Forretningslederens guide til automatisering av HR-prosesser

Eksempler på dette er sheriffkontoret i Osceola County, som effektiviserte ansettelsesprosessen fra papirbasert til heldigital og delvis automatisert, og dermed reduserte tiden det tok å ansette betydelig, samt KPMG Belgium, som automatiserte lønnsfunksjonen og forbedret nøyaktigheten og effektiviteten.

For HR-medarbeidere handler det om å redusere manuelt arbeid… Jo mer automatisering og arbeidsflytintegrasjon du får på plass, desto bedre.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Crystal Pinney-Ramos

HR-teknologistrateg hos cClearHR Opens new window

Det kan gjelde et bredt spekter av aktiviteter, som ferieplanlegging, oppfølging av medarbeiderprestasjoner, administrasjon av talenter i rekrutteringsprosesser eller systemer for lønnsbehandling.

• Avslutning av arbeidsforhold: Automatisering eller bruk av KI i prosessen for avslutning av arbeidsforhold sikrer konsekvent kommunikasjon, håndterer sluttdokumentasjon og tilbakekaller systemtilgang på en smidig måte. Dette reduserer sikkerhetsrisikoer og forbedrer opplevelsen for medarbeidere som slutter.
• Utgiftskrav: Automatisering av utgiftskrav fremskynder refusjonsprosesser, reduserer feil ved godkjenning og sikrer samsvar med virksomhetens retningslinjer.
• Skatterapportering: Automatiserte verktøy for skatterapportering beregner og behandler arbeidsgiveravgift og andre lønnsskatter nøyaktig, overholder frister og unngår kostbare gebyrer.
• Tidsstyring: Verktøy for tidsregistrering automatiserer registreringen av arbeidstid og integreres med lønnssystemet. Dette sparer tid og sikrer at medarbeiderne får riktig lønn.

Ved å redusere menneskelige feil og frigjøre HR-medarbeidere slik at de kan fokusere på strategiske initiativer, forbedrer automatisering virksomhetens effektivitet og medarbeideropplevelsen.

Ved å integrere en KI-plattform for rekruttering kan HR-team for eksempel automatisere oppgaver som screening av CV-er, planlegging av intervjuer og oppfølgings-e-poster. Dermed kan de konsentrere seg om mer strategiske rekrutteringsinitiativer.

Fagpersoner med de beste HRIS-sertifiseringene er best rustet til å lede initiativer for HR-automatisering.

Hvordan kan HR-automatisering være til nytte for virksomheten din?

HR-automatisering gjør mer enn å redusere manuelt arbeid – det forbedrer medarbeideropplevelsen, støtter virksomhetens vekst og legger til rette for bedre beslutninger. Når automatisering brukes strategisk, kan HR fokusere på det som betyr noe: mennesker.

Finn ut hvor mye tid du kan spare gjennom automatisering, ved å sammenligne deg med den gjennomsnittlige HR-medarbeideren.

Fjern manuelt arbeid, ikke den menneskelige kontakten

Automatisering eliminerer repetitive oppgaver som tidsregistrering, sjekklister for onboarding og administrasjon av personalgoder, noe som reduserer feil og sparer timevis. Men HR handler om mennesker, ikke bare prosesser – automatiserte systemer bør forbedre samhandlingen, ikke erstatte den. I stedet for en standardisert e-post for 10-årsjubileet i jobben, hvorfor ikke utløse en invitasjon til feiring i et allmøte?

Skalerbarhet: Vekst uten administrativ overbelastning

HR-oppgavene blir flere etter hvert som selskaper vokser, men automatisering sørger for at de ikke blir flaskehalser. For eksempel:

Administrasjon av personalgoder: Automatiserte systemer for personalgoder kan skaleres til å inkludere nye ansatte, justere dekningsalternativer og integreres med tredjepartsleverandører etter hvert som arbeidsstyrken vokser.

Rekruttering: En liten bedrift kan starte med et enkelt søkersporingssystem, men etter hvert som selskapet vokser, kan det samme verktøyet skaleres til å håndtere hundrevis av søkere, samtidig som det integreres med flere plattformer, for eksempel programvare for videointervjuer eller verktøy for AI-basert utvelgelse.

Ansattregistre: Verktøy for HR-automatisering kan tilpasses for å håndtere voksende ansattdatabaser og sikre nøyaktig registrering, etterlevelse og resultatoppfølging uten behov for ekstra administrativ innsats.

Kontraktsadministrasjon: Verktøy for elektronisk signering gir en rekke fordeler, blant annet ved å automatisere godkjenningsflyter, redusere forsinkelser med å innhente signaturer og tilby en sikker, etterprøvbar oversikt over alle signerte dokumenter.

Selvbetjeningsfunksjoner: Automatiserte systemer gjør det mulig for ansatte å håndtere mye av den administrative belastningen gjennom hele ansettelsesforløpet.

Send inn og følg opp permisjonssøknader, gjennomfør onboarding med automatiserte IT-oppsett og få tilgang til nødvendige applikasjoner og verktøy gjennom automatisert applikasjonstilgang, for eksempel helseforsikring eller pensjonsordninger, når det passer dem.

Ved å utnytte automatisering kan man også forbedre operative HRIS-funksjoner, redusere manuelle feil og øke effektiviteten.

Datadrevet HR: Smartere beslutninger, raskere

Moderne rekrutteringsplattformer for HR gir sanntidsinnsikt i lønnstrender, risiko for personalavgang og medarbeiderengasjement.

Moderne analyseverktøy for HR som Deel, PerformYard og ADP Workforce Now tar dataanalysen til neste nivå. Disse plattformene samler inn data i sanntid og gir handlingsrettet innsikt gjennom intuitive oversikter og rapporter. For eksempel:

ADP Workforce Now: Integrerer lønns- og personalgodedata for å avdekke sammenhenger mellom lønnsstrategier og hvor lenge ansatte blir værende i virksomheten.

Deel: Deel er godt egnet for en global arbeidsstyrke, og funksjonene kan hjelpe deg med å forstå globale lønnskostnader og forutse lønnsøkninger over tid.

PerformYard: Tilbyr en analysemotor som hjelper deg med å filtrere resultatrelaterte data for å avdekke trender, sammenligne avdelinger eller identifisere de beste medarbeiderne for etterfølgerplanlegging. 

Redusere avfall og styrke bærekraften

Automatisering av HR-prosesser er ikke bare effektivt – det er også miljøvennlig. Digitale registre reduserer papiravfall, mens skybaserte systemer reduserer avhengigheten av skrivere og arkivskap. Bedrifter kan spare opptil 25 timer i uken bare ved å eliminere gjenoppretting av tapte dokumenter.

Ved å innlemme RPO-tjenester sammen med HR-automatisering kan man effektivisere rekrutteringsprosessene ytterligere og redusere sløsing med tid, innsats og materialer.

11 HR-prosesser for å spare tid gjennom automatisering

Automatisering kan brukes til å forbedre en rekke HR-prosesser. For eksempel:

1. Ansattregistre og datahåndtering

Ansattregistre og datahåndtering er kjent for å være tidkrevende og utsatt for feil. Noen måter automatisering kan bidra på, er:

• Redusert manuell registrering: Integrasjoner mellom programvaresystemer reduserer feil og behovet for å oppdatere endringer i personopplysninger, stillingstitler, kompensasjon, goder og andre kritiske data mer enn én gang.
• Effektiv dokumenthåndtering: Automatiserte systemer for medarbeiderhåndtering har ofte funksjoner for sikker opplasting av dokumenter, versjonskontroll og varsler om utløp for dokumenter som må fornyes med jevne mellomrom, for eksempel sertifiseringer eller lisenser. Dette er bare noen få av de mange fordelene med systemer for medarbeiderhåndtering.
• Automatiserte varsler og påminnelser: Verktøy som et HRMS kan automatisk sende varsler og påminnelser om viktige datoer knyttet til medarbeiderhåndtering, for eksempel når prøvetiden utløper, kontrakter skal fornyes eller frister for etterlevelse nærmer seg.
• Forenklet rapportering og analyse: Programvare kan automatisk generere detaljerte rapporter og analyser av ulike HR-måltall, for eksempel antall ansatte, turnover, demografiske data og måltall for etterlevelse. Integrering av verktøy for utgiftsrapportering kan ytterligere effektivisere økonomioppfølgingen og sikre etterlevelse av virksomhetens retningslinjer.

2. Rekruttering

Selv om du bør være forsiktig med å bruke for mye automatisering (rekruttering handler tross alt i stor grad om mennesker), kan automatisering brukes på flere måter for å forbedre rekrutteringsprosessen, blant annet:

• Automatisert publisering og distribusjon av stillingsannonser: Mange systemer for kandidatsporing (ATS-er) har en funksjon for å publisere ledige stillinger på flere plattformer samtidig, inkludert jobbportaler, sosiale medier og virksomhetens karrieresider.
• Screening og rangering av CV-er: Automatiserte verktøy for CV-screening kan skanne og vurdere CV-er basert på forhåndsdefinerte kriterier som ferdigheter, erfaring og utdanning, og komme med anbefalinger.
• Identifisering av kandidater: Enkelte verktøy for kandidatsøk bruker kunstig intelligens til å lete etter kandidater på ulike nettplattformer og i databaser.
• Planlegging av intervjuer: Enkelte verktøy for automatisering av rekruttering kan samordne kalendere og planlegge intervjuer uten behov for omfattende kommunikasjon frem og tilbake. Kandidater kan velge blant tilgjengelige tidspunkter, kalenderne til alle involverte oppdateres automatisk, og det sendes påminnelser.
• Data og måltall: ATS-er og verktøy for rekrutteringsanalyse kan automatisere datainnsamling og rapportering for avanserte rekrutteringsmåltall og analyser.

3. Introduksjon av nyansatte

Introduksjon av nyansatte er en annen prosess som egner seg godt for automatisering. Måter automatisering kan forbedre introduksjonsprosessen på, inkluderer:

• Administrative oppgaver: Automatisering kan bidra med oppgaver som å registrere opplysningene til nyansatte i HRIS og lønnssystemet samt sende ut velkomst-e-poster, dokumenter og opplæringsmateriell.
• Ensartet kommunikasjon: Automatiserte e-poster eller meldinger kan planlegges for å informere nyansatte om hva de kan forvente videre, minne dem på oppgaver som skal fullføres, eller gi dem nyttig informasjon om virksomhetskulturen eller de spesifikke rollene deres.
• Innhenting av tilbakemeldinger: Automatisering kan legge til rette for innhenting av tilbakemeldinger fra nyansatte gjennom hele introduksjonsprosessen. Dette kan omfatte automatiserte undersøkelser eller oppfølgingssamtaler på ulike stadier i prosessen.

4. Prestasjonsstyring

Det er kjent at prestasjonsstyring er vanskelig å få til på riktig måte. Automatisering kan bidra til å forbedre prosessen for prestasjonsstyring ved å:

• Planlegge prestasjonsvurderinger: Sykluser for prestasjonsvurderinger kan planlegges slik at de gjentas automatisk med forhåndsbestemte intervaller (for eksempel kvartalsvis, halvårlig eller årlig), med automatiske påminnelser om å fullføre tilbakemeldinger.
• Anerkjennelse og belønning: Automatisering kan legge til rette for å anerkjenne og belønne gode prestasjoner og ønsket atferd. For eksempel kan en plattform for medarbeideranerkjennelse settes opp til å anerkjenne prestasjoner eller milepæler og foreslå passende belønninger, som bonuser, forfremmelser eller offentlig anerkjennelse.

5. Lønn og personalgoder

I en prosess som er like administrativt krevende og lite tilgivende som lønn, er automatisering en gave for mange. Automatisert lønnsprogramvare kan bistå med:

• Reduksjon av feil: Automatisering bidrar til å redusere feil ved å sikre at beregninger av lønn, fradrag og skatter gjøres nøyaktig basert på de nyeste reglene og virksomhetens retningslinjer.
• Rapportering og analyse: Automatiserte systemer gir rapportering i sanntid, noe som kan hjelpe ledelsen med å forstå lønnskostnadene mer detaljert. Disse rapportene kan inneholde analyser av arbeidskraftkostnader, avdelingsutgifter og historiske sammenligningsdata.

6. Utgiftsstyring 

Utgiftsstyring er en av de omstendelige prosessene som ingen er spesielt begeistret for. Automatisering kan imidlertid bidra til å gjøre prosessen enklere ved å:

• Registrering av kvitteringer og utgiftsdata: Automatiserte systemer forenkler registreringen av utgifter ved at ansatte kan laste opp kvitteringer med smarttelefonene sine. Moderne systemer bruker ofte teknologi for optisk tegngjenkjenning (OCR) til automatisk å hente ut relevante data fra kvitteringer, noe som reduserer manuell dataregistrering og risikoen for feil.
• Håndheving av retningslinjer: Automatisering bidrar til å håndheve utgiftsretningslinjer automatisk ved å validere krav opp mot virksomhetens fastsatte regler og grenser. Hvis en utgift for eksempel overskrider en fastsatt grense eller ikke er i tråd med retningslinjene, kan systemet flagge den for gjennomgang eller avvise den automatisk. Dette sikrer etterlevelse av retningslinjene og bidrar til å forhindre falske krav.
• Godkjenningsprosesser: Automatiserte systemer for utgiftsstyring kan automatisk sende utgiftsrapporter til de aktuelle lederne for godkjenning basert på forhåndsdefinerte regler, for eksempel utgiftsbeløpet eller avdelingen.

Fortsatt forvirret? Begynn med: Utgiftsstyringsprogramvare forklart

7. Læring og utvikling

Kontinuerlig læring og utvikling er en viktig drivkraft for organisatorisk suksess. Automatisering kan bidra til prosessen gjennom:

• Personlige læringsløp: Automatisering bidrar til å opprette tilpassede læringsløp for ansatte basert på rolle, ferdigheter, karriereambisjoner og resultatdata. KI-drevne plattformer kan anbefale kurs, workshops, opplæringsprogrammer, prosjekter og roller som er mest relevante for den enkeltes utviklingsbehov.
• Innholdsstyring: KI-drevne systemer kan anbefale oppdateringer eller identifisere områder der innholdet kan være utdatert, slik at opplæringsmateriellet forblir relevant og effektivt.
• Dataanalyse og rapportering: Det kan være vanskelig å måle hvor effektive L&D-programmer er. Automatisering kan bidra ved å gi innsikt i blant annet engasjementsnivåer, fullføringsgrad og resultatforbedringer etter opplæringen.
• Adaptive vurderinger: Selv om dette fortsatt er på et tidlig stadium, utvikles det KI-verktøy som kan opprette personlige vurderinger som tilpasses i sanntid basert på de ansattes svar. Les om dem i artikkelen vår om metoder for ferdighetsvurdering av ansatte.

8. Etterlevelsesstyring

Det kan være krevende å holde oversikt over etterlevelse, men automatisering kan bidra ved å tilby:

• Automatiske oppdateringer og varsler: Regelverk og juridiske krav kan endres ofte. Automatisert programvare for etterlevelse er utstyrt for å motta oppdateringer om nye lover og regler, som deretter kan integreres i eksisterende arbeidsflyter. Disse systemene kan også varsle HR-team om frister for etterlevelse eller endringer som krever oppmerksomhet, slik at virksomheten til enhver tid overholder kravene.
• Revisjonsspor: Automatiserte systemer fører detaljerte logger over all HR-aktivitet og gir et revisjonsspor som kan være uvurderlig under interne eller eksterne revisjoner. Denne dokumentasjonen er avgjørende for å vise at lover og regler om arbeidsforhold etterleves.

9. Tilgang til apper og verktøy

Å gi ansatte rettidig tilgang til verktøyene og appene de trenger, øker produktiviteten, særlig for nyansatte og teammedlemmer som går over i nye roller. Automatisering sikrer at disse prosessene er effektive, sikre og feilfrie:

• Rollebaserte tillatelser: Automatiserte systemer tildeler tilgang til apper og verktøy basert på den ansattes stillingsrolle. Et medlem av markedsføringsteamet kan for eksempel automatisk få tilgang til verktøy som Google Analytics, Slack og innholdsstyringssystemet, mens et medlem av IT-teamet får tilgang til teknisk programvare og infrastruktur. Dette reduserer forsinkelser ved onboarding og sikrer konsistens på tvers av organisasjonen.
• Automatiserte appforespørsler: Ansatte kan be om ytterligere tilgang gjennom en selvbetjeningsportal, der automatisering sender forespørselen til riktig leder for godkjenning. Når forespørselen er godkjent, gir systemet automatisk tilgang, noe som minimerer IT-teamets involvering og reduserer ventetiden.
• Revisjonsspor for sikkerhet: Automatiserte verktøy opprettholder detaljerte oppføringer over hvem som har tilgang til hva, noe som gjør det enklere å spore og administrere tillatelser. Dette er spesielt viktig ved samsvars- og sikkerhetsrevisjoner.

10. Tidsstyring

Effektiv tidsstyring er en viktig faktor for nøyaktig lønnsbehandling, produktivitetssporing og samsvar. Automatisering forenkler disse prosessene, sikrer presisjon og reduserer administrative byrder:

• Automatisert registrering av oppmøte: Tidsregistreringsverktøy registrerer automatisk når ansatte stempler inn og ut, og eliminerer feil ved manuell registrering. Ansatte kan bruke mobilapper, biometriske systemer eller kortlesere for å registrere arbeidstiden, som integreres direkte i lønnssystemene for sømløse beregninger.
• Automatisering av timelister: Timelister fylles automatisk ut basert på oppmøteopplysninger, prosjektfordelinger eller verktøy for oppgavesporing. Ansatte og ledere kan gjennomgå og godkjenne dem med noen få klikk, noe som sikrer nøyaktighet og innsending i tide.
• Håndtering av pauser og overtid: Automatiserte systemer sporer pausenes varighet og overtid, sikrer samsvar med arbeidslovgivningen og minimerer tvister. Varsler informerer ledere hvis terskelverdier overskrides eller godkjenning kreves.

11. Avslutning av arbeidsforhold

Når avslutningen av arbeidsforholdet håndteres feil, kan prosessen medføre sikkerhetsrisikoer eller påvirke den avtroppende ansattes opplevelse negativt. Automatisering sikrer en strukturert, sikker og sømløs prosess for avslutning av arbeidsforholdet:

• Sjekklister ved fratreden: Automatiserte systemer genererer personlige sjekklister for hver ansatt som slutter, med oppgaver som sluttpapirer, sluttevalueringer og overføring av ytelser. Disse sjekklistene sikrer at ingen trinn blir oversett, og holder alle berørte informert.
• Fjerning av tilgang: Automatisering tilbakekaller umiddelbart tilgang til virksomhetens verktøy, e-postkontoer og sensitive systemer når en ansatts fratreden er bekreftet. Dette minimerer sikkerhetsrisikoer og opprettholder dataintegriteten.
• Samsvarsoppgaver: Automatisering av samsvarsoppgaver som utbetaling av siste lønn, dokumentering av avslutninger og arkivering av personalopplysninger sikrer at juridiske krav oppfylles, og beskytter organisasjonen mot potensielle tvister.

Funksjoner du bør se etter i HR-automatiseringsprogramvare

Hver del av programvare for menneskelige ressurser tilbyr ulike muligheter når det gjelder automatisering. La oss se på de ulike funksjonene du kan forvente når du vurderer automatiserte løsninger, og fordelene deres.

For å ta i bruk beste praksis for rekruttering og søkersporing bør du vurdere innsikt fra multinasjonale HR- leverandører, slik at du sikrer etterlevelse og effektivitet over hele verden.

Utfordringer med HR-automatisering: Å balansere effektivitet med menneskelig kontakt

HR-automatisering effektiviserer prosesser og reduserer manuelt arbeid, men det er avgjørende å vite når man skal stole på teknologi, og når man skal prioritere menneskelig samhandling. Selv om automatisering øker effektiviteten, kan den ikke erstatte de personlige forbindelsene som får en arbeidsplass til å blomstre. De beste HR-strategiene kombinerer automatisering med empati – slik at medarbeiderne føler seg verdsatt, ikke bare behandlet som saker.

Automatisering er ikke alltid det beste svaret

At en oppgave kan automatiseres, betyr ikke at den bør automatiseres. Tenk deg en medarbeider som feirer ti år i virksomheten – ville vedkommende foretrukket en generell, automatisert e-post eller en hjertelig anerkjennelse på et allmøte? HR-automatisering bør forbedre, ikke erstatte, meningsfulle samhandlinger.

Opplæring & innføring er viktig

Automatisering er ikke en løsning du bare «setter opp og glemmer». Nye verktøy krever opplæring, feilsøking og løpende justeringer. Hvis medarbeiderne har problemer med et automatisert system, forsvinner effektivitetsgevinstene raskt. En godt planlagt utrulling sikrer at automatiseringen fungerer for, ikke mot, teamet ditt.

Skalerbarhet: Fremtidssikre HR-teknologien

Ikke alle automatiseringsverktøy vokser sammen med virksomheten din. Se etter løsninger som integreres sømløst med HR-teknologiplattformen din, og som tilbyr modulære funksjoner som kan utvides etter hvert som arbeidsstyrken utvikler seg. Det riktige verktøyet bør tilpasse seg deg – ikke omvendt.

AI erstatter ikke HR—det styrker HR

Automatisering fjerner tidkrevende administrativt arbeid og frigjør HR-medarbeidere slik at de kan konsentrere seg om det som virkelig betyr noe – medarbeiderengasjement, kultur og strategi. I stedet for å erstatte jobber gjør AI i HR det mulig for HR-team å investere i den menneskelige siden av arbeidet, slik at medarbeiderne føler seg hørt, støttet og verdsatt.

Det handler til syvende og sist om mennesker, og den rette balansen mellom teknologi og menneskelig kontakt sørger for at automatisering tjener teamet ditt—ikke omvendt.

Det kan hende du fortsatt er avhengig av manuelle prosesser, men hvis det er sannsynlig at du vil vokse fra systemene dine, eller du ønsker at HR-teamet ditt skal dra nytte av mer kostnadseffektive prosesser, er automatisering som en del av den digitale transformasjonen av HR-en din verdt å vurdere, særlig hvis den kan integreres sømløst på tvers av systemene du bruker nå.

Hvis du allerede har bestemt deg for å ta i bruk en ny AI-drevet HR-teknologi, må du vurdere hvordan du utarbeider en forretningssak for HR-programvare og HR-utvelgelsesprosessen som helhet.

Hold kontakten

Hvis du syntes denne artikkelen var nyttig, anbefaler jeg at du abonnerer på People Managing People-nyhetsbrevet vårt for å holde deg oppdatert på de nyeste bransjetrendene innen tankeledelse og organisasjonsutvikling.