Cómo crear un departamento de recursos humanos: guía paso a paso
Crear un departamento de RR. HH. es una tarea emocionante y desafiante que ayudará a tu empresa a crecer y a rendir mejor. Comprender el papel de los recursos humanos en entornos de pequeñas y medianas empresas y grandes empresas es esencial a la hora de estructurar un departamento de RR. HH. eficaz desde cero.
Aquí te explicaré las razones por las que un departamento de RR. HH. es importante y cómo crear uno o ampliar el que ya tienes.
¿Por qué es importante contar con un departamento de RR. HH.?
Los departamentos de RR. HH. son responsables de muchas tareas, entre ellas:
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- Contratación
- Incorporación de nuevos empleados
- Aprendizaje y desarrollo
- Creación y actualización de políticas de la empresa
- Procesamiento de nóminas (a veces)
- Mantenimiento de los registros de los empleados
- Compensación y beneficios
- Gestión del desempeño
- Relaciones con los empleados y laborales
- Ética y cumplimiento legal
- Asesoramiento sobre estrategias de retención de empleados
- Desvinculación.
En última instancia, un departamento de RR. HH. alineado estratégicamente te hará más eficiente y ayudará a garantizar que el talento adecuado esté disponible para cumplir los objetivos de la organización (y que cuente con lo necesario para tener éxito).
Si el talento es el sustento vital de tu organización, ¡los recursos humanos son como tu hematólogo!
Por eso, si acabas de empezar o necesitas mejorar tu departamento de RR. HH. actual, así es como puedes abordarlo.
Guía paso a paso para crear un departamento de RR. HH.
- Aclara tus necesidades
- Evalúa el estado actual de los RR. HH. en tu organización
- Contrata para los puestos prioritarios
- Sistematiza los registros de los empleados
- Formaliza tus políticas básicas de RR. HH.
- Desarrolla procesos básicos de contratación e incorporación
- Determina y documenta la compensación de los empleados
- Evalúa tu infraestructura tecnológica
- Evalúa los protocolos de cumplimiento
- Desarrolla un manual del empleado
- Establece tu plan de aprendizaje y desarrollo
1. Aclara tus necesidades
Independientemente de la etapa en la que te encuentres, es una buena práctica comenzar por comprender claramente cuáles son tus necesidades inmediatas y cómo un departamento de RR. HH. puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de aquí en adelante.
Por lo general, se considera que necesitas al menos una persona de RR. HH. por cada 100 empleados, pero esto depende en última instancia de las necesidades de tu organización.
Si acabas de empezar, te recomendaría contar con al menos un generalista de RR. HH. con experiencia que pueda crear procesos, redactar políticas, ayudarte a cumplir la normativa y ayudarte a procesar las nóminas por tu cuenta.
Después, probablemente necesitarás un especialista en selección con experiencia en tu sector.
2. Evalúa el estado actual de los RR. HH. en tu organización
Si tu empresa ya cuenta con un departamento de RR. HH. y quieres ampliarlo, empieza por evaluar las políticas, iniciativas, procedimientos y estrategias que tienes actualmente implantados.
Evalúa las siguientes responsabilidades de RR. HH. y su desempeño en una escala del 1 al 10.
- Implementación de políticas
- Planificación de recursos humanos
- Contratación
- Responsabilidades administrativas, p. ej., nóminas
- Gestión del desempeño
- Gestión de programas de compensación
- Aprendizaje y desarrollo de los empleados
- Planificación profesional
- Evaluación de las funciones de los empleados
- Relaciones con las partes interesadas y relaciones laborales
- Cumplimiento normativo de RR. HH.
- Compromiso y comunicación de los empleados
- Salud y seguridad de los empleados
- Salud y bienestar de los empleados.
A continuación, realiza un análisis de las brechas de habilidades para comprender claramente las funciones, los puestos y las carencias de habilidades.
La información que obtengas de este proceso ayudará a determinar cuántos empleados debería contratar tu nuevo departamento de RR. HH. y qué requisitos deberían cumplir.
3. Contrata puestos prioritarios
Ahora que conoces las prioridades de tu empresa y las habilidades que ya están presentes, es hora de abordar cualquier carencia de habilidades.
Por ejemplo, si te dedicas principalmente a la contratación de talento de ingeniería, es probable que un especialista en contratación técnica aporte el mayor valor para esta contratación.
Además de lo habitual (cumplimiento normativo, contratación, etc.), estas son algunas habilidades de recursos humanos clave que debes buscar durante el proceso de contratación y que quizá no habías considerado:
- Conocimientos empresariales
- Análisis y elaboración de informes de datos
- Creación de redes de contactos
- Orientación.
4. Sistematiza los registros de los empleados y desarrolla un proceso de conservación de registros
Ahora que cuentas con las habilidades adecuadas, es hora de empezar a desarrollar procesos y poner la casa en orden, por así decirlo.
Cada trabajador necesitará un expediente personal. En el pasado, ese documento existía en formato impreso, pero hoy en día la mayoría de las empresas tienen registros digitales almacenados en un HRIS/HRMS o un sistema similar.
Los siguientes son algunos de los documentos de RR. HH. que deberías tener y que facilitarán que tu departamento de RR. HH. realice sus tareas:
- Documentos de contratación
- Formulario de elegibilidad del trabajador
- Documentos de nómina
- Registros del desempeño de los empleados
- Registros de terminación de la relación laboral
- Registros de finalización de la formación y el desarrollo de los empleados
- Documentos sobre medidas disciplinarias.
Todo departamento de RR. HH. debería conservar estos documentos y tener fácil acceso a ellos. Puedes hablar de ello con los líderes de equipo y los responsables directos, y recopilar suficientes datos para desarrollar una base elemental.
También es necesario trabajar con tu unidad de TI para desarrollar un sistema de almacenamiento en línea de los registros de los empleados. Esto garantiza la accesibilidad y la privacidad de los datos. Un sistema de información de empleados puede ayudar a centralizar esos registros y mantener la información de los empleados organizada y accesible.
5. Formaliza tus políticas básicas de RR. HH.
Puede que estés empezando sin ninguna información o que tengas datos limitados sobre las políticas que debería seguir tu departamento de RR. HH.
Lo siguiente debería constituir la base inicial, pero puedes añadir más elementos a medida que tu empresa crezca y aumenten las necesidades de contratación.
- Asistencia de los empleados
- Horas de trabajo
- Contratación
- Gestión del desempeño de los empleados
- Horas extra de los empleados
- Terminación del empleo
- Protocolos de permisos
- Sucesión de empleados
- Política de no discriminación
- Conducta de los empleados
- Privacidad y confidencialidad de los datos
- Período de prueba
- Política de salud y seguridad laboral
- Política sobre sustancias ilícitas
Con el tiempo, es posible que se den cuenta de que pueden combinar dos o más políticas en una sola. Como regla general, siempre deben ser concisas, fáciles de entender y estar disponibles para todos los empleados.
Utilicen nuestra lista de ejemplos de políticas de RR. HH. para ayudarles a desarrollar y actualizar las suyas.
6. Desarrollar procesos básicos de contratación e incorporación
Es necesario establecer algún tipo de proceso formal de contratación. La mayoría de los procesos de selección tienen los mismos siete pasos básicos:
- Recepción de solicitudes de empleo y búsqueda de candidatos
- Evaluación y preselección de candidatos
- Realización de entrevistas
- Elaboración de una lista final de los mejores candidatos
- Comprobación de antecedentes y referencias
- Elección del candidato más adecuado para el puesto
- Presentación de una oferta de empleo.
También deben saber quién participará en cada uno de estos pasos y qué documentos y herramientas de contratación utilizarán.
Consideren las preguntas que deben hacer y la documentación que deben recopilar en cada fase.
El siguiente paso es describir el proceso de incorporación y las etapas que deben cubrir sus departamentos de RR. HH.
Por ejemplo, deben saber cómo es la preincorporación en su empresa, qué ocurre durante la orientación del primer día, cuál es el alcance de la documentación necesaria para las nuevas contrataciones y qué es obligatorio para todos durante la primera semana.
Además, recomiendo que cada nueva contratación tenga un plan de 30-60-90 días que guíe su incorporación.
7. Determinar y documentar la remuneración y los beneficios de los empleados
Revisen la estructura salarial y de beneficios de sus empleados y den los últimos pasos para formalizarla. Consideren lo siguiente:
- Salario y pago por hora de los empleados
- Ahorro para la jubilación de los empleados
- Seguro médico
- Fondo de bienestar de los empleados
- Tiempo libre remunerado
- Aumentos y bonificaciones para los empleados.
También pueden considerar distintos incentivos económicos, como opciones sobre acciones, reembolso de gastos de viaje, participación en los beneficios, vestimenta para empleados y paquetes de reubicación.
Las recompensas para empleados no tienen que ser necesariamente monetarias. También pueden incluir paquetes más completos que contemplen desarrollo profesional, descuentos corporativos, horarios flexibles, reconocimiento de los empleados y programas de reconocimiento.
Con el tiempo, pueden revisar los datos y recopilar los comentarios de los empleados para perfeccionar su oferta de remuneración total. Al principio, lo más importante es contar con la oferta básica.
8. Evaluar su infraestructura tecnológica
Su departamento de RR. HH. se beneficiará de un software especializado de RR. HH. para pequeñas empresas que reduzca la carga administrativa y ayude a automatizar los procesos.
Puede tratarse de un sistema de seguimiento de candidatos que ayude a agilizar la contratación o de un sistema de gestión del aprendizaje que facilite la capacitación y el desarrollo.
Las ventajas del software de RR. HH. adecuado incluyen una gestión más sencilla de las nóminas, la gestión de la plantilla, la conservación de datos, la gestión del desempeño, la selección y el seguimiento de candidatos, la comunicación del equipo y el aprendizaje y desarrollo.
Ten en cuenta que esta tecnología debe cumplir la legislación y ajustarse a las necesidades y los problemas de tu empresa y de RR. HH.
Otras herramientas útiles:
- Software de dotación de personal
- Software de incorporación
- Software de nóminas para pequeñas empresas
- Software de comprobación de referencias
9. Evalúa los protocolos de cumplimiento
Los departamentos de RR. HH. se encuentran entre los principales responsables de alinear las operaciones de tu empresa con las leyes y los requisitos laborales.
Facilita su trabajo evaluando las directrices de cumplimiento y tus prácticas actuales.
Compara tus políticas actuales con las últimas normativas legales y ajusta o implementa procedimientos que garanticen que reclutas y gestionas a la plantilla de acuerdo con la ley.
10. Elabora un manual del empleado
Crea un manual del empleado, incluye las políticas básicas de la plantilla y compártelo con tu nuevo departamento de RR. HH. y con los empleados.
Este documento también debe incluir información como la cultura, la visión, la misión y los antecedentes de tu empresa, así como los derechos y las responsabilidades de los empleados.
Puedes utilizar un software para manuales del empleado que te ayude a crear y actualizar el tuyo.
Para evitar abrumar a las nuevas incorporaciones con demasiada información el primer día, muchos equipos de RR. HH. crean manuales del empleado para nuevas incorporaciones abreviados que solo incluyen las políticas más importantes.
11. Establece tu plan de aprendizaje y desarrollo
Los equipos de RR. HH. ayudan a los empleados a adquirir nuevas habilidades y conocimientos y a progresar en sus carreras.
Por lo tanto, debes empezar a establecer tu programa de aprendizaje y desarrollo (L&D) mientras creas un departamento de RR. HH.
Ten en cuenta tus objetivos de L&D, las carencias de habilidades de la empresa y las competencias necesarias para alcanzar tus objetivos empresariales estratégicos.
Habla con tus empleados sobre sus ambiciones e intereses, ya que eso te ayudará a definir sus trayectorias profesionales.
Desarrolla un marco de formación integral que incluya el contenido y los materiales de L&D.
Aquí tienes una excelente lectura que te ayudará a desarrollar tu estrategia de aprendizaje y desarrollo.
¿Subcontratar o no subcontratar?
Algunas organizaciones optan por subcontratar toda su función de recursos humanos o parte de ella.
La subcontratación de RR. HH. suele evaluarse en las primeras etapas de la creación del equipo de RR. HH. ¿Contratamos una organización de empleadores profesionales (PEO) o una empresa de nóminas para determinadas funciones?
La respuesta depende de la experiencia y el alcance del equipo interno de RR. HH., así como de la estrategia, los objetivos y el calendario de la empresa.
Por ejemplo, si estás planeando contratar personal internacionalmente, probablemente sea buena idea entender cómo puede ayudarte un empleador registrado (EOR).
En ocasiones pueden surgir limitaciones presupuestarias. En ese caso, puedes recurrir a un socio de subcontratación de RR. HH. para que te ayude con diversas funciones que simplemente forman parte de un servicio o producto.
Contratar a un corredor de beneficios que actúe como una extensión de tu función de beneficios es un excelente ejemplo de ello.
Crear un departamento de RR. HH. dará sus frutos
Crear un equipo de RR. HH. es una tarea emocionante y desafiante que ayudará a tu empresa a crecer y a obtener mejores resultados.
Aunque seas una pequeña empresa o una startup en sus primeras etapas, contar con un departamento de RR. HH. te reportará beneficios al mantenerte dentro de los límites del cumplimiento normativo, garantizar que se cubran tus necesidades de talento y ayudarte a desarrollar una marca empleadora envidiable.
Si estás pensando en externalizar, consulta nuestra selección de las mejores PEO y los mejores EOR para ayudarte a empezar.
Un par de artículos útiles para ayudarte en tu camino:
