Dati dei Dipendenti: Tipi, Usi e Best Practice
Recentemente, People Managing People ha intervistato diversi leader delle risorse umane su come l’HR possa avere un impatto maggiore nelle organizzazioni.
Quasi tutti hanno sottolineato l'importanza di utilizzare i dati per orientare il processo decisionale, in linea con l'ascesa della disciplina delle people analytics.
I dati dei dipendenti sono necessari per motivi legali, ma aiutano anche a raccontare una storia su ciò che accade nella tua organizzazione e a guidare la tua strategia di gestione dei talenti.
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Ma cosa sono esattamente i dati dei dipendenti e come si raccolgono? Inoltre, quali sono le considerazioni etiche e come si mantengono i dati sicuri?
Tipi di dati dei dipendenti
Iniziamo il nostro viaggio nel mondo dei dati dei dipendenti con uno sguardo più attento alle diverse tipologie di dati con cui abbiamo a che fare quotidianamente.
Non affronteremo teorie complesse sui dati—pensala più come una chiacchierata informale durante la pausa pranzo.
Informazioni personali:
- Le basi: nome, data di nascita, indirizzo, e così via.
Informazioni sull’impiego:
- Descrizione della posizione, titolo professionale e reparto
- Data di inizio
- Dettagli e stato di impiego (tempo pieno, part-time, contratto, ecc.)
- Dettagli sulla retribuzione (stipendio, bonus, benefit)
- Sede lavorativa e assegnazione dell’ufficio
Formazione ed esperienza professionale:
- Titoli accademici (lauree, istituti frequentati)
- Certificazioni professionali
- Esperienza lavorativa precedente
Performance e storia lavorativa:
- Valutazioni delle prestazioni e giudizi
- Attività lavorative e progetti
- Storia delle retribuzioni
- Promozioni e trasferimenti
- Provvedimenti disciplinari e ammonimenti
Rilevazione presenze e orari:
- Foglio presenze e registri di presenza
- Straordinari e richieste di permesso
- Storico di presenza e orario lavorativo del dipendente
Benefit e retribuzione:
- Informazioni sull’assicurazione sanitaria
- Dettagli sui piani pensionistici
- Stock option o assegnazioni di partecipazione azionaria
- Informazioni sulla ritenuta fiscale
- Trattenute e contributi
Informazioni di contatto d’emergenza:
- Nomi e recapiti dei familiari più stretti o delle persone da contattare in caso d’emergenza
Informazioni su diversità e dati demografici:
- Sesso
- Razza/etnia
- Stato di disabilità
- Stato di veterano (se pertinente)
Informazioni sul personale
- Numero di dipendenti
Documenti legali e di conformità:
- Contratti di lavoro
- Accordi di non divulgazione (NDA)
- Accordi di riservatezza
- Moduli I-9 (verifica idoneità all’impiego)
- Moduli fiscali (W-4, W-2, 1099, ecc.)
Metriche e obiettivi di performance:
- Indicatori chiave di prestazione (KPI)
- Obiettivi e traguardi
- Revisioni delle prestazioni inclusi i dati sulle prestazioni
- Piani di miglioramento delle prestazioni (PIP)
Formazione e sviluppo:
- Storico della formazione e certificazioni
- Valutazioni delle competenze e delle capacità
Documentazione di uscita e cessazione:
- Colloqui di uscita
- Durata del rapporto di lavoro
- Motivazioni della cessazione
- Informazioni su saldo finale e benefici
Coinvolgimento dei dipendenti
- Feedback dei sondaggi
- Feedback dei colloqui
- Employee net promoter score
Metriche di reclutamento
- Fonte di assunzione
- Tasso di accettazione delle offerte di lavoro
- Costo per assunzione
- Tempo per assunzione
I dati sopra riportati possono essere combinati in modi sempre più avanzati per migliorare i processi e l’esperienza complessiva dei dipendenti.
Ad esempio, potresti voler analizzare i tassi di abbandono in alcune fasce demografiche, oppure verificare se le persone se ne vanno poco dopo una promozione.
Puoi quindi presentare questi dati agli stakeholder di riferimento e allocare le risorse in modo appropriato.
Perché sono utili i dati sui dipendenti?
I dati dei dipendenti sono fondamentali per prendere decisioni intelligenti sulla forza lavoro e mantenere la conformità con le leggi sul lavoro, le regole fiscali e le normative sulla privacy dei dati.
Ad esempio, le organizzazioni devono tenere registri accurati sulle retribuzioni, incluse le paghe erogate, le trattenute fiscali e i contributi del datore di lavoro, per rispettare la normativa fiscale e garantire la corretta rendicontazione agli enti pubblici.
Questa è la parte noiosa ma, come accennato nell’introduzione, dati come demografia, tassi di abbandono e altre metriche HR possono essere utilizzati per raccontare una storia su ciò che sta accadendo nella tua organizzazione e aiutarti a prendere decisioni strategiche.
Ad esempio, IBM ha condotto un’analisi approfondita dell’abbandono dei dipendenti per identificare i principali fattori che influenzano il turnover. È stato scoperto che i dipendenti che viaggiavano spesso avevano un tasso di abbandono 2,4 volte superiore rispetto a quelli che viaggiavano raramente.
Inoltre, coloro che lavoravano nel reparto Risorse Umane mostravano una maggiore tendenza a lasciare l’azienda. Queste informazioni hanno permesso a IBM di affrontare questioni specifiche e sviluppare strategie per ridurre il turnover.
Come raccogliere i dati sui dipendenti
La buona notizia è che raccogliere tutti questi dati è piuttosto semplice se hai gli strumenti giusti.
Sistema informativo delle risorse umane (HRIS)
Un HRIS ti aiuta a organizzare e archiviare digitalmente tutti i dati dei dipendenti in un unico luogo centralizzato, facilitando l’accesso e l’aggiornamento.
Automatizza le attività HR quotidiane come la tracciatura delle assenze e la gestione delle schede personale, e consente di eseguire rapidamente report per individuare tendenze o mantenere la conformità con le leggi sul lavoro.
Sistema di gestione delle risorse umane (HRMS)
Un HRMS è una soluzione più completa rispetto a un HRIS, in quanto si integra con altri processi aziendali. Non solo supporta la raccolta dei dati, ma contribuisce anche alla pianificazione della forza lavoro, alla gestione delle paghe e della compliance.
Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS)
Rivestendo un ruolo fondamentale nelle prime fasi della raccolta dati, in particolare durante la selezione, un ATS facilita la raccolta di dati sulle qualifiche dei candidati, esperienze e feedback dei colloqui. Questi dati possono poi essere trasferiti sull’HRIS o HRMS una volta che il candidato viene assunto.
Software per l’analisi delle persone
Gli strumenti specialistici di people analytics permettono non solo di raccogliere ma anche di analizzare i dati dei dipendenti per ottenere informazioni sulle tendenze della forza lavoro, i parametri di prestazione e le analisi predittive. Spesso altamente specializzati, questi strumenti consentono ai team HR di prendere decisioni strategiche che guidano il successo organizzativo.
Software di analisi del reclutamento
Software specializzati di analisi del reclutamento, progettati con avanzate capacità di analisi del reclutamento per approfondire il processo di assunzione.
I professionisti HR e i team di reclutamento li utilizzano per ottenere informazioni sulle proprie strategie di assunzione e prendere decisioni basate sui dati.
Sondaggi e colloqui con i dipendenti
Metodi come sondaggi, skip-levels e colloqui di permanenza ti forniscono feedback, opinioni e suggerimenti preziosi dei dipendenti.
Questi dati qualitativi provenienti da strumenti come il software di sondaggi per i dipendenti completano i dati quantitativi archiviati nell'HRIS/HMRS e forniscono una visione olistica delle esperienze e delle percezioni dei dipendenti.
Software per valutazione delle prestazioni
Gli strumenti di gestione delle prestazioni aiutano a monitorare e archiviare dati chiave sui dipendenti come obiettivi, feedback, valutazioni e piani di sviluppo in un'unica posizione accessibile.
Questo permette di individuare più facilmente tendenze, supportare la crescita e prendere decisioni informate su promozioni o formazione.
Best practice per i dati dei dipendenti
Gestire i dati dei dipendenti è un delicato equilibrio tra l'osservanza delle best practice per garantire la sicurezza dei dati, la conformità alle normative e un trattamento etico del personale.
Best practice per l'igiene dei dati
L'igiene dei dati è essenziale per mantenere la qualità, l'accuratezza e l'utilità dei tuoi dati. Una scarsa igiene può causare ogni sorta di errore, inefficienza e opportunità mancate.
Ecco cosa fare:
- Accuratezza e integrità dei dati: Mantieni registri dei dipendenti accurati e aggiornati. Per farlo, esegui controlli e verifiche regolari per garantire l'esattezza dei dati. Dati imprecisi possono causare errori nelle buste paga, nei benefit e problemi (ad esempio, disastri).
- Politiche di conservazione dei dati: Sviluppa politiche chiare che specifichino per quanto tempo conserverai i dati dei dipendenti e quando dovranno essere cancellati o archiviati in modo sicuro. Questo garantisce la conformità ai requisiti di legge e riduce la confusione tra i dati.
- Eliminazione dei dati: Quando elimini documenti fisici o elettronici, segui procedure sicure di distruzione dei dati. Distruggi i documenti cartacei e cancella in modo sicuro i supporti elettronici per evitare perdite di dati.
- Backup dei dati: Effettua regolarmente il backup dei dati dei dipendenti per prevenire perdite in caso di guasti ai sistemi o corruzione dei dati. Prova periodicamente le procedure di ripristino per assicurarti di poter recuperare le informazioni.
Sicurezza
La sicurezza ci coinvolge tutti ed è particolarmente cruciale proteggere i dati sensibili della tua organizzazione.
Tenendo conto di questo, ecco alcune best practice da considerare nell'affrontare la sicurezza:
- Valutazione regolare dei rischi sui dati: Esegui valutazioni regolari dei rischi e delle vulnerabilità dei dati per individuare possibili minacce e punti deboli nella gestione delle informazioni e adotta misure correttive. Se hai bisogno di aiuto per implementare questi sistemi, puoi rivolgerti a un consulente di data governance per il supporto necessario.
- Piano di risposta agli incidenti: Sviluppa e documenta un piano completo di risposta agli incidenti per affrontare prontamente violazioni dei dati o incidenti di sicurezza. Assicurati che i dipendenti conoscano le azioni da intraprendere in caso di violazione dei dati e integralo nella cultura aziendale.
- Misure di cybersecurity: Adotta robuste misure di cybersecurity come crittografia, firewall e autenticazione a più fattori per proteggere le informazioni sensibili.
- Controllo degli accessi: Implementa controlli di accesso rigorosi per limitare chi può accedere ai dati dei dipendenti. È opportuno concedere l’accesso solo al personale autorizzato in base a ruoli e responsabilità. Revisiona e aggiorna regolarmente i permessi di accesso per ridurre al minimo il rischio di violazioni dei dati.
- Gestione del rischio dei fornitori e di terze parti: Se utilizzi software HR di terze parti o servizi, esegui la due diligence per valutare le loro pratiche di sicurezza dei dati. Ad esempio, verifica la presenza di certificazioni come ISO 27001, SOC 2, e assicurati che rispettino gli stessi standard di protezione dati che segui internamente.
- Conformità alla privacy dei dati: Rimani aggiornato sulle normative in materia di privacy dei dati come GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), CCPA (California Consumer Privacy Act) e altre leggi pertinenti. Assicurati di raccogliere, conservare e trattare i dati dei dipendenti in conformità con tali regolamenti. Ricorda che, laddove richiesto, dovrai ottenere il consenso.
- Tracciabilità e registrazione dei log: Mantieni tracce delle attività e registri degli accessi e delle modifiche ai dati. Questi registri possono aiutare nell'indagine degli incidenti di sicurezza e nel dimostrare la conformità alle normative sulla protezione dei dati.
Etica
Dai priorità alle considerazioni etiche in ogni aspetto della gestione dei dati per garantire equità, rispetto e fiducia nelle pratiche della tua organizzazione.
- Promuovi pratiche responsabili nella gestione dei dati fin dall'inizio (onboarding dei dipendenti) e scoraggia qualsiasi uso improprio o condivisione non autorizzata delle informazioni dei dipendenti.
- Ottieni il consenso informato dai dipendenti prima di raccogliere e trattare i loro dati. Sii trasparente su come verranno utilizzati i loro dati e fornisci informative sulla privacy chiare e comprensibili.
- Programmi di formazione per formare i professionisti HR e i dipendenti su come conservare i dati e sulle migliori pratiche di protezione dei dati. Promuovi una cultura di consapevolezza sulla privacy dei dati in tutto l'ambiente di lavoro per ridurre il rischio di esposizione accidentale dei dati.
Dati dei Dipendenti: Gestirli con Superficialità è un Rischio
Nella routine quotidiana della gestione di una forza lavoro, raccogliamo e conserviamo naturalmente una moltitudine di dettagli dei dipendenti ed è fondamentale ricordare che non si tratta di un'attività da prendere alla leggera.
La gestione dei dati dei dipendenti è un compito sfaccettato che richiede un delicato equilibrio tra conformità legale, sicurezza dei dati e considerazioni etiche. Non è un compito per deboli di cuore.
Quindi ricorda, quando si tratta di dati dei dipendenti, è meglio essere eccessivamente protettivi che superficiali. La fiducia dei tuoi dipendenti e la reputazione della tua organizzazione ne dipendono.
Per non concludere con una nota troppo seria, ricorda anche che i dati dei dipendenti sono come un superpotere per aiutare le Risorse Umane a diventare un partner più strategico. Puoi anche divertirti un po' utilizzandoli.
Scopri come presentare al meglio i dati nell'eccellente articolo di Liam Reese su analisi dei dati HR.
Potresti voler aumentare le tue competenze sui dati partecipando a una conferenza sulla people analytics o seguendo un corso di HR analytics e/o conseguendo una certificazione in gestione dei documenti.
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