Cómo Construir Un Departamento de Recursos Humanos: Guía Paso a Paso
Crear un departamento de Recursos Humanos es un proyecto emocionante y desafiante que ayudará a que tu empresa crezca y mejore su desempeño. Entender el papel de los recursos humanos en pymes y en grandes empresas es fundamental al estructurar un departamento de RRHH eficaz desde cero.
Aquí te guiaré por las razones por las que un departamento de RRHH es importante y cómo puedes crear uno o expandir el que ya tienes.
¿Por qué es importante tener un departamento de RRHH?
Los departamentos de RRHH son responsables de muchas áreas, que incluyen:
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- Reclutamiento
- Incorporación de nuevos empleados
- Capacitación y desarrollo
- Creación y actualización de políticas de la empresa
- Procesamiento de nómina (en ocasiones)
- Mantenimiento de registros de los empleados
- Compensación y beneficios
- Gestión del desempeño
- Relaciones laborales y con empleados
- Ética y cumplimiento legal
- Asesoramiento sobre estrategias de retención de empleados
- Desvinculación.
En definitiva, un departamento de RRHH alineado estratégicamente te hará más eficiente y ayudará a garantizar que el talento adecuado se encuentre en el lugar correcto para alcanzar los objetivos de la organización (y que cuenten con lo necesario para tener éxito).
Si el talento es el motor de tu organización, ¡entonces recursos humanos es como tu equipo de hematólogos!
Así que, ya sea que estés iniciando o necesites mejorar tu departamento de RRHH existente, aquí tienes cómo puedes abordarlo.
Guía paso a paso para construir un departamento de RRHH
- Determina claramente tus necesidades
- Evalúa el estado actual del área de RRHH en tu organización
- Contrata los roles prioritarios
- Sistematiza los registros de empleados
- Formaliza tus políticas básicas de RRHH
- Desarrolla procesos básicos de reclutamiento e inducción
- Define y documenta la compensación de los empleados
- Evalúa tu infraestructura tecnológica
- Revisa los protocolos de cumplimiento
- Crea un manual del empleado
- Establece tu plan de formación y desarrollo
1. Determina claramente tus necesidades
Sea cual sea la etapa en la que te encuentres, es una buena práctica primero entender claramente cuáles son tus necesidades inmediatas y cómo un departamento de RRHH puede ayudarte a alcanzar tus objetivos a futuro.
Se piensa generalmente que necesitas al menos 1 persona de RRHH por cada 100 empleados, pero esto dependerá en última instancia de las necesidades de tu organización.
Si vas a empezar desde cero, recomendaría al menos un generalista de RRHH con experiencia que pueda crear procesos, redactar políticas, ayudarte a mantener el cumplimiento y apoyarte para que puedas realizar el procesamiento de nómina tú mismo.
El siguiente paso probablemente será incorporar un reclutador especializado con experiencia en tu sector.
2. Evalúa el estado actual del área de RRHH en tu organización
Si tu empresa ya cuenta con un departamento de RRHH y deseas expandirlo, comienza evaluando las políticas, iniciativas, procedimientos y estrategias que ya tienes implementadas.
Valora las siguientes responsabilidades de RRHH y su desempeño en una escala del 1 al 10.
- Implementación de políticas
- Planificación de recursos humanos
- Reclutamiento
- Responsabilidades administrativas, por ejemplo, nómina
- Gestión del desempeño
- Gestión de programas de compensación
- Aprendizaje y desarrollo de empleados
- Planificación de carrera
- Evaluación de funciones de los empleados
- Relaciones con grupos de interés y relaciones industriales
- Cumplimiento de RRHH
- Compromiso y comunicación de los empleados
- Salud y seguridad de los empleados
- Bienestar y calidad de vida del empleado.
A continuación, realiza un análisis de brechas de habilidades para obtener una comprensión clara de los roles, puestos y carencias de habilidades.
La información que obtendrás de este proceso te ayudará a determinar cuántos empleados debe reclutar tu nuevo departamento de RRHH y qué requisitos deben cumplir.
3. Contrata roles prioritarios
Ahora que conoces el panorama respecto a las prioridades de tu negocio y las competencias ya presentes, es momento de abordar cualquier brecha de habilidades.
Por ejemplo, si principalmente estás reclutando talento de ingeniería, un reclutador técnico probablemente aportará el mayor valor para esta contratación.
Además de lo habitual (cumplimiento, reclutamiento, etc.), aquí hay algunas habilidades clave en recursos humanos que deberías tener en cuenta durante el proceso de contratación y que quizás no habías considerado:
- Visión empresarial
- Análisis de datos e informes
- Creación de redes de contacto
- Capacitación y mentoría.
4. Sistematiza los registros de empleados y desarrolla un proceso de archivo
Ahora que las habilidades adecuadas están en su lugar, es momento de comenzar a crear procesos y poner la casa en orden, por así decirlo.
Cada trabajador necesitará un expediente de personal. Anteriormente, ese documento era físico, pero la mayoría de compañías hoy cuentan con registros digitales almacenados en un HRIS/HRMS u otro sistema similar.
Los siguientes son ejemplos de algunos documentos de RRHH que deberías tener y que facilitarán la gestión de tareas de tu departamento de RRHH:
- Documentos de reclutamiento
- Formulario de elegibilidad del trabajador
- Documentación de nómina
- Registros de desempeño del empleado
- Registros de terminación laboral
- Registros de finalización de formación y capacitación
- Documentos sobre acciones disciplinarias.
Todo departamento de RRHH debería conservar estos documentos y contar con un acceso fácil a ellos. Puedes discutir esto con los líderes de equipo y responsables de línea y recolectar la suficiente información para desarrollar la base elemental.
También es necesario colaborar con la unidad de TI para desarrollar el almacenamiento en línea de los registros de personal. Eso garantiza accesibilidad y privacidad de datos.
5. Formaliza tus políticas básicas de RRHH
Puedes estar comenzando desde cero o contar con datos limitados respecto a las políticas que debe seguir tu departamento de RRHH.
Los siguientes puntos deberían ser tu base inicial, pero podrás añadir más conforme tu compañía crezca y aumenten las necesidades de reclutamiento.
- Asistencia de los empleados
- Horario laboral
- Reclutamiento
- Gestión del desempeño de los empleados
- Horas extra de los empleados
- Terminación laboral del empleado
- Protocolos de permisos
- Sucesión de empleados
- Política de no discriminación
- Conducta de los empleados
- Privacidad y confidencialidad de los datos
- Periodo de prueba
- Política de salud y seguridad en el lugar de trabajo
- Política sobre sustancias ilícitas
Con el tiempo, puedes darte cuenta de que es posible combinar dos o más políticas en una sola. Como regla general, siempre deben ser concisas, fáciles de entender y estar disponibles para todos los empleados.
Utiliza nuestra lista de ejemplos de políticas de RR. HH. para ayudarte a desarrollar y actualizar las tuyas.
6. Desarrolla procesos básicos de reclutamiento e incorporación
Necesitas establecer algún tipo de proceso formal de reclutamiento. La mayoría de los procesos de selección comparten los mismos siete pasos elementales:
- Recepción de solicitudes de empleo/búsqueda de candidatos
- Filtrado y preselección de candidatos
- Realización de entrevistas
- Selección de los mejores candidatos
- Verificación de antecedentes y referencias
- Elección del candidato más compatible para el puesto
- Extensión de una oferta de trabajo.
También deberías saber quién participará en cada uno de estos pasos y qué documentos y herramientas de reclutamiento estarán utilizando.
Considera las preguntas que deben realizar y la documentación que tienen que recopilar en cada fase.
El siguiente paso es definir el proceso de incorporación y las etapas que debe cubrir el departamento de RR. HH.
Por ejemplo, deben conocer cómo es el preboarding en tu empresa, qué ocurre durante la orientación en el primer día, la cantidad de papeleo necesario para los nuevos empleados y qué es obligatorio para todos durante la primera semana.
Además, recomiendo que cada nueva contratación cuente con un plan de 30-60-90 días para guiar su incorporación.
7. Determina y documenta la compensación y los beneficios de los empleados
Revisa la estructura salarial y de beneficios para los empleados y da los pasos finales para formalizarla. Ten en cuenta lo siguiente:
- Sueldo y salario por hora de los empleados
- Ahorro para la jubilación del empleado
- Seguro de salud
- Fondo de bienestar del empleado
- Días libres con pago
- Aumentos y bonos para empleados.
También puedes considerar diferentes incentivos económicos, como opciones sobre acciones, reembolso de viajes, planes de participación en las ganancias, vestimenta de trabajo y paquetes de reubicación.
Las recompensas para empleados no tienen que ser necesariamente monetarias. Puedes incluir paquetes más completos que incluyan desarrollo profesional, descuentos corporativos, horarios flexibles, reconocimiento al empleado y programas de reconocimiento.
Con el tiempo, puedes revisar los datos y recopilar la opinión de los empleados para perfeccionar tu oferta total de compensaciones. Al principio, lo más importante es contar con una oferta elemental.
8. Evalúa tu infraestructura tecnológica
Tu departamento de RR. HH. se beneficiará de software especializado de RR. HH. para pequeñas empresas para aliviar la carga administrativa y ayudar a automatizar procesos.
Esto podría ser un sistema de seguimiento de candidatos para agilizar el reclutamiento o un sistema de gestión de aprendizaje para apoyar la capacitación y el desarrollo.
Los beneficios del software de RR. HH. adecuado incluyen la gestión más sencilla de nóminas, la gestión de la fuerza de trabajo, el registro de datos, la gestión del desempeño, la selección/seguimiento de candidatos, la comunicación del equipo y la formación y el desarrollo.
Ten en cuenta que esta tecnología debe cumplir con la ley y estar alineada con las necesidades y los puntos problemáticos de tu empresa y RR. HH.
Otras herramientas útiles:
- Software de personal
- Software de onboarding
- Software de nómina para pequeñas empresas
- Software para verificación de referencias
9. Evalúa los protocolos de cumplimiento
Los departamentos de RR.HH. son uno de los actores clave para alinear las operaciones de tu empresa con las leyes laborales y los requisitos legales.
Facilítales el trabajo evaluando las directrices de cumplimiento y tus prácticas actuales.
Compara tus políticas existentes con las regulaciones legales más recientes y ajusta o implementa procedimientos que aseguren que reclutas y gestionas la fuerza laboral conforme a la ley.
10. Elabora un manual del empleado
Crea un manual del empleado, incluye las políticas laborales más elementales y compártelo con tu nuevo departamento de RR.HH. y los empleados.
Este documento también debe abarcar información como la cultura de tu empresa, visión, misión, contexto, derechos y responsabilidades de los empleados.
Puedes usar un software de manual de empleado para ayudarte a crearlo y actualizarlo.
Para evitar abrumar a tus nuevas contrataciones con demasiada información desde el primer día, muchos equipos de RR.HH. crean versiones resumidas de manuales de empleados para nuevos empleados que solo incluyen las políticas más esenciales.
11. Establece tu plan de aprendizaje y desarrollo
Los equipos de RR.HH. ayudan a los empleados a adquirir nuevas habilidades y conocimientos y a progresar en sus carreras.
Como resultado, deberías comenzar a establecer tu programa de aprendizaje y desarrollo (L&D) al construir un departamento de RR.HH.
Considera tus objetivos de L&D, las brechas de habilidades de la empresa y qué competencias son necesarias para alcanzar tus metas empresariales estratégicas.
Habla con tus empleados sobre sus ambiciones e intereses, ya que eso te ayudará a delinear sus trayectorias profesionales.
Desarrolla un marco de formación integral, incluyendo los contenidos y materiales de L&D.
Aquí tienes una excelente lectura para ayudarte a desarrollar tu estrategia de aprendizaje y desarrollo.
¿Externalizar o no externalizar?
Algunas organizaciones optan por externalizar total o parcialmente su función de recursos humanos.
Externalizar RR.HH. suele evaluarse en las primeras etapas de la creación del equipo de RR.HH. ¿Contratamos una organización profesional de empleadores (PEO) o empresa de nómina para determinadas funciones?
La respuesta depende de la experiencia y alcance del equipo interno de RR.HH., así como de la estrategia, objetivos y plazos de la empresa.
Por ejemplo, si estás planeando contratar internacionalmente, entonces entender cómo un employer of record (EOR) puede ayudarte será probablemente una buena idea.
A veces pueden surgir limitaciones presupuestarias. En este caso, puedes contar con un socio de externalización RR.HH. que te apoye con varias funciones que forman parte de un servicio o producto.
Un buen ejemplo de esto es contar con un bróker de beneficios que actúe como extensión de tu función de beneficios.
Crear un departamento de RR.HH. traerá grandes beneficios
Construir un equipo de RR.HH. es una tarea emocionante y desafiante que ayudará a tu empresa a crecer y mejorar su rendimiento.
Aunque seas una pequeña empresa o una startup en una etapa temprana, contar con un departamento de RR.HH. te dará grandes beneficios manteniéndote en regla, asegurando que tus necesidades de talento estén cubiertas y ayudándote a desarrollar una marca empleadora envidiable.
Si estás pensando en externalizar, consulta nuestra selección de las mejores PEOs y mejores EORs para empezar.
Algunos artículos útiles que te ayudarán en tu camino:
