Internationale Mitarbeitende Bezahlen: Ein Umfassender Leitfaden
Im 21. Jahrhundert können Sie sehr einfach auf internationales Talent zurückgreifen.
Allerdings bedeuten neue Märkte auch neue Arbeitsgesetze und Gepflogenheiten, die Sie beachten und einhalten müssen. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie internationale Mitarbeiter bezahlen und welche Herausforderungen damit verbunden sind.
Wie Sie internationale Mitarbeiter bezahlen
Ihre Optionen zur Bezahlung internationaler Mitarbeiter hängen davon ab, wie viel Verantwortung Sie für deren Beschäftigung insgesamt übernehmen möchten.
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Im Allgemeinen haben Sie fünf Optionen:
- Den Prozess intern abwickeln
- Verwendung von Auftragnehmern
- Auslagerung an eine lokale Einheit
- Auslagerung über einen Employer of Record (EOR)
- Auslagerung an einen globalen Payroll-Anbieter
1. Den Prozess intern abwickeln
Einige Unternehmen, insbesondere größere, entscheiden sich dafür, die globale Lohnabrechnung intern über eigene Gesellschaften in den jeweiligen Ländern zu verwalten. Das bedeutet 1) die Gründung von Unternehmen in mehreren Ländern und 2) die Einstellung von Personal, das die Lohnabrechnung verarbeitet.
Der Vorteil dabei ist, dass Sie den gesamten Lohnabrechnungsprozess und die Erfahrungen vollständig im eigenen Haus haben. Und auch wenn globale Payroll-Software helfen kann, führen die Komplexität dieses Prozesses und der hohe Ressourcenbedarf viele Unternehmen dazu, alternative Methoden zu wählen.
Vorteile: Größere Kontrolle und individuelle Anpassung.
Nachteile: Komplexität und hoher Ressourcenbedarf.
2. Verwendung von Auftragnehmern
Eine weitere Möglichkeit ist die Beschäftigung von Auftragnehmern, die theoretisch einfacher einzustellen sind.
Hierbei müssen Sie lediglich beachten, dass Ihr Unternehmen haftbar ist, falls die lokalen Behörden den Auftragnehmer rechtlich als Mitarbeiter einstufen. Sie müssen dann etwaige nicht gezahlte Steuern, Nachzahlungen und Leistungen erbringen und könnten zusätzliche Bußgelder erhalten.
Vorteile: Einfach und unkompliziert.
Nachteile: Dennoch müssen lokale Gesetze und die Vorschriften Ihres Heimatlandes berücksichtigt werden.
3. Auslagerung an eine lokale Einheit
Eine weitere Möglichkeit ist die Auslagerung von Lohn- und Personalaufgaben an einen lokalen Payroll-Anbieter, eine HR-Beratung oder eine PEO. Sie erhalten Zugang zu lokalen Fachkenntnissen und dies ist oft eine kostengünstigere Methode als die Nutzung eines EOR. Wichtig ist hierbei, dass Sie trotzdem eine juristische Person im Zielland benötigen, um dieses Modell nutzen zu können.
Vorteile: Zugang zu lokalen Experten, Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften vor Ort und maßgeschneiderte Unterstützung.
Nachteile: Sie müssen zunächst eine lokale Einheit gründen.
4. Auslagerung über einen Employer of Record
Statt die globale Lohnabrechnung intern abzuwickeln, lagern viele Unternehmen diesen Prozess an einen Employer of Record (EOR) aus.
Ein EOR tritt als Ihr Arbeitgeber in dem Land auf, in dem Sie Arbeitskräfte einstellen möchten, und übernimmt alle administrativen Aufgaben wie die Lohnabrechnung. Der EOR verfügt über eine eigene juristische Person im Zielland sowie Spezialisten, die sämtliche Verwaltung für Sie erledigen und Sie im Hinblick auf Compliance absichern.
Mit einem EOR können Sie in weniger als einem Monat starten und neue Mitarbeiter einstellen.
Vorteile: Einfach, schnell und weniger ressourcenintensiv.
Nachteile: Weniger Kontrolle und Abhängigkeit vom Dienstleister.
5. Auslagerung an einen globalen Payroll-Anbieter
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung eines globalen Payroll-Anbieters, der Ihre Lohnabrechnung über mehrere Länder hinweg auf einer Plattform konsolidiert. Beachten Sie jedoch, dass Sie in jedem Land, in dem sich Mitarbeiter befinden, weiterhin eine lokale juristische Person benötigen.
Der Anbieter kann die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Berichte vereinfachen—aber er fungiert nicht als rechtlicher Arbeitgeber. Sie sind weiterhin für die Einhaltung von Vorschriften, Verträge und Sozialleistungen verantwortlich.
Vorteile: Zentralisierte Gehaltsabrechnung, einheitliche Berichterstattung über Ländergrenzen hinweg und Effizienzsteigerung beim internationalen Wachstum.
Nachteile: Erfordert weiterhin lokale Gesellschaften in jedem Land und ist weniger kosteneffizient, wenn Sie nur in ein oder zwei Ländern einstellen.
Welche Beschäftigungsoption sollte ich wählen?
Hier sind 5 Szenarien, die Ihnen helfen können, die am besten passende Option zu identifizieren.
| Schnell in einem neuen Land einstellen, aber keine juristische Person vor Ort? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer einstellen für kurzfristige Aufgaben? | Beauftragen Sie einen Auftragnehmer |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und benötigen nur Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Auslagerung an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion in einem Land mit wachsendem Team? | Gründen Sie eine lokale Gesellschaft und bauen Sie eigene HR-/Payroll-Prozesse auf |
| Länderübergreifend einstellen und zentrale Steuerung wünschen? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeiter
Wenn Ihr US-basiertes Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht zutrifft.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung von vier Aspekten, die Sie beachten müssen, um bei Zahlungen an ausländische Mitarbeiter compliant zu bleiben. Zuerst jedoch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
1. Arbeitsort bestimmt die Steuerpflicht
Wenn ein ausländischer Mitarbeiter ausschließlich außerhalb der USA arbeitet und weder US-Staatsbürger noch US-Resident ist, gilt:
- Im Allgemeinen ist kein US-amerikanischer Lohnsteuerabzug erforderlich.
- Auch FICA (Renten- und Krankenversicherung) sowie FUTA (Arbeitslosenversicherung) gelten in der Regel nicht.
- Ihr Unternehmen kann jedoch steuerliche Pflichten im Wohnsitzland des Mitarbeiters haben, unter anderem:
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- Einbehalt und Abführung lokaler Einkommensteuern
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
Wichtig: Führt der Mitarbeiter Tätigkeiten in den USA aus oder handelt es sich um eine US-Person (Staatsbürger oder Resident), gelten die US-Steuergesetze.
2. Relevante IRS-Formulare
Bei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen gibt es von der IRS spezielle Formulare, um den Steuerstatus festzustellen und Fehlinformationen zu vermeiden:
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (für Unternehmen):
- Bestätigt, dass der ausländische Arbeitnehmer keine US-Person ist.
- Vermeidet US-Quellensteuer auf ins Ausland gezahlte Beträge.
- Formular 1042-S: Meldet US-quellensteuerpflichtige Einnahmen an ausländische Personen, falls ein Steuerabzug erforderlich war.
- Formular 1099: Nicht erforderlich für ausländische Auftragnehmer, die außerhalb der USA tätig sind – nur für Auftragnehmer mit Sitz in den USA.
3. Keine US-Lohnsteuern für Offshore-Arbeit
Wenn sich ausländische Mitarbeiter oder Auftragnehmer vollständig außerhalb der USA befinden und keine US-Quellensteuerpflichtige Einkünfte haben:
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern einbehalten.
- Sie müssen keine Arbeitgeberabgaben für Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosengeld zahlen.
Handelt es sich beim ausländischen Arbeitnehmer jedoch um einen US-Staatsbürger oder -Residenten, müssen Sie Steuern genauso einbehalten und abführen wie bei inländischen Mitarbeitern – unabhängig vom Arbeitsort.
4. Risiko der Betriebsstätte (PE)
Es ist zu beachten, dass die Einstellung internationaler Mitarbeiter zur Begründung einer „Betriebsstätte“ im Land des Mitarbeiters führen kann – das bedeutet:
- Ihr Unternehmen könnte in diesem Land als steuerpflichtig mit einer Betriebsstätte angesehen werden.
- Dies kann zu Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer oder lokalen Lohnsteuerpflichten führen.
Um dieses Risiko zu mindern, nutzen viele Unternehmen:
- Employers of Record (EORs), um den Mitarbeitenden lokal anzustellen.
- Rechtsberatung, um die Schwellenwerte für eine Betriebsstätte (PE) in jedem Land zu verstehen.
Kosten für die Bezahlung internationaler Mitarbeitender
Damit Sie einen Überblick über die mit der Bezahlung internationaler Mitarbeitender verbundenen Kosten erhalten, haben wir diese in einer Tabelle mit Schätzungen (in USD) zusammengefasst, wie hoch jede Einzelne ausfallen könnte.
| Kategorie | Kostentyp | Details | Geschätzte Kosten |
| Software | Software und Infrastruktur | Anschaffungskosten für Lohnabrechnungssysteme mit Mehrländerfunktion und erforderliche IT-Infrastruktur. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Integrationskosten | Kosten für die Integration des Lohnabrechnungssystems mit HR- und Buchhaltungssoftware. | $10,000 - $50,000 |
| Betrieb | Gehälter für Lohnabrechnungsmitarbeiter | Löhne für Gehaltsabrechnungsspezialisten mit Kenntnissen internationaler Regelungen. | $60,000 - $120,000 pro Jahr |
| Betrieb | Schulungskosten | Kosten für regelmäßige Schulungen zu neuen Technologien und Gesetzesänderungen. | $5,000 - $20,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulatorik | Anwalts- und Beratungshonorare | Honorare für juristische Experten oder Berater, um Compliance sicherzustellen und Bürokratie zu bewältigen. | $20,000 - $100,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulatorik | Prüfungskosten | Kosten für regelmäßige Prüfungen bezüglich Korrektheit und Einhaltung. | $10,000 - $30,000 pro Jahr |
| Outsourcing | Gebühren für Dienstleister | Gebühren für Anbieter globaler Lohnabrechnungsservices, abhängig von Mitarbeitendenzahl, Ländern und Leistungsumfang. | $15 - $50 pro Mitarbeitende*r pro Monat |
| Währungsumtausch & Transaktion | Währungsumrechnung | Kosten für die Umrechnung von Währungen bei internationalen Gehaltszahlungen. | 0.5% - 2% des Transaktionsbetrags |
| Währungsumtausch & Transaktion | Bankgebühren | Banktransaktionsgebühren für internationale Überweisungen und Zahlungen. | $10 - $50 pro Transaktion |
| Fehlerbehebung und Strafen | Fehlerkorrektur | Kosten zur Korrektur von Lohnabrechnungsfehlern, einschließlich Nachzahlungen und Zinsen. | $5,000 - $20,000 pro Vorfall |
| Fehlerbehebung und Strafen | Bußgelder bei Nichteinhaltung | Bußgelder und Strafen bei Verstößen gegen lohnabrechnungsbezogene Gesetze. | $10,000 - $50,000 pro Vorfall |
| Sonstige Kosten | Projektmanagement | Projektmanagementkosten für die Einführung neuer Systeme oder Anbieterwechsel. | $10,000 - $40,000 pro Projekt |
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeitender
Hier sind sieben Herausforderungen, die Sie bei der Beschäftigung internationaler Mitarbeitender beachten sollten.
1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuerregelungen
Jedes Land hat eigene Vorschriften, wie Mitarbeitende behandelt werden müssen – dazu gehören bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn.
Sie müssen zudem Ihren Anteil an Arbeitgeberabgaben wie Krankenversicherung oder Rentenbeiträgen zahlen.
Es geht weniger um Steuern, sondern vielmehr darum, ein rechtmäßiger Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, riskieren Sie Klagen oder Sanktionen durch Arbeitsbehörden. Nur so bleiben Sie aus Sicht des Gesetzes seriös.
2. Internationale Zahlungen und Gebühren
Lohnabrechnung in mehreren Währungen ist eine Herausforderung wegen Wechselkursschwankungen, Bankanforderungen und Gebühren.
Wie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, betont: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3-5 Tage und verursachen 3-4% Gebühren. Mitarbeitende benötigen sofortige Zahlungen, stoßen aber auf KYC-Sperren, die 2-10 Tage dauern, wenn Banken zusätzliche Dokumente anfordern.
Außerdem können Wechselkursänderungen über Nacht 12% der Lohnkosten zunichtemachen. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr 'stabiles' Gehalt durch Wechselkursschwankungen, die sie nicht kontrollieren können, sinkt.“
3. Steuerabzug und -meldung
Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland bezahlen, müssen Sie darauf achten, den richtigen Betrag an Einkommenssteuer und Sozialversicherung vom Gehalt einzubehalten.
Einige Länder verlangen außerdem, dass Sie den Mitarbeitenden am Jahresende Steuerformulare aushändigen. Es geht alles darum, es sich mit dem Finanzamt nicht zu verscherzen. Am besten vermeiden Sie Fehler, sonst riskieren Sie Bußgelder oder Prüfungen.
4. Mitarbeiterklassifizierung (Auftragnehmer vs. Mitarbeiter)
Nur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das noch lange nicht, dass das auch mit den lokalen Gesetzen übereinstimmt. Wenn die Person wie ein Angestellter arbeitet – in Vollzeit, mit Berichtslinie zum Vorgesetzten, unter Nutzung Ihrer Tools – werden einige Länder sie umklassifizieren.
Ein kurzfristiges Engagement in den Vereinigten Staaten könnte als Vertragsarbeit gelten, aber in Spanien löst die gleiche Konstellation umfassenden Mitarbeiterschutz aus.
Das könnte bedeuten, dass Sie rückwirkenden Lohn, Steuern oder sogar Sozialleistungen nachzahlen müssen. Das ist einer der häufigsten Verstöße gegen die Compliance. Im Zweifel prüfen Sie die lokalen Vorschriften oder nutzen einen EOR, um auf der sicheren Seite zu sein.
5. Datenschutz und Sicherheit der Gehaltsabrechnung
Lohn- und Gehaltsdaten sind äußerst sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten, Steuer-IDs. Manche Länder haben strenge Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa), an die Sie sich halten müssen.
Sie müssen Daten sicher speichern und übermitteln, sonst drohen hohe Bußgelder. Es ist nicht nur ein rechtliches Risiko – auch Vertrauensfragen stehen auf dem Spiel. Ihr Team erwartet von Ihnen, dass Sie dessen Daten schützen.
6. Integration in interne Systeme
Eine globale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht gut, wenn sie isoliert ist. Idealerweise sollte sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und den Finanztools verbunden sein.
Ist das nicht der Fall, müssen Sie Daten manuell übertragen – das führt zu Fehlern und Verzögerungen. Je mehr Länder Sie einstellen, desto mühsamer wird das. Integration sorgt dafür, dass alles reibungsloser läuft.
7. Zeitunterschiede
Zeitunterschiede spielen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter eine Rolle, da Stichtage der Gehaltsabrechnung, Banköffnungszeiten und Feiertage je nach Land variieren und Gehaltsüberweisungen verzögern können.
Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator, es ausdrückt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen vom Satellitenteam entfernt ist. Eine Datei, die mittags in New York geschlossen wird, ist bereits nach Annahmeschluss der Bank in Manila".
Internationale Mitarbeiter bezahlen: 6-Schritte-Entscheidungsprozess
Die Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen oder die Auswahl der richtigen Bezahlmethode für internationale Fachkräfte hängt im Wesentlichen von ein paar zentralen Faktoren ab: Mitarbeiterklassifizierung, rechtliche Infrastruktur, Teamgröße, Dringlichkeit und Risikobereitschaft.
Nutzen Sie diesen Ansatz, um basierend auf Ihrer individuellen Situation die richtige Entscheidung zu treffen.:
1. Bewerten Sie Ihren geschäftlichen Bedarf und Ihre Ziele
- Geografische Präsenz: Überlegen Sie, in welchen Ländern Sie bereits Mitarbeiter haben und wo sie zukünftig expandieren möchten. Die rechtlichen und administrativen Herausforderungen unterscheiden sich von Land zu Land – einige sind viel komplexer und langwieriger als andere.
- Mitarbeiterzahl: Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeitende Sie international beschäftigen und wie sich diese Zahl voraussichtlich entwickelt. Wenn Sie in einem Land nur 1–2 Personen einstellen, ist ein EOR oder eine Auftragnehmerlösung oft der einfachste Weg. Bei 3–10 Mitarbeitenden in einem Land kann sich die Gründung einer Niederlassung und die Auslagerung an einen lokalen Payroll-Anbieter lohnen.
- Kernfokus des Unternehmens: Prüfen Sie, ob das interne Verwalten der Gehaltsabrechnung Sie vom Kerngeschäft ablenken würde.
- Zeitrahmen: Wenn Sie schnell einstellen müssen und keine lokale Niederlassung aufbauen möchten, bietet ein EOR eine schnelle und rechtskonforme Lösung. Wenn das Budget knapp ist und es um kurzfristige oder projektbasierte Arbeit geht, könnte ein Auftragnehmer-Vertrag sinnvoller sein – vorausgesetzt, das Compliance-Risiko ist gering.
2. Bewerten Sie Ihre vorhandenen Ressourcen
- Fachwissen: Verfügen Sie über – oder können Sie sich angemessen beschaffen – das erforderliche Wissen zu internationalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Payroll-Prozessen?
- Technologie: Prüfen Sie, ob Sie die technische Infrastruktur besitzen, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen effizient in verschiedenen Ländern zu verwalten, einschließlich aktueller Compliance-Updates und Integration in andere Systeme.
- Budget: Berücksichtigen Sie die finanziellen Auswirkungen inklusive der Kosten für den Aufbau und die Pflege interner Prozesse im Vergleich zu den Gebühren für ausgelagerte Lösungen.
3. Bewerten Sie Vor- und Nachteile
- Kontrolle und individuelle Anpassung: Die interne Verwaltung bietet mehr Kontrolle und potenziell mehr Anpassungsmöglichkeiten, was besonders bei komplexen Payroll-Anforderungen vorteilhaft ist.
- Skalierbarkeit: Das Auslagern an einen EOR oder Payroll-Dienstleister lässt sich leichter mit dem Unternehmenswachstum skalieren, vor allem in neuen Märkten.
- Risikomanagement: Die Auslagerung kann das Risiko von Non-Compliance und die Last rechtlicher Strafen verringern.
4. Langfristige strategische Passung
- Kosten: Obwohl das Outsourcing auf den ersten Blick teurer erscheinen mag, kann es auf lange Sicht kosteneffektiver sein, da Bußgelder vermieden und der Bedarf an spezialisiertem Personal reduziert wird.
- Unternehmensstrategie: Stimmen Sie Ihre Wahl mit Ihrer übergeordneten Geschäftsstrategie ab. Wenn eine schnelle internationale Expansion ein Ziel ist, könnten Outsourcing oder die Nutzung von Auftragnehmern die nötige Agilität bieten.
5. Angebote einholen und sorgfältig prüfen
Fordern Sie detaillierte Angebote von mehreren EOR- und globalen Payroll-Dienstleistern an. Worauf Sie neben Kosten und Reputation achten sollten:
- Lokale Expertise
- Transparente Preisgestaltung
- Genaue Berechnung der Arbeitgeberaufwände
- Kundenservice-Level
- Langfristige Skalierbarkeit
- Partnerabhängige vs. eigenständige Anbieter (letztere werden empfohlen).
- Referenzen und Bewertungen prüfen.
6. Eine Entscheidung treffen
Treffen Sie eine Entscheidung auf Basis der Kapazität Ihres Unternehmens, die Gehaltsabrechnung intern zu verwalten, ohne die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz zu gefährden, und wie gut jede Option Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützt.
Best Practices für die Bezahlung internationaler Mitarbeitender
Wenn Sie sich entscheiden, den Prozess selbst in die Hand zu nehmen, finden Sie hier einige bewährte Vorgehensweisen als Leitfaden:
1. Bleiben Sie bei lokalen Gesetzen auf dem Laufenden
Überprüfen Sie kontinuierlich Ihr Wissen zu lokalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Meldepflichten in jedem Land.
Wie Katherine Loranger, CPO bei Safeguard Global, empfiehlt: „Erstellen Sie monatliche Überprüfungen – keine jährlichen. Validieren Sie Klassifizierungen proaktiv: Mit dem Aufkommen von Remote-First-Modellen ist das Risiko von Fehlklassifikationen gestiegen.
Wenn Sie international Auftragnehmende beschäftigen, stellen Sie sicher, dass Ihr Risikomodell von regionalen Rechtsexperten geprüft wird – bevor die Gehaltsabrechnung beginnt.“
In ähnlicher Weise empfiehlt Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies: „Erstellen Sie einen Compliance-Kalender, der mindestens 12 bis 18 Monate vorausblickt, mit genügend Zeit für die Anpassung von Arbeitsabläufen bei neuen Regelungen. So werden Last-Minute-Fehler vermieden und internationale Lohnabrechnung wird deutlich beherrschbarer.“
2. Technologie einsetzen
Verwenden Sie fortschrittliche Payroll-Software, die mehrere Währungen, Sprachen und regulatorische Umgebungen verwalten kann.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie skalierbar ist und sich mit anderen HR- und Buchhaltungssystemen integrieren lässt.
3. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf die Technik
Wie Akin betont: „Lohnabrechnungsprogramme sind hilfreich, aber nicht perfekt. Sie erledigen Berechnungen und lokale Abzüge, aber manuelle Prüfungen sind trotzdem nötig. Ich empfehle, vierteljährliche Audits durchzuführen, um etwa veraltete Steuer-IDs, falsche Adressen oder DSGVO-Probleme im Zusammenhang mit abgelaufenen Einwilligungen zu entdecken.“
4. Klare Richtlinien verfassen
Wie Marshall hervorhebt: „Richtlinien sind genauso wichtig wie Software. Legen Sie schriftlich fest, wie und wann Umrechnungen erfolgen, ob das Unternehmen oder der Mitarbeitende Währungsschwankungen übernimmt und wie Sozialleistungsabzüge angewendet werden."
Überprüfen Sie das Dokument zweimal jährlich, genauso wie Sie Lieferantenverträge überprüfen, denn die zugrunde liegenden Gesetze verändern sich ständig.“
5. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Unabhängig davon, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung international erfolgt oder nicht, ist es eine gute Praxis, regelmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnungsprüfungen durchzuführen, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
5. Einsatz von Auftragnehmern
rnrnEine weitere Möglichkeit ist die Beschäftigung von Auftragnehmern, die theoretisch einfacher zu beauftragen sind.rnrnrnrnWorauf Sie hierbei achten sollten: Wenn die lokalen Behörden Ihren Auftragnehmer rechtlich als Arbeitnehmer einstufen, haftet Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Steuern, Nachzahlungen und Sozialleistungen. Es können zudem weitere Bußgelder drohen.rnrn| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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Für weitere Tipps zu internationaler Lohnabrechnung und Talentmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leaders. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr Wirkung zu erzielen.
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
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- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
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- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
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- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
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- Lokaler Lohnsteuerabzug
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- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
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- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
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- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
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- Formular 1042-S:
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- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
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- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
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- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
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- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
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- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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rnrnVorteile: Einfach und unkompliziert. Nachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen dennoch beachtet werden.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Pflegen Sie klare und offene Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Lohn- und Gehaltsfragen. Dazu gehört, detaillierte Lohnabrechnungen bereitzustellen, sämtliche Abzüge transparent zu erklären und auf Rückfragen zur Abrechnung zeitnah einzugehen.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, gleich zu Beginn die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jedes Mitarbeitenden zu bestätigen und diese Daten dann vierteljährlich zu überprüfen.
So lassen sich kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermeiden. Wenn sich Steuerregeln ändern, informieren Sie frühzeitig und verständlich, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich der Nettolohn verändert.“
7. Fremdwährungsrisiken systematisch absichern
Die Absicherung von Fremdwährungsrisiken wird für internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen empfohlen, wenn Sie Mitarbeitende in Fremdwährungen bezahlen und Wechselkursüberraschungen vermeiden möchten.
Das hilft bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und trägt zu regelmäßigen Auszahlungen bei—insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung in einer einzigen Währung wie USD verwalten.
Gängige Methoden sind Termingeschäfte, Multiwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Sind die Zahlungen dagegen selten oder gering, lohnt sich der Aufwand für eine Absicherung meist nicht.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Lohnkosten hoch sind oder auf Märkte mit starken Währungsschwankungen entfallen.
8. Zentrale Berichterstattung
Zentrale Berichterstattung ist eine bewährte Methode bei der globalen Gehaltsabrechnung, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über die Gehaltskosten, Steuerverpflichtungen und den Personalbestand in allen Ländern bietet. Das erleichtert Budgetierung, Complianceüberwachung und Berichte für Management & Geschäftsführung.
Statt einzelne Tabellen von Dienstleistern innerhalb Brasiliens, Deutschlands oder Japans zu erhalten, können Sie alle Lohndaten in einem Dashboard einsehen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür meist integrierte Systeme oder ein globaler Abrechnungsdienstleister erforderlich.
<!-- wp:acf/authornotes {"name":"acf/authornotes","data":{"image":55457,"_image":"field_authornotes_image","image_style":"image-img--circle","_image_style":"field_authornotes_image_style","title":"Profi-Tipp","_title":"field_authornotes_title","content":"Erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender, der alle lokalen Bankfeiertage und die Vorlaufzeit jedes Anbieters anzeigt. Kombinieren Sie diesen Zeitplan mit einer Integration zwischen dem HR-System und dem Buchhaltungsprogramm – dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben spürbar.—Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen, Amortization Calculator
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeitender
rnrnBeginnen wir mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie bei der Bezahlung internationaler Angestellter achten müssen.rnrn rnrnDer Prozess ist komplex, da in verschiedenen Ländern unterschiedliche rechtliche, steuerliche und regulatorische Anforderungen gelten:rnrn1. Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Arbeitgebersteuern
rnrnJedes Land hat eigene Regeln dazu, wie Mitarbeitende behandelt werden müssen – dazu gehören bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen oder Mindestlohn.rnrn rnrnAls Arbeitgeber müssen Sie außerdem Sozialabgaben wie Beiträge zur Krankenversicherung oder zur Altersvorsorge abführen.rnrn rnrnEs geht nicht nur um Steuern, sondern auch darum, als rechtskonformes Unternehmen zu gelten. Ignorieren Sie diese Vorschriften, riskieren Sie Klagen oder Sanktionen durch die Arbeitsbehörde. Das hält Sie gesetzlich auf der sicheren Seite.rnrn2. Internationale Zahlungen und Gebühren
rnrnDie Abwicklung von Gehaltszahlungen in mehreren Währungen ist eine Herausforderung – wegen Wechselkursschwankungen, Bankvorschriften und Gebühren.rnrn rnrnWie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3–5 Tage und kosten 3–4% Gebühren. Beschäftigte brauchen jedoch Sofortzahlungen, müssen aber mit KYC-Prüfungen von 2–10 Tagen rechnen, wenn Banken zusätzliche Nachweise verlangen.rnrn rnrnZusätzlich können sich Wechselkursschwankungen über Nacht mit bis zu 12% negativ auf die Gehaltskosten auswirken. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt durch Wechselkursverluste sinkt, die sie selbst nicht beeinflussen können.“rnrn3. Steuerabzug und Steuererklärung
rnrnWenn Sie Mitarbeitende im Ausland bezahlen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag an Lohnsteuer und Sozialabgaben abziehen.rnrn rnrnIn manchen Ländern sind zudem am Jahresende Steuerformulare an die Arbeitnehmer weiterzugeben. Hier heißt es: Der Steuerbehörde keinen Anlass zu Beanstandungen geben! Fehler können zu Strafen oder Betriebsprüfungen führen.rnrn4. Mitarbeitenden-Klassifizierung (Auftragnehmende vs. Angestellte)
rnrnNur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das nicht, dass das lokale Recht zustimmt. Wer wie ein Angestellter arbeitet – also Vollzeit, unter Ihrer Leitung und mit Ihren Tools – wird in manchen Ländern auch als solcher eingeordnet.rnrn rnrnEin kurzfristiger Einsatz in den USA kann als Freiberufler durchgehen, während in Spanien dieselbe Konstellation vollen Arbeitnehmerschutz auslöst.rnrn rnrnDas kann dazu führen, dass Sie Lohnnachzahlungen, Steuern oder sogar Sozialleistungen rückwirkend schulden. Dies ist eine der häufigsten Compliance-Fallen. Im Zweifel: Lokale Vorschriften prüfen oder einen EOR (Employer of Record) nutzen.rnrn5. Datenschutz und Gehaltssicherheit
rnrnGehaltsdaten sind höchst sensibel – Namen, Gehälter, Kontodaten, Steuer-IDs. Einige Länder (wie die EU mit der DSGVO) haben strenge Datenschutzgesetze, die eingehalten werden müssen.rnrn rnrnSie müssen Daten sicher speichern und weitergeben – sonst drohen hohe Bußgelder. Es geht nicht nur um rechtliche Risiken: Ihr Team erwartet von Ihnen, dass deren Daten geschützt sind.rnrn6. Integration mit internen Systemen
rnrnGlobale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht, wenn sie im Silo arbeitet. Idealerweise ist sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung verbunden.rnrn rnrnFehlt diese Verbindung, müssen Sie Daten manuell übertragen – das führt zu Fehlern und Verzögerungen. Je mehr Länder Sie bedienen, desto problematischer wird das. Integration sorgt für reibungslose Prozesse.rnrn7. Zeitverschiebungen
rnrnZeitunterschiede sind bei internationalen Gehaltszahlungen wichtig: Stichtage für die Abrechnung, Bankzeiten oder Feiertage variieren je nach Land und können Überweisungen verzögern.rnrn rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
- t
- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
- t
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
- t
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
Abonnieren Sie den Newsletter „People Managing People“
Für weitere Tipps zu internationaler Lohnabrechnung und Talentmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leaders. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr Wirkung zu erzielen.
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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Für weitere Tipps zu internationaler Lohnabrechnung und Talentmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leaders. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr Wirkung zu erzielen.
rnrnVorteile: Einfach und unkompliziert. Nachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen dennoch beachtet werden.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Pflegen Sie klare und offene Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Lohn- und Gehaltsfragen. Dazu gehört, detaillierte Lohnabrechnungen bereitzustellen, sämtliche Abzüge transparent zu erklären und auf Rückfragen zur Abrechnung zeitnah einzugehen.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, gleich zu Beginn die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jedes Mitarbeitenden zu bestätigen und diese Daten dann vierteljährlich zu überprüfen.
So lassen sich kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermeiden. Wenn sich Steuerregeln ändern, informieren Sie frühzeitig und verständlich, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich der Nettolohn verändert.“
7. Fremdwährungsrisiken systematisch absichern
Die Absicherung von Fremdwährungsrisiken wird für internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen empfohlen, wenn Sie Mitarbeitende in Fremdwährungen bezahlen und Wechselkursüberraschungen vermeiden möchten.
Das hilft bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und trägt zu regelmäßigen Auszahlungen bei—insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung in einer einzigen Währung wie USD verwalten.
Gängige Methoden sind Termingeschäfte, Multiwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Sind die Zahlungen dagegen selten oder gering, lohnt sich der Aufwand für eine Absicherung meist nicht.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Lohnkosten hoch sind oder auf Märkte mit starken Währungsschwankungen entfallen.
8. Zentrale Berichterstattung
Zentrale Berichterstattung ist eine bewährte Methode bei der globalen Gehaltsabrechnung, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über die Gehaltskosten, Steuerverpflichtungen und den Personalbestand in allen Ländern bietet. Das erleichtert Budgetierung, Complianceüberwachung und Berichte für Management & Geschäftsführung.
Statt einzelne Tabellen von Dienstleistern innerhalb Brasiliens, Deutschlands oder Japans zu erhalten, können Sie alle Lohndaten in einem Dashboard einsehen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür meist integrierte Systeme oder ein globaler Abrechnungsdienstleister erforderlich.
<!-- wp:acf/authornotes {"name":"acf/authornotes","data":{"image":55457,"_image":"field_authornotes_image","image_style":"image-img--circle","_image_style":"field_authornotes_image_style","title":"Profi-Tipp","_title":"field_authornotes_title","content":"Erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender, der alle lokalen Bankfeiertage und die Vorlaufzeit jedes Anbieters anzeigt. Kombinieren Sie diesen Zeitplan mit einer Integration zwischen dem HR-System und dem Buchhaltungsprogramm – dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben spürbar.—Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen, Amortization Calculator
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeitender
rnrnBeginnen wir mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie bei der Bezahlung internationaler Angestellter achten müssen.rnrn rnrnDer Prozess ist komplex, da in verschiedenen Ländern unterschiedliche rechtliche, steuerliche und regulatorische Anforderungen gelten:rnrn1. Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Arbeitgebersteuern
rnrnJedes Land hat eigene Regeln dazu, wie Mitarbeitende behandelt werden müssen – dazu gehören bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen oder Mindestlohn.rnrn rnrnAls Arbeitgeber müssen Sie außerdem Sozialabgaben wie Beiträge zur Krankenversicherung oder zur Altersvorsorge abführen.rnrn rnrnEs geht nicht nur um Steuern, sondern auch darum, als rechtskonformes Unternehmen zu gelten. Ignorieren Sie diese Vorschriften, riskieren Sie Klagen oder Sanktionen durch die Arbeitsbehörde. Das hält Sie gesetzlich auf der sicheren Seite.rnrn2. Internationale Zahlungen und Gebühren
rnrnDie Abwicklung von Gehaltszahlungen in mehreren Währungen ist eine Herausforderung – wegen Wechselkursschwankungen, Bankvorschriften und Gebühren.rnrn rnrnWie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3–5 Tage und kosten 3–4% Gebühren. Beschäftigte brauchen jedoch Sofortzahlungen, müssen aber mit KYC-Prüfungen von 2–10 Tagen rechnen, wenn Banken zusätzliche Nachweise verlangen.rnrn rnrnZusätzlich können sich Wechselkursschwankungen über Nacht mit bis zu 12% negativ auf die Gehaltskosten auswirken. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt durch Wechselkursverluste sinkt, die sie selbst nicht beeinflussen können.“rnrn3. Steuerabzug und Steuererklärung
rnrnWenn Sie Mitarbeitende im Ausland bezahlen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag an Lohnsteuer und Sozialabgaben abziehen.rnrn rnrnIn manchen Ländern sind zudem am Jahresende Steuerformulare an die Arbeitnehmer weiterzugeben. Hier heißt es: Der Steuerbehörde keinen Anlass zu Beanstandungen geben! Fehler können zu Strafen oder Betriebsprüfungen führen.rnrn4. Mitarbeitenden-Klassifizierung (Auftragnehmende vs. Angestellte)
rnrnNur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das nicht, dass das lokale Recht zustimmt. Wer wie ein Angestellter arbeitet – also Vollzeit, unter Ihrer Leitung und mit Ihren Tools – wird in manchen Ländern auch als solcher eingeordnet.rnrn rnrnEin kurzfristiger Einsatz in den USA kann als Freiberufler durchgehen, während in Spanien dieselbe Konstellation vollen Arbeitnehmerschutz auslöst.rnrn rnrnDas kann dazu führen, dass Sie Lohnnachzahlungen, Steuern oder sogar Sozialleistungen rückwirkend schulden. Dies ist eine der häufigsten Compliance-Fallen. Im Zweifel: Lokale Vorschriften prüfen oder einen EOR (Employer of Record) nutzen.rnrn5. Datenschutz und Gehaltssicherheit
rnrnGehaltsdaten sind höchst sensibel – Namen, Gehälter, Kontodaten, Steuer-IDs. Einige Länder (wie die EU mit der DSGVO) haben strenge Datenschutzgesetze, die eingehalten werden müssen.rnrn rnrnSie müssen Daten sicher speichern und weitergeben – sonst drohen hohe Bußgelder. Es geht nicht nur um rechtliche Risiken: Ihr Team erwartet von Ihnen, dass deren Daten geschützt sind.rnrn6. Integration mit internen Systemen
rnrnGlobale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht, wenn sie im Silo arbeitet. Idealerweise ist sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung verbunden.rnrn rnrnFehlt diese Verbindung, müssen Sie Daten manuell übertragen – das führt zu Fehlern und Verzögerungen. Je mehr Länder Sie bedienen, desto problematischer wird das. Integration sorgt für reibungslose Prozesse.rnrn7. Zeitverschiebungen
rnrnZeitunterschiede sind bei internationalen Gehaltszahlungen wichtig: Stichtage für die Abrechnung, Bankzeiten oder Feiertage variieren je nach Land und können Überweisungen verzögern.rnrn rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
- t
- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
- t
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
- t
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
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- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
Abonnieren Sie den Newsletter „People Managing People“
Für weitere Tipps zu internationaler Lohnabrechnung und Talentmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leaders. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr Wirkung zu erzielen.
rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
- t
- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
- t
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
- t
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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rnrnVorteile: Einfach und unkompliziert. Nachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen dennoch beachtet werden.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Pflegen Sie klare und offene Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Lohn- und Gehaltsfragen. Dazu gehört, detaillierte Lohnabrechnungen bereitzustellen, sämtliche Abzüge transparent zu erklären und auf Rückfragen zur Abrechnung zeitnah einzugehen.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, gleich zu Beginn die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jedes Mitarbeitenden zu bestätigen und diese Daten dann vierteljährlich zu überprüfen.
So lassen sich kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermeiden. Wenn sich Steuerregeln ändern, informieren Sie frühzeitig und verständlich, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich der Nettolohn verändert.“
7. Fremdwährungsrisiken systematisch absichern
Die Absicherung von Fremdwährungsrisiken wird für internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen empfohlen, wenn Sie Mitarbeitende in Fremdwährungen bezahlen und Wechselkursüberraschungen vermeiden möchten.
Das hilft bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und trägt zu regelmäßigen Auszahlungen bei—insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung in einer einzigen Währung wie USD verwalten.
Gängige Methoden sind Termingeschäfte, Multiwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Sind die Zahlungen dagegen selten oder gering, lohnt sich der Aufwand für eine Absicherung meist nicht.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Lohnkosten hoch sind oder auf Märkte mit starken Währungsschwankungen entfallen.
8. Zentrale Berichterstattung
Zentrale Berichterstattung ist eine bewährte Methode bei der globalen Gehaltsabrechnung, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über die Gehaltskosten, Steuerverpflichtungen und den Personalbestand in allen Ländern bietet. Das erleichtert Budgetierung, Complianceüberwachung und Berichte für Management & Geschäftsführung.
Statt einzelne Tabellen von Dienstleistern innerhalb Brasiliens, Deutschlands oder Japans zu erhalten, können Sie alle Lohndaten in einem Dashboard einsehen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür meist integrierte Systeme oder ein globaler Abrechnungsdienstleister erforderlich.
<!-- wp:acf/authornotes {"name":"acf/authornotes","data":{"image":55457,"_image":"field_authornotes_image","image_style":"image-img--circle","_image_style":"field_authornotes_image_style","title":"Profi-Tipp","_title":"field_authornotes_title","content":"Erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender, der alle lokalen Bankfeiertage und die Vorlaufzeit jedes Anbieters anzeigt. Kombinieren Sie diesen Zeitplan mit einer Integration zwischen dem HR-System und dem Buchhaltungsprogramm – dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben spürbar.—Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen, Amortization Calculator
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeitender
rnrnBeginnen wir mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie bei der Bezahlung internationaler Angestellter achten müssen.rnrn rnrnDer Prozess ist komplex, da in verschiedenen Ländern unterschiedliche rechtliche, steuerliche und regulatorische Anforderungen gelten:rnrn1. Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Arbeitgebersteuern
rnrnJedes Land hat eigene Regeln dazu, wie Mitarbeitende behandelt werden müssen – dazu gehören bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen oder Mindestlohn.rnrn rnrnAls Arbeitgeber müssen Sie außerdem Sozialabgaben wie Beiträge zur Krankenversicherung oder zur Altersvorsorge abführen.rnrn rnrnEs geht nicht nur um Steuern, sondern auch darum, als rechtskonformes Unternehmen zu gelten. Ignorieren Sie diese Vorschriften, riskieren Sie Klagen oder Sanktionen durch die Arbeitsbehörde. Das hält Sie gesetzlich auf der sicheren Seite.rnrn2. Internationale Zahlungen und Gebühren
rnrnDie Abwicklung von Gehaltszahlungen in mehreren Währungen ist eine Herausforderung – wegen Wechselkursschwankungen, Bankvorschriften und Gebühren.rnrn rnrnWie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3–5 Tage und kosten 3–4% Gebühren. Beschäftigte brauchen jedoch Sofortzahlungen, müssen aber mit KYC-Prüfungen von 2–10 Tagen rechnen, wenn Banken zusätzliche Nachweise verlangen.rnrn rnrnZusätzlich können sich Wechselkursschwankungen über Nacht mit bis zu 12% negativ auf die Gehaltskosten auswirken. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt durch Wechselkursverluste sinkt, die sie selbst nicht beeinflussen können.“rnrn3. Steuerabzug und Steuererklärung
rnrnWenn Sie Mitarbeitende im Ausland bezahlen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag an Lohnsteuer und Sozialabgaben abziehen.rnrn rnrnIn manchen Ländern sind zudem am Jahresende Steuerformulare an die Arbeitnehmer weiterzugeben. Hier heißt es: Der Steuerbehörde keinen Anlass zu Beanstandungen geben! Fehler können zu Strafen oder Betriebsprüfungen führen.rnrn4. Mitarbeitenden-Klassifizierung (Auftragnehmende vs. Angestellte)
rnrnNur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das nicht, dass das lokale Recht zustimmt. Wer wie ein Angestellter arbeitet – also Vollzeit, unter Ihrer Leitung und mit Ihren Tools – wird in manchen Ländern auch als solcher eingeordnet.rnrn rnrnEin kurzfristiger Einsatz in den USA kann als Freiberufler durchgehen, während in Spanien dieselbe Konstellation vollen Arbeitnehmerschutz auslöst.rnrn rnrnDas kann dazu führen, dass Sie Lohnnachzahlungen, Steuern oder sogar Sozialleistungen rückwirkend schulden. Dies ist eine der häufigsten Compliance-Fallen. Im Zweifel: Lokale Vorschriften prüfen oder einen EOR (Employer of Record) nutzen.rnrn5. Datenschutz und Gehaltssicherheit
rnrnGehaltsdaten sind höchst sensibel – Namen, Gehälter, Kontodaten, Steuer-IDs. Einige Länder (wie die EU mit der DSGVO) haben strenge Datenschutzgesetze, die eingehalten werden müssen.rnrn rnrnSie müssen Daten sicher speichern und weitergeben – sonst drohen hohe Bußgelder. Es geht nicht nur um rechtliche Risiken: Ihr Team erwartet von Ihnen, dass deren Daten geschützt sind.rnrn6. Integration mit internen Systemen
rnrnGlobale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht, wenn sie im Silo arbeitet. Idealerweise ist sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung verbunden.rnrn rnrnFehlt diese Verbindung, müssen Sie Daten manuell übertragen – das führt zu Fehlern und Verzögerungen. Je mehr Länder Sie bedienen, desto problematischer wird das. Integration sorgt für reibungslose Prozesse.rnrn7. Zeitverschiebungen
rnrnZeitunterschiede sind bei internationalen Gehaltszahlungen wichtig: Stichtage für die Abrechnung, Bankzeiten oder Feiertage variieren je nach Land und können Überweisungen verzögern.rnrn rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
- t
- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
- t
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
- t
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
Abonnieren Sie den Newsletter „People Managing People“
Für weitere Tipps zu internationaler Lohnabrechnung und Talentmanagement abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Leaders. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und in Ihrer Organisation mehr Wirkung zu erzielen.
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
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- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
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- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
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- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
- t
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
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- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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rnrnVorteile: Einfach und unkompliziert. Nachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen dennoch beachtet werden.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Pflegen Sie klare und offene Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Lohn- und Gehaltsfragen. Dazu gehört, detaillierte Lohnabrechnungen bereitzustellen, sämtliche Abzüge transparent zu erklären und auf Rückfragen zur Abrechnung zeitnah einzugehen.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, gleich zu Beginn die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jedes Mitarbeitenden zu bestätigen und diese Daten dann vierteljährlich zu überprüfen.
So lassen sich kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermeiden. Wenn sich Steuerregeln ändern, informieren Sie frühzeitig und verständlich, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich der Nettolohn verändert.“
7. Fremdwährungsrisiken systematisch absichern
Die Absicherung von Fremdwährungsrisiken wird für internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen empfohlen, wenn Sie Mitarbeitende in Fremdwährungen bezahlen und Wechselkursüberraschungen vermeiden möchten.
Das hilft bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und trägt zu regelmäßigen Auszahlungen bei—insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung in einer einzigen Währung wie USD verwalten.
Gängige Methoden sind Termingeschäfte, Multiwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Sind die Zahlungen dagegen selten oder gering, lohnt sich der Aufwand für eine Absicherung meist nicht.
Dies ist besonders sinnvoll, wenn die Lohnkosten hoch sind oder auf Märkte mit starken Währungsschwankungen entfallen.
8. Zentrale Berichterstattung
Zentrale Berichterstattung ist eine bewährte Methode bei der globalen Gehaltsabrechnung, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über die Gehaltskosten, Steuerverpflichtungen und den Personalbestand in allen Ländern bietet. Das erleichtert Budgetierung, Complianceüberwachung und Berichte für Management & Geschäftsführung.
Statt einzelne Tabellen von Dienstleistern innerhalb Brasiliens, Deutschlands oder Japans zu erhalten, können Sie alle Lohndaten in einem Dashboard einsehen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür meist integrierte Systeme oder ein globaler Abrechnungsdienstleister erforderlich.
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Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeitender
rnrnBeginnen wir mit den wichtigsten Punkten, auf die Sie bei der Bezahlung internationaler Angestellter achten müssen.rnrn rnrnDer Prozess ist komplex, da in verschiedenen Ländern unterschiedliche rechtliche, steuerliche und regulatorische Anforderungen gelten:rnrn1. Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Arbeitgebersteuern
rnrnJedes Land hat eigene Regeln dazu, wie Mitarbeitende behandelt werden müssen – dazu gehören bezahlter Urlaub, Kündigungsfristen oder Mindestlohn.rnrn rnrnAls Arbeitgeber müssen Sie außerdem Sozialabgaben wie Beiträge zur Krankenversicherung oder zur Altersvorsorge abführen.rnrn rnrnEs geht nicht nur um Steuern, sondern auch darum, als rechtskonformes Unternehmen zu gelten. Ignorieren Sie diese Vorschriften, riskieren Sie Klagen oder Sanktionen durch die Arbeitsbehörde. Das hält Sie gesetzlich auf der sicheren Seite.rnrn2. Internationale Zahlungen und Gebühren
rnrnDie Abwicklung von Gehaltszahlungen in mehreren Währungen ist eine Herausforderung – wegen Wechselkursschwankungen, Bankvorschriften und Gebühren.rnrn rnrnWie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Klassische SWIFT-Überweisungen dauern 3–5 Tage und kosten 3–4% Gebühren. Beschäftigte brauchen jedoch Sofortzahlungen, müssen aber mit KYC-Prüfungen von 2–10 Tagen rechnen, wenn Banken zusätzliche Nachweise verlangen.rnrn rnrnZusätzlich können sich Wechselkursschwankungen über Nacht mit bis zu 12% negativ auf die Gehaltskosten auswirken. Mitarbeitende sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt durch Wechselkursverluste sinkt, die sie selbst nicht beeinflussen können.“rnrn3. Steuerabzug und Steuererklärung
rnrnWenn Sie Mitarbeitende im Ausland bezahlen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag an Lohnsteuer und Sozialabgaben abziehen.rnrn rnrnIn manchen Ländern sind zudem am Jahresende Steuerformulare an die Arbeitnehmer weiterzugeben. Hier heißt es: Der Steuerbehörde keinen Anlass zu Beanstandungen geben! Fehler können zu Strafen oder Betriebsprüfungen führen.rnrn4. Mitarbeitenden-Klassifizierung (Auftragnehmende vs. Angestellte)
rnrnNur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, heißt das nicht, dass das lokale Recht zustimmt. Wer wie ein Angestellter arbeitet – also Vollzeit, unter Ihrer Leitung und mit Ihren Tools – wird in manchen Ländern auch als solcher eingeordnet.rnrn rnrnEin kurzfristiger Einsatz in den USA kann als Freiberufler durchgehen, während in Spanien dieselbe Konstellation vollen Arbeitnehmerschutz auslöst.rnrn rnrnDas kann dazu führen, dass Sie Lohnnachzahlungen, Steuern oder sogar Sozialleistungen rückwirkend schulden. Dies ist eine der häufigsten Compliance-Fallen. Im Zweifel: Lokale Vorschriften prüfen oder einen EOR (Employer of Record) nutzen.rnrn5. Datenschutz und Gehaltssicherheit
rnrnGehaltsdaten sind höchst sensibel – Namen, Gehälter, Kontodaten, Steuer-IDs. Einige Länder (wie die EU mit der DSGVO) haben strenge Datenschutzgesetze, die eingehalten werden müssen.rnrn rnrnSie müssen Daten sicher speichern und weitergeben – sonst drohen hohe Bußgelder. Es geht nicht nur um rechtliche Risiken: Ihr Team erwartet von Ihnen, dass deren Daten geschützt sind.rnrn6. Integration mit internen Systemen
rnrnGlobale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht, wenn sie im Silo arbeitet. Idealerweise ist sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Finanzbuchhaltung verbunden.rnrn rnrnFehlt diese Verbindung, müssen Sie Daten manuell übertragen – das führt zu Fehlern und Verzögerungen. Je mehr Länder Sie bedienen, desto problematischer wird das. Integration sorgt für reibungslose Prozesse.rnrn7. Zeitverschiebungen
rnrnZeitunterschiede sind bei internationalen Gehaltszahlungen wichtig: Stichtage für die Abrechnung, Bankzeiten oder Feiertage variieren je nach Land und können Überweisungen verzögern.rnrn rnrnWie Kevin Marshall, CPA und Experte für private Finanzen bei Amortization Calculator, sagt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn der Hauptsitz zehn Zeitzonen entfernt vom Satellitenteam ist. Eine Abrechnung, die mittags in New York schließt, hat schon die Bankfrist in Manila verpasst."US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeitender
rnrnWenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, die US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso, was nicht gilt.rnrn rnrnNachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Aspekte, um bei der Bezahlung von ausländischen Mitarbeitenden regelkonform zu bleiben.rnrn1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
rnrnArbeitet eine ausländische Arbeitskraft ausschließlich außerhalb der USA und ist weder US-Bürger noch US-Resident, dann gilt:rnrn- t
- In der Regel ist kein US-amerikanischer Bundessteuerabzug erforderlich.
- t
- Auch FICA (Sozialversicherung/Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) entfallen meist.
- t
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
- t
- Arbeitgeberbeiträge zur lokalen Sozialversicherung
- t
- Lokaler Lohnsteuerabzug
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- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
- Allerdings können im Wohnsitzland steuerliche Verpflichtungen bestehen, etwa:
2. Relevante IRS-Formulare
rnrnBei der Beschäftigung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt der IRS spezielle Formulare zur Feststellung des Steuerstatus und zur Vermeidung von Falschmeldungen:rnrn- t
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Nachweis, dass der Mitarbeitende nicht US-Person ist.
- t
- Vermeidung eines US-Quellensteuerabzugs auf Auslandszahlungen.
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) bzw. W-8BEN-E (für Unternehmen):
- t
- Formular 1042-S:
- t
- Meldung von US-einkommensquellen und etwaigem Steuerabzug an ausländische Personen.
- Formular 1042-S:
- t
- Formular 1099:
- t
- Wird für ausländische Auftragnehmende, die keine Arbeit in den USA leisten, nicht benötigt – gilt nur für US-basierte Auftragnehmer.
- Formular 1099:
3. Keine US-Lohnsteuer für Tätigkeiten im Ausland
rnrnFür ausländische Mitarbeitende oder Auftragnehmer, die vollständig außerhalb der USA arbeiten und keine US-amerikanischen Einkünfte erzielen, gilt:rnrn- t
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern abführen.
- t
- Sie zahlen auch keine Arbeitgeberbeiträge zu US-Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung.
4. Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE)
rnrnZu beachten ist, dass die Anstellung internationaler Mitarbeitender im Tätigkeitsland eine sogenannte „Betriebsstätte“ begründen kann – das heißt:rnrn- t
- Ihr Unternehmen gilt dann als steuerlich relevante Niederlassung in diesem Land.
- t
- Dadurch können Unternehmens-, Umsatzsteuer- oder lokale Lohnabgaben entstehen.
- t
- Employers of Record (EORs), denen die lokale Anstellung übertragen wird.
- t
- Juristische Beratung zur Feststellung der PE-Schwellenwerte je Land.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
- t
- Keine US-Lohnsteuern für Mitarbeitende außerhalb der USA, außer sie sind US-Personen.
- t
- Formular W-8BEN/E zur Feststellung des Nicht-US-Status von Auftragnehmenden einholen.
- t
- Formular 1099 ist für ausländische Angestellte ohne US-Einkünfte nicht erforderlich.
- t
- Im Wohnland bestehen meist Steuer- oder Arbeitsrechtsvorgaben, die erfüllt werden müssen.
- t
- Achten Sie auf Risiken bezüglich Betriebsstätte (Permanent Establishment), wenn Sie ausländische Mitarbeitende direkt einstellen.
| Sie müssen schnell einstellen in einem neuen Land und haben (noch) keine eigene Niederlassung? | Nutzen Sie einen EOR |
| Freelancer für kurzfristigen Auftrag? | Beauftragen Sie eine*n Auftragnehmende*n |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und brauchen Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung? | Outsourcen Sie an einen lokalen Payroll-Anbieter |
| Langfristige Expansion mit wachsendem Team? | Eigene Niederlassung gründen und HR/Payroll-Prozesse im Haus aufbauen |
| Einstellung in vielen Ländern und Sie wünschen zentrale Kontrolle? | Verwenden Sie eine globale Payroll-Plattform |
9. Verantwortlichkeit niemals auslagern
Abschließend empfiehlt Loranger: „Lagern Sie niemals die Verantwortung aus. Ganz gleich, ob Sie einen EOR nutzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie von Marshall vorgeschlagen, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungs-Team bestimmen, dessen einzige Aufgabe es ist, vor jedem Lauf zu hinterfragen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen mitten in der Woche liegenden Feiertag stoßen, an den Sie nicht gedacht haben.
11. Nutzen Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Auch hier, wie Marshall anmerkt: „Wir leiten alle Abrechnungsdaten ausschließlich über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die dem strengeren Standard der von uns bedienten Länder entsprechen.
Nutzen Sie überall Zwei-Faktor-Authentifizierung, überprüfen Sie die Hintergründe aller Anbieter, die Zugriff auf Gehaltsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugang auf die geringstmögliche Personenzahl. Die Leute werden sich über den zusätzlichen Anmeldeschritt beschweren. Sie hören auf, sich zu beschweren, sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert.“
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