Die 10 besten kostenlosen HR-Softwares 2026 für KMU mit begrenztem Budget
Beste kostenlose HR-Software im Überblick
Die beste kostenlose HR-Software hilft Ihnen dabei, zentrale Personalaufgaben wie Recruiting, Lohnabrechnung, Zeiterfassung und Benefits-Management zu optimieren – ganz ohne Kosten und ohne Abstriche bei der Qualität.
Egal, ob Sie von umständlichen Altsystemen umsteigen oder bisher mit Tabellenkalkulationen arbeiten – kostenlose HR-Software kann Ihre Arbeitsbelastung vereinfachen, Fehler reduzieren und Ihr Team beim Wachstum compliant und organisiert halten.
Viele HR-Profis haben Schwierigkeiten, bezahlbare Tools zu finden, die keine Kompromisse eingehen oder sie mit unnötigen Funktionen überladen. Deshalb habe ich diesen Leitfaden erstellt – um Ihnen kostenlose Plattformen vorzustellen, die tatsächlich funktionieren, Ihre Arbeitsabläufe unterstützen und Zeit für das Wesentliche freimachen: Ihre Mitarbeitenden.
Mit jahrelanger Erfahrung im Testen und Implementieren von HR-Lösungen habe ich dutzende Plattformen geprüft, um die beste kostenlose HR-Software auf dem heutigen Markt zu finden. Ob Sie nun als alleinige HR-Fachkraft in einem Start-up oder als Teil eines kleinen Teams in einem wachsenden Unternehmen arbeiten – diese Liste unterstützt Sie dabei, fundierte und kosteneffiziente Entscheidungen zu treffen, ohne bei Leistung oder Funktionalität Abstriche zu machen.
Warum Sie unseren Software-Reviews vertrauen können
Seit 2019 testen und bewerten wir HR-Software. Als HR-Profis wissen wir, wie kritisch und herausfordernd die Auswahl der passenden Software ist.
Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Leserschaft dabei zu helfen, bessere Kaufentscheidungen bei Software zu treffen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten, und werfen Sie einen Blick auf unsere Methodik bei Software-Reviews.
Table of Contents
- Beste Software-Auswahl
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Weitere kostenlose HR-Software
- Verwandte Testberichte
- Auswahlkriterien
- So wählen Sie aus
- Trends bei kostenloser HR-Software
- Was ist kostenlose HR-Software?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- Neue Produkt-Updates
- Häufige Fragen (FAQs)
- Weitere erschwingliche HR-Systeme
Beste kostenlose HR-Software: Vergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst die wichtigsten Informationen zu meinen favorisierten HR-Software-Lösungen zusammen, die auch kostenlose Pläne anbieten. So finden Sie die beste Option für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen. Wie Sie sehen werden: Für einige fortschrittliche HR-Funktionen lohnt es sich zu investieren!
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | am besten für HR, Einsatzplanung & Zeiterfassung | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $29/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 2 | Beste Mitarbeitendenverwaltung für Stundenkräfte | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos für 1 Standort und unbegrenzt viele Mitarbeitende | Website | |
| 3 | Am besten für anpassbare Videointerviews | 30-tägige kostenlose Testphase | Ab $75/Monat | Website | |
| 4 | Am besten für automatisierte Erinnerungen an Leistungsbewertungen | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $2,50/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für Skalierbarkeit | Unbegrenzte kostenlose Testphase | Kostenlos für bis zu fünf Nutzer | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos für einen Nutzer und ermöglicht Zugriff auf bis zu 8 firmeneigene Apps | Website | |
| 7 | Am besten für das Leistungsmanagement von Mitarbeitern | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website | |
| 8 | Am besten für digitales Dokumentenmanagement | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos für bis zu 4 Mitarbeitende pro Monat | Website | |
| 9 | Beste kostenlose Open-Source-HR-Software | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website | |
| 10 | Am besten für iOS und Android | Unbegrenzte kostenlose Testversion | Kostenlos mit einigen Funktionseinschränkungen | Website |
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Native Teams
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Remote People
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Worksome
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Bewertungen: Beste kostenlose HR-Software
Im Folgenden finden Sie meine Top-Empfehlungen für kostenlose HR-Software – jeweils mit Fokus auf herausragende Funktionen, ideale Anwendungsszenarien, Integrationen sowie einen detaillierten Überblick, was im Gratis-Tarif dabei ist. Zusätzlich erläutere ich, warum es das jeweilige Tool auf die Liste geschafft hat, damit Sie schneller die passende Lösung für Ihr Team finden.
Connecteam ist speziell für kleine bis mittelgroße Unternehmen konzipiert, insbesondere für solche mit Remote- oder Frontline-Teams, die eine zentrale App benötigen, um Arbeitszeiten zu erfassen, Aufgaben und Dokumente zu verwalten und in Verbindung zu bleiben. Ist Ihr Team mobil, vor Ort oder auf mehrere Standorte verteilt, bietet dieses Tool Ihnen eine zentrale Anlaufstelle, um alle Ihre Mitarbeitenden abzustimmen.
Warum ich Connecteam gewählt habe
Ich habe Connecteam ausgewählt, weil es Ihnen hilft, Ihre Non-Desk-Mitarbeitenden an einem Ort zu vereinen, indem es mobile Zeiterfassung, Einsatzplanung und Kommunikationsfunktionen bündelt, die sonst oft über mehrere Tools verteilt sind.
Ihre Mitarbeitenden können sich per Handy ein- und ausstempeln (auf Wunsch auch mit Geofencing), während Sie überwachen, wer wann und wo arbeitet und wie lange, was die Lohnabrechnung erleichtert. Mir gefällt, dass Sie individuelle Checklisten und digitale Formulare für Aufgaben oder Compliance im Außendienst erstellen können, sodass Ihr Team die Arbeit erledigen und Sie diese unterwegs überprüfen können.
Zentrale HR-Prozesse wie Schulungen, Dokumentenablage und Urlaubsanträge bleiben in einer einzigen App – besonders nützlich für Teams, die zwischen Einsatzorten wechseln oder viele mobile Mitarbeitende haben, da alles über das Smartphone abgewickelt wird.
Connecteam Hauptfunktionen
Hier einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- Mobile Stechuhr: Mitarbeitende können sich per Smartphone mit GPS oder im Kiosk-Modus ein- und ausstempeln, um genaue Arbeitszeiten und Standorte zu gewährleisten.
- Intelligente Einsatzplanung: Schichten anlegen, bearbeiten und teilen – alles an einem Ort, inklusive Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Schichttausch-Anfragen.
- Digitale Formulare & Checklisten: Mobile Formulare erstellen, Fotos anhängen, elektronische Unterschriften oder Checklisten zu Aufgaben hinzufügen, damit Arbeit in Echtzeit erledigt und dokumentiert wird.
- HR-Hub: Eine zentrale Plattform für Schulungskurse, Dokumentenablage, Anerkennung und Urlaubsverwaltung, sodass HR-Prozesse gebündelt sind.
Connecteam Integrationen
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Gusto, Paychex, BambooHR, Square (POS), Zapier und Microsoft Azure AD/SSO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobile Zeiterfassung mit Geofencing ist ideal für Teams im Außendienst
- Die Einsatzplanung funktioniert standort- und geräteübergreifend
- Individuelle Formulare/Checklisten reduzieren Papierarbeit und manuelle Protokolle
Cons:
- Berichtswesen und Analysefunktionen weniger fortgeschritten als bei manchen Wettbewerbern
- Weniger tiefe Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu High-End-HR-Systemen
New Product Updates from Connecteam
Connecteam Adds Time Off Policy Management Updates
Connecteam adds negative balance limits, a minimum work hour accrual requirement, and cycle-based per-hour accruals to help you manage time off more predictably. These updates help teams create clearer time off rules, manage balances, and calculate accruals more accurately. For more information, visit Connecteam’s official site.
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Homebase ist eine cloudbasierte Workforce-Management-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre stündlich beschäftigten Teams effektiv zu verwalten. Sie bietet Werkzeuge für Einsatzplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterkommunikation, um die Überwachung und Einbindung Ihrer Belegschaft zu vereinfachen.
Warum ich Homebase gewählt habe: Homebase stellt speziell auf Unternehmen mit Stundenkräften zugeschnittene Tools bereit. Sie können problemlos Dienstpläne erstellen, Arbeitszeiten erfassen und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden an einem Ort verwalten. Es gibt eine integrierte Stempeluhr und die Möglichkeit, Urlaubsanträge mühelos zu bearbeiten.
Mit dem Fokus auf die Vereinfachung des Mitarbeitermanagements stellt Homebase außerdem Messaging-Tools bereit, um Ihr Team synchron zu halten. Diese Funktionen helfen dabei, Zeit zu sparen und Missverständnisse mit Ihrem Team zu vermeiden.
Homebase Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Werkzeuge zur Mitarbeitereinsatzplanung, Mitarbeiter-Stempeluhren, Lohnabrechnungsfunktionen, Teamkommunikation, Prozesse zur Einstellung & Einarbeitung, Instrumente zur Mitarbeiterbindung, Kalkulation von Personalkosten sowie Überwachung von HR & Compliance.
Eine Drag-and-drop-Oberfläche erleichtert das Erstellen von Dienstplänen erheblich. Diese können anschließend per SMS oder E-Mail an die Mitarbeitenden geschickt werden. Führungskräfte erhalten Einblicke in die Personalkosten, indem sie Arbeitszeiten und Überstunden nachverfolgen.
Homebase bietet zudem mobile Apps für iOS- und Android-Geräte an.
Integrationen sind mit einer Auswahl beliebter HR-Plattformen verfügbar, darunter ADP, Gusto, Paychex, Quickbooks, Rippling, Square Payroll und SurePayroll sowie mit mehreren Point-of-Sale-Anbietern wie Clover, Poynt, Talech, Square, Lightspeed, Breadcrumb und Revel Systems.
Kostenlos: Der Basic-Tarif von Homebase ist für unbegrenzt viele Mitarbeitende an einem Standort dauerhaft kostenlos und daher eine ideale Lösung für kleine Unternehmen (kostenpflichtige Pläne ab $20/Monat).
Hireflix ist für Teams konzipiert, die eine große Anzahl von Bewerbern schnell mittels asynchroner Videointerviews sichten müssen. Es hilft Ihnen, konsistente Antworten der Kandidaten zu sammeln, ohne den Aufwand von Terminabsprachen, und ist damit besonders geeignet für Teams mit hohem Bewerbungsaufkommen oder zeitlichem Druck.
Warum ich Hireflix ausgewählt habe
Ich habe Hireflix gewählt, weil es eine einfache Möglichkeit bietet, strukturierte Videointerviews durchzuführen, ohne Live-Termine koordinieren zu müssen. Sie können individuelle Fragen-Sets erstellen, Ihre Fragen aufzeichnen oder eintippen und den Bewerbern ermöglichen, dann zu antworten, wenn es ihnen passt. Das unterstützt eine faire Vergleichbarkeit der Kandidaten und reduziert den administrativen Aufwand in den frühen Phasen des Auswahlprozesses.
Mir gefällt außerdem, dass Hireflix das Einladen von Kandidaten in großen Gruppen ermöglicht – besonders praktisch, wenn Sie für mehrere Stellen oder saisonale Positionen einstellen. Die Option, Antworten mit Teamkollegen zu teilen, sorgt zudem für Konsistenz bei den Einstellungsentscheidungen im gesamten Prozess.
Hireflix Hauptfunktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- Automatische Erinnerungen: Versendet Erinnerungen, damit Kandidaten ihre Interviews rechtzeitig abschließen.
- Team-Review-Sharing: Ermöglicht es Kollegen, Antworten an einem Ort anzusehen und zu bewerten.
- Mehrsprachige Unterstützung: Unterstützt Kandidaten aus verschiedenen Regionen.
- Massen-Einladungen: Hilft, große Bewerbervolumina effizient zu organisieren.
Hireflix Integrationen
Integrationen umfassen Lever, BambooHR, Teamtailor, Greenhouse, Zoho Recruit, JazzHR, SmartRecruiters, Ashby, Workable, Loxo und Recruitee.
Pros and Cons
Pros:
- Massenhafte Intervieweinladungen reduzieren Koordinationsaufwand in frühen Auswahlphasen
- Automatische Erinnerungen verringern Bewerberabsprünge
- Individuelle Fragestellungen unterstützen strukturierte Bewertungen
Cons:
- Keine erweiterten HR-Tools wie Lohnabrechnung oder Personaldaten
- Keine Mobile-App für Verwaltungstätigkeiten
Am besten für automatisierte Erinnerungen an Leistungsbewertungen
Express Evaluations ist eine Leistungsmanagement-Plattform für kleine Unternehmen, die Mitarbeiterbeurteilungen, 360-Grad-Feedback, Zielverfolgung, Pulsbefragungen und automatisierte Überprüfungsplanung abdeckt.
Für wen ist Express Evaluations am besten geeignet?
Express Evaluations eignet sich besonders für kleine HR-Teams, die ein spezialisiertes Tool für Leistungsbewertungen benötigen, ohne den Umfang einer kompletten HR-Suite.
Warum habe ich Express Evaluations ausgewählt?
Ich habe Express Evaluations in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die automatischen Erinnerungsbenachrichtigungen HR-Teams in der Bewertungsphase wirklich viel Verwaltungsarbeit abnehmen. Wird eine Evaluation geplant, benachrichtigt das System Mitarbeitende automatisch, sobald Feedback-Anfragen bereitstehen und versendet vor dem Fälligkeitsdatum zusätzliche Erinnerungen. So müssen Sie nicht mehr manuell hinterherlaufen. Praktisch finde ich auch, dass sich dies mit individuell planbaren Bewertungszyklen kombinieren lässt – einmal eingerichtet, läuft Ihr gesamter Bewertungsprozess automatisch ab.
Wichtige Funktionen von Express Evaluations
- 360-Grad-Feedback: Strukturierte Rückmeldungen von Führungskräften, Kollegen sowie direkten Mitarbeitenden innerhalb eines Bewertungszeitraums sammeln.
- Zielverfolgung für Mitarbeitende: Individuelle Mitarbeiterziele direkt in der Plattform setzen, überwachen und aktualisieren – mit Verknüpfung zu Bewertungsdaten.
- Pulsbefragungen: Kurze, wiederkehrende Umfragen an Mitarbeitende senden, um Stimmungs- und Engagementdaten zwischen den formellen Bewertungsphasen zu erfassen.
- Berichtsdashboard: Abschlussraten, Bewertungsergebnisse und Leistungstrends unternehmensweit an einem Ort einsehen.
Integrationen von Express Evaluations
Express Evaluations bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen mit BambooHR und Employee Navigator, die darauf ausgerichtet sind, Mitarbeiterdaten automatisch in die Plattform zu synchronisieren. Mit der Employee Navigator-Integration werden Mitarbeitende automatisch im System angelegt und ihre Bewertungen automatisch eingeplant. Zapier-Unterstützung und eine öffentliche API sind nicht klar dokumentiert.
Was ist kostenlos?
Express Evaluations bietet eine kostenlose Testphase an; die genaue Laufzeit wird auf der Website nicht genannt. Bezahlpläne beginnen bei $2,50 pro Mitarbeitendem und Monat (jährliche Abrechnung), wobei für alle Pläne eine Mindestpreisschwelle gilt.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte 360-Grad-Feedback-Erhebung
- Automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen für Bewertungszyklen
- Vorlagen auf spezifische Rollen zugeschnitten
- Nachverfolgung von Leistungsverbesserungsplänen inklusive
Cons:
- Keine dedizierte mobile App verfügbar
- Weniger native Integrationen als Mitbewerber
Zoho bietet über Zoho People und Zoho Recruit ein kostenloses HR-Toolkit an und ist damit besonders gut für kleine Teams geeignet, die Mitarbeiterdaten und Einstellungen zentral verwalten möchten. Die Tools decken grundlegende HR-Anforderungen ab – wie z. B. Abwesenheitsverfolgung und einfaches Recruiting – und ermöglichen es Ihrem Team, ohne Systemwechsel mit dem Unternehmen zu wachsen.
Warum ich Zoho People gewählt habe
Ich habe Zoho ausgewählt, weil es zwei miteinander verbundene Tools bietet, die Ihre grundlegenden HR-Bedürfnisse abdecken, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Zoho People unterstützt Ihr Team bei der Verwaltung von Mitarbeiterakten, der Nachverfolgung von Urlaubstagen und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu aktualisieren. Dadurch bleiben Ihre Daten sauber und stets aktuell.
Zoho Recruit erweitert die Lösung um zentrale Recruiting-Funktionalitäten wie Lebenslauf-Parsing, Stellenanzeigen-Veröffentlichung und Terminplanung für Vorstellungsgespräche. Damit können Sie effizient Kandidaten erfassen und bewerten. Beide Tools teilen sich ein vertrautes Layout und eine einfache Einrichtung – ideal auch, wenn Sie noch kein richtiges HR-System haben. Mir gefällt außerdem, dass Sie mit Zoho bei Bedarf auf eine ganze Suite von Business-Apps erweitern können.
Zoho People – Zentrale Funktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Features:
- Individuelle Formulare & Felder: Gestalten Sie angepasste Datenfelder, die Ihren Anforderungen an die HR-Dokumentation entsprechen.
- Anwesenheitserfassung: Nutzen Sie Web-Check-ins oder Integrationen mit biometrischen Systemen zur Erfassung der täglichen Anwesenheit.
- Schicht- & Einsatzplanung: Weisen Sie Schichten zu, verwalten Sie Arbeitskalender und erledigen Sie grundlegende Planungsaufgaben.
- Zugriff über mobile App: Mitarbeitende können Dienstpläne einsehen, Urlaube beantragen oder sich von iOS- und Android-Geräten aus einloggen.
Zoho People Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Books, Zoho Payroll (verfügbare Länder variieren), Slack, Microsoft 365, Google Workspace, QuickBooks, Xero, Zapier und DocuSign.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenloser Tarif deckt zentrale HR- und Recruiting-Anforderungen kleiner Teams ab
- Mitarbeiter-Self-Service reduziert den Verwaltungsaufwand bei einfachen Änderungen
- Integriertes Bewerbermanagement unterstützt Lebenslauf-Parsing und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
Cons:
- Eigene Workflows und Automatisierungen erfordern kostenpflichtige Pläne
- Reporting-Tools sind ohne höhere Tarife nur grundlegend
- Die Verfügbarkeit der Lohnabrechnungsintegration variiert je nach Land erheblich
Apptivo
Am besten geeignet für individuell anpassbare Apps und Workflows
Apptivo ist ideal für kleine Unternehmen, die ein All-in-One-System zur Verwaltung von HR-Aufgaben zusammen mit CRM, Projekten und anderen betrieblichen Anforderungen suchen. Dank seiner modularen Apps können Sie die Plattform individuell an die Prozesse Ihres Teams anpassen, ohne unnötige Komplexität hinzuzufügen.
Warum ich Apptivo gewählt habe
Ich habe Apptivo gewählt, weil das app-basierte System es erlaubt, einen HR-Workflow zu erstellen, der zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres Teams passt. Sie können Felder, Layouts und Genehmigungsschritte individualisieren und so genau steuern, wie HR-Anfragen durch Ihr Unternehmen geleitet werden.
Mir gefällt außerdem, dass HR-Funktionen direkt neben den Modulen für Vertrieb, Support und Projekte stehen, sodass Mitarbeitende nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Für Teams, die auf eine strukturierte Bereitstellung von HR-Services angewiesen sind, sorgen Apptivos Helpdesk-Funktionen – wie Zuweisungsautomatisierung und SLA-Tracking – für klare Verantwortlichkeiten. Zusätzlich bieten die Dashboards einen schnellen Überblick über Arbeitslasten und Anfragevolumen.
Apptivo Hauptfunktionen
Hier sind einige besonders hervorzuhebende Funktionen:
- HR-Helpdesk-Modul: Zentralisiert Mitarbeiteranfragen mit Ticketverwaltung, Routing-Regeln und Übersicht über Arbeitslasten.
- Individuelle Dashboards: Ermöglichen es, HR-Kennzahlen, SLA-Leistung und Ticketvolumen in Echtzeit zu verfolgen.
- Aufgabenzuweisung: Schafft Verantwortlichkeiten, indem HR-Aufgaben mit Fristen und Prioritätsstufen verteilt werden.
- SLA-Management: Hilft Ihrem Team, mit definierten Antwort- und Lösungsfristen konsistent auf Anfragen zu reagieren.
Apptivo Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft Office 365, OneDrive, Dropbox, RingCentral, Slack, PayPal, Stripe, QuickBooks und Xero.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Apps lassen sich gut an individuelle HR-Workflows anpassen
- HR-Helpdesk verbessert das Handling und die Nachverfolgbarkeit von Anfragen
- Vereinheitlichte Plattform reduziert das Wechseln zwischen HR und anderen Tools
Cons:
- Mobile App bietet nicht alle erweiterten Admin-Funktionen
- Begrenzte Anzahl vorgefertigter HR-Vorlagen
OrangeHRM ist eine skalierbare HR-Lösung für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Die Software verwaltet den gesamten Beschäftigungszyklus, von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis hin zur Kündigung oder zum Ruhestand.
Warum ich OrangeHRM ausgewählt habe: Deren HRMS-Plattform ist wahlweise über Cloud-Hosting oder als lokale Installation verfügbar, je nach Ihren Bedürfnissen. Die Cloud-Version ihres Produkts, OrangeHRM Starter, ist unter einer Open-Source-Lizenz kostenlos erhältlich, was sie zu einer ausgezeichneten Wahl für kleine Unternehmen oder Start-ups macht.
Die Leistungsmanagement-Funktionen beinhalten 180°- und 360°-Mitarbeiterbewertungen, die Ihnen einen klaren Überblick über den Beitrag jedes Teammitglieds geben. Bewertungsfragen können individuell angepasst werden, um den Anforderungen einer bestimmten Rolle zu entsprechen. Zielverfolgungsfunktionen helfen dabei, Mitarbeiter auf Kurs zu halten.
OrangeHRM Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen zentrale Module zur Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, ein Unternehmensverzeichnis, Anwesenheits- & Zeitmanagement, PTO- & Urlaubsverwaltung, Bewerbermanagement (einschließlich Bewerber-Tracking-System), Leistungsbeurteilungen, Vorteilsverwaltung sowie Reporting & Analysen. Es gibt auch eine mobile App, die die Beantragung von PTO, die Erfassung der Anwesenheit und das Ein- und Ausstempeln unterstützt.
Integrations-Details werden auf ihrer Website nicht angegeben. Sie verfügen jedoch über eine API, die dies ermöglicht.
Was ist kostenlos: Ihr Produkt OrangeHRM Starter kann über eine Open-Source-Lizenz kostenlos genutzt werden und enthält die oben beschriebenen Funktionen. Außerdem bieten sie eine kostenlose Demo oder eine 30-tägige Testphase über ihre Website an.
HRLocker ist eine integrierte HRIS-Datenbank, die zentrale Personalverwaltungsfunktionen abdeckt, damit Unternehmen sich auf strategische Entscheidungen und Produktivität konzentrieren können.
Warum ich HRLocker gewählt habe: Die HR-Plattform beinhaltet ein digitales Dokumentenmanagement-System, in dem Sie eine unbegrenzte Anzahl an HR-Dokumenten veröffentlichen können, um ein leicht zugängliches Repository für Ihre Mitarbeitenden zu erstellen.
Innerhalb dieses Moduls können HR-Teams zudem digitale Unterschriften für Schulungsunterlagen anfordern, sofern erforderlich, und Erinnerungen an alle versenden, die verpflichtende Dokumente noch nicht gelesen oder unterschrieben haben.
HRLocker Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Module für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Trainingsentwicklung, Mitarbeiterdaten, mobiles und hybrides Arbeiten, Leistungsbeurteilungen sowie Recruiting und Onboarding.
Die HRLocker-Datenbank ermöglicht es Nutzer:innen zudem, Mitarbeiterschulungen zu erfassen und Abschlusszertifikate hochzuladen. Aufgaben können Mitarbeitenden oder Abteilungen zugewiesen werden, während Führungskräfte das Bewerbermanagementsystem zur Rekrutierung, Kandidatensuche, sozialen Empfehlungen, Jobportalen und zum Screening nutzen können.
Integrationen sind mit mehr als 20 anderen Software-Systemen verfügbar, darunter CareerJet, Glassdoor, Google Kalender, Indeed, LinkedIn, Microsoft Office 365, Sage, SimplyHired, Trovit,
Kostenlos verfügbar: HRLocker kann für bis zu 4 Mitarbeitende 6 Monate lang kostenlos genutzt werden. Der Gratis-Tarif beinhaltet alle oben genannten Funktionen. Steigen Sie auf den ersten kostenpflichtigen Tarif um, erhalten Sie zudem Zugang zum Kundensupport und zu einem persönlichen Account Manager.
Bitrix24 ist ein webbasiertes HR-System für kleine Unternehmen. Wenn Sie nach einer Open-Source HR-Softwarelösung suchen, steht Bitrix24 wahrscheinlich ganz oben auf Ihrer Liste. Die Software bietet eine Vielzahl an Funktionen, die für Unternehmen ohne großes HR-Team nützlich sind.
Warum ich Bitrix24 gewählt habe: Deren HR-Plattform enthält viele Human-Resources-Tools sowie eine breite Palette zusätzlicher CRM- und Projektmanagement-Funktionen. Eines meiner Lieblingsfeatures ist das Self-Service HR-Portal. Mitarbeitende können damit auf grundlegende HR-Funktionen zugreifen, ohne mit jemandem aus dem HR-Bereich sprechen zu müssen. Beispielsweise lassen sich Workflows für Urlaubsanträge und Dienstreisegenehmigungen einrichten.
Die HR-Plattform umfasst außerdem alles, was Sie für die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres HR-Teams benötigen. Jedes Teammitglied kann auf alle Unternehmensnachrichten, Dokumente und Kalender zugreifen. Sie können außerdem Berechtigungen für bestimmte Inhalte festlegen, sodass jedes Teammitglied nur das sieht, was es sehen soll.
Um das volle Potenzial von Bitrix24 auszuschöpfen, ist zusätzliches technisches bzw. Programmierwissen von Vorteil, da der öffentliche Zugriff auf den Quellcode nahezu grenzenlose Anpassungen und Integrationen ermöglicht.
Bitrix24 Funktionen & Integrationen:
Funktionen beinhalten Kern-HR-Aufgaben wie ein Mitarbeitendenverzeichnis, Unternehmensstruktur, eine firmeninterne Wissensdatenbank, Dokumentenmanagement sowie Zeiterfassungs- und Anwesenheitsfunktionen, die in der kostenlosen Version bereits enthalten sind. Eine unbegrenzte Nutzerzahl kann diese verwenden. Einige essentielle Funktionen wie Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung sind jedoch nur mit einem kostenpflichtigen Abonnement verfügbar.
Integrationen mit zahlreichen Apps stehen über den App Marketplace oder durch Nutzung der REST API zur Verfügung.
Kostenlos verfügbar: Sie können die Kernfunktionen von Bitrix24 kostenlos nutzen, was für kleine Unternehmen oft ausreichend ist. Falls Sie weitere HR-Features benötigen, können Sie einfach auf einen der kostenpflichtigen Tarife umsteigen.
WebHR unterstützt Personalabteilungen bei der Verwaltung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – vom Einstellungsverfahren bis hin zum Ruhestand.
Warum ich WebHR ausgewählt habe: Die All-in-One HR-Software umfasst zentrale Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Recruiting, Leistungsbewertung sowie Zeit- und Anwesenheitsmodule und ist in 30 Sprachen verfügbar.
Für iOS- und Android-Geräte sind mobile Apps verfügbar, mit denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten schnell mit Geo-Tracking erfassen können. Führungskräfte haben die Möglichkeit, geleistete Arbeitsstunden über die Funktionen zur Zeit- und Anwesenheitserfassung zu überwachen.
Zusätzlich lässt sich die Software mit biometrischen Geräten wie Kartenlesern und Fingerabdruckscannern integrieren.
WebHR Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Benefits-Administration, ein Bewerbermanagementsystem (ATS), ein Lernmanagementsystem (LMS), Mitarbeiterleistung und Zielverfolgung, Onboarding, Formulare & Umfragen, Tools zur Hintergrundüberprüfung sowie Asset-Tracking.
Integrationen sind mit über 24 beliebten HR-Tools verfügbar, darunter Asana, Bonusly, FreshBooks, Indeed, LinkedIn, Slack, Xero, Quickbooks, Zapier, Zip Recruiter und weitere.
Kostenloses Angebot: Teams mit weniger als 5 Mitarbeitenden können die WebHR-Software kostenlos nutzen. Für größere Teams bieten sie ein sehr günstiges, modulares Preismodell ab $3 pro Mitarbeiter/Monat an.
Weitere kostenlose HR-Software
Hier sind einige weitere empfehlenswerte Lösungen, die es zwar nicht in meine Shortlist der besten kostenlosen HR-Software geschafft haben, sich aber dennoch lohnen angesehen zu werden:
- SAP SuccessFactors
Am besten geeignet für einheitliche Talent- und Kompetenzdaten
- HR.my
Am besten für mehrsprachige Organisationen
- Huckleberry
Am besten geeignet für sprachbasiertes Feedback
- Deel HR
Am besten für ganzheitliches HR-Management
- Workable
Am besten geeignet für die Kandidatensuche und Einstellung
- Oyster HR
Am besten für globale Beschäftigung
- RemoFirst
Am besten für die Verwaltung von Auftragnehmern geeignet
- Factorial
Am besten für Mitarbeiterwohlbefinden und Feedback
- WaypointHR
E HR-Software für Bewertungen bei Personalfreisetzungen
Weitere HR-Software-Reviews
Wenn Sie hier noch nicht fündig geworden sind, sehen Sie sich gerne auch diese weiteren geprüften Tools an:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer-of-Record-Services
- Bewerbermanagement-Systeme
- Workforce-Management-Software
Wie ich kostenlose HR-Software bewerte
Ich beurteile kostenlose HR-Tools aus zwei Blickwinkeln: die grundlegenden Anforderungen – wie ein echtes kostenloses Angebot, eine Mitarbeiterdatenbank und die Urlaubsverwaltung – sowie die Unterscheidungsmerkmale, die ein Tool besser geeignet machen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht an) bis 5 (übertrifft in diesem Bereich) hinsichtlich jeder der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentwert. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um für die Aufnahme berücksichtigt zu werden.
- Mitarbeiterdatenbank: Ich prüfe, ob Sie benutzerdefinierte Felder speichern, Einträge suchen und filtern sowie eine vollständige Profilhistorie pflegen können – nicht nur eine einfache, tabellarische Namensliste.
- Echtes kostenloses Angebot: Ich achte auf ein dauerhaft kostenloses Paket mit ausreichender Benutzeranzahl und Funktionsumfang, um die täglichen HR-Aufgaben tatsächlich durchführen zu können, nicht auf eine zeitlich begrenzte Testversion.
- Urlaubsverwaltung: Die Plattform sollte Anträge auf Abwesenheit, Genehmigungsworkflows und die Nachverfolgung von Resturlaub für verschiedene Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit oder Elternzeit unterstützen.
- Onboarding-Workflows: Ich bewerte, ob das Onboarding neuer Mitarbeitender über eine einfache Willkommens-Mail hinausgeht – zum Beispiel Aufgabenverteilung, das Erfassen von Dokumenten und Formular- oder E-Signatur-Schritte.
- Organigramm & Verzeichnis: Ein durchsuchbares Mitarbeitendenverzeichnis zusammen mit einem visuellen Organigramm hilft Teams, Berichtslinien zu erkennen und Kolleg:innen schnell zu finden – besonders in wachsenden Unternehmen.
- Speicherung von Compliance-Dokumenten: Ich prüfe, wie jedes Tool den Umgang mit sensiblen Dateien wie Verträgen und Steuerformularen löst, einschließlich rollenbasierter Zugriffsteuerung und zentral organisierter Ablage.
Sobald ich eine Liste der Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, wodurch sich jede Plattform auszeichnet.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander unterscheidet)
So vergleiche und differenziere ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Ein Self-Service-Portal macht für einzelne HR-Verantwortliche einen echten Unterschied – wenn Mitarbeitende Adressen selbst aktualisieren oder Dokumente herunterladen können, spart das ständiges Nachfragen. Ich prüfe außerdem, ob es eine mobile App gibt, da verteilte Teams Urlaubsanträge von überall stellen oder das Verzeichnis einsehen müssen. Auch integrierte E-Signaturen sind wichtig, weil sie es ermöglichen, Arbeitsverträge und Richtlinienbestätigungen direkt und ohne Zusatz-Tool zu unterzeichnen.
Mehr als Funktionen
Es ist entscheidend, wie großzügig das kostenlose Angebot tatsächlich ist. Ich bewerte, ob Benutzergrenzen und Funktionseinschränkungen es ermöglichen, wirklich das HR eines kleinen Teams zu managen – oder ob man nur an der Oberfläche kratzt. Integrationen sind ein weiterer wichtiger Aspekt, weil die meisten kleinen Teams bereits auf Tools wie Google Workspace, Slack oder einen Lohnabrechnungsdienst wie Gusto oder QuickBooks setzen. Ein kostenloses HR-Tool, das sich in den bestehenden Tool-Stack einbindet, spart viele Stunden manueller Dateneingabe. Und auch der Einrichtungsaufwand ist entscheidend: Eine einzelne HR-Person sollte keinen Implementierungsberater benötigen, um loszulegen.
Wie Sie kostenlose HR-Software auswählen
Während Sie Ihren eigenen, einzigartigen Auswahlprozess für Tools durchlaufen, behalten Sie bitte die folgenden Punkte im Hinterkopf:
- Welche HR-Herausforderungen möchten Sie lösen? Wenn Sie Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren, hilft Ihnen das dabei, die Funktionen und Merkmale zu bestimmen, die Ihre neue HR-Software bieten muss.
- Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen? Klar definierte Zielsetzungen von Anfang an sind entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Vielleicht möchten Sie beispielsweise ein Tool, das Teile Ihrer Lohnabrechnung, Einsatzplanung oder Leistungsbeurteilungsprozesse automatisiert, damit nichts untergeht.
- Wer sind Ihre Hauptnutzer? Berücksichtigen Sie Ihre verschiedenen Nutzergruppen – Power-User, Administratoren, Manager, Mitarbeitende usw. – und deren besondere Bedürfnisse, damit allen Anforderungen Rechnung getragen wird. Für kostenlose HR-Software möchten Sie vermutlich Ihrem gesamten Team Zugriff auf Mitarbeiterebene ermöglichen und speziellen Zugang für HR-Administratoren und Manager bereitstellen.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Sind Sie wirklich auf ein 100 % kostenloses Tool angewiesen oder gibt es einen gewissen Spielraum für ein kostengünstiges HR-System, das dennoch Ihren Anforderungen gerecht wird? Die Festlegung eines realistischen Budgets für Ihre neue HR-Software im Vorfeld ist entscheidend, damit Sie keine Zeit an Lösungen verschwenden, die Ihr Budget übersteigen.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Klären Sie, ob Ihre neue HR-Software vorhandene Tools ersetzen oder mit bestehenden Systemen wie Zeiterfassung, Lernmanagement oder Projektmanagement integriert werden muss.
- Erfüllt die Software Ihre technischen Anforderungen? Betrachten Sie die Software-Auswahl im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Beurteilen Sie, was gut funktioniert – und welche Problemstellen bearbeitet werden sollten.
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders — verlassen Sie sich nicht darauf, dass kostenlose HR-Software für Ihre Organisation funktioniert, nur weil sie populär ist.
Trends bei kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software entwickelt sich rasant weiter, um den Anforderungen moderner Arbeitsplätze und technologischer Fortschritte zu genügen. Viele Tools setzen inzwischen auf ein produktorientiertes Wachstumsmodell und bieten Freemium-Pläne sowie verlängerte Testphasen an, um Nutzer direkt von Vorteilen zu überzeugen — ganz ohne Budgetfreigabe.
Hier sind die wichtigsten Trends, die aktuelle kostenlose HR-Tools prägen:
- Integration von KI & Maschinellem Lernen: Immer mehr Plattformen setzen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) ein, um intelligentere HR-Entscheidungen zu unterstützen — zum Beispiel automatische Zuordnung von Bewerbenden, Fluktuationsprognosen oder individuelle Einblicke durch prädiktive Analysen.
- Intelligentere Self-Service-Portale für Mitarbeitende: Mitarbeitende können eigenständig Lohnabrechnungen einsehen, Urlaub beantragen oder Leistungskennzahlen verfolgen. Diese Portale entlasten die HR-Administration und bieten Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung.
- Weniger manuelle Dateneingabe: Dank Automatisierung und Integration verschwinden immer mehr manuelle Eingabefelder. Das reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Routinetätigkeiten in der Personalabteilung.
- Stärkerer Fokus auf Compliance & Sicherheit: Eingebaute Compliance-Prüfungen, Sicherheitsaudits und Datenverschlüsselungen sind inzwischen Standard, um den wachsenden Datenschutzanforderungen gerecht zu werden und Vertrauen zu schaffen.
Gemeinsam zeigen diese Trends einen Wandel hin zu intelligenteren, effizienteren und sichereren HR-Tools — selbst kostenlose Software kann damit echten Mehrwert bieten.
HR hat Zugang zu genügend persönlichen Informationen, um eine*n Mitarbeitende*n dreimal nachzubilden … Das erfordert viel Vertrauen, und Unternehmen müssen den Datenschutz ernst nehmen. Man kann Sicherheit nicht für Effizienz opfern.
Was ist kostenlose HR-Software?
Kostenlose HR-Software ist ein digitales Werkzeug, mit dem HR-Teams Aufgaben wie Recruiting, Lohnabrechnung und Mitarbeiterverwaltung kostenlos erledigen können. Sie wird in der Regel als Freemium-Modell oder als verlängerte, kostenlose Testphase mit eingeschränkten Funktionen angeboten.
HR-Fachleute in Start-ups und kleinen Unternehmen nutzen kostenlose HR-Software, um Zeit zu sparen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und auf teure Enterprise-Lösungen verzichten zu können, während sie dennoch zentrale Personalprozesse effizient steuern.
Funktionen kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, mit denen kleine und mittlere Unternehmen verschiedene Aspekte ihrer Personalprozesse optimieren können. Dazu zählen zum Beispiel Recruiting, Lohnabrechnung, Leistungsmanagement und die Verwaltung von Benefits. Wegen dieses breiten Funktionsspektrums achte ich bei der Bewertung solcher Tools auf zahlreiche unterschiedliche Eigenschaften.
Funktionen kostenloser HR-Software
Achten Sie bei der Auswahl kostenloser HR-Software auf die folgenden wichtigen Funktionen, die üblicherweise kostenfrei enthalten sind:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Kostenlose HR-Tools bieten oft einfache, intuitive Layouts, die es HR-Teams und Mitarbeitenden ermöglichen, das System ohne große Lernkurve zu bedienen. Eine übersichtliche Oberfläche vereinfacht die täglichen HR-Aufgaben.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende können persönliche Daten selbst aktualisieren, Urlaube beantragen, Gehaltsdaten einsehen oder auf Dokumente zugreifen. Das reduziert wiederkehrende Rückfragen und spart wertvolle Verwaltungszeit im HR-Team.
- Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung: Grundlegende Werkzeuge zur Zeiterfassung, Anwesenheitskontrolle und Überwachung von Abwesenheiten sind meist enthalten. Diese Funktionen unterstützen eine korrekte Lohnabrechnung und sorgen für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
- Mobile Zugänglichkeit: Kostenlose Systeme sind in der Regel mobilfreundlich, sodass Mitarbeitende und Manager grundlegende Aufgaben bequem über Smartphones oder Tablets erledigen können – besonders praktisch für verteilte oder hybride Teams.
- Grundlegende Datensicherheit und Compliance: Auch kostenlose HR-Software beinhaltet Basisschutzmechanismen, um sensible Mitarbeitendendaten zu schützen und die Einhaltung von Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen zu unterstützen.
Sicherheit wird bei der Auswahl von HR-Tools oft übersehen… Sie verwalten äußerst vertrauliche Personaldaten, daher muss sichergestellt werden, dass die Plattform sicher ist und diese Daten vor Verletzungen schützt.
Kostenpflichtige Funktionen
Erweiterte HR-Funktionen erfordern in der Regel den Umstieg auf einen kostenpflichtigen Tarif. Diese Funktionen erweitern den Leistungsumfang, reduzieren manuelle Tätigkeiten und unterstützen wachsende HR-Anforderungen:
- Erweiterte Lohn- und Gehaltsabrechnung: Bezahlte Versionen automatisieren Gehaltsberechnungen, integrieren Steuerabzüge und ermöglichen die Einhaltung von Vorschriften in mehreren Bundesländern oder Ländern – für eine korrekte und pünktliche Auszahlung.
- Leistungsverwaltung: Bezahlte Tarife bieten meist Werkzeuge zur Verwaltung von Krankenversicherungen, Altersvorsorge, Zulagen und weiteren Zusatzleistungen inklusive automatischer Abzugsabgleiche und Workflows für die Anmeldung der Mitarbeitenden.
- Leistungsmanagement: Hierzu gehören Zielverfolgung, 360°-Feedback, Leistungsbeurteilungen und Analysen, die Führungskräfte dabei unterstützen, Mitarbeitende zu fördern und die Leistungen an Unternehmensziele anzupassen.
- Recruiting und Bewerbermanagement: Bezahlte HR-Software bietet in der Regel Bewerbermanagementsysteme (ATS), Stellenanzeigen, Kandidatenvorauswahl und automatisierte Kommunikation, um den Einstellungsprozess zu optimieren.
- Onboarding-Workflows: Integrierte Onboarding-Module führen neue Mitarbeitende durch erforderliche Schritte, Dokumente und Schulungen. So gelingt ein schnellerer Einstieg und das Onboarding-Erlebnis verbessert sich.
- Trainings- & Lernmanagement: Kostenpflichtige Angebote beinhalten oft Funktionen, um Schulungen zuzuweisen, Zertifikatsfristen zu überwachen, interne Inhaltsbibliotheken bereitzustellen und Lernerfolg zu messen.
- Erweiterte Berichte & Analyse der Belegschaft: Umfangreichere Analysen unterstützen HR-Teams dabei, Trends bei Fluktuation, Anwesenheit, Vergütung und Mitarbeitendenleistung strategisch auszuwerten.
- Individuelle Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffskontrolle: Diese Funktionen stellen in größeren Teams sicher, dass Manager und Personalverantwortliche nur auf relevante Daten zugreifen können.
Gängige KI-Funktionen kostenloser HR-Software
Selbst kostenlose oder günstige HR-Tools verfügen zunehmend über KI-gestützte Funktionen, die Effizienz und Genauigkeit steigern, zum Beispiel:
- KI-gestützte Dateneingabe und Validierung: KI hilft dabei, Mitarbeiterdaten zu bereinigen, Inkonsistenzen zu erkennen und Pflichtfelder auszufüllen – das reduziert menschliche Fehler und verbessert die Datenqualität.
- Intelligente Terminplanung und Anwesenheitsbenachrichtigungen: KI erkennt Auffälligkeiten bei der Anwesenheit, wie wiederholtes Zuspätkommen, übermäßige Überstunden oder ungewöhnliche Abwesenheitsmuster, sodass Führungskräfte rechtzeitig eingreifen können.
- Grundlegende Vorauswahl von Kandidaten: Einige kostenlose Tools nutzen KI, um Lebensläufe zu scannen oder Schlüsselwörter mit Stellenbeschreibungen abzugleichen und helfen HR-Teams, Bewerber schneller zu filtern.
- KI-gestützte Self-Service-Chatbots: Einfache KI-Chatbots können rund um die Uhr häufige Mitarbeiterfragen zu Richtlinien, Urlaubssalden und Onboarding-Schritten beantworten und reduzieren so wiederkehrende Anfragen an die Personalabteilung.
- Prognostische Einblicke (einfache Version): Vereinfachte KI-Tools können grundlegende Trends – wie sinkende Anwesenheit oder potenzielle Überstundenspitzen – aufzeigen und kleinen Unternehmen nützliche Indikatoren liefern, ohne dass ein vollständiges Analysepaket kostenpflichtiger Pläne benötigt wird.
Vorteile kostenloser HR-Software
Kostenlose HR-Software ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die ihr Personalmanagement optimieren möchten, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Hier sind fünf Hauptvorteile, von denen Nutzer und Organisationen durch den Einsatz kostenloser HR-Software profitieren können:
- Kosteneffizienz: Reduziert die finanzielle Belastung für Unternehmen erheblich. Durch die Nutzung kostenloser HR-Software können Organisationen ihre Ressourcen für andere wichtige Bereiche einsetzen und so die betriebliche Effizienz steigern, ohne bei HR-Funktionen Abstriche zu machen.
- Verbessertes Datenmanagement: Zentralisiert und vereinfacht die Speicherung und den Zugriff auf Mitarbeiterdaten. Diese Software bietet ein zentrales Repository für alle HR-bezogenen Informationen, was das Management, die Aktualisierung und das Abrufen von Mitarbeiterdaten erleichtert und die Entscheidungsfindung sowie das Einhalten von Compliance-Anforderungen verbessert.
- Gesteigerte Produktivität: Automatisiert routinemäßige Verwaltungsaufgaben. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsverwaltung und Mitarbeiter-Onboarding kann sich die Personalabteilung auf strategische Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
- Skalierbarkeit: Passt sich einfach an die wachsenden Bedürfnisse eines Unternehmens an. Kostenlose HR-Software verfügt häufig über skalierbare Funktionen, die sich an die sich entwickelnden Anforderungen einer Organisation anpassen lassen, sodass das HR-System mit dem Unternehmen mitwächst.
- Zugänglichkeit und Flexibilität: Bietet ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Funktionen. Mit Funktionen, die mobilen Zugriff ermöglichen, können Mitarbeiter und HR-Fachleute HR-Aufgaben von überall erledigen, was Flexibilität schafft und den kontinuierlichen Betrieb unabhängig vom Standort sicherstellt.
Diese Vorteile verbessern nicht nur die betrieblichen Fähigkeiten der Personalabteilung, sondern tragen auch zum Gesamterfolg und Wachstum einer Organisation bei. Durch die Wahl der richtigen kostenlosen HR-Software können Unternehmen die Vorteile modernster HR-Management-Tools nutzen, ohne erhebliche Ausgaben zu tätigen.
Beim Preis für HR-Software ist immer Verhandlungsspielraum. Fragen Sie nach einem Mengenrabatt! Ich empfehle immer, auf Grundlage Ihres Bedarfs einen besseren Deal auszuhandeln.
Kosten & Preise für HR-Software
Glauben Sie es oder nicht: Es gibt kostenlose HR-Software, und viele Systeme bieten die grundlegenden Werkzeuge, die für das Management bestimmter Personalaufgaben erforderlich sind. Allerdings haben diese kostenlosen Pläne, auch Freemium-Pläne genannt, immer Einschränkungen. Für den Zugang zu erweiterten Funktionen und Möglichkeiten ist ein kostenpflichtiges Software-Abonnement erforderlich.
Um Ihnen einen Überblick über die Preisgestaltung von HR-Software zu geben, habe ich die durchschnittlichen Preisbereiche für jede Tarifstufe in der folgenden Tabelle zusammengetragen. Oder lesen Sie unseren Preisleitfaden zu HR-Software für detailliertere Informationen.
Wenn Sie die verfügbaren Optionen verstehen, können Sie das für die spezifischen Bedürfnisse und das Budget Ihrer Organisation am besten geeignete Paket auswählen.
Tarifvergleichstabelle für HR-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis pro Monat | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Mitarbeiter-Selfservice, Basisberichte sowie Urlaubs- & Anwesenheitsverwaltung |
| Basic | $2-7 per employee | Erweiterte Berichte, E-Mail-Support, Lohnabrechnungsintegration und zusätzlicher Speicher |
| Standard | $7-14 per employee | Leistungsmanagement, Onboarding-Tools, erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie 24/7-Kundensupport |
| Premium | $14-30 per employee | Anpassbare Berichte, API-Zugriff, persönlicher Account Manager sowie erweiterte Analyse- & Prognosetools |
Jeder Tarif bietet verschiedene Funktionen und Merkmale, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und -bedürfnisse zugeschnitten sind. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tarifs sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens, damit die gewählte Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
Bedenken Sie, dass die Investition in einen Tarif, der eng an Ihren Anforderungen im Personalmanagement ausgerichtet ist, die Effizienz und Effektivität Ihrer HR-Prozesse maßgeblich beeinflussen kann.
Neue & bemerkenswerte Produkt-Updates
Nachfolgend habe ich die neuesten Release Notes und Produkt-Updates für meine Top-Empfehlungen im Bereich HR-Software zusammengefasst. Entdecken Sie, was durch neue Serviceverbesserungen, Softwarefunktionen und andere Firmen-Neuigkeiten nun möglich ist – und warum dies für HR-Software von Bedeutung ist.
Q3 2025: HR-Software-Updates
Factorial Update-Notizen
Factorial hat sich eine massive Kapitalspritze durch General Catalyst gesichert. Das Unternehmen hat seine Markteintrittsinvestition von 80 Millionen auf 200 Millionen US-Dollar erhöht – ein Zeichen starken Vertrauens in die Wachstumspläne von Factorial.
Mit dem Geld wird eine schnelle Expansion in Deutschland, Frankreich und Italien finanziert. Factorial plant, bis zu 50 Personen pro Woche einzustellen und das Team von 900 auf 1.300 zu vergrößern. Neben Neueinstellungen geht Factorial über den HR-Bereich hinaus und bietet eine All-in-One-Plattform mit Tools für Projekte, Schulungen und Kostenmanagement an.
Für Anwender bedeutet dies ein breiteres, leistungsfähigeres Produkt, das durch schnelleren Support und die schnellere Entwicklung neuer Funktionen gestützt wird. Mit der Expansion von Factorial können Kunden in Europa von einem stärkeren lokalen Service und einer schnelleren Einführung neuer Tools profitieren, die HR- und Unternehmensmanagement in einem System vereinen.
Fazit: Die Expansion von Factorial ist ein positiver Schritt, der Kunden sowohl Skalierbarkeit als auch leistungsfähigere Tools bietet.
HRLocker Update-Notizen
HRLocker hat kürzlich bekannt gegeben, dass es WorkCompass übernommen hat, ein in Cork ansässiges Unternehmen für Performance-Management-Software. HRLocker ist Irlands führende HR-Plattform für KMU und folgt mit dieser Übernahme auf die frühere Fusion mit HireHive. Gemeinsam unter Invincible Software Holdings ist das Ziel, ein einheitliches HR-System zu schaffen.
WorkCompass-Tools sind jetzt Teil von HRLocker. Damit können Nutzer HR-Aufgaben wie Zeiterfassung, Abwesenheiten und Compliance neben Zielvereinbarungen, Feedback, Beurteilungen und Umfragen – alles an einem Ort – erledigen. Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen Plattformen oder Jonglieren mit Tabellen. Führungskräfte erhalten einen klaren Weg, Ziele zu setzen, Fortschritte zu verfolgen und Gespräche zu führen.
Kunden von WorkCompass behalten ihre vertrauten Tools, erhalten jedoch Zugriff auf die erweiterten Funktionen von HRLocker. Umgekehrt bekommen HRLocker-Nutzer nun ein modernes Performance-Management standardmäßig integriert. Alle profitieren von einem zentralen System, schnelleren Updates sowie verbesserter Zuverlässigkeit und Sicherheit, während das vereinte Team neue Funktionen für KMU entwickelt.
Fazit: Dies ist ein gelungenes Update, das nicht nur das Werkzeugset von HRLocker erweitert, sondern auch echtes Engagement für die Vereinfachung von HR in wachsenden Unternehmen zeigt.
Workable Recruiting Update-Notizen
Workable hat eine neue Funktion für seinen KI-Screening-Assistenten im Recruiting-Produkt hinzugefügt. Nutzer können jetzt die Kriterien auswählen, die das Tool bei der Kandidatenauswahl verwendet. Dadurch haben HR-Teams mehr Kontrolle über den Screening-Prozess.
Jeder mit Bearbeitungsrechten für Stellen kann die Auswahlkriterien im Job Editor im Reiter "Workflow" in den Phasen "Sourced & Applied" anpassen. Nutzer können Kriterien ein- oder ausschalten und ihre Änderungen speichern. Der Screening-Assistent überprüft und aktualisiert daraufhin alle Kandidatenbewertungen für diese Position. Ist der Screening Assistant auf Kontoebene deaktiviert, steht diese Option nicht zur Verfügung.
Das Update sorgt für relevantere Bewertungen. Teams können die KI an die tatsächlichen Anforderungen der Stelle anpassen, wodurch die Resultate präziser und nutzerfreundlicher werden. Das spart Zeit, erhöht die Genauigkeit und hält menschliche Entscheidungsfindung und KI-Unterstützung im Gleichgewicht.
Fazit: Indem Teams die Kriterien selbst festlegen können, stellt Workable sicher, dass die KI reale Einstellungsanforderungen abbildet – und nicht nur Standardannahmen.
Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um kostenlose HR-Software:
Welche Einschränkungen gibt es bei kostenloser HR-Software für kleine Unternehmen?
Kostenlose HR-Software ist oft auf eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden, Nutzern oder Administratoren beschränkt. Einige Plattformen bieten nur Kernfunktionen wie eine Mitarbeitendendatenbank oder eine einfache Urlaubsverwaltung, schränken jedoch den Zugang zu erweiterten Tools wie Onboarding-Workflows, Leistungsmanagement oder detaillierten Berichten ein. Unterstützungsoptionen sind oft begrenzt oder beruhen auf Community-Foren anstelle von Live-Chat oder telefonischer Hilfe.
Wenn Sie mehr als 10–25 Mitarbeitende haben oder umfassende Integrationen benötigen, stoßen Sie möglicherweise schnell an diese Grenzen und müssen ein Upgrade in Erwägung ziehen oder das Tool wechseln.
Kann ich auf einen kostenpflichtigen HR-Plan upgraden, wenn mein Team wächst?
Ja, die meisten Anbieter kostenloser HR-Software gestalten ihre Lösungen so, dass ein Upgrade einfach möglich ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie mehr Funktionen benötigen, können Sie ohne Datenmigration oder Anbieterwechsel auf eine höhere Stufe wechseln. In den kostenpflichtigen Plänen steigt in der Regel die Begrenzung für Mitarbeitende, Sie schalten Tools wie Onboarding, individuelle Berichte oder Integration mit Lohnabrechnungen frei und erhalten besseren Kundensupport.
Bevor Sie starten, empfiehlt es sich zu überprüfen, was in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten ist und wie sich die Preise je nach Mitarbeiterzahl ändern.
Enthalten kostenlose HR-Programme auch Funktionen für die Lohnabrechnung?
Nein, eine vollständige Lohnabrechnung ist in kostenlosen HR-Plänen selten enthalten. Basis-Tarife erlauben meist das Erfassen von Arbeitszeiten oder das Herunterladen von Stundenzetteln, aber echte Lohnabrechnung – etwa das Berechnen von Abzügen oder das Einreichen von Lohnsteuern – erfordert in der Regel ein kostenpflichtiges Zusatzmodul oder einen separaten Lohnabrechnungsanbieter. Einige HR-Tools lassen sich mit kostenlosen oder günstigen Lohnabrechnungslösungen verbinden, oft müssen Sie die Daten jedoch manuell exportieren.
Wenn Lohnabrechnung für Sie unverzichtbar ist, prüfen Sie, ob die in Betracht gezogene Software ein erschwingliches Upgrade oder eine Integration mit gängigen Lohnlösungen wie Gusto oder ADP bietet.
Welche kostenlose HR-Software eignet sich am besten für Remote- oder Hybridteams?
Für Remote- oder Hybridteams sollten Sie nach kostenlosen HR-Tools mit Cloud-Zugang, mobilfreundlicher Oberfläche und Self-Service-Funktionen suchen. Lösungen wie Homebase oder Zoho People ermöglichen es Mitarbeitenden, sich remote einzustempeln, Urlaub zu beantragen und Dienstpläne von jedem Gerät aus einzusehen. Funktionen für Kommunikation – etwa integrierter Chat, Ankündigungen oder Mitarbeiterverzeichnisse – sind ebenfalls hilfreich.
Cloud-basierte HR-Systeme sind ideal, da sie keine Installation oder Server vor Ort benötigen. So können Sie HR-Aufgaben von überall aus erledigen und die Einbindung Ihrer Remote-Mitarbeitenden erleichtern.
Sind Self-Service-Portale für Mitarbeitende wichtig, und sollte ich dafür extra zahlen, falls sie nicht kostenlos sind?
Ja, Self-Service-Portale sind sehr hilfreich, insbesondere für kleine Teams mit wenig HR-Personal. Mitarbeitende können so ihre Kontaktdaten selbst aktualisieren, Lohnabrechnungen einsehen oder Urlaub beantragen, was den Verwaltungsaufwand reduziert und die Daten aktuell hält. Während manche kostenlosen HR-Tools einfache Self-Service-Möglichkeiten bieten, sind weitergehende Optionen oder mehr Anpassung oft kostenpflichtig.
Wenn die Verwaltung von routinemäßigen Anfragen zu viel Zeit in Anspruch nimmt oder Ihre Mitarbeitenden häufig schnellen Zugriff auf HR-Infos benötigen, lohnt sich die Investition in eine solche Funktion in der Regel.
Bietet HR-Software verschiedene Bereitstellungsoptionen?
Nahezu alle kostenlosen HR-Programme sind cloudbasiert. Sie können sich einfach von jedem beliebigen Computer oder Mobilgerät mit Internetverbindung einloggen – ohne IT-Einrichtung. Desktop- oder On-Premise-Optionen sind bei kostenlosen Tools selten, einige Anbieter haben jedoch Apps für den Offline-Zugriff. Die Cloud-Bereitstellung ermöglicht, HR-Aufgaben zu erledigen, Dateien zu speichern und Mitarbeitendendaten von überall aus zu verwalten. Das ist meist ideal für kleine Unternehmen, da Sie weder Hardware- noch Softwarekosten vorab einplanen müssen und bei wachsendem Bedarf problemlos skalieren können.
Bietet kostenlose HR-Software ausreichende Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten?
Die meisten kostenlosen HR-Programme bieten grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung, gesicherte Kontoanmeldung und Daten-Backups. Erweiterte Schutzfunktionen – zum Beispiel Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Whitelisting, Zugriffsprotokolle oder benutzerdefinierte Berechtigungen – gibt es meist nur in kostenpflichtigen Versionen.
Bevor Sie sensible Daten eingeben, prüfen Sie die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Tools genau. Müssen Sie strengere Anforderungen (z.B. DSGVO) erfüllen oder mehr Kontrolle über die Zugriffsrechte auf HR-Daten haben, ist eventuell ein kostenpflichtiges Upgrade oder der Einsatz zusätzlicher Sicherheitslösungen notwendig.
Weitere preiswerte Softwarelösungen für HR-Teams
Keine Sorge, wenn Ihr Budget für neue Software kaum vorhanden ist. Die gute Nachricht: Es gibt andere kostenlose oder sehr günstige HR-Systeme. Um Ihnen Zeit zu sparen, finden Sie hier Links zu unseren anderen Software-Übersichten – speziell für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget.
In diesen Listen finden Sie Rezensionen von Software-Anbietern, die tatsächlich kostenlose Versionen anbieten:
- Kostenlose Software für Mitarbeitereinsatzplanung
- Kostenlose Lohnabrechnungssoftware für knappe Budgets
Und diese Listen bieten eine Mischung aus Softwaresystemen mit Preisplänen, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten sind:
- Bewerbermanagementsysteme für kleine Unternehmen
- ERP-Systeme für kleine Unternehmen
- HRMS für kleine Unternehmen
- HR-Software für kleine Unternehmen
- Lernmanagementsysteme (LMS) für kleine Unternehmen
- Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen
- Dienstplan-Software für kleine Unternehmen
Wenn Sie auf der Suche nach mehr Unterstützung als nur einem niedrigen Preis sind, könnte ein Lohnabrechnungsservice besser zu Ihnen passen.
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Laut Grand View Research war der Markt für Personalmanagementsysteme im Jahr 2024 27,51 Milliarden Dollar wert und wächst jährlich um 14,4%. In einem so schnelllebigen Sektor müssen Sie der Kurve voraus sein – melden Sie sich also unbedingt für unseren Newsletter an, um Updates zu erhalten.
Wir halten Sie auf dem Laufenden mit den neuesten Nachrichten aus der Welt von People Managing People. Erhalten Sie Einblicke von führenden Experten – und sehen Sie, wie sich der Bereich kostenlose HR-Software weiterentwickelt.
Wenn Sie auch kostenpflichtige HR-Management-Tools in Erwägung ziehen, ist unsere Liste der besten HRMS-Software ebenfalls einen Blick wert. Mit der richtigen Software sind Sie bestens ausgestattet, um das Beste aus Ihrem Humankapital zu machen und Ihr Unternehmen zu neuen Erfolgen zu führen.