Internationale Mitarbeiter bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden

Das 21. Jahrhundert bedeutet, dass Sie sehr einfach auf internationale Talente zurückgreifen können.

Neue Gebiete bedeuten jedoch auch neue Arbeitsgesetze und Gepflogenheiten, die es zu beachten und einzuhalten gilt. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen und welche Herausforderungen damit verbunden sind.

So bezahlen Sie internationale Mitarbeitende

Ihre Möglichkeiten zur Bezahlung internationaler Mitarbeitender hängen davon ab, wie viel Verantwortung Sie für deren Beschäftigung insgesamt übernehmen möchten. 

Im Wesentlichen haben Sie fünf Möglichkeiten:

1. Den Prozess intern abwickeln
2. Auftragnehmende einsetzen
3. An ein lokales Unternehmen auslagern
4. Über einen offiziellen Arbeitgeber (EOR) auslagern
5. An einen globalen Anbieter für Lohnabrechnungen auslagern

1. Den Prozess intern abwickeln

Einige Unternehmen, insbesondere größere, entscheiden sich dafür, die globale Lohnabrechnung intern mithilfe separater Unternehmenseinheiten in den jeweiligen Rechtsordnungen zu verwalten. Das bedeutet: 1) Unternehmenseinheiten in mehreren Rechtsordnungen einrichten und 2) Personal für die Durchführung der Lohnabrechnung einstellen.

Die Vorteile bestehen darin, dass Sie den Prozess und die Abläufe der Lohnabrechnung vollständig selbst kontrollieren. Und obwohl Software für globale Lohnabrechnungen hilfreich sein kann, führen die Komplexität dieses Prozesses und die erforderlichen Ressourcen dazu, dass sich viele Unternehmen für alternative Methoden entscheiden.

Vorteile: Mehr Kontrolle und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
Nachteile: Hohe Komplexität und erheblicher Ressourcenbedarf.

2. Auftragnehmende einsetzen

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Auftragnehmende einzustellen, deren Beschäftigung theoretisch einfacher ist.

Der einzige Punkt, den Sie hierbei beachten sollten, ist: Wenn die lokalen Behörden Ihre auftragnehmende Person rechtlich als angestellte Person einstufen, haftet Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Steuern, rückwirkende Vergütungen und Leistungen. Außerdem können zusätzliche Geldstrafen anfallen.

Vorteile: Einfach und unkompliziert.
Nachteile: Die lokalen Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen weiterhin berücksichtigt werden.

3. An ein lokales Unternehmen auslagern

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Aufgaben der Lohnabrechnung und Personalverwaltung an einen lokalen Anbieter für Lohnabrechnungen, eine Personalberatung oder eine PEO auszulagern. Dadurch erhalten Sie Zugang zu lokalem Fachwissen. Außerdem ist diese Methode häufig kostengünstiger als der Einsatz eines EOR. Sie müssen jedoch beachten, dass Sie für dieses Modell weiterhin eine rechtliche Einheit im jeweiligen Land benötigen. 

Vorteile: Zugang zu lokalem Fachwissen, Einhaltung der Vorschriften im jeweiligen Land und individuell zugeschnittene Unterstützung.
Nachteile: Sie müssen zunächst eine lokale Einheit gründen.

4. Über einen offiziellen Arbeitgeber auslagern 

Statt zu versuchen, die globale Lohnabrechnung intern abzuwickeln, lagern viele Unternehmen den Prozess an einen offiziellen Arbeitgeber (EOR) aus.

Ein EOR fungiert in der Rechtsordnung, in der Sie Mitarbeitende einstellen möchten, als Arbeitgeber und übernimmt alle Verwaltungsaufgaben wie etwa die Lohnabrechnung. Er verfügt über eine rechtliche Einheit in der gewünschten Rechtsordnung sowie über Fachkräfte, die alle Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen und Ihre gesetzeskonforme Beschäftigung sicherstellen.

EORs können Ihnen dabei helfen, sich innerhalb von weniger als einem Monat einzurichten und Mitarbeitende einzustellen.

Vorteile: Einfach, schnell und mit geringerem Ressourcenaufwand verbunden.
Nachteile: Weniger Kontrolle und Abhängigkeit vom Dienstleister.

Profi-Tipp

Es ist ratsam, einen EOR auszuwählen, der seit mindestens drei Jahren erfolgreich Personen im betreffenden Land beschäftigt. Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass Sie einen EOR beauftragen, der „alles schon erlebt hat“ und mehrere Beschäftigungszyklen in diesem Land durchlaufen konnte.—Alice Ferretti, Gründerin, HumansR

5. An einen globalen Anbieter für Lohnabrechnungen auslagern

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen globalen Anbieter für Lohnabrechnungen zu nutzen, der die Lohnabrechnung für mehrere Länder auf einer Plattform zusammenführt. Beachten Sie jedoch, dass Sie weiterhin eine lokale rechtliche Einheit in jedem Land benötigen, in dem Mitarbeitende ansässig sind.

Der Anbieter kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärungen und Berichterstattung optimieren – er ist jedoch nicht der rechtliche Arbeitgeber. Wenn Sie einen globalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter auswählen, bedenken Sie, dass Sie weiterhin für Compliance, Verträge und Leistungen verantwortlich sind.

Vorteile: Zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, einheitliche Berichterstattung über Länder hinweg und höhere Effizienz bei der internationalen Skalierung.
Nachteile: Erfordert weiterhin lokale Gesellschaften in jedem Land; die Kosten globaler Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste sind hoch, wenn Sie nur in einem oder zwei Ländern einstellen.

Welche Beschäftigungsoption sollte ich wählen?

Hier sind 5 Szenarien für die „beste Eignung“, die Ihnen helfen können, herauszufinden, welche der Optionen am besten zu Ihnen passt.

Wenn Sie zwischen den beiden ausgelagerten Ansätzen entscheiden, kann ein genauerer Blick auf die Wahl zwischen globaler Lohn- und Gehaltsabrechnung und einem EOR Ihnen helfen zu bestimmen, welches Modell zu Ihrer internationalen Einstellungsstruktur passt.

US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Arbeitnehmer

Wenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeiter einstellt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso wichtig zu wissen, was nicht zutrifft.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über 4 Aspekte, die Sie bei der Bezahlung ausländischer Arbeitnehmer beachten sollten, um die Vorschriften einzuhalten. Zunächst jedoch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug

Wenn ein ausländischer Arbeitnehmer vollständig außerhalb der USA arbeitet und weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig ist, gilt Folgendes:

• Die USA verlangen im Allgemeinen keinen Einbehalt der Bundes-Einkommensteuer.
• Auch FICA (Sozialversicherung und Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) gelten in der Regel nicht.
• Ihr Unternehmen kann jedoch im Land des Arbeitnehmers steuerpflichtig sein, unter anderem in Bezug auf:
  • Arbeitgeberbeiträge zu lokalen Sozialversicherungssystemen
  • Einbehalt der lokalen Einkommensteuer
  • Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden

Wichtig: Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten innerhalb der USA ausübt oder eine US-Person ist (Staatsbürger oder in den USA ansässig), gelten die US-Steuergesetze.

2. Zu beachtende IRS-Formulare

Bei der Einstellung ausländischer Personen oder Unternehmen verwendet der IRS bestimmte Formulare, um den Steuerstatus festzustellen und Falschmeldungen zu verhindern:

• Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (für Unternehmen):
  • Dient zur Bestätigung, dass der ausländische Arbeitnehmer keine US-Person ist.
  • Hilft, den US-Steuereinbehalt auf im Ausland geleistete Zahlungen zu vermeiden.
• Formular 1042-S: Dient zur Meldung von Einkünften aus US-Quellen, die an ausländische Personen gezahlt wurden, sofern ein Steuerabzug erforderlich war.
• Formular 1099: Für ausländische Auftragnehmer, die ihre Tätigkeit außerhalb der USA ausüben, nicht erforderlich – nur für Auftragnehmer mit Sitz in den USA.

3. Keine US-Lohnsteuern für Tätigkeiten im Ausland

Wenn ausländische Mitarbeiter oder Auftragnehmer vollständig außerhalb der USA ansässig sind und kein Einkommen aus US-Quellen beziehen:

• Sie müssen keine US-Lohnsteuern einbehalten.
• Sie müssen keine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Medicare oder Arbeitslosenversicherung zahlen.

Wenn der ausländische Mitarbeiter jedoch US-Bürger oder in den USA ansässig ist, müssen Sie Steuern genauso einbehalten und abführen wie bei einem inländischen Mitarbeiter – unabhängig davon, wo dieser arbeitet.

4. Risiko einer Betriebsstätte (PE)

Sie sollten beachten, dass die Einstellung internationaler Mitarbeiter eine „Betriebsstätte“ im Land des Mitarbeiters begründen kann – das bedeutet:

• Ihr Unternehmen könnte als steuerpflichtige geschäftliche Präsenz in diesem Land betrachtet werden.
• Dies kann Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer oder lokale Lohnsteuerpflichten auslösen.

Um dieses Risiko zu mindern, nutzen viele Unternehmen:

• Arbeitgeber als formelle Arbeitgeber (EORs), um den Mitarbeiter vor Ort zu beschäftigen.
• Rechtsberatung, um die Schwellenwerte für eine Betriebsstätte in den einzelnen Ländern zu verstehen.

Kosten für die Bezahlung internationaler Mitarbeiter

Damit Sie die mit der Bezahlung internationaler Mitarbeiter verbundenen Kosten besser einschätzen können, haben wir sie in einer Tabelle aufgeschlüsselt und Schätzungen dazu angegeben, wie hoch die einzelnen Kosten in USD ausfallen könnten.

Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter

Hier sind sieben Herausforderungen, die Sie bei der Beschäftigung internationaler Mitarbeiter berücksichtigen sollten.

1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuergesetze

Jedes Land hat eigene Regeln dafür, wie Mitarbeiter behandelt werden müssen – etwa in Bezug auf bezahlten Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn.

Sie müssen außerdem Ihren Anteil an Arbeitgeberabgaben zahlen, etwa für die Krankenversicherung oder Rentenbeiträge.

Es geht weniger um Steuern als darum, ein rechtmäßiger Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie dies versäumen, können Klagen oder Strafen von Arbeitsbehörden die Folge sein. Das sorgt dafür, dass Sie rechtlich als legitimer Arbeitgeber gelten.

Wichtig zu wissen

Remote-Arbeitskräfte lösen die 183-Tage-Regel aus; wer sich länger als 183 Tage in einem Land aufhält, gilt dort als steuerlich ansässig. Das weltweite Einkommen wird lokal besteuert. OECD-Säule 2 erfasst jetzt den Standort der Gehaltsabrechnung für die Berechnung der Mindeststeuer von 15 %. Unternehmen müssen dokumentieren, wo sich die Arbeitskräfte täglich aufhalten.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner, MS Advisory

2. Internationale Zahlungen und Gebühren

Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen kann aufgrund von Wechselkursschwankungen sowie bankseitigen Anforderungen und Gebühren schwierig sein.

Wie Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Herkömmliche SWIFT-Überweisungen dauern 3-5 Tage und verursachen Gebühren von 3-4 %. Arbeitskräfte benötigen sofortige Zahlungen, sehen sich jedoch mit KYC-Sperren konfrontiert, die 2-10 Tage dauern können, wenn Banken zusätzliche Dokumente anfordern.

Darüber hinaus können Wechselkursschwankungen über Nacht 12 % der Gehaltskosten zunichtemachen. Arbeitskräfte sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt aufgrund von Wechselkursbewegungen sinkt, die sie nicht beeinflussen können.“

3. Steuerabzüge und Meldungen

Wenn Sie Beschäftigte im Ausland bezahlen, erfordert die Einhaltung der globalen Anforderungen an die Gehaltsabrechnung, dass Sie den richtigen Betrag an Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen vom Gehalt einbehalten.

Einige Länder verlangen außerdem, dass Sie Beschäftigten am Jahresende Steuerformulare aushändigen. Es geht darum, sich mit den Steuerbehörden gutzustellen. Wenn dabei Fehler passieren, drohen Geldstrafen oder Prüfungen.

4. Einstufung von Beschäftigten (Auftragnehmer vs. Angestellte)

Nur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, bedeutet das nicht, dass die lokalen Gesetze dieser Einschätzung zustimmen. Wenn die Person wie ein Angestellter arbeitet – in Vollzeit, mit Berichtspflicht gegenüber einer Führungskraft und unter Verwendung Ihrer Arbeitsmittel –, stufen einige Länder sie möglicherweise neu ein.

Ein kurzer Auftrag in den Vereinigten Staaten könnte als selbstständige Tätigkeit durchgehen, in Spanien löst dieselbe Vereinbarung jedoch den vollständigen Schutz für Angestellte aus.

Das könnte bedeuten, dass Sie rückständige Vergütung, Steuern oder sogar Sozialleistungen schulden. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Wenn Sie unsicher sind, prüfen Sie die lokalen Vorschriften oder nutzen Sie einen EOR, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

5. Datenschutz und Sicherheit der Gehaltsabrechnung

Daten zur Gehaltsabrechnung sind äußerst sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten und Steuer-IDs. Einige Länder haben strenge Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa), und Sie müssen diese einhalten.

Sie müssen Daten sicher speichern und weitergeben, sonst können hohe Geldstrafen drohen. Es geht nicht nur um ein rechtliches Risiko, sondern auch um Vertrauen. Ihr Team erwartet, dass Sie seine Daten schützen.

6. Integration in interne Systeme

Die globale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht gut, wenn sie in einem isolierten System feststeckt. Idealerweise sollte sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Ihren Finanzwerkzeugen verbunden sein. 

Andernfalls müssen Sie Daten am Ende manuell kopieren, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Je mehr Länder Sie abdecken, desto problematischer wird das. Eine Integration sorgt für reibungslosere Abläufe.

7. Zeitzonenunterschiede

Zeitunterschiede sind bei der Bezahlung internationaler Beschäftigter relevant, da Fristen für den Abschluss der Gehaltsabrechnung, Banköffnungszeiten und Feiertage je nach Land variieren und Gehaltsüberweisungen verzögern können.

Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator, erklärt: „Die Kalender der Gehaltsabrechnung stimmen selten überein, wenn sich die Zentrale zehn Zeitzonen vom Team am anderen Standort entfernt befindet. Eine Datei, deren Abschluss in New York mittags erfolgt, hat in Manila den Annahmeschluss der Bank bereits überschritten".

Internationale Beschäftigte bezahlen: Entscheidungsprozess in 6 Schritten

Die Verwaltung der internationalen Gehaltsabrechnung oder die Entscheidung, wie Sie globale Talente bezahlen, hängt von einigen zentralen Variablen ab: Einstufung der Arbeitskräfte, rechtliche Infrastruktur, Teamgröße, Dringlichkeit und Risikobereitschaft. 

Dieser Rahmen hilft Ihnen, auf Grundlage Ihres individuellen Kontexts die richtige Entscheidung zu treffen:

1. Bewerten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele

• Geografische Präsenz: Berücksichtigen Sie die Länder, in denen Sie derzeit Mitarbeitende beschäftigen und in die Sie expandieren möchten. Die rechtlichen und administrativen Herausforderungen unterscheiden sich je nach Land und sind in einigen Ländern wesentlich komplexer und langwieriger als in anderen.
• Anzahl der Mitarbeitenden: Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeitende Sie international beschäftigen und wie sich diese Zahl voraussichtlich entwickeln wird. Wenn Sie in einem Land 1–2 Arbeitskräfte einstellen, kann eine EOR- oder Auftragnehmervereinbarung der einfachste Weg sein. Wenn Sie in einem Land 3–10 Arbeitskräfte einstellen, könnte dies die Gründung einer juristischen Person und die Auslagerung an einen lokalen Lohnabrechnungsdienstleister rechtfertigen.
• Fokus des Kerngeschäfts: Prüfen Sie, ob die interne Verwaltung der Lohnabrechnung von Ihren Kernaufgaben ablenken würde. 
• Zeitrahmen: Wenn Sie schnell einstellen müssen und keine lokale juristische Person gründen möchten, bietet eine EOR eine schnelle und rechtskonforme Lösung. Wenn Ihr Budget begrenzt ist und Sie für eine kurzfristige oder projektbezogene Tätigkeit einstellen, könnte eine Auftragnehmervereinbarung sinnvoller sein – vorausgesetzt, das Compliance-Risiko ist gering.

2. Bewerten Sie Ihre aktuellen Ressourcen

• Fachwissen: Verfügen Sie über das erforderliche Fachwissen zu internationalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und zur Lohnabrechnung oder können Sie es sich vertretbar aneignen?
• Technologie: Prüfen Sie, ob Sie über die Technologie verfügen, um die Lohnabrechnung zu verwalten und dabei länderübergreifend effizient zu arbeiten, einschließlich der Einhaltung aktueller Vorschriften und der Integration in andere Systeme.
• Budget: Berücksichtigen Sie die finanziellen Auswirkungen, einschließlich der Kosten für die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines internen Prozesses im Vergleich zu den Gebühren für die Auslagerung.

3. Bewerten Sie die Vor- und Nachteile

• Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten: Die interne Verarbeitung gibt Ihnen mehr Kontrolle und potenziell mehr Anpassungsmöglichkeiten, was wertvoll ist, wenn Sie komplexe Anforderungen an die Lohnabrechnung haben.
• Skalierbarkeit: Die Auslagerung an eine EOR oder einen Lohnabrechnungsdienstleister lässt sich leichter an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen, insbesondere in neuen Märkten.
• Risikomanagement: Die Auslagerung kann das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und die Belastung durch rechtliche Strafen verringern.

4. Langfristige strategische Eignung

• Kosten: Auch wenn die Auslagerung zunächst teurer erscheinen mag, könnte sie langfristig kosteneffizienter sein, da Bußgelder vermieden und weniger spezialisierte Mitarbeitende benötigt werden.
• Geschäftsstrategie: Stimmen Sie Ihre Entscheidung auf Ihre allgemeine Geschäftsstrategie ab. Wenn eine schnelle internationale Expansion zu Ihren Zielen gehört, könnten die Auslagerung oder der Einsatz von Auftragnehmern die erforderliche Flexibilität bieten.

5. Fordern Sie Angebote an und führen Sie eine sorgfältige Prüfung durch

Fordern Sie detaillierte Angebote von mehreren EOR- und globalen Lohnabrechnungsdienstleistern an. Achten Sie neben Kosten und Reputation auf Folgendes:

• Lokales Fachwissen
• Transparente Preisgestaltung
• Genaue Berechnungen der Arbeitgeberbelastungen
• Umfang des Kundensupports
• Langfristige Skalierbarkeit
• Von Partnern abhängige Anbieter im Vergleich zu Anbietern mit eigenen juristischen Personen (Letztere werden empfohlen).
• Prüfen Sie Referenzen und Bewertungen.

6. Treffen Sie eine Entscheidung 

Treffen Sie eine Entscheidung auf Grundlage der Fähigkeit Ihres Unternehmens, die Lohnabrechnung intern zu verwalten, ohne die Einhaltung von Vorschriften und die operative Effizienz zu beeinträchtigen, sowie danach, wie gut jede Option Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützt.

Bewährte Verfahren für die Bezahlung internationaler Mitarbeitender

Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Prozess allein zu bewältigen und intern abzuwickeln, finden Sie hier einige bewährte Verfahren, die Ihnen als Orientierung dienen:

1. Halten Sie sich über lokale Gesetze auf dem Laufenden

Überprüfen Sie kontinuierlich Ihre Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Meldepflichten in jedem Land. 

Wie Katherine Loranger, CPO bei Safeguard Global, empfiehlt: „Planen Sie monatliche Überprüfungen ein – keine jährlichen. Überprüfen Sie die Einstufungen proaktiv: Mit dem Aufkommen von Modellen mit vorrangiger Remote-Arbeit haben wir einen Anstieg des Risikos einer falschen Einstufung festgestellt.

Wenn Sie international Auftragnehmer beschäftigen, stellen Sie sicher, dass Ihr Risikomodell von regionalen Rechtsexperten geprüft wird – bevor die Lohnabrechnung beginnt.“

Ebenso empfiehlt Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies: „Erstellen Sie einen Compliance-Kalender, der mindestens 12 bis 18 Monate im Voraus blickt, und planen Sie Zeit ein, um Arbeitsabläufe anzupassen, wenn neue Vorschriften in Kraft treten. Das hilft, Fehler in letzter Minute zu vermeiden, und macht die internationale Lohnabrechnung deutlich einfacher.“

Profi-Tipp

Für Unternehmen mit virtuellen oder hybriden Belegschaften stelle ich sicher, dass wir einen klaren Prozess zur Erfassung haben, wo die Mitarbeitenden tatsächlich arbeiten, denn davon hängt ab, welcher staatlichen oder kommunalen Steuer sie unterliegen.— Lee Baldwin, Leiter des Managed-Bereichs bei Pay Check Limited

2. Technologie nutzen

Verwenden Sie fortschrittliche Lohnabrechnungssoftware, die mehrere Währungen, Sprachen und regulatorische Umgebungen verarbeiten kann. 

Stellen Sie sicher, dass die Technologie skalierbar ist und sich in andere Personal- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt. Kleinere Organisationen können diese Anforderungen mit einer globalen Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen erfüllen.

Profi-Tipp

HRIS > globale Lohnabrechnung > Buchhaltung verknüpfen, um die manuelle Neueingabe von Daten zu vermeiden, und Selbstbedienungsportale bereitstellen, über die Mitarbeitende ihre Auszahlungswährung auswählen und Gehaltsabrechnungen herunterladen können. Legen Sie SLAs fest, z. B. dass sich die Gelder innerhalb von maximal 2 Tagen auf dem Konto der Mitarbeitenden befinden.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory

3. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Technologie

Wie Akin hervorhebt: „Lohnabrechnungssoftware ist hilfreich, aber nicht perfekt. Sie kann Berechnungen und lokale Abzüge übernehmen, doch manuelle Prüfungen sind weiterhin erforderlich. Ich empfehle, vierteljährliche Prüfungen durchzuführen, um Dinge wie veraltete Steuer-IDs, falsche Adressen oder GDPR-Probleme im Zusammenhang mit abgelaufenen Einwilligungen zu erkennen.“

4. Klare Richtlinien verfassen

Wie Marshall hervorhebt: „Richtlinien sind genauso wichtig wie Software. Legen Sie schriftlich fest, wie und wann Umrechnungen erfolgen, ob das Unternehmen oder die Mitarbeitenden Wechselkursschwankungen tragen und wie Abzüge für Leistungen angewendet werden. 

Überprüfen Sie das Dokument zweimal jährlich, genauso wie Sie Lieferantenverträge überprüfen, denn die zugrunde liegenden Gesetze bleiben nicht unverändert.“

5. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen

Unabhängig davon, ob die Lohnabrechnung international erfolgt oder nicht, empfiehlt es sich, regelmäßig Lohnabrechnungsprüfungen durchzuführen, um Genauigkeit und Regelkonformität sicherzustellen.

Profi-Tipp

Führen Sie Verzeichnisse über die in den einzelnen Rechtsordnungen geleisteten Arbeitstage, um Einkommensausschlüsse gemäß den Vorschriften zu Säule Zwei zu belegen. Überprüfen Sie diese vierteljährlich, da sich die steuerlichen Rahmenbedingungen schnell ändern.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory

6. Effektive Kommunikation

Pflegen Sie klare und offene Kommunikationskanäle mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Fragen der Lohnabrechnung. Dazu gehört, detaillierte Gehaltsabrechnungen bereitzustellen, in denen alle Abzüge klar erläutert werden, und zeitnah auf Fragen zur Lohnabrechnung zu reagieren.

Wie Askin anmerkt: „Ich rate meinen Kunden, die Bankdaten, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jeder Arbeitskraft von Anfang an zu bestätigen und anschließend vierteljährlich zu überprüfen.

Dadurch werden Probleme in letzter Minute wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermieden. Wenn sich Steuervorschriften ändern, sollten Sie sie klar und frühzeitig erklären, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich ihr Nettogehalt verändert.“

7. Wechselkursrisiken systematisch absichern

Die Absicherung von Wechselkursrisiken gilt als bewährte Praxis für die internationale Lohnabrechnung, wenn Sie Mitarbeitende in ausländischen Währungen bezahlen und Überraschungen durch Wechselkursschwankungen vermeiden möchten.

Sie unterstützt bei der Budgetplanung und Kostenkontrolle und ermöglicht gleichbleibende Zahlungen—insbesondere wenn Sie die Lohnabrechnung ausgehend von einer einzigen Währung wie USD verwalten. 

Zu den gängigen Methoden gehören Terminkontrakte, Mehrwährungskonten oder Plattformen, die feste Wechselkurse anbieten. Wenn Ihre Zahlungen jedoch ein geringes Volumen haben oder nur gelegentlich anfallen, ist die Komplexität der Absicherung möglicherweise den Aufwand nicht wert. 

Am nützlichsten ist dies, wenn die Lohnkosten hoch sind oder auf volatilen Währungsmärkten basieren.

Profi-Tipp

Ein weiterer kluger Schritt ist, Mehrwährungskonten von Diensten wie Wise Business oder Revolut zu nutzen. Damit können Sie Guthaben in lokalen Währungen halten und Zahlungen in diesen Währungen vornehmen, wodurch sich die Devisengebühren drastisch reduzieren lassen.—Josh Katz, Gründer, Josh Katz CPA

8. Zentralisierte Berichterstattung

Eine zentralisierte globale Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine bewährte Vorgehensweise, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über Lohnkosten, Steuerverpflichtungen und Mitarbeiterzahlen in allen Ländern verschafft und bei der Budgetplanung, der Überwachung der Compliance sowie der Berichterstattung an die Geschäftsleitung hilft. 

Statt beispielsweise separate Tabellen von Anbietern in Brasilien, Deutschland und Japan zusammenzutragen, können Sie alle Lohndaten in einem Dashboard einsehen.

Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür häufig integrierte Systeme oder ein globaler Anbieter für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich.

Profi-Tipp

Erstellen Sie einen gemeinsamen Kalender, der jeden lokalen Feiertag sowie die Vorlaufzeit anzeigt, die jeder Anbieter benötigt. Kombinieren Sie diesen Zeitplan mit der Integration zwischen dem HR-System und dem Buchhaltungsbuch, und der Spielraum für manuelle Tippfehler nimmt deutlich ab.—Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen, Tilgungsrechner</span

9. Verantwortung niemals auslagern

Abschließend rät Loranger: „Lagern Sie die Verantwortung niemals aus. Unabhängig davon, ob Sie einen EOR nutzen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern verwalten, muss jemand im Unternehmen die Verantwortung für Compliance-Informationen übernehmen.“

10. Bestimmen Sie einen  „Zeitzonen-Skeptiker“

Wie Marshall vorschlägt, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungsteam bestimmen, dessen einzige Aufgabe darin besteht, vor jedem Abrechnungslauf zu prüfen, ob das gewählte Datum tatsächlich in allen beteiligten Ländern existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen nationalen Feiertag mitten in der Woche stoßen, mit dem Sie nicht gerechnet haben.

11. Verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden

Wie Marshall ebenfalls vorschlägt: „Wir übertragen alle Lohndaten über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die den strengeren Standard der Länder erfüllen, in denen wir tätig sind. 

Verwenden Sie überall die Zwei-Faktor-Authentifizierung, führen Sie Hintergrundprüfungen bei allen Anbietern durch, die mit Lohndaten in Berührung kommen, und beschränken Sie den internen Zugriff auf die kleinstmögliche Gruppe. Die zusätzlichen Anmeldeschritte werden für Unmut sorgen. Das hört an dem Tag auf, an dem ein Phishing-Versuch dank dieser Maßnahmen scheitert.“

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