15 Méthodes d’Automatisation du Recrutement + Bonnes Pratiques
Bien qu’une grande partie du recrutement implique de faire preuve de créativité et de créer une connexion personnelle avec les candidats, il existe également une quantité importante de tâches répétitives et d’inefficiences.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez automatiser beaucoup de ces tâches afin de vous concentrer sur ce qui ne doit pas être automatisé, comme parler avec les candidats et peaufiner votre stratégie. Les solutions de recrutement utilisant l’IA permettent aux entreprises d’automatiser les tâches fastidieuses et répétitives telles que l’analyse des données, la génération de rapports et la recherche de mots-clés.
Dans cet article, je vais vous expliquer 15 façons d’automatiser votre processus de recrutement pour vous faire gagner du temps et des ressources, et ainsi recruter les meilleurs talents.
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15 Façons d’Automatiser Votre Processus de Recrutement
1. Rédaction et publication d’annonces d’emploi
Vous avez besoin d’offres d’emploi bien rédigées qui reflètent votre marque employeur et des outils comme ChatGPT peuvent vous aider à les rédiger.
Mais une fois écrites, il reste encore la tâche de les publier sur différents job boards et sur les réseaux sociaux. C’est là qu’intervient l’automatisation supplémentaire.
Les ATS (systèmes de suivi des candidatures) vous permettent de créer une bibliothèque d’annonces d’emploi fonctionnant comme des modèles réutilisables et à publier où cela vous semble le plus pertinent. Bonus : Il est facile de suivre la qualité des candidats provenant de chaque source.
2. Sélection des CV
Vous avez créé une excellente description de poste pour le poste à pourvoir et publié l’annonce sur plusieurs plateformes.
La prochaine étape est sans doute l’une des plus chronophages dans l’acquisition de talents : la sélection des CV.
Passer au crible des centaines de CV à la recherche de candidats qualifiés prend beaucoup de temps, et certains types de logiciels de recrutement peuvent vous aider à accélérer le processus.
Les systèmes automatisés peuvent analyser les CV et mettre en avant des mots-clés, des compétences et des niveaux d’expérience spécifiques, ce qui accélère la phase de présélection.
Si les candidats ne remplissent pas certains critères, par exemple le statut de visa ou un certain résultat à un test, le système peut envoyer automatiquement un message de refus. Ceci est particulièrement utile dans les situations de recrutement en volume.
Si votre ATS n’inclut pas de fonction de parsing de CV, envisagez plutôt d’utiliser un logiciel de présélection de CV autonome.
Attention : si un candidat a déjà franchi un certain stade dans votre processus de recrutement, évitez les refus automatiques.
3. Recherche de candidats
La sourcing des candidats peut s’avérer très chronophage pour les recruteurs.
Certaines solutions logicielles d’acquisition de talents vous aident à constituer une base de données candidats (pratiquement un CRM pour les candidats).
Lorsque vous publiez une nouvelle opportunité, le logiciel peut analyser les détails de l’offre et les comparer à la base de données afin de constituer un vivier de talents composé des meilleurs profils.
Les candidats dans la base de données peuvent aussi choisir de recevoir automatiquement une notification dès qu’un poste correspondant à leurs souhaits est publié—c’est un atout important des logiciels d’acquisition de talents.
De plus, des outils spécialisés de sourcing peuvent vous aider à identifier les bons canaux, à diffuser les annonces et à comparer l’efficacité de chaque canal.
4. Mise en place des processus internes
Le recrutement est un sport d’équipe et l’automatisation peut aider les équipes internes à rester synchronisées.
La plupart des types de logiciels de recrutement vous permettent de créer des flux de travail internes avec des déclencheurs à chaque étape afin de notifier et de rappeler aux membres de l'équipe de se préparer aux entretiens et de laisser leur retour.
Ils peuvent également aider à évaluer les candidats en recensant et en analysant les retours d'entretien.
5. Planification des entretiens
De nombreux ATS ou des logiciels personnalisés de planification d'entretien permettent de simplifier la planification des entretiens en envoyant des invitations automatiques qui donnent aux candidats la possibilité de choisir un créneau horaire adapté.
Cette automatisation enlève une étape supplémentaire aux équipes de recrutement et permet de s’assurer qu’aucun candidat ne passe entre les mailles du filet.
6. Entretien vidéo différé
Tout comme le pré-dépistage, les vidéos différées sont un excellent moyen d’évaluer les candidats et vous pouvez automatiser ce processus grâce à la création de modèles.
Il vous suffit de rédiger une fois les questions de l’entretien et de laisser les candidats y répondre à leur convenance.
Comme cela donne aux candidats le temps de formuler leurs réponses, il est important de bien réfléchir à la nature des questions posées.
Par exemple, évitez les questions destinées à évaluer les connaissances si le logiciel utilisé n’est pas assez sophistiqué pour savoir si la personne a quitté la page pour aller chercher la réponse.
Il existe des outils d’entretien vidéo comme HireVue, ou même des outils plus simples comme Loom, qui peuvent faciliter ce type d’entretiens préliminaires.
Certains de ces outils intègrent désormais l’IA avec des capacités de traitement du langage naturel (NLP) afin de retranscrire et d’analyser les conversations.
Attention : Si vous profitez de cette fonctionnalité, assurez-vous que l’algorithme de recommandation ou de résumé de l’IA soit interrogeable, c’est-à-dire que vous puissiez vérifier pourquoi il a résumé la réponse d’un candidat d’une certaine manière.
7. Communication avec les candidats
La communication est chronophage lors d’un recrutement à grande échelle, et il est facile que des candidats soient oubliés.
Pour alléger la charge, les recruteurs peuvent créer des communications automatisées en utilisant au maximum les modèles d'emails de recrutement, tels que les emails de refus évoqués précédemment, la planification d’entretiens, l’accusé de réception d’une candidature, les rappels d’entretien, les demandes de références et la diffusion de nouvelles opportunités.
Certains outils intègrent également des chatbots que les candidats peuvent interroger pour obtenir des informations.
8. Vérifications d'antécédents
Les vérifications d’antécédents sont essentielles pour éviter d’embaucher quelqu’un qui n’a pas le droit de travailler dans votre secteur. Lorsque vous recrutez à grande échelle, ces vérifications peuvent ralentir le processus.
Les meilleurs outils de vérification d'antécédents, comme Checkr, disposent généralement d’intégrations pour les logiciels de recrutement les plus courants.
Une fois l’intégration effectuée, l’outil de vérification d’antécédents peut contrôler automatiquement le profil d’un candidat et ajouter les résultats directement dans votre logiciel de recrutement ou de gestion des effectifs.
9. Intégration des nouveaux arrivants
Une fois qu’un candidat accepte un poste, c’est au service RH/de l’intégration de prendre le relais.
Cela rend souvent la transition de candidat à employé plus lente—30% des nouvelles recrues ne commencent jamais leur nouveau poste à cause d’un suivi insuffisant ou inexistant.
Vous pouvez automatiser l’intégration en digitalisant les contrats, en planifiant et en automatisant les rappels pour les tâches clés, en créant des workflows et en offrant d’autres fonctionnalités en libre-service.
C’est à ce niveau qu’il existe un certain chevauchement entre l’ATS et le HRIS/HRMS, il est donc important que les systèmes soient correctement intégrés.
Imaginez le parcours : vous marquez le candidat comme embauché dans votre ATS et cela crée automatiquement son profil, ses documents et ses informations de paie dans votre HRMS, toutes les autres tâches d’un processus d’intégration étant prêtes à être lancées.
En intégrant votre HRMS avec votre ATS, vous économisez des heures qui seraient autrement consacrées aux tâches d’intégration répétitives, tandis que la nouvelle recrue peut commencer rapidement à s’occuper des missions pour lesquelles elle a été embauchée.
10. Collecte des retours
Les candidats sont une source précieuse d’informations pour améliorer votre processus de recrutement.
Bien qu'il soit toujours préférable de parler à quelqu'un, surtout après un entretien, il n'est pas toujours possible d'en trouver le temps. Vous pouvez donc également créer un processus de recrutement prévoyant l'envoi automatique d'une enquête par e-mail aux candidats après les avoir marqués comme acceptés ou refusés dans votre ATS.
11. Rapports et analyses
Les analyses et rapports de recrutement n'ont pas à être une contrainte nécessitant de rassembler toutes les données et rapports nécessaires.
Vous pouvez utiliser un logiciel d'analyse de recrutement pour générer régulièrement des rapports automatiques qui vous fourniront des informations précieuses pour améliorer votre processus.
Les tableaux de bord de recrutement donnent accès à des indicateurs en temps réel et aident à identifier les étapes du processus nécessitant des ajustements.
Ceux-ci peuvent ensuite générer automatiquement des rapports et les livrer à ceux qui en ont besoin pour piloter la stratégie.
12. Conformité
L'automatisation peut vous aider à rester conforme aux multiples lois et réglementations entourant le recrutement de plusieurs façons :
- Garantir automatiquement que les candidats répondent aux qualifications spécifiques au poste et aux exigences légales telles que l'éligibilité.
- S'assurer qu'aucune documentation critique n'est omise ou égarée, en fournissant une piste d'audit fiable.
- S'assurer que les données personnelles sont stockées en toute sécurité, que l'accès est limité au personnel autorisé et que les politiques de conservation des données comme le RGPD sont continuellement appliquées.
- Planifier et rappeler aux employés les sessions de formation obligatoires, suivre leur réalisation et gérer les certifications.
- Analyser les données de recrutement et générer des rapports mettant en lumière des problèmes potentiels de conformité tels que des disparités dans les pratiques d'embauche, les rémunérations ou des lacunes dans la documentation.
13. Création des lettres d'offre
Dès que vous avez décidé de recruter une personne, il est important d'agir rapidement. Les ATS ou outils similaires peuvent générer et envoyer des lettres d'offre en utilisant des intégrations avec des plateformes de signature électronique telles que DocuSign.
14. Archivage
Les systèmes automatisés veillent à documenter l'ensemble des activités de recrutement et à leur conformité avec les exigences légales et réglementaires, réduisant ainsi le risque d'erreurs et de problèmes juridiques potentiels.
15. Vérification des références
Les logiciels de vérification des références peuvent automatiser la collecte et la vérification des références professionnelles pour les candidats. Les principaux éléments comprennent les demandes automatiques par e-mail, des questionnaires personnalisables et des outils d'analyse de données. Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de vérification des références.
15. Tests
Les logiciels d'évaluation des candidats permettent d'automatiser l'envoi des tests d'évaluation, ainsi que la notation et la restitution des résultats.
Exemple de flux de travail automatisé
Lorsque vous mettez en place un nouveau logiciel de recrutement et débutez avec l'automatisation, il vous faut un exemple de flux de travail à tester. Voici un standard pour vous lancer.
- Publication d'une offre : Rédigez l'offre et utilisez votre ATS ou un système de publication d'offres pour la diffuser sur plusieurs plateformes automatiquement.
- Tri des candidatures : Utilisez l'automatisation pour filtrer les candidatures, écarter les candidats non qualifiés et envoyer les e-mails de refus ou d'étapes suivantes.
- Planification des entretiens : Permettez aux candidats de choisir un créneau pour l'entretien à l'aide d'un outil de planification automatisé.
- Évaluation : Faites passer des évaluations préalables à l'embauche et des entretiens vidéo automatisés.
- Offre et intégration : Utilisez des outils pour générer automatiquement les lettres d'offre et faciliter le processus d'intégration.
Avantages de l'automatisation du processus de recrutement
Comme vous l'avez sans doute deviné, l'automatisation peut améliorer votre processus d'embauche de plusieurs manières :
- Gagner du temps : L'automatisation réduit les tâches manuelles et libère du temps pour que les équipes de recrutement se concentrent sur des missions stratégiques.
- Réduction des coûts : En automatisant les tâches répétitives, les organisations peuvent diminuer les coûts administratifs liés au recrutement. De plus, un délai d'embauche plus court réduit les coûts liés aux postes vacants et la perte de productivité.
- Amélioration de la qualité des candidats : Les systèmes automatisés peuvent aider à trier les CV et candidatures et à écarter automatiquement les candidats qui ne répondent pas à certains critères.
- Expérience candidat améliorée : L’automatisation crée un processus de recrutement plus efficace, assure une communication rapide et cohérente avec les candidats, et permet de recueillir de meilleurs retours, contribuant ainsi à une meilleure expérience pour les candidats.
- Décisions fondées sur les données : Les outils d'automatisation du recrutement sont souvent dotés de fonctions d’analyse et de reporting que les organisations peuvent utiliser pour affiner leur stratégie de recrutement, identifier les points de blocage et prendre des décisions éclairées sur la base des données.
- Cohérence et standardisation : Les processus automatisés garantissent que tous les candidats sont traités de manière uniforme, réduisant ainsi le risque de biais et améliorant la conformité avec les exigences légales et réglementaires. Des processus standardisés renforcent également l’efficacité et la fiabilité globales du recrutement.
- Scalabilité : L’automatisation facilite l’augmentation ou la réduction des efforts de recrutement selon les besoins de l’organisation. Lors de périodes de forte croissance ou de recrutements saisonniers, les systèmes automatisés peuvent gérer des volumes accrus sans compromettre la qualité.
- Meilleure collaboration : Les outils d’automatisation incluent souvent des fonctionnalités qui facilitent la collaboration dans les processus d’embauche, comme des bases de données partagées de candidats, des mécanismes de feedback et la gestion des workflows.
- Meilleur marketing : Les outils d’automatisation, les CRM de recrutement et les logiciels de base de données de recrutement envoient des mises à jour automatiques sur les postes vacants, etc., à des segments spécifiques.
Attention : Utilisez l’automatisation avec prudence
Comme nous l’avons évoqué, l’automatisation peut améliorer de manière significative l’expérience de recrutement à de nombreux niveaux. Mais utilisez-la avec discernement ! Les humains ne sont pas des robots et une touche humaine est parfois indispensable.
Voici quelques domaines où il est conseillé d’éviter l’automatisation :
- Rejeter un candidat qui a déjà franchi un certain nombre d’étapes dans le processus automatisé, habituellement après avoir échangé avec quelqu’un.
- Analyse des CV : Bien que l'automatisation puisse aider, de nombreuses plateformes de recrutement pour petites entreprises ont encore des difficultés à extraire correctement les informations de base d'un CV. On peut en déduire que la “notation de CV par IA” est encore bien loin. De plus, des débats existent déjà autour de la légalité : certains pays ont introduit une législation donnant le droit aux candidats de ne pas voir leur CV rejeté automatiquement par des logiciels de recrutement à base d’IA : surveillez ces évolutions !
De façon générale, une dépendance excessive aux systèmes et algorithmes automatisés peut conduire à écarter des candidats qualifiés qui n’entrent pas parfaitement dans les critères définis par les outils d’automatisation.
Les algorithmes peuvent également renforcer involontairement les biais existants s'ils ne sont pas surveillés et mis à jour attentivement.
Améliorez vos recrutements grâce à l’automatisation
Comme dans de nombreux métiers, l’automatisation peut simplifier la vie des équipes de recrutement et rationaliser le processus d’embauche, mais attention à la mettre en œuvre avec précaution.
Vous ne voulez pas que votre société acquière la réputation de traiter les candidats comme des numéros dans une machine à tirage au sort, alors restez attentif à des aspects comme fournir un bon feedback lors des entretiens et échanger avec les candidats pour recueillir leurs avis.
Le marché des logiciels de recrutement regorge d’outils qui affirment utiliser l’IA mais ont du mal à prouver leurs performances. Pour aller plus loin, lisez l’excellent article de Mariya Hristova sur le recrutement par IA.
