Das Schweizer Taschenmesser der KI-Transformation: Wie HR mit bereichsübergreifender Zusammenarbeit das Steuer übernimmt

Meine eigentliche Reise begann, als ich einem Early-Stage-Mobile-Startup beitrat und mit dem „Startup-Virus“ infiziert wurde. Seitdem habe ich den Großteil meiner Karriere damit verbracht, jungen Unternehmen beim Aufbau ihrer People-Strategien zu helfen, Abläufe zu etablieren und manchmal sogar ihr Geschäftsmodell von Grund auf zu entwickeln.

Im Laufe meiner Karriere habe ich mich immer zu Organisationen hingezogen gefühlt, die bestehende Branchen disruptierten oder völlig neue erschufen – sei es bei FreshDirect im E-Commerce und Lebensmitteleinzelhandel oder bei SolidStreaming, Zeta und Big Fuel im Bereich Mobile, digitale Software und Social Media.

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VP of Platform & Product Marketing

Meine Rollen reichten vom Chief People Officer und Chief Operating Officer bis hin zu President, General Manager und jetzt VP für Plattform- und Produktmarketing bei 15Five. Dieser Werdegang hat mir sowohl fundierte Expertise als auch einen breiten Überblick über verschiedene Funktionen und Branchen verschafft.

Ich stand immer wieder vor der Herausforderung, HR-Funktionen von Grund auf aufzubauen – oft ohne Vorlage. Ich gedeihe in diesen unbekannten Gebieten und habe früh gelernt, mir ein "Schweizer Taschenmesser"-Netzwerk aus Beratern aufzubauen – Kolleginnen und Kollegen in unterschiedlichen Phasen und Branchen sowie mit verschiedensten Hintergründen. Diese Berater:innen und die schnellen Unternehmer:innen, mit denen ich zusammengearbeitet habe, waren für mein Wachstum und meine Entwicklung als Führungskraft von unschätzbarem Wert.

Wie man die Lücke zwischen Potenzial und Ergebnissen von KI schließt

Derzeit gibt es eine Lücke zwischen den Erwartungen der Führungsebene, oft von CEOs gesetzt, und der gelebten Realität der Mitarbeitenden.

Das ist kein neues Phänomen, sondern erinnert an das, was wir in den 1990er Jahren während der Wellen der digitalen Transformation und Auslagerung gesehen haben. Führungskräfte gehen häufig davon aus, dass neue Technologien sofort eingeführt und angenommen werden können, ohne die menschlichen Aspekte ausreichend zu berücksichtigen.

Mitarbeitende reagieren mit verständlicher Ablehnung bzw. mit einer modernen "Kampf-, Flucht- oder Erstarrungsreaktion", wenn sie abrupten Veränderungen oder Technologievorgaben gegenüberstehen. Wenn Organisationen KI-Tools einführen oder Aufgaben auslagern, ohne klare Erwartungen zu formulieren, Mitarbeitende einzubeziehen und deren Bedenken zu adressieren, leidet zwangsläufig die Akzeptanz wie auch der Return on Investment.

Menschen in den Mittelpunkt, HR befähigen

Um dem zu begegnen, plädiere ich dafür, dass HR die KI-Transformation anführen sollte. Wie bei früheren Veränderungswellen müssen wir die Menschen ins Zentrum stellen. Mein Ansatz ist es, für einen offenen Dialog zu sorgen, Kontext und Unterstützung zu liefern und HR zu befähigen, sowohl die menschlichen als auch die technischen Elemente der KI-Einführung zu vertreten. So überbrücken wir die Kluft zwischen dem Potenzial und den praktischen Ergebnissen von KI.

Warum HR bei der KI-Transformation vorne mitspielen muss

Nachdem ich mehrere technologische Umwälzungen miterlebt habe – von der Entstehung des Internets über Mobile und Social bis hin zu KI – habe ich gelernt, dass es für Relevanz eine unablässige Neugier braucht.

Schon vor dem Aufkommen von ChatGPT habe ich das Potenzial von KI erkannt, HR und Leadership zu verändern. Vor fast einem Jahrzehnt habe ich ein Unternehmen gegründet, das versuchte, mit KI Routinefragen im HR zu beantworten. Obwohl die Technologie damals noch in den Kinderschuhen steckte und die Herausforderung gewaltig war, bekam ich einen frühen Eindruck davon, wie grundlegend KI das Feld verändern könnte.

Heute sehe ich diese Welle der KI als noch transformierender als das Internet selbst.

Und HR – ein Berufsfeld, das bei neuen Technologien häufig nicht zu den Vorreitern gehört – muss jetzt mitziehen.

Wir müssen uns von der Vorstellung verabschieden, dass die Rolle der Personalabteilung reaktiv oder administrativ ist. HR ist tatsächlich in einer einzigartigen Position, um diese KI-gesteuerte Transformation anzuführen und die Lücke zwischen Menschen und Technologie zu überbrücken.

Da KI immer zentraler wird, muss die Personalabteilung an vorderster Front stehen und die durchdachte Integration von menschlicher Intuition und maschineller Intelligenz in Unternehmen vorantreiben.

Wie KI Recruiting, Bindung und Weiterbildung revolutioniert

In HR geht es darum, die richtigen Menschen zu finden (Recruiting), zu halten (Bindung) und weiterzuentwickeln (Weiterbildung). Hier sind einige Beispiele für Umgestaltungen, die ich in den jeweiligen Bereichen durchgeführt habe:

Finden

Beim Recruiting arbeiten wir mit Sprouts.ai, einer KI-basierten Recruiting-Lösung, zusammen. Dieses Tool hilft uns, Stellenbeschreibungen genau auf unsere Bedürfnisse zuzuschneiden. Es durchsucht automatisch verschiedene Märkte und LinkedIn, um Personen ausfindig zu machen, die unseren Anforderungen entsprechen.

Sprouts.ai nimmt dann Kontakt zu diesen Kandidaten auf und verwendet dabei unseren Markenauftritt und unsere Go-to-Market-Strategien, um deren Interesse zu erfassen. Die Plattform liefert den Recruitern eine Liste von vorgeprüften, qualifizierten Bewerbern, die Interesse an der Stelle haben. Die Recruiter vereinbaren dann Gespräche mit diesen Kandidaten.

Obwohl die Lösung auch Interviews durchführen kann, hat unser Team diese Funktionen bisher nicht eingesetzt. Unser Ziel ist es, zu einem Prozess überzugehen, bei dem Recruiter nur noch mit einem starken Pool vollständig vorgeprüfter Kandidaten vor allem Verkaufs- oder Abschlussgespräche führen.

Halten

Zur Bindung nutzen wir Suzy.com, um nicht nur unsere Angestellten, sondern alle Personen in unserem Netzwerk zu befragen. Mithilfe von KI führen wir eine Analyse von Motivatoren und Segmentationen durch, wobei wir verschiedene Gruppen herausfiltern, die mit der Bindung an unser Unternehmen zusammenhängen. Diese Analyse zeigt, welche Schlüsselfaktoren oder Elemente für Engagement und Erfolg statistisch signifikant sind.

Weiterentwickeln

Wir verwenden Tools wie NotebookLM, um Mitarbeitenden einen eigenen „KI-Coach“ an die Hand zu geben. Dieser ist besonders während des Onboardings nützlich, da wir NotebookLM mit wichtigen Dokumenten, Notizen und weiteren Materialien füllen.

Neue Mitarbeitende können dann verschiedene Inhalte erstellen, um ihr Onboarding-Erlebnis zu verbessern, darunter Audio-Podcasts, Videos, Präsentationen, Mindmaps und Chatbots, die das Wissensmanagement im Unternehmen fördern. Das ist einer von vielen Vorteilen von HR-Chatbots.

Author's Tip

Etwas Ähnliches habe ich vor einigen Jahren in einer früheren Firma umgesetzt. Ich habe eine KI-gestützte Slack-App eingeführt, die es Mitarbeitenden ermöglichte, in Echtzeit HR-bezogene Fragen zu stellen. Wenn die Antwort nicht verfügbar war oder die Frage zu komplex ausfiel, hat das System automatisch ein Ticket für das HR-Team erstellt.

Nach der Klärung konnten wir die neue Antwort zur Wissensdatenbank hinzufügen, wodurch das System mit jeder Interaktion intelligenter wurde.

Die Wirkung war sofort spürbar: Wir verzeichneten eine fast 30-prozentige Reduktion von HR-bezogenen E-Mails und Slack-Nachrichten. Die Mitarbeitenden erhielten ihre Antworten schnell und konnten ohne lange Wartezeiten weiterarbeiten. Das HR-Team wurde dadurch für strategischere Aufgaben entlastet.

So schaffen Sie KI-Kompetenz für eine erfolgreiche Transformation

Das sind die Schritte, die ich für den Aufbau von KI-Kompetenz nutze:

• HR als Vorreiter befähigen: Wir befähigen HR, die Transformation zu führen und die Brücke zwischen menschlicher Intuition und maschineller Intelligenz zu schlagen.
• Fokus auf Anwendungsfälle statt Tools: Wir ermutigen Teams, Tools wie Gemini und NotebookLM gezielt für Ziele wie Recherche, Datenanalyse und zusammengefasstes Lernen einzusetzen – statt KI nur um ihrer selbst willen zu nutzen.
• Ein „Küchenkabinett“ aus Beratern aufbauen: Wir regen Führungskräfte dazu an, ein diverses Netzwerk von Gleichgesinnten zu etablieren, um Best Practices auszutauschen und sich durch die noch wenig ausgeloteten Herausforderungen der KI-Einführung zu navigieren.
• Praktisches Experimentieren fördern: Mit Plattformen wie Lovable ermutigen wir Teammitglieder mit wenig Programmierkenntnissen, neue Ideen zu entwickeln und hochwertige Apps zu bauen – als Beweis dafür, dass KI technisches Knowhow zugänglich macht.

Das alles verlief nicht ohne Herausforderungen, einige habe ich bereits erwähnt:

• Die „Kampf-, Flucht- oder Erstarrungsreaktion“: Plötzliche Anordnungen lösen oft Widerstand der Mitarbeitenden aus. Wir haben gelernt, dass wir Technologie nicht effektiv einführen können, ohne einen tiefgehenden menschlichen Kontext zu bieten und einen offenen Dialog zu ermöglichen.
• Voreingenommenheit gegenüber dem Lieblingstool: Verschiedene Abteilungen häufen oft unterschiedliche, fragmentierte Tools an (zum Beispiel nutzt Vertrieb Rattle, während das Produktteam Pendo verwendet), was zu mangelndem bereichsübergreifendem Vertrauen in die Daten führt.
• Schleppende Einführung: In der Vergangenheit ist der Personalbereich meist ein Nachzügler bei der Einführung neuer Technologien gewesen, was eine konzertierte Anstrengung erfordert, um von einer reaktiven zu einer proaktiven, gewinnorientierten Denkweise zu gelangen.

Warum bereichsübergreifende Zusammenarbeit bei der Einführung von KI notwendig ist

Es ist beeindruckend, wie schnell Organisationen eine riesige Bandbreite an KI-Werkzeugen ansammeln, ähnlich wie bei der Verbreitung traditioneller Software in den Abteilungen. Selbst mit leistungsstarken, universell einsetzbaren Plattformen wie ChatGPT, Gemini oder Claude bevorzugen Einzelpersonen und Teams trotzdem ihre eigenen bevorzugten Lösungen.

Diese Fragmentierung wird auf Abteilungsebene noch deutlicher. Jedes Team scheint spezielle KI-Tools für sich einzuführen. Das Produktteam benutzt vielleicht Pendo AI, während der Vertrieb Rattle einsetzt, und so weiter – selbst wenn sich die Funktionen überschneiden.

Ich nenne dies die „Voreingenommenheit gegenüber dem Lieblingstool“. Menschen neigen dazu, den Erkenntnissen ihres favorisierten Tools mehr zu vertrauen als denen anderer Tools. Manchmal werden die Ergebnisse anderer Plattformen als fehlerhaft abgetan.

Ich denke, das unterstreicht die Bedeutung von Abstimmung und bereichsübergreifender Zusammenarbeit bei der Einführung von KI. Es geht nicht nur darum, die beste Technologie auszuwählen, sondern darum, ein gemeinsames Verständnis und Vertrauen in die ausgewählten Tools zu schaffen.

Wie eine lange Liste von KI-Tools zusammenpasst

Wo wir gerade bei Tools sind: Hier ist meine KI-Tool-Landschaft:

• Gemini (und ChatGPT): Coaching, Gespräche, Recherche, Inhaltserstellung, Bilderstellung und gelegentlich Datenanalyse.
• NotebookLM: Lernen, Training, Onboarding und Erstellung von Rechercheergebnissen.
• Sprouts.ai: Recruiting und Sourcing.
• LinkedIn: Recruiting und Sourcing.
• 15Five: Performance, Engagement, Vergütung und KI-Coaching.
• ADP: HR-Kernprozesse und Lohnabrechnung.
• Ashby: Recruiting.
• Kona.ai: Coaching für Führungskräfte und Manager.
• Kona Meeting Assistant: Nimmt an Meetings teil, erstellt Transkripte und fasst Leistungsdaten aus 1:1s zusammen.
• Articulate 360 (auch bekannt als Rise) LMS: Lernen und Entwicklung (hat jedoch nur minimale KI). Für die Erstellung von Lerninhalten und Quiz nutzten wir Gemini, NotebookLM und ChatGPT.
• Jira AI: Atlassian Intelligence beantwortet Fragen zu HR-Richtlinien in Slack.
• Zoom AI: Nimmt Meetings auf, bietet Transkripte/Notizen und dokumentiert Aufgaben und To-dos.
• Granola: Nimmt interne und externe Meetings auf, erstellt Transkripte/Notizen. Außerdem bietet es Coaching basierend auf Meeting-Informationen und Protokollen und dokumentiert Aufgaben und To-dos.
• Dado: Onboarding.
• Workato: Workflows, wobei wir kürzlich zu Dado gewechselt sind.
• Lovable: Spezifische „Vibe-Code“-Lösungen, die größere Plattformen nicht abdecken können.

Warum drei KI-Tools besonders hervorstechen

Drei Tools stechen besonders hervor und ich nutze sie täglich:

Gemini: Da Gemini Kontext aus meinen E-Mails bezieht, in Chrome und an anderen Stellen eingebunden ist, verwende ich es am häufigsten. Ich schließe damit Forschungslücken, analysiere Dokumente und Berichte, erstelle Bilder, baue GEMs für bestimmte Anwendungsfälle, lerne zu Fachthemen und fasse lange Berichte zusammen. Dadurch kann ich Recherchezeit reduzieren, sonst nicht erreichbare Erkenntnisse gewinnen, einen Live-Coach und Sparringspartner nutzen und Berichte oder Analysen ohne Analyst erstellen.

Granola/Kona Meeting Assistant: Granola und Kona Meeting Assistant erfassen in Meetings die Beiträge der Sprecher, erstellen Transkripte, Notizen und bieten Coaching. In unserem Unternehmen nimmt Kona Meeting Assistant an allen Meetings teil und erstellt Notizen, Aufgaben, Herausforderungen und bereichsübergreifende Einblicke aus Performance-Sicht. Das Aggregieren von Meetings, Themen und Protokollen ermöglicht es mir, Berichte zu erstellen, nachzuverfolgen und Mitarbeitende in die Verantwortung zu nehmen.

Lovable: Lovable hat meine persönliche Website, meinen Newsletter und einige weitere Tools gebaut. Ich habe immer im Produktumfeld gearbeitet, aber mit begrenzten Coding-Kenntnissen war Lovable eine große Hilfe. Es hat meine Fähigkeit erweitert, Apps zur Lösung spezifischer Herausforderungen oder Bedürfnisse zu entwickeln, neue Ideen zu entwickeln und deren Funktionsweise in der Praxis zu beobachten.

Wie HR die KI-Transformation vorantreiben wird

In den nächsten fünf Jahren wird sich die HR-Rolle von einer reaktiven, administrativen Funktion zu einem strategischen Treiber der KI-Transformation entwickeln.

• Auflösung von Expertensilos: KI wird Wissen über technische und kommerzielle Grenzen hinweg demokratisieren und damit grundlegend verändern, wie Teams arbeiten.
• Abgeflachte Hierarchien: Organisationen werden flexibler, weniger hierarchisch und agiler, da diese Eigenschaften für das Überleben entscheidend sind.
• Menschzentrierte Integration: Der Erfolg der nächsten fünf Jahre hängt davon ab, ob HR die „menschliche Seite“ der Technologieeinführung anführt und dem Mitarbeiterwiderstand begegnet.
• Gesteigerte Produktivität: KI-Werkzeuge werden die individuelle Produktivität auf das Niveau von Zwei-Personen-Teams heben, sodass sich HR-Profis auf strategische Initiativen statt Routinetätigkeiten konzentrieren können.

Warum ein menschenzentrierter Ansatz bei der KI-Einführung entscheidend ist

Hier ist mein Rat an HR-Führungskräfte:

• Stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt: Beim Einführen neuer Technologien müssen Führungskräfte den menschlichen Aspekt berücksichtigen, einen offenen Dialog fördern, Kontext geben und Mitarbeitende in den Prozess einbinden, um Widerstände zu minimieren.
• Bleiben Sie unermüdlich neugierig: Um während großer technologischer Umbrüche relevant zu bleiben, müssen Führungskräfte kontinuierlich neugierig sein und bereit, zu lernen.
• Technologie nicht ohne Kontext einführen: Führungskräfte sollten nicht annehmen, dass sie Technologie sofort einsetzen und übernehmen können. Stattdessen müssen sie auf die „Kampf-, Flucht- oder Erstarren“-Reaktion der Mitarbeitenden auf plötzliche Vorgaben eingehen.
• Bereichsübergreifende Abstimmung fördern: Anstatt nur die „beste“ Technologie auszuwählen, sollten Führungskräfte darauf achten, ein gemeinsames Verständnis und Vertrauen für die gewählten Werkzeuge im gesamten Unternehmen zu schaffen.
• Bauen Sie ein diverses Netzwerk an Beratern auf: Pflegen Sie ein „Schweizer Taschenmesser“-Netzwerk mit Kolleginnen, Kollegen und Beratern aus verschiedenen Branchen und Hintergründen, um sich in unbekanntem Terrain zurechtzufinden.

Bleiben Sie auf dem Laufenden

Um Anthony Onestos Arbeit zu verfolgen, wie er sich dafür einsetzt, dass HR bei KI die Führung übernimmt, besuchen Sie seine persönliche Website und seinen Newsletter, AI in HR Today. Oder folgen Sie ihm auf LinkedIn.

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