Internationales Arbeitsrecht: Ihr Leitfaden zur Einhaltung der Vorschriften
Internationale Einstellungen werden immer häufiger, da sie eine hervorragende Möglichkeit bieten, talentierte Fachkräfte zu gewinnen und das Geschäft zu erweitern.
Allerdings erfordert das Einstellen von Mitarbeitern im Ausland die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze und die jeweiligen Standards einzelner Länder sowie internationaler Organisationen wie der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO).
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, was diese Vorschriften beinhalten und wie Sie diese einhalten können.
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Was sind internationale Arbeitsgesetze?
Internationale Arbeitsgesetze umfassen eine Vielzahl von Vorschriften und Abkommen, die Arbeitspraktiken in verschiedenen Ländern regeln. Sie sollen die Rechte der Arbeitnehmer schützen, eine faire Behandlung gewährleisten und weltweit menschenwürdige Arbeitsbedingungen fördern.
Weltweit hilft die IAO dabei, Arbeitsstandards in 187 Mitgliedstaaten festzulegen, mit dem Ziel, Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Regierungen zusammenzubringen und soziale Gerechtigkeit sowie gute Arbeitsbedingungen zu fördern.
Mitgliedstaaten verpflichten sich, die Konventionen der Organisation zu übernehmen und in nationales Recht umzusetzen.
Im Rahmen dieses internationalen Rahmens regelt die IAO Beschäftigungsfragen detailliert. Zu ihren wichtigsten politischen Zielen gehören:
- Beseitigung von Kinderarbeit
- Verbot von Zwangs- oder Pflichtarbeit
- Verhinderung von Diskriminierung am Arbeitsplatz
- Schutz des Rechts auf Tarifverhandlungen, einschließlich der Gewerkschaftszugehörigkeit.
Auf regionaler Ebene verfolgen Verträge wie das EU-Arbeitsrecht und das Nordamerikanische Abkommen zur Arbeitszusammenarbeit das Ziel, den sozialen Fortschritt zu fördern und die Lebens- und Arbeitsbedingungen der Menschen in diesen Regionen zu verbessern.
Warum ist die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze wichtig?
Die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung, die sowohl Einzelnen, Unternehmen als auch der Gesellschaft insgesamt zugutekommen. Hier sind die wichtigsten Gründe:
1. Gesetzeskonformität und Vermeidung von Strafen
Die Nichteinhaltung internationaler Arbeitsgesetze kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter:
- Bußgelder und Sanktionen: Regierungen und internationale Organisationen können Unternehmen, die gegen Arbeitsgesetze verstoßen, hohe Bußgelder auferlegen.
- Rechtliche Streitigkeiten: Verstöße können zu kostspieligen Gerichtsverfahren und Entschädigungsansprüchen führen.
- Betriebliche Störungen: Strafen und Sanktionen können die Geschäftstätigkeit behindern und die finanzielle Stabilität eines Unternehmens beeinträchtigen.
Wie Wendy Mankinson, HR-Managerin bei Joloda Hydroroll, betont: „Als ein Unternehmen, das in über 35 Länder Zahlungen tätigt, müssen wir stets auf dem neuesten Stand der lokalen Vorschriften in Bezug auf Daten, Steuern, Arbeitsrecht und Sicherheit sein. Auch wenn sich die Regeln nicht sehr oft ändern, möchten wir nichts falsch oder illegal machen und nehmen uns daher regelmäßig Zeit, die Vorschriften zu überprüfen und sicherzustellen, dass wir konform handeln.“
Globale Lohnabrechnungslösungen wie Deel und Papaya Global können hierbei helfen, da ihre Angebote – wie die vieler anderer globaler Payroll-Anbieter – von HR-Fachleuten mit besonderem Augenmerk auf internationale Compliance-Themen laufend überwacht werden.
2. Verbesserung des Unternehmensrufs
Unternehmen, die internationale Arbeitsgesetze einhalten, genießen in der Regel einen besseren Ruf. Das kann zu Folgendem führen:
- Mehr Vertrauen bei Verbrauchern: Kunden unterstützen eher solche Unternehmen, die ihre Mitarbeiter fair behandeln.
- Bessere Beziehungen: Die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze fördert bessere Beziehungen zwischen Ländern und Organisationen.
- Gewinnung von Talenten: Qualifizierte Fachkräfte bewerben sich bevorzugt bei Unternehmen, die für ihre ethischen Grundsätze bekannt sind.
- Stärkung des Vertrauens von Investoren: Investoren bevorzugen Unternehmen mit guten Arbeitsstandards, da diese als nachhaltiger gelten und weniger rechtliche oder gesellschaftliche Probleme zu erwarten sind.
3. Integrität globaler Lieferketten
Für multinationale Unternehmen ist es entscheidend, dass alle Teile ihrer Lieferkette internationale Arbeitsgesetze einhalten. Dazu sind häufig leistungsstarke Compliance-Softwarelösungen notwendig. Dazu gehören:
- Verhinderung ausbeuterischer Praktiken: Sicherstellung, dass auch Lieferanten und Auftragnehmer die Arbeitsstandards einhalten, um Ausbeutung zu verhindern. Dies ist besonders in Entwicklungsländern wie China, Indien und der Türkei wichtig.
- Konsistenz wahren: Die Einhaltung derselben Arbeitsstandards in allen Tätigkeitsländern, um ein einheitliches Markenimage zu gewährleisten.
Auf der anderen Seite droht Organisationen, die nicht compliant sind, ein Reputationsverlust, der die Expansion in neue Märkte erschwert und die Wahrnehmung bei den Verbrauchern negativ beeinflusst.
4. Schutz der Arbeitnehmerrechte
Internationale Arbeitsgesetze schützen die grundlegenden Rechte der Arbeitnehmer und stellen sicher, dass sie sicher und würdevoll behandelt werden. Dazu gehören:
- Faire Löhne: Sicherstellung, dass Beschäftigte gerecht für ihre Arbeit entlohnt werden.
- Sichere Arbeitsbedingungen: Schutz der Beschäftigten vor gefährlichen Arbeitsumgebungen sowie Sicherung ihrer Gesundheit und Sicherheit.
- Gleichbehandlung: Förderung gleicher Chancen und Verhinderung von Diskriminierung aufgrund von Rasse, Geschlecht, Religion oder anderen Faktoren.
5. Soziale Gerechtigkeit und ethische Verantwortung
Globale HR-Konformität mit internationalen Arbeitsgesetzen steht im Einklang mit übergeordneten Zielen wie sozialer Gerechtigkeit und unternehmerischer Gesellschaftsverantwortung. Dies beinhaltet:
- Förderung der Menschenrechte: Sicherstellung, dass alle Beschäftigten – unabhängig von ihrer Nationalität – grundlegende Menschenrechte genießen.
- Unterstützung globaler Initiativen: Beitrag zu weltweiten Bemühungen, Armut zu verringern und Lebensstandards durch faire Beschäftigungspraktiken zu verbessern.
Häufige Probleme im internationalen Arbeitsrecht
Hier sind einige typische Probleme, auf die Unternehmen bei der Verwaltung einer globalen Belegschaft im Zusammenhang mit internationalem Arbeitsrecht stoßen:
1. Arbeitszeiten und Überstunden
- Normale Arbeitswoche: Die Länge der regulären Arbeitswoche kann variieren. Beispielsweise beträgt in Frankreich die Standardarbeitswoche 35 Stunden, in Japan sind es typischerweise 40 Stunden. Die Niederlande liegen bei 31,5 – nicht schlecht!
- Überstundenregelungen: Die Vorschriften zur Bezahlung von Überstunden und deren Vergütungshöhe unterscheiden sich. Einige Länder haben strenge Regelungen zur Überstundenvergütung, andere flexible Bestimmungen. Überstunden in Spanien sind zum Beispiel in der Regel auf 80 Stunden pro Jahr begrenzt, während Singapur keine Beschränkungen festlegt.
2. Mindestlohn
- Höhe und Anpassung: Die Höhe des Mindestlohns variiert stark zwischen und innerhalb einzelner Länder und wird häufig regelmäßig an Inflation und Lebenshaltungskosten angepasst. So liegt zum Beispiel der Mindestlohn in Genf, Schweiz, deutlich über dem vieler anderer Staaten.
3. Bezahlter Urlaub
- Jahresurlaub: Die Anzahl an bezahlten Urlaubstagen unterscheidet sich erheblich. Beschäftigte in EU-Ländern wie Portugal und Italien haben beispielsweise Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub, während es in den USA keine bundesweite Regelung dazu gibt.
- Feiertage: Die Anzahl und Anerkennung von gesetzlichen Feiertagen variiert. Manche Länder wie Indien haben sehr viele Feiertage, andere wie die USA deutlich weniger.
4. Arbeitnehmerklassifizierung
- Arbeitnehmer vs. Auftragnehmer: Eine häufige Compliance-Falle ist die Falscheinstufung von Beschäftigten als unabhängige Auftragnehmer. In den USA prüfen IRS und das Arbeitsministerium Faktoren wie Kontrolle und Unabhängigkeit – etwa wie stark der Arbeitgeber Arbeitszeiten, Methoden, Werkzeuge und das geschäftliche Auftreten vorgibt. Frankreich ist hier noch strikter: Ist ein Auftragnehmer wirtschaftlich von einem Auftraggeber abhängig oder in das Unternehmen eingebunden (z. B. Einsatz vor Ort, Befolgung interner Regeln), gilt er wahrscheinlich als Arbeitnehmer.
5. Mutterschutz und Vaterschaftsurlaub
- Dauer und Vergütung: Die Dauer und Bezahlung von Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub variiert stark. In Schweden stehen Eltern beeindruckende 480 Tage bezahlten Elternurlaubs zu, während es in den USA keinen bundesweiten Anspruch auf bezahlten Elternurlaub gibt.
- Beschäftigungsschutz: In manchen Ländern gibt es während und nach Mutterschutz einen garantierten Kündigungsschutz, in anderen sind diese Regelungen weniger streng (mehr dazu in unserem Guide zu Mutterschutzregelungen nach Ländern).
6. Arbeitsverträge
- Vertragsanforderungen: Die Form und der Inhalt von Arbeitsverträgen können unterschiedlich sein. In einigen Ländern sind schriftliche Verträge vorgeschrieben, während in anderen auch mündliche Vereinbarungen rechtlich bindend sein können.
- Probezeiten: Die Dauer und Bedingungen von Probezeiten variieren. Beispielsweise können Probezeiten in Deutschland bis zu sechs Monate dauern, während sie im Vereinigten Königreich in der Regel drei Monate betragen.
7. Sozialversicherung und Leistungen
- Beiträge und Abdeckung: Die Struktur und Höhe der von Arbeitgebern und Arbeitnehmern geforderten Sozialversicherungsbeiträge unterscheiden sich. In einigen Ländern wie Dänemark wird die Sozialversicherung stark durch allgemeine Steuern finanziert, während sie in anderen Ländern, wie den Vereinigten Staaten, durch spezifische Lohnsteuern finanziert wird.
- Leistungsarten: Das Spektrum der angebotenen Leistungen, wie Gesundheitsvorsorge, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge, kann variieren.
8. Kündigung und Abfindung
- Kündigungsfristen: Ähnlich wie das WARN Act in den Vereinigten Staaten gibt es in den meisten Ländern Gesetze, die eine Kündigungsfrist für die Beendigung eines Arbeitsvertrags vorschreiben. In Japan beträgt diese in der Regel 30 Tage, während sie in Kanada je nach Beschäftigungsdauer zwischen einer Woche und acht Wochen liegen kann.
- Kündigungsgründe: Die gesetzlichen Regelungen zu Kündigungsgründen unterscheiden sich ebenfalls. In den meisten US-Bundesstaaten gilt das Prinzip der "at-will"-Beschäftigung, das bedeutet, Arbeitgeber können Mitarbeiter aus beliebigen oder keinen Gründen entlassen, solange dies nicht illegal ist (z.B. Diskriminierung oder Vergeltung). In vielen EU-Ländern hingegen ist ein "wichtiger Grund" für eine Kündigung erforderlich, und Mitarbeiter können nicht willkürlich entlassen werden.
- Abfindung: Die Höhe und Bedingungen für Abfindungszahlungen unterscheiden sich. Einige Länder verpflichten zu Abfindungszahlungen abhängig von der Betriebszugehörigkeit, während andere dies nicht vorschreiben.
9. Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
- Standards und Durchsetzung: Der Umfang und die Durchsetzung von Arbeitsschutzvorschriften unterscheiden sich. Länder wie Deutschland haben strenge Arbeitsschutzstandards und wirksame Kontrollmechanismen, während andere weniger umfassende Vorschriften haben können.
- Arbeitgeberpflichten: Die konkreten Pflichten der Arbeitgeber zur Bereitstellung eines sicheren Arbeitsumfelds variieren.
10. Diskriminierungs- und Chancengleichheitsgesetze
- Geschützte Merkmale: Die vor Diskriminierung geschützten Merkmale wie Rasse, Geschlecht, Alter, Behinderung und sexuelle Orientierung können unterschiedlich sein. So verfügt zum Beispiel das Vereinigte Königreich über umfassende Antidiskriminierungsgesetze, die verschiedene geschützte Merkmale abdecken, während andere Länder über weniger weitreichende Schutzmaßnahmen verfügen.
- Durchsetzungsmechanismen: Die Wirksamkeit und Erreichbarkeit von Mechanismen zur Durchsetzung von Antidiskriminierungsgesetzen können unterschiedlich ausfallen.
11. Tarifverhandlungen und Gewerkschaften
- Gewerkschaftsquoten: Die Verbreitung und der Einfluss von Gewerkschaften unterscheiden sich. In Ländern wie Schweden und Finnland sind die Gewerkschaftsquoten hoch, während sie in den Vereinigten Staaten deutlich niedriger sind.
- Rechte bei Tarifverhandlungen: Die Rechte und Verfahren der Tarifverhandlung variieren, was Auswirkungen auf die Beilegung von Arbeitskonflikten sowie auf Lohn- und Arbeitsbedingungen hat.
12. Lohnabrechnung und Steuerkonformität
- Lohnsteuern: Diese Pflichten unterscheiden sich von Land zu Land stark. In der Regel sind Arbeitgeber für das Einbehalten und Abführen von Einkommensteuern und Sozialversicherungsbeiträgen für Arbeitnehmer verantwortlich, während Selbstständige ihre Steuern meist selbst abführen müssen.
13. Remote-Arbeit
- Arbeitgeberpflichten: In einigen Ländern wie Kolumbien müssen Arbeitgeber die notwendigen Werkzeuge und die technische Ausstattung bereitstellen, für Einhaltung des Arbeitsschutzes sorgen und den Remote-Beschäftigten Flexibilität zur Vereinbarung von Berufs- und Privatleben ermöglichen.
- Recht auf Nichterreichbarkeit: Gesetze wie das australische „Recht auf Nichterreichbarkeit“ geben Arbeitnehmern das Recht, außerhalb der Arbeitszeiten auf dienstliche Kontakte nicht zu reagieren, es sei denn, ihre Verweigerung wäre unzumutbar.
So bleiben Sie konform mit internationalen Arbeitsgesetzen
Unabhängig davon, in welchem Land Sie tätig sind, gibt es einige bewährte Methoden, mit denen Sie die Einhaltung der jeweiligen Arbeitsgesetze sicherstellen können.
1. Bleiben Sie informiert und auf dem neuesten Stand
- Gesetze regelmäßig prüfen: Bleiben Sie über Änderungen im Arbeitsrecht informiert, indem Sie juristische Updates und Newsletter abonnieren oder relevanten Berufsverbänden beitreten.
- Rechtsexperten konsultieren: Arbeiten Sie mit lokalen Arbeitsrechtsexperten oder juristischem Beistand zusammen, um über spezifische Anforderungen und Änderungen informiert zu bleiben.
2. Umfassende Richtlinien entwickeln
- Mitarbeiterhandbuch: Erstellen Sie ein detailliertes Mitarbeiterhandbuch, das die Unternehmensrichtlinien, Verfahren und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze eindeutig beschreibt.
- Klar formulierte Arbeitsverträge: Stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsverträge klar, detailliert und mit den lokalen Gesetzen übereinstimmend sind, einschließlich Arbeitsbedingungen, Gehalt, Leistungen und Kündigungsbedingungen.
3. Regelmäßige Schulungen durchführen
- Schulungen für Führungskräfte: Schulen Sie Manager und Vorgesetzte bezüglich der lokalen Arbeitsgesetze und ihrer Verantwortung, um die Einhaltung sicherzustellen.
- Mitarbeiterschulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden hinsichtlich ihrer Rechte und Pflichten gemäß lokaler Arbeitsgesetze.
4. Technologie nutzen
- Lohnabrechnungssoftware nutzen: Lohnabrechnungssoftware kann Ihnen helfen, bei lokalen Lohnsteuerauflagen konform zu bleiben, da Anbieter diese stets aktualisieren und alle Abzüge sowie Berichte automatisch angewendet und eingereicht werden.
- Compliance-Software: Compliance-Software hilft Unternehmen, rechtliche, regulatorische und unternehmensinterne Vorgaben einzuhalten. Tools wie Oyster HR unterstützen dabei, regulatorische Änderungen zu überwachen, Risiken zu bewerten, sensible Daten zu schützen, detaillierte Prüfpfade zu führen und Compliance-Berichte zu erstellen.
5. Einen Vermittler nutzen
- Eine Arbeitgeber-of-Record-Lösung nutzen: Besonders wenn Sie eine geringe Zahl an Mitarbeitenden einstellen, kann es sinnvoll sein, hierfür einen Employer-of-Record-Service zu nutzen. Diese agieren im Wesentlichen als rechtlicher Arbeitgeber und sorgen für die Einhaltung aller lokalen Gesetze und Vorschriften.
6. Robuste Dokumentationspraktiken implementieren
- Genaue Aufzeichnungen: Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Löhne, Sozialleistungen, Urlaubszeiten und weitere beschäftigungsbezogene Aspekte.
- Dokumentation: Bewahren Sie detaillierte Unterlagen zu Arbeitsverträgen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen auf.
7. Regelmäßige Audits und Bewertungen durchführen
- Compliance-Audits: Führen Sie regelmäßige interne Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass alle Praktiken und Richtlinien den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen.
- Drittprüfungen: Ziehen Sie externe Prüfer oder Berater hinzu, um die Einhaltung zu bewerten und Empfehlungen zu erhalten.
8. Anpassung an lokale kulturelle und gesetzliche Normen
- Kulturelle Sensibilität: Seien Sie sich der lokalen Gepflogenheiten bewusst und respektieren Sie kulturelle Normen und Praktiken, die das Arbeitsrecht und das Verhalten am Arbeitsplatz beeinflussen können.
- Lokalisierung: Passen Sie globale Richtlinien an lokale gesetzliche Anforderungen und kulturelle Besonderheiten an.
9. Detaillierte Arbeitsverträge mit Kündigungsregelungen
- Details ausführen: Durch die präzise Ausarbeitung spezieller Vertragsbedingungen, einschließlich Kündigungsfristen, Abfindung und Kündigungsgründe, erfüllen Sie die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen in den einzelnen Ländern und minimieren Streitigkeiten sowie Strafrisiken.
Globale Beschäftigungsplattformen
Hier sind einige Lösungen, die Unternehmen beim Umgang mit internationalen Arbeitsgesetzen, bei der Lohnabrechnung und bei der gesetzeskonformen Bereitstellung von Leistungen über Grenzen hinweg unterstützen können.
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Rechtlicher Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Ratschläge in diesem Artikel allgemeiner Natur sind und dass Sie vor Maßnahmen unbedingt einen juristischen Beistand konsultieren sollten.
Häufige Fragen zu internationalen Arbeitsgesetzen
Ist es erforderlich, eine juristische Einheit zu gründen, wenn man jemanden beschäftigt?
Die meisten Länder verlangen, dass ausländische Arbeitgeber eine juristische Einheit innerhalb ihrer Landesgrenzen gründen, um Mitarbeiter einzustellen. Dies kann die Gründung einer Tochtergesellschaft, einer Niederlassung oder eines Repräsentanzbüros umfassen. Es ist möglich, dies durch die Nutzung eines Employer of Record oder durch die Beschäftigung als Auftragnehmer zu umgehen (ganz gleich, wie Sie vorgehen – führen Sie in jedem Fall Ihre Sorgfaltspflicht durch).
Ist immer ein schriftlicher Arbeitsvertrag erforderlich?
Nein, ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist nicht immer zwingend erforderlich, aber in der Regel ratsam. Die Pflicht zu einem schriftlichen Arbeitsvertrag hängt von den jeweils geltenden nationalen Gesetzen und Vorschriften ab.
Beispielsweise sind in Deutschland und Frankreich schriftliche Verträge verpflichtend. In anderen Ländern, wie den USA, können auch mündliche Vereinbarungen rechtsverbindlich sein, jedoch werden schriftliche Verträge zur Vermeidung von Streitigkeiten empfohlen.
Was ist das Risiko einer Betriebsstätte?
Das Risiko einer Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) bezieht sich auf die Möglichkeit, dass ein Unternehmen unbeabsichtigt eine steuerpflichtige Präsenz in einem Auslandstaat schafft.
Dies tritt ein, wenn die Aktivitäten eines Unternehmens im Ausland als so bedeutend eingestuft werden, dass sie nach den lokalen Steuergesetzen oder anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen als “Betriebsstätte” gelten und das Unternehmen somit der Körperschaftsteuer in diesem Land unterliegt.
Die genaue Definition einer Betriebsstätte variiert je nach Land, umfasst aber in der Regel:
- Fester Geschäftssitz: Eine physische Präsenz wie z. B. ein Büro, eine Zweigstelle, eine Fabrik oder ein Lagerhaus im Ausland.
- Abhängige Vertreter: Wenn eine Person (z. B. ein Mitarbeiter oder Auftragnehmer) regelmäßig Verträge abschließt oder geschäftliche Entscheidungen für das Unternehmen im Ausland trifft.
- Dauer der Präsenz: Bei Bau- oder Dienstleistungsprojekten kann bereits die Verweildauer im Land zur Begründung einer Betriebsstätte führen, auch wenn kein physisches Büro existiert.
