Bürotechnologie: 9 unverzichtbare Werkzeuge und Einrichtungsleitfaden

Durch den Einsatz von Tools zur Büroverwaltung können Unternehmen die neueste Technologie nutzen und gleichzeitig einen strukturierten und organisierten Arbeitsablauf aufrechterhalten.

Die wichtigsten Arten von Bürotechnologie

Heutzutage muss Bürotechnologie häufig Arbeitskräfte unterstützen, die sich aus Mitarbeitenden im Büro und im Homeoffice zusammensetzen. Dadurch steigt die Nachfrage nach Tools wie Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen.

Im Folgenden habe ich Bürotechnologien, sowohl Hardware als auch Software, in die gängigsten Arten eingeteilt:

Hardware

• Computer: Desktop-PCs, Laptops und Tablets.
• Drucker, Scanner und Kopierer: Geräte zur Bearbeitung von Dokumenten sowie zum Drucken und Scannen physischer Unterlagen.
• Telekommunikationsgeräte: Telefone, VoIP-Systeme, Videokonferenztools usw.
• Netzwerkinfrastruktur: Server, Router und drahtlose Systeme für den Internetzugang und die gemeinsame Datennutzung.
• Intelligente/IoT-Technologien: Intelligente Bürotechnik wie adaptive Beleuchtung, Temperaturregelung und Sensoren zur Überwachung von Verkehrsaufkommen und Raumnutzung.

Software

• Tools für die Büroproduktivität: Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Präsentationen (z. B. Microsoft Office, Google Workspace).
• Kommunikationssoftware: E-Mail, Instant Messaging und Tools für die Zusammenarbeit (z. B. Slack, Miro). 
• Software zur Verwaltung von Büroflächen: Systeme wie Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen, Raumreservierungssysteme, Software zur Belegungsverfolgung und Besuchermanagement-Software.
• Projektmanagement-Software: Tools zur Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben (z. B. Trello, Asana).
• Unternehmenssysteme: Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Enterprise-Resource-Planning (ERP) und HR-Systeme.

9 unverzichtbare moderne Bürotechnologien

Obwohl ich eine gute Kaffeemaschine für das wichtigste unverzichtbare Bürowerkzeug halte, finden Sie hier einige weitere Technologien, die Ihnen dabei helfen, eine produktive, kollaborative, effiziente, sichere und intelligente Bürofläche zu schaffen.

1. Intelligente Besprechungsräume

Intelligente Besprechungsräume ermöglichen eine effiziente Planung, hochwertige Kommunikation und interaktives Brainstorming und verbessern dadurch die Zusammenarbeit von Teams vor Ort und im Homeoffice.

Einige Beispiele sind:

• Konferenzraumausstattung: Intelligente Bildschirme, große Monitore, Videokonferenzsysteme, hochwertige Mikrofone und Lautsprecher für virtuelle Meetings.
• Interaktive Whiteboards: Smartboards oder digitale Whiteboards für die Zusammenarbeit in Echtzeit während Meetings und Brainstorming-Sitzungen.
• Raumplanungssysteme: Digitale Anzeigen zur Buchung von Räumen außerhalb von Besprechungsräumen sowie die Integration in Online-Kalender (z. B. Google Kalender), um Arbeitsbereiche zu reservieren.

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2. Einheitliche Kommunikationssysteme

Unverbundene Kommunikationstools können zu übersehenen Nachrichten und Ineffizienzen führen, doch ein einheitliches System hält Teams unabhängig vom Arbeitsort miteinander verbunden. 

Durch die Integration von Anrufen, Video und Zusammenarbeit in ein einziges System können Unternehmen Arbeitsabläufe optimieren und die Produktivität steigern. Dies ist einer von vielen Vorteilen interner Kommunikationstools.

Beispiele sind:

• VoIP-Telefonsysteme: VoIP-Telefonsysteme (Voice over Internet Protocol) ersetzen herkömmliche Festnetzanschlüsse und integrieren Sprachanrufe, Videokonferenzen und Messaging.
• Videokonferenz-Tools: Systeme wie Zoom, Microsoft Teams oder spezielle Videokonferenz-Hardware ermöglichen virtuelle Meetings mit Mitarbeitenden oder Kunden an entfernten Standorten.
• Kollaborationsplattformen: Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace optimieren die interne Kommunikation, den Dateiaustausch und das Projektmanagement.

Profi-Tipp

“Denken Sie über grundlegende Barrierefreiheitsfunktionen hinaus. Meeting-Plattformen sollten Untertitel in Echtzeit, Kompatibilität mit Screenreadern, anpassbare Schriftgrößen und Farbkontraste sowie Tastaturnavigation bieten. Entscheidend ist außerdem, dass Videokonferenzplattformen die Gebärdensprachdolmetschung unterstützen und es den Nutzenden ermöglichen, Dolmetscher für eine bessere Sichtbarkeit anzuheften. Für remote arbeitende Personen sollten Sie Tools in Betracht ziehen, die Hintergrundgeräusche und Ablenkungen minimieren und dadurch Menschen mit sensorischen Empfindlichkeiten oder ADHS zugutekommen.” — Serena Huang, Autorin, Rednerin, Chief Data Officer

3. Ergonomische Arbeitsplätze und Ausstattung

Ich bin sicher, Sie stimmen zu, dass eine schlechte Einrichtung des Arbeitsplatzes zu Unbehagen, Ermüdung und geringerer Effizienz führt. Ergonomische Möbel und hochwertige Monitore helfen Mitarbeitenden jedoch dabei, komfortabel und konzentriert zu bleiben.

Die Investition in die richtige Ausstattung steigert nicht nur die Produktivität, sondern unterstützt auch das langfristige Wohlbefinden.

Beispiele sind:

• Stehschreibtische und verstellbare Arbeitsplätze: Ergonomische Möbel, darunter höhenverstellbare Schreibtische und Stühle, fördern eine bessere Körperhaltung und Gesundheit.
• Doppel- oder Ultra-Breitbildmonitore: Zwei Monitore oder große Ultra-Breitbildschirme steigern die Produktivität und erleichtern das Multitasking.

4. Besuchermanagementsystem

Digitale Besuchermanagementsysteme unterstützen viel beschäftigte Büros überall, indem sie den Check-in-Prozess optimieren, die Sicherheit erhöhen und Störungen am Arbeitsplatz minimieren. Dadurch sind sie für moderne Büros unverzichtbar.

Einige Beispiele sind:

• Selbstbedienungskioske: Digitale Check-in-Stationen, an denen sich Besucher schnell anmelden und Gastgeber bei ihrer Ankunft benachrichtigen lassen können.
• Automatisierter Ausweisdruck: Sofortige Erstellung von Besucherausweisen zur einfachen Identifizierung und Zutrittskontrolle.
• Liefermanagement: Systeme, die die Abgabe von Paketen protokollieren und Empfänger benachrichtigen, wodurch Unterbrechungen am Empfang reduziert werden.
• Besucherprotokolle & Berichte: Digitale Aufzeichnungen über Bürobesucher für Sicherheits- und Compliance-Zwecke.

5. Bürosicherheit und Zutrittskontrolle

In einem modernen Büro ist es entscheidend, Sicherheit und Komfort miteinander in Einklang zu bringen. Fortschrittliche Überwachung, intelligente Zutrittskontrolle und starke Cybersicherheitsmaßnahmen schützen sowohl physische als auch digitale Vermögenswerte. Dadurch können Mitarbeitende beruhigt arbeiten und Unternehmensdaten bleiben geschützt.

Einige Beispiele sind:

• Überwachungskameras: Hochwertige Videoüberwachungssysteme zur Sicherheitsüberwachung.
• Zutrittskontrollsysteme: Zutrittskontrollsysteme mit Schlüsselkarten, biometrischer Erkennung oder Smartphone-Unterstützung zur Verwaltung des Zugangs zu Büroräumen.
• Cybersicherheitslösungen: Firewall-, Antiviren- und Verschlüsselungssoftware zum Schutz der digitalen Infrastruktur und sensibler Daten.

6. Intelligente Beleuchtungssysteme

Veraltete Beleuchtung kann Energie verschwenden und die Konzentration beeinträchtigen. Intelligente Beleuchtungslösungen passen sich jedoch der Belegung und dem natürlichen Lichtniveau an und schaffen so einen komfortablen und energieeffizienten Arbeitsplatz. 

Diese Systeme senken nicht nur die Kosten, sondern steigern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Beispiele sind:

• Automatische Lichtsteuerung: Intelligente Beleuchtungssysteme verwenden Bewegungssensoren, um die Beleuchtung je nach Belegung ein- oder auszuschalten. Dies trägt dazu bei, den Energieverbrauch und die Kosten zu reduzieren.
• Tageslichtnutzung: Sensoren passen die Helligkeit der Innenbeleuchtung an die Menge des natürlichen Lichts an und schaffen so eine energieeffiziente Umgebung.

7. Intelligente Klimaregelung (HLK-Systeme)

Eine unangenehme Raumtemperatur im Büro kann die Produktivität beeinträchtigen und die Energiekosten erhöhen.

Intelligente HVAC-Systeme passen sich automatisch an die Belegung und die Präferenzen an und sorgen so für eine komfortable und kosteneffiziente Arbeitsumgebung. Beispiele sind:

• Vernetzte Thermostate: Intelligente Thermostate, die die Bü­rotemperatur überwachen und Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen für optimalen Komfort und Energieeinsparungen anpassen können.
• Zonensteuerung: Diese Systeme ermöglichen es, für verschiedene Bereiche des Büros je nach Belegung oder spezifischen Anforderungen individuelle Temperatureinstellungen festzulegen.

Traumhaft!

8. Belegungssensoren und Raumnutzung

Unzureichend genutzte Büroflächen und überfüllte Bereiche können die Effizienz und die Erfahrung der Mitarbeitenden beeinträchtigen. 

Belegungssensoren und Lösungen für die gemeinsame Schreibtischnutzung liefern Echtzeitdaten zur Optimierung der Arbeitsplatznutzung und erleichtern die Verwaltung flexibler Arbeitsmodelle. Beispiele sind:

• Raum- und Schreibtischsensoren: Sensoren können die Belegung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und gemeinsam genutzten Bereichen überwachen. Diese Daten helfen dabei, die Raumnutzung zu optimieren, Überbelegung zu vermeiden und die Arbeitsplatzplanung zu verbessern.
• Lösungen für die gemeinsame Schreibtischnutzung: Vernetzte Systeme können Schreibtische oder Arbeitsplätze dynamisch entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeitenden verwalten und zuweisen, was es Unternehmen mit flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen erleichtert. Zu den empfehlenswerten Beispielen für Software zur Verwaltung von Büroflächen gehören OfficeSpace und Deskfound.

9. Integration mobiler Geräte

Da Mitarbeitende private Geräte für die Arbeit verwenden, können Sicherheit und Konnektivität zu Herausforderungen werden.

BYOD-Unterstützung und die Verwaltung mobiler Geräte gewährleisten einen nahtlosen und sicheren Zugriff auf Bürosysteme. So bleibt die Produktivität hoch, während vertrauliche Informationen geschützt werden.

• Unterstützung für die Nutzung eigener Geräte (BYOD): Systeme zur sicheren Integration privater Geräte von Mitarbeitenden in Bürosysteme (z. B. sicherer mobiler Zugriff auf E-Mails und Cloud-Dateien).
• Verwaltung mobiler Geräte (MDM): Tools zur Verwaltung und Absicherung der von Mitarbeitenden für die Arbeit genutzten mobilen Geräte.

8 Schritte zur Auswahl und Implementierung neuer Bürotechnologie

Im Zusammenspiel können Bürotechnologien Räume schaffen, in denen Menschen gerne arbeiten. Etwas jedoch einfach zufällig in den Mix zu werfen, funktioniert nur selten.

Stattdessen verdient die Auswahl und Implementierung neuer Bürotechnologie einen durchdachten Ansatz.

1. Bedarf ermitteln

• Problembereiche identifizieren: Ermitteln Sie die derzeitigen Ineffizienzen oder Herausforderungen in Ihrer Büroumgebung (z. B. Kommunikationsprobleme, langsame Prozesse, veraltete Tools).
• Mitarbeitenden-Feedback: Holen Sie Feedback von Mitarbeitenden zu den Herausforderungen ein, mit denen sie konfrontiert sind, und zu Technologien, die ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten.
• Geschäftsziele: Stimmen Sie die neue Technologie auf Ihre Geschäftsziele ab, unabhängig davon, ob Sie die Zusammenarbeit verbessern, den Betrieb skalieren, Büroräume besser nutzen oder flexibles Arbeiten umsetzen möchten.

2. Lösungen recherchieren und vergleichen

• Wichtige Funktionen bestimmen: Ermitteln Sie auf Grundlage Ihres Bedarfs die unverzichtbaren Funktionen (z. B. Cloud-Speicher, Automatisierung, Sicherheit).
• Anbieter vergleichen: Recherchieren Sie mehrere Anbieter und vergleichen Sie deren Angebote hinsichtlich:
  • Preis und Skalierbarkeit
  • Benutzerfreundlichkeit
  • Kundensupport und Service-Level-Agreements (SLA)
  • Integration in Ihre bestehenden Systeme.
• Bewertungen lesen: Suchen Sie nach Nutzerfeedback, Fallstudien oder Bewertungen von Drittanbietern, um die Leistung und Zuverlässigkeit der Technologie zu überprüfen.

3. Budget festlegen

• Gesamtbetriebskosten berücksichtigen: Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen Kosten als auch laufende Ausgaben wie Abonnements, Schulungen, Wartung und Upgrades.
• Kapitalrendite (ROI): Schätzen Sie, wie die Technologie im Laufe der Zeit Zeit sparen, Kosten senken oder den Umsatz steigern wird. Der Artikel von Dan George über finanzielle Kompetenz im Personalwesen kann hierbei hilfreich sein.

4. Stakeholder einbeziehen

• Zustimmung gewinnen: Präsentieren Sie Ihre Ergebnisse wichtigen Stakeholdern (z. B. dem Führungsteam oder Abteilungsleitern) und erläutern Sie die Vorteile, Kosten und Risiken.
• Gemeinsame Entscheidungsfindung: Stellen Sie sicher, dass alle von der neuen Technologie betroffenen Abteilungen mitentscheiden können, insbesondere die IT, die Personalabteilung oder die Finanzabteilung.

5. Pilotversuch (wenn möglich)

• Test durchführen: Wählen Sie nach Möglichkeit eine kleine Gruppe von Mitarbeitern aus, die die Technologie unter realen Bedingungen testet. Dies hilft Ihnen bei der Bewertung folgender Aspekte:
  • Einfache Einführung
  • Kompatibilität mit bestehenden Arbeitsabläufen
  • Tatsächliche im Vergleich zu erwarteten Vorteilen
• Feedback einholen: Sammeln Sie während der Pilotphase Rückmeldungen von Benutzern zur Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.

6. Implementierungsplanung

• Einführungsplan entwickeln: Unterteilen Sie den Implementierungsprozess in überschaubare Schritte, wie zum Beispiel:
  1. Technologie installieren und einrichten
  2. Daten migrieren, falls erforderlich
  3. In bestehende Systeme integrieren.
• Anleitung und Einarbeitung: Stellen Sie umfassende Anleitungen bereit, damit sich die Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen Technologie sicher fühlen. Erwägen Sie die Erstellung von Benutzerhandbüchern oder die Durchführung regelmäßiger Frage-und-Antwort-Sitzungen.
• Kommunikation: Kommunizieren Sie den Zeitplan für die Einführung, die Erwartungen sowie alle Änderungen an Arbeitsabläufen oder Prozessen klar und deutlich.

7. Einführung und Leistung überwachen

• Nutzung verfolgen: Überwachen Sie die Leistung der neuen Technologien und ermitteln Sie etwaige Herausforderungen.
• Feedback einholen: Bitten Sie regelmäßig um Rückmeldungen zur neuen Technologie, um Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Erfolg messen: Vergleichen Sie die Leistungskennzahlen mit Ihren ursprünglichen Zielen (z. B. eingesparte Zeit, weniger Fehler, verbesserte Zusammenarbeit).

Profi-Tipp

Die beste Methode, den Erfolg zu messen, besteht darin, zu beobachten, wie die Menschen die Technologie tatsächlich nutzen. Wenn ein System die Abläufe verlangsamt, zusätzliche manuelle Arbeit verursacht oder Mitarbeiter ständig Umgehungslösungen finden, erfüllt es wahrscheinlich seinen Zweck nicht gut. – Tetiana Hnatiuk, CHRO, Skylum

8. Bewerten und optimieren

• Regelmäßige Überprüfungen: Bewerten Sie regelmäßig die Auswirkungen der Technologie auf Ihr Unternehmen. Sehen Sie die erwarteten Verbesserungen? Ist eine weitere Optimierung erforderlich?
• Aufrüsten und weiterentwickeln: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich die Technologie weiterentwickelt, sollten Sie bereit sein, die Lösung zu skalieren oder aufzurüsten, um neuen Anforderungen gerecht zu werden.

Neue Technologien

Ich dachte, ich beende den Beitrag mit einem unterhaltsamen Beispiel und stelle einige der neuesten Bürotechnologien von Organisationen wie Google vor.

Projekt Starline

Googles Projekt Starline bietet 3D-Videokommunikationsplattformen, die ein realistisches Gefühl von Präsenz erzeugen, ohne dass eine Brille oder ein Headset erforderlich ist. Diese Innovation macht virtuelle Besprechungen ansprechender und reduziert die Ermüdung durch Videokonferenzen.

Logitechs Spot

Geräte wie Logitechs Spot nutzen Millimeterwellen-Radartechnologie, um die Belegung von Büros sowie Umweltfaktoren wie Temperatur und Luftqualität zu überwachen.

Diese winzigen Sensoren tragen dazu bei, die Nutzung von Arbeitsbereichen zu optimieren und eine gesunde Büroumgebung aufrechtzuerhalten, indem sie Echtzeitdaten zur Raumnutzung und zu den Bedingungen liefern. ​

Büroroboter

Die Roboter kommen! Roboter wie „OfficeMate“ werden eingeführt, um bei praktischen Aufgaben zu helfen, soziale Interaktion zu fördern und Gesundheit und Wohlbefinden in Büroräumen zu unterstützen.

Eine Pilotbewertung zeigte, dass Nutzer in solchen Robotern Potenzial sehen, Stress zu reduzieren und gesunde Gewohnheiten zu fördern.

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