Verwaltung der Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen: Ihr vollständiger Leitfaden

Was für die Durchführung der Lohnabrechnung benötigt wird

Okay, kommen wir zu den Einzelheiten. Um einen korrekten und vorschriftskonformen Lohnabrechnungsprozess durchzuführen, benötigen Sie:

• Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) sowie staatliche und lokale Steuer-IDs.
• Angaben zu den Angestellten: Genau erfasste und aktuelle Daten aller Angestellten, einschließlich vollständiger Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder gleichwertiger Identifikationsmerkmale, Eintrittsdaten und anderer relevanter persönlicher Angaben.
• Arbeitsverträge: Detaillierte Aufzeichnungen über die Arbeitsbedingungen, einschließlich Gehältern oder Stundenlöhnen, Überstundensätzen, Bonus- oder Provisionsregelungen und sonstigen Vergütungsvereinbarungen.
• Zeiterfassungssystem: Für Angestellte mit Stundenlohn ein zuverlässiges System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitszeit, Überstunden und in Anspruch genommener Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitsurlaub.
• Lohnabrechnungsplan: Ein klarer Lohnabrechnungsplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimal monatlich oder monatlich), der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Angaben zu Zusatzleistungen: Einzelheiten zu allen den Angestellten gewährten Zusatzleistungen, etwa Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen, sowie deren Auswirkungen auf die Berechnung der Lohnabrechnung.
• Bankkontodaten: Für Organisationen, die eine direkte Einzahlung anbieten, sind aktuelle Bankkontodaten für jede angestellte Person erforderlich.

Außerdem müssen Sie sich eingehend mit den geltenden lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuergesetzen befassen, um Lohnsteuern korrekt einzubehalten und abzuführen. 

Dazu gehören die Bundes-Einkommensteuer, die Sozialversicherung, Medicare und alle staatlichen oder lokalen Steuern. 

Einige hilfreiche Ressourcen:

• IRS (US-Steuerbehörde): Behandelt Steuerabzüge, Meldungen (z. B. W-2, 941) und Pflichten der Arbeitgeber. Webseite.
• US-Arbeitsministerium (DOL): Behandelt Mindestlohn, Überstunden, Aufzeichnungspflichten und Kinderarbeit (FLSA). Webseite.

• Arbeitsministerien der Bundesstaaten: Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat (z. B. Mindestlohn, Krankheitsurlaub, Schlusszahlung). Beispiel-Webseiten:
  • Kalifornien
  • New York
  • Texas  
• Steuerbehörden der Bundesstaaten
  • Behandeln die Einkommensteuer des Bundesstaats, die Arbeitslosenversicherung und die Registrierung. Beispiel-Webseiten:
    • Kalifornien
    • New York
• Personalberater: Wenn Sie jemals Zweifel haben, wenden Sie sich an einen lokalen Personalberater. 

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So führen Sie die Lohnabrechnung durch: 12-Schritte-Prozess

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie ganz von vorne anfangen, erfahren Sie hier, wie Sie einen effizienten und vorschriftskonformen Lohnabrechnungsprozess einrichten und durchführen.

Schritt 1: Besorgen Sie sich Ihre EIN sowie staatliche/lokale Steuer-IDs

• Befolgen Sie dazu diese Anleitung der IRS.
• Außerdem müssen Sie sich beim Elektronischen System zur Zahlung von Bundessteuern (EFTPS) registrieren, um Lohnsteuern einzureichen.

Schritt 2: Legen Sie Ihre Lohnabrechnungsrichtlinie fest

• Legen Sie den Abrechnungszeitplan fest: Entscheiden Sie sich für einen regelmäßigen Abrechnungszyklus (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich).
• Legen Sie Lohnabrechnungsrichtlinien fest: Erstellen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Leistungen, Abzüge und andere Aspekte der Lohnabrechnung und machen Sie diese für alle leicht zugänglich.

Schritt 3: Erfassen und überprüfen Sie Mitarbeiterinformationen

• Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten: Stellen Sie sicher, dass Sie über korrekte Mitarbeiterinformationen verfügen, darunter:
  • Steuerformulare, z. B. W-4, W-9, I-9
  • Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
  • Abzüge: Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorgepläne
  • Bankkontodaten
  • Arbeitsverträge mit dem korrekten Gehalt oder den korrekten Stundenlöhnen.

Schritt 4: Eröffnen Sie ein Bankkonto für die Lohnabrechnung

Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, ein separates Bankkonto speziell für die Lohnabrechnung zu eröffnen, das von ihrem Hauptgeschäftskonto getrennt ist.

Dadurch lässt sich die Finanzübersicht vereinfachen, da Lohnabrechnungstransaktionen klar von den täglichen Geschäftsausgaben getrennt werden. Dies hilft, Buchungsfehler zu vermeiden und den Abgleich der Lohnabrechnung zu optimieren.

Ein separates Konto für die Lohnabrechnung bietet außerdem eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sollte das Lohnabrechnungskonto jemals kompromittiert werden, bleiben die Hauptgeschäftsmittel geschützt. 

Ebenso wird Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu bezahlen, nicht beeinträchtigt, wenn es zu Problemen mit Ihrem Geschäftskonto kommt.

Es ist ein einfacher Schritt, der sowohl die Organisation als auch das Risikomanagement verbessert.

Schritt 5: Erfassen Sie Arbeitszeit und Anwesenheit

• Erfassen Sie die Arbeitsstunden: Bei Stundenlohnempfängern müssen Sie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden einschließlich regulärer Stunden und Überstunden erfassen.
• Verwalten Sie Urlaub und Abwesenheiten: Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheitsurlaub oder andere Abwesenheiten, soweit sie sich auf die Vergütung der Mitarbeiter auswirken.

Schritt 6: Berechnen Sie das Bruttogehalt

• Bestimmen Sie das Bruttogehalt von Stundenlohnempfängern: Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten regulären Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn und addieren Sie die Überstundenvergütung.
• Berechnen Sie das Bruttogehalt von Mitarbeitern mit festem Gehalt: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungsperioden, um das Bruttogehalt für jeden Zyklus zu ermitteln.
• Fügen Sie zusätzliche Vergütungen hinzu: Addieren Sie zusätzliche Vergütungen, z. B. Provisionen, Boni, Trinkgelder oder Erstattungen.

Profi-Tipp

Achten Sie auf Rundungsfehler des Systems. Ich habe Fälle erlebt, in denen die Lohnabrechnungssoftware anders rundete als die Zeiterfassungssoftware, wodurch winzige Abweichungen entstanden, die sich im Laufe der Zeit auf Tausende von Dollar summierten.—Andrew Lokenauth, interimistischer CFO und Finanzberater

Schritt 7: Berechnen Sie die Abzüge

• Steuern einbehalten: Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern auf Grundlage der Steuerdaten der Mitarbeitenden berechnen und einbehalten.
• Leistungen und andere Beiträge abziehen: Beiträge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und Ähnliches abziehen.
• Andere Abzüge berücksichtigen: Andere gesetzlich vorgeschriebene oder vereinbarte Lohnpfändungen oder Abzüge einbeziehen.

Schritt 8: Nettolohn bestimmen

• Abzüge vom Bruttogehalt abziehen: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist der Nettolohn für jede beschäftigte Person.

Profi-Tipp

Nutzen Sie Ihr Lohn- und Gehaltsregister. Wenn Sie es vor dem Absenden ausführen und überprüfen, dient es als letzter Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass alle korrekt bezahlt werden, keine wichtigen Abzüge fehlen und die Änderungen, die Sie an den Dokumenten im Lohnabrechnungsordner vorgenommen haben, ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 9: Zahlungen verarbeiten

• Zahlungen ausführen: Mitarbeitende über die gewählte Methode bezahlen, z. B. per Direktüberweisung (am häufigsten), per Scheck, in bar usw.
• Gehaltsabrechnungen bereitstellen: Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden verteilen, in denen Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind.

Author's Tip

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Lohnabrechnungskonto frühzeitig auffüllen, um Verzögerungen durch Bankfeiertage oder unzureichende Kontostände zu vermeiden. Einige Anbieter der Lohnabrechnung verlangen, dass die Mittel mehrere Tage im Voraus eingezahlt werden. Daher ist es wichtig, entsprechend zu planen.

Schritt 10: Lohnabrechnung dokumentieren und melden

• Aufzeichnungen führen: Detaillierte Aufzeichnungen über jeden Lohnabrechnungszyklus für interne und rechtliche Zwecke aufbewahren.
• Den Regierungsbehörden melden: Erforderliche Meldungen bei Steuerbehörden und anderen Regierungsstellen einreichen.

Profi-Tipp

Legen Sie für jedes Zahlungsdatum separate Ordner an. Wenn Sie Informationen über Änderungen der Vergütungssätze, Änderungen bei Abzügen, zusätzliche Vergütungen oder andere Dinge erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese Informationen in dem jeweiligen Ordner. So können Sie während der Lohnabrechnung überprüfen, ob jeder Punkt ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Abrechnung ausführen, und später ist eine Prüfung einfacher.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 11: Jahresabschluss vorbereiten

• Jahresabschlussberichte: Steuerunterlagen zum Jahresende für die Mitarbeitenden vorbereiten und verteilen (z. B. W-2-Formulare in den USA).
• Jahresdaten abstimmen: Sicherstellen, dass alle Lohnabrechnungsdaten des Jahres korrekt und vollständig sind.

Profi-Tipp

Überstürzen Sie die Arbeiten zum Jahresabschluss niemals. Ich plane dreimal mehr Zeit ein, als ich zu benötigen glaube. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Leistungen immer hektisch. Außerdem gibt es immer ein Drama in letzter Minute, weil Mitarbeitende ihre Steuerabzüge anpassen möchten.—Andrew Lokenauth, Teilzeit-Finanzvorstand und Finanzberater

Schritt 12: Lohnabrechnungsinformationen überprüfen und aktualisieren

• Regelmäßige Prüfungen: Den Lohnabrechnungsprozess regelmäßig auf Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften prüfen.
• Richtlinien und Aufzeichnungen aktualisieren: Bei Bedarf Anpassungen aufgrund von Änderungen der Steuergesetze, der Mitarbeiterinformationen oder der Unternehmensrichtlinien vornehmen.

Gehaltsabrechnungsoptionen für wachsende Unternehmen

Wenn du ein wachsendes Unternehmen führst, kann es überwältigend sein, die richtige Lösung für die Gehaltsabrechnung zu finden. Je nach Größe, Budget und gewünschtem Maß an Eigenbeteiligung gibt es jedoch einige klare Möglichkeiten.

1. Gehaltsabrechnung selbst durchführen

Das ist die klassische Methode: Du verwaltest die Gehaltsabrechnung manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen oder einfachen Tools.

Das kann funktionieren, wenn du nur ein oder zwei Mitarbeitende hast und dich wohl dabei fühlst, die Steuern selbst zu berechnen. 

Vorteile: Es ist günstig (manchmal sogar kostenlos), kostet aber auch ziemlich viel Zeit und ist fehleranfällig.
Nachteile: Wenn du eine Steuererklärung falsch einreichst oder jemandem zu wenig zahlst, kann es schnell kompliziert werden.

2. Software für die Gehaltsabrechnung

Darauf setzen die meisten wachsenden Teams. Tools wie Gusto, QuickBooks oder Rippling automatisieren den Großteil der Arbeit – von der Steuerberechnung über die Auszahlung per Direktüberweisung bis hin zum Einreichen von Formularen und mehr.

Das ist ideal, wenn du nach einer günstigen Software für die Gehaltsabrechnung suchst, die einfach zu bedienen und skalierbar ist.

Vorteile: Diese Plattformen bieten häufig Dashboards zur Selbstverwaltung für Mitarbeitende und lassen sich in deine Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools integrieren.
Nachteile: Am Anfang gibt es eine Lernkurve, aber mit dem Wachstum deines Teams sparen sie wirklich Zeit.

3. Lass deine Buchhaltung oder einen Gehaltsabrechnungsdienst die Aufgabe übernehmen

Wenn du bereits mit einem Steuerberater oder Buchhalter arbeitest, kannst du die Gehaltsabrechnung an ihn oder sie übertragen. Alternativ kannst du sie an ein spezialisiertes Unternehmen für Gehaltsabrechnungsdienste auslagern.

Diese kümmern sich um die Bezahlung deines Teams, die Steuerabwicklung und das Einreichen von Formularen für die Gehaltsabrechnung zum Jahresende wie W-2 und 1099.

Vorteile: Das ist eine gute Option, wenn du dich nicht selbst darum kümmern möchtest und dein Buchhalter dein Unternehmen bereits kennt.
Nachteile: Bedenke jedoch, dass dies möglicherweise weniger automatisiert oder flexibel ist als eine Software.

Tipp: Manchmal werden Software und Dienstleistungen für die Gehaltsabrechnung synonym verwendet, aber es gibt Unterschiede. Erfahre mehr über die Feinheiten in unserem Artikel Software für die Gehaltsabrechnung im Vergleich zu Gehaltsabrechnungsdiensten.

4. Nutze eine PEO (professionelle Arbeitgeberorganisation)

Stell dir eine PEO wie einen umfassenden HR-Partner vor. Sie kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, die Einhaltung von Steuervorschriften und unterstützt dich sogar bei Dingen wie Mitarbeiterhandbüchern und der Arbeitsunfallversicherung. 

Technisch gesehen wirst du gemeinsam mit der PEO zum Arbeitgeber – sie kümmert sich um die administrativen Prozesse, während du dich auf die Führung des Unternehmens konzentrierst.

Vorteile: Das ist eine großartige Option, wenn du schnell wächst oder möchtest, dass sich jemand anderes vollständig um HR kümmert. 
Nachteile: Es kann teurer sein, und du musst ihre Systeme und Prozesse nutzen.

Weitere Informationen findest du in unserer Auswahl der besten PEO-Unternehmen.

5. Internationale Mitarbeitende einstellen? Du brauchst eine globale Gehaltsabrechnung oder einen EOR

Wenn du Mitarbeitende in anderen Ländern einstellst, dort aber keine juristische Person gründen möchtest, brauchst du einen formalen Arbeitgeber (EOR) oder einen Anbieter für globale Gehaltsabrechnungen globaler Gehaltsabrechnungsdienste.

Ein EOR stellt deine internationalen Mitarbeitenden in deinem Namen ein und bezahlt sie, wobei die Einhaltung der lokalen Gesetze gewährleistet wird. 

Vorteile: Das ist eine enorme Hilfe für verteilte Teams.
Nachteile: Für diesen Komfort zahlst du einen Aufpreis.

10 häufige Fehler bei der Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung gehört zu den Bereichen, in denen kleine Fehler zu großen Problemen führen können. Sobald du jedoch weißt, worauf du achten musst, lassen sich die meisten davon vollständig vermeiden. 

Ganz gleich, ob du die Gehaltsabrechnung selbst durchführst oder Software verwendest – hier sind einige der häufigsten Fehler, die kleinen Unternehmern und Managern unterlaufen (und hoffentlich auch Hinweise, wie du sie vermeiden kannst).

1. Mitarbeitende falsch einstufen

Einer der größten (und teuersten) Fehler ist es, jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl es sich in Wirklichkeit um einen Angestellten handelt – oder steuerbefreite und nicht steuerbefreite Beschäftigte zu verwechseln. 

Dies kann zu nicht bezahlten Überstunden, Steuerproblemen und sogar Geldstrafen führen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie dies vor dem Zahltag noch einmal.

2. Fristen versäumen

Zwischen Steuererklärungsfristen, Einzahlungen für die Lohnabrechnung und Berichten zum Jahresende gibt es vieles im Blick zu behalten. 

Das Versäumen einer Frist verzögert nicht nur die Gehaltszahlungen – es kann auch zu Strafzahlungen oder Zinsforderungen durch den IRS oder die Steuerbehörden der Bundesstaaten führen.

3. Lohn oder Überstunden falsch berechnen

Ob Sie vergessen, Überstunden hinzuzurechnen, den falschen Lohnsatz anwenden oder Provisionen beziehungsweise Boni auslassen – diese Fehler können Ihr Team erheblich frustrieren. Selbst kleine Fehler summieren sich schnell, wenn Sie jede Woche die Lohnabrechnung durchführen.

4. Falscher Steuerabzug

Wenn Beschäftigte ihre W-4-Formulare nicht korrekt ausfüllen – oder wenn Sie vergessen, sie nach einer Änderung zu aktualisieren –, kann dies ihre Steuerabzüge durcheinanderbringen. Das bedeutet später Steuerprobleme für beide Seiten. Überprüfen Sie immer, ob diese Formulare aktuell und korrekt erfasst sind.

5. Keine Lohnabrechnungsunterlagen führen

Sie sind gesetzlich verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Wenn Sie dies nicht tun – oder wenn die Unterlagen unsortiert oder unvollständig sind –, könnten Sie bei einer Prüfung Probleme bekommen.

Außerdem sparen griffbereite Unterlagen Zeit und Stress, wenn ein Beschäftigter seine Bezahlung hinterfragt.

Profi-Tipp

Dokumentation ist alles. Mein Team führt für die individuellen Anforderungen an die Lohnabrechnung jedes Kunden detaillierte Prozessdokumentationen – dazu gehören beispielsweise Pfändungsanordnungen, Sonderabzüge und Tarifverträge.—Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzberater

6. Steuerrechtliche Änderungen nicht verfolgen

Steuerregelungen auf Bundes-, Bundesstaats- und sogar lokaler Ebene ändern sich häufiger, als Sie vielleicht denken. Wenn Ihre Lohnabrechnung nicht auf dem aktuellen Stand ist – oder Sie nicht nach Aktualisierungen suchen –, könnten Sie am Ende zu wenig oder zu viel Steuern zahlen.

7. Regelungen zur Schlusszahlung vergessen

Wenn jemand kündigt oder entlassen wird, gelten in den meisten Bundesstaaten strenge Regelungen dazu, wann Sie die letzte Gehaltszahlung senden müssen. 

An manchen Orten (wie in Kalifornien) ist sie am letzten Arbeitstag fällig. Dies zu versäumen, kann zu zusätzlichen Strafzahlungen führen.

8. Kein Notfallplan für die Lohnabrechnung

Was passiert, wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person krank ist oder Ihr System ausfällt? Wenn Sie keinen Ersatzprozess oder keine geschulte Person haben, die einspringen kann, kann der Zahltag schnell aus dem Ruder laufen – und das macht nie einen guten Eindruck.

9. Geschäfts- und Lohnabrechnungsmittel vermischen

Ihr Hauptgeschäftskonto für die Lohnabrechnung zu verwenden, mag zunächst unproblematisch erscheinen – bis es unübersichtlich wird. Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was bezahlt wurde, was noch geschuldet wird und was steuerlich relevant ist. Ein separates Lohnabrechnungskonto sorgt für Ordnung und erleichtert den Abgleich.

10. Die Lohnabrechnung vor ihrer Ausführung nicht prüfen

Auf „Absenden“ zu klicken, ohne die Vorschau Ihrer Lohnabrechnung zu prüfen, ist wie eine E-Mail zu senden, ohne sie Korrektur zu lesen. Überprüfen Sie Arbeitsstunden, Gehälter, Abzüge und Angaben zu Überweisungen immer noch einmal, bevor Sie einen Abrechnungszeitraum ausführen.

12 bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung in kleinen Unternehmen

Bei der Lohnabrechnung gibt es vieles im Blick zu behalten. Zwischen Steuerfristen, Änderungen bei Beschäftigten, Abzügen und der Einhaltung von Vorschriften können Dinge leicht übersehen werden. 

Mit einigen soliden bewährten Verfahren können Sie die Lohnabrechnung jedoch deutlich stressfreier und zuverlässiger gestalten. So bleiben Ihre Abläufe organisiert, korrekt und reibungslos.

1. Ihren Lohnabrechnungsprozess dokumentieren

Das Wichtigste zuerst: Halten Sie alles schriftlich fest. Erstellen Sie eine einfache interne Anleitung, die erklärt, wie die Lohnabrechnung abläuft – vom Sammeln der Arbeitszeitnachweise und der Berechnung der Vergütung bis zur Übermittlung von Zahlungen und Einreichung von Steuererklärungen. Ziehen Sie die Verwendung einer Checkliste für die Lohnabrechnung in Betracht, um sicherzustellen, dass jeder Schritt abgeschlossen wird.

Nehmen Sie Ihre Softwareschritte (falls zutreffend), Genehmigungsabläufe, wichtige Kontakte und Zeitpläne auf. Falls jemand anderes einmal übernehmen muss, steht dieser Person eine klare Anleitung zur Verfügung.

2. Klare Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinien festlegen

Legen Sie frühzeitig Erwartungen fest, indem Sie dokumentieren, wie und wann Mitarbeiter bezahlt werden, wie Urlaub erfasst wird, was bei Überstunden geschieht und wie Korrekturen der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehandhabt werden. 

Teilen Sie diese Informationen mit neuen Mitarbeitern und aktualisieren Sie sie regelmäßig. Eine klare Richtlinie verhindert Verwirrung und gibt Ihrem Team Sicherheit darüber, wie die Abläufe geregelt sind

3. Achten Sie auf Mitarbeiter im Homeoffice

Wie BJ Anderson, Leiter der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie des Urlaubsmanagements bei Humareso, feststellt: „Der Status eines Mitarbeiters im Homeoffice kann unterschiedliche lokale Steuerabzüge erfordern. Überprüfen Sie Adressen mithilfe von Geolokalisierungssoftware oder fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, ihre Adressen jährlich zu bestätigen.“

4. Automatisieren Sie, was möglich ist

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl wird die manuelle Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einem Rezept für Fehler. 

Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Berechnungen, Abzüge, Einreichungen und Zahlungen automatisieren. Dadurch lässt sich die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung leichter nutzen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

5. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen korrekt und aktuell

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiterdaten – Vergütungssätze, Adressen, Steuerformulare und ausgewählte Leistungen – stets aktuell sind. 

Kleine Änderungen summieren sich schnell, und veraltete Informationen können alles Mögliche beeinträchtigen – von Steuererklärungen bis hin zu Abzügen für Leistungen.

6. Bleiben Sie über Änderungen der Steuervorschriften auf dem Laufenden

Steuersätze, Fristen für Einreichungen und Vorschriften ändern sich ständig – nicht nur auf Bundesebene, sondern auch auf Ebene der Bundesstaaten und Gemeinden. 

Wenn Sie Benachrichtigungen des IRS oder der Arbeitsministerien der Bundesstaaten abonnieren, können Sie Änderungen frühzeitig erkennen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden.

7. Halten Sie einen einheitlichen Abrechnungsplan ein

Wählen Sie einen Zahlungsplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) und halten Sie sich daran. Mitarbeiter verlassen sich darauf, und es hilft Ihnen, mit weniger Last-Minute-Aktionen organisiert zu bleiben.

8. Schützen Sie Abrechnungsdaten wie Gold

Abrechnungsdaten umfassen äußerst sensible Informationen wie Bankkonten, Sozialversicherungsnummern und Gehälter. 

Verwenden Sie verschlüsselte Systeme, beschränken Sie den Zugriff und aktualisieren Sie Passwörter regelmäßig. Sicherheitsverletzungen kosten nicht nur Geld, sondern zerstören auch Vertrauen.

9. Führen Sie regelmäßig eine Prüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch

Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit vergangene Abrechnungsläufe, um Fehler oder fehlende Abzüge zu erkennen. Eine kurze interne Prüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnung – auch vierteljährlich – kann Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich ausweiten oder während der Steuersaison auffallen.

10. Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff auf ihre Informationen

Ermöglichen Sie Mitarbeitern über ein sicheres Portal einfachen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare, geleistete Arbeitsstunden und Abzüge.

Wenn sie sehen können, was mit ihrer Vergütung geschieht, stellen sie diese weniger wahrscheinlich infrage – und erkennen eher frühzeitig unbeabsichtigte Fehler.

11. Schulen Sie die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständige Person

Überlassen Sie Ihr gesamtes System nicht einer einzigen Person, die als Einzige weiß, wie es funktioniert. 

Ganz gleich, ob es sich um Sie selbst oder einen Finanzadministrator handelt: Stellen Sie sicher, dass die betreffende Person den gesamten Prozess versteht, weiß, was die Gesetze vorschreiben, und bei Bedarf Unterstützung durch eine Vertretung hat. Vielleicht wäre eine Zertifizierung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung hilfreich.

12. Haben Sie einen Notfallplan

Was ist der Plan, wenn die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständige Person ausfällt oder Ihr System nicht funktioniert? Erstellen Sie einen einfachen Notfallplan, damit jemand anderes die Abrechnung durchführen kann und die Mitarbeiter weiterhin pünktlich bezahlt werden – hektische Aktionen sind dann nicht erforderlich.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung für Kleinunternehmen

Was sind die typischen Abrechnungszyklen?

Übliche Abrechnungszyklen beziehen sich darauf, wie häufig ein Unternehmen die Löhne seiner Mitarbeiter berechnet und auszahlt.

Die Wahl des Abrechnungszyklus kann sich auf Ihren Cashflow und die Budgetplanung der Mitarbeiter auswirken.

Hier sind die gängigsten Arten:

1. 1. Wöchentliche Abrechnung: Mitarbeiter werden einmal pro Woche bezahlt, häufig an einem bestimmten Wochentag wie Freitag. Dies ergibt 52 Abrechnungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Zweiwöchentliche Abrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlt, was normalerweise 26 Abrechnungszeiträume pro Jahr ergibt.

1. 1. Halbmonatliche Abrechnung: Mitarbeiter werden zweimal im Monat bezahlt, in der Regel am 1. und 15. oder am 15. und am letzten Tag des Monats. Dies ergibt 24 Abrechnungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Monatliche Abrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeiter einmal im Monat bezahlt, was 12 Abrechnungszeiträume pro Jahr ergibt.

Die Wahl des Abrechnungszyklus kann von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter die Art der Belegschaft (Angestellte mit Festgehalt oder auf Stundenbasis bezahlte Mitarbeiter), die Verwaltungskapazität, Überlegungen zum Cashflow und die Präferenzen der Mitarbeiter.

Darüber hinaus können in einigen Regionen oder Ländern gesetzliche Anforderungen oder übliche Praktiken bestehen, die die Wahl des Abrechnungszyklus beeinflussen.

Welche Lohnabrechnungsdokumente sind erforderlich?

Hier ist eine Liste der Dokumente, die Sie für die Lohnabrechnung benötigen:

• • Formular 940: Ein jährliches Bundessteuerformular, das Arbeitgeber einreichen müssen, wenn sie in einem Kalenderquartal Löhne in Höhe von $1,500 oder mehr gezahlt haben. Es wird verwendet, um die jährliche Steuerschuld des Arbeitgebers nach dem Gesetz über die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu melden.

• • Formular 941: Ein Formular, das Arbeitgeber vierteljährlich einreichen müssen, um anzugeben, wie viel Lohnsteuer sie im jeweiligen Quartal von allen ihren Mitarbeitern einbehalten haben. Es ist für die meisten Kleinunternehmen erforderlich, die Bundesertragsteuern und FICA-Steuern von den Gehaltszahlungen ihrer Mitarbeiter einbehalten.

• • Formular 944: Ein Formular, das Unternehmen einreichen müssen, wenn ihre jährliche Steuerschuld für die Sozialversicherungssteuer, Medicare-Steuer und Bundesertragsteuer $1,000 oder weniger beträgt.

• • Formular W-4: Dieses auch als Bescheinigung des Steuerabzugs für Arbeitnehmer bekannte Formular wird von Mitarbeitern bei ihrer Einstellung ausgefüllt. Damit teilen sie ihrem Arbeitgeber mit, wie viel Steuer dieser von ihren Gehaltszahlungen einbehalten soll.

• • Formular 1095-C: Ein Formular zum Angebot und zur Abdeckung einer vom Arbeitgeber bereitgestellten Krankenversicherung, das anwendbare Großarbeitgeber einreichen müssen. Es enthält Informationen über den Krankenversicherungsschutz des Mitarbeiters, einschließlich der Kosten und der abgedeckten Monate.

• • Formular 1096: Ein Formular, das von den Auszahlenden verwendet wird, um die beim IRS eingereichten Formulare 1099-INT zusammenzufassen. Es ist nur erforderlich, wenn die Formulare 1099-INT in Papierform eingereicht werden.

• • Formular 1099: Ein Steuerdokument, das alle Einkünfte aufführt, die außerhalb des von einem Arbeitgeber gezahlten Gehalts erzielt wurden. Es ist für Selbstständige oder Personen erforderlich, die nebenbei einer zusätzlichen Tätigkeit nachgehen.

Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?

Eine effektive Lohnabrechnungsverwaltung ist nicht einfach nur eine weitere Verwaltungsaufgabe. Sie ist aus fünf wichtigen Gründen ein entscheidender Bestandteil der Ausrichtung auf übergeordnete Geschäftsziele:

1. 1. Finanzielle Stabilität und Budgetverwaltung: Eine genaue und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung stellt sicher, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben des Unternehmens (Gehälter und Zusatzleistungen der Mitarbeiter) korrekt budgetiert und verwaltet wird. Diese finanzielle Stabilität ist entscheidend für die langfristige Planung und Investitionen und wirkt sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens aus, seine strategischen Ziele zu erreichen.

1. 1. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Eine pünktliche und genaue Lohnabrechnung trägt erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Zufriedene Mitarbeiter sind engagierter, produktiver und loyaler, was für das Erreichen von Geschäftszielen im Zusammenhang mit Personalstabilität, Arbeitsqualität und dem Ruf des Unternehmens unerlässlich ist.

1. 1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnungsverwaltung gewährleistet die Einhaltung von Steuergesetzen und arbeitsrechtlichen Vorschriften. Diese Einhaltung ist entscheidend, um rechtliche Sanktionen zu vermeiden und ein positives Unternehmensimage zu bewahren, was wiederum übergeordnete Geschäftsziele wie die Glaubwürdigkeit am Markt und die operative Kontinuität unterstützt.

1. 1. Ressourcenzuweisung: Durch die Optimierung der Lohnabrechnungsprozesse können Ressourcen (sowohl Zeit als auch Geld) effektiver anderen strategischen Geschäftsbereichen zugewiesen werden, etwa Wachstumsinitiativen, Innovationen und der Markterweiterung.

1. 1. Datengestützte Entscheidungen: Effiziente Lohnabrechnungssysteme liefern häufig wertvolle Daten zu Arbeitskosten und Trends. Diese können strategische Entscheidungen in Bereichen wie Personalbesetzung, Budgetierung und Vergütungsstrategien unterstützen und eng an den allgemeinen Geschäftszielen des Unternehmens ausgerichtet werden.

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Eine reibungslose Lohnabrechnung erreichen

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Als Inhaber eines kleinen Unternehmens können sich die technischen Details der Lohnabrechnung wie eine große Herausforderung anfühlen. Doch sobald Sie Ihre lokalen Steuervorschriften kennen und Ihre Formulare und Prozesse geordnet haben, wird vieles leichter.

Hier sind einige wichtige Erkenntnisse:

• Es ist wichtig, bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung zu befolgen, damit Ihr Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden und die Anforderungen der Regierung erfüllt.
• Wenn Sie Lohnabrechnungssoftware für Ihr kleines Unternehmen auswählen, sollten Sie unbedingt Bewertungen lesen und die Vor- und Nachteile beachten, damit Sie die passende Software für Ihr Unternehmen auswählen können.
• Unabhängig davon, ob Sie die Lohnabrechnung intern durchführen oder auslagern, haben beide Optionen ihre Vorteile. Dies ist eine persönliche Entscheidung, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt wird.

Wenn Sie auf HR-Themen stoßen, bei denen Sie sich nicht sicher sind, oder neue Richtlinien benötigen, bei denen Sie Unterstützung brauchen, abonnieren Sie den Newsletter von People Managing People. Wir halten Sie mit aktuellen Artikeln, Leitfäden, Podcasts, Tool-Bewertungen und exklusiven Produktangeboten auf dem Laufenden.

Sie können sich auch unseren Leitfaden zum Thema Outsourcing von HR ansehen, um herauszufinden, welche anderen HR-Funktionen von einer Auslagerung profitieren könnten.