Service-Funktionen. Optionen wie Homebase oder Zoho People erlauben Mitarbeitenden das Ein- und Ausstempeln aus der Ferne, Urlaubsanträge oder das Einsehen von Dienstplänen auf jedem Gerät. Funktionen zur Kommunikation – wie eingebauter Chat, Ankündigungen oder Mitarbeiterverzeichnisse – sind ebenfalls hilfreich.
Cloud-basierte HR-Systeme sind ideal, da sie keine Installation oder lokale Server benötigen. Das erleichtert die HR-Verwaltung von überall und hält Remote-Mitarbeitende eingebunden.
Sind Mitarbeiter-Self-Service-Portale wichtig, und sollte ich dafür extra zahlen, wenn sie nicht kostenlos sind?
Ja, Self-Service-Portale für Mitarbeitende sind sehr hilfreich – besonders für kleine Teams mit wenig HR-Personal. Mitarbeitende können damit ihre Kontaktdaten selbst aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen oder Urlaub beantragen. Das entlastet Ihre Verwaltung und sorgt für korrekte Daten. Während einige kostenlose HR-Tools einfache Self-Service-Funktionen bieten, sind erweiterte Möglichkeiten oder mehr Anpassung meist kostenpflichtig.
Wenn Sie feststellen, dass alltägliche Mitarbeiteranfragen viel Zeit in Anspruch nehmen oder Ihr Team oft schnellen Zugang zu seinen HR-Infos benötigt, lohnt sich diese Investition meist.
Bieten HR-Softwares unterschiedliche Bereitstellungsoptionen an?
Nahezu alle kostenlosen HR-Softwares sind cloudbasiert – Sie melden sich einfach über ein beliebiges Gerät mit Internetzugang an, IT-Einrichtung ist nicht nötig. Desktop- oder On-Premise-Optionen sind bei kostenlosen Tools selten, einige Anbieter stellen aber herunterladbare Apps für den Offline-Zugriff bereit. Durch cloudbasierte Bereitstellung lassen sich HR-Aufgaben ortsunabhängig verwalten, Dateien speichern und Mitarbeitendeninfos abrufen. Für kleine Unternehmen ist dies meist die beste Wahl, da keine Vorabkosten für Hardware oder Software entstehen und Sie bei wachsendem Bedarf einfach skalieren können.
Bietet kostenlose HR-Software genügend Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten?
Die meisten kostenlosen HR-Softwares bieten grundlegende Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung, sichere Konten-Anmeldung und Datensicherung. Erweiterte Schutzmechanismen – wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Whitelisting, Zugriffsprotokolle oder individuelle Benutzerrechte – sind im Regelfall kostenpflichtigen Versionen vorbehalten.
Bevor Sie sensible Daten eingeben, prüfen Sie die Datenschutzinformationen und Sicherheitsrichtlinien der jeweiligen Lösung. Falls Sie strengeren Anforderungen (z.B. DSGVO) unterliegen oder mehr Kontrolle über den HR-Datenzugriff wünschen, ist möglicherweise ein Upgrade oder der Einsatz zusätzlicher Sicherheits-Tools notwendig.
Weitere kostengünstige Softwaresysteme für HR-Teams
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Budget für neue Software kaum vorhanden ist. Die gute Nachricht ist, es gibt weitere kostenlose oder kostengünstige HR-Systeme. Um Ihnen Zeit zu sparen, finden Sie hier einige Links zu unseren anderen Software-Übersichten für Kleinunternehmer mit begrenztem Budget.
Diese Listen enthalten Bewertungen von Softwareanbietern, die tatsächlich kostenlose Versionen anbieten:
- Kostenlose Mitarbeiter-Einsatzplanungssoftware
- Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für knappe Budgets
Und diese Listen bieten eine Mischung aus Softwaresystemen mit Preismodellen, die speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen zugeschnitten sind:
- Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen
- ERP-Systeme für kleine Unternehmen
- HRMS für kleine Unternehmen
- HR-Software für kleine Unternehmen
- Lernmanagementsysteme (LMS) für kleine Unternehmen
- Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen
- Planungssoftware für kleine Unternehmen
Wenn Sie mehr Unterstützung als nur einen niedrigen Preis suchen, könnte ein Lohnabrechnungsservice besser zu Ihnen passen.
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Laut Grand View Research war der Markt für Personalmanagement-Software im Jahr 2024 $27,51 Milliarden wert und wächst jährlich um 14,4 %. In einem so schnelllebigen Bereich müssen Sie am Ball bleiben – melden Sie sich also unbedingt für unseren Newsletter an, um regelmäßig Updates zu erhalten.
Wir halten Sie über die aktuellsten Nachrichten aus der Welt von People Managing People auf dem Laufenden. Erhalten Sie Einblicke von führenden Experten – und erfahren Sie, wie sich der Bereich der kostenlosen HR-Software weiterentwickelt.
Wenn Sie auch bereit sind, kostenpflichtige HR-Management-Tools in Betracht zu ziehen, ist unsere Liste der besten HRMS-Software ebenfalls lesenswert. Mit der richtigen Software können Sie das Potenzial Ihres Humankapitals voll ausschöpfen und Ihr Unternehmen zu neuen Erfolgen führen.