So wählen Sie eine Software für Leistungsmanagement aus

1. Flexibilität der Tarife

Wählen Sie eine Software, bei der Sie Ihren Tarif problemlos höher- oder herabstufen können, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. So sind Sie nicht an die Bezahlung von Funktionen oder Modulen gebunden, die Sie nicht nutzen werden.

Prüfen Sie, ob der Anbieter monatlich kündbare Tarife anbietet oder langfristige Verträge verlangt, und erkundigen Sie sich nach Gebühren, die bei einer Änderung Ihres Tarifs anfallen. Testen Sie während einer Testphase, wie einfach sich Ihr Abonnement anpassen lässt. Flexibilität stellt sicher, dass Sie sich ohne unnötige Kosten oder Hindernisse an veränderte Anforderungen anpassen können.

2. Datenzugriff und Berichterstattung

Umfassende Leistungsdaten und Berichte sind unerlässlich, um die Leistung von Mitarbeitenden effektiv zu verfolgen. Achten Sie auf Anwendungen, die anpassbare Berichte, Echtzeitkennzahlen und einen einfachen Datenexport bieten.

Testen Sie während einer Demonstration, wie schnell Sie Berichte erstellen können und wie klar diese Erkenntnisse zur Verbesserung der Entscheidungsfindung darstellen. Zugängliche Berichte helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Trends zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.

3. Integration in Ihre technische Infrastruktur

Ihr Leistungsmanagementsystem sollte sich nahtlos mit den Werkzeugen verbinden lassen, die Sie bereits verwenden, etwa Ihrem HRIS, Ihrer Plattform für Mitarbeiterengagement oder Ihrem OKR-System.

Fragen Sie, ob der Anbieter APIs oder vorgefertigte Integrationen anbietet, und bitten Sie um Beispiele dafür, wie andere Kunden diese erfolgreich eingesetzt haben. Prüfen Sie während einer Testphase, ob Leistungsdaten reibungslos zwischen den Systemen übertragen werden. Eine gute Integration spart Zeit, reduziert die manuelle Dateneingabe und beseitigt doppelte Arbeit.

4. Einführung und Kundensupport

Ein reibungsloser Einführungsprozess und zuverlässiger Kundensupport erleichtern den Übergang zu einem neuen System erheblich. Achten Sie auf Anbieter, die praxisnahe Schulungen, umfassende Ressourcen und schnelle Unterstützung anbieten.

Fragen Sie nach dem Einführungsprozess des Anbieters und testen Sie die Reaktionszeit des Kundensupports mit einigen Fragen. Zuverlässiger Support stellt sicher, dass Ihr Team die neue Softwarelösung selbstbewusst und ohne unnötige Verzögerungen einsetzen kann.

5. Rollenbasierte Berechtigungen

Rollenbasierte Berechtigungen schützen sensible Daten und stellen gleichzeitig sicher, dass jedes Teammitglied auf die richtigen Werkzeuge zugreifen kann.

Prüfen Sie, ob Sie Berechtigungen auf Grundlage von Rollen zuweisen und anpassen können, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern. Sehen Sie sich während einer Demonstration an, wie Berechtigungen verwaltet werden. Starke Berechtigungskontrollen tragen dazu bei, Ihre Daten sicher und gesetzeskonform zu halten.

6. Branchenspezifische Regelkonformität

Jede Branche hat individuelle Anforderungen an die Regelkonformität. Daher ist es wichtig, eine Software auszuwählen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Fragen Sie Anbieter nach Zertifizierungen, Fallstudien oder Funktionen, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind. Überprüfen Sie während einer Testphase, ob sich die Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften einfach verwalten lassen und mit Ihren Verpflichtungen übereinstimmen. Dadurch wird das Risiko reduziert und sichergestellt, dass die Leistungsmanagementlösung Ihre regulatorischen Anforderungen unterstützt.

7. Anpassungsmöglichkeiten

Ihre Software sollte sich an Ihre Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Anpassbare Arbeitsabläufe, Dashboards und Funktionen sparen Zeit, reduzieren zeitaufwendige Arbeit und verbessern die Benutzererfahrung.

Fragen Sie, ob Sie mit dem System Bewertungszyklen, Formulare oder Dashboards anpassen können. Testen Sie während einer Demo, wie einfach sich die Software an den Leistungsbewertungsprozess Ihres Teams anpassen lässt. Durch die Anpassbarkeit fühlt sich die Plattform wie eine natürliche Erweiterung Ihrer bestehenden Prozesse an.

8. Automatisierungsfunktionen

Automatisierung spart Zeit, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie die Planung von Bewertungszyklen und das Versenden von Erinnerungsbenachrichtigungen übernimmt. 

Achten Sie auf Software, die Leistungsbewertungen automatisiert und kontinuierliche Feedbackzyklen unterstützt. Sie sollten außerdem prüfen, ob sich automatische Benachrichtigungen für wichtige Leistungskennzahlen einrichten lassen. 

Einige KI-Tools für das Leistungsmanagement können sogar Erkenntnisse und Empfehlungen zur Leistung einzelner Personen und von Teams liefern.

Testen Sie während eines Testzeitraums die Automatisierungsfunktionen, um zu sehen, wie gut sie Ihre Leistungsmanagementprozesse effizienter gestalten. So erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie viel Zeit die Software für andere strategische Aufgaben freisetzen kann.

9. Unterstützung für mobile Nutzung oder mehrere Standorte

Für mobil oder dezentral arbeitende Teams ist die mobile Nutzung unverzichtbar. Ihr Team sollte jederzeit und überall auf das System zugreifen können.

Achten Sie auf eine responsive mobile App oder Webversion und testen Sie, ob alle wichtigen Funktionen unterwegs verfügbar sind. Ein zuverlässiger mobiler Zugriff stellt sicher, dass sich Mitarbeitende und Führungskräfte unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an den Leistungsprozessen beteiligen können.

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10. Mitarbeitererfahrung und Benutzerfreundlichkeit

Selbst die leistungsstärkste Software wird keinen Erfolg haben, wenn Ihr Team sie als schwierig oder frustrierend empfindet. Eine positive Mitarbeitererfahrung sorgt für höhere Nutzungsraten und eine konsequentere Verwendung des Systems.

Achten Sie auf intuitive Dashboards, eine klare Navigation und benutzerfreundliche Arbeitsabläufe. Fragen Sie, ob der Anbieter rollenbasierte Ansichten anbietet, sodass Führungskräfte, Mitarbeitende und die Personalabteilung jeweils auf eine für sie sinnvolle Weise mit dem System interagieren können.

Überlegen Sie während einer Demo, wie schnell Sie gängige Aufgaben erledigen können – etwa Feedback geben, Ziele festlegen oder eine Leistungsbewertung durchführen. Wenn die Nutzung kompliziert wirkt, könnte sich Ihr Team dagegen sträuben, wodurch der Wert Ihrer Investition sinkt.

Im Wesentlichen sollte die richtige Leistungsmanagementsoftware mehr leisten, als nur Kästchen abzuhaken – sie sollte Ihr Team stärken, Arbeitsabläufe vereinfachen und langfristiges Wachstum unterstützen. 

Wenn Sie sich bei der Auswahl auf diese 10 Faktoren konzentrieren, sind Sie besser gerüstet, eine Leistungsmanagementplattform auszuwählen, die heute zu Ihrer Organisation passt und sich weiterentwickelt, wenn sich Ihre Anforderungen verändern.

So wählen Sie Leistungsmanagementsoftware aus: Ein Rahmenwerk in 5 Schritten

Die Auswahl der richtigen Software für das Leistungsmanagement kann überwältigend wirken, aber wenn man sie in Schritte unterteilt, wird sie überschaubar. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihr Team wirklich wichtig ist, und lassen Sie sich nicht von unnötigen Funktionen ablenken. 

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei einer fundierten Entscheidung hilft:

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf

Definieren Sie zunächst die Bedürfnisse Ihres Teams, um sicherzustellen, dass Sie eine Software auswählen, die es wirklich unterstützt:

Sammeln Sie Rückmeldungen der Beteiligten

Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Finanzabteilung, Führungskräfte, IT und Mitarbeitende ein, um vielfältige Einblicke zu gewinnen. Führen Sie Besprechungen oder Umfragen durch, um ihre spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse zu verstehen. Diese gesammelten Rückmeldungen vermitteln ein umfassendes Bild davon, was die Software leisten muss. Indem Sie alle einbeziehen, schaffen Sie Akzeptanz und stellen sicher, dass die Lösung zur Kultur Ihres Teams passt.

Schmerzpunkte auflisten und priorisieren

Ermitteln und priorisieren Sie die Schmerzpunkte oder Hindernisse in Ihrem aktuellen System. Erstellen Sie eine Liste von Problemen wie ineffizienten Prozessen, fehlenden Integrationen oder einer schlechten Benutzererfahrung. Ordnen Sie sie nach ihrer Auswirkung und Häufigkeit. So können Sie sich zunächst auf die dringendsten Probleme konzentrieren und sicherstellen, dass die neue Software einen echten Mehrwert bietet.

Mit internen Richtlinien abstimmen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien, Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmen. Stimmen Sie sich mit den IT- und Compliance-Teams ab, um Konflikte zu vermeiden. Diese Abstimmung gewährleistet eine reibungslose Implementierung und verringert das Risiko von Compliance-Problemen. Außerdem hilft sie dabei, Ihre Auswahl an Anbietern einzugrenzen.

Unverzichtbare Funktionen unterscheiden

Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen. Unverzichtbare Funktionen sind für den täglichen Betrieb Ihres Teams essenziell, während wünschenswerte Funktionen zusätzlichen Nutzen bieten, aber nicht notwendig sind. Erstellen Sie eine Checkliste, anhand derer Sie Softwareanbieter nach diesen Kriterien bewerten. So bleiben Sie auf Lösungen konzentriert, die Ihre Kernanforderungen erfüllen, ohne sich von unnötigen Extras ablenken zu lassen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
• Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
• Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
• Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
• Wie stimmt die Software mit unseren Sicherheitsprotokollen überein?

Schritt 2: Recherchieren Sie Anbieter von Software für das Leistungsmanagement

Recherchieren und vergleichen Sie Anbieter, um die beste Lösung für Ihr Team zu finden:

Führen Sie eine erste Anbieterauswahl durch

Beginnen Sie mit einer ersten Recherche mithilfe von Bewertungsportalen, Ranglisten und Fallstudien. Wenn Leistungsbeurteilungen zu Ihren wichtigsten Anforderungen gehören, vergleichen Sie Softwareoptionen zur Mitarbeiterbewertung, um Ihre Suche auf Lösungen einzugrenzen, die auf strukturierten Beurteilungen und Rückmeldungen basieren. Achten Sie auf wiederkehrende Muster in Rückmeldungen und Bewertungen. Berücksichtigen Sie insbesondere Anbieter, die häufig in Erfolgsgeschichten genannt werden. So können Sie seriöse Optionen identifizieren und Einblicke in die Leistung unter realen Bedingungen gewinnen.

Vergleichen Sie anhand der Unternehmensgröße

Bewerten Sie die Lösungen anhand Ihrer Unternehmensgröße, der erforderlichen Integrationen und der Frage, ob Sie Modelle auslagern oder intern entwickeln möchten. Kleinere Teams benötigen möglicherweise einfachere Lösungen, während größere Organisationen umfassendere Funktionen brauchen. Prüfen Sie, ob sich die Software in Ihre bestehende Technologieumgebung integrieren lässt, damit die Lösung mit Ihrem Wachstum skalieren kann.

Ermitteln Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale

Konzentrieren Sie sich auf wichtige Unterscheidungsmerkmale wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzererfahrung oder Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Achten Sie auf Anbieter, die umfassende Unterstützung bei der Einführung und intuitive Benutzeroberflächen anbieten. Prüfen Sie, ob sie anpassbare Funktionen für besondere Anforderungen bereitstellen. Diese Faktoren können die Akzeptanz und Zufriedenheit der Nutzer erheblich beeinflussen.

Dokumentieren Sie die Ergebnisse

Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Recherche strukturiert fest. Erstellen Sie eine Tabelle oder ein Dokument, um Funktionen, Preise und Unterstützungsoptionen zu vergleichen. Führen Sie für jeden Anbieter die Vor- und Nachteile auf. Diese Dokumentation hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, und dient als Referenz für künftige Bewertungen.

Stellen Sie diese Fragen:

• Was kann jede Lösung am besten?
• Passt sie zur Größe, zum Budget und zum Technologiestapel Ihres Teams?
• Welche Unterstützung und welche Dokumentation sind verfügbar?
• Wie bewerten die Nutzer ihre Erfahrungen mit der Lösung?
• Welche einzigartigen Funktionen heben sie von den Wettbewerbern ab?

Top-Tools für das Leistungsmanagement, die Sie in Betracht ziehen sollten

Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren Softwareoptionen für das Leistungsmanagement, die Ihnen den Einstieg in Ihre Suche erleichtern soll:

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1. 1. Deel HR — Am besten für kontinuierliches 1:1-Performance-Feedback
2. 2. Rippling — Am besten für leistungsbezogene Vergütungskalibrierung
3. 3. Performance Pro — Am besten geeignet für die Bewertung individueller Kompetenzen
4. 4. PerformYard — Am besten geeignet für individuell anpassbare Leistungsbeurteilungsprozesse
5. 5. Mitratech Perform — Am besten für Organisationen jeder Größe geeignet
6. 6. Engagedly — Am besten geeignet für anpassbare Mitarbeiterentwicklungspläne
7. 7. Primalogik — Am besten für skalierbare Bewertungsprozesse
8. 8. Betterworks — Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Zielsetzung in Unternehmen
9. 9. Teamflect — Am besten geeignet für Leistungsmanagement in Teams
10. 10. Factorial — Am besten für die Automatisierung von HR-Prozessen in KMU geeignet

Schritt 3: Erstellen Sie eine Auswahlliste für Software zum Leistungsmanagement und nehmen Sie Kontakt auf

Grenzen Sie Ihre Anbieteroptionen ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern:

Anbieter in die engere Auswahl nehmen

Grenzen Sie Ihre Optionen auf Grundlage Ihrer Recherche auf 2–4 Anbieter ein. Wählen Sie diejenigen aus, die am besten zu den Anforderungen und zum Budget Ihres Teams passen. Wenn die Kosten Priorität haben, beziehen Sie kostenlose Software für das Leistungsmanagement in Ihren Vergleich ein. Berücksichtigen Sie Faktoren wie den Funktionsumfang, den Ruf und das Nutzerfeedback. Diese fokussierte Auswahlliste hilft Ihnen, jede Option genauer zu prüfen, ohne den Überblick zu verlieren.

Eine RFI oder RFP versenden

Sobald Sie Ihre Auswahlliste erstellt haben, senden Sie eine Informationsanfrage (RFI) oder eine Angebotsanfrage (RFP) für Software zum Leistungsmanagement, um detaillierte Informationen zu sammeln. Diese formelle Anfrage hilft Ihnen, die Fähigkeiten und Angebote der Anbieter zu verstehen. Fügen Sie konkrete Fragen zu Funktionen, Preisen und Kundensupport hinzu. RFIs und RFPs sind beide wertvolle Instrumente, um Anbieter auf einer tieferen Ebene zu vergleichen.

Produktvorführungen buchen und Fragen stellen

Vereinbaren Sie Produktvorführungen mit den Anbietern auf Ihrer Auswahlliste und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Erkunden Sie während der Vorführungen die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten, die für Ihr Team relevant sind. Fragen Sie nach der Nutzererfahrung und den Integrationsmöglichkeiten. Diese praktische Erfahrung vermittelt Ihnen ein klareres Bild davon, wie die jeweilige Software zu Ihren Anforderungen passt.

Einheitliche Bewertungskriterien verwenden

Wenden Sie bei allen Anbietern einheitliche Kriterien zur Leistungsbewertung an, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Verwenden Sie eine Checkliste, um jeden Anbieter anhand von Aspekten wie Benutzerfreundlichkeit, Unterstützung und Kosten zu bewerten. Dieser strukturierte Ansatz hilft Ihnen, eine objektive, datengestützte Entscheidung zu treffen. Außerdem werden Lücken oder Stärken der einzelnen Lösungen sichtbar.

Stellen Sie diese Fragen:

• Können Sie mir anhand eines echten Kundenbeispiels, das unserem ähnelt, die Lösung erläutern?
• Welche Unterstützung oder Ressourcen für die Einführung bieten Sie an?
• Auf welche Funktionen kann nur mit einer Erweiterung zugegriffen werden?
• Wie integriert sich Ihre Software in bestehende Werkzeuge?
• Wie lange dauert die Implementierung normalerweise?

Schritt 4: Erstellen Sie die Geschäftsbegründung

Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in eine überzeugende Geschäftsbegründung, die Ihr Führungsteam versteht und unterstützt:

Schmerzpunkte und Ergebnisse zusammenfassen

Fassen Sie die Schmerzpunkte Ihres Teams und die erwarteten Ergebnisse der Einführung neuer Software klar zusammen. Heben Sie hervor, wie die Software konkrete Probleme wie ineffiziente Prozesse oder fehlende Integration lösen wird. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, damit die Informationen leicht verständlich sind. So kann Ihre Führungsebene den direkten Nutzen erkennen, der sich aus der Bewältigung dieser Herausforderungen ergibt.

Kostenschätzungen und Zeitpläne vorlegen

Ermitteln Sie grundlegende Kostenschätzungen und Zeitpläne für die Implementierung aus den Angeboten der Anbieter oder sehen Sie sich Preisleitfäden für Software für Leistungsmanagement an. Stellen Sie diese in einem klaren, prägnanten Format dar, etwa als Tabelle oder Diagramm. Beziehen Sie mögliche Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen ein. Dadurch entsteht ein realistisches Bild davon, was finanziell und operativ zu erwarten ist.

ROI und Risiken erläutern

Erklären Sie die Kapitalrendite (ROI), Effizienzsteigerungen sowie die finanziellen oder operativen Risiken, die entstehen, wenn nichts unternommen wird. Verwenden Sie konkrete Beispiele, etwa wie die Software den manuellen Arbeitsaufwand um 30 % reduzieren oder die Nachverfolgung von Unternehmenszielen verbessern und die Anzahl umsetzbarer Erkenntnisse erhöhen könnte. Wenn Sie diese Aspekte hervorheben, wird deutlich, warum eine Investition notwendig ist und was durch eine Verzögerung verloren gehen könnte.

Stellen Sie diese Fragen:

• Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
• Welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird?
• Welche finanziellen und operativen Vorteile ergeben sich?
• Wie wird dies die Effizienz unseres Teams verbessern?
• Welche langfristigen Vorteile können wir erwarten?

Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Software für Leistungsmanagement und führen Sie Ihre Nutzer ein

Planen Sie einen gründlichen Implementierungsprozess, sobald Sie Ihren Anbieter für Software für Leistungsmanagement ausgewählt haben:

Kommunizieren Sie den Einführungsplan

Kommunizieren Sie den Einführungsplan klar an alle Nutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Termine und Informationen darüber mit, was während der Umstellung zu erwarten ist. Nutzen Sie E-Mails, Besprechungen oder ein internes Portal, um alle auf dem Laufenden zu halten. So weiß jeder, welche Rolle er übernimmt, und Verwirrung wird vermieden.

Interne Verantwortliche bestimmen

Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die verschiedenen Aspekte der Einführung. Wählen Sie Teammitglieder aus, die mit der Software vertraut sind und Fragen oder Probleme bearbeiten können. Dadurch werden Verantwortlichkeiten geschaffen und eine reibungslose Koordination sichergestellt. Klare Ansprechpartner helfen den Nutzern zu wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Schulung und Akzeptanz sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass die Teams die Schulung absolvieren und das Werkzeug einheitlich nutzen. Planen Sie Schulungen und stellen Sie Ressourcen wie Anleitungen oder Videos bereit. Überwachen Sie die Teilnahme und wenden Sie sich an diejenigen, die zusätzliche Unterstützung benötigen. Eine einheitliche Nutzung im gesamten Team maximiert die Vorteile von Software für Leistungsmanagement.

Rückmeldeschleifen einrichten

Richten Sie während der Einführung Rückmeldeschleifen ein, um Erkenntnisse zu sammeln und Verbesserungen vorzunehmen. Nutzen Sie Umfragen oder Besprechungen, um Rückmeldungen von Nutzern einzuholen. Stimmen Sie sich mit den Ressourcen des Anbieters ab, um zusätzliche Unterstützung oder Schulungen zu erhalten. So können Sie Probleme schnell beheben und den Einführungsprozess verbessern.

Stellen Sie diese Fragen:

• Wie sieht der Plan für das Veränderungsmanagement aus?
• Wer ist für die Einführung verantwortlich?
• Wie werden Sie frühe Erfolge verfolgen?
• Welche Schulungsressourcen sind verfügbar?
• Wie werden Sie Rückmeldungen von Nutzern einholen?

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade Software für Leistungsmanagement recherchieren, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater und erhalten Sie Empfehlungen.

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