11 Möglichkeiten, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen nutzen kann
Zu den Vorteilen eines HRIS gehören die Automatisierung wiederkehrender HR-Aufgaben, der Zugriff der Mitarbeitenden auf Self-Service-Funktionen und die Unterstützung dabei, bei Compliance-Anforderungen auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Durch die Optimierung dieser Prozesse spart ein HRIS Zeit, reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und hilft der gesamten Organisation, effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel zeige ich dir genau, wie ein HRIS deinen HR-Workflow vereinfachen und einen hohen Mehrwert für dein Team und dein Unternehmen schaffen kann.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Human-Resource-Informationssystem) ist eine Art von HR-Software, die Daten zu Mitarbeitenden und zur Organisation speichert und zahlreiche Funktionen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Zusatzleistungen kombiniert, damit HR-Fachkräfte auf jeder Ebene ihre Aufgaben effektiver erledigen können.
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Im Grunde geht es darum, die Möglichkeiten der Technologie zu nutzen, um die Zahnräder der Organisationsmaschine zu schmieren und eine zufriedenere und produktivere Belegschaft zu schaffen.
11 Vorteile eines HRIS
Von der Organisation von Mitarbeiterinformationen über die Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Erkenntnissen mithilfe von HR-Daten kann die richtige HRIS-Plattform deine Organisation grundlegend verändern.
Vorteile für HR-Abteilungen
Viele der Vorteile von HRIS-Software zeigen sich in der HR-Abteilung, da Zeit und Ressourcen für den erfüllenden Teil der Arbeit frei werden: die Entwicklung von Talenten.
Effizienz und Zeitersparnis
Ein HRIS reduziert wiederkehrende Verwaltungsarbeit, indem es Aufgaben wie die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Urlaubsverwaltung automatisiert.
So können Mitarbeitende beispielsweise über ein Selbstbedienungsportal Anträge auf Abwesenheit einreichen. Dort prüfen Führungskräfte die Genehmigungen, während die HR-Abteilung Urlaubssalden verfolgt, ohne E-Mails oder Tabellen jonglieren zu müssen. Einige Systeme nutzen außerdem HR-Chatbots, um Routinefragen zu beantworten.
Dadurch können sich HR-Fachkräfte auf die Personalgewinnung, die Mitarbeiterentwicklung und andere strategische Prioritäten konzentrieren.
Verbesserte Compliance
Eine wichtige Funktion eines HRIS besteht darin, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zu unterstützen, indem aktuelle Informationen und automatisierte Erinnerungen an wichtige Compliance-Fristen und -Anforderungen bereitgestellt werden.
Berichte und Analysen
Ein System für HR-Berichte und -Analysen ermöglicht es HR-Teams, Berichte zu verschiedenen HR-Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Fluktuationsraten und demografischen Merkmalen zu erstellen und so datengestützte Entscheidungen zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation
Es verbessert die Kommunikation innerhalb der Organisation, indem es eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Richtlinienaktualisierungen und andere wichtige Informationen bereitstellt.
Vorteile für Mitarbeitende
Ein HRIS kann auch den Alltag deiner Mitarbeitenden erleichtern und ihnen das Gefühl geben, stärker eingebunden und verbunden zu sein.
Einfachere Einarbeitung
Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess schafft eine gute Grundlage für neue Mitarbeitende und trägt zu ihrem Erfolg und ihrer Bindung an das Unternehmen bei.
Als Funktion eines HRIS kann er eine Erweiterung des Bewerbermanagementsystems sein, das dabei geholfen hat, die Kandidatin oder den Kandidaten zu gewinnen.
Neue Mitarbeitende können sich im Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende anmelden, administrative Aufgaben erledigen, mit Schulungen beginnen und ein Gefühl für ihre Rolle und ihr neues Team entwickeln.
Mehr Eigenständigkeit
Über ein Selbstbedienungsportal können Mitarbeitende auf ihre persönlichen Daten, Arbeitszeiten, Urlaubsanträge, Zusatzleistungen und Vergünstigungen zugreifen und diese verwalten.
Es gibt weniger Möglichkeiten, dass Verwaltungsfehler die Bezahlung oder freie Zeit beeinträchtigen, und die Mitarbeitenden können außerdem von automatisierten Erinnerungen profitieren.
Stärkere Einbindung der Mitarbeitenden
Ein HRIS stärkt die Einbindung der Mitarbeitenden, indem es die Kommunikation optimiert, Rückmeldungen einholt und Entwicklungsmöglichkeiten personalisiert.
Zu diesen Funktionen gehören Anerkennung in Echtzeit, kurze Umfragen zur Stimmung und Selbstbedienungszugriff auf Ressourcen für Zusatzleistungen und berufliche Weiterentwicklung.
Durch datengestützte Erkenntnisse kann die HR-Abteilung Bedenken proaktiv ansprechen, die Arbeitsplatzkultur verbessern und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Organisatorische Vorteile
Natürlich ist letztlich die gesamte Organisation der Nutznießer eines HRIS (wie es auch sein sollte).
Kosteneinsparungen
Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Minimierung von Fehlern trägt ein HRIS dazu bei, Verwaltungskosten zu senken und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Ein HRIS ist außerdem kostengünstiger als andere Arten von HR-Managementsystemen, einschließlich HCM- und HRMS-Systemen, aber auch das einfachste (wenn Sie glauben, dass Sie ein System mit fortschrittlicheren Funktionen benötigen, lesen Sie unsere Übersicht zu HRIS-, HRMS- und HCM-Systemen, um Tipps für die richtige Wahl zu erhalten).
Bessere Entscheidungen im Talentmanagement
Ein HRIS verbessert Entscheidungen im Talentmanagement, indem es Echtzeiteinblicke in die Leistung, die Fähigkeiten und die Trends beim Engagement der Mitarbeitenden bietet.
Mithilfe zentralisierter Daten kann die Personalabteilung Mitarbeitende mit hohem Potenzial identifizieren, Entwicklungsbedarf verfolgen und die Personalplanung optimieren.
Darüber hinaus unterstützen prädiktive Analysen bei der Nachfolgeplanung und bei Strategien zur Mitarbeiterbindung und sorgen so für eine bessere Abstimmung zwischen Talenten und Geschäftszielen.
Zentralisierte Mitarbeiterdaten und verbesserte Genauigkeit
Ein HRIS führt Mitarbeiterdaten, Angaben zur Stelle, Vergütungsinformationen und Abwesenheitsdaten in einem zentralisierten System zusammen und reduziert so doppelte Einträge und verstreute Tabellen.
Durch die Pflege einheitlicher und aktueller Datensätze können HR-Teams Verwaltungsfehler minimieren, auf zuverlässige Informationen zugreifen und fundiertere Entscheidungen treffen.
Verbesserte Datensicherheit
Ein HRIS verbessert die Datensicherheit, indem es vertrauliche Mitarbeiterinformationen in einem sicheren, zugriffskontrollierten System mit Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen zentralisiert.
Der rollenbasierte Zugriff stellt sicher, dass nur autorisierte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen reduziert wird.
Darüber hinaus helfen Prüfprotokolle und Compliance-Funktionen dabei, Änderungen nachzuverfolgen, Anomalien zu erkennen und gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Funktionen eines Personalinformationssystems
HRIS-Systeme gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen und Größen, die für alle Organisationen geeignet sind. Hier sind einige der wichtigsten HRIS-Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank: Zentralisiertes Verzeichnis zur Speicherung aller mitarbeiterbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungs- und Tätigkeitsdetails sowie Vergütungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten, Anwesenheit, Urlaubsanträge und Abwesenheiten von Mitarbeitern, häufig integriert mit Zeiterfassungsgeräten oder biometrischen Systemen.
- Gehaltsabrechnungsverwaltung: Automatisierte Verarbeitung der Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen, Abzügen für Zusatzleistungen und der Verwaltung von Direktüberweisungen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Verwaltung von Mitarbeiterprogrammen für Zusatzleistungen, etwa Krankenversicherungen, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen, einschließlich Anmeldung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
- Personalbeschaffung und Bewerberverfolgung: Funktionen von Software zur Personalbeschaffung, die Sie bei der Verwaltung der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Prüfung von Bewerbungen, der Nachverfolgung von Kandidaten im Einstellungsprozess und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter unterstützen.
- Leistungsmanagement: Tools zum Festlegen von Leistungszielen, zur Durchführung von Leistungsbeurteilungen, zur Bereitstellung von Feedback und zur Nachverfolgung von Leistungskennzahlen der Mitarbeiter.
- Compliance-Management: Stellt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften sicher, einschließlich automatisierter Benachrichtigungen zu bevorstehenden Fristen und Berichtspflichten.
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeiter: Ermöglicht Mitarbeitern, über eine Selbstbedienungsoberfläche auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und Zusatzleistungen zu verwalten.
- Schulung und Entwicklung: Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterschulungsprogrammen, zur Nachverfolgung des Fortschritts, zur Planung von Kursen und zur Pflege von Zertifizierungen und Aufzeichnungen zur Kompetenzentwicklung.
So beginnen Sie mit einem HRIS
Vielleicht denken Sie jetzt, dass ein HRIS ziemlich nützlich sein könnte, oder Sie überlegen, wie Ihr aktuelles System verbessert werden kann.
Bei der großen Auswahl an verfügbaren Optionen ist es wichtig, die beste HRIS-Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.
Bei der Auswahl eines HRIS sollten HR-Fachleute auf die Benutzerfreundlichkeit, die enthaltenen Kernfunktionen, die Anpassbarkeit des Dienstes, die Integrationsfähigkeit der Lösung mit vorhandenen Altsystemen, die Skalierbarkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Ein guter Ausgangspunkt ist unser Leitfaden zu den besten HRIS-Systemen.
Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie die Erstellung einer HRIS-Ausschreibung in Betracht ziehen. So können Sie Ihre Anforderungen genauer festlegen und bessere Angebote von Anbietern einholen.
