Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mit der Zunahme der Arbeit im Homeoffice ist auch die Nutzung von Software zur Mitarbeiterüberwachung gestiegen.
Mitarbeiterüberwachung zielt darauf ab, durch das Sammeln von Daten ein Gefühl der Kontrolle über die Mitglieder einer Unternehmensorganisation zu vermitteln. Unternehmen können eine Lösung zur Mitarbeiterüberwachung einsetzen, um die Produktivität, Effizienz oder Mitarbeiterbindung zu verbessern. Sie sollten jedoch die Bedeutung von Vertrauen nicht unterschätzen.
Ich arbeite seit mehr als 20 Jahren im IT-Sektor und habe sowohl Unternehmenskulturen mit umfassender Überwachung als auch solche mit einem hohen Maß an Vertrauen erlebt. In diesem Artikel werden die am häufigsten verwendeten Methoden der Mitarbeiterüberwachung beschrieben und eine unternehmerische Denkweise vorgestellt, mit der sich diese effektiv zur Verbesserung der Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterbindung einsetzen lässt.
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Was ist Mitarbeiterüberwachung?
Mitarbeiterüberwachung kann jeden Prozess umfassen, der mit dem Sammeln von Informationen über die Aktivitäten von Mitarbeitern verbunden ist.
Die Aktivitäten können alles umfassen, was der Mitarbeiter ausführt. Zum Beispiel:
- Internetverkehr (besuchte Websites, Aktivitäten in sozialen Netzwerken)
- Geolokalisierung (GPS-Positionsdaten)
- Gesundheitsdaten (medizinische Untersuchungen, Geräte zur Aufzeichnung von Fitnessdaten)
- Nutzung von Anwendungen (welche Anwendungen der Mitarbeiter verwendet und wie lange)
Welche Arten der Mitarbeiterüberwachung gibt es?
Obwohl die Technologie die Büchse der Pandora für eine enorme Bandbreite an Optionen und Preisen geöffnet hat, umfassen alle Methoden drei grundlegende Elemente:
1 - Überwachen (meist mit Echtzeitüberwachung und Integrationen mit Software von Drittanbietern)
2 - Berichten (einschließlich Push- und E-Mail-Benachrichtigungen oder individuell angepasster Berichte)
3 - Keine Unterbrechung der beiden vorherigen Schritte zulassen.
Internetüberwachung (Websites, E-Mail-Überwachung und soziale Medien)
Das Internet steht derzeit im Mittelpunkt der Mitarbeiterüberwachung. Berichte können alles umfassen, vom Browserverlauf bis hin zu Zeiterfassungen, aus denen hervorgeht, wie viel Zeit in sozialen Medien verbracht wird.
E-Mails werden aufgrund ihrer im Vergleich zu moderneren Kommunikationstools geringen Produktivität und Effizienz langsam zu einem altmodischen Kommunikationsmittel.
Sie werden jedoch weiterhin genutzt, und viele Organisationen verlassen sich auf Software zur E-Mail-Überwachung, um sie zu überwachen. Die aus den E-Mails von Mitarbeitern erfassten Daten umfassen typischerweise den Nachrichtentext, den Betreff und die Empfänger der Nachrichten.
Überwachung des Betriebssystems
Die meisten Softwarelösungen zur Mitarbeiterüberwachung erfassen die Computeraktivitäten auf dem Computer des Mitarbeiters, einschließlich der ausgeführten Programme und der jeweiligen Nutzungsdauer. Häufig wird auch die Leerlaufzeit des Computers aufgezeichnet.
Einige Überwachungssoftwarelösungen können außerdem mithilfe von Webkamera-Aufnahmen einen Zeitraffer erstellen oder automatisch Bildschirmaufnahmen anfertigen.
Computerüberwachung durch den Einsatz von Tastenaufzeichnungsprogrammen
Die Aufzeichnung von Tastenanschlägen ist eine Methode, die alles registriert, was ein Benutzer eingibt, und außerdem Bildschirmaufnahmen anfertigen kann.
Diese Methode birgt erhebliche Risiken in Bezug auf die Privatsphäre der Mitarbeiter und Datenschutzverletzungen. Der Grund dafür ist, dass heutzutage fast jede Überwachungssoftware online gehostet wird. Bei dieser Methode werden daher sämtliche Daten – von Kreditkartennummern bis hin zu Geschäftsgeheimnissen – erfasst und über ein Netzwerk übertragen.
Organisationen, die Überwachungsdaten innerhalb ihrer eigenen Infrastruktur aufbewahren müssen, können stattdessen lokal installierte Software zur Mitarbeiterüberwachung verwenden.
Überwachung von Telefonaten und Chats
Einige Überwachungssoftwarelösungen ermöglichen die Aufzeichnung von Telefongesprächen und die Überwachung von Sofortnachrichten während der Arbeitszeit, um die Daten später zur Analyse abzurufen.
Standortverfolgung
Unternehmen können GPS-Ortung einsetzen, um Autos zu verfolgen und Laptops sowie mobile Geräte während des Arbeitstags eines Mitarbeiters zu orten.
Videoüberwachung
Viele Unternehmen integrieren Aufnahmen von Videokameras, um die Anwesenheit und Handlungen von Mitarbeitern während ihrer Arbeitszeit zu überwachen.
Vorteile der Mitarbeiterüberwachung in einer vertrauensgeprägten Umgebung
Es gibt mehrere wichtige Vorteile von Software zur Mitarbeiterüberwachung:
- Sie können die gesammelten Daten nutzen, um Mitarbeitern zu helfen, die Schwierigkeiten haben, ihre Arbeit zu erledigen, und zu entscheiden, welche Art von Schulung für jedes Team benötigt wird.
- Es ist außerdem eine hervorragende Gelegenheit, Feedback zu geben und darüber zu sprechen, wie jeder Mitarbeiter seine Fähigkeiten stärken und seine Karriere planen kann, um diese bestmöglich einzusetzen.
- Sie können die Berichte auch nutzen, um realistischere Ziele und Erwartungen für Teams festzulegen und ihnen dabei zu helfen, sich zu verbessern, indem sie jeweils einen Meilenstein nach dem anderen erreichen.
- Offene Diskussionen über die Daten zeigen, dass Ihnen die Mitarbeiter wichtig sind, und steigern das Engagement und die Zufriedenheit des Teams.
Überlegungen bei der Einführung einer Mitarbeiterüberwachung
Die unten aufgeführten Risiken im Zusammenhang mit der Mitarbeiterüberwachung müssen durch eine sorgfältig ausgearbeitete Überwachungsrichtlinie minimiert werden.
Datenschutz
Die Einführung eines Systems zur Mitarbeiterüberwachung bringt mehrere Datenschutzprobleme mit sich.
Es besteht ein hohes Risiko, dass Unternehmens- oder personenbezogene Daten durch einen Cybersicherheitsvorfall oder Schadsoftware wie einen Trojaner oder Computervirus offengelegt werden.
Leider kann keine Lösung garantieren, dass die gesammelten Daten zu 100 % sicher sind.
Mitarbeiterengagement
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht vertrauen, warum sollten sie Ihnen vertrauen?
Und warum sollten sie sich für ihre Arbeit interessieren, wenn sie dem Unternehmen, für das sie arbeiten, nicht vertrauen?
Daher ist es entscheidend, zu berücksichtigen, wie Sie das Thema gegenüber den Mitarbeitern ansprechen, um die Arbeitsmoral nicht zu beeinträchtigen.
Zunahme von Stress
Manche Menschen neigen dazu, ihren Einfluss und ihre Kontrolle über andere ganz natürlich auszuüben, wenn ihnen Macht verliehen wird.
Wenn sie über Tools zur Mitarbeiterüberwachung und andere Personal-Apps verfügen, fällt es ihnen wesentlich leichter, Mitarbeitern gegenüber übergriffig zu werden.
Wenn Menschen außerdem wissen, dass das Unternehmen, für das sie arbeiten, sie überwacht, steigt ihr Stresspegel und das Risiko eines Burn-outs nimmt zu.
Rechtliche Fragen
Nach Angaben der Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM), die bessere Arbeitsplätze schaffen möchte, sollten Sie rechtlichen Rat einholen, bevor Sie ein Programm zur Überwachung am Arbeitsplatz einrichten.
In den USA müssen Sie beispielsweise Bundes- und einzelstaatliche Gesetze einhalten, und jeder Fall ist anders.
Bei der Überwachung von Telefongesprächen müssen Sie außerdem das Gesetz zum Schutz der Privatsphäre elektronischer Kommunikation (ECPA) einhalten.
In der EU besteht ein Recht auf Privatsphäre am Arbeitsplatz. Arbeitgeber müssen die Zustimmung der Mitarbeiter zur Erhebung personenbezogener Daten einholen und angeben, wie und warum sie diese erheben.
Sie müssen außerdem bestimmte Datenschutzgesetze einhalten. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt strenge Anforderungen an die Speicherung und Übertragung sensibler Informationen.
Hier sind einige Punkte, über die Sie nachdenken sollten:
- Welche Methoden darf ich zur Aktivitätsüberwachung einsetzen?
- Wann ist eine Überwachung zulässig und an welchem Ort?
- Muss ich die Zustimmung der Mitarbeiter einholen oder sie lediglich informieren?
Wie Sie als Führungskraft mit Teammitgliedern über Mitarbeiterüberwachung sprechen
Es ist wichtig, sich etwas Zeit zu nehmen, um anhand der folgenden Fragen über die tatsächlichen Gründe nachzudenken, die Sie zu dieser Denkweise führen.
- Welche Ausreden finde ich, um das Mikromanagement dieses Mitarbeiters zu rechtfertigen? Denke ich beispielsweise, dass ich die einzige Person bin, die diese Aufgabe abgeben kann?
- Warum kann ich das große Ganze nicht sehen? Als Führungskraft ist es entscheidend, die Details dem Team zu überlassen und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.
- Wie kann ich diesem Mitarbeiter helfen, Fortschritte zu machen? Wann hat er oder sie zuletzt darüber berichtet? Gibt es vergangene Ereignisse, die Sie an seinen oder ihren Fähigkeiten zweifeln oder ihm oder ihr nicht vertrauen lassen könnten?
- Wie kann ich Software zur Aktivitätsüberwachung positiv einsetzen? Glauben Sie, dass Anwesenheit wichtiger ist als Leistung? Wie würden Sie sich als Mitarbeiter fühlen, wenn Ihr Unternehmen beschließen würde, Ihre Aktivitäten zu überwachen? Welche Methoden würde ich in Betracht ziehen und welche nicht?
Effektive Plattformen für das Fallmanagement im Personalwesen stellen sicher, dass Bedenken der Mitarbeiter hinsichtlich Überwachungspraktiken fair und transparent berücksichtigt werden.
Die perfekte unternehmerische Denkweise für die Mitarbeiterüberwachung
Wenn Sie bei der Mitarbeiterüberwachung herausragende Ergebnisse erzielen möchten, investieren Sie Ihre Ressourcen in den Aufbau einer Unternehmenskultur mit hohem Vertrauen, in der sich Mitarbeiter:
- als Fachkräfte respektiert fühlen
- Führungskräfte statt Vorgesetzte haben
- in der die Unternehmenskultur grundsätzlich fair ist
- in der clever ausgearbeitete Überwachungsrichtlinien vorhanden sind.
So schaffen Sie ein Umfeld mit hohem Vertrauen
Seit mehr als 30 Jahren untersucht Great Place to Work die Beziehung zwischen einer Kultur mit hohem Vertrauen und dem Gesamterfolg eines Unternehmens.
2016 veröffentlichten sie den Bericht „Die wirtschaftliche Bedeutung einer Kultur mit hohem Vertrauen“, der eine wichtige Erkenntnis enthielt:
Unternehmen mit vertrauensbasierten Kulturen schneiden an den Aktienmärkten besser ab, weisen eine deutlich geringere Fluktuation auf, sind kreativer und haben engagiertere und produktivere Mitarbeiter. Außerdem zeigen sie ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit.
Laut GPW hat es außerdem noch kein Unternehmen ohne eine Kultur mit hohem Vertrauen auf die Liste „Die 100 besten Unternehmen der Fortune, für die man arbeiten kann“ geschafft.
Eine Studie der London School of Economics (LSE) aus dem Jahr 2020 ergab, dass „Führungskräfte und Manager zunehmend lernen müssen, dass Vertrauen für die Leistung, das Engagement, die Bindung und die langfristige Zugehörigkeit produktiver Mitarbeiter von zentraler Bedeutung ist.“
Doist, ein Softwareunternehmen für Produktivität, das die Zukunft der Arbeit neu definiert, verfolgt einen interessanten Ansatz zur Bewältigung dieser Herausforderung.
Zunächst stellen sie die richtigen Mitarbeiter ein, indem sie nach leicht erkennbaren Eigenschaften suchen, die darauf hindeuten, dass jemand vertrauenswürdig ist.
Sie werden keine Stellenanzeigen mit unrealistischen Anforderungen wie Multitasking und ständiger Verfügbarkeit rund um die Uhr sehen.
Das Auswahlverfahren ist so transparent wie möglich gestaltet, mit regelmäßigem Feedback sowohl von den Bewerbern als auch vom Unternehmen.
Nachdem sie sich für die Einstellung des Bewerbers entschieden haben, bauen sie vom ersten Tag an Vertrauen auf, indem sie einen strukturierten Einarbeitungsprozess durchführen, der Folgendes umfasst:
- Jemanden aus dem Team einzuladen, Mentor des neuen Mitarbeiters zu werden. Außerdem stellen sie sicher, dass diese Person in ihrem Kalender Zeit reserviert, um im ersten Monat für alle Fragen zur Verfügung zu stehen.
- Häufig zu kommunizieren und bei der Abgabe von Feedback immer ehrlich zu sein.
- Neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an echte Möglichkeiten zu geben, zum Unternehmen beizutragen.
- Klare Erwartungen an die Ergebnisse ihrer Arbeit und an alle Leistungsindikatoren festzulegen, anhand derer ihre Arbeit bewertet wird.
- Ungezwungene Gesprächsmomente zu schaffen, in denen neue Mitarbeiter sich mit Kollegen austauschen und einander besser kennenlernen können.
Nach einigen Wochen stärken sie das Vertrauen weiter, indem sie neuen Teammitgliedern Eigenverantwortung bei der Erledigung ihrer Arbeit übertragen.
Eine daraus gewonnene Erkenntnis ist, dass Führungskräfte beherrschen müssen, wie sie Aufgaben an andere delegieren, um Vertrauen aufzubauen; sie müssen ihren Impuls zum Mikromanagement gegen Führungskompetenzen eintauschen.
Keine leichte Aufgabe, aber sie zahlt sich mit einem überraschenden Ergebnis aus:
Mitarbeiter werden automatisch mit höherer Produktivität auf diese Denkweise reagieren und sich verantwortlich sowie motiviert fühlen.
Abschließende Gedanken
Sie sollten die Mitarbeiterüberwachung in einem Umfeld mit hohem Vertrauen einsetzen, um die positiven Auswirkungen auf die Leistung, Effizienz und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.
Denken Sie daran: Der zentrale Punkt ist der Aufbau einer Unternehmenskultur mit hohem Vertrauen.
Stellen Sie die richtigen Mitarbeiter ein, sorgen Sie für einen sorgfältig ausgearbeiteten Einarbeitungsprozess und geben Sie den Mitarbeitern die nötige Eigenverantwortung, um ihre Arbeit zu erledigen.
Es ist entscheidend, dass sich die Führung darum kümmert, Hindernisse für den Arbeitsablauf zu beseitigen und gleichzeitig das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Die Mitarbeiterüberwachung kann ein hervorragendes Instrument sein, um dieses Ziel zu erreichen.
Sobald Sie gemeinsam eine Kultur des großen Vertrauens und die richtigen Werkzeuge etabliert haben, wird der organisationale Erfolg folgen.
Als Hilfestellung finden Sie hier unsere Auswahl der besten Software zur Mitarbeiterüberwachung auf dem heutigen Markt.
Weiterführende Lektüre: Beste Software zur Produktivitätsüberwachung für hybride Teams
