Migliorare i processi delle risorse umane: un processo in 4 fasi

La tua funzione HR probabilmente dispone di più di qualche processo che potrebbe essere migliorato. Utilizzando la gestione strategica delle risorse umane, le organizzazioni possono migliorare i processi HR per rispondere meglio alle esigenze dei dipendenti e dell'organizzazione.

Struttura per il miglioramento dei processi HR

I processi HR comprendono un'ampia gamma di attività, dal reclutamento e dall'inserimento dei dipendenti allo sviluppo del personale e alla gestione delle prestazioni.

Per rimanere competitive ed efficienti, le aziende devono cercare continuamente di migliorare i propri processi HR. Semplificare i processi HR è facile con gli strumenti HR basati sul cloud, garantendo flussi di lavoro più fluidi e una migliore accessibilità ai dati.

Ho constatato che il principale ostacolo al miglioramento dei processi è iniziare: può sembrare un compito insormontabile! Suddividerlo in passaggi separati lo rende molto più gestibile.

Primo passaggio: valutare i processi attuali

È difficile migliorare qualcosa se non la si comprende appieno. Può richiedere tempo, lo ammetto fin da subito, ma normalmente questo passaggio deve essere completato una sola volta. 

Il primo passaggio consiste nel valutare i flussi di lavoro e le attività e determinare cosa è documentato, chi ne è responsabile e quando è stato revisionato l'ultima volta. Le risorse umane gestiscono le buste paga e la formazione e lo sviluppo, ad esempio, oppure se ne occupa un altro reparto della tua azienda?

Ad esempio, un precedente reparto HR in cui ho lavorato disponeva di un elevato numero di processi documentati, ma abbiamo scoperto che erano archiviati in luoghi diversi e in vari stati di aggiornamento.

Successivamente, puoi esaminare le tue metriche HR per individuare eventuali aree problematiche relative a ciascun processo, come un organico inaccurato, errori nelle buste paga o tempi di assunzione troppo lunghi.

Al termine di questo passaggio, avrai un inventario dei processi che possono essere migliorati. 

Author's Tip

È inoltre utile raccogliere riscontri dalla popolazione aziendale più ampia per individuare eventuali difficoltà che riscontrano in relazione ai tuoi processi HR.

Secondo passaggio: stabilire le priorità

Non potrai affrontare tutto contemporaneamente, quindi è importante riflettere in modo critico su quali processi vuoi affrontare per primi. Questo vale soprattutto per i sistemi HR delle piccole imprese, che devono fare i conti con tempo, risorse e budget limitati.

Forse ottenere alcune prime vittorie semplici e rapide potrebbe liberare tempo da dedicare ai progetti più impegnativi. Oppure hai il sostegno della leadership per intraprendere un grande progetto di automazione.

Stabilisci obiettivi di miglioramento chiari e specifici, allineati agli obiettivi strategici, alle iniziative e ai valori dell'organizzazione.

Ad esempio, il valore principale della mia azienda è l'innovazione, ma abbiamo ancora alcuni processi HR manuali piuttosto frustranti.

Il nostro obiettivo è creare un'esperienza HR innovativa che offra ai nostri dipendenti una percezione positiva della loro funzione HR. Siamo riusciti a ottenere il sostegno dei dirigenti per la trasformazione digitale delle risorse umane automatizzando diversi processi chiave e collegando i progetti al nostro valore dell'innovazione.

Questo passaggio non segue un approccio valido per tutti, quindi dovrai decidere cosa funziona per la tua organizzazione in base alle risorse disponibili.

Terzo passaggio: creare un piano d'azione 

È consigliabile stabilire una tempistica realistica per il completamento e includere diversi controlli sui progressi.

Ciò può comportare la semplificazione dei flussi di lavoro, l'eliminazione dei passaggi non necessari e l'automazione delle attività ripetitive utilizzando specifici software HR (torneremo su questo passaggio più avanti). 

Se disponi di risorse che possono aiutare, assegnare la titolarità e la responsabilità consentirà ai membri del team di mantenere il potere decisionale nei propri processi di lavoro. 

Può essere difficile tenere traccia di tutto questo e avere un documento di progetto a cui tutti possano accedere sarà utile. Mi piace usare SharePoint per questo tipo di progetti, ma sono disponibili molti strumenti di gestione dei progetti.

Nel mio precedente esempio di documentazione frammentata, abbiamo deciso di mettere tutto in un'unica posizione centrale invece di lasciarlo nei silos in cui era conservato e ci siamo dati 6 mesi per aggiornare ogni documento.

Questa tempistica era realistica e raggiungibile per noi, essendo un piccolo team HR. Una volta al mese tenevamo una breve riunione ricorrente per verificare i nostri progressi e responsabilizzarci a vicenda. 

Fase quattro: miglioramento continuo

Stabilisci un sistema per il monitoraggio e la valutazione continui dei processi HR. Raccogli il feedback dei dipendenti e del personale HR per individuare eventuali problemi o ulteriori aree di miglioramento. 

Ad esempio, potresti inviare un sondaggio rapido ai dipendenti dopo che hanno contattato le risorse umane con determinate richieste, per ottenere un feedback immediato, oppure inviare una raccolta di desiderata al tuo team HR una volta all'anno per ottenere idee di miglioramento più complete.

Puoi utilizzare il feedback e i dati raccolti per apportare perfezionamenti continui ai processi HR.

I reparti HR possono ottimizzare i processi integrando piattaforme per la gestione dei casi HR al fine di risolvere più rapidamente i problemi.

Unisciti alla community di People Managing People per accedere a contenuti esclusivi, modelli pratici, eventi riservati ai membri e approfondimenti settimanali sulla leadership—l'iscrizione è gratuita.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 esempi di miglioramento dei processi HR 

Vediamo alcuni esempi di modalità comuni per migliorare i processi HR.

Automatizza i flussi di lavoro

Nella fase di valutazione, probabilmente individuerai attività manuali e ripetitive come l'inserimento dei dati, la pianificazione degli appuntamenti e l'invio di e-mail di routine. 

Puoi automatizzare questi processi creando un ecosistema tecnologico HR (ovvero il tuo HRMS o HRIS insieme agli strumenti di comunicazione) che automatizzi molti di questi processi e consenta il flusso di dati tra diverse app e funzioni.

Consiglio dell'autore

Se non puoi automatizzarlo, almeno standardizzalo. Lo sviluppo di processi e modelli standardizzati per attività come le valutazioni delle prestazioni, le descrizioni delle posizioni lavorative e le guide ai colloqui garantisce coerenza e riduce il tempo dedicato alla creazione di materiali da zero.

Digitalizza l'inserimento

L'inserimento dei dipendenti è un processo ripetibile che nella maggior parte delle aziende attende di essere aggiornato ed è una delle componenti più importanti dell'esperienza dei dipendenti appena assunti.

Digitalizza il processo di inserimento fornendo ai nuovi assunti moduli elettronici, moduli di formazione e risorse aziendali. Ciò può ridurre la documentazione cartacea, far risparmiare tempo e garantire coerenza nell'esperienza di inserimento di tutti i nuovi dipendenti.

In questo ambito, uno specialistico software per l'inserimento può aiutarti enormemente.

Semplifica il reclutamento

Se il processo di reclutamento non era incluso nel tuo inventario della fase 1, dovrebbe esserlo. Se non lo hai già fatto, valuta l'implementazione di un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) per gestire le offerte di lavoro, le candidature e la comunicazione con i candidati.

Il software ATS può aiutarti a selezionare i candidati, monitorarne i progressi e persino creare un flusso di assunzione per i ruoli difficili da coprire. Molti di questi programmi possono inoltre fornire metriche preziose sul processo di assunzione e sull'esperienza dei candidati.

Offri opzioni autonome

I professionisti HR possono spendere molta energia inutile nel rispondere alle domande e nell'aggiornare le informazioni sui dipendenti; ecco alcuni suggerimenti utili:

Servizi autonomi per dipendenti e manager

Le opzioni potrebbero essere già disponibili nel tuo software HRIS per l'autogestione di dipendenti e manager. 

Utilizza gli strumenti di autogestione per dipendenti per consentire ai dipendenti di aggiornare i dati personali, visualizzare le buste paga, richiedere permessi e iscriversi ai benefit. Questo riduce il carico di lavoro del team HR e consente ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie informazioni.

Le opzioni di autogestione per i manager all'interno del tuo HRIS sono un altro ambito da prendere in considerazione per migliorare i processi. Potrebbero esserci funzioni che puoi attivare facilmente per i manager, così che possano gestire autonomamente le modifiche ordinarie ai dati dei dipendenti, come modificare le linee di riporto e approvare le richieste di permesso.

Base di conoscenze centralizzata 

Crea un archivio centralizzato di politiche, procedure, domande frequenti e risorse HR. Questo può aiutare dipendenti e manager a trovare le risposte alle loro domande senza dover contattare direttamente il reparto HR. È fondamentale fare in modo che questo archivio sia facilmente consultabile e accessibile a tutti i dipendenti. 

Sono disponibili numerose soluzioni intranet, con diversi livelli di costi e impegno richiesto. Molte piattaforme HRIS offrono anch'esse questa funzionalità. 

Gestione elettronica dei documenti 

Se non l'hai ancora fatto, inizia a conservare digitalmente i documenti HR in un sistema sicuro di gestione dei documenti. Questo facilita il recupero e la condivisione dei documenti e dei dati dei dipendenti, riducendo la necessità di documenti cartacei. 

Calendario della conformità ed elenco di controllo di fine anno

Ho parlato brevemente di un calendario della conformità in un articolo precedente sulla conformità HR e non posso che sottolinearne l'importanza.

Il calendario che utilizzo è collegato a un calendario HR condiviso in Outlook e ogni elemento del calendario è collegato a un evento del calendario HR. Questi promemoria “in bella vista” funzionano bene per stimolare l'azione in materia di conformità.

Sfrutta un elenco di controllo di fine anno incorporandolo nel calendario della conformità. Nell'ambito dell'elenco di controllo di fine anno del mio team, esaminiamo la documentazione dei processi ed eseguiamo regolarmente le attività di manutenzione. 

Questo consente un ciclo di miglioramento continuo senza dover ricominciare ogni volta da zero, come ho spiegato nel Passaggio 4 sopra.

Nota a margine: l'elenco di controllo di fine anno non dovrebbe essere combinato con gli altri elenchi di controllo dei processi HR né sostituirli.

Sfide del miglioramento dei processi HR

Sebbene nella pratica tutto sembri positivo, è improbabile che il miglioramento dei processi HR proceda senza intoppi. Le sfide più comuni sono:

• Resistenza al cambiamento: dipendenti e manager potrebbero opporsi ai cambiamenti per paura dell'ignoto, per abitudine ai processi attuali o per scetticismo riguardo ai vantaggi dei nuovi sistemi. Per questo motivo, qualsiasi cambiamento importante richiede un adeguato piano di gestione del cambiamento e una strategia di comunicazione.
• Mancanza di una visione chiara: senza un obiettivo e una strategia ben definiti, i miglioramenti dei processi HR possono perdere direzione, causando uno spreco di impegno e risorse.
• Risorse limitate: vincoli di budget, personale insufficiente e strumenti tecnologici inadeguati possono ostacolare l'implementazione di nuovi processi HR. Per questo è importante stabilire correttamente le priorità e definire tempistiche realistiche. La semplificazione dei processi HR può iniziare adottando soluzioni HR gratuite per le attività amministrative di base.
• Mantenimento della conformità: i processi HR devono rispettare diversi requisiti legali e normativi e garantire la conformità durante l'implementazione dei cambiamenti può rivelarsi problematico.
• Espansione a livello globale: i processi HR potrebbero dover tenere conto di diverse esigenze locali, a seconda dei Paesi in cui assumi. Il ricorso a servizi HR multinazionali può garantire processi ottimizzati, adatti sia ai team locali sia a quelli internazionali

Migliori pratiche per il miglioramento dei processi HR

Infine, alla luce delle sfide evidenziate sopra, ecco alcune migliori pratiche da tenere a mente quando si migliorano i processi HR.

• Stabilisci obiettivi chiari: Definisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e vincolati al tempo (SMART) per il processo di miglioramento.
• Coinvolgimento dei dipendenti: Coinvolgi i dipendenti nelle fasi di pianificazione e implementazione. Raccogli i loro feedback e affronta le loro preoccupazioni per favorire il consenso e ridurre la resistenza al cambiamento.
• Comunicazione aperta: Promuovi una comunicazione aperta e trasparente all'interno del team HR e in tutta l'organizzazione, per comunicare efficacemente il cambiamento e raccogliere feedback.
• Analisi comparativa: Confronta i tuoi processi HR con gli standard di settore e le migliori pratiche. Utilizza l'analisi comparativa per identificare lacune e opportunità di miglioramento.
• Metriche delle prestazioni: Definisci e monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per i tuoi processi HR
• Adotta una mentalità incentrata sul cliente: Il nuovo modo di pensare consiste nel considerare le attività relative alle persone come un prodotto, trattando i dipendenti come clienti e concentrandosi sul miglioramento della loro esperienza con i processi HR. Scopri cosa potrebbe migliorare la loro esperienza, che si tratti dell'integrazione dei sistemi, della semplificazione delle attività o della riduzione al minimo delle riunioni.

Una cultura del miglioramento continuo

Il miglioramento dei processi HR è una parte naturale del potenziamento della funzione delle risorse umane.

Seguendo un approccio strutturato che include valutazione, analisi, riprogettazione e monitoraggio continuo, puoi ottimizzare i processi HR, ridurre i costi, migliorare la soddisfazione dei dipendenti e, in definitiva, contribuire maggiormente al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione. 

Adottare una cultura del miglioramento continuo nelle risorse umane può portare al successo a lungo termine nell'attuale dinamico ambiente aziendale e offrire ai dipendenti un'esperienza HR efficace.

Unisciti alla comunità di People Managing People

Per saperne di più sul miglioramento dei processi HR e sulle migliori pratiche di gestione dei talenti, unisciti alla nostra comunità di supporto composta da professionisti HR e leader aziendali che condividono conoscenze per aiutarti a progredire nella tua carriera e ad apportare maggiore valore alla tua organizzazione.