7 tipi di software per paghe per pagamenti semplificati

7 tipologie di software per le buste paga

Sul mercato sono disponibili diverse tipologie di software per le buste paga, ognuna pensata per esigenze aziendali differenti. Comprendere il funzionamento di ciascuna opzione ti aiuterà a scegliere quella più adatta alla tua azienda.

1. Software indipendente per le buste paga

I software focalizzati esclusivamente sull'elaborazione delle buste paga vengono talvolta definiti software indipendenti per le buste paga. Questi strumenti calcolano retribuzioni, imposte, detrazioni e pagamenti senza richiedere l'adozione di una suite completa per le risorse umane.

Ho riscontrato che funzionano al meglio per le aziende più piccole che hanno già coperto i propri processi HR e hanno semplicemente bisogno di un sistema affidabile per gestire le buste paga.

Vantaggi

Il principale vantaggio di questo tipo di sistema per le buste paga è la semplicità. Non paghi per funzionalità di recruiting, gestione delle performance o altre funzioni HR che potresti non utilizzare mai.

Questo ambito più ristretto può anche significare un'implementazione più rapida e meno formazione per gli amministratori delle buste paga. Strumenti come Gusto e OnPay, ad esempio, si concentrano soprattutto sul rendere semplici le normali elaborazioni delle buste paga.

Funzionalità

Le funzionalità tipiche dei software indipendenti per le buste paga includono:

• Calcoli delle buste paga: calcola la retribuzione lorda e netta, le detrazioni, le imposte e le altre ritenute.
• Accredito diretto: invia i pagamenti a dipendenti e collaboratori secondo il calendario dei pagamenti.
• Dichiarazione delle imposte: molti sistemi calcolano, presentano e versano le imposte sulle buste paga per tuo conto.
• Prospetti paga e moduli fiscali: genera i prospetti paga dei dipendenti e i documenti di fine anno.
• Report sulle buste paga: monitora retribuzioni, detrazioni, costi del lavoro e cronologia dei pagamenti.
• Tracce di audit: registra le modifiche e le approvazioni delle buste paga, facilitando le verifiche in caso di discrepanze.

Indipendente non significa necessariamente di base. Molti strumenti supportano comunque collaboratori, più sedi, diversi calendari dei pagamenti e integrazioni con software di contabilità o per le risorse umane.

2. Software per le buste paga basato sul cloud

Il tradizionale software per le buste paga basato sul cloud si riferisce alle piattaforme online per le buste paga accessibili tramite il web, di gran lunga la configurazione più diffusa per le buste paga. 

Questi sistemi offrono un archivio centralizzato per tutti i dati relativi alle buste paga e consentono agli utenti di configurare le strutture retributive, gestire le detrazioni e presentare le dichiarazioni fiscali direttamente dalla piattaforma. In genere sono molto intuitivi, con interfacce semplici che rendono il processo di elaborazione delle buste paga facile e immediato.

Il principale vantaggio di questo modello è l'accessibilità. Poiché è ospitato su un cloud digitale, gli utenti possono accedere ai dati delle buste paga da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite una connessione Internet sicura. 

Un altro grande vantaggio dell'utilizzo di un software per le buste paga basato sul cloud è che gli aggiornamenti del software e i backup dei dati vengono gestiti dal fornitore del servizio per le buste paga, riducendo notevolmente la responsabilità del personale interno. 

I fornitori di servizi paghe rilasciano inoltre regolarmente aggiornamenti per il loro software, così da recepire le modifiche alle normative fiscali o alla legislazione sul lavoro, riducendo al minimo il rischio di problemi di conformità. 

All’interno della categoria basata sul cloud, puoi trovare anche sistemi ancora più specializzati, tra cui software per le buste paga per piccole imprese o soluzioni per le buste paga per startup.

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2. Software per le buste paga in sede

Il software per le buste paga in sede viene installato e gestito sull’infrastruttura della tua organizzazione, invece di essere ospitato dal fornitore del software.

Questo offre al tuo team IT un controllo molto più diretto su dove vengono archiviati i dati delle buste paga, su come viene configurato il software e su quando vengono implementate le modifiche. Ciò può renderlo adatto alle aziende più grandi o alle organizzazioni con rigorosi requisiti interni in materia di sicurezza e governance dei dati.

Vantaggi

Il controllo è il motivo principale per scegliere questo modello.

La tua organizzazione gestisce il proprio ambiente per le buste paga, inclusi l’archiviazione dei dati, le politiche di sicurezza, le integrazioni, i backup e gli aggiornamenti del software. Questo può facilitare l’allineamento delle buste paga a requisiti interni di IT o governance altamente specifici.

Lo svantaggio è che la responsabilità ricade nuovamente su di te. A differenza del software cloud, il tuo team potrebbe dover gestire l’infrastruttura, installare gli aggiornamenti, amministrare i backup e mantenere il sistema aggiornato.

Funzionalità

I sistemi per le buste paga in sede possono includere:

• Archiviazione locale dei dati: le informazioni sulle buste paga rimangono all’interno della tua infrastruttura.
• Configurazione personalizzata: i team IT possono adattare l’ambiente ai flussi di lavoro interni e alle politiche di sicurezza.
• Controlli interni degli accessi: l’autenticazione e le autorizzazioni possono integrarsi con i sistemi di gestione delle identità già esistenti.
• Integrazioni ERP: le buste paga possono connettersi in profondità ai sistemi finanziari e operativi interni.
• Registri di controllo: le attività relative alle buste paga possono essere registrate e conservate in base alle politiche interne.
• Report personalizzati: le organizzazioni possono creare report sulle buste paga basati sui propri requisiti finanziari e di governance dei dati.

Per le organizzazioni che stanno valutando questa opzione, la domanda non è semplicemente se una soluzione in sede offra un maggiore controllo. È se tale controllo abbia un valore sufficiente a giustificare la maggiore responsabilità interna.

Questi sistemi combinati per le risorse umane e le buste paga offrono anche una maggiore facilità d’uso dal punto di vista dei dipendenti, poiché consentono loro di accedere ai cedolini e inviare richieste di permessi retribuiti dallo stesso modulo per l’autogestione dei dipendenti, invece di dover accedere a un sistema separato per ciascuna attività.

4. Piattaforme complete per risorse umane e buste paga

Invece di acquistare una soluzione per le buste paga separata, puoi ottenerla come modulo all’interno di una piattaforma HR più ampia, come un sistema HRIS, HRMS o HCM.

Questi sistemi combinati per le risorse umane e le buste paga collegano le buste paga a funzioni come la gestione dei benefit, il monitoraggio delle ore, l’inserimento dei dipendenti e le anagrafiche del personale.

Ho constatato che il vero vantaggio non consiste nell’avere più funzionalità, ma nel fatto che i dati alla base di tali funzionalità siano collegati.

Vantaggi

Quando le buste paga fanno parte dello stesso sistema degli altri processi HR, le modifiche relative ai dipendenti possono confluire direttamente nelle buste paga invece di essere inserite due volte.

Ad esempio, le ore approvate possono alimentare un’elaborazione delle buste paga, la scelta di un benefit può aggiornare una detrazione del dipendente e una modifica retributiva può comparire nelle buste paga senza che qualcuno debba trasferire manualmente le informazioni.

Ciò può ridurre il lavoro di riconciliazione necessario quando buste paga, monitoraggio delle ore, benefit e dati HR risiedono tutti in sistemi diversi.

Può inoltre migliorare l'esperienza dei dipendenti. Il personale può visualizzare i cedolini paga, aggiornare le informazioni, gestire i benefit e richiedere permessi retribuiti attraverso lo stesso portale self-service.

Funzionalità

Le piattaforme complete per le risorse umane e le buste paga includono comunemente:

• Archivi unificati dei dipendenti: il sistema paghe utilizza le stesse informazioni sui dipendenti del sistema HR più ampio.
• Integrazione di orari e presenze: le ore approvate confluiscono nei calcoli delle buste paga.
• Integrazione dei benefit: le selezioni e le detrazioni possono essere aggiornate automaticamente.
• Flussi di lavoro dall'inserimento in azienda alla gestione paghe: le informazioni sui nuovi assunti vengono trasferite alla loro prima elaborazione salariale.
• Reportistica consolidata: combina le informazioni sulle buste paga con i dati relativi al numero di dipendenti, alla retribuzione, ai benefit e ad altri dati HR.
• Flussi di approvazione: indirizza le modifiche retributive, i pagamenti fuori ciclo e le elaborazioni delle buste paga agli approvatori corretti.

Per i team che stanno valutando questo modello, prestate particolare attenzione a come le informazioni vengono trasferite tra il sistema paghe e gli altri moduli. L'integrazione è uno dei suoi principali vantaggi, quindi dovrebbe funzionare concretamente e non limitarsi a comparire in un elenco di funzionalità. La nostra guida all'amministrazione delle buste paga approfondisce i processi che queste connessioni devono supportare.

Questa opzione è utile per molti titolari di piccole imprese che desiderano liberarsi completamente delle responsabilità relative alle buste paga, assicurandosi al contempo che vengano elaborate correttamente. Utilizzando questo modello, in sostanza affidate in outsourcing la gestione delle buste paga a un servizio paghe di terze parti. 

Se questa descrizione corrisponde alla vostra situazione, consiglio di collaborare con uno dei servizi paghe per piccole imprese, che ho analizzato nel dettaglio. Questi servizi sono generalmente molto convenienti e offrono un'assistenza clienti completa.

5. Software per la gestione delle buste paga specifico per settore

Esistono inoltre software per la gestione delle buste paga specifici per numerosi settori, tra cui l'edilizia, la ristorazione, le agenzie di selezione del personale e altri ancora. Questi sistemi offrono funzionalità aggiuntive adatte ai rispettivi contesti settoriali, che vanno oltre le semplici funzioni di base per la gestione delle buste paga. Alcuni esempi includono:

Software per la gestione delle buste paga nel settore edile

Il software per la gestione delle buste paga nel settore edile include funzionalità per la gestione dei contributi sindacali, dei rapporti sulle buste paga certificate e di più cantieri, a differenza dei software paghe standard. Supporta inoltre il calcolo dei costi dei lavori e il monitoraggio della conformità alle tariffe salariali prevalenti.

Software per la gestione delle buste paga nella ristorazione

Il software per la gestione delle buste paga nella ristorazione risponde alle esigenze specifiche del settore della ristorazione gestendo la distribuzione delle mance, la pianificazione dei turni e la conformità alle leggi sul lavoro specifiche per i ristoranti. Si integra inoltre con i sistemi POS per semplificare i calcoli delle buste paga basati su vendite e mance.

Software per la gestione delle buste paga nel settore manifatturiero

Il software per la gestione delle buste paga nel settore manifatturiero gestisce le complesse maggiorazioni per i turni, la retribuzione a cottimo e il calcolo dei costi della manodopera specifici del settore manifatturiero. Si integra inoltre con i sistemi di gestione della produzione per allineare le buste paga ai dati di produzione e agli indicatori delle prestazioni.

Esistono molte altre opzioni, quindi prenditi il tempo necessario per valutare diversi fornitori se cerchi un servizio paghe specifico per il tuo settore. Oppure, vai al nostro campo di ricerca e verifica, perché potremmo aver già fatto il lavoro di ricerca per te, a seconda del tuo settore!

Ancora una volta, voglio sottolineare che anche questi sistemi paghe specifici per settore operano secondo un modello basato sul cloud. Ciò significa che non dovrai preoccuparti di gestire personalmente il software o gli aggiornamenti relativi alla conformità

6. Servizi paghe in outsourcing

Con l'outsourcing delle paghe, utilizzi un fornitore terzo per gestire parte o gran parte del lavoro necessario all'elaborazione delle paghe.

Queste aziende specializzate nelle paghe possono calcolare gli stipendi, elaborare le detrazioni, presentare le dichiarazioni fiscali relative alle paghe, effettuare i pagamenti e preparare i documenti di fine anno per tuo conto.

Devi comunque mantenere aggiornate le informazioni sui dipendenti e comunicare le modifiche. La differenza è che il fornitore gestisce una parte molto più ampia dell'effettiva elaborazione delle paghe.

Vantaggi

Questo modello è utile quando vuoi accedere a competenze specialistiche in materia di paghe senza creare un team interno dedicato.

Il fornitore si assume la responsabilità di gran parte del lavoro amministrativo relativo a calcoli, adempimenti, scadenze ed elaborazione delle paghe, mentre il tuo team mantiene la supervisione.

Secondo la mia esperienza, qui il supporto diventa particolarmente importante. Quando paghi qualcun altro per gestire le paghe, il vero banco di prova del servizio arriva spesso quando qualcosa va storto e hai bisogno che una discrepanza venga corretta rapidamente.

Per le aziende più piccole che non dispongono di uno specialista interno delle paghe, i servizi paghe per piccole imprese possono essere particolarmente utili.

Funzionalità

A seconda del fornitore, i servizi paghe in outsourcing possono includere:

• Elaborazione delle paghe gestita: il fornitore calcola le paghe e prepara ogni ciclo di pagamento.
• Presentazione e versamento delle imposte: le imposte sulle paghe vengono calcolate, dichiarate e versate secondo le scadenze applicabili.
• Rendicontazione di fine anno: il fornitore prepara i documenti fiscali dei dipendenti e dei collaboratori.
• Aggiornamenti sulla conformità: il fornitore monitora le normative sulle paghe e le modifiche fiscali.
• Servizi self-service per i dipendenti: i dipendenti possono continuare ad accedere ai cedolini e ai documenti fiscali tramite un portale software.
• Supporto per le paghe: gli specialisti possono aiutare a esaminare errori, correzioni e problemi relativi alle dichiarazioni.

La differenza fondamentale rispetto al solo software per le paghe riguarda la responsabilità. Non stai semplicemente acquistando un sistema utilizzato dal tuo team. Stai pagando un fornitore affinché svolga per te una parte della funzione paghe.

7. Organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO)

Un'altra forma di outsourcing delle paghe consiste nel collaborare con un'organizzazione professionale dei datori di lavoro (PEO). L'aspetto positivo dell'utilizzo di un servizio PEO è che può aiutarti con molto più della sola elaborazione delle paghe. La maggior parte dei fornitori PEO offre i seguenti servizi:

• Gestione delle paghe
• Conformità normativa
• Gestione dei benefit per i dipendenti
• Gestione dei talenti, inclusi reclutamento e assegnazione del personale
• Gestione dei dati
• Gestione dei rischi
• Indennità per infortuni sul lavoro

Le aziende PEO ti configureranno utilizzando il proprio software, quindi è importante assicurarsi che il loro sistema paghe si integri con le principali soluzioni software per le risorse umane che già utilizzi. 

Puoi anche aspettarti un'assistenza clienti di alto livello da parte di un'azienda PEO, perché in sostanza la stai assumendo per gestire i processi relativi alle tue paghe dall'inizio alla fine.

Vantaggi

Il principale vantaggio consiste nell'accesso a funzionalità per le paghe e le risorse umane che un'organizzazione più piccola potrebbe non voler sviluppare internamente.

Le PEO possono combinare l'elaborazione delle buste paga con l'amministrazione dei benefit, il supporto alla conformità, l'onboarding e altri servizi HR. Per un team HR snello, questo può eliminare una quantità significativa di lavoro amministrativo.

Il compromesso è che si instaura un rapporto molto più ampio rispetto a quello che si avrebbe con un normale fornitore di servizi paghe. Prima di firmare un accordo, è importante capire esattamente quali responsabilità spettano a voi e quali al PEO.

Funzionalità

I servizi PEO includono comunemente:

• Elaborazione delle buste paga: Il PEO aiuta a calcolare ed elaborare le buste paga dei dipendenti.
• Amministrazione delle imposte sui salari: Le dichiarazioni e i versamenti fiscali vengono gestiti nell'ambito del rapporto di co-impiego.
• Amministrazione dei benefit: I dipendenti possono accedere a piani sanitari, pensionistici e ad altri piani di benefit offerti tramite il PEO.
• Supporto alla conformità: I fornitori aiutano a gestire i requisiti normativi relativi all'impiego.
• Indennizzo degli infortuni sul lavoro e gestione del rischio: Molti PEO forniscono servizi più ampi per la gestione dei rischi legati all'impiego.
• Accesso autonomo per i dipendenti: I dipendenti possono accedere alle informazioni su buste paga, imposte e benefit tramite la piattaforma del fornitore.

8. Software e servizi globali per le buste paga

Le soluzioni software globali per le buste paga rappresentano una combinazione di sofisticati software per le buste paga in grado di gestire pagamenti in più valute, insieme all'assistenza clienti e alla gestione delle buste paga da parte del fornitore del servizio. 

In questo modello, siete responsabili dell'aggiornamento dei dati dei dipendenti all'interno del sistema software globale per le buste paga. Tuttavia, il vostro fornitore di servizi paghe è responsabile dell'elaborazione delle buste paga per vostro conto, garantendo la conformità fiscale in tutte le giurisdizioni in cui avete dipendenti.

Vantaggi

Senza una piattaforma centralizzata, l'elaborazione delle buste paga in più Paesi può trasformarsi in un'attività ricorrente di riconciliazione che coinvolge diversi fornitori, valute, scadenze e formati di report.

Il software globale per le buste paga è progettato per riunire questi processi. Il vostro team può visualizzare le informazioni su compensi e buste paga nelle diverse regioni, mentre i calcoli e i requisiti locali vengono gestiti a livello nazionale.

Questo può ridurre il coordinamento manuale che altrimenti ricadrebbe sui team paghe, HR e finanza a ogni ciclo di pagamento.

Funzionalità

Le piattaforme per le buste paga globali e multi-Paese possono includere:

• Pagamenti in più valute: Calcolare ed erogare gli stipendi nelle valute locali dei dipendenti.
• Calcoli delle buste paga specifici per Paese: Applicare le imposte locali, le detrazioni previste dalla legge e i contributi sociali.
• Dichiarazioni locali delle buste paga: Supportare i requisiti di dichiarazione e versamento specifici di ciascun Paese.
• Reportistica globale sulle buste paga: Consolidare i dati relativi a compensi e costi del lavoro tra i diversi Paesi.
• Pagamenti a dipendenti e collaboratori: Gestire diverse categorie di lavoratori tramite la stessa piattaforma.
• Supporto alla conformità locale: Tenere conto dei requisiti specifici della giurisdizione in materia di buste paga e impiego.
• Servizi di datore di lavoro ufficiale: Alcuni fornitori offrono anche servizi EOR per i Paesi in cui non disponete di una vostra entità legale.

Questa categoria diventa più utile con l'aumentare del numero di Paesi in cui operate. La domanda principale è se avete bisogno di un software per coordinare le buste paga tra le vostre entità esistenti, di un servizio globale gestito per le buste paga, di un EOR o di una combinazione dei tre.

(Nota: se volete fare un ulteriore passo avanti e liberarvi completamente degli aspetti legali legati all'assunzione di dipendenti internazionali, un servizio di datore di lavoro ufficiale sarebbe una scelta migliore.) 

Altre opzioni per le buste paga

Esistono altre configurazioni per la gestione delle buste paga che vale la pena menzionare. Tuttavia, non sono particolarmente intuitive. Altre opzioni includono: 

• Software per le buste paga installato in locale: si tratta di un software per le buste paga installato sui server aziendali, che funziona indipendentemente dagli altri software per le risorse umane. Il vantaggio principale dell'utilizzo di un sistema per le buste paga installato in locale è che offre un maggiore controllo sulla sicurezza e sulla personalizzazione dei dati, a differenza dei software standard per le buste paga basati sul cloud.
  
  Tuttavia, le soluzioni installate in locale richiedono un investimento iniziale significativo per l'implementazione e le risorse IT, oltre a una manutenzione continua per garantire che il software rimanga aggiornato rispetto alle modifiche delle normative fiscali ed evitare responsabilità.
• Software per le buste paga a codice aperto : il software per le buste paga a codice aperto consente un'ampia personalizzazione ed è generalmente più conveniente, poiché non prevede costi di licenza. Tuttavia, rispetto al software standard per le buste paga, è necessario possedere una notevole competenza tecnica per implementare e gestire un sistema a codice aperto, rendendo queste soluzioni molto meno interessanti per la maggior parte delle organizzazioni.
• Software di contabilità: se la tua azienda è molto piccola, potresti riuscire a cavartela utilizzando un software di contabilità per le risorse umane che offre funzionalità per la gestione delle buste paga. Utilizzando un software di contabilità, puoi pagare i tuoi dipendenti con assegni fisici, ma ciò richiede l'inserimento manuale dei dati e la stampa degli assegni. Inoltre, costringe i dipendenti a compiere passaggi aggiuntivi per depositare i propri guadagni sul conto bancario. Per questi motivi, è un'opzione meno interessante anche per la maggior parte delle aziende. 

A mio avviso, queste alternative per la gestione delle buste paga sono obsolete e offrono un'esperienza tutt'altro che ideale a chiunque debba gestire o utilizzare regolarmente il software.

Ti consiglio invece di approfondire le soluzioni cloud per la gestione delle buste paga, i software per le buste paga come moduli o i servizi per la gestione delle buste paga, così da trovare il miglior software per le buste paga con deposito diretto per la tua azienda.

Cosa succede ora: trovare la soluzione per le buste paga più adatta

Una volta individuato il tipo di software per le buste paga più adatto al tuo team, il passo logico successivo è stabilire il budget, soprattutto se gestisci le buste paga oltre confine, dove le strutture dei prezzi variano notevolmente in base al modello di servizio e al numero di dipendenti. Se questa è la tua situazione, l'analisi dei costi dei servizi globali per le buste paga illustra quanto puoi aspettarti di pagare con i modelli EOR, di gestione dei collaboratori e di consolidamento aziendale, consentendoti di valutare le opzioni con dati concreti alla mano.

Scegliere la soluzione giusta per la gestione delle buste paga richiede un'attenta analisi delle esigenze e delle capacità della tua organizzazione. È fondamentale assicurarsi che il software o il servizio scelto semplifichi il lavoro e riduca il rischio di errori umani.