Requisiti del software HR: comprendere le proprie esigenze
Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende è essenziale quando si valutano i costi del software per le risorse umane, assicurandosi che la soluzione sia in linea con il budget e gli obiettivi dell'azienda.
Per far fronte a queste esigenze in continua evoluzione, anche il software per le risorse umane si sta evolvendo. Non serve più soltanto a gestire le buste paga, anche se questa rimane un'importante funzione fondamentale delle risorse umane.
Oggi più che mai, implementare un software per le risorse umane è importante per assicurarsi che la propria azienda rimanga un datore di lavoro competitivo nel contesto in evoluzione della forza lavoro.
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Requisiti fondamentali per il software per le risorse umane
Ogni azienda avrà esigenze specifiche per quanto riguarda le funzioni e le caratteristiche di una soluzione per le risorse umane. Tuttavia, esistono alcuni elementi comuni da considerare per assicurarsi che il software per le risorse umane scelto aumenti la produttività e la soddisfazione in tutta l'azienda.
Domande preliminari per scegliere il software per le risorse umane
Indipendentemente dal tipo di software per la gestione delle risorse umane di cui hai bisogno, dovresti valutare attentamente questi aspetti generali per assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del software per la gestione delle risorse umane:
- Sarà facile da usare sia per i professionisti delle risorse umane sia per i dipendenti?
- Si integra con gli altri sistemi software per le risorse umane?
- È scalabile e flessibile se le esigenze della tua azienda cambiano?
- È basato sul cloud o ospitato in locale?
- È disponibile un'app mobile?
- Rispetta gli standard di sicurezza dei dati, come la conformità al GDPR?
- Migliorerà l'efficienza delle operazioni delle risorse umane (ad esempio, eliminando i fogli di calcolo)?
- Offre automazioni per le attività tipiche che richiedono molto tempo?
Una volta risposto a queste domande, puoi passare alla fase successiva del processo di selezione e iniziare a valutare le singole funzionalità del software.
Caratteristiche fondamentali di un software efficace per le risorse umane
Il software per le risorse umane è personalizzabile e offre numerose opzioni per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, riteniamo che alcune funzionalità siano vantaggiose in quasi tutti i casi:
- Portale self-service per i dipendenti: offrire ai dipendenti l'accesso diretto per consultare documenti importanti, visualizzare il proprio calendario, richiedere permessi e monitorare la formazione significa che contatteranno il team delle risorse umane solo per le questioni più importanti.
- Flussi di lavoro per assunzione e inserimento: cerca strumenti integrati che aiutino a standardizzare e semplificare il processo di assunzione e inserimento, inclusi pubblicazione degli annunci di lavoro, lettere di offerta, firme digitali e liste di controllo per i nuovi assunti, tutto in un unico luogo.
- Funzionalità di intelligenza artificiale (AI): gli strumenti più avanzati per le risorse umane includono ora l'AI per supportare attività come la selezione dei curriculum, l'analisi predittiva del turnover dei dipendenti e suggerimenti personalizzati per l'apprendimento, aiutandoti a prendere decisioni più rapide e consapevoli.
- Gestione del tempo: la gestione automatizzata del tempo può migliorare il flusso di lavoro, soprattutto quando i dipendenti hanno accesso diretto. Molti sistemi per le risorse umane includono calendari basati sui team e avvisi sulle presenze per contribuire a ridurre al minimo l'impatto delle assenze.
- Gestione dell'iscrizione ai benefit: l'iscrizione self-service ai benefit consente ai dipendenti di visualizzare, selezionare e aggiornare i propri pacchetti di benefit senza dover passare dalle risorse umane, riducendo gli scambi e garantendo il rispetto delle scadenze.
- Opportunità di apprendimento: in uno studio di Quantum Workplace, i dipendenti hanno indicato le opportunità di crescita come uno dei principali motivi del coinvolgimento dei dipendenti. Prendi in considerazione una soluzione per le risorse umane dotata di un sistema integrato di gestione dell'apprendimento (LMS) o di un modulo di formazione per aiutare i dipendenti a sviluppare le proprie competenze nel tempo.
- Analisi e report: il software per le risorse umane raccoglie molti dati sui dipendenti, ma non dovresti doverli esportare in un altro sistema per capirne il significato. I migliori software per le risorse umane includono cruscotti dati e funzionalità di analisi integrate.
Requisiti specifici per i diversi tipi di software per le risorse umane
Anche se potresti cercare soltanto una soluzione per la gestione dei dipendenti per problemi relativi a una di queste aree, il software fondamentale per le risorse umane rientra generalmente in quattro categorie principali:
- Gestione dei dati HR (ad es., sistemi informativi delle risorse umane, o HRIS)
- Software per paghe, finanza e contabilità
- Software per il reclutamento, l'assunzione e l'inserimento dei dipendenti
- Software per la gestione delle prestazioni dei dipendenti
Ogni tipo di software presenta requisiti diversi. Ma quali sono i requisiti di ciascuno e cosa dovresti cercare quando scegli la tua soluzione software HR principale?
Requisiti del software per la gestione delle risorse umane
Il software per la gestione delle risorse umane (HRMS) è una suite di applicazioni che gestisce diversi processi HR, tra cui l'assunzione, le valutazioni delle prestazioni, la gestione delle informazioni sui dipendenti e molte altre attività.
Le soluzioni software HRMS variano notevolmente, dai software HRMS di base (noti anche come software HRIS) alle soluzioni altamente avanzate e complesse.
Poiché i software HRMS sono così diversi, prima di poterli valutare devi redigere una RFP per il software HR che definisca ciò di cui la tua azienda ha bisogno. Tra le funzionalità comuni dei software HRMS figurano:
- Elaborazione delle paghe
- Gestione dei benefit dei dipendenti
- Strumenti per il reclutamento e l'assunzione
- Strumenti per l'inserimento e la formazione
- Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)
- Archiviazione dei dati dei dipendenti
- Registri delle presenze o fogli presenze digitali
- Metriche e analisi HR
Innanzitutto, esamina le priorità e gli obiettivi della tua azienda. In quali ambiti la tua azienda è più efficiente? E in quali fa fatica a raggiungere l'efficienza? Concentrati sulle aree in cui hai bisogno di aiuto e crea una checklist dei requisiti per individuare le funzionalità di cui hai maggiormente bisogno.
Successivamente, esamina i requisiti tecnici della tua azienda. Quanti dati dei dipendenti dovranno essere archiviati? E quanti utenti utilizzeranno il tuo software HR?
Se hai bisogno che il tuo software HRMS supporti determinate lingue o ti aiuti a gestire specifici aspetti normativi, dovresti inserirli nella checklist dei requisiti e anche nel tuo caso aziendale.
Non tutte le soluzioni software HRMS includono funzionalità come la gestione delle paghe o l'amministrazione dei benefit nel servizio di base; pertanto, se sono necessarie, aggiungile al tuo elenco.
Requisiti del software per paghe e benefit
Il software per le paghe e i benefit dei dipendenti ti aiuta a monitorare i costi mensili dei benefit, elaborare le paghe, calcolare e presentare le imposte sulle paghe e gestire le attività finanziarie correlate.
Con questo tipo di software, le seguenti domande ti aiuteranno a determinare i requisiti della tua azienda:
- Quanti dipendenti hai?
- Hai dipendenti stagionali o temporanei?
- Offri benefit?
- Quanto è esperto il responsabile delle paghe?
- A quali normative devi conformarti?
- Di quali tipi di analisi hai bisogno?
- Paghi premi sulle vendite o bonus?
Per aiutarti a confrontare questi dettagli tra più fornitori, ti consiglio di richiedere proposte per le paghe ad almeno 3 dei tuoi principali candidati, così da semplificare il processo.
Le aziende richiedono comunemente software per paghe e benefit che offrano le seguenti funzionalità:
- Integrazione con i database HR esistenti
- Supporto per la conformità fiscale
- Monitoraggio delle ferie e delle assenze per malattia
- Accesso self-service dei dipendenti ai cedolini e ai moduli fiscali
- Monitoraggio automatico dell'idoneità dei dipendenti ai benefit
Quando si ampliano i sistemi di gestione delle buste paga, è fondamentale condurre un’analisi dei rischi e definire i requisiti prima di scegliere un fornitore. Sviluppa una scheda di valutazione completa per selezionare il partner più adatto alle tue esigenze.
Requisiti dei software per il reclutamento
Le funzionalità dei software per il reclutamento includono spesso un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), la gestione delle relazioni con i candidati e software per i colloqui.
Tra le funzionalità comuni a molti sottotipi di software per il reclutamento rientrano la pubblicazione automatica degli annunci di lavoro su siti web e social media, la possibilità di accettare curriculum online e gli strumenti per escludere i candidati non qualificati e confrontare tra loro quelli qualificati.
Secondo Business News Daily, le aziende dovrebbero scegliere software per il reclutamento che soddisfino i seguenti requisiti:
- Possibilità di pubblicare annunci su bacheche di lavoro specifiche
- Interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili
- Prezzi flessibili
- Processo di candidatura rapido
- Conformità alle normative sulle assunzioni
Inoltre, se il prezzo rappresenta un fattore limitante per il tuo investimento in software, gli strumenti per le assunzioni più convenienti sono generalmente i sistemi di reclutamento per le piccole imprese.
Requisiti dei software per la gestione delle prestazioni
I software per la gestione delle prestazioni aiutano le aziende a comprendere meglio le prestazioni dei dipendenti. Uno dei principali vantaggi degli strumenti per la gestione delle prestazioni è che consentono ai responsabili aziendali di monitorare e analizzare i dati dei dipendenti e valutare i singoli dipendenti.
Per questo tipo di software, i requisiti principali includono:
- Semplicità d'uso
- Possibilità di impostare obiettivi
- Funzionalità di monitoraggio dei progressi
- Possibilità di fornire feedback continui
- Promemoria automatici per le scadenze delle valutazioni delle prestazioni
- Comunicazione semplice tra dipendenti e responsabili
Naturalmente, vorrai anche che il tuo software per la gestione delle prestazioni sia flessibile, adattabile e compatibile con gli altri tuoi sistemi. Anche il prezzo dei sistemi di gestione delle prestazioni è fondamentale, poiché avrai bisogno di una soluzione compatibile con il tuo budget. Lo stesso vale per ogni software HR che inserisci nella tua rosa di candidati!
Ora analizzeremo questi requisiti e come valutarli.
Come valutare i software HR
Come puoi valutare la flessibilità e l'adattabilità di una soluzione HR? E cosa dovresti considerare per determinare il costo complessivo di una soluzione HR? Approfondiamolo.
Compatibilità con i sistemi HR esistenti
L'implementazione di una soluzione per la gestione delle risorse umane probabilmente comporterà l'integrazione con altri sistemi già in uso, come software ERP, di gestione finanziaria e CRM. In questo modo potrai condividere le informazioni in modo più efficiente e ottenere un quadro molto più completo dei dati analitici della tua azienda.
Un fornitore dovrebbe essere in grado di dirti se il suo software è compatibile con gli altri sistemi che utilizzi e consentirti di testarlo prima di procedere all'acquisto. Dovrai inoltre verificare che il fornitore garantisca assistenza e aggiornamenti continui per assicurare la compatibilità con i sistemi che potresti implementare in futuro.
Flessibilità e adattabilità
Le aziende non sono statiche, quindi neanche il tuo software HR può esserlo. Deve crescere (o ridursi) in base alle tue esigenze. Quando cerchi una soluzione HR, considera quali funzionalità chiave e quale portata prevedi di dover utilizzare in futuro. Se il software dispone delle funzionalità aggiuntive che desideri, quanto costerà implementarle quando sarà il momento?
La flessibilità è fondamentale. I tuoi processi HR potrebbero evolversi nel tempo e il sistema dovrebbe consentirti di adattarti senza doverlo rivedere completamente. Devi poter personalizzare i flussi di lavoro e i report in base alle tue esigenze in continua evoluzione.
Fattori di costo da considerare
Il costo del software HR può essere calcolato in modi diversi ed è importante tenerlo presente durante la ricerca.
Per molti tipi di software, le aziende pagano una tariffa mensile per utente o dipendente, oltre a una tariffa mensile di base. Alcuni sistemi potrebbero anche applicare un costo di implementazione per configurare il software in base ai requisiti del tuo sistema. Comprendere i modelli di prezzo degli HRIS può aiutarti a pianificare efficacemente il budget per il tuo investimento nella tecnologia HR.
È più probabile che le soluzioni rivolte alle aziende più grandi richiedano un acquisto una tantum a un prezzo prestabilito, spesso basato sulle dimensioni dell'azienda. Tieni inoltre presente che l'aumento della capacità di archiviazione, l'implementazione di funzionalità aggiuntive e l'accesso all'assistenza personalizzata del fornitore del software comporteranno probabilmente costi aggiuntivi.
Le aziende più piccole potrebbero scoprire che il software gratuito o open source è più adatto alle loro esigenze, ma presenta alcune limitazioni. Il software HR open source ti dà accesso solo al codice del software, quindi avrai bisogno di qualcuno con conoscenze di programmazione per trasformarlo in una soluzione utilizzabile.
Alcuni fornitori potrebbero offrire un software HR gratuito o a basso costo conveniente per iniziare, ma che include solo funzionalità di base. Con questi piani, l'aggiunta di funzionalità extra avrà un costo maggiore.
Per un'analisi approfondita dei costi della tecnologia HR, consulta il nostro articolo "La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?"
Come lanciare un nuovo software HR
Introdurre un nuovo software è difficile. In effetti, un rapporto di McKinsey ha rilevato che solo il 16% degli intervistati riteneva che le trasformazioni digitali delle proprie aziende avessero avuto successo. Tuttavia, il lancio efficace di un software porta grandi vantaggi. Il software HR può aumentare l'efficienza, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Per ottenere questi vantaggi del software HCM o del software HR, è fondamentale avere un piano solido.
Implementare il tuo software HR
Una volta scelto il software HR, è il momento di implementarlo. PeopleGoal consiglia un ciclo di implementazione di sei settimane.
Questo include il tempo necessario affinché il tuo reparto HR esegua la configurazione dell'account e i test pilota prima di lanciare il software in tutta l'azienda.
Seguendo un processo ben pianificato e documentando ogni passaggio, puoi assicurarti di incontrare il minor numero possibile di imprevisti.
Un team pilota composto da membri di ogni livello dell'azienda e con diversi livelli di competenza tecnica ti aiuterà a risolvere i problemi del lancio.
Tipi diversi di dipendenti avranno requisiti differenti per il tuo software HR e punti critici diversi per quanto riguarda il suo utilizzo.
Tenere conto del loro feedback contribuirà al successo della tua trasformazione digitale HR.
Presentare il software HR al tuo team
Dopo aver configurato il software, averlo testato e aver risolto eventuali problemi segnalati dal team pilota, è il momento di presentarlo al resto dell'azienda.
In questo processo, una buona comunicazione è fondamentale per creare un'esperienza positiva per i dipendenti. Assicurati che i tuoi dipendenti siano a conoscenza dei dettagli del lancio e sappiano a chi rivolgersi per ricevere supporto quando utilizzano la tua nuova soluzione per le risorse umane.
Il tuo team dovrebbe sentirsi entusiasta dei vantaggi offerti dal nuovo software per le risorse umane. Li aiuterà a richiedere facilmente le ferie? Oppure contribuirà a mantenere al sicuro le loro informazioni sensibili? Garantirà che ricevano sessioni di coaching programmate regolarmente, migliorando così il loro sviluppo professionale?
Se i tuoi dipendenti percepiscono un vantaggio per sé, otterrai un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e una maggiore adesione da parte dell'azienda nel suo complesso.
In particolare, è importante per la soddisfazione dei dipendenti che sappiano che li stai ascoltando.
Se un dipendente ritiene di non possedere le competenze necessarie per utilizzare il nuovo software, assicurati che abbia accesso a opportunità di formazione adatte alle sue esigenze.
Oppure, se un dipendente ha avuto una brutta esperienza con precedenti lanci di software, ascolta le sue preoccupazioni e affrontale.
Ogni dipendente soddisfatto della tua soluzione per le risorse umane influenzerà gli altri, contribuendo alla soddisfazione complessiva dei dipendenti.
Qual è il prossimo passo?
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