So automatisieren Sie das Performance Management in 5 Schritten
Die Versprechen der Automatisierung, die Arbeit zu vereinfachen, erreichen jeden Tag neue Höhen.
Ein Bereich, in dem viele Personalverantwortliche erleichtert sein werden, die Automatisierung zu erleben, ist das Leistungsmanagement.
In einer Zeit, in der 98 % der HR-Fachkräfte angeben, ausgebrannt zu sein, bietet die Automatisierung einen enormen Mehrwert zur Reduzierung von Stress und der Gesamtarbeitslast.
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Obwohl die Mitwirkung des Menschen immer erforderlich ist, besteht der Prozess des Leistungsmanagements aus verschiedenen sich wiederholenden Aufgaben, die sich ideal für eine Automatisierung eignen.
In diesem Artikel schauen wir uns an, welche Schritte dazugehören, warum Sie diese automatisieren sollten und geben eine detaillierte Checkliste, was Sie auf dem Weg beachten sollten.
Vorteile automatisierter Leistungsmanagement-Systeme
Die Automatisierung bringt zahlreiche Vorteile für HR-Fachkräfte, wie z. B. die Verbesserung der Arbeitsabläufe, die Reduzierung des Aufwands für das Zeitmanagement und die Vereinfachung von Prozessen.
Hier sind vier Hauptvorteile für die Automatisierung von Aufgaben innerhalb Ihres Leistungsmanagement-Programms.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Aufgaben wie Dateneingabe oder Berichtserstellung können zeitaufwändig sein und sind anfällig für Fehler von Mitarbeitenden. Durch die Automatisierung können HR-Profis die administrativen Lasten solcher Tätigkeiten entfernen, Fehler reduzieren und mehr Zeit für strategische Arbeiten gewinnen.
Konsistenz und Standardisierung
Um traditionelle Aufgaben im Leistungsmanagement zu automatisieren, erfordert die Automatisierungstechnologie, dass Prozesse konsistenten Regeln und Kriterien folgen.
Die Integration dieser Vorgaben in den Leistungsmanagement-Prozess kann das Risiko von Vorurteilen oder Diskriminierung verringern und so sicherstellen, dass ein fairerer und ausgewogenerer Ansatz für Mitarbeitendenbeurteilungen umgesetzt wird.
Lösungen für Mitarbeitendenbeurteilungen unterstützen kontinuierliches Feedback und machen das Leistungsmanagement zu einem fortlaufenden Prozess.
Echtzeit-Feedback
Automatisierung kann nahezu sofortiges Feedback für sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte in Echtzeit auslösen, sodass sie ihre Fortschritte bei Zielen fortlaufend verfolgen können.
Dies hilft Mitarbeitenden zu erkennen, wann sie ihre Ziele oder Prioritäten aus den Augen verloren haben, und unterstützt Führungskräfte dabei, zeitnah zu kommunizieren, wie dies korrigiert werden kann.
Um eine nahtlose Umsetzung zu erreichen, erfordert die Automatisierung von Leistungsmanagement-Aufgaben HRMS-Tools mit robusten Schlüsselfunktionen. Wichtige Funktionen für die Automatisierung von Feedback sind: Zielverfolgung in Echtzeit, Erinnerungen an Feedback, Leistungsanalyse-Dashboards.
Verbesserte Mitarbeitendenbindung
Automatisierte Aufgaben im Leistungsmanagement bieten die Möglichkeit, Funktionen wie Zielverfolgung und Lern- und Entwicklungspläne für Mitarbeitende einzubinden. Dadurch können Mitarbeitende ihre eigene Entwicklungsstrategie erarbeiten, was Motivation und Engagement auf ein neues Niveau hebt.
„Jahresziele funktionieren in unserer heutigen Zeit nicht mehr“, sagte Liz Lockhart Lance, Chief of Staff bei Performica. „Quartalsziele sind besser geeignet, müssen aber ergebnisorientiert sein und mit den wichtigsten Prioritäten verknüpft werden. Wenn Menschen ihre Arbeit mit den übergeordneten gewünschten Ergebnissen der Organisation verbinden können, sehen sie, wie ihre Anstrengungen beitragen und finden Sinn in ihrer Arbeit.“
Was automatisieren?
Sobald klar umrissen ist, warum Sie automatisieren möchten, können Sie jetzt mit der Zielsetzung beginnen, definieren, welche Prozesse und Aufgaben Sie automatisieren und überlegen, welche Leistungsmanagement-Tools Sie auswählen.
Hier sind vier Aspekte des Leistungsmanagements, die sich ideal zur Automatisierung eignen.
Leistungsbeurteilungen
Die Automatisierung der Terminplanung, Verteilung und Sammlung der Materialien im Bewertungsprozess kann Zeit sparen und die Organisation dieser Unterlagen erheblich vereinfachen.
Sie hilft Ihnen außerdem, Ihren Bewertungszyklus zu optimieren, um die Talentmanagement-Ziele beizubehalten.
Ressource: Wie Sie ein besseres Leistungsbeurteilungsgespräch führen
Zielsetzung und -verfolgung
Ein automatisiertes System für die Erstellung und Nachverfolgung von SMART-Zielen (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert) unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende dabei, sich an den Unternehmenszielen zu orientieren. Doch SMART ist nur eines von vielen Zielsetzungsmodellen.
Weitere Modelle sind das OKR (Objectives and Key Results) Modell oder das Cascading Goals Modell. Sie sollten herausfinden, welches Modell am besten zu Ihrer Organisation passt und wie Sie Prozesse rund um diese Modelle automatisieren können.
Coaching und Feedback
Eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks kann durch automatisierte Mechanismen, die Mitarbeitenden regelmäßig Rückmeldungen geben, gefördert werden. So bleiben sie auf Kurs, können ihre Leistung verbessern, Meilensteine erkennen und sich beruflich weiterentwickeln.
Feedback funktioniert jedoch in beide Richtungen. Sie sollten daher auch einen Mechanismus schaffen, der Mitarbeitende dazu motiviert, Ihnen Feedback zu geben, wenn Dinge nicht funktionieren.
„Ein praxisorientierter Ansatz für Veränderung bedeutet, zwei Hebel gleichzeitig zu ziehen“, sagte Lauren Scholtz, Managerin für Lernen und Entwicklung bei intelliHR. „Wenn wir das Ganze mit einem Boot vergleichen, ginge es darum, sowohl die Anker zu lichten als auch die Segel zu setzen; beides ist notwendig, um schnell voranzukommen. Der Aufbau einer kontinuierlichen Feedback-Kultur ist dafür ein hervorragendes Beispiel. Hier gibt es Anker, die das Vorankommen erschweren. Es könnten große Probleme sein, wie etwa dass sich ein Mitarbeiter nicht ausreichend ausgestattet für seine Rolle fühlt oder dass der jährliche Prozess zur Leistungsbeurteilung zeitaufwändig und wenig hilfreich ist. Einen Kanal zu öffnen, über den Mitarbeitende dies mitteilen können, hilft dabei, die Segel zu setzen.“
Nützliche Ressource: Wichtige Formulierungen für Leistungsbeurteilungen
Datenanalyse
Die Automatisierung der Datenanalyse hilft dabei, Leistungstrends ebenso wie Verbesserungsbereiche zu erkennen. Sie kann helfen, falschen Narrativen entgegenzuwirken, liefert mehr Kontext hinsichtlich des Einflusses der Mitarbeitenden auf die übergeordneten Unternehmensziele und unterstützt bei der Entscheidungsfindung für künftige Zielvereinbarungen und Beförderungen.
Schritte zur Implementierung von Performance-Management-Automatisierung
Die Automatisierung des Performance Managements mit Blick auf die Mitarbeitendenerfahrung erfordert das Verständnis aller Berührungspunkte und Variablen, die dabei eine Rolle spielen.
Dazu braucht es einen Schritt-für-Schritt-Prozess, um sicherzustellen, dass die Automatisierung die gewünschte Mitarbeitendenerfahrung unterstützt und Ihre Maßnahmen zu Bindung und Engagement fördert.
Schritt 1: Analyse
Um herauszufinden, wie Performance-Management-Maßnahmen verbessert werden können, müssen Sie zuerst ein klares Bild des bestehenden Prozesses erhalten.
Alle beteiligten Schritte müssen dokumentiert werden, um Schwachstellen und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen und das Ziel der Automatisierung zu definieren.
Dazu sollten Sie auch eine Liste mit effektiven Aufgaben im Performance Management erstellen, abwägen, welche automatisierbar sind, und eine Kosten-Nutzen-Analyse der Automatisierung durchführen.
Schritt 2: Tool-Analyse und Auswahl
Das Verständnis für Werkzeuge, die Ihnen bei der Automatisierung des Performance Management helfen können, sowie eine Überprüfung Ihrer bestehenden Infrastruktur, wird Ihnen aufzeigen, welche Funktionen derzeit fehlen und ob Ihr HR Tech Stack die Automatisierung der von Ihnen ausgewählten Aufgaben unterstützt.
Teil davon ist auch zu verstehen, wofür Sie keine neuen Tools benötigen und womit Ihre Mitarbeitenden bereits arbeiten. Sunder Nookala, Mitbegründer und CEO von Huminos, spricht darüber, wenn er von reibungslosen People Experiences spricht.
„Um eine bessere Arbeitswelt zu schaffen, können wir praktisch die Hire-to-Retire-Prozesse neu denken und vereinfachen, damit die Arbeit die Mitarbeitenden an ihrem Lieblingsarbeitsplatz erreicht, statt sie durch verschiedene Systeme wechseln zu lassen, um ihre Aufgaben zu erledigen“, sagte Nookala.
„Untersuchen wir beispielsweise die Zielsetzung und die Prozesse zur Leistungsbewertung: Moderne System of Intelligence wie Huminos ermöglichen die Erledigung alltäglicher Aufgaben wie Fortschritts-Check-ins, das Planen von 1:1-Gesprächen, das Geben oder Empfangen von anerkennendem sowie entwicklungsförderndem Feedback usw. direkt in Slack oder Microsoft Teams, ohne zu einer anderen Software wechseln zu müssen.“
Als Einstieg finden Sie hier unsere Auswahl der besten Performance-Management-Software.
Schritt 3: Datenaspekte
Die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften ist nur die Spitze des Eisbergs hinsichtlich der Datenaspekte bei der Automatisierung.
Zu überlegen, welche Datenarten gesammelt werden dürfen, welche Key Performance Indicators (KPIs) damit unterstützt werden, wer wie auf die Daten zugreifen und sie nutzen darf, sind alles Faktoren, die das Sammeln und Auswerten von Daten so gestalten, dass sie den Prozess des Employee Performance Management verbessern.
Zudem sollten Sie mit Ihrer IT-Abteilung besprechen, wie die Datenmigration von bestehenden Systemen in neue Technologie-Lösungen einen nahtlosen Übergang von bestehenden zu künftigen Prozessen schafft.
Schritt 4: Anpassung
Die Arbeitsabläufe, Hierarchien und Berichtsstrukturen jeder Organisation sind unterschiedlich. Unabhängig davon, welche Evaluierungstools und Prozesse Sie wählen, müssen diese an die Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation angepasst werden und sich gleichzeitig in Ihr HRIS integrieren lassen, um die Datenerfassung und -analyse zu optimieren.
Pilotprogramme, mit denen Sie die Machbarkeit und Wirksamkeit von Automatisierung im kleineren Maßstab testen, können Ihnen helfen, Tools und Prozesse weiter zu verfeinern und einen Change-Management-Plan zu erstellen, der die Bedenken der Mitarbeitenden bezüglich des Einflusses von Automatisierung auf ihre Arbeit adressiert.
Schritt 5: Schulung
Umfassende Schulungen für HR-Teams und Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Einführung von Automatisierung.
Das Einbeziehen von Feedback der beteiligten Stakeholder während eines Schulungsprogramms kann Ihnen helfen, Prozesse und die Benutzerfreundlichkeit Ihrer technologischen Lösungen vor der vollständigen Implementierung weiter zu optimieren.
Messung der Auswirkungen der Automatisierung des Leistungsmanagements
Die Auswirkungen Ihrer Bemühungen zur Automatisierung können sich in verschiedenen Bereichen zeigen – von Mitarbeiterfeedback über Erfahrungsumfragen bis hin zu einer Vielzahl von Kennzahlen, die für HR-Verantwortliche ein klareres Bild zeichnen.
Einige wichtige Kennzahlen zur Leistungsüberwachung sind:
- Gesparte Zeit
- Fehlerreduzierung
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Genauigkeit und Abschlussquoten jedes Schrittes im Leistungsmanagementprozess
- Gesamtergebnisse der Leistung.
Diese Kennzahlen sind wichtig, wenn Sie Ihre Kapitalrendite (ROI) für die Automatisierung berechnen und Ihre Kosten-Nutzen-Analyse im Laufe der Zeit weiterentwickeln.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr Leistungsmanagement verbessern können? Lesen Sie unseren Artikel über Arten von Leistungsmanagementsystemen und bewährte Methoden für deren Einführung.