Cómo Crear Un Departamento de Recursos Humanos: Guía Paso A Paso
Crear un departamento de Recursos Humanos es una tarea emocionante y desafiante que ayudará a que tu empresa crezca y funcione mejor. Comprender el papel de los recursos humanos en PYMES y en grandes empresas es esencial a la hora de estructurar un departamento de RR. HH. eficaz desde cero.
Aquí te explicaré por qué un departamento de RR. HH. es importante y cómo puedes construir uno o ampliar el tuyo.
¿Por qué es importante tener un departamento de RR. HH.?
Los departamentos de RR. HH. son responsables de muchas funciones, incluyendo:
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- Reclutamiento
- Incorporación de nuevos empleados
- Aprendizaje y desarrollo
- Creación y actualización de políticas de la empresa
- Procesamiento de nóminas (a veces)
- Mantenimiento de los registros de los empleados
- Compensación y beneficios
- Gestión del desempeño
- Relaciones laborales y con los empleados
- Ética y cumplimiento legal
- Asesorar sobre estrategias de retención de empleados
- Desvinculación.
En definitiva, un departamento de RR. HH. alineado estratégicamente te hará más eficiente y ayudará a asegurar que el talento adecuado esté presente para alcanzar los objetivos de la organización (y que dispongan de lo que necesitan para tener éxito).
Si el talento es la savia de tu organización, entonces recursos humanos es como tu hematólogo(s)!
Así que, si estás empezando o necesitas mejorar tu departamento de RR. HH. existente, aquí tienes cómo puedes abordarlo.
Guía paso a paso para crear un departamento de RR. HH.
- Define claramente tus necesidades
- Evalúa el estado actual de RR. HH. en tu organización
- Contrata roles prioritarios
- Sistematiza los registros de empleados
- Formaliza tus políticas básicas de RR. HH.
- Desarrolla procesos básicos de reclutamiento e incorporación
- Determina y documenta la compensación de los empleados
- Evalúa tu infraestructura tecnológica
- Evalúa los protocolos de cumplimiento
- Crea un manual del empleado
- Establece tu plan de formación y desarrollo
1. Define claramente tus necesidades
Cualquiera que sea la etapa en la que te encuentres, es una buena práctica empezar por entender claramente cuáles son tus necesidades inmediatas y cómo un departamento de RR. HH. puede ayudarte a lograr tus objetivos en el futuro.
Generalmente se piensa que necesitas al menos 1 persona de RR. HH. por cada 100 empleados, pero esto en última instancia depende de las necesidades de tu organización.
Si recién estás comenzando, te recomendaría al menos un generalista experimentado en RR. HH. que pueda crear procesos, redactar políticas, ayudarte a mantenerte en cumplimiento y ayudarte a hacer el procesamiento de nóminas tú mismo.
Después, probablemente necesitarás un reclutador especializado con experiencia en tu sector.
2. Evalúa el estado actual de RR. HH. en tu organización
Si tu empresa ya cuenta con un departamento de RR. HH. y deseas ampliarlo, comienza evaluando las políticas, iniciativas, procedimientos y estrategias que ya tienes implementados.
Evalúa las siguientes responsabilidades de RR. HH. y su desempeño en una escala del 1 al 10.
- Implementación de políticas
- Planificación de recursos humanos
- Reclutamiento
- Responsabilidades administrativas, por ejemplo, nómina
- Gestión del desempeño
- Gestión del programa de compensaciones
- Capacitación y desarrollo de empleados
- Planificación de carrera
- Evaluación de la función de los empleados
- Relaciones con los grupos de interés y relaciones laborales
- Cumplimiento en RRHH
- Compromiso y comunicación con los empleados
- Salud y seguridad de los empleados
- Bienestar físico y mental de los empleados.
A continuación, realiza un análisis de brechas de habilidades para obtener una comprensión clara de los roles, puestos y vacíos de habilidades.
La información obtenida de este proceso ayudará a determinar cuántos empleados debe contratar tu nuevo departamento de RRHH y qué requisitos deberán cumplir.
3. Contrata los roles prioritarios
Ahora que conoces las prioridades empresariales y las habilidades ya existentes, es el momento de abordar cualquier brecha de competencias.
Por ejemplo, si estás principalmente contratando talento en ingeniería, un reclutador técnico probablemente aportará el mayor valor en esta contratación.
Además de los factores habituales (cumplimiento, selección, etc.), aquí tienes algunas habilidades clave de recursos humanos que deberías considerar durante el proceso de contratación y que tal vez no habías contemplado:
- Perspicacia empresarial
- Análisis de datos y elaboración de reportes
- Creación de redes profesionales
- Coaching.
4. Sistematiza los registros de empleados y desarrolla un proceso de archivo
Una vez que ya cuentas con las habilidades adecuadas, es el momento de establecer los procesos y poner "la casa en orden".
Cada trabajador necesitará un expediente personal. En el pasado, dicho documento era físico, pero hoy en día la mayoría de las empresas mantiene registros digitales almacenados en un HRIS/HRMS o sistemas similares.
Los siguientes son ejemplos de algunos documentos de RRHH que deberías tener, y que facilitarán el trabajo del departamento de recursos humanos:
- Documentos de reclutamiento
- Formulario de elegibilidad laboral
- Documentos de nómina
- Registros del desempeño del empleado
- Registros de desvinculación del personal
- Registros de finalización de formación y desarrollo de empleados
- Documentos sobre acciones disciplinarias.
Todo departamento de RRHH debe conservar estos documentos y garantizar su fácil acceso. Puedes dialogar con los líderes de equipo y gerentes de línea para recopilar la información suficiente y desarrollar la base elemental.
Trabajar junto con el área de IT para desarrollar un almacenamiento online de registros de empleados también es necesario para asegurar la accesibilidad y la privacidad de los datos.
5. Formaliza tus políticas básicas de RRHH
Puedes estar comenzando sin información alguna o con datos limitados sobre las políticas que debería seguir tu departamento de recursos humanos.
Lo siguiente actúa como base inicial, pero puedes incluir más a medida que tu empresa crezca y aumenten las necesidades de reclutamiento.
- Asistencia de los empleados
- Horario de trabajo
- Reclutamiento
- Gestión del desempeño de los empleados
- Horas extra de los empleados
- Terminación de la relación laboral
- Protocolos de permisos
- Sucesión de empleados
- Política de no discriminación
- Conducta del empleado
- Privacidad y confidencialidad de los datos
- Período de prueba
- Política de salud y seguridad en el lugar de trabajo
- Política sobre sustancias ilícitas
Con el tiempo, puede que te des cuenta de que puedes unificar dos o más políticas en una sola. Como regla general, siempre deben ser concisas, fáciles de entender y estar disponibles para todos los empleados.
Utiliza nuestra lista de ejemplos de políticas de RR. HH. para ayudarte a desarrollar y actualizar las tuyas.
6. Desarrolla procesos básicos de reclutamiento y onboarding
Necesitas establecer algún tipo de proceso formal de reclutamiento. La mayoría de los procesos de selección tienen los mismos siete pasos elementales:
- Recepción de solicitudes de empleo/búsqueda de candidatos
- Filtro y preselección de candidatos
- Realización de entrevistas
- Selección final de los mejores candidatos
- Comprobación de antecedentes y referencias
- Elección del candidato más compatible con el puesto
- Extensión de una oferta laboral.
También debes saber quién participará en cada uno de estos pasos y qué documentos y herramientas de reclutamiento utilizarán.
Considera las preguntas que deberían hacer y la documentación que deberían recopilar en cada fase.
El siguiente paso es definir el proceso de onboarding y las etapas que tu departamento de RR. HH. debe cubrir.
Por ejemplo, deben saber cómo es el preboarding en tu empresa, qué ocurre durante la orientación el primer día, qué tipo de documentación necesita un nuevo empleado y qué es obligatorio para todos durante la primera semana.
Además, recomiendo que cada nuevo empleado tenga un plan de 30-60-90 días para guiar su integración.
7. Determina y documenta la compensación y los beneficios de los empleados
Revisa la estructura salarial y de beneficios para empleados y toma las acciones finales hacia la formalización. Ten en cuenta lo siguiente:
- Salarios y sueldos por hora del empleado
- Ahorro para la jubilación del empleado
- Seguro de salud
- Fondo para bienestar del empleado
- Días de descanso pagados
- Incrementos salariales y bonos.
También puedes considerar distintos incentivos económicos, como opciones sobre acciones, reembolsos de viajes, planes de reparto de utilidades, ropa para empleados y paquetes de reubicación.
Las recompensas para empleados tampoco tienen que ser necesariamente monetarias. Puedes incluir paquetes más integrales que incluyan desarrollo profesional, descuentos corporativos, horarios flexibles, reconocimiento al empleado y programas de reconocimiento.
Con el tiempo, puedes analizar los datos y recoger opiniones de los empleados para perfeccionar tu oferta de compensación total. Al principio, lo más importante es tener la oferta básica.
8. Evalúa tu infraestructura tecnológica
Tu departamento de RR. HH. se beneficiará de un software de RR. HH. especializado para pequeñas empresas que alivie la carga administrativa y ayude a automatizar procesos.
Esto puede ser un sistema de seguimiento de candidatos para agilizar la contratación o un sistema de gestión de aprendizaje para facilitar la formación y el desarrollo.
Las ventajas del software de RR. HH. adecuado incluyen facilidad en la gestión de nóminas, administración de la plantilla, mantenimiento de datos, gestión del desempeño, filtrado/seguimiento de candidatos, comunicación del equipo y aprendizaje y desarrollo.
Ten en cuenta que esta tecnología debe cumplir con los requisitos legales y estar alineada con las necesidades y problemáticas de tu empresa y de RR. HH.
Otras herramientas útiles:
- Software de selección de personal
- Software de incorporación de empleados
- Software de nómina para pequeñas empresas
- Software para verificación de referencias
9. Evalúe los protocolos de cumplimiento
Los departamentos de recursos humanos son uno de los actores clave en la alineación de las operaciones de su empresa con las leyes y requisitos laborales.
Facilite su trabajo evaluando las directrices de cumplimiento y sus prácticas actuales.
Compare sus políticas existentes con las regulaciones legales más recientes y ajuste o implemente procedimientos que garanticen la contratación y gestión de la plantilla de acuerdo con la ley.
10. Desarrolle un manual del empleado
Cree un manual del empleado, incluya las políticas laborales básicas y compártalo con su nuevo departamento de recursos humanos y empleados.
Este documento también debe incluir información como la cultura de su empresa, visión, misión, contexto de antecedentes, derechos y responsabilidades de los empleados.
Puede utilizar un software específico para manuales del empleado que le ayude a crear y actualizar el suyo.
Para evitar sobrecargar a los nuevos empleados con demasiada información el primer día, muchos equipos de RR.HH. crean manuales de bienvenida breves para nuevos empleados que incluyen solo las políticas más esenciales.
11. Establezca su plan de formación y desarrollo
Los equipos de recursos humanos ayudan a que los empleados adquieran nuevas habilidades y conocimientos y avancen en sus carreras.
Por ello, debe empezar a establecer su programa de formación y desarrollo (L&D) mientras crea su departamento de RR.HH.
Considere sus objetivos de formación y desarrollo, las carencias de competencias de la empresa y qué habilidades son necesarias para alcanzar sus metas estratégicas.
Converse con sus empleados acerca de sus aspiraciones e intereses, ya que esto le ayudará a definir sus trayectorias profesionales.
Desarrolle un marco de capacitación integral que incluya el contenido y los materiales de formación y desarrollo.
Aquí tiene una excelente lectura para ayudarle a desarrollar su estrategia de formación y desarrollo.
¿Externalizar o no externalizar?
Algunas organizaciones optan por externalizar parte o la totalidad de su función de recursos humanos.
La externalización del área de RR.HH. suele evaluarse en las primeras etapas de construcción del equipo de recursos humanos. ¿Deberíamos contratar una organización profesional de empleadores (PEO) o una empresa de nómina para ciertas funciones?
La respuesta depende de la experiencia y el alcance de su equipo interno de RR.HH., así como de la estrategia, objetivos y cronograma del negocio.
Por ejemplo, si está planeando contratar personal internacional, entonces entender cómo un employer of record (EOR) puede ayudar probablemente será una buena idea.
En ocasiones pueden surgir limitaciones presupuestarias. En ese caso, puede recurrir a un socio externalizado de RR.HH. para recibir apoyo en varias funciones que simplemente forman parte de un servicio o producto.
Un ejemplo claro de esto es contratar un corredor de beneficios que actúe como extensión de su función de prestaciones laborales.
Crear un departamento de RR.HH. dará frutos
Formar un equipo de recursos humanos es una tarea emocionante y desafiante que ayudará a su empresa a crecer y rendir mejor.
Incluso si es una pequeña empresa o una startup en etapas iniciales, contar con un departamento de RR.HH. le compensará manteniéndose dentro del cumplimiento normativo, asegurando que se cubran sus necesidades de talento y ayudándole a construir una marca empleadora envidiable.
Si está pensando en externalizar, consulte nuestras selecciones de los mejores PEOs y mejores EORs para ayudarle a comenzar.
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