Så arbetar du med personalhantering i små och medelstora företag

Vad är personalhantering?

Innan vi går in på detaljer: HRM är ett strategiskt sätt att hantera den värdefulla resurs som människor utgör. Målet är i slutändan att hjälpa företaget att uppnå hållbar tillväxt genom effektiv talanghantering.

HR-chefer har i uppgift att lösa problem samt ge vägledning och riktning åt kollegor. HRM-funktioner omfattar:

• Rekrytering – att hitta, attrahera, anställa och introducera nya talanger med rekryteringsprogramvara för småföretag
• Utbildning och utveckling – att stödja medarbetarnas utbildning och utveckling
• Medarbetarupplevelse – att skapa grunden för en miljö där medarbetarna kan trivas, växa & utvecklas och känna stöd och uppskattning från andra
• Strategier för att behålla medarbetare – strategiska åtgärder för att behålla medarbetare
• Medarbetarrelationer – att bidra till att upprätthålla en positiv relation mellan arbetsgivare och medarbetare samt agera mellanhand vid konflikter mellan medarbetare
• Efterlevnad – att säkerställa att organisationen verkar inom ramen för arbetsrätten
• Personalekonomi – att mäta och analysera den ekonomiska påverkan av HR-metoder, inklusive personalkostnader, produktivitet och avkastningen på investeringar i människor.

Ja, HRM handlar delvis om administration, men det är viktigt att administrationen – inom viktiga områden som löner och förmåner samt nödvändig HR-dokumentation – hanteras effektivt. Detta är det minsta som medarbetarna förväntar sig!

Men dagens utveckling inom HR är inte administrationsfokuserad utan mer analytisk. Det handlar om att använda data för att vägleda organisationsutvecklingen ur ett medarbetarperspektiv.

Genom demokratiseringen av HRMS och annan teknik kan mycket av administrationen automatiseras eller hanteras av medarbetarna själva. Det ger de HR-ansvariga större utrymme för strategiskt tänkande och experimenterande.

Hur skiljer sig personalhantering i små och medelstora företag?

Även om HRM:s övergripande mål är desamma i alla organisationer varierar metoderna för att uppnå dessa mål beroende på faktorer som storlek och resurser. 

Storlek

Stora organisationer behöver HR-avdelningar med specialister inom de olika funktionerna. I mindre företag är HRM vanligtvis en uppgift för en till fem personer. Funktionerna kan fördelas mellan allt från vd:n, verksamhetschefen, HR-chefen och personal- och kulturchefen till en intern rekryterare.

I allmänhet har HR-team i små företag inte tillgång till samma resurser som stora organisationer. De måste klara sig med mindre, och HR-cheferna måste vara kreativa och välja strategier och verktyg som passar deras budget.

I små och medelstora företag kan exempelvis lönehantering ingå i HR-uppgifterna för att hålla de löpande kostnaderna nere. I större företag finns det däremot sannolikt en särskild ekonomi- och löneavdelning.

Ansvarsområden

Som nämnts ovan kommer HR-chefer i små och medelstora företag, på grund av de mindre teamen, sannolikt att ha en blandning av ansvarsområden (ibland sådana som inte ens är HR-relaterade), medan rollen i en större organisation sannolikt är mer specialiserad.

En studie av portugisiska små och medelstora företag visade att HRM i små organisationer präglas av en ”ständig informalitet”.

Detta passar bra för HR-proffs som uppskattar variation och att ta sig an nya roller och ansvarsområden. I ett mindre företag finns det i allmänhet större utrymme för kreativitet, och det är de HR-ansvarigas uppgift att lägga grunden för organisationens tillväxt.

Relaterad läsning: Viktiga ansvarsområden inom personalfrågor

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Från administration till strategi

I takt med att din organisation växer kommer även HR-avdelningen att göra det. Åtminstone borde den göra det. 

Ibland växer en organisation och anställer en HR-person som enbart ska sköta administrationen och se till att organisationen följer gällande regler. Personen får förmodligen även ansvar för rekrytering, personalstyrning, ekonomi och kanske till och med den allmänna kontorsadministrationen. 

Men om man investerar för lite i HR och överbelastar avdelningen innebär det att man går miste om det strategiska värde som fokuserade och erfarna HR-medarbetare kan bidra med.

Att investera i bra HR-medarbetare och processer är en investering i hela din personalstyrka.

De hjälper dig och ditt ledningsteam att skala upp organisationen och identifiera viktiga behov för att nå de övergripande affärsmålen.

Det kan vara så att du lägger ut de administrativa funktionerna på entreprenad och anställer någon som enbart fokuserar på att utveckla människor och processer samt bygga den kultur du vill ha. 

Idag har jag märkt att allt fler HR-medarbetare arbetar agilt och fungerar ungefär som produktchefer för företagskulturen.

Det innebär att samla in feedback, prova något i liten skala, samla in mer feedback, göra justeringar och sedan antingen prova igen eller lansera det i hela företaget. 

HRM i ditt lilla eller medelstora företag: Vad du bör fokusera på

Om du är ledare inom en organisation och ansvarar för personalen är ditt arbete på ett eller annat sätt HR-relaterat.

Alla organisationer är olika, men oavsett hur din HR-avdelning ser ut finns det vissa universella bästa praxis inom HR som gynnar alla organisationer.

Var proaktiv, inte reaktiv

HR kan uppfattas som byråkrati – en administrativ och kostsam börda som står i vägen för försäljning och vinst. Därför förbises HR ofta fram till sista minuten, när organisationen måste ta sig ur en svår situation. 

Denna uppfattning gör organisationer ”försiktiga med HR” och ovilliga att göra en ordentlig investering. Det är också anledningen till att du som HR-medarbetare kanske håller med när människor säger att det är ett ”otacksamt jobb”. 

Men att investera i HR tidigare kommer att ge utdelning längre fram. Det handlar om att vara proaktiv i stället för reaktiv. Om du inte tänker på personalen innan det är för sent blir resultatet omotiverade och kanske till och med ohälsosamma medarbetare.

Om du läser detta som en HR-medarbetare som är frustrerad över hur din organisation arbetar med HR kan du vara mer än bara en administratör!

Visa ditt värde genom att lära dig om olika delar av verksamheten och visa hur du kan bidra till att lösa affärsproblem med människocentrerade lösningar.

Sätt ett strategiskt mål

Om du anställer en HR-person för att göra mer än bara grundläggande administration, eller om du är personen som anställs för att hantera HR, är det viktigt att ni tillsammans sätter tydliga strategiska mål för HR-funktionen.

Det innebär att först formulera en vision och en beskrivning som kopplar samman affärsmålen och kärnvärderingarna med den typ av kultur du vill bygga. 

Här är ett exempel på en HR-vision från Unilever:

När HR börjar ses som en strategisk och vinstdrivande avdelning inom organisationen kommer den att få mer stöd, större budget och så vidare.

Utveckla och stöd företagets värderingar

Ditt företags värderingar fungerar som en uppsättning vägledande principer som påverkar både strategi och kultur. De hjälper team att arbeta tillsammans mot ett gemensamt affärsmål. De behöver inte vara särskilt unika, utan bara spegla det som ditt team … ja … värdesätter.

Fördelen med ett litet team är att det är lättare att få input från medarbetarna om vad dessa värderingar bör vara. Att öppna upp denna process kan leda till betydligt mer engagerade medarbetare som känner ett personligt ansvar för organisationens uppdrag. 

När dina värderingar är på plats är det HR:s uppgift att se till att de upprätthålls och beaktas i funktioner som rekrytering och erkännande av medarbetarnas insatser.

Ta en titt på dessa exempel på företagsvärderingar för inspiration.

Skapa och kommunicera din färdplan

Det är viktigt att du skapar en HR-färdplan. Inte bara för din egen skull, utan också så att teammedlemmarna kan se vilka typer av projekt du arbetar med och vilket värde du tror att de kommer att tillföra.

Alla beslut du fattar som HR-team kommer inte att vara populära, särskilt inte om de innebär att ”så här brukar vi göra” förändras. Därför är det viktigt att kommunicera tydligt orsaken till eventuella förändringar och få medarbetarnas stöd, genom att ta dig tid att besvara frågor och visa hur din nya process eller strategi kommer att gynna alla på lång sikt.

Dessutom skapar en öppen och regelbunden kommunikation med medarbetarna en grund för en samarbetskultur där medarbetarna känner sig hörda och stärkta att bidra med idéer.

Samla regelbundet in feedback

I linje med öppen kommunikation är det viktigt att samla in feedback. Så här uttryckte det sig så väl Matt Gould, författare, ledarskapscoach, grundare av HTI Institute och nyligen medverkande podcastgäst i ämnet:

Att samla in både positiv och negativ feedback med hjälp av exempelvis enkäter, förslagslådor, personalmöten och prestationsutvärderingar är värdefullt för att skapa en bättre medarbetarupplevelse.

Detta är en avgörande del av metaforen ”HR som produktchef” som jag nämnde tidigare.

Skapa en robust process för prestationshantering

Oavsett teamets storlek uppskattar medarbetarna (bra) prestationshantering, eftersom det hjälper dem att få en tydlig bild av vad de har uppnått och vad de behöver arbeta med. Detta handlar om mer än bara den årliga prestationsutvärderingen.

Sträva helst efter att införa en kontinuerlig process för prestationshantering med regelbunden feedback, så att cheferna kan fungera mer som mentorer och coacher. Det är också viktigt att inkludera utveckling och karriärplanering som en del av detta.

Här finns en mer omfattande guide till hur du utvecklar ett effektivt system för prestationshantering.

Investera i utbildning och utveckling

Utbildning och utveckling (T&D) är nära kopplat till prestationshantering. Små och medelstora företag investerar mindre sannolikt i T&D på grund av bristande resurser. I mindre organisationer och särskilt i nystartade företag kan medarbetare däremot hamna i roller, särskilt chefsroller, utan tidigare utbildning.

Att avsätta vissa resurser för T&D, även om det bara handlar om tid för medarbetarna att utbilda sig själva, hjälper dem att 1) utföra sitt arbete mer effektivt och 2) ökar deras motivation. Använd budgeten till att samarbeta med experter, exempelvis coachningsplattformar eller externa utbildningsverktyg.

Ta fram policyer och gemensam dokumentation

När företaget växer, samtidigt som trenden med distansarbete och internationella arbetsstyrkor växer, kommer det att spara tid för alla på lång sikt om ni avsätter tid för att skapa enhetliga HR-policyer och processer för grundläggande funktioner, såsom att boka ledighet och hantera utgifter och förmåner.

Dessa kan lagras i gemensamma arbetsplatsappar som Slite eller Notion, som alla enkelt kan komma åt.

Skapa en bra introduktionsupplevelse

Rekrytering till nystartade företag kan vara dyrt, så det är viktigt att ge nyanställda en fantastisk upplevelse från första början.

Oavsett organisationens storlek är det värt att lägga tid och energi på att skapa en introduktionsupplevelse som hjälper nyanställda att snabbare komma in i arbetet, känna sig motiverade i sin nya roll och ökar sannolikheten att de stannar kvar.

Helst bör introduktionsprogrammet sträcka sig från det att den nyanställda skriver under anställningserbjudandet till och med de första 90 dagarna. Vår introduktionsplattform på Ordergroove innehåller uppgifter för dem (alla roliga) redan innan de börjar, så att de kan lära känna organisationen, träffa sitt team och dela saker om sig själva.

Läs mer om de bästa metoderna för introduktion och hur du skapar en plan för 30, 60 och 90 dagar.

Ta tillvara på tekniken

Förr var HR-teknik endast tillgänglig som företagspaket som stora organisationer hade råd med.

Idag är dock fördelarna med HR-programvara tillgängliga för företag av alla storlekar, eftersom många leverantörer riktar sig till små och medelstora företag med prisvärda, molnbaserade HR-lösningar och appar.

System för personaladministration (HRMS) kan hjälpa dig att hantera den administrativa sidan av HR och stödja processer som prestationshantering. Vanliga funktioner omfattar:

• Hantering av arbetstid och närvaro
• System för kandidatspårning
• Efterlevnad
• Hantering av personalförmåner
• HR-programvara med lönehantering
• Lösningar för prognostisering
• Tidrapporter
• Introduktion av nyanställda
• Personalplanering

Det finns också en hel uppsjö av moderna HR-verktyg som kan hjälpa dig med andra viktiga funktioner, som att samla in återkoppling från medarbetare, underlätta kollegial uppskattning och bygga relationer.

I stället för att förlita sig på ett enda verktyg för att hantera allt (trots vad säljarna säger) är det ofta bäst att kombinera verktyg till en integrerad och flexibel HR-teknikstack för att få ut alla fördelar med HR-programvara.

Lägg ut på entreprenad

På samma sätt som teknik kan bidra till att minska den administrativa bördan och frigöra tid för mer strategiskt arbete, kan utläggning av HR-funktioner också vara till hjälp här.

Det kan handla om att lägga ut lönehantering eller andra administrativa funktioner på ett lönehanteringsföretag, en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller en registrerad arbetsgivare (EOR, utmärkt för internationell rekrytering).

För vägledning om potentiella fördelar och överväganden kan du läsa våra artiklar om vad en PEO är och vad en EOR är.

Frågor? Prova gemenskapen

People Managing People-gemenskapen är en plats för personalansvariga och kulturskapare att utvecklas som ledare och få kontakt med andra likasinnade.

Du får tillgång till vår exklusiva Slack-gemenskap samt regelbundna workshoppar och annat exklusivt innehåll som hjälper dig att bli en bättre ledare för människor och en katalysator för en sund företagskultur.

Läs mer om People Managing People-gemenskapen.

Du kan också prenumerera på nyhetsbrevet för att få uppdateringar när vi publicerar nya artiklar och poddar med de senaste insikterna från personal- och kulturexperter från hela världen.

Relaterad läsning:

• 7 sätt att förbättra relationerna med medarbetarna i din organisation
• Vad är en registrerad arbetsgivare?
• 10 bästa professionella arbetsgivarorganisationerna (PEO)
• 10 bästa registrerade arbetsgivarna (EOR)
• 10 bästa HRIS för småföretag
• Vad är programvara för personalstyrning?
• Att bygga en HR-avdelning: En steg-för-steg-guide
• Så lyfter du HR till en strategisk affärspartner