Dati dei dipendenti: Tipi, usi e migliori pratiche
Recentemente, People Managing People ha intervistato diversi leader delle risorse umane su come l'HR possa avere un impatto maggiore nelle organizzazioni.
Quasi tutti hanno parlato dell'importanza di utilizzare i dati per guidare il processo decisionale, in linea con la crescita della disciplina dell'analisi dei dati del personale.
I dati dei dipendenti sono richiesti per fini legali, ma aiutano anche a raccontare una storia su ciò che sta accadendo nella tua organizzazione e guidano la strategia di gestione dei talenti.
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Ma cosa sono esattamente i dati dei dipendenti e come si raccolgono? Inoltre, quali sono le considerazioni etiche e come si mantengono sicuri i dati?
Tipi di dati dei dipendenti
Iniziamo il nostro viaggio nel mondo dei dati dei dipendenti con uno sguardo più attento ai diversi tipi di dati con cui abbiamo a che fare ogni giorno.
Non affronteremo qui teorie complesse sui dati—pensa a questo come a una pausa pranzo formativa informale.
Informazioni personali:
- I dati di base: nome, data di nascita, indirizzo e così via.
Informazioni lavorative:
- Descrizione della posizione, titolo e dipartimento
- Data di inizio
- Dettagli e stato dell'impiego (tempo pieno, part-time, contratto, ecc.)
- Dettagli sulla retribuzione (stipendio, bonus, benefit)
- Luogo di lavoro e assegnazione dell'ufficio
Formazione ed esperienza professionale:
- Titoli di studio (lauree, scuole frequentate)
- Certificazioni professionali
- Esperienza lavorativa precedente
Prestazioni e storia lavorativa:
- Valutazioni delle prestazioni e apprezzamenti
- Incarichi e progetti di lavoro
- Storia retributiva
- Promozioni e trasferimenti
- Azioni disciplinari e avvertimenti
Rilevazione presenze e registri di presenza:
- Foglio presenze e registrazioni di presenza
- Straordinari e richieste di permessi
- Storico delle presenze e orari dei dipendenti
Benefit e retribuzione:
- Informazioni sull'assicurazione sanitaria
- Dettagli sui piani pensionistici
- Stock option o concessioni di azioni
- Informazioni sulla trattenuta fiscale
- Detrazioni e contributi
Informazioni di contatto di emergenza:
- Nomi e contatti dei familiari o persone da contattare in caso di emergenza
Informazioni su diversità e dati demografici:
- Genere
- Razza/etnia
- Condizione di disabilità
- Status di veterano (se rilevante)
Informazioni sul personale
- Numero di dipendenti
Documenti legali e di conformità:
- Contratti di lavoro
- Accordi di non divulgazione (NDA)
- Accordi di riservatezza
- Moduli I-9 (verifica dell'idoneità all'impiego)
- Moduli fiscali (W-4, W-2, 1099, ecc.)
Indicatori di performance e obiettivi:
- Indicatori chiave di performance (KPI)
- Obiettivi e traguardi
- Valutazioni delle prestazioni inclusi i dati sulle performance
- Piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Formazione e sviluppo:
- Storico della formazione e certificazioni
- Valutazione di competenze e abilità
Documentazione di uscita e cessazione:
- Colloqui di uscita
- Durata dell'impiego
- Motivazioni della cessazione
- Informazioni su liquidazione finale e benefici
Coinvolgimento dei dipendenti
- Feedback dai sondaggi
- Feedback dai colloqui
- Employee net promoter score
Metriche di reclutamento
- Sorgente dell'assunzione
- Tasso di accettazione delle offerte di lavoro
- Costo per assunzione
- Tempo per assumere
I dati sopra riportati possono essere combinati in modi sempre più avanzati per migliorare i processi e la esperienza dei dipendenti complessiva.
Ad esempio, potresti voler analizzare i tassi di abbandono in base a certi dati demografici o se le persone lasciano poco dopo aver ricevuto una promozione.
Potrai quindi presentare questi dati agli stakeholder rilevanti e allocare le risorse in modo appropriato.
Perché sono utili i dati dei dipendenti?
I dati sui dipendenti sono fondamentali per prendere decisioni intelligenti sulla forza lavoro e per rimanere conformi alle leggi sul lavoro, alle regole fiscali e ai regolamenti sulla privacy dei dati.
Ad esempio, le organizzazioni devono mantenere registri accurati delle buste paga, inclusi i salari pagati, le trattenute fiscali e i contributi del datore di lavoro, per rispettare le normative fiscali e garantire la corretta rendicontazione agli enti pubblici.
Questa è la parte più noiosa ma, come accennato nell’introduzione, dati sui dipendenti come dati demografici, tassi di abbandono e altre metriche HR possono essere utilizzati per raccontare la storia di ciò che accade nella tua organizzazione e servirsene per prendere decisioni strategiche.
Ad esempio, IBM ha condotto un’analisi approfondita dell’abbandono dei dipendenti per identificare i fattori chiave che influenzano il turnover. È emerso che i dipendenti che viaggiavano frequentemente avevano un tasso di abbandono 2,4 volte maggiore rispetto a quelli che viaggiavano raramente.
Inoltre, i dipendenti del reparto Risorse Umane presentavano una maggiore tendenza a lasciare l’azienda. Queste informazioni hanno permesso a IBM di affrontare questioni specifiche e sviluppare strategie per ridurre il turnover.
Come raccogliere i dati dei dipendenti
La buona notizia è che raccogliere tutti questi dati è piuttosto semplice se hai gli strumenti giusti.
Human resource information system (HRIS)
Un HRIS aiuta a organizzare e archiviare tutti i dati dei dipendenti in formato digitale in un unico luogo centralizzato, rendendo semplice l’accesso e l’aggiornamento.
Automatizza le attività HR quotidiane come il monitoraggio delle assenze e la gestione dei file dei dipendenti, inoltre puoi generare rapidamente report per individuare tendenze o restare conforme alle leggi sul lavoro.
Human resources management system (HRMS)
Un HRMS è una soluzione più completa che va oltre un HRIS, integrandosi con altre funzioni aziendali. Non solo aiuta nella raccolta dei dati, ma supporta anche la pianificazione della forza lavoro, l’elaborazione delle buste paga e la gestione della conformità.
Applicant tracking systems (ATS)
Svolgendo un ruolo cruciale nelle prime fasi della raccolta dei dati, in particolare durante il reclutamento, un ATS facilita la raccolta di dati sulle qualifiche, le esperienze e i feedback dei candidati sui colloqui. Tali dati possono poi essere trasferiti all’HRIS o all’HRMS quando il candidato viene assunto.
Software di people analytics
Il software specialistico di people analytics permette non solo di raccogliere, ma anche di analizzare i dati dei dipendenti per ottenere informazioni sulle tendenze della forza lavoro, sui parametri di performance e sull'analisi predittiva. Spesso altamente specializzati, questi strumenti consentono ai team HR di prendere decisioni strategiche che favoriscono il successo organizzativo.
Software di analytics per il recruiting
Software specializzati per l’analytics del recruiting, progettati con avanzate funzionalità di analisi del reclutamento per approfondire ogni fase del processo di assunzione.
I professionisti HR e i team di selezione li utilizzano per ottenere insight sulle strategie di recruiting e prendere decisioni basate sui dati.
Sondaggi e colloqui con i dipendenti
Metodi come i sondaggi, i colloqui con livelli superiori e i colloqui di permanenza ti forniscono preziosi feedback, opinioni e suggerimenti dei dipendenti.
Questi dati qualitativi, ottenuti tramite strumenti come il software per sondaggi ai dipendenti, completano i dati quantitativi archiviati nell’HRIS/HMRS e forniscono una visione olistica delle esperienze e delle percezioni dei dipendenti.
Software per le valutazioni di performance
Gli strumenti di gestione delle performance aiutano a monitorare e archiviare dati chiave dei dipendenti come obiettivi, feedback, revisioni e piani di sviluppo in un unico luogo accessibile.
Ciò facilita l’individuazione di tendenze, il supporto alla crescita e consente di prendere decisioni informate su promozioni o formazione.
Best practice per la gestione dei dati dei dipendenti
Gestire i dati dei dipendenti è un equilibrio tra l’aderenza alle best practice e la garanzia della sicurezza dei dati, della conformità alle normative e del trattamento etico del personale.
Best practice per l’igiene dei dati
Mantenere l'igiene dei dati è essenziale per garantirne la qualità, l’accuratezza e l’utilità. Una scarsa igiene dei dati può portare a errori di ogni tipo, inefficienze e occasioni perse.
Ecco cosa fare:
- Accuratezza e integrità dei dati: Mantieni registri dei dipendenti precisi e aggiornati. Per farlo, verifica e controlla periodicamente i dati per garantirne l’accuratezza. Dati imprecisi possono portare a errori nelle buste paga, nei benefit e creare problemi (ovvero, disastri).
- Politiche di conservazione dei dati: Sviluppa politiche chiare su quanto tempo i dati dei dipendenti verranno conservati e quando dovranno essere eliminati o archiviati in modo sicuro. Questo assicura la conformità ai requisiti di legge e riduce l'accumulo di dati inutili.
- Eliminazione dei dati: Quando si eliminano documenti cartacei o digitali, seguire procedure sicure di distruzione dati. Distruggi i documenti cartacei e cancella in modo sicuro i supporti elettronici per evitare fuoriuscite di dati.
- Backup dei dati: Effettua regolarmente backup dei dati dei dipendenti per prevenire perdite in caso di guasti ai sistemi o corruzione dei dati. Testa le procedure di ripristino per garantire la recuperabilità delle informazioni.
Sicurezza
La sicurezza riguarda tutti noi ed è particolarmente fondamentale proteggere i dati sensibili della tua organizzazione.
Tenendo conto di ciò, ecco alcune best practice da considerare quando si affronta il tema della sicurezza:
- Valutazioni regolari dei rischi sui dati: Esegui regolarmente valutazioni dei rischi e delle vulnerabilità dei dati per identificare potenziali minacce e punti deboli nelle pratiche di gestione dei dati e prendi le opportune misure correttive. Se hai bisogno di supporto per implementare questi sistemi, puoi contattare un consulente di data governance per il supporto di cui hai bisogno.
- Piano di risposta agli incidenti: Elabora e documenta un piano completo di risposta agli incidenti per affrontare prontamente violazioni dei dati o incidenti di sicurezza. Assicurati che i dipendenti conoscano i passaggi da seguire in caso di violazione dei dati e integralo nella cultura aziendale.
- Misure di cybersecurity: Adotta robuste misure di sicurezza informatica come crittografia, firewall e autenticazione a più fattori per proteggere le informazioni sensibili.
- Controllo degli accessi: Implementa controlli di accesso rigorosi per limitare chi può accedere ai dati dei dipendenti. L’accesso dovrebbe essere consentito solo al personale autorizzato in base al proprio ruolo e responsabilità. Rivedi e aggiorna regolarmente le autorizzazioni per ridurre al minimo il rischio di violazioni dei dati.
- Gestione del rischio di fornitori e terze parti: Se utilizzi software HR di terze parti o servizi esterni, esegui una due diligence per valutare le loro pratiche di sicurezza dei dati. Ad esempio, verifica la presenza di certificazioni come ISO 27001, SOC 2, e assicurati che siano conformi agli stessi standard di protezione dei dati che adotti internamente.
- Conformità alla privacy dei dati: Rimani aggiornato sulle normative sulla privacy, come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), CCPA (California Consumer Privacy Act) e altre leggi rilevanti. Assicurati di raccogliere, conservare e trattare i dati dei dipendenti in conformità a queste normative. Ricorda che, quando necessario, occorre ottenere il consenso degli interessati.
- Tracciabilità e registrazione delle attività: Mantieni tracciamenti e registri degli accessi e delle modifiche ai dati. Questi documenti possono essere utili per indagare su incidenti di sicurezza e dimostrare la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
Etica
Dà priorità alle considerazioni etiche in tutti gli aspetti della gestione dei dati per garantire equità, rispetto e fiducia nelle pratiche della tua organizzazione.
- Incoraggia pratiche responsabili di gestione dei dati sin dall'inizio (onboarding dei dipendenti) e scoraggia qualsiasi uso improprio o condivisione non autorizzata delle informazioni dei dipendenti.
- Ottieni il consenso informato dai dipendenti prima di raccogliere e trattare i loro dati. Sii trasparente su come verranno usati i dati e fornisci informative sulla privacy comprensibili.
- Programmi di formazione per formare i professionisti HR e i dipendenti su come conservare i dati e sulle migliori pratiche di protezione dei dati. Promuovi una cultura della consapevolezza sulla privacy dei dati in tutto l’ambiente lavorativo per ridurre il rischio di esposizione accidentale dei dati.
Dati dei dipendenti: gestirli superficialmente è un rischio
Nella routine quotidiana della gestione del personale, accumuliamo e manteniamo naturalmente una moltitudine di dettagli dei dipendenti, ed è fondamentale ricordare che non si tratta di un’attività da prendere troppo alla leggera.
La gestione dei dati dei dipendenti è un compito sfaccettato che richiede un delicato equilibrio tra conformità legale, sicurezza dei dati e considerazioni etiche. Non è un incarico per i deboli di cuore.
Quindi, ricorda: quando si tratta di dati dei dipendenti, è meglio essere iperprotettivi che trascurati. La fiducia dei tuoi dipendenti e la reputazione della tua organizzazione dipendono da questo.
Per non concludere con una nota troppo seria, ricorda anche che i dati dei dipendenti sono come un superpotere per rendere le Risorse Umane un partner più strategico. Puoi anche divertirti un po’ nel gestirli.
Scopri come presentare al meglio i dati leggendo l’eccellente articolo di Liam Reese su analisi dei dati HR.
Puoi migliorare la tua capacità di lavorare con i dati partecipando a un convegno sulle people analytics o iscrivendoti a un corso di HR analytics e/o a una certificazione in gestione dei record.
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