Leistungsmanagement-Software auswählen

1. Flexibilität der Tarife

Wählen Sie eine Software, bei der Sie problemlos auf- oder abstufen können, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. So zahlen Sie nicht für Funktionen oder Module, die Sie nicht nutzen werden.

Prüfen Sie, ob der Anbieter monatlich kündbare Tarife anbietet oder langfristige Verträge verlangt, und erkundigen Sie sich nach Gebühren für eine Änderung Ihres Tarifs. Testen Sie während einer Testphase, wie einfach sich Ihr Abonnement anpassen lässt. Flexibilität stellt sicher, dass Sie sich ohne unnötige Kosten oder Hindernisse anpassen können.

2. Datenzugriff und Berichte

Um die Leistung von Mitarbeitenden effektiv zu verfolgen, sind umfangreiche Leistungsdaten und Berichte unerlässlich. Achten Sie auf Tools mit anpassbaren Berichten, Echtzeitkennzahlen und einfachen Datenexporten.

Testen Sie während einer Demonstration, wie schnell Sie Berichte erstellen können und wie übersichtlich diese Erkenntnisse zur Verbesserung der Entscheidungsfindung darstellen. Zugängliche Berichte helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Trends zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

3. Integration in Ihre technische Infrastruktur

Ihr System für Leistungsmanagement sollte sich nahtlos mit den bereits von Ihnen verwendeten Tools verbinden lassen, beispielsweise mit Ihrem HRIS, Ihrer Plattform für Mitarbeitendenengagement oder Ihrem OKR-System.

Fragen Sie, ob der Anbieter APIs oder vorgefertigte Integrationen anbietet, und bitten Sie um Beispiele dafür, wie andere Kunden diese erfolgreich eingesetzt haben. Prüfen Sie während einer Testphase, ob Leistungsdaten problemlos zwischen den Systemen übertragen werden. Eine gute Integration spart Zeit, reduziert die manuelle Dateneingabe und beseitigt doppelte Arbeit.

4. Einführung und Support

Ein reibungsloser Einführungsprozess und zuverlässiger Kundensupport erleichtern den Wechsel zu einem neuen System erheblich. Achten Sie auf Anbieter, die praxisnahe Schulungen, umfassende Ressourcen und schnelle Unterstützung bereitstellen.

Erkundigen Sie sich nach dem Einführungsprozess des Anbieters und testen Sie die Reaktionszeit des Kundensupports anhand einiger Fragen. Zuverlässiger Support stellt sicher, dass Ihr Team die neue Softwarelösung selbstbewusst und ohne unnötige Verzögerungen einsetzen kann.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Rollenbasierte Berechtigungen schützen sensible Daten und stellen gleichzeitig sicher, dass jedes Teammitglied auf die richtigen Tools zugreifen kann.

Überprüfen Sie, ob Sie Berechtigungen auf Grundlage von Rollen zuweisen und sie anpassen können, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern. Sehen Sie sich während einer Demo an, wie Berechtigungen verwaltet werden. Strenge Berechtigungskontrollen tragen dazu bei, Ihre Daten sicher und konform zu halten.

6. Branchenspezifische Compliance

Jede Branche hat einzigartige Compliance-Anforderungen. Daher ist es wichtig, eine Software zu wählen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse ausgelegt ist.

Fragen Sie Anbieter nach Zertifizierungen, Fallstudien oder Funktionen, die auf Ihren Sektor zugeschnitten sind. Überprüfen Sie während einer Testphase, ob sich Compliance-Funktionen einfach verwalten lassen und mit Ihren Verpflichtungen übereinstimmen. Dies verringert Risiken und stellt sicher, dass die Lösung für Leistungsmanagement Ihre regulatorischen Anforderungen unterstützt.

7. Anpassungsmöglichkeiten

Ihre Software sollte sich an Ihre Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Anpassbare Workflows, Dashboards und Funktionen sparen Zeit, reduzieren zeitaufwendige Arbeit und verbessern die Benutzererfahrung.

Fragen Sie, ob Sie mit dem System Bewertungszyklen, Formulare oder Dashboards anpassen können. Testen Sie während einer Demo, wie einfach sich die Software an den Leistungsbewertungsprozess Ihres Teams anpassen lässt. Anpassungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass sich die Plattform wie eine natürliche Erweiterung Ihrer bestehenden Prozesse anfühlt.

8. Automatisierungsfunktionen

Automatisierung spart Zeit, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie die Planung von Bewertungszyklen und das Senden von Erinnerungsbenachrichtigungen übernimmt. 

Achten Sie auf Software, die Leistungsbewertungen automatisiert und kontinuierliche Feedbackzyklen unterstützt. Sie sollten außerdem prüfen, ob sich automatische Benachrichtigungen für wichtige Leistungskennzahlen einrichten lassen. 

Einige KI-Tools für das Leistungsmanagement können sogar Erkenntnisse und Empfehlungen zur Leistung einzelner Personen und von Teams liefern.

Testen Sie während einer Testphase die Automatisierungsfunktionen, um zu sehen, wie gut sie Ihre Prozesse für das Leistungsmanagement vereinfachen. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie viel Zeit die Software für andere strategische Aufgaben freisetzen wird.

9. Unterstützung für mobile Geräte oder mehrere Standorte

Für remote oder dezentral arbeitende Teams ist eine mobile Funktionalität unverzichtbar. Ihr Team sollte jederzeit und überall auf das System zugreifen können.

Achten Sie auf eine responsive mobile App oder Webversion und testen Sie, ob alle wichtigen Funktionen unterwegs verfügbar sind. Ein zuverlässiger mobiler Zugriff stellt sicher, dass sich Mitarbeitende und Führungskräfte unabhängig von ihrem Standort an Leistungsprozessen beteiligen können.

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10. Mitarbeitererfahrung und Benutzerfreundlichkeit

Selbst die leistungsstärkste Software wird keinen Erfolg haben, wenn Ihr Team sie als schwierig oder frustrierend empfindet. Eine positive Mitarbeitererfahrung sorgt für höhere Akzeptanzraten und eine konsequentere Nutzung des Systems.

Achten Sie auf intuitive Dashboards, eine klare Navigation und benutzerfreundliche Workflows. Fragen Sie, ob der Anbieter rollenspezifische Ansichten anbietet, damit Führungskräfte, Mitarbeitende und die Personalabteilung jeweils auf eine für sie sinnvolle Weise mit dem System interagieren können.

Überlegen Sie während einer Demo, wie schnell Sie gängige Aufgaben erledigen können – etwa Feedback geben, Ziele festlegen oder eine Leistungsbewertung durchführen. Wenn der Prozess kompliziert wirkt, könnte sich Ihr Team gegen die Nutzung sträuben, wodurch der Wert Ihrer Investition sinkt.

Im Wesentlichen sollte die richtige Software für das Leistungsmanagement mehr leisten, als nur Checklisten abzuhaken – sie sollte Ihr Team stärken, Workflows vereinfachen und langfristiges Wachstum unterstützen. 

Wenn Sie diese 10 Faktoren während Ihres Auswahlprozesses berücksichtigen, sind Sie besser in der Lage, eine Plattform für das Leistungsmanagement auszuwählen, die heute zu Ihrer Organisation passt und sich an veränderte Anforderungen anpasst.

So wählen Sie Software für Leistungsmanagement aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten

Die Auswahl der richtigen Software für Leistungsmanagement kann überwältigend wirken, aber wenn Sie den Prozess in einzelne Schritte unterteilen, wird er überschaubar. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihr Team wirklich wichtig ist, und lassen Sie sich nicht von unnötigen Funktionen ablenken. 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei einer fundierten Entscheidung hilft:

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf

Definieren Sie zunächst den Bedarf Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Sie eine Software auswählen, die Ihr Team tatsächlich unterstützt:

Beziehen Sie Interessengruppen ein

Beziehen Sie wichtige Interessengruppen wie Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Finanzen, Führungskräfte, IT und Mitarbeitende ein, um vielfältige Perspektiven zu sammeln. Führen Sie Besprechungen oder Umfragen durch, um ihre spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse zu verstehen. Diese gesammelten Erkenntnisse vermitteln ein umfassendes Bild davon, welche Anforderungen die Software erfüllen muss. Indem Sie alle Beteiligten einbeziehen, schaffen Sie Akzeptanz und stellen sicher, dass die Lösung zur Kultur Ihres Teams passt.

Problempunkte auflisten und priorisieren

Ermitteln und priorisieren Sie die Problempunkte oder Hindernisse in Ihrem aktuellen System. Erstellen Sie eine Liste mit Problemen wie ineffizienten Prozessen, fehlenden Integrationen oder einer schlechten Benutzererfahrung. Ordnen Sie sie nach Auswirkung und Häufigkeit. So können Sie sich zuerst auf die dringendsten Probleme konzentrieren und sicherstellen, dass die neue Software einen echten Mehrwert bietet.

An internen Richtlinien ausrichten

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien, Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmen. Stimmen Sie sich mit den IT- und Compliance-Teams ab, um Konflikte zu vermeiden. Diese Abstimmung sorgt für eine reibungslose Implementierung und verringert das Risiko von Compliance-Problemen. Außerdem hilft sie dabei, Ihre Auswahl an Anbietern einzugrenzen.

Unverzichtbare Funktionen unterscheiden

Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbare Funktionen sind für den täglichen Betrieb Ihres Teams essenziell, während wünschenswerte Funktionen einen zusätzlichen Nutzen bieten, aber nicht notwendig sind. Erstellen Sie eine Checkliste, anhand derer Sie Softwareanbieter nach diesen Kriterien bewerten. So bleiben Sie auf Lösungen fokussiert, die Ihren grundlegenden Bedarf erfüllen, ohne sich von unnötigen Extras ablenken zu lassen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche Anforderungen werden derzeit nicht erfüllt?
• Welche Funktionen würden Ihre drei größten Problempunkte lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?

Schritt 2: Informieren Sie sich über Anbieter von Software für Leistungsmanagement

Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:

Führen Sie eine erste Anbieterauswahl durch

Beginnen Sie mit einer ersten Recherche anhand von Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien. Wenn Leistungsbeurteilungen zu Ihren wichtigsten Anforderungen gehören, vergleichen Sie Optionen für Software zur Mitarbeiterbeurteilung, um Ihre Suche auf Werkzeuge einzugrenzen, die auf strukturierte Beurteilungen und Feedback ausgerichtet sind. Achten Sie auf wiederkehrende Muster in Feedback und Bewertungen. Berücksichtigen Sie Anbieter, die häufig in Erfolgsgeschichten genannt werden. So können Sie renommierte Optionen identifizieren und Erkenntnisse über die Leistung in der Praxis gewinnen.

Vergleichen Sie nach Unternehmensgröße

Bewerten Sie die Softwarelösungen anhand der Größe Ihres Unternehmens, der erforderlichen Integrationen oder danach, ob Sie Modelle auslagern oder intern entwickeln möchten. Kleinere Teams benötigen möglicherweise einfachere Lösungen, während größere Organisationen robustere Funktionen brauchen. Prüfen Sie, ob sich die Software in Ihren bestehenden Technologiebestand integrieren lässt, damit die Lösung mit Ihrem Wachstum skalieren kann.

Wichtige Unterscheidungsmerkmale identifizieren

Konzentrieren Sie sich auf wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Unterstützung bei der Einführung und intuitive Benutzeroberflächen bieten. Prüfen Sie, ob anpassbare Funktionen für individuelle Anforderungen verfügbar sind. Diese Faktoren können die Akzeptanz durch die Nutzer und deren Zufriedenheit erheblich beeinflussen.

Ergebnisse dokumentieren

Halten Sie Ihre Rechercheergebnisse strukturiert fest. Erstellen Sie eine Tabelle oder ein Dokument, um Funktionen, Preise und Unterstützungsoptionen zu vergleichen. Führen Sie für jeden Anbieter Vor- und Nachteile auf. Diese Dokumentation hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und dient als Referenz für zukünftige Bewertungen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Worin ist jede Software besonders gut?
• Passt sie zur Größe Ihres Teams, Ihrem Budget und Ihrem Technologiebestand?
• Welche Unterstützung und Dokumentation sind verfügbar?
• Wie bewerten die Nutzer ihre Erfahrungen mit der Software?
• Welche einzigartigen Funktionen heben sie von den Wettbewerbern ab?

Die besten Tools für das Leistungsmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier ist meine Liste der zehn besten verfügbaren Softwarelösungen für das Leistungsmanagement, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:

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1. 1. Deel HR — Am besten für kontinuierliches 1:1-Performance-Feedback
2. 2. Performance Pro — Am besten geeignet für die Bewertung individueller Kompetenzen
3. 3. PerformYard — Am besten geeignet für individuell anpassbare Leistungsbeurteilungsprozesse
4. 4. Mitratech Perform — Am besten für Organisationen jeder Größe geeignet
5. 5. Engagedly — Am besten geeignet für anpassbare Mitarbeiterentwicklungspläne
6. 6. Primalogik — Am besten für skalierbare Bewertungsprozesse
7. 7. Betterworks — Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Zielsetzung in Unternehmen
8. 8. Factorial — Am besten für die Automatisierung von HR-Prozessen in KMU geeignet
9. 9. Teamflect — Am besten geeignet für Leistungsmanagement in Teams
10. 10. Small Improvements — Am besten geeignet für schlanke Beurteilungsprozesse

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Software zum Leistungsmanagement und nehmen Sie Kontakt auf

Grenzen Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Grenzen Sie Ihre Optionen auf Grundlage Ihrer Recherche auf 2–4 Anbieter ein. Wählen Sie diejenigen aus, die am besten zu den Anforderungen und dem Budget Ihres Teams passen. Wenn die Kosten eine Priorität sind, beziehen Sie kostenlose Software für das Leistungsmanagement in Ihren Vergleich ein. Berücksichtigen Sie Faktoren wie den Funktionsumfang, den Ruf und die Rückmeldungen der Nutzer. Diese fokussierte Auswahl ermöglicht es Ihnen, sich eingehender mit jeder Option zu beschäftigen, ohne den Überblick zu verlieren.

Eine RFI oder RFP versenden

Sobald Sie Ihre engere Auswahl getroffen haben, versenden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine Ausschreibung (RFP) für Software zum Leistungsmanagement, um detaillierte Informationen einzuholen. Diese formelle Anfrage hilft Ihnen, die Fähigkeiten und Angebote der Anbieter zu verstehen. Fügen Sie konkrete Fragen zu Funktionen, Preisen und Kundensupport hinzu. RFIs und RFPs sind beide wertvolle Instrumente, um Anbieter eingehender zu vergleichen.

Produktvorführungen vereinbaren und Fragen stellen

Vereinbaren Sie Produktvorführungen mit den Anbietern aus Ihrer engeren Auswahl und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Erkunden Sie während der Produktvorführungen die für Ihr Team wichtigen Funktionen und Möglichkeiten. Fragen Sie nach der Benutzerfreundlichkeit und den Integrationsmöglichkeiten. Diese praktische Erfahrung vermittelt Ihnen ein klareres Bild davon, wie die jeweilige Software Ihren Anforderungen entspricht.

Einheitliche Bewertungskriterien verwenden

Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Kriterien zur Leistungsbewertung an, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Verwenden Sie eine Checkliste, um jeden Anbieter anhand von Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit, Unterstützung und Kosten zu bewerten. Dieser strukturierte Ansatz hilft Ihnen, eine objektive, datengestützte Entscheidung zu treffen. Außerdem werden dadurch mögliche Lücken oder Stärken der jeweiligen Lösung sichtbar.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir eine echte Kundengeschichte erzählen, die unserer Situation entspricht?
• Welche Support- oder Einarbeitungsressourcen bieten Sie an?
• Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
• Wie lässt sich Ihre Software in bestehende Tools integrieren?
• Wie lange dauert die Implementierung normalerweise?

Schritt 4: Die geschäftliche Begründung erstellen

Verwandeln Sie Ihre Anbietersuche in eine überzeugende geschäftliche Begründung, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:

Probleme und Ergebnisse zusammenfassen

Fassen Sie die Probleme Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse der Einführung einer neuen Software klar zusammen. Heben Sie hervor, wie die Software konkrete Probleme wie ineffiziente Prozesse oder fehlende Integrationen lösen wird. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, damit die Informationen leicht zu erfassen sind. So kann Ihre Führungsebene den direkten Nutzen der Bewältigung dieser Herausforderungen erkennen.

Kostenschätzungen und Zeitpläne vorlegen

Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung aus den Angeboten der Anbieter oder sehen Sie sich Preisleitfäden für Software zur Leistungsverwaltung an. Stellen Sie diese in einem klaren, übersichtlichen Format dar, etwa als Tabelle oder Diagramm. Beziehen Sie mögliche Kosteneinsparungen oder Effizienzgewinne mit ein. So entsteht ein realistisches Bild davon, was finanziell und operativ zu erwarten ist.

ROI und Risiken darlegen

Erklären Sie die Kapitalrendite (ROI), Effizienzgewinne sowie die finanziellen oder operativen Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Verwenden Sie konkrete Beispiele, etwa wie die Software den manuellen Arbeitsaufwand um 30 % reduzieren oder die Nachverfolgung von Unternehmenszielen verbessern und die Zahl umsetzbarer Erkenntnisse erhöhen könnte. Wenn Sie diese Aspekte hervorheben, zeigen Sie, warum eine Investition notwendig ist und was durch eine Verzögerung verloren gehen könnte.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches geschäftliche Problem wird damit gelöst?
• Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
• Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
• Wie wird dies die Effizienz unseres Teams verbessern?
• Welche langfristigen Vorteile können wir erwarten?

Schritt 5: Ihre Software zur Leistungsverwaltung implementieren und Ihre Benutzer einarbeiten

Planen Sie einen gründlichen Implementierungsprozess, sobald Sie sich für einen Anbieter Ihrer Software zur Leistungsverwaltung entschieden haben:

Den Einführungsplan kommunizieren

Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Termine und Informationen darüber mit, was während der Umstellung zu erwarten ist. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder ein internes Portal, um alle auf dem Laufenden zu halten. So kennt jeder seine Rolle und Verwirrung wird vermieden.

Interne Verantwortliche benennen

Benennen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die verschiedenen Aspekte der Einführung. Wählen Sie Teammitglieder aus, die die Software verstehen und Fragen oder Probleme klären können. Dies schafft Verantwortlichkeit und gewährleistet eine reibungslose Koordination. Durch klare Ansprechpartner wissen die Benutzer, an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können.

Schulung und Akzeptanz sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass die Teams die Schulung absolvieren und das Werkzeug einheitlich nutzen. Planen Sie Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Anleitungen oder Videos bereit. Überwachen Sie die Teilnahme und wenden Sie sich an diejenigen, die zusätzliche Unterstützung benötigen. Eine einheitliche Nutzung im gesamten Team maximiert die Vorteile von Software zur Leistungsverwaltung.

Feedbackschleifen einrichten

Richten Sie während der Einführung Feedbackschleifen ein, um Erkenntnisse zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um Feedback von Benutzern einzuholen. Stimmen Sie sich mit den Ressourcen des Anbieters ab, um zusätzliche Unterstützung oder Schulungen zu erhalten. So können Sie Probleme schnell beheben und den Einarbeitungsprozess verbessern.

Diese Fragen sollten Sie stellen:

• Was ist der Plan für das Änderungsmanagement?
• Wer ist für die Einführung verantwortlich?
• Wie werden Sie frühe Erfolge verfolgen?
• Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
• Wie werden Sie Nutzerfeedback sammeln?

Was kommt als Nächstes?

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