Internationale Mitarbeiter bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden
Das 21. Jahrhundert bedeutet, dass Sie sehr einfach auf internationale Talente zurückgreifen können.
Neue Gebiete bringen jedoch neue Arbeitsgesetze und Gepflogenheiten mit sich, die es zu berücksichtigen und einzuhalten gilt. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen können und welche Herausforderungen damit verbunden sind.
So bezahlen Sie internationale Mitarbeitende
Ihre Möglichkeiten zur Bezahlung internationaler Mitarbeitender hängen davon ab, wie viel Verantwortung Sie für deren gesamtes Beschäftigungsverhältnis übernehmen möchten.
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Grundsätzlich haben Sie fünf Möglichkeiten:
- Den Prozess intern abwickeln
- Auftragnehmer einsetzen
- An ein lokales Unternehmen auslagern
- Über einen offiziellen Arbeitgeber (EOR) auslagern
- An einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern
1. Den Prozess intern abwickeln
Einige Organisationen, insbesondere größere Unternehmen, entscheiden sich dafür, die globale Gehaltsabrechnung intern über separate Geschäftseinheiten in jeder Rechtsordnung zu verwalten. Das bedeutet: 1) Geschäftseinheiten in mehreren Rechtsordnungen gründen und 2) Personal für die Abwicklung der Gehaltsabrechnung einstellen.
Die Vorteile bestehen darin, dass Sie den Prozess und die Erfahrung im Bereich der Gehaltsabrechnung vollständig selbst kontrollieren. Globale Gehaltsabrechnungssoftware kann zwar hilfreich sein, doch die Komplexität dieses Prozesses und die erforderlichen Ressourcen veranlassen viele Organisationen, alternative Methoden zu wählen.
Vorteile: Mehr Kontrolle und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
Nachteile: Komplexität und hoher Ressourcenbedarf.
2. Auftragnehmer einsetzen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Auftragnehmer zu engagieren, die theoretisch einfacher zu beschäftigen sind.
Das Einzige, worauf Sie hier achten müssen, ist, dass Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Steuern, rückwirkende Lohnzahlungen und Leistungen haftet, wenn die örtlichen Behörden Ihren Auftragnehmer rechtlich als Arbeitnehmer einstufen. Außerdem können zusätzliche Geldstrafen anfallen.
Vorteile: Einfach und unkompliziert.
Nachteile: Die lokalen Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen weiterhin berücksichtigt werden.
3. An ein lokales Unternehmen auslagern
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Aufgaben der Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung an einen lokalen Gehaltsabrechnungsdienstleister, eine Personalberatung oder eine PEO auszulagern. Dadurch erhalten Sie Zugang zu lokalem Fachwissen. Außerdem ist diese Methode häufig kostengünstiger als der Einsatz eines EOR. Das Einzige, worauf Sie hier achten müssen, ist, dass Sie in dem jeweiligen Land weiterhin eine juristische Person benötigen, um dieses Modell zu nutzen.
Vorteile: Zugang zu lokalem Fachwissen, Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften im jeweiligen Land und maßgeschneiderte Unterstützung.
Nachteile: Sie müssen zunächst weiterhin eine lokale juristische Person gründen.
4. Über einen offiziellen Arbeitgeber auslagern
Statt die globale Gehaltsabrechnung intern abzuwickeln, lagern viele Organisationen den Prozess an einen offiziellen Arbeitgeber (EOR) aus.
Ein EOR fungiert in der Rechtsordnung, in der Sie Mitarbeitende einstellen möchten, als Arbeitgeber und übernimmt alle Verwaltungsaufgaben wie etwa die Gehaltsabrechnung. Er verfügt über eine juristische Person in der gewünschten Rechtsordnung sowie über Fachkräfte, die sämtliche Verwaltungsaufgaben für Sie erledigen und Ihre Compliance sicherstellen.
EORs können Ihnen dabei helfen, sich innerhalb von weniger als einem Monat einzurichten und Mitarbeitende einzustellen.
Vorteile: Einfach, schnell und weniger ressourcenintensiv.
Nachteile: Weniger Kontrolle und Abhängigkeit vom Dienstleister.
5. An einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu nutzen, der die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern auf einer Plattform bündelt. Beachten Sie jedoch, dass Sie in jedem Land, in dem Mitarbeitende ansässig sind, weiterhin eine lokale juristische Person benötigen.
Der Anbieter kann die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Berichterstattung optimieren – er ist jedoch nicht der rechtliche Arbeitgeber. Sie bleiben für die Einhaltung von Vorschriften, Verträge und Sozialleistungen verantwortlich.
Vorteile: Zentralisierte Lohnabrechnung, einheitliche Berichterstattung über mehrere Länder hinweg und höhere Effizienz bei der internationalen Expansion.
Nachteile: Erfordert weiterhin lokale Gesellschaften in jedem Land; die Kosten globaler Lohnabrechnungsdienste sind hoch, wenn Sie nur in einem oder zwei Ländern einstellen.
Welche Beschäftigungsoption sollte ich wählen?
Hier sind 5 Szenarien für die passende Wahl, anhand derer Sie feststellen können, welche Option am besten für Sie geeignet ist.
| Müssen Sie in einem neuen Land schnell einstellen und haben keine rechtliche Gesellschaft? | Nutzen Sie einen EOR |
| Einstellung eines Freelancers für eine kurzfristige Tätigkeit? | Beauftragen Sie einen Auftragnehmer |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und benötigen lediglich Unterstützung bei der Lohnabrechnung? | Lagern Sie die Aufgaben an einen lokalen Lohnabrechnungsanbieter aus |
| Langfristige Expansion in einem Land mit einem wachsenden Team? | Gründen Sie eine lokale Gesellschaft und bauen Sie die HR- und Lohnabrechnungsprozesse intern auf |
| Einstellung in mehreren Ländern und Wunsch nach zentraler Kontrolle? | Nutzen Sie eine globale Lohnabrechnungsplattform |
US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Arbeitnehmer
Wenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeiter einstellt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso wichtig zu wissen, welche Pflichten nicht gelten.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über 4 Aspekte, die Sie bei der Bezahlung ausländischer Arbeitnehmer beachten sollten, um die Vorschriften einzuhalten; zuvor folgt eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
Wenn ein ausländischer Arbeitnehmer vollständig außerhalb der USA arbeitet und weder US-Staatsbürger noch in den USA ansässig ist, gilt Folgendes:
- In den USA ist in der Regel kein Einbehalt der Bundeseinkommensteuer erforderlich.
- Auch FICA (Sozialversicherung und Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) gelten in der Regel nicht.
- Ihr Unternehmen kann jedoch im Land des Arbeitnehmers steuerlichen Pflichten unterliegen, darunter:
- Arbeitgeberbeiträge zu lokalen Sozialversicherungssystemen
- Einbehalt der lokalen Einkommensteuer
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
Wichtig: Wenn der Arbeitnehmer Tätigkeiten in den USA ausübt oder eine US-Person ist (Staatsbürger oder Einwohner), gelten die US-Steuergesetze.
2. Zu beachtende IRS-Formulare
Bei der Einstellung ausländischer Personen oder Unternehmen verlangt die IRS bestimmte Formulare, um den Steuerstatus festzustellen und Falschmeldungen zu vermeiden:
- Formular W-8BEN (für natürliche Personen) oder W-8BEN-E (für Unternehmen):
- Dient zur Bestätigung, dass der ausländische Arbeitnehmer keine US-Person ist.
- Hilft, den US-Steuereinbehalt auf Zahlungen ins Ausland zu vermeiden.
- Formular 1042-S: Wird verwendet, um gegebenenfalls an ausländische Personen gezahlte Einkünfte aus US-Quellen zu melden, wenn ein Steuerabzug erforderlich war.
- Formular 1099: Für ausländische Auftragnehmer, die ihre Tätigkeit außerhalb der USA ausüben, nicht erforderlich – nur für Auftragnehmer mit Sitz in den USA.
3. Keine US-Lohnsteuern für Tätigkeiten im Ausland
Wenn sich ausländische Arbeitnehmer oder Auftragnehmer vollständig außerhalb der USA befinden und keine Einkünfte aus US-Quellen beziehen:
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern einbehalten.
- Sie müssen keine arbeitgeberseitigen Beiträge zur Sozialversicherung, zu Medicare oder zur Arbeitslosenversicherung zahlen.
Wenn der ausländische Arbeitnehmer jedoch US-amerikanischer Staatsbürger oder Einwohner ist, müssen Sie Steuern genauso einbehalten und abführen wie bei einem inländischen Arbeitnehmer – unabhängig davon, wo er arbeitet.
4. Risiko einer Betriebsstätte (PE)
Zu beachten ist, dass die Einstellung internationaler Arbeitnehmer eine „Betriebsstätte“ im Land des Arbeitnehmers begründen kann – das bedeutet:
- Ihr Unternehmen könnte als steuerpflichtige geschäftliche Präsenz in diesem Land angesehen werden.
- Dies kann Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer oder lokale Lohnabrechnungspflichten auslösen.
Um dieses Risiko zu mindern, nutzen viele Unternehmen:
- formelle lokale Arbeitgeber (EORs), die den Arbeitnehmer vor Ort beschäftigen.
- Rechtsberatung, um die Schwellenwerte für eine Betriebsstätte in den einzelnen Ländern zu verstehen.
Kosten für die Bezahlung internationaler Arbeitnehmer
Damit Sie die mit der Bezahlung internationaler Arbeitnehmer verbundenen Kosten berücksichtigen können, haben wir sie in einer Tabelle aufgeschlüsselt und geschätzt, welche Kosten jeweils in USD entstehen könnten.
| Kategorie | Kostenart | Details | Geschätzte Kosten |
| Software | Software und Infrastruktur | Anfangskosten für länderübergreifende Lohnabrechnungssoftware und die erforderliche IT-Infrastruktur. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Integrationskosten | Kosten für die Integration des Lohnabrechnungssystems in HR- und Buchhaltungssoftware | $10,000 - $50,000 |
| Betrieb | Gehälter für Lohnabrechnungspersonal | Löhne für Lohnabrechnungsspezialisten, die mit internationalen Vorschriften vertraut sind. | $60,000 - $120,000 pro Jahr |
| Betrieb | Schulungskosten | Kosten für regelmäßige Schulungen, um über technologische und gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. | $5,000 - $20,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Rechts- und Beratungskosten | Gebühren für Rechtsexperten oder Berater, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und bürokratische Prozesse zu bewältigen. | $20,000 - $100,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Prüfungsgebühren | Kosten für die Durchführung regelmäßiger Prüfungen auf Richtigkeit und Einhaltung der Vorschriften. | $10,000 - $30,000 pro Jahr |
| Auslagerung | Gebühren für Dienstleister | Gebühren für globale Lohnabrechnungsanbieter, die je nach Anzahl der Arbeitnehmer, Ländern und Komplexität der Dienstleistung variieren. | $15 - $50 pro Arbeitnehmer und Monat |
| Währungsumtausch und Transaktionen | Währungsumrechnung | Kosten für die Umrechnung von Währungen bei internationalen Lohnzahlungen. | 0.5% - 2% des Transaktionsbetrags |
| Währungsumtausch und Transaktionen | Bankgebühren | Bankgebühren für internationale Überweisungen und Zahlungen. | $10 - $50 pro Transaktion |
| Fehlerbehebung und Strafen | Fehlerkorrektur | Kosten für die Korrektur von Fehlern in der Lohnabrechnung, einschließlich Nachzahlungen und Zinsen. | $5,000 - $20,000 pro Vorfall |
| Fehlerbehebung und Strafen | Strafen bei Nichteinhaltung | Bußgelder und Strafen für die Nichteinhaltung lohnabrechnungsbezogener Gesetze. | $10,000 - $50,000 pro Vorfall |
| Verschiedene Kosten | Projektmanagement | Projektmanagementkosten für die Einführung neuer Systeme oder den Wechsel von Dienstleistern. | $10,000 - $40,000 pro Projekt |
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Arbeitnehmer
Hier sind sieben Herausforderungen, die Sie bei der Beschäftigung internationaler Arbeitnehmer berücksichtigen sollten.
1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuergesetze
Jedes Land hat eigene Regeln dafür, wie Arbeitnehmer behandelt werden müssen – etwa in Bezug auf bezahlten Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn.
Außerdem müssen Sie Ihren Anteil an den Arbeitgebersteuern zahlen, etwa für Krankenversicherung oder Rentenbeiträge.
Es geht weniger um Steuern als darum, ein rechtmäßiger Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie dies versäumen, drohen möglicherweise Klagen oder Strafen durch die Arbeitsbehörden. Das sorgt dafür, dass Sie rechtlich als legitimer Arbeitgeber gelten.
2. Internationale Zahlungen und Gebühren
Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen kann aufgrund von Wechselkursschwankungen sowie bankbezogenen Anforderungen und Gebühren eine Herausforderung darstellen.
Wie Raoul P.E. Schweicher, Managing Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Herkömmliche SWIFT-Überweisungen benötigen 3–5 Tage und verursachen Gebühren in Höhe von 3–4 %. Arbeitnehmer benötigen sofortige Zahlungen, sehen sich jedoch mit KYC-Sperren konfrontiert, die 2–10 Tage dauern können, wenn Banken zusätzliche Unterlagen verlangen.
Darüber hinaus können Wechselkursschwankungen die Lohnkosten über Nacht um 12 % in die Höhe treiben. Arbeitnehmer sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt aufgrund von Wechselkursbewegungen sinkt, die sie nicht kontrollieren können“.
3. Steuerabzug und Berichterstattung
Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland bezahlen, müssen Sie darauf achten, den richtigen Betrag an Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen von ihrem Gehalt einzubehalten.
Einige Länder verlangen außerdem, dass Sie Mitarbeitern am Jahresende Steuerformulare bereitstellen. Es geht darum, sich die Gunst der Steuerbehörden zu erhalten. Wenn Sie dies falsch machen, riskieren Sie Geldstrafen oder Prüfungen.
4. Einstufung von Mitarbeitern (Auftragnehmer vs. Angestellter)
Nur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, bedeutet das nicht, dass die örtlichen Gesetze dieser Einstufung zustimmen. Wenn die Person wie ein Angestellter arbeitet – in Vollzeit, mit Berichtspflicht gegenüber einem Vorgesetzten und unter Verwendung Ihrer Arbeitsmittel –, werden einige Länder sie neu einstufen.
Ein kurzfristiger Einsatz in den Vereinigten Staaten könnte als Auftragnehmerarbeit gelten, während dieselbe Vereinbarung in Spanien den vollständigen Arbeitnehmerschutz auslöst.
Das könnte bedeuten, dass Sie rückständige Löhne, Steuern oder sogar Leistungen schulden. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften. Im Zweifelsfall sollten Sie die örtlichen Bestimmungen prüfen oder eine EOR nutzen, um auf der sicheren Seite zu sein.
5. Datenschutz und Sicherheit der Gehaltsabrechnung
Daten zur Gehaltsabrechnung sind äußerst sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten und Steueridentifikationsnummern. Einige Länder haben strenge Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa), und Sie müssen diese einhalten.
Sie müssen Daten sicher speichern und weitergeben, andernfalls können hohe Geldstrafen auf Sie zukommen. Es handelt sich nicht nur um ein rechtliches Risiko, sondern auch um eine Vertrauensfrage. Ihr Team erwartet von Ihnen, dass Sie seine Informationen schützen.
6. Integration in interne Systeme
Die globale Gehaltsabrechnung funktioniert nicht gut, wenn sie in einem isolierten System steckt. Idealerweise sollte sie mit Ihrem HR-System, der Zeiterfassung und Ihren Finanztools verbunden sein.
Andernfalls müssen Sie Daten manuell kopieren, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Je mehr Länder Sie abdecken, desto problematischer wird das. Eine Integration sorgt für reibungslosere Abläufe.
7. Zeitzonenunterschiede
Zeitunterschiede sind bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter von Bedeutung, da sich Fristen für die Gehaltsabrechnung, Banköffnungszeiten und Feiertage je nach Land unterscheiden und Gehaltsüberweisungen verzögern können.
Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator, erklärt: „Gehaltskalender stimmen selten überein, wenn sich die Zentrale zehn Zeitzonen vom Außenteam entfernt befindet. Eine Datei, deren Verarbeitung um 12 Uhr in New York abgeschlossen wird, hat in Manila den Annahmeschluss der Bank bereits überschritten“.
Internationale Mitarbeiter bezahlen: Entscheidungsprozess in 6 Schritten
Bei der Verwaltung einer internationalen Gehaltsabrechnung oder der Entscheidung, wie globale Talente bezahlt werden sollen, kommt es auf einige zentrale Faktoren an: die Einstufung der Arbeitskräfte, die rechtliche Infrastruktur, die Teamgröße, die Dringlichkeit und die Risikotoleranz.
Dieser Rahmen hilft Ihnen, auf Grundlage Ihres individuellen Kontextes die richtige Entscheidung zu treffen:
1. Bewerten Sie Ihre geschäftlichen Bedürfnisse und Ziele
- Geografische Präsenz: Berücksichtigen Sie die Länder, in denen Sie derzeit Mitarbeiter beschäftigen und in die Sie expandieren möchten. Die rechtlichen und administrativen Herausforderungen unterscheiden sich je nach Land; in einigen Ländern sind sie deutlich komplexer und langwieriger als in anderen.
- Anzahl der Mitarbeiter: Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter Sie international beschäftigen und welches Wachstum dieser Zahlen zu erwarten ist. Wenn Sie 1–2 Arbeitskräfte in einem Land einstellen, kann eine EOR- oder Auftragnehmervereinbarung der einfachste Weg sein. Wenn Sie 3–10 Arbeitskräfte in einem Land einstellen, könnte dies die Gründung einer juristischen Person und die Auslagerung an einen lokalen Anbieter für die Gehaltsabrechnung rechtfertigen.
- Kernfokus des Unternehmens: Prüfen Sie, ob die interne Verwaltung der Gehaltsabrechnung von Ihren zentralen Geschäftsaktivitäten ablenken würde.
- Zeitrahmen: Wenn Sie schnell einstellen müssen und keine lokale Gesellschaft gründen möchten, bietet eine EOR eine schnelle, regelkonforme Lösung. Wenn Ihr Budget knapp ist und Sie für kurzfristige oder projektbezogene Arbeiten einstellen, kann eine Auftragnehmervereinbarung sinnvoller sein – vorausgesetzt, das Compliance-Risiko ist gering.
2. Bewerten Sie Ihre aktuellen Ressourcen
- Fachkenntnisse: Verfügen Sie über die erforderlichen Fachkenntnisse im Bereich internationaler Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Lohnabrechnung oder können Sie diese vertretbar erwerben?
- Technologie: Prüfen Sie, ob Sie über die Technologie verfügen, um die Lohnabrechnung zu verwalten und in verschiedenen Ländern effizient abzuwickeln, einschließlich der Einhaltung aktueller Vorschriften und der Integration in andere Systeme.
- Budget: Berücksichtigen Sie die finanziellen Auswirkungen, einschließlich der Kosten für die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines internen Prozesses im Vergleich zu den Gebühren für eine Auslagerung.
3. Vor- und Nachteile bewerten
- Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten: Die interne Abwicklung bietet Ihnen mehr Kontrolle und potenziell mehr Anpassungsmöglichkeiten, was wertvoll ist, wenn Sie komplexe Anforderungen an die Lohnabrechnung haben.
- Skalierbarkeit: Die Auslagerung an einen EOR oder einen Lohnabrechnungsdienst lässt sich leichter an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen, insbesondere in neuen Märkten.
- Risikomanagement: Durch die Auslagerung können Sie das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften und die Belastung durch rechtliche Strafen verringern.
4. Langfristige strategische Passung
- Kosten: Auch wenn eine Auslagerung zunächst teurer erscheinen mag, könnte sie langfristig kosteneffizienter sein, da Bußgelder vermieden werden und weniger spezialisiertes Personal erforderlich ist.
- Geschäftsstrategie: Richten Sie Ihre Wahl an Ihrer übergeordneten Geschäftsstrategie aus. Wenn eine schnelle internationale Expansion ein Ziel ist, könnten eine Auslagerung oder der Einsatz von Auftragnehmern Ihnen die erforderliche Flexibilität bieten.
5. Angebote anfordern und eine Sorgfaltsprüfung durchführen
Fordern Sie detaillierte Angebote von mehreren EOR- und globalen Lohnabrechnungsdienstleistern an. Neben Kosten und Ruf sollten Sie auf Folgendes achten:
- Lokale Fachkenntnisse
- Transparente Preisgestaltung
- Genaue Berechnung der Arbeitgeberkosten
- Umfang des Kundensupports
- Langfristige Skalierbarkeit
- Anbieter, die von Partnern abhängig sind, gegenüber Anbietern mit eigenen Gesellschaften (Letztere werden empfohlen).
- Prüfen Sie Referenzen und Bewertungen.
6. Eine Entscheidung treffen
Treffen Sie eine Entscheidung auf Grundlage der Fähigkeit Ihres Unternehmens, die Lohnabrechnung intern zu verwalten, ohne die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen, sowie danach, wie gut jede Option Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützt.
Bewährte Verfahren zur Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Prozess eigenständig zu übernehmen und intern abzuwickeln, finden Sie hier einige bewährte Verfahren als Orientierung:
1. Halten Sie sich über lokale Gesetze auf dem Laufenden
Überprüfen Sie kontinuierlich Ihre Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Meldepflichten in jedem Land.
Wie Katherine Loranger, CPO bei Safeguard Global, empfiehlt: „Führen Sie monatliche Überprüfungen durch – nicht nur jährliche. Überprüfen Sie Einstufungen proaktiv: Mit dem Aufkommen von Remote-First-Modellen haben wir einen Anstieg des Risikos einer falschen Einstufung festgestellt.
Wenn Sie international Auftragnehmer engagieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Risikomodell vor Beginn der Lohnabrechnung von regionalen Rechtsexperten überprüft wird.“
Auch Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies, empfiehlt: „Erstellen Sie einen Compliance-Kalender, der mindestens 12 bis 18 Monate im Voraus blickt, und planen Sie Zeit ein, um Arbeitsabläufe anzupassen, wenn neue Vorschriften in Kraft treten. Das hilft, Fehler in letzter Minute zu vermeiden, und macht die internationale Lohnabrechnung deutlich besser handhabbar.“
2. Nutzen Sie Technologie
Verwenden Sie fortschrittliche Lohnabrechnungssoftware, die mehrere Währungen, Sprachen und regulatorische Umgebungen verarbeiten kann.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie skalierbar ist und in andere HR- und Buchhaltungssysteme integriert werden kann.
3. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Technologie
Wie Akin hervorhebt: „Lohnabrechnungssoftware ist hilfreich, aber nicht perfekt. Sie kann Berechnungen und lokale Abzüge übernehmen, doch manuelle Kontrollen sind weiterhin erforderlich. Ich empfehle, vierteljährliche Prüfungen durchzuführen, um Dinge wie veraltete Steueridentifikationsnummern, falsche Adressen oder GDPR-Probleme im Zusammenhang mit abgelaufenen Einwilligungen zu erkennen.“
4. Verfassen Sie klare Richtlinien
Wie Marshall hervorhebt: „Richtlinien sind genauso wichtig wie Software. Legen Sie schriftlich fest, wie und wann Umrechnungen erfolgen, ob das Unternehmen oder der Arbeitnehmer Wechselkursschwankungen trägt und wie Abzüge für Leistungen angewendet werden.
Überprüfen Sie das Dokument zweimal jährlich auf dieselbe Weise wie Ihre Lieferantenverträge, denn die zugrunde liegenden Gesetze bleiben nicht unverändert.“
5. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Unabhängig davon, ob die Lohnabrechnung international erfolgt oder nicht, ist es empfehlenswert, regelmäßig Lohnabrechnungsprüfungen durchzuführen, um Genauigkeit und Regelkonformität sicherzustellen.
rn5. Auftragnehmer einsetzen
rnrnrnEine weitere Möglichkeit besteht darin, Auftragnehmer zu engagieren, die theoretisch einfacher zu beschäftigen sind.rnrnrnrnWichtig ist hierbei jedoch: Wenn die lokalen Behörden Ihren Auftragnehmer rechtlich als Arbeitnehmer einstufen, haftet Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Steuern, rückständige Vergütungen und Leistungen. Außerdem können zusätzliche Bußgelder anfallen.rnrnrnrnVorteile: Einfach und unkompliziert.rnNachteile: Lokale Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes müssen weiterhin berücksichtigt werden.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--tiny_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"edit"} /-->6. Effektive Kommunikation
Sorgen Sie für klare und offene Kommunikationskanäle mit Ihren Mitarbeitern in Bezug auf Angelegenheiten der Lohnabrechnung. Dazu gehört, detaillierte Gehaltsabrechnungen bereitzustellen, in denen alle Abzüge verständlich erklärt werden, und zeitnah auf Fragen zur Lohnabrechnung zu reagieren.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate Kunden, die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jedes Mitarbeiters von Anfang an zu bestätigen und anschließend vierteljährlich zu überprüfen.
So lassen sich kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen vermeiden. Wenn sich Steuervorschriften ändern, sollten Sie diese klar und frühzeitig erklären, damit die Mitarbeiter nicht überrascht sind, wenn sich ihr Nettolohn verändert.“
7. FX-Risiken systematisch absichern
Die Absicherung von FX-Risiken gilt als bewährte Praxis bei internationalen Lohnabrechnungen, wenn Sie Mitarbeiter in ausländischen Währungen bezahlen und Überraschungen durch Wechselkursschwankungen vermeiden möchten.
Sie erleichtert die Budgetplanung und Kostenkontrolle und ermöglicht gleichbleibende Zahlungen – insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung aus einer einzigen Währung wie USD heraus verwalten.
Zu den gängigen Methoden gehören Terminkontrakte, Mehrwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Wenn Ihre Zahlungen jedoch ein geringes Volumen haben oder nur gelegentlich erfolgen, ist der Aufwand für eine Absicherung möglicherweise nicht gerechtfertigt.
Besonders nützlich ist sie, wenn die Lohnkosten hoch sind oder in Märkten mit volatilen Währungen anfallen.
8. Zentralisierte Berichterstattung
Eine zentralisierte globale Lohnabrechnungsberichterstattung ist eine bewährte Praxis, da sie Ihnen einen einheitlichen Überblick über Lohnkosten, Steuerverpflichtungen und Mitarbeiterzahlen in allen Ländern verschafft und die Budgetplanung, die Überwachung der Regelkonformität sowie die Berichterstattung an die Führungsebene unterstützt.
Statt beispielsweise separate Tabellen von Anbietern in Brasilien, Deutschland und Japan zusammenzutragen, können Sie alle Lohnabrechnungsdaten auf einer Übersichtsseite anzeigen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür häufig integrierte Systeme oder ein globaler Lohnabrechnungsanbieter erforderlich.
9. Verantwortung niemals auslagern
Zuletzt rät Loranger: „Übertragen Sie niemals die Verantwortung. Unabhängig davon, ob Sie einen EOR nutzen oder die Lohnabrechnung intern verwalten – jemand im Unternehmen muss für das Compliance-Wissen verantwortlich sein.“
10. Bestimmen Sie einen „Zeitzonen-Skeptiker“
Wie Marshall vorschlägt, sollten Sie jemanden im Lohnabrechnungsteam bestimmen, dessen einzige Aufgabe darin besteht, vor jedem Abrechnungslauf zu prüfen, ob das gewählte Datum tatsächlich in allen beteiligten Ländern existiert. Das klingt trivial, bis Sie auf einen unter der Woche liegenden Nationalfeiertag stoßen, den Sie nicht erwartet haben.
11. Verwenden Sie verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Wie Marshall erneut vorschlägt: „Wir übertragen alle Lohnabrechnungsdaten über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die den strengeren Standard der Länder erfüllen, in denen wir tätig sind.
Verwenden Sie überall die Zwei-Faktor-Authentifizierung, führen Sie Hintergrundüberprüfungen bei jedem Anbieter durch, der Zugriff auf Lohnabrechnungsdaten hat, und beschränken Sie den internen Zugriff auf die kleinstmögliche Gruppe. Die zusätzlichen Anmeldeschritte werden für Unmut sorgen. Sobald ein Phishing-Versuch daran scheitert, hören die Beschwerden auf.“
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