Lohnabrechnung per Direktüberweisung in 7 Schritten einrichten
Die Einrichtung einer Lohnabrechnung per Direktüberweisung bedeutet weniger Papierschecks, weniger Zahlungsverwaltung und einen bequemeren Zahltag für Mitarbeitende. Bevor Sie jedoch mit der elektronischen Überweisung von Löhnen beginnen können, müssen Sie Ihr Geschäftskonto verifizieren, die Bankdaten der Mitarbeitenden erfassen und die Verarbeitungsfristen Ihres Anbieters kennen.
So richten Sie die Direktüberweisung in sieben Schritten ein – einschließlich der Kosten, häufiger Fehler und wichtiger Tipps zur Fehlerbehebung.
Was ist eine Direktüberweisung?
Eine Direktüberweisung ist eine Zahlungsmethode, bei der Arbeitgeber die Vergütung der Mitarbeitenden elektronisch direkt auf deren Bankkonten überweisen, anstatt Papierschecks oder Bargeld auszustellen. Dieser Prozess wird über das Bankensystem abgewickelt und ermöglicht eine schnellere, sicherere und effizientere Auszahlung von Gehältern und Löhnen.
Technologien wie Lohnabrechnungssoftware haben die Lohnabrechnung revolutioniert, sodass sie heute so einfach, effizient und flexibel ist wie nie zuvor.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
In den USA wird die Direktüberweisung von Banken als ACH-Zahlung eingestuft. ACH steht für Automated Clearing House (automatisierte Clearingstelle). Dabei handelt es sich um das Netzwerk, das die Abwicklung dieser Transaktionen überwacht.
Wie funktioniert eine Direktüberweisung?
Bei einer Direktüberweisung werden die Löhne der Mitarbeitenden elektronisch von Ihrem Geschäftskonto auf ihre persönlichen Konten überwiesen, ohne dass Papierschecks erforderlich sind. Der Prozess funktioniert folgendermaßen:
- Direktüberweisung einrichten: Verwenden Sie Software zur Lohnabrechnung und aktivieren Sie die Direktüberweisung über Ihren Lohnabrechnungsanbieter oder Ihre Bank.
- Bankdaten der Mitarbeitenden erfassen: Für die Lohnabrechnung in den USA benötigen Sie von jeder Person die Routingnummer, Kontonummer und Kontoart. Für die kanadische Lohnabrechnung benötigen Sie die Institutsnummer, Transitnummer und Kontonummer. Die Mitarbeitenden müssen der Direktüberweisung außerdem zustimmen.
- Lohnabrechnung zur Verarbeitung einreichen: Sobald Sie die Lohnabrechnung genehmigt haben, übermittelt Ihr Anbieter oder Ihre Bank die Zahlungsanweisungen über das entsprechende Bankennetzwerk, beispielsweise ACH in den USA. Dies geschieht normalerweise vor dem Zahltag, damit genügend Zeit für die Verarbeitung bleibt.
- Mitarbeitende erhalten ihre Vergütung: Die empfangenden Banken schreiben den Mitarbeitenden die Beträge am geplanten Zahlungstag gut, während die entsprechenden Gelder gemäß dem Finanzierungsplan Ihres Anbieters von Ihrem Geschäftskonto abgebucht werden.
Lohnabrechnung per Direktüberweisung in 7 Schritten einrichten
Die Einrichtung einer Direktüberweisung ist relativ unkompliziert. Entscheidend ist jedoch, dass Bankdaten, Einwilligung und Zahlungsplan korrekt eingerichtet sind. So beginnen Sie.
1. Einen Anbieter für Direktüberweisungen auswählen
Entscheiden Sie zunächst, ob Sie Direktüberweisungen über Ihre Bank oder einen Anbieter für Lohnabrechnungsdienste abwickeln möchten.
Wenn Sie die Lohnabrechnung intern verwalten, prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsbank ACH-Überweisungsdienste anbietet. Alternativ können die meisten Anbieter von Lohnabrechnungssoftware Direktüberweisungen zusammen mit Lohnberechnungen, Abzügen und dem Steuerabzug abwickeln.
Vergleichen Sie vor der Auswahl die Verarbeitungszeiten, Transaktionsgebühren, Anforderungen an die Bankverifizierung und die Unterstützung für Ihren Zahlungsplan.
2. Direktüberweisung bei Ihrem Anbieter einrichten
Nachdem Sie einen Anbieter ausgewählt haben, aktivieren Sie die Direktüberweisung und verknüpfen Sie Ihr Geschäftskonto.
Wenn Sie direkt mit einer Bank arbeiten, müssen Sie in der Regel deren Vereinbarung zur ACH-Überweisungsabwicklung abschließen. Anbieter von Lohnabrechnungssoftware führen Sie durch ihren eigenen Einrichtungs- und Genehmigungsprozess.
Möglicherweise müssen Sie Ihr Geschäftskonto auch verifizieren, bevor Sie Zahlungen senden können. Je nach Anbieter kann dies eine sofortige Verifizierung, Kleinstüberweisungen oder zusätzliche Geschäftsdokumente umfassen.
3. Bankdaten und Einwilligung der Mitarbeitenden erfassen
Sie benötigen die Bankdaten und die Zustimmung jeder Person, um die Löhne elektronisch zu überweisen.
Bei Mitarbeitenden in den USA erfassen Sie die Routingnummer, Kontonummer und Kontoart (Girokonto oder Sparkonto). Für die kanadische Lohnabrechnung benötigen Sie die Institutsnummer, Transitnummer und Kontonummer.
Mitarbeiter können diese Informationen in der Regel über ein sicheres Lohnabrechnungsportal oder ein Formular zur Autorisierung einer Direktüberweisung bereitstellen. Ein ungültig gemachter Scheck oder ein von der Bank ausgestelltes Formular für Direktüberweisungen kann ebenfalls akzeptiert werden.
Tipp: Vermeiden Sie es, Bankdaten über ungesicherte E-Mails oder Tabellenkalkulationen zu erfassen. Verwenden Sie nach Möglichkeit das Self-Service-Portal für Mitarbeiter Ihres Anbieters.
4. Mitarbeiterdaten eingeben und überprüfen
Geben Sie als Nächstes die Bankdaten der Mitarbeiter in Ihr Lohnabrechnungssystem ein, sofern die Mitarbeiter dies nicht selbst über ein Self-Service-Portal erledigen können.
Überprüfen Sie Kontonummern und Bankleitzahlen, Zahlungsaufteilungen und Kontotypen sorgfältig. Einige Anbieter überprüfen Mitarbeiterkonten automatisch, während andere Kleinstüberweisungen oder zusätzliche Prüfungen verwenden.
Wenn Sie ACH-Zahlungen direkt über Ihre Bank abwickeln, müssen Sie möglicherweise aus Ihrem Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssystem eine Zahlungsdatei im NACHA-Format erstellen und hochladen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein eingegebenes Konto bereits überprüft wurde. Bestätigen Sie den Prüfstatus, bevor Sie die erste Direktüberweisung des Mitarbeiters einplanen.
5. Ihre Einrichtung für Direktüberweisungen testen
Bevor Sie Direktüberweisungen für Ihre gesamte Belegschaft verwenden, stellen Sie sicher, dass die Zahlungseinrichtung wie erwartet funktioniert.
Ihr Anbieter bietet möglicherweise eine Kontoverifizierung, einen Vorabbenachrichtigungsprozess oder eine Testzahlung an. Die verfügbare Methode hängt von der Bank oder der Lohnabrechnungsplattform ab.
Überprüfen Sie Folgendes:
- Die Bankdaten der Mitarbeiter wurden, sofern erforderlich, überprüft.
- Die Zahlungsbeträge und Kontoaufteilungen sind korrekt.
- Ihr Geschäftskonto ist genehmigt und ausreichend gedeckt.
- Alle Testtransaktionen oder Prüfungsanfragen wurden abgeschlossen.
Eine erfolgreiche Kontoverifizierung garantiert nicht, dass jede künftige Zahlung korrekt verarbeitet wird. Überprüfen Sie die Lohnabrechnung daher weiterhin vor der Übermittlung.
6. Direktüberweisungen mit Ihrem Lohnabrechnungsplan abstimmen
Direktüberweisungen müssen früh genug übermittelt werden, damit die Mitarbeiter ihr Gehalt am Zahltag erhalten.
Je nach Anbieter kann die ACH-Lohnabrechnungsverarbeitung die Übermittlung ein bis vier Geschäftstage im Voraus erfordern. Einige Anbieter bieten eine schnellere Verarbeitung an, aber die Voraussetzungen und Fristen unterscheiden sich.
Prüfen Sie den Verarbeitungskalender Ihres Anbieters, insbesondere im Hinblick auf Wochenenden und bundesweite Bankfeiertage. Fällt der Zahltag auf einen Feiertag, müssen Sie die Lohnabrechnung möglicherweise früher übermitteln, um den geplanten Zahlungstermin einzuhalten.
7. Lohnabrechnung durchführen und Zahlungen bestätigen
Sobald alles überprüft wurde, können Sie Ihre erste Lohnabrechnung mit Direktüberweisungen verarbeiten.
Prüfen Sie das Lohnabrechnungsregister, bestätigen Sie die Zahlungsbeträge der Mitarbeiter und übermitteln Sie die Lohnabrechnung vor Ablauf der Frist Ihres Anbieters.
Prüfen Sie nach der Übermittlung den Zahlungsstatus und achten Sie auf abgelehnte oder zurückgegebene Überweisungen. Die meisten Lohnabrechnungsplattformen stellen Transaktionsberichte bereit, mit denen Sie Zahlungen identifizieren können, die Aufmerksamkeit erfordern.
Gleichen Sie bei den ersten Lohnabrechnungsläufen die von Ihrem Geschäftskonto abgebuchten Beträge mit Ihren Lohnabrechnungsunterlagen ab und prüfen Sie Abweichungen umgehend.
Sobald der Prozess zuverlässig funktioniert, können Sie wiederkehrende Zahlungspläne oder automatisierte Lohnabrechnungssoftware verwenden, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig Ihre regelmäßigen Prüfungen und Genehmigungskontrollen der Lohnabrechnung beizubehalten.
Kosten von Direktüberweisungen
Wie viel es Ihr Unternehmen kostet, Direktüberweisungen zu nutzen, hängt von einigen verschiedenen Faktoren ab:
- Ihre Bank: Wenn Sie eine Bank nutzen, fällt wahrscheinlich eine Einrichtungsgebühr und möglicherweise eine laufende monatliche Gebühr an.
- Kosten der Lohnabrechnungsplattform: Die meisten Anbieter bieten Direktüberweisungen zwar als Teil des Pakets an, einige verlangen jedoch möglicherweise zusätzliche Gebühren.
Der Einsatz kostengünstiger Lohnabrechnungslösungen für kleine Unternehmen kann diese Einsparungen weiter erhöhen.
Häufige Probleme bei Direktüberweisungen und deren Behebung
Auch nachdem Direktüberweisungen eingerichtet wurden, können falsche Bankdaten, versäumte Verarbeitungsfristen oder Probleme bei der Kontoverifizierung Zahlungen an Mitarbeiter verzögern. Das sollten Sie prüfen, wenn etwas schiefgeht.
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Mitarbeiter hat sein Gehalt nicht erhalten | Die Gehaltsabrechnung wurde verspätet eingereicht, die Zahlung wird noch verarbeitet oder die Empfängerbank hat das Geld noch nicht gutgeschrieben. | Überprüfen Sie den Status der Gehaltsabrechnung und das geplante Zahlungsdatum. Wenn die Zahlung überfällig ist, wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um sie nachzuverfolgen. |
| Direkteinzahlung wurde abgelehnt | Falsche Kontodaten, ein geschlossenes Konto oder eine Einschränkung durch die Bank. | Überprüfen Sie den Rückgabegrund der Bank, bestätigen Sie die Daten des Mitarbeiters sicher und veranlassen Sie eine Ersatzzahlung. |
| Das neue Bankkonto des Mitarbeiters funktioniert nicht | Das Konto wurde noch nicht verifiziert oder die Änderungen wurden nach dem Annahmeschluss für die Gehaltsabrechnung vorgenommen. | Überprüfen Sie den Verifizierungsstatus und stellen Sie fest, ob die Zahlung an das vorherige Konto gesendet wurde. |
| Mitarbeiter hat den falschen Betrag erhalten | Fehlerhafte Berechnungen der Gehaltsabrechnung, doppelte Einreichungen oder veraltete Mitarbeiterinformationen. | Überprüfen Sie das Gehaltsabrechnungsregister und wenden Sie sich sofort an Ihren Anbieter, um festzustellen, ob eine Korrektur oder ACH-Rückbuchung zulässig ist. |
| Einrichtung der Direkteinzahlung steht noch aus | Die Verifizierung des Geschäfts- oder Mitarbeiterbankkontos ist unvollständig. | Überprüfen Sie, ob noch Verifizierungsanfragen, Autorisierungsformulare oder Testtransaktionen ausstehen. |
Welche Vorteile bietet die Direkteinzahlung?
Die Direkteinzahlung ist ein weiteres Beispiel dafür, wie Automatisierung einen Prozess effizienter macht.
Vorteile der Direkteinzahlung für Arbeitgeber
- Höhere Effizienz: Die elektronische Verarbeitung der Gehaltsabrechnung über die Direkteinzahlung optimiert den Zahlungsprozess, indem der Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung, den Druck und die Verteilung von Schecks oder Bargeld reduziert wird.
- Zuverlässigkeit: Die Finanzierungstermine unterscheiden sich je nach Anbieter der Gehaltsabrechnung und Verarbeitungszeitplan. Dies ist besonders für kleine Unternehmen wichtig. Daher lohnt es sich zu prüfen, wie verschiedene Gehaltsabrechnungsoptionen für kleine Unternehmen mit der Direkteinzahlung umgehen.
- Vereinfachte Aufzeichnung und Berichterstattung: Elektronische Transaktionen erleichtern die Pflege genauer und zugänglicher Finanzunterlagen. Arbeitgeber können Gehaltsabrechnungskosten problemlos verfolgen und darüber berichten, was für die Buchhaltung und Steuerzwecke von Vorteil ist.
Die Gehaltsabrechnung hat sich erheblich weiterentwickelt, wobei Online-Plattformen die Prozesse vereinfachen. Anbieter wie Gusto sind benutzerfreundlich und bearbeiten Steuerfragen effizient, auch wenn kein Gehaltsabrechnungsunternehmen Probleme sofort löst.
- Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, erleichtert die Direkteinzahlung die Skalierung der Gehaltsabrechnungsprozesse.
- Verbesserte Sicherheit: Die Direkteinzahlung minimiert die Risiken von Scheckbetrug, verlorenen oder gestohlenen Schecks, Diebstahl und Fälschung.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter bevorzugen die Direkteinzahlung im Allgemeinen aufgrund ihrer Bequemlichkeit und Zuverlässigkeit, was zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit und Loyalität beitragen kann.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Einzahlung der Gehaltsabrechnung ist umweltfreundlicher, da dadurch der Papierverbrauch, die Kohlenstoffemissionen und der Energieverbrauch reduziert werden.
Vorteile der Direkteinzahlung für Mitarbeiter
- Bequemlichkeit: Durch die Direktüberweisung ist es nicht nötig, physisch zur Bank zu gehen, um einen Gehaltsscheck einzuzahlen. Mitarbeitende müssen sich weder um die Öffnungszeiten der Bank noch darum sorgen, Zeit aus ihrem Tag nehmen zu müssen, um ihre Gehaltsschecks zu bearbeiten.
- Sicherheit und Schutz: Im Vergleich zu physischen Schecks besteht ein geringeres Risiko von Diebstahl oder Verlust.
- Zuverlässigkeit: Mitarbeitende können darauf zählen, dass ihr Gehalt am Zahltag eingezahlt wird, unabhängig davon, ob sie an diesem Tag bei der Arbeit sind.
- Elektronische Aufzeichnungen: Die Direktüberweisung stellt Mitarbeitenden eine übersichtliche elektronische Aufzeichnung ihrer Einkünfte zur Verfügung, die für die Budgetplanung und steuerliche Zwecke hilfreich sein kann.
Anforderungen und Einschränkungen der Direktüberweisung
Obwohl die Direktüberweisung heute für viele Organisationen und Beschäftigte die bevorzugte Methode ist, gibt es bei der Wahl dieser Methode einige Dinge zu beachten.
- Es gibt kein Zurück. Während ein physischer Scheck gestoppt oder für ungültig erklärt werden kann, lassen sich Zahlungen per Direktüberweisung größtenteils nicht rückgängig machen. Zulässige fehlerhafte ACH-Zahlungen können unter strengen Regeln und innerhalb bestimmter Fristen zurückgebucht werden.
- Kosten und Gebühren. Obwohl die Direktüberweisung insgesamt effizienter ist, können damit Kosten und Gebühren verbunden sein, über die Sie Bescheid wissen sollten.
- Sicherheit. So wie Bargeld aus einer Bank oder einem Geschäft gestohlen werden kann, sind Diebe äußerst geschickt darin geworden, Wege zu finden, Menschen online zu bestehlen. Um Cyberkriminalität zu bekämpfen, sollten Sie strenge Datenschutzrichtlinien umsetzen, einschließlich Verschlüsselung, sicherer Speicherung und eingeschränktem Zugriff auf vertrauliche Informationen.
Auf dem Weg zu einem reibungslosen, effizienten Lohnabrechnungsprozess
Die Lohnabrechnung wurde durch Technologien wie Online-Lohnabrechnungssoftware, Online-Banking und Software für Direktüberweisungen erheblich erleichtert. Diese Fortschritte haben es realistischer gemacht, die Lohnabrechnung selbst durchzuführen, anstatt sie auszulagern.
Lesen Sie unseren Artikel darüber, wie man die Lohnabrechnung durchführt, um Hinweise für einen reibungslosen und effizienten Lohnabrechnungsprozess zu erhalten.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung per Direktüberweisung nachzukommen, könnte eine Finanzierung der Lohnabrechnung eine gute Option für Sie sein.
Häufig gestellte Fragen
Ist Direktüberweisung sicher?
Ja, Direktüberweisung ist im Allgemeinen sicher. Sie verringert das Risiko verlorener oder gestohlener Schecks und stellt sicher, dass Geldmittel direkt auf Ihr Konto eingezahlt werden. Es ist jedoch wichtig, Ihre Bankdaten zu schützen, um Betrug zu verhindern.
Ist Direktüberweisung obligatorisch?
Direktüberweisung ist nicht obligatorisch, sofern dies nicht von Ihrem Arbeitgeber oder durch staatliche Vorschriften vorgeschrieben wird. Aufgrund ihrer Bequemlichkeit und Zuverlässigkeit wird sie jedoch häufig empfohlen.
Welche Informationen benötigen wir, um Direktüberweisung für unsere Mitarbeiter einzurichten?
Sie benötigen den Namen der Bank des Mitarbeiters, die Bankleitzahl, die Kontonummer und möglicherweise einen entwerteten Scheck. Außerdem kann ein vom Mitarbeiter unterschriebenes Autorisierungsformular für Direktüberweisung erforderlich sein.
Wie lange dauert die Einrichtung von Direktüberweisung?
Die Einrichtung von Direktüberweisung dauert in der Regel einige Werktage, abhängig von Ihrem Lohnabrechnungsanbieter und den Anforderungen an die Bankverifizierung. Neue Arbeitgeber müssen möglicherweise ihr Geschäftskonto verifizieren, während Mitarbeiter ihre Kontodaten möglicherweise durch eine sofortige Verifizierung oder Kleinstüberweisungen bestätigen müssen, was 1–3 Werktage dauern kann.
Sobald alles genehmigt wurde, müssen Sie den Annahmeschluss Ihres Anbieters für die Lohnabrechnung einhalten, der oft 1–4 Werktage vor dem Zahltag liegt. Planen Sie für Ihre erste Lohnabrechnung zusätzliche Zeit ein, um Verzögerungen zu vermeiden.
Können Mitarbeiter ihre Direktüberweisung auf mehrere Konten aufteilen?
Ja, viele Lohnabrechnungssysteme ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Direktüberweisung auf mehrere Konten aufzuteilen, beispielsweise auf Giro- und Sparkonten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Lohnabrechnungssystem diese Funktion unterstützt, und geben Sie den Mitarbeitern Anweisungen zur Einrichtung.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sein Bankkonto ändert?
Die Organisation muss die neuen Daten einholen und das System aktualisieren. Dies sollte ein unkomplizierter Vorgang sein.
Was passiert, wenn der Termin für die Direktüberweisung auf einen Bankfeiertag fällt?
Wenn der Zahltag auf einen gesetzlichen Bankfeiertag fällt, werden ACH-Zahlungen an diesem Tag in der Regel nicht verarbeitet. Sie müssen die Lohnabrechnung normalerweise früher einreichen, damit die Mitarbeiter ihre Löhne am vorherigen Werktag erhalten.
Prüfen Sie den Feiertagskalender und die Einreichungsfristen Ihres Lohnabrechnungsanbieters, da die Bearbeitungszeiten variieren. Einige Anbieter passen die Fristen für die Lohnabrechnung automatisch an, aber gehen Sie nicht davon aus, dass dies bei Ihrem Anbieter der Fall ist. Planen Sie im Voraus, um verspätete Zahlungen und mögliche Verstöße gegen die Vorschriften zur Lohnauszahlung zu vermeiden.
