Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access

Outsourcing HR: korzyści, strategie i kwestie do rozważenia

Karen Weeks
By
Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

More about Karen
Outsourcing-HR-Benefits-Strategies-And-Considerations-Featured-Image

Outsourcing HR jest popularny wśród firm, zwłaszcza mniejszych, i to z dobrego powodu.

Zarządzanie funkcjami związanymi z zasobami ludzkimi staje się coraz bardziej złożone i czasochłonne — szczególnie gdy liczba pracowników rośnie na arenie międzynarodowej — dlatego warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy mogą zaoferować wiedzę i elastyczność, jakich nie masz wewnątrz organizacji.

Skorzystaj z tego przewodnika, aby poznać korzyści oraz dowiedzieć się, jakie usługi outsourcingu HR są dostępne.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Czym jest outsourcing HR?

Outsourcing HR to proces zawierania umowy z podmiotem zewnętrznym, zazwyczaj wykwalifikowaną osobą lub agencją HR, na realizację części lub całości funkcji związanych z zasobami ludzkimi w firmie.

Wiele firm korzysta z usług firm RPO, aby uzupełnić swoje zewnętrzne funkcje HR, szczególnie w zakresie zarządzania rekrutacją. Często jest to idealne rozwiązanie pośrednie między brakiem działu HR a posiadaniem wewnętrznego zespołu HR.

Rodzaje outsourcingu HR

Organizacje mogą zdecydować się na outsourcing części lub całości swoich funkcji HR:

Organizacja pracodawcy profesjonalnego (PEO)

PEO współpracuje z firmą, zapewniając kompleksowe usługi HR, takie jak obsługa płac, administracja świadczeniami, zapewnienie zgodności z przepisami oraz zarządzanie pracownikami. 

PEO działa jako współpracodawca, co oznacza, że firma i PEO dzielą między siebie określone obowiązki prawne wobec pracowników.

Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszych PEO.

Formalny pracodawca (EOR)

EOR to organizacja zewnętrzna, która przejmuje pełną odpowiedzialność prawną za pracowników, w tym za obsługę płac, podatki i zgodność z prawem pracy.

W przeciwieństwie do PEO, EOR staje się oficjalnym pracodawcą w sensie prawnym, co jest często wykorzystywane przy zatrudnianiu pracowników na rynkach zagranicznych.

Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszych EOR.

Agencje pracy

Skupiając się na pracownikach tymczasowych lub kontraktowych, dostawcy uzupełniania personelu zajmują się rekrutacją, wdrażaniem i obsługą płac na stanowiskach krótkoterminowych. Można z nich skorzystać, aby szybko uzupełnić braki bez zatrudniania stałych pracowników.

Agencje rekrutacyjne

Specjalizujące się w wyszukiwaniu i pozyskiwaniu talentów firmy rekrutacyjne zajmują się procesem zatrudniania na stałe stanowiska, w tym wyszukiwaniem kandydatów, prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych, a czasami także zarządzaniem częścią procesu wdrażania.

Istnieje kilka sposobów współpracy w celu outsourcingu rekrutacji, w tym korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej, kontrahentów pracujących na prowizji zależnej od liczby zatrudnionych osób oraz kontrahentów pracujących na podstawie stałego wynagrodzenia retainerowego, ustalanego na podstawie dostępnych stanowisk i przewidywanego czasu rekrutacji.

Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule na temat najlepszych firm outsourcingu procesów rekrutacyjnych.

Częściowy outsourcing HR

Zatrudnienie doświadczonego specjalisty HR, zazwyczaj w niepełnym wymiarze czasu lub w miarę potrzeb, w celu zarządzania określonymi funkcjami HR w organizacji.

Zamiast zlecać obsługę HR dostawcy oferującemu kompleksowe usługi, w praktyce „wynajmujesz” część czasu eksperta HR, co może być bardziej elastycznym i opłacalnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm, które nie potrzebują pracowników HR na pełen etat.

Dostawcy zarządzanych usług (MSP)

MSP, wykorzystywani zazwyczaj do zarządzania pracownikami kontraktowymi, zajmują się rekrutacją, zarządzaniem i nadzorem nad pracownikami tymczasowymi oraz kontrahentami w różnych lokalizacjach lub przy różnych projektach. Są szczególnie przydatni w przypadku rekrutacji na dużą skalę.

Firmy konsultingowe

Firmy konsultingowe specjalizujące się w HR oferują wiedzę ekspercką w wyspecjalizowanych obszarach, takich jak zapewnienie zgodności z przepisami, rozwój przywództwa, projektowanie organizacji i zarządzanie zmianą.

Zapewniają strategiczne doradztwo lub zajmują się konkretnymi projektami, zamiast realizować codzienne funkcje HR.

Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź naszą krótką listę najlepszych firm konsultingowych w dziedzinie HR lub najlepszych firm konsultingowych w dziedzinie HR w Wielkiej Brytanii.

Dostawcy usług płacowych

Firmy specjalizujące się w obsłudze płac i przestrzeganiu przepisów, w tym w składaniu deklaracji dotyczących podatków od wynagrodzeń oraz dokonywaniu potrąceń.

Firmy zajmujące się uczeniem i rozwojem

Firmy te zapewniają programy szkoleniowe, rozwój przywództwa oraz rozwijanie umiejętności pracowników. Zlecanie tych działań wyspecjalizowanemu dostawcy może zapewnić zespołom dostęp do spójnych szkoleń wysokiej jakości.

Firmy zajmujące się administracją świadczeń

Firmy te koncentrują się na zarządzaniu świadczeniami pracowniczymi, w tym ubezpieczeniem zdrowotnym, planami emerytalnymi i inicjatywami dotyczącymi dobrostanu, często zapewniając lepszy dostęp do świadczeń dzięki korzyściom skali.

Dostawcy usług weryfikacji kandydatów

Firmy specjalizujące się w usługach weryfikacji kandydatów mogą pomóc w przeprowadzaniu kontroli przed zatrudnieniem, takich jak sprawdzanie rejestru karnego, weryfikacja zatrudnienia i sprawdzanie historii kredytowej.

Które firmy potrzebują zlecania funkcji HR na zewnątrz?

Zlecanie funkcji HR na zewnątrz może być strategiczną decyzją w różnych sytuacjach. Oto kilka typowych scenariuszy, w których może okazać się korzystne:

  1. Ograniczone zasoby wewnętrzne: Jeśli Twoja firma jest mała lub nie ma wewnętrznego zespołu HR, zlecanie funkcji na zewnątrz może obejmować kluczowe funkcje HR, takie jak obsługa płac, administracja świadczeń i przestrzeganie przepisów.
  2. Szybki rozwój: W okresach szybkiego rozwoju lub ekspansji na nowe rynki wewnętrzne zarządzanie zadaniami HR może stać się przytłaczające. Zlecanie funkcji na zewnątrz pomaga skuteczniej prowadzić rekrutację, wdrażanie pracowników i działania związane z przestrzeganiem przepisów (co jest szczególnie przydatne na nowych rynkach).
  3. Radzenie sobie ze złożonymi wymogami zgodności z przepisami: W przypadku działalności w wielu krajach lub branżach objętych rygorystycznymi regulacjami zlecanie funkcji partnerowi HR znającemu lokalne przepisy może ograniczyć ryzyko braku zgodności. Firmy działające w Sydney mogą na przykład zwrócić się do firm konsultingowych w dziedzinie HR w Sydney, aby skorzystać z ich lokalnej wiedzy.
  4. Efektywność kosztowa: W przypadku mniejszych organizacji koszty tworzenia działu HR mogą przewyższać korzyści. Zlecanie funkcji na zewnątrz może być bardziej opłacalne, zapewniając dostęp do doświadczonych specjalistów bez kosztów ogólnych.
  5. Koncentracja na podstawowej działalności firmy: Jeśli zadania HR pochłaniają zbyt dużo czasu i zasobów, zlecanie ich na zewnątrz pozwala zespołowi skoncentrować się na inicjatywach strategicznych zamiast na zadaniach administracyjnych.
  6. Dostęp do specjalistycznej wiedzy: Zlecanie funkcji HR na zewnątrz, takich jak relacje z pracownikami, zarządzanie efektywnością lub świadczeniami, może zapewnić dostęp do specjalistycznej wiedzy i najlepszych praktyk, które mogą nie być dostępne wewnątrz firmy.
  7. Tymczasowe lub sezonowe potrzeby: W szczytowych okresach sezonowych lub w przypadku krótkoterminowych projektów zlecanie funkcji HR na zewnątrz może pomóc w sprawnym zarządzaniu zatrudnianiem i administracją pracowników tymczasowych.
  8. Usprawnianie procesów HR: Jeśli wewnętrzne procesy HR są przestarzałe lub nieefektywne, zlecanie funkcji na zewnątrz może wprowadzić nowoczesne narzędzia, technologie i procesy zwiększające produktywność.

W jakich funkcjach może pomóc zlecanie funkcji HR na zewnątrz?

Dostawcy usług zlecania funkcji HR na zewnątrz oferują usługi wspierające różne funkcje HR, w tym:

Zalety i wady outsourcingu HR

Podobnie jak większość kwestii w biznesie i życiu, outsourcing HR ma swoje zalety i wady.

Zalety outsourcingu HR

  1. Oszczędność kosztów: Outsourcing funkcji HR może zmniejszyć koszty ogólne, takie jak wynagrodzenia wewnętrznego zespołu HR, dostęp do zaawansowanych systemów lub uniknięcie kar i grzywien.
  2. Dostęp do specjalistycznej wiedzy: Zapewnia dostęp do doświadczonych specjalistów HR posiadających specjalistyczną wiedzę w takich obszarach jak rekrutacja, uczenie się i rozwój, zarządzanie wynagrodzeniami oraz relacje z pracownikami.
  3. Lepsza zgodność z przepisami: Firmy outsourcingowe świadczące usługi HR dobrze znają przepisy i regulacje prawa pracy, pomagając zmniejszyć ryzyko ich nieprzestrzegania oraz związanych z tym kar.
  4. Koncentracja na podstawowej działalności firmy: Uwalnia wewnętrzne zasoby, umożliwiając zespołowi skupienie się na działaniach strategicznych, które bezpośrednio przyczyniają się do rozwoju firmy.
  5. Większa efektywność: Firmy outsourcingowe korzystają z zaawansowanych technologii HR i procesów, usprawniając takie funkcje jak płace, świadczenia i zarządzanie wydajnością.
  6. Skalowalność: Umożliwia łatwe dostosowywanie usług HR do zmieniających się potrzeb organizacji, co jest szczególnie przydatne w okresach szybkiego rozwoju lub redukcji zatrudnienia.
  7. Świadczenia pracownicze: Outsourcing może zapewnić dostęp do lepszych i bardziej opłacalnych świadczeń pracowniczych dzięki możliwości negocjowania przez firmę outsourcingową z dostawcami świadczeń.

Wady outsourcingu HR

  1. Utrata kontroli: Outsourcing oznacza przekazanie części kontroli nad procesami HR. Potencjalnym problemem jest to, że zewnętrzny dostawca może nie reagować na bieżące kwestie HR równie szybko i elastycznie jak zespół wewnętrzny.
  2. Mniej spersonalizowana obsługa: Zewnętrzni dostawcy mogą nie rozumieć w pełni kultury organizacyjnej firmy ani konkretnych potrzeb pracowników, co prowadzi do oferowania bardziej ogólnych rozwiązań HR.
  3. Ryzyko dotyczące bezpieczeństwa i poufności: Udostępnianie poufnych danych pracowników zewnętrznemu dostawcy może stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa i prywatności danych, jeśli nie jest odpowiednio zarządzane.
  4. Potencjalne luki w komunikacji: Współpraca z zewnętrznym dostawcą może powodować opóźnienia w komunikacji, zwłaszcza jeśli dostawca znajduje się w innej strefie czasowej lub obsługuje dużą liczbę klientów.
  5. Ukryte koszty: Outsourcing może być opłacalny, jednak niektóre usługi mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami, dlatego należy dokładnie przeanalizować umowy, aby uniknąć nieoczekiwanych wydatków.
  6. Uzależnienie od dostawcy: Organizacja może uzależnić się od partnera outsourcingowego, co w razie potrzeby utrudni powrót do wewnętrznego zespołu HR.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Najlepsze praktyki outsourcingu HR

Mając na uwadze powyższe kwestie, chciałem podzielić się kilkoma najlepszymi praktykami, które pomogą skutecznie podejść do outsourcingu HR i uniknąć problemów.

1. Jasno określ cele i zakres

Przed zleceniem usług na zewnątrz określ, które funkcje HR chcesz zlecić i dlaczego. Sprecyzuj konkretne cele, które chcesz osiągnąć (np. redukcję kosztów, poprawę zgodności z przepisami, dostęp do specjalistycznej wiedzy).

Na przykład: możesz uznać, że zalety outsourcingu płac są tego warte, ale zdecydować się na pozostawienie innych funkcji HR w firmie.

2. Porównaj oferty

Przed podpisaniem jakichkolwiek umów porównaj dostępne oferty. Porozmawiaj z osobami poleconymi przez firmę, a nawet skontaktuj się z innymi klientami, aby upewnić się, że otrzymasz poziom usług i zaangażowania, jakich oczekujesz w ramach tej współpracy, oraz że dostawca będzie jak najlepiej pasować do Twojej kultury organizacyjnej i zespołu.

Polecam również ocenić butikowe firmy konsultingowe HR wraz z większymi dostawcami, ponieważ zazwyczaj oferują bardziej specjalistyczną wiedzę i bardziej spersonalizowane podejście.

3. Sprawdź ochronę danych

Przed podpisaniem umowy pracodawcy powinni przeanalizować środki ochrony danych stosowane przez dostawcę. Sprawdź jego protokoły bezpieczeństwa danych, politykę prywatności, zasady dostępu do danych i ich kontroli, plany reagowania na naruszenia danych oraz szkolenia pracowników dotyczące prywatności danych.

3. Ustal jasne umowy SLA

Ustal umowy SLA, które określają oczekiwania dotyczące wydajności, czasu reakcji, bezpieczeństwa danych i jakości usług. Upewnij się, że jasno zdefiniowano kary za nieprzestrzeganie ustaleń.

4. Sprawdź technologię

Przeanalizuj narzędzia i technologie każdego potencjalnego partnera, aby upewnić się, że są kompatybilne z Twoimi. Z jakiego oprogramowania do zarządzania personelem korzysta? A co z HRMS? Płacami? Administracją świadczeniami?

Jest to szczególnie ważne w przypadku zlecania obsługi płac, zwłaszcza jeśli obejmuje ona ewidencję czasu pracy. 

Integracje mają kluczowe znaczenie dla zachowania spójności danych, usprawnienia przepływów pracy oraz zapewnienia terminowego i efektywnego zarządzania płacami, na przykład.

Współpracuj z potencjalnym partnerem, aby zrozumieć, w jakich obszarach może, a w jakich nie może wesprzeć zespołu.

Na przykład obliczanie premii i prowizji często nadal musi odbywać się wewnętrznie, a dostawca usług płacowych jedynie wprowadza końcową kwotę wypłaty do przetworzenia.

5. Sprawdź dopasowanie kulturowe

Twoim głównym zmartwieniem podczas zlecania funkcji takich jak zarządzanie wydajnością powinno być upewnienie się, że partner jest zgodny z Twoją kulturą organizacyjną i celami.

Poszukaj dostawcy, który kładzie duży nacisk na doświadczenie użytkownika, aby Twoi pracownicy pozostali w centrum działań partnera.

Zapytaj partnera, jak będzie z Tobą współpracować, gdy pojawią się pytania lub wątpliwości dotyczące na przykład wydajności.

6. Sprawdź ubezpieczenie

Jeśli zawierasz umowę z PEO i wchodzisz w relację współzatrudnienia, upewnij się, że Twoja firma ma odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, oraz potwierdź, że PEO również posiada wystarczającą ochronę ubezpieczeniową.

Możesz również rozważyć dodanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu praktyk pracowniczych (EPLI), aby chronić się przed roszczeniami dotyczącymi między innymi bezprawnego rozwiązania stosunku pracy, dyskryminacji lub molestowania.

Chociaż większość PEO zazwyczaj ma wystarczającą ochronę, ważne jest, aby to zweryfikować — nie tylko w przypadku ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, lecz także ubezpieczenia zdrowotnego.

Ile kosztuje outsourcing HR?

Dostawcy usług outsourcingu HR oferują różne modele cenowe, aby uwzględnić odmienne potrzeby i budżety firm. Najczęściej stosowane modele obejmują:

  1. Stałe opłaty: Stała miesięczna lub roczna opłata za z góry określony zakres usług. Model ten zapewnia przewidywalne koszty i jest często stosowany w przypadku kompleksowych rozwiązań HR.
  2. Opłaty za pracownika: Opłaty są uzależnione od liczby pracowników w firmie. Model ten skaluje się wraz z wielkością przedsiębiorstwa, dzięki czemu jest odpowiedni dla rozwijających się firm.
  3. Procent od listy płac: Opłaty są obliczane jako procent całkowitej listy płac. Model ten wiąże koszty z wydatkami firmy na wynagrodzenia, zapewniając, że koszty outsourcingu HR są proporcjonalne do wielkości zatrudnienia.

Czynniki wpływające na koszty

Na koszt outsourcingu HR wpływa kilka czynników, w tym:

  1. Wielkość firmy: Większe firmy zazwyczaj ponoszą wyższe koszty ze względu na większą złożoność i zakres zadań HR.
  2. Wymagane usługi: Zakres i poziom szczegółowości potrzebnych usług, takich jak przetwarzanie listy płac, administracja świadczeniami, zarządzanie zgodnością z przepisami i rekrutacja, wpływają na całkowity koszt.
  3. Branża: Niektóre branże mają określone wymagania lub regulacje dotyczące HR, które mogą zwiększać złożoność i koszt usług outsourcingowych.
  4. Doświadczenie dostawcy usług: Dostawcy z dużym doświadczeniem i specjalistyczną wiedzą mogą pobierać wyższe opłaty za swoje usługi premium.

Średnie koszty

Koszt outsourcingu HR może znacznie się różnić w zależności od wspomnianych powyżej czynników. Poniżej przedstawiono jednak średnie przedziały cenowe dla różnych rodzajów usług outsourcingu HR:

  • Podstawowe usługi HR: od $50 do $150 na pracownika miesięcznie. Zazwyczaj obejmuje to przetwarzanie listy płac, podstawową administrację świadczeniami oraz wsparcie w zakresie zgodności z przepisami.
  • Kompleksowe usługi HR: od $150 do $500 na pracownika miesięcznie. Obejmuje to pełny zakres funkcji HR, takich jak rekrutacja, zarządzanie wydajnością, szkolenia pracowników oraz strategiczne wsparcie HR.
  • Odsetek wynagrodzeń: od 2% do 8% całkowitej kwoty wynagrodzeń. Ten model obejmuje szeroki zakres usług HR i uzależnia koszty od wydatków na wynagrodzenia.

10 Lista najlepszych usług outsourcingu HR

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

  1. 1. G-P — Najlepsze rozwiązanie dla elastycznych globalnych opcji płatności
  2. 2. Deel Hire — Najlepsze rozwiązanie do zatrudniania zgodnie z przepisami bez lokalnych podmiotów
  3. 3. RemoFirst — Najlepsze rozwiązanie do oszczędnej rozbudowy zdalnego zespołu
  4. 4. Pebl — Najlepsze rozwiązanie do wsparcia międzynarodowej ekspansji
  5. 5. Multiplier — Najlepsze rozwiązanie do globalnego wdrażania
  6. 6. RemotePeople — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowego zapewniania zgodności przy zatrudnianiu
  7. 7. TriNet — Najlepszy dla modelu współzatrudnienia
  8. 8. WorkMotion — Najlepszy wybór pod kątem zgodności z europejskim prawem pracy
  9. 9. Gusto — Najlepsze dla firm z siedzibą w USA, które zatrudniają pracowników na całym świecie
  10. 10. CXC Global — Najlepsze rozwiązanie w zakresie zgodności i zarządzania ryzykiem

Usługi outsourcingowe według kraju

Czy interesuje Cię zatrudnianie talentów w konkretnym kraju? Jeśli tak, warto rozważyć usługi pracodawcy formalnego dla następujących krajów jako partnera outsourcingowego:

Najczęściej zadawane pytania