Dati dei dipendenti: tipologie, utilizzi e buone pratiche
Recentemente, People Managing People ha parlato con diversi responsabili delle risorse umane di come le risorse umane possano avere un impatto maggiore nelle organizzazioni.
Quasi tutti hanno parlato dell'importanza di utilizzare i dati per orientare il processo decisionale, in linea con la crescita della disciplina dell'analisi dei dati relativi al personale.
I dati dei dipendenti sono necessari per motivi legali, ma aiutano a raccontare ciò che accade nella tua organizzazione e guidano la tua strategia di gestione dei talenti.
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Ma cosa sono esattamente i dati dei dipendenti e come si raccolgono? Inoltre, quali sono le considerazioni etiche e come si mantengono sicuri i dati?
Tipi di dati dei dipendenti
Iniziamo il nostro viaggio nel mondo dei dati dei dipendenti osservando più da vicino i diversi tipi di dati con cui abbiamo a che fare quotidianamente.
Non ci addentreremo nella complessa teoria dei dati: consideralo più come un pranzo informale con apprendimento.
Informazioni personali:
- Le informazioni di base: nome, data di nascita, indirizzo e così via.
Informazioni sull'impiego:
- Descrizione del lavoro, qualifica e reparto
- Data di inizio
- Dettagli e stato dell'impiego (a tempo pieno, a tempo parziale, con contratto, ecc.)
- Dettagli sulla retribuzione (stipendio, bonus, benefit)
- Luogo di lavoro e assegnazione dell'ufficio
Formazione e percorso professionale:
- Qualifiche accademiche (titoli di studio, istituti frequentati)
- Certificazioni professionali
- Esperienze lavorative precedenti
Prestazioni e storia lavorativa:
- Valutazioni e giudizi sulle prestazioni
- Incarichi e progetti di lavoro
- Storico degli stipendi
- Promozioni e trasferimenti
- Azioni disciplinari e ammonimenti
Monitoraggio delle ore e registri delle presenze:
- Fogli di presenza e registri delle presenze
- Richieste di straordinari e permessi
- Storico delle ore lavorate e delle presenze dei dipendenti
Benefit e retribuzione:
- Informazioni sull'assicurazione sanitaria
- Dettagli del piano pensionistico
- Opzioni su azioni o assegnazioni di quote azionarie
- Informazioni sulle ritenute fiscali
- Detrazioni e contributi
Informazioni sui contatti di emergenza:
- Nomi e informazioni di contatto dei parenti più prossimi o dei contatti di emergenza
Informazioni sulla diversità e sui dati demografici:
- Genere
- Razza/etnia
- Stato di disabilità
- Status di veterano (se pertinente)
Informazioni sul personale
- Numero di dipendenti
Documenti legali e di conformità:
- Contratti di lavoro
- Accordi di non divulgazione (NDA)
- Accordi di riservatezza
- Moduli I-9 (verifica dell'idoneità all'impiego)
- Moduli fiscali (W-4, W-2, 1099, ecc.)
Metriche e obiettivi delle prestazioni:
- Indicatori chiave di prestazione (KPI)
- Obiettivi e traguardi
- Valutazioni delle prestazioni, inclusi i dati sulle prestazioni
- Piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Formazione e sviluppo:
- Storico della formazione e certificazioni
- Valutazioni delle competenze e delle capacità
Registri delle dimissioni e delle cessazioni:
- Colloqui di uscita
- Durata del rapporto di lavoro
- Motivi della cessazione
- Informazioni sulla retribuzione e sui benefit finali
Coinvolgimento dei dipendenti
- Riscontri dei sondaggi
- Riscontri dei colloqui
- Punteggio netto di promozione dei dipendenti
Metriche di reclutamento
- Fonte dell'assunzione
- Tasso di accettazione delle offerte di lavoro
- Costo per assunzione
- Tempo necessario per l'assunzione
I dati sopra indicati possono essere combinati in modi sempre più avanzati per migliorare i processi e l'esperienza complessiva dei dipendenti.
Ad esempio, potresti voler analizzare i tassi di abbandono tra determinati gruppi demografici o verificare se le persone lasciano l'organizzazione poco dopo aver ricevuto una promozione.
Puoi quindi presentare questi dati alle parti interessate e allocare le risorse in modo appropriato.
Perché i dati sui dipendenti sono utili?
I dati sui dipendenti sono fondamentali per prendere decisioni consapevoli sulla forza lavoro e rimanere conformi alle leggi sul lavoro, alle norme fiscali e ai regolamenti sulla privacy dei dati.
Ad esempio, le organizzazioni devono mantenere registri accurati delle buste paga, inclusi i salari corrisposti, le ritenute fiscali e i contributi del datore di lavoro, per rispettare le leggi fiscali e garantire una corretta rendicontazione alle agenzie governative.
Questa è la parte noiosa ma, come accennato nell'introduzione, i dati sui dipendenti, come dati demografici, tassi di abbandono e altre metriche delle risorse umane, possono essere utilizzati per raccontare cosa sta accadendo nella tua organizzazione e prendere decisioni strategiche.
Ad esempio, IBM ha condotto un'analisi approfondita dell'abbandono dei dipendenti per identificare i fattori chiave che influenzano il ricambio del personale. Ha scoperto che i dipendenti che viaggiavano frequentemente avevano un tasso di abbandono 2,4 volte maggiore rispetto a quelli che viaggiavano raramente.
Inoltre, i dipendenti del dipartimento delle Risorse umane mostravano una maggiore propensione a lasciare l'organizzazione. Queste informazioni hanno consentito a IBM di affrontare problemi specifici e sviluppare strategie per ridurre il ricambio del personale.
Come raccogliere i dati sui dipendenti
La buona notizia è che raccogliere tutti questi dati è piuttosto semplice se disponi degli strumenti giusti.
Sistema informativo delle risorse umane (HRIS)
Un HRIS ti aiuta a organizzare e archiviare digitalmente tutti i dati dei dipendenti in un'unica posizione centralizzata, rendendoli facili da consultare e aggiornare.
Automatizza le attività quotidiane delle risorse umane, come il monitoraggio delle assenze e la gestione dei registri dei dipendenti, e consente di generare rapidamente report per individuare tendenze o rispettare le leggi sul lavoro.
Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS)
Un HRMS è una soluzione più completa che va oltre un HRIS integrandosi con altre funzioni aziendali. Non solo aiuta nella raccolta dei dati, ma supporta anche la pianificazione della forza lavoro, l'elaborazione delle buste paga e la gestione della conformità.
Sistemi di gestione dei candidati (ATS)
Svolgendo un ruolo fondamentale nelle prime fasi della raccolta dei dati, nello specifico durante il reclutamento, un ATS facilita la raccolta dei dati sulle qualifiche, sulle esperienze e sui feedback dei colloqui dei candidati. Questi dati possono quindi essere trasferiti in un HRIS o HRMS quando un candidato diventa un nuovo assunto.
Software per l'analisi delle persone
Gli software specialistici per l'analisi delle persone consentono non solo di raccogliere, ma anche di analizzare i dati dei dipendenti per ottenere informazioni sulle tendenze della forza lavoro, sugli indicatori delle prestazioni e sulle analisi predittive. Spesso altamente specializzati, questi strumenti consentono ai team HR di prendere decisioni strategiche che favoriscono il successo dell'organizzazione.
Software per l'analisi del reclutamento
Software specializzati per l'analisi del reclutamento, progettati con funzionalità avanzate di analisi del reclutamento per esaminare in profondità il processo di assunzione.
I professionisti HR e i team di reclutamento li utilizzano per ottenere informazioni sulle proprie strategie di reclutamento e prendere decisioni basate sui dati.
Sondaggi e colloqui con i dipendenti
Metodi come i sondaggi, i colloqui skip-level e i colloqui di permanenza forniscono preziosi feedback, opinioni e suggerimenti dei dipendenti.
Questi dati qualitativi provenienti da strumenti come il software per i sondaggi dei dipendenti completano i dati quantitativi archiviati nell'HRIS/HMRS e forniscono una visione completa delle esperienze e delle percezioni dei dipendenti.
Software per la valutazione delle prestazioni
Gli strumenti per la gestione delle prestazioni aiutano a monitorare e archiviare dati chiave sui dipendenti, come obiettivi, feedback, valutazioni e piani di sviluppo, in un'unica posizione accessibile.
Ciò rende più semplice individuare le tendenze, sostenere la crescita e prendere decisioni informate su promozioni o formazione.
Buone pratiche per i dati dei dipendenti
La gestione dei dati dei dipendenti richiede un equilibrio per aderire alle buone pratiche e garantire la sicurezza dei dati, la conformità alle normative e il trattamento etico della forza lavoro.
Buone pratiche di igiene dei dati
L'igiene dei dati è essenziale per mantenere la qualità, l'accuratezza e l'utilità dei dati. Una scarsa igiene dei dati può causare ogni tipo di errore, inefficienza e opportunità mancate.
Ecco cosa fare:
- Accuratezza e integrità dei dati: Mantieni aggiornati e accurati i dati dei dipendenti. A tal fine, verifica e controlla regolarmente i dati per assicurarne l'accuratezza. Dati inesatti possono causare errori nelle buste paga e nei benefit, oltre a problemi (cioè disastri).
- Politiche di conservazione dei dati: Sviluppa politiche chiare di conservazione dei dati che specifichino per quanto tempo conserverai i dati dei dipendenti e quando dovranno essere eliminati o archiviati in modo sicuro. Ciò garantisce la conformità ai requisiti legali e riduce l'ingombro dei dati.
- Smaltimento dei dati: Quando elimini documenti cartacei o elettronici, segui procedure sicure di distruzione dei dati. Distruggi i documenti cartacei e cancella in modo sicuro i supporti elettronici per prevenire fughe di dati.
- Backup dei dati: Esegui regolarmente il backup dei dati dei dipendenti per prevenire perdite in caso di guasti del sistema o danneggiamento dei dati. Verifica le procedure di ripristino dei dati per garantirne il recupero.
Sicurezza
La sicurezza riguarda tutti noi ed è particolarmente importante proteggere i dati sensibili della propria organizzazione.
Alla luce di ciò, ecco alcune buone pratiche da considerare quando si affronta la sicurezza:
- Valutazioni regolari dei rischi relativi ai dati: effettuate valutazioni regolari dei rischi e delle vulnerabilità dei dati per identificare potenziali minacce e punti deboli nelle vostre pratiche di gestione dei dati e adottare misure correttive. Se avete bisogno di aiuto per implementare questi sistemi, rivolgetevi a un consulente di governance dei dati per ricevere il supporto necessario.
- Piano di risposta agli incidenti: sviluppate e documentate un piano completo di risposta agli incidenti per affrontare tempestivamente le violazioni dei dati o gli incidenti di sicurezza. Assicuratevi che i dipendenti conoscano i passaggi da seguire in caso di violazione dei dati e integrate il piano nella cultura aziendale.
- Misure di cibersicurezza: adottate solide misure di cibersicurezza, come la crittografia, i firewall e l'autenticazione a più fattori, per proteggere le informazioni sensibili.
- Controllo degli accessi: implementate controlli rigorosi degli accessi per limitare chi può accedere ai dati dei dipendenti. Dovrete concedere l'accesso solo al personale autorizzato, in base ai suoi ruoli e alle sue responsabilità. Esaminate e aggiornate regolarmente le autorizzazioni di accesso per ridurre al minimo il rischio di violazioni dei dati.
- Gestione dei rischi di fornitori e terze parti: se utilizzate software o servizi HR di terze parti, svolgete le opportune verifiche per valutarne le pratiche di sicurezza dei dati. Ad esempio, verificate la presenza di certificazioni come ISO 27001 e SOC 2 e assicuratevi che rispettino gli stessi standard di protezione dei dati che applicate internamente.
- Conformità alla privacy dei dati: mantenetevi aggiornati sulle normative relative alla privacy dei dati, come il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), il CCPA (California Consumer Privacy Act) e altre leggi pertinenti. Assicuratevi di raccogliere, conservare ed elaborare i dati dei dipendenti in conformità a tali normative. Ricordate che, quando richiesto, dovrete ottenere il consenso. Per i professionisti responsabili di questi requisiti, le certificazioni di conformità possono aiutare a formalizzare le competenze in ambiti quali la privacy e la protezione dei dati.
- Tracce di audit e registrazione: mantenete tracce di audit e registri degli accessi ai dati e delle modifiche. Questi registri possono essere utili per indagare sugli incidenti di sicurezza e dimostrare la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
Etica
Date priorità alle considerazioni etiche in tutti gli aspetti della gestione dei dati, per garantire equità, rispetto e fiducia nelle pratiche della vostra organizzazione.
- Promuovete pratiche responsabili di gestione dei dati fin dall'inizio (inserimento dei dipendenti) e scoraggiate qualsiasi uso improprio o condivisione non autorizzata delle informazioni sui dipendenti.
- Ottenete il consenso informato dei dipendenti prima di raccogliere ed elaborare i loro dati. Siate trasparenti riguardo al modo in cui i loro dati verranno utilizzati e fornite informative sulla privacy chiare e trasparenti.
- Programmi di formazione per formare i professionisti HR e i dipendenti su come conservare i dati e sulle migliori pratiche di protezione dei dati. Promuovete una cultura della consapevolezza della privacy dei dati in tutto l'ambiente di lavoro per ridurre al minimo il rischio di esposizione accidentale dei dati.
Dati dei dipendenti: gestirli con leggerezza è a vostro rischio
Nella routine quotidiana della gestione del personale, raccogliamo e conserviamo naturalmente una moltitudine di dettagli sui dipendenti, ed è essenziale tenere presente che non si tratta di un'attività da affrontare con leggerezza.
La gestione dei dati dei dipendenti è un'attività complessa che richiede un delicato equilibrio tra conformità legale, sicurezza dei dati e considerazioni etiche. Non è un compito per i deboli di cuore.
Quindi ricordate: quando si tratta dei dati dei dipendenti, è meglio essere eccessivamente protettivi piuttosto che adottare un approccio superficiale. La fiducia dei vostri dipendenti e la reputazione della vostra organizzazione dipendono da questo.
Per non concludere con una nota così seria, ricordate anche che i dati dei dipendenti sono come un superpotere che aiuta le risorse umane a diventare un partner più strategico. Potete persino divertirvi un po' con essi.
Scoprite come presentare al meglio i dati nell'eccellente articolo di Liam Reese sull'analisi dei dati HR.
Potreste voler migliorare la vostra competenza sui dati partecipando a una conferenza sull'analisi delle persone o frequentando un corso di analisi HR e/o conseguendo una certificazione nella gestione dei documenti.
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