Internationale Mitarbeiter bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden
Das 21. Jahrhundert ermöglicht es Ihnen, sehr einfach auf internationales Talent zuzugreifen.
Allerdings bedeuten neue Länder auch neue Arbeitsgesetze und -gewohnheiten, die beachtet und eingehalten werden müssen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen können und welche Herausforderungen damit verbunden sind.
So bezahlen Sie internationale Mitarbeitende
Ihre Optionen zur Bezahlung internationaler Mitarbeitender hängen davon ab, wie viel Verantwortung Sie für deren Beschäftigung insgesamt übernehmen möchten.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Im Großen und Ganzen haben Sie fünf Möglichkeiten:
- Sie erledigen den Prozess intern
- Sie nutzen Auftragnehmer
- Sie lagern an eine lokale Organisation aus
- Sie lagern über einen Employer of Record (EOR) aus
- Sie lagern an einen globalen Payroll-Anbieter aus
1. Sie erledigen den Prozess intern
Einige Organisationen, insbesondere größere, entscheiden sich dafür, die globale Lohnabrechnung intern über getrennte Geschäftseinheiten in jeder Rechtsordnung zu verwalten. Das bedeutet 1) Geschäftseinheiten in mehreren Ländern zu gründen und 2) Personal einzustellen, das die Lohnabrechnung abwickelt.
Der Vorteil ist, dass Sie den gesamten Lohnabrechnungsprozess und die Erfahrung vollständig selbst steuern. Und obwohl globale Payroll-Software helfen kann, sorgen der komplexe Prozess und die erforderlichen Ressourcen dafür, dass viele Organisationen sich für alternative Methoden entscheiden.
Vorteile: Größere Kontrolle und Anpassbarkeit.
Nachteile: Komplexität und hoher Ressourcenaufwand.
2. Sie nutzen Auftragnehmer
Eine weitere Möglichkeit ist es, Auftragnehmer zu engagieren, die theoretisch einfacher zu beschäftigen sind.
Das Einzige, worauf Sie hierbei achten müssen, ist, dass Ihr Unternehmen haftbar gemacht werden kann, sollten die lokalen Behörden Ihren Auftragnehmer rechtlich als Arbeitnehmer einstufen. In diesem Fall können Nachzahlungen an Steuern, Lohn und Sozialleistungen fällig werden. Es können zudem zusätzliche Strafen verhängt werden.
Vorteile: Einfach und unkompliziert.
Nachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen weiterhin berücksichtigt werden.
3. Auslagerung an eine lokale Organisation
Eine weitere Option ist es, Lohn- und HR-Aufgaben an einen lokalen Payroll-Anbieter, eine HR-Beratung oder ein PEO auszulagern. Sie erhalten damit Zugang zu lokalem Fachwissen und die Methode ist oft kostengünstiger als die Nutzung eines EOR. Es ist jedoch zu beachten, dass Sie in diesem Modell weiterhin über eine eigene juristische Person im jeweiligen Land verfügen müssen.
Vorteile: Zugang zu lokalem Fachwissen, sichert Compliance im Land und bietet maßgeschneiderte Unterstützung.
Nachteile: Sie müssen dennoch vorab eine lokale Organisation gründen.
4. Auslagerung über einen Employer of Record
Statt die globale Gehaltsabrechnung selbst zu verwalten, lagern viele Organisationen diesen Prozess an einen Employer of Record (EOR) aus.
Ein EOR agiert als Arbeitgeber in dem Land, in dem Sie Arbeitskräfte einstellen möchten, und übernimmt alle administrativen Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie verfügen über eine juristische Person im gewünschten Land sowie Spezialist:innen, die die Verwaltung übernehmen und für Ihre Compliance sorgen.
EORs können Ihnen helfen, in weniger als einem Monat zu starten und Personal einzustellen.
Vorteile: Einfach, schnell und weniger ressourcenintensiv.
Nachteile: Weniger Kontrolle und Abhängigkeit vom Dienstleister.
5. Sie lagern an einen globalen Payroll-Anbieter aus
Eine weitere Möglichkeit ist es, einen globalen Payroll-Anbieter zu nutzen, der die Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen in verschiedenen Ländern zentralisiert und über eine Plattform abwickelt. Beachten Sie jedoch, dass auch hier in jedem Land, in dem Mitarbeitende arbeiten, eine lokale juristische Person nötig ist.
Der Anbieter kann Gehaltsabrechnungen, Steueranmeldungen und Berichte vereinfachen – agiert aber nicht als rechtlicher Arbeitgeber. Sie bleiben weiterhin für die Einhaltung von Vorschriften, Arbeitsverträgen und Sozialleistungen verantwortlich.
Vorteile: Zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, einheitliche Berichterstattung über Ländergrenzen hinweg und höhere Effizienz beim internationalen Wachstum.
Nachteile: Erfordert weiterhin lokale Gesellschaften in jedem Land und ist weniger kosteneffizient, wenn Sie nur in ein oder zwei Ländern einstellen.
Welche Beschäftigungsoption sollte ich wählen?
Im Folgenden finden Sie 5 typische Anwendungsszenarien, die Ihnen helfen können, die für Sie passende Option auszuwählen.
| Müssen Sie schnell einstellen in einem neuen Land und haben keine eigene Gesellschaft? | Nutzen Sie einen EOR |
| Stellen Sie einen Freelancer für kurzfristige Aufgaben ein? | Beauftragen Sie einen Auftragnehmer |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und benötigen lediglich Unterstützung bei der Lohnabrechnung? | Lagern Sie an einen lokalen Lohnabrechnungsdienstleister aus |
| Langfristige Expansion in einem Land mit wachsendem Team? | Gründen Sie eine lokale Gesellschaft und bauen Sie HR-/Gehaltsprozesse intern auf |
| Einstellung in vielen Ländern und zentrale Kontrolle gewünscht? | Nutzen Sie eine globale Payroll-Plattform |
US-Steuerpflichten beim Bezahlen von ausländischen Mitarbeitern
Wenn Ihr Unternehmen mit Sitz in den USA Mitarbeitende einstellt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über 4 wichtige Aspekte, um bei der Bezahlung von Mitarbeitern im Ausland steuerkonform zu bleiben – zuvor jedoch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
1. Arbeitsort entscheidet über Steuerabzug
Wenn ein ausländischer Mitarbeiter ausschließlich außerhalb der USA arbeitet und weder US-Staatsbürger noch US-Resident ist, gilt:
- In der Regel verlangt die USA keinen Lohnsteuerabzug.
- Auch FICA (Sozialversicherung und Medicare) sowie FUTA (Arbeitslosenversicherung) entfallen normalerweise.
- Allerdings kann Ihr Unternehmen im Aufenthaltsland des Mitarbeitenden steuerpflichtig sein, zum Beispiel durch:
- Arbeitgeberbeiträge zu lokalen Sozialversicherungssystemen
- Abführen der lokalen Lohnsteuer
- Registrierung bei den ausländischen Steuerbehörden
Wichtig: Sobald eine Tätigkeit in den USA ausgeführt wird oder die Person US-Staatsbürger/in oder US-Resident ist, gelten die US-Steuergesetze.
2. Relevante IRS-Formulare
Bei der Beschäftigung von ausländischen Personen oder Unternehmen verlangt das IRS spezielle Formulare, um den Steuerstatus zu klären und Falschmeldungen zu vermeiden:
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- Zertifiziert, dass der ausländische Mitarbeiter keine US-Person ist.
- Hilft, US-Steuerabzüge auf Zahlungen ins Ausland zu vermeiden.
- Formular 1042-S: Wird benötigt, um US-Quellen-Einkommen an ausländische Personen zu melden, sofern ein Steuerabzug notwendig war.
- Formular 1099: Wird für ausländische Auftragnehmer, die außerhalb der USA arbeiten, nicht benötigt – nur für Auftragnehmer mit Sitz in den USA.
3. Keine US-Payroll-Steuern für Arbeit im Ausland
Wenn ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer vollständig außerhalb der USA leben und kein US-Quellen-Einkommen beziehen:
- Sie müssen keine US-Payroll-Steuern einbehalten.
- Sie müssen keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosigkeit zahlen.
Ist die ausländische Arbeitskraft jedoch US-Staatsbürger/in oder Resident, müssen Sie Steuern genauso abführen und einbehalten wie bei einer Beschäftigung in den USA – unabhängig vom physischen Arbeitsort.
4. Risiko einer Betriebsstätte (PE)
Zu beachten ist, dass das Einstellen internationaler Mitarbeitender zu einer "Betriebsstätte" im jeweiligen Land führen kann – das bedeutet:
- Ihr Unternehmen könnte als steuerpflichtig in diesem Land betrachtet werden.
- Dies kann Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer oder lokale Lohnsteuerpflichten auslösen.
Um dieses Risiko zu verringern, nutzen viele Unternehmen:
- Employer of Record (EORs), um den Arbeitnehmer vor Ort zu beschäftigen.
- Rechtsberatung, um die Schwellenwerte für die Betriebsstätte in jedem Land zu verstehen.
Kosten für die Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Um Ihnen einen Überblick über die Kosten im Zusammenhang mit der Bezahlung internationaler Mitarbeiter zu geben, haben wir diese in einer Tabelle mit Schätzungen aufgeführt, wie viel Sie jeweils ungefähr in USD kosten könnten.
| Kategorie | Kostentyp | Details | Geschätzte Kosten |
| Software | Software und Infrastruktur | Startkosten für Gehaltsabrechnungssoftware für mehrere Länder sowie notwendige IT-Infrastruktur. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Integrationskosten | Kosten für die Integration des Lohnabrechnungssystems mit HR- und Buchhaltungssoftware | $10,000 - $50,000 |
| Betrieblich | Gehälter für Lohnbuchhaltungspersonal | Löhne für Gehaltsabrechnungsexperten mit Kenntnissen internationaler Vorschriften. | $60,000 - $120,000 pro Jahr |
| Betrieblich | Schulungskosten | Kosten für regelmäßige Weiterbildungen, um bei Technologien und Gesetzesänderungen auf dem neuesten Stand zu bleiben. | $5,000 - $20,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Rechts- und Beratungskosten | Gebühren für Rechtsexperten oder Berater zur Sicherstellung der Rechtskonformität und zur Navigation durch bürokratische Prozesse. | $20,000 - $100,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Prüfungskosten | Kosten für regelmäßige Audits zur Überprüfung der Richtigkeit und Einhaltung von Vorschriften. | $10,000 - $30,000 pro Jahr |
| Auslagerung | Gebühren für Serviceanbieter | Gebühren für globale Gehaltsdienstleister, abhängig von Mitarbeiteranzahl, Ländern und Servicekomplexität. | $15 - $50 pro Mitarbeiter pro Monat |
| Währungsumtausch & Transaktion | Währungsumrechnung | Kosten für die Umrechnung von Währungen bei internationalen Gehaltsauszahlungen. | 0,5% - 2% des Transaktionsbetrags |
| Währungsumtausch & Transaktion | Bankgebühren | Banktransaktionsgebühren für internationale Überweisungen und Zahlungen. | $10 - $50 pro Transaktion |
| Korrektur und Strafen | Fehlerkorrektur | Kosten zur Korrektur von Fehlern in der Lohnabrechnung, inklusive Nachzahlungen und Zinsen. | $5,000 - $20,000 pro Vorfall |
| Korrektur und Strafen | Strafen bei Nicht-Compliance | Bußgelder und Strafen bei Nichteinhaltung von lohnbezogenen Gesetzen. | $10,000 - $50,000 pro Vorfall |
| Sonstige Kosten | Projektmanagement | Projektmanagementkosten für die Einführung neuer Systeme oder den Wechsel des Dienstleisters. | $10,000 - $40,000 pro Projekt |
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Hier sind sieben Herausforderungen, die Sie beim Einsatz internationaler Mitarbeiter beachten sollten.
1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuergesetze
Jedes Land hat eigene Vorschriften, wie Arbeitnehmer behandelt werden müssen – beispielsweise bezüglich bezahltem Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn.
Sie müssen auch Ihren Anteil an Arbeitgeberabgaben zahlen, wie zum Beispiel Krankenversicherung oder Rentenbeiträge.
Es geht weniger um Steuern als vielmehr darum, rechtlich ein Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie das ignorieren, drohen Klagen oder Strafen der Arbeitsaufsichtsbehörde. Das ist es, was Sie im Auge des Gesetzes legitim hält.
2. Internationale Zahlungen und Gebühren
Die Lohnabrechnung in mehreren Währungen ist aufgrund von Wechselkursschwankungen sowie Anforderungen und Gebühren von Banken eine Herausforderung.
Wie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, betont: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3-5 Tage und kosten 3-4% Gebühren. Mitarbeiter brauchen Sofortzahlungen, stoßen aber auf KYC-Prüfungen, wenn Banken zusätzliche Dokumente fordern. Diese Prüfungen dauern 2-10 Tage.“
Zusätzlich können Wechselkursschwankungen über Nacht 12% der Lohnkosten vernichten. Mitarbeiter sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt sinkt, weil der Wechselkurs sich ändert und sie keinen Einfluss darauf haben.“
3. Steuerabzug und Meldung
Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland bezahlen, müssen Sie darauf achten, die richtige Höhe von Einkommensteuer und Sozialversicherung von ihrem Gehalt einzubehalten.
Einige Länder verlangen außerdem, dass Sie den Mitarbeitern am Jahresende Steuerformulare aushändigen. Es geht immer darum, auf der sicheren Seite des Finanzamts zu bleiben. Wenn Sie hier Fehler machen, riskieren Sie Bußgelder oder Prüfungen.
4. Mitarbeitereinstufung (Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer)
Nur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das noch lange nicht, dass die lokalen Gesetze dem zustimmen. Wenn jemand wie ein Mitarbeiter arbeitet – in Vollzeit, untersteht einem Vorgesetzten, verwendet Ihre Werkzeuge –, werden einige Länder ihn neu einstufen.
Ein kurzzeitiges Engagement in den Vereinigten Staaten könnte als Vertragsarbeit durchgehen, während in Spanien bei derselben Konstellation umfassender Arbeitnehmerschutz greift.
Das könnte bedeuten, dass Sie Nachzahlungen, Steuern oder sogar Sozialleistungen schulden. Das ist einer der häufigsten Compliance-Fehler. Im Zweifelsfall sollten Sie die lokalen Vorschriften prüfen oder einen EOR-Dienstleister nutzen, um auf der sicheren Seite zu bleiben.
5. Datenschutz und Sicherheit der Lohnabrechnung
Lohnabrechnungsdaten sind extrem sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten, Steuer-IDs. Einige Länder – etwa mit der DSGVO in Europa – haben strenge Datenschutzgesetze, an die Sie sich halten müssen.
Sie müssen Daten sicher speichern und weitergeben – sonst drohen hohe Bußgelder. Das ist nicht nur ein rechtliches Risiko, sondern auch eine Vertrauensfrage. Ihr Team erwartet, dass Sie deren Daten schützen.
6. Integration mit internen Systemen
Globale Lohnabrechnung funktioniert nicht gut, wenn sie isoliert ist. Idealerweise sollte sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und den Finanztools verbunden sein.
Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie Daten manuell übertragen, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Je mehr Länder Sie einstellen, desto schlimmer wird das. Integration sorgt dafür, dass alles reibungsloser läuft.
7. Zeitunterschiede
Zeitverschiebungen spielen eine Rolle, wenn internationale Mitarbeitende bezahlt werden, weil Stichtage für die Lohnabrechnung, Banköffnungszeiten und Feiertage sich von Land zu Land unterscheiden und Gehaltsüberweisungen verzögern können.
Wie es Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator, ausdrückt: „Die Lohnabrechnungskalender stimmen selten überein, wenn sich die Hauptniederlassung zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam befindet. Eine Datei, die mittags in New York geschlossen wird, ist in Manila bereits nach Annahmeschluss der Bank".
Internationale Mitarbeiter bezahlen: 6-Schritte-Entscheidungsprozess
Internationale Lohnabrechnung oder die Auswahl der Zahlungsweise globaler Talente hängt im Wesentlichen von ein paar Variablen ab: Mitarbeitereinstufung, rechtliche Infrastruktur, Teamgröße, Dringlichkeit und Risikobereitschaft.
Mit diesem Entscheidungsrahmen treffen Sie abhängig von Ihrer individuellen Situation die passende Wahl:
1. Ermitteln Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse und Ziele
- Geografische Präsenz: Überlegen Sie, in welchen Ländern Sie bereits Mitarbeitende haben und wo Sie expandieren möchten. Die rechtlichen und administrativen Herausforderungen unterscheiden sich je nach Land – in manchen sind sie wesentlich komplexer und langwieriger als in anderen.
- Anzahl der Mitarbeitenden: Klären Sie, wie viele Mitarbeitende Sie international haben und wie sich diese Zahl voraussichtlich entwickelt. Wenn Sie 1–2 Personen in einem Land einstellen, ist ein EOR- oder Auftragsverhältnis meist der einfachste Weg. Wenn Sie 3–10 Mitarbeitende in einem Land beschäftigen, lohnt sich unter Umständen die Einrichtung einer eigenen Gesellschaft und das Outsourcing an einen lokalen Payroll-Anbieter.
- Kernfokus des Geschäfts: Prüfen Sie, ob die interne Lohnabrechnung Sie von Ihren eigentlichen Geschäftsaktivitäten ablenken würde.
- Zeitplan: Wenn Sie schnell einstellen müssen und keine lokale Gesellschaft gründen möchten, bietet ein EOR eine schnelle und regelkonforme Lösung. Ist Ihr Budget knapp und Sie suchen Mitarbeitende für kurzfristige oder projektbezogene Aufträge, ist möglicherweise das Modell Auftragnehmer sinnvoller – vorausgesetzt, das Compliance-Risiko ist gering.
2. Bewerten Sie Ihre aktuellen Ressourcen
- Expertise: Verfügen Sie über die nötige Expertise, oder können Sie sie sich in angemessener Zeit aneignen, um internationale Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Lohnprozesse korrekt umzusetzen?
- Technologie: Prüfen Sie, ob Sie die Technologie besitzen, um die Lohnabrechnung effizient über Ländergrenzen hinweg zu verwalten, inklusive Compliance-Updates und Integration mit anderen Systemen.
- Budget: Beurteilen Sie die finanziellen Auswirkungen, einschließlich der Kosten für Aufbau und Betrieb eines internen Prozesses versus Outsourcing-Gebühren.
3. Vor- und Nachteile bewerten
- Kontrolle und Anpassung: Die interne Abwicklung gibt Ihnen mehr Kontrolle und unter Umständen mehr Individualisierungsmöglichkeiten, was bei komplexen Lohnanforderungen wertvoll ist.
- Skalierbarkeit: Das Outsourcing an einen EOR oder Payroll-Dienstleister kann mit Ihrem Wachstum, insbesondere in neuen Märkten, leichter mitwachsen.
- Risikomanagement: Durch das Outsourcing können Sie das Risiko der Nichteinhaltung und die Belastung durch rechtliche Strafen senken.
4. Langfristige strategische Passung
- Kosten: Auch wenn Outsourcing auf den ersten Blick teurer erscheinen mag, kann es langfristig kosteneffizienter sein, da Bußgelder vermieden und der Bedarf an spezialisierten Fachkräften reduziert wird.
- Unternehmensstrategie: Stimmen Sie Ihre Entscheidung mit Ihrer Gesamtstrategie ab. Wenn eine schnelle internationale Expansion ein Ziel ist, kann die Auslagerung oder die Arbeit mit Auftragnehmern die nötige Flexibilität bieten.
5. Angebote einholen und sorgfältige Prüfung durchführen
Fordern Sie detaillierte Angebote von mehreren EOR- und globalen Lohnabrechnungsdienstleistern an. Worauf Sie neben Kosten und Ruf noch achten sollten:
- Lokale Expertise
- Transparente Preisgestaltung
- Genaue Berechnung der Arbeitgeberbelastungen
- Kundensupport-Level
- Langfristige Skalierbarkeit
- Anbieter mit Tochtergesellschaften gegenüber partnerabhängigen Anbietern (empfohlen werden eigenerstellte Tochtergesellschaften).
- Prüfen Sie Referenzen und Bewertungen.
6. Treffen Sie eine Entscheidung
Treffen Sie Ihre Entscheidung basierend auf der Fähigkeit Ihres Unternehmens, die Lohnabrechnung intern zu managen, ohne Compliance oder operative Effizienz zu gefährden, und darauf, wie gut jede Option Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützt.
Best Practices für die Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Prozess intern zu übernehmen, finden Sie hier einige bewährte Methoden, die Ihnen als Leitfaden dienen können:
1. Überwachen Sie lokale Gesetze
Prüfen Sie kontinuierlich Ihr Wissen zu den lokalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Meldeanforderungen in jedem Land.
Wie Katherine Loranger, CPO bei Safeguard Global, empfiehlt: „Bauen Sie monatliche Überprüfungen ein — nicht nur jährliche. Validieren Sie die Einstufungen proaktiv: Mit dem Aufkommen von Remote-First-Modellen haben wir ein erhöhtes Risiko für Fehlklassifizierungen festgestellt.“
Wenn Sie international Auftragnehmer beschäftigen, lassen Sie Ihr Risikomodell von regionalen Rechtsexperten prüfen — bevor die Lohnabrechnung beginnt.“
Ähnlich empfiehlt Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies: „Erstellen Sie einen Compliance-Kalender, der mindestens 12 bis 18 Monate im Voraus schaut und Zeit für Anpassungen veranschlagt, wenn neue Regeln eingeführt werden. Das hilft, Fehler in letzter Minute zu vermeiden und macht die internationale Lohnabrechnung deutlich handhabbarer.“
2. Technologie nutzen
Verwenden Sie moderne Lohnabrechnungssoftware, die mit mehreren Währungen, Sprachen und regulatorischen Anforderungen umgehen kann.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie skalierbar ist und sich in andere HR- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
3. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Technologie
Wie Akin hervorhebt: „Gehaltsabrechnungs-Software ist hilfreich, aber nicht perfekt. Sie kann Berechnungen und lokale Abzüge übernehmen, doch sind manuelle Überprüfungen weiterhin notwendig. Ich empfehle, vierteljährliche Prüfungen durchzuführen, um Dinge wie abgelaufene Steuer-IDs, falsche Adressen oder DSGVO-Probleme aufgrund abgelaufener Einwilligungen zu erkennen.“
4. Schreiben Sie klare Richtlinien
Wie Marshall hervorhebt: „Richtlinien sind genauso wichtig wie Software. Legen Sie schriftlich fest, wie und wann Umrechnungen erfolgen, ob Schwankungen beim Wechselkurs vom Unternehmen oder Mitarbeitenden getragen werden und wie Leistungen abgezogen werden.
Überprüfen Sie das Dokument zweimal im Jahr, genauso wie Sie dies mit Lieferantenverträgen tun, da sich die zugrunde liegenden Gesetze ständig ändern."
5. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Unabhängig davon, ob die Gehaltsabrechnung international ist oder nicht, ist es eine gute Praxis, regelmäßige Gehaltsprüfungen durchzuführen, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
5. Auftragnehmer einsetzen
Eine weitere Möglichkeit ist die Beauftragung von Auftragnehmern, die theoretisch einfacher zu beschäftigen sind. Der einzige Punkt, auf den Sie hier achten müssen, ist, dass Ihr Unternehmen haftbar für nicht gezahlte Steuern, Nachzahlungen und Sozialleistungen ist, falls die lokalen Behörden Ihren Auftragnehmer als Arbeitnehmer klassifizieren. Zusätzlich könnten weitere Bußgelder anfallen. Vorteile: Einfach und unkompliziert. Nachteile: Sie müssen dennoch lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes berücksichtigen.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Halten Sie klare und offene Kommunikationskanäle mit Ihren Mitarbeitenden zu Gehaltsabrechnungsfragen aufrecht. Dazu gehört die Bereitstellung detaillierter Lohnabrechnungen, die etwaige Abzüge transparent erläutern, sowie die schnelle Reaktion auf Rückfragen zur Gehaltsabrechnung.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, bankbezogene Angaben, Steuerwohnsitz und Anschrift eines jeden Mitarbeitenden im Vorfeld zu bestätigen und diese dann vierteljährlich zu überprüfen.“
Dadurch werden Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen im letzten Moment vermieden. Wenn sich Steuerregeln ändern, erklären Sie sie klar und frühzeitig, damit Mitarbeitende nicht überrascht sind, falls sich das Nettogehalt verändert.“
7. Währungsrisiken systematisch absichern
Die Absicherung von Fremdwährungsrisiken ist eine bewährte Methode bei internationaler Gehaltsabrechnung, wenn Sie Mitarbeitende in ausländischen Währungen bezahlen und Überraschungen durch Wechselkursschwankungen vermeiden möchten.
Dies hilft bei der Budgetplanung, der Kostenkontrolle und gewährleistet gleichbleibende Zahlungen — insbesondere wenn Sie die Gehaltsabrechnung aus einer einzigen Währung wie USD abwickeln.
Gängige Methoden umfassen Termingeschäfte, Mehrwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Bei niedrigen oder gelegentlichen Zahlungssummen kann die Komplexität von Absicherungsgeschäften den Aufwand jedoch nicht rechtfertigen.
Dies ist besonders nützlich, wenn Lohnkosten hoch sind oder sich auf volatilere Währungsmärkte stützen.
8. Zentrale Berichterstattung
Zentrale Berichterstattung ist eine Best Practice im Bereich globale Gehaltsabrechnung, da Sie so eine einheitliche Sicht auf Gehaltskosten, Steuerpflichten und Personalbestand in allen Ländern erhalten. Dies unterstützt die Budgetierung, das Compliance-Monitoring und Berichte für die Geschäftsleitung.
Statt beispielsweise separate Tabellen von Dienstleistern in Brasilien, Deutschland und Japan zu beziehen, können Sie alle Gehaltsdaten in einem Dashboard einsehen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert bessere Entscheidungen. Häufig erfordert dies jedoch integrierte Systeme oder einen globalen Payroll-Provider, um reibungslos zu funktionieren.
<!-- wp:acf/authornotes {"name":"acf/authornotes","data":{"image":55457,"_image":"field_authornotes_image","image_style":"image-img--circle","_image_style":"field_authornotes_image_style","title":"Profi-Tipp","_title":"field_authornotes_title","content":"Erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender, der alle lokalen Bankfeiertage sowie die Vorlaufzeit anzeigt, die jeder Anbieter benötigt. Kombinieren Sie diesen Zeitplan mit einer Integration zwischen dem HR-System und dem Buchhaltungssystem – und das Risiko manueller Tippfehler sinkt drastisch.—Kevin Marshall, CPA und Finanzexperte, Amortization CalculatorHerausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter
rnrnLassen Sie uns zunächst betrachten, worauf Sie beim Bezahlen internationaler Mitarbeiter besonders achten müssen.rnrn rnrnDer Prozess ist komplex aufgrund unterschiedlicher rechtlicher, steuerlicher und regulatorischer Anforderungen in verschiedenen Ländern:rnrn1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuergesetze
rnrnJedes Land hat eigene Regeln, wie Arbeitnehmer behandelt werden müssen – z. B. bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlöhne.rnrn rnrnSie müssen auch Ihren Anteil an Arbeitgeberabgaben wie Krankenversicherung oder Rentenbeiträgen bezahlen.rnrn rnrnEs geht nicht ausschließlich um Steuern, sondern vor allem darum, ein legaler Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie dies vernachlässigen, drohen Ihnen Klagen oder Strafen von Arbeitsbehörden. So bleiben Sie gesetzlich auf der sicheren Seite.rnrn2. Internationale Zahlungen und Gebühren
rnrnLohnabrechnungen in mehreren Währungen sind anspruchsvoll, da Wechselkursschwankungen sowie bankentechnische Anforderungen und Gebühren anfallen können.rnrn rnrnWie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, betont: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Traditionelle SWIFT-Überweisungen dauern 3–5 Tage und kosten 3–4 % an Gebühren. Mitarbeitende benötigen sofortige Zahlungen, haben aber mit KYC-Prüfungen und Haltefristen von 2 bis 10 Tagen zu rechnen, wenn Banken zusätzliche Unterlagen verlangen."rnrn rnrnAußerdem können Wechselkursschwankungen über Nacht bis zu 12 % der Lohnkosten vernichten. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt durch Kursschwankungen fällt, die sie nicht beeinflussen können.“rnrn3. Steuerabzug und -meldung
rnrnWenn Sie Mitarbeitende im Ausland bezahlen, müssen Sie darauf achten, den korrekten Betrag an Einkommenssteuer und Sozialabgaben vom Gehalt einzubehalten.rnrn rnrnIn manchen Ländern müssen Sie Mitarbeitenden auch Jahressteuerformulare zur Verfügung stellen. Es geht darum, auf der guten Seite des Finanzamts zu bleiben. Fehler können zu Bußgeldern oder Prüfungen führen.rnrn4. Arbeitnehmerklassifizierung (Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer)
rnrnNur weil Sie jemanden Auftragnehmer nennen, müssen sich die lokalen Gesetze nicht daran halten. Wenn die Person wie eine angestellte Person arbeitet – Vollzeit, mit Manager, unter Nutzung Ihrer Tools – werden einige Länder sie als Arbeitnehmer einstufen.rnrn rnrnEin kurzer Einsatz in den USA kann als Auftragsarbeit gelten, während in Spanien für dieselbe Tätigkeit voller Arbeitnehmerschutz greift.rnrn rnrnDas kann bedeuten, dass Sie rückwirkend Gehalt, Abgaben oder sogar Zusatzleistungen schulden. Es ist einer der häufigsten Compliance-Fehler. Im Zweifel prüfen Sie die lokalen Regeln oder nutzen Sie einen Employer of Record zur Absicherung.rnrn5. Datenschutz und Lohnsicherheit
rnrnLohnabrechnungsdaten sind äußerst sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten, Steuer-IDs. Einige Länder haben strenge Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa), an die Sie sich halten müssen.rnrn rnrnSie müssen Daten sicher speichern und weitergeben, sonst drohen hohe Strafen. Es ist nicht nur ein rechtliches Risiko, sondern auch eine Frage des Vertrauens. Ihr Team erwartet, dass Sie vertrauliche Angaben schützen.rnrn6. Integration in interne Systeme
rnrnGlobale Lohnabrechnung funktioniert nicht, wenn sie isoliert ist. Idealerweise sollte sie mit dem HR-System, der Zeiterfassung und den Finanztools verbunden sein.rnrn rnrnFehlt die Integration, müssen Sie Daten manuell übertragen, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Je mehr Länder Sie beschäftigen, desto mühsamer wird es. Integration hilft, alles reibungsloser zu gestalten.rnrn7. Zeitunterschiede
rnrnZeitunterschiede sind bei der Bezahlung internationaler Angestellter wichtig, denn Stichtage für Lohnläufe, Bankzeiten und Feiertage variieren je nach Land und können Gehaltsüberweisungen verzögern.rnrn rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Finanzprofi von Amortization Calculator, sagt: „Lohnkalender stimmen selten überein, wenn die Zentrale zehn Zeitzonen von der Zweigstelle entfernt ist. Eine Datei, die mittags in New York schließt, ist in Manila bereits nach Bankschluss."US-Steuerpflichten beim Bezahlen ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr US-Unternehmen Mitarbeitende im Ausland einstellt oder bezahlt, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und genauso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung ausländischer Arbeitskräfte gesetzeskonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort entscheidet über Steuerabzug
rnrnWenn ein ausländischer Mitarbeitender ausschließlich außerhalb der USA arbeitet und kein US-Bürger oder US-Resident ist, dann gilt:rnrn- Die USA verlangen in der Regel keinen Steuerabzug für Bundessteuern.
- FICA (Sozialversicherung und Medicare) sowie FUTA (Arbeitslosenversicherung) gelten in der Regel ebenfalls nicht.
- Allerdings können im Land des Angestellten steuerliche Pflichten bestehen, wie zum Beispiel:
- Arbeitgeberbeiträge zu lokalen Sozialversicherungen
- Lokaler Steuerabzug vom Gehalt
- Registrierung bei lokalen Steuerbehörden
- Allerdings können im Land des Angestellten steuerliche Pflichten bestehen, wie zum Beispiel:
2. Wichtige IRS-Formulare
rnrnWenn Sie ausländische Personen oder Unternehmen beauftragen, verlangt das IRS bestimmte Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und Vermeidung von Fehlmeldungen:rnrn- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (für Unternehmen):
- Wird genutzt, um zu bestätigen, dass der ausländische Mitarbeitende keine US-Person ist.
- Hilft, US-Quellensteuer auf Zahlungen ins Ausland zu vermeiden.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (für Unternehmen):
- Formular 1042-S:
- Wird genutzt, um US-Quelleneinkünfte an ausländische Personen zu melden, falls Quellensteuer einbehalten wurde.
- Formular 1042-S:
