Leistungsmanagement in 5 Schritten automatisieren
Um Aufgaben im Performance Management zu automatisieren, sollten Sie sich darauf konzentrieren, wiederkehrende Schritte wie Zielverfolgung, Feedbacksammlung und Terminierung von Bewertungen mithilfe von Technologie zu optimieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Teile des Performance Managements sich am einfachsten automatisieren lassen, warum Automatisierung wichtig ist, und Sie erhalten eine praktische Checkliste, damit Sie Ihr HR-Arbeitspensum spürbar verringern und Burnout reduzieren können.
Vorteile automatisierter Performance-Management-Systeme
Die Automatisierung bietet HR-Fachleuten zahlreiche Vorteile, wie etwa die Optimierung von Arbeitsabläufen, weniger Zeitaufwand für das Zeitmanagement und die Vereinfachung von Prozessen.
Hier sind 4 wesentliche Vorteile der Automatisierung von Aufgaben in Ihrem Performance-Management-Programm.
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Höhere Effizienz und Genauigkeit
Aufgaben wie Dateneingabe oder Berichtserstellung können zeitaufwendig sein und sind fehleranfällig. Durch Automatisierung können HR-Fachleute die administrative Last dieser Aufgaben verringern, Fehler reduzieren und mehr Zeit für strategische Tätigkeiten gewinnen.
Konsistenz und Standardisierung
Um traditionelle Aufgaben im Performance Management zu automatisieren, erfordert Automatisierungstechnologie, dass Prozesse nach einheitlichen Regeln und Kriterien ablaufen.
Die Integration in den Performance-Management-Prozess kann das Risiko von Vorurteilen oder Diskriminierung verringern und sorgt für eine gerechtere und ausgewogenere Bewertung der Mitarbeiterleistung.
Lösungen für Mitarbeiterbeurteilungen unterstützen kontinuierliches Feedback und machen Performance Management zu einem fortlaufenden Prozess.
Feedback in Echtzeit
Durch Automatisierung kann beinahe sofortiges Feedback für Mitarbeitende und Führungskräfte in Echtzeit ausgelöst werden, sodass sie ihre Fortschritte bei Zielen kontinuierlich verfolgen können.
Dadurch erkennen Mitarbeitende sofort, wenn sie Ziele oder Prioritäten aus den Augen verlieren, und Führungskräfte können gezielt und zeitnah auf Verbesserungsbedarf hinweisen.
Um eine reibungslose Umsetzung zu ermöglichen, erfordert die Automatisierung von Performance-Management-Aufgaben HRMS-Tools mit leistungsstarken Schlüsselfunktionen. Zentrale Funktionen für die Automatisierung von Feedback sind etwa Echtzeit-Zielverfolgung, Feedback-Erinnerungen und Performance-Analyse-Dashboards.
Steigerung der Mitarbeiterbindung
Automatisierte Aufgaben im Performance Management bieten die Möglichkeit, Funktionen wie Zielverfolgung und individuelle Entwicklungspläne für Mitarbeitende zu integrieren. So können Mitarbeitende ihre eigene Entwicklungsstrategie gestalten und die Motivation sowie das Engagement auf ein neues Niveau heben.
„Jahresziele funktionieren in der heutigen Zeit nicht mehr“, sagte Liz Lockhart Lance, Chief of Staff bei Performica. „Quartalsziele sind besser geeignet, aber sie müssen ergebnisorientiert und mit den wichtigsten Zielen auf höchster Ebene verknüpft sein. Wenn Menschen ihre Arbeit mit den gewünschten Ergebnissen der Organisation verbinden können, sehen sie, wie ihr Beitrag wirkt und finden Sinn in ihrer Arbeit.“
Was Sie automatisieren sollten
Nachdem die Gründe für die Automatisierung klar sind, können Sie mit der Zieldefinition beginnen, festlegen, welche Prozesse und Aufgaben Sie automatisieren wollen, und überlegen, welche Tools für Performance Management infrage kommen.
Hier sind vier Aspekte des Performance Managements, die besonders gut für eine Automatisierung geeignet sind.
Leistungsbeurteilungen
Die Automatisierung der Terminierung, Verteilung und Sammlung von Materialien im Rahmen des Beurteilungsprozesses spart Zeit und vereinfacht die Organisation dieser Unterlagen erheblich.
Sie kann auch dabei helfen, den Überprüfungszyklus zu optimieren und so die Ziele im Talentmanagement zu sichern.
Ressource: Wie Sie ein besseres Performance Review durchführen
Zielsetzung und -verfolgung
Ein automatisiertes System für die Erstellung und Verfolgung von SMART-Zielen (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert) hilft Führungskräften und Mitarbeitenden, sich an den Unternehmenszielen auszurichten. SMART ist jedoch nur eines von mehreren Zielsetzungsmodellen.
Weitere Modelle sind das OKR-Modell („Objectives and Key Results“ – Ziele und Schlüsselergebnisse) oder das Kaskadierende-Ziele-Modell. Überlegen Sie, welches Modell am besten zu Ihrer Organisation passt und wie Sie die Prozesse dazu automatisieren können.
Coaching und Feedback
Die Etablierung einer Kultur kontinuierlichen Feedbacks kann durch automatisierte Mechanismen unterstützt werden, die den Mitarbeitenden regelmäßig Feedback geben, damit sie auf Kurs bleiben, ihre Leistung verbessern, Meilensteine anerkennen und sich beruflich weiterentwickeln.
Aber Feedback funktioniert in beide Richtungen. Sie sollten auch einen Mechanismus schaffen, der die Mitarbeitenden dazu auffordert, Ihnen Rückmeldung zu geben, wenn etwas nicht funktioniert.
„Ein pragmatischer Ansatz für Veränderungen bedeutet, zwei Hebel gleichzeitig zu ziehen“, sagte Lauren Scholtz, Managerin für Lernen und Entwicklung bei intelliHR. „Wenn wir über ein Boot sprechen würden, ginge es darum, die Anker zu lichten und die Segel zu setzen; wir brauchen beides, um schnell voranzukommen. Der Aufbau einer kontinuierlichen Feedback-Kultur ist ein großartiges Beispiel dafür in der Praxis. Dies sind die Anker, die dafür sorgen, dass sich die Dinge schleppend anfühlen. Es könnte größere Probleme geben, z. B. dass ein Mitarbeitender das Gefühl hat, nicht alles für seine Aufgabe zu haben, oder dass der jährliche Leistungsbeurteilungsprozess zeitaufwendig und nicht hilfreich ist. Einen Kanal zu öffnen, über den die Menschen Ihnen dies mitteilen können, kann Ihnen helfen, Segel zu setzen.“
Nützliche Ressource: Wichtige Formulierungen für Leistungsbeurteilungen
Datenanalytik
Die Automatisierung der Datenanalyse hilft dabei, Leistungstrends und Verbesserungsbereiche zu erkennen. Sie kann helfen, falsche Narrative zu vermeiden, mehr Kontext über den Einfluss der Mitarbeitenden auf übergeordnete Unternehmensziele liefern und den Entscheidungsprozess bei zukünftigen Zielsetzungsübungen und Beförderungen unterstützen.
Schritte zur Implementierung der Automatisierung des Leistungsmanagements
Die Automatisierung des Leistungsmanagements mit Blick auf die Mitarbeitenden-Erfahrung erfordert das Verständnis aller Berührungspunkte und Variablen, die beteiligt sind.
Dies erfordert einen Schritt-für-Schritt-Prozess, um sicherzustellen, dass die Automatisierung die gewünschte Mitarbeitenden-Erfahrung unterstützt und Ihre Bemühungen zur Bindung und Einbindung fördert.
Schritt 1: Analyse
Um beurteilen zu können, wie das Leistungsmanagement verbessert werden kann, müssen Sie zunächst einen klaren Überblick über den aktuellen Prozess haben.
Alle beteiligten Schritte müssen dokumentiert werden, um Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und das Ziel der Automatisierung zu definieren.
Im Rahmen dessen sollten Sie auch eine Liste effektiver Maßnahmen für das Leistungsmanagement erstellen, überlegen, welche davon automatisiert werden könnten, und eine Kosten-Nutzen-Analyse für die Automatisierung durchführen.
Schritt 2: Analyse und Auswahl der Tools
Das Verständnis für Werkzeuge, die bei der Automatisierung des Leistungsmanagements helfen können, und die Überprüfung Ihrer aktuellen Infrastruktur helfen Ihnen dabei zu erkennen, welche Funktionen derzeit fehlen und ob Ihr HR-Technologie-Stack in der Lage ist, die von Ihnen identifizierten Automatisierungsaufgaben zu unterstützen.
Teil davon ist zu verstehen, was neue Tools nicht leisten müssen und womit Ihre Mitarbeitenden bereits arbeiten. Sunder Nookala, Mitbegründer und CEO von Huminos, spricht darüber, wenn er von reibungslosen Mitarbeitererlebnissen spricht.
„Das eine, was wir praktisch tun können, um eine bessere Arbeitswelt zu schaffen, besteht darin, die Einstellungen- bis Ruhestandsprozesse neu zu denken und so zu vereinfachen, dass die Arbeit den Mitarbeitenden an seinem oder ihrem Lieblingsplatz erreicht, anstatt sie oder ihn zu zwingen, verschiedene Systeme zu durchlaufen, um ihre oder seine Arbeit zu erledigen“, sagte Nookala.
„Schauen wir uns zum Beispiel die Zielsetzungs- und Leistungsbeurteilungsprozesse an: Moderne Intelligenzsysteme wie Huminos ermöglichen die Erledigung von Alltagstätigkeiten wie Fortschritts-Check-ins, das Planen von 1:1-Gesprächen, das Geben oder Erhalten von anerkennendem und entwicklungsorientiertem Feedback usw. direkt in Slack oder Microsoft Teams, ohne zu einer anderen Software-Anwendung wechseln zu müssen.“
Als Ausgangspunkt finden Sie hier unsere Auswahl der Besten Software für Leistungsmanagement.
Schritt 3: Datenüberlegungen
Die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien ist nur die Spitze des Eisbergs bei den datenbezogenen Überlegungen rund um die Automatisierung.
Zu wissen, welche Arten von Daten gesammelt werden können, welche Leistungskennzahlen (KPIs) damit unterstützt werden können und wie sie genutzt werden dürfen bzw. von wem – all dies sind Faktoren, die die Art und Weise beeinflussen, wie Datenerhebung und -analyse den Prozess des Mitarbeitenden-Leistungsmanagements verbessern.
Sie sollten auch gemeinsam mit Ihrem IT-Team einen Plan erstellen, wie die Datenmigration aus bestehenden Systemen in neue Technologien einen reibungslosen Übergang zwischen den alten und den neuen Prozessen sicherstellt.
Schritt 4: Individualisierung
Die Arbeitsabläufe, Hierarchien und Berichtsstrukturen jeder Organisation sind unterschiedlich. Welche Evaluierungstools und Prozesse Sie auch wählen, sie müssen individuell auf die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens zugeschnitten werden und sich gleichzeitig in Ihr HRIS einfügen, um die Datenerfassung und -analyse zu optimieren.
Pilotprogramme, die die Umsetzbarkeit und Wirksamkeit der Automatisierung im kleineren Maßstab testen, können Ihnen helfen, Tools und Prozesse noch weiter zu verfeinern und einen Change-Management-Plan zu erstellen, der die Bedenken der Mitarbeitenden hinsichtlich der Auswirkungen der Automatisierung auf ihre Arbeit anspricht.
Schritt 5: Schulung
Umfassende Schulungen für HR-Teams und Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Einführung der Automatisierung.
Die Einbindung von Feedback aus den beteiligten Interessengruppen in ein Schulungsprogramm kann Ihnen helfen, Prozesse und die Benutzererfahrung Ihrer Technologielösungen vor der vollständigen Einführung zu optimieren.
Messung der Auswirkungen von Automatisierung im Leistungsmanagement
Die Auswirkungen Ihrer Automatisierungsbemühungen können sich in vielerlei Hinsicht zeigen – vom Mitarbeiterfeedback über Umfragen zur Erfahrung bis hin zu einer Vielzahl von Kennzahlen, die HR-Führungskräften ein klareres Bild verschaffen.
Zu den wichtigsten Kennzahlen zur Messung der Leistung gehören:
- Gesparte Zeit
- Fehlerreduzierung
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Genauigkeit und Abschlussquoten bei jedem Schritt des Leistungsmanagementprozesses
- Gesamtergebnisse der Leistungsbewertung.
Diese sind wichtig, um die Rentabilität Ihrer Automatisierung zu berechnen und Ihre Kosten-Nutzen-Analyse im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln.
Sie möchten mehr über die Verbesserung Ihres Ansatzes im Leistungsmanagement lernen? Lesen Sie unseren Artikel zu Arten von Leistungsmanagementsystemen und Best Practices für deren Implementierung.
