Cómo abordar la gestión de recursos humanos en las pymes

¿Qué es la gestión de recursos humanos?

Antes de profundizar, la HRM es un enfoque estratégico para gestionar el valioso recurso que son las personas. En última instancia, el objetivo es ayudar a la empresa a lograr un crecimiento sostenible mediante una gestión eficaz del talento.

Los responsables de RR. HH. tienen la tarea de resolver problemas y proporcionar orientación y dirección a sus compañeros de trabajo. Las funciones de la HRM incluyen:

• Contratación: buscar, atraer, contratar e incorporar nuevo talento con software de contratación para pequeñas empresas
• Formación y desarrollo: ayudar en la formación y el desarrollo de los empleados
• Experiencia del empleado : crear las bases de un entorno en el que los empleados puedan prosperar, crecer y desarrollarse, y sentir el apoyo y el reconocimiento de los demás
• Estrategias de retención: acciones estratégicas para conservar a los empleados
• Relaciones con los empleados: ayudar a mantener una relación positiva entre la empresa y los empleados, y actuar como intermediario en los conflictos entre empleados
• Cumplimiento normativo: garantizar que una organización opera de acuerdo con la legislación laboral
• Contabilidad de RR. HH.: medir y analizar el impacto financiero de las prácticas de RR. HH., incluidos los costes de la plantilla, la productividad y el rendimiento de la inversión en las personas.

Sí, la HRM implica en parte tareas administrativas, pero es importante que la administración —en áreas clave como las nóminas y los beneficios, así como la documentación de RR. HH. necesaria— se gestione de manera eficiente. ¡Esto es lo mínimo que esperan los empleados!

Pero la evolución de los RR. HH. actuales no se centra en la administración, sino que es más analítica. Se trata de utilizar los datos para orientar el desarrollo organizativo desde la perspectiva de las personas.

Con la democratización de los sistemas HRMS y otras tecnologías, gran parte del trabajo administrativo puede automatizarse o quedar en manos de los propios empleados, lo que permite a los responsables de RR. HH. dedicar más capacidad al pensamiento estratégico y la experimentación.

¿En qué se diferencia la gestión de recursos humanos en las pequeñas y medianas empresas?

Aunque los objetivos generales de la HRM son los mismos en todas las organizaciones, los métodos para alcanzarlos varían en función de factores como el tamaño y los recursos. 

Tamaño

Las grandes organizaciones necesitan departamentos de RR. HH. formados por especialistas en las distintas funciones. En las empresas más pequeñas, la HRM suele ser responsabilidad de entre una y cinco personas. Las funciones pueden repartirse entre el director general, el responsable de operaciones, el responsable de RR. HH., el responsable de personas y cultura o el responsable interno de selección.

Por lo general, los equipos de RR. HH. de las pequeñas empresas no tendrán acceso al mismo nivel de recursos que las grandes organizaciones. Tienen que arreglárselas con menos, y los responsables de RR. HH. deben ser algo creativos y elegir estrategias y herramientas que se ajusten a su presupuesto.

Por ejemplo, en las pequeñas y medianas empresas, las nóminas pueden formar parte de las funciones de RR. HH. para mantener bajos los costes generales; pero en las empresas más grandes, probablemente habrá un departamento específico de contabilidad y nóminas.

Responsabilidades

Como se ha mencionado anteriormente, debido al menor tamaño de los equipos, es probable que los responsables de RR. HH. de las pymes tengan que asumir una combinación de responsabilidades (a veces ni siquiera relacionadas con los RR. HH.), mientras que en una organización más grande, el puesto probablemente estará más especializado.

Un estudio sobre las pymes portuguesas descubrió que la HRM en las organizaciones pequeñas refleja una «informalidad constante».

Esto es estupendo para los profesionales de RR. HH. que disfrutan de la variedad y de asumir nuevos puestos y responsabilidades. En una empresa más pequeña, generalmente hay más espacio para la creatividad, y corresponde a quienes tienen asignadas las funciones de RR. HH. sentar las bases del crecimiento organizativo.

Lectura relacionada: Responsabilidades clave de Recursos Humanos

Lidera de manera más inteligente en la era de la IA

Únete a la comunidad People Managing People para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales de liderazgo—es gratis unirse.

Get Free Access

Have an account? Log In

De la administración a la estrategia

A medida que crezca tu organización, también lo hará el departamento de RR. HH. Al menos, así debería ser. 

A veces, una organización crece y contrata a una persona de RR. HH. para encargarse exclusivamente de la administración y garantizar el cumplimiento normativo. Probablemente también se le asignen la contratación, la gestión de la plantilla, las finanzas e incluso la gestión general de la oficina. 

Pero invertir poco en RR. HH. y sobrecargar demasiado al departamento significa perderse el valor estratégico que pueden aportar profesionales de RR. HH. centrados y con experiencia.

Invertir en buenos profesionales y procesos de RR. HH. es invertir en tu plantilla en general.

Te ayudarán a ti y a tu equipo directivo a hacer crecer tu organización e identificar las necesidades clave para alcanzar los objetivos generales del negocio.

Podrías externalizar las funciones administrativas y contratar a alguien que se centre exclusivamente en desarrollar a las personas y los procesos, así como en construir la cultura que deseas. 

Hoy en día, he comprobado que cada vez más profesionales de RR. HH. abordan su trabajo de forma ágil, actuando como una especie de responsables de producto de la cultura de la empresa.

Esto significa recopilar comentarios, probar algo a pequeña escala, recopilar más comentarios, hacer ajustes y volver a intentarlo o implementarlo en toda la empresa. 

Gestión de Recursos Humanos en tu pequeña o mediana empresa: en qué centrarse

Si ocupas un puesto directivo dentro de una organización y eres responsable de gestionar personas, entonces, de una forma u otra, tu trabajo está relacionado con los RR. HH.

Cada organización es diferente, pero, independientemente del aspecto que tenga tu departamento de RR. HH., existen algunas buenas prácticas universales de RR. HH. que benefician a todas las organizaciones.

Sé proactivo, no reactivo

Puede ocurrir que RR. HH. se perciba como una burocracia: una carga administrativa y de costes que obstaculiza las ventas y los beneficios. Por este motivo, a menudo se pasa por alto hasta el último momento, cuando la organización necesita salir de una situación complicada. 

Esta percepción hace que las organizaciones sean “reacias a los RR. HH.” y duden a la hora de realizar una inversión adecuada. También explica por qué, si estás leyendo esto como profesional de RR. HH., podrías estar de acuerdo cuando la gente dice que es un “trabajo ingrato”. 

Pero invertir antes en RR. HH. dará sus frutos más adelante. Se trata de ser proactivo en lugar de reactivo. Si no piensas en las personas antes de que sea demasiado tarde, el coste serán empleados desmotivados y quizá incluso poco saludables.

Si estás leyendo esto como profesional de RR. HH. y te frustra la forma en que tu organización aborda los RR. HH., ¡puedes ser mucho más que un simple gestor de papeleo!

Demuestra tu valor aprendiendo sobre las distintas áreas del negocio y demostrando cómo puedes ayudar a resolver problemas empresariales con soluciones centradas en las personas.

Establece un objetivo estratégico

Si vas a contratar a un profesional de RR. HH. para que haga algo más que tareas administrativas básicas, o si eres la persona contratada para gestionar los RR. HH., es importante trabajar conjuntamente para establecer objetivos estratégicos claros para la función de RR. HH.

Esto significa definir primero una visión y una declaración que conecte los objetivos empresariales y los valores fundamentales con el tipo de cultura que te gustaría construir. 

Este es un ejemplo de declaración de misión de RR. HH. de Unilever:

Una vez que RR. HH. empiece a considerarse un departamento estratégico que impulsa los beneficios dentro de la organización, obtendrá más apoyo, presupuesto, etc.

Desarrolla y respalda los valores de la empresa

Los valores de tu empresa actúan como un conjunto de principios rectores que influyen tanto en la estrategia como en la cultura. Ayudan a los equipos a trabajar juntos hacia un objetivo empresarial común. No tienen que ser especialmente únicos, sino simplemente reflejar lo que tu equipo… bueno... valora.

La ventaja de un equipo pequeño es que resulta más fácil recabar la opinión de los empleados sobre cuáles deberían ser estos valores. Abrir este proceso puede dar lugar a empleados mucho más implicados y comprometidos con la misión de la organización. 

Cuando tus valores estén establecidos, será responsabilidad de RR. HH. garantizar que se respeten y se tengan en cuenta en funciones como la contratación y el reconocimiento de los empleados.

Consulta estos ejemplos de valores empresariales para inspirarte.

Crea y comunica tu hoja de ruta

Es importante crear una hoja de ruta de RR. HH. No solo para tu propio beneficio, sino también para que los miembros del equipo puedan ver los tipos de proyectos en los que estás trabajando y el valor que crees que aportarán.

No todas las decisiones que tomes como equipo de RR. HH. serán populares, especialmente si implican cambiar «la forma en que normalmente se hacen las cosas». Por eso es importante comunicar claramente el motivo de cualquier cambio que puedas realizar y conseguir el apoyo de los empleados, dedicando tiempo a responder preguntas y demostrar cómo tu nuevo proceso o estrategia beneficiará a todos a largo plazo.

Además, una comunicación abierta y periódica con los empleados sienta las bases para una cultura colaborativa en la que los empleados se sientan escuchados y capacitados para aportar ideas.

Recopila comentarios con regularidad

En consonancia con la comunicación abierta está la recopilación de comentarios. Como lo expresó tan acertadamente Matt Gould, autor, coach de liderazgo, fundador del HTI Institute e invitado reciente de un pódcast sobre el tema:

Recopilar comentarios, tanto positivos como negativos, mediante métodos como encuestas, buzones de sugerencias, reuniones abiertas y evaluaciones del desempeño es valioso para crear una mejor experiencia para los empleados.

Este es un aspecto crucial de la metáfora de «RR. HH. como responsable de producto» que mencioné antes.

Crea un proceso sólido de gestión del desempeño

Independientemente del tamaño del equipo, los empleados valoran una gestión del desempeño (bien hecha), ya que les ayuda a tener un indicador claro de lo que han conseguido y de aquello en lo que deben trabajar. Esto es más que una simple evaluación anual del desempeño.

Lo ideal es esforzarse por implementar un proceso continuo de gestión del desempeño con comentarios periódicos que permita a los responsables actuar más como mentores y asesores. También es importante incluir el desarrollo y la planificación de la trayectoria profesional como parte de este proceso.

Aquí tienes una guía más completa para desarrollar un sistema eficaz de gestión del desempeño.

Invierte en formación y desarrollo

La formación y el desarrollo (T&D) están estrechamente vinculados a la gestión del desempeño. Las pymes tienen menos probabilidades de invertir en T&D debido a la falta de recursos. Sin embargo, en organizaciones más pequeñas y, especialmente, en empresas emergentes, los empleados pueden encontrarse desempeñando funciones, sobre todo directivas, sin formación previa.

Reservar algunos recursos para T&D, aunque solo sea tiempo para que los empleados se formen por su cuenta, les ayuda 1) a desempeñar su trabajo de manera más eficaz y 2) a aumentar su motivación. Utiliza el presupuesto para colaborar con expertos, como plataformas de asesoramiento o herramientas de formación externas.

Establece políticas y documentación compartida

A medida que tu empresa crezca, junto con la tendencia creciente hacia las plantillas remotas e internacionales, a largo plazo ahorraréis tiempo si dedicáis un tiempo a crear políticas de RR. HH. y procesos uniformes para funciones básicas, como solicitar días libres y gestionar gastos y beneficios.

Estas pueden almacenarse en aplicaciones de trabajo compartidas, como Slite o Notion, a las que todos puedan acceder fácilmente.

Diseña una buena experiencia de incorporación

La contratación en empresas emergentes puede ser costosa, por lo que es importante ofrecer a los nuevos empleados una gran experiencia desde el primer momento.

Independientemente del tamaño de la organización, merece la pena dedicar tiempo y esfuerzo a diseñar una experiencia de incorporación que ayude a las nuevas contrataciones a adaptarse más rápido, sentirse motivadas en su nuevo puesto y aumentar la probabilidad de que se queden.

Lo ideal es que tu programa de incorporación se extienda desde el momento en que la nueva persona contratada firma la carta de oferta hasta sus primeros 90 días. Nuestra plataforma de incorporación en Ordergroove les asigna tareas (todas divertidas) antes de que empiecen, para que conozcan la organización, se reúnan con su equipo y compartan cosas sobre sí mismos.

Lee más sobre las mejores prácticas de incorporación y cómo crear un plan de 30, 60 y 90 días.

Adopta la tecnología

Antes, las tecnologías de RR. HH. eran paquetes empresariales que solo estaban al alcance de las grandes organizaciones.

Hoy, sin embargo, los beneficios del software de RR. HH. están al alcance de empresas de todos los tamaños, ya que muchos proveedores atienden al mercado de las pymes con soluciones y aplicaciones de RR. HH. basadas en la nube asequibles.

Los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) pueden ayudarte a gestionar el aspecto administrativo de RR. HH. y respaldar procesos como la gestión del desempeño. Entre las funciones habituales se incluyen:

• Gestión del tiempo y la asistencia
• Sistemas de seguimiento de candidatos
• Cumplimiento normativo
• Administración de beneficios
• Software de RR. HH. con nóminas
• Soluciones de previsión
• Hojas de horas
• Incorporación
• Programación de empleados

También existe toda una galaxia de herramientas modernas de RR. HH. que pueden ayudarte con otras funciones importantes, como recopilar comentarios de los empleados, facilitar el reconocimiento entre compañeros y construir relaciones.

En lugar de depender de una sola herramienta para gestionarlo todo (a pesar de lo que diga el equipo de ventas), para aprovechar al máximo los beneficios del software de RR. HH., suele ser mejor combinar herramientas en una pila tecnológica de RR. HH. integrada y flexible.

Externaliza

Al igual que el uso de la tecnología puede ayudar a aliviar la carga administrativa y liberar tiempo para un trabajo más estratégico, la externalización de funciones de RR. HH. también puede ser útil en este sentido.

Esto podría consistir en externalizar la gestión de nóminas u otras funciones administrativas a una empresa de nóminas, una organización profesional de empleadores (PEO) o un empleador registrado (EOR, ideal para contratar personal internacionalmente).

Para obtener orientación sobre los posibles beneficios y aspectos que debes tener en cuenta, consulta nuestros artículos sobre qué es una PEO y qué es un EOR.

¿Tienes preguntas? Prueba la comunidad

La comunidad de People Managing People es un espacio para que los responsables de personas y los creadores de cultura se desarrollen como líderes y conecten con otras personas afines.

Obtendrás acceso a nuestra comunidad exclusiva de Slack, así como a talleres periódicos y otros contenidos exclusivos que te ayudarán a convertirte en un mejor líder de personas y catalizador de una cultura empresarial saludable.

Obtén más información sobre la comunidad de People Managing People.

También puedes suscribirte al boletín para recibir novedades cuando publiquemos nuevos artículos y pódcasts con las últimas ideas de expertos en personas y cultura de todo el mundo.

Lecturas relacionadas:

• 7 formas de mejorar las relaciones entre empleados en tu organización
• ¿Qué es un empleador registrado?
• Las 10 mejores organizaciones profesionales de empleadores (PEO)
• Los 10 mejores empleadores registrados (EOR)
• Los 10 mejores HRIS para pequeñas empresas
• ¿Qué es el software de gestión de la plantilla?
• Cómo crear un departamento de RR. HH.: guía paso a paso
• Cómo elevar el papel de RR. HH. como socio estratégico de la empresa