Lohnabrechnung für kleine Unternehmen verwalten: Ihr vollständiger Leitfaden

Was für die Verarbeitung der Lohnabrechnung benötigt wird

Gut, widmen wir uns nun den Einzelheiten. Für einen korrekten, gesetzeskonformen Lohnabrechnungsprozess benötigen Sie:

• Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) sowie staatliche und lokale Steuer-IDs.
• Mitarbeiterinformationen: Korrekte und aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter, einschließlich ihrer vollständigen Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder gleichwertiger Identifikationsmerkmale, Beschäftigungsbeginn und anderer relevanter persönlicher Angaben.
• Arbeitsverträge: Detaillierte Aufzeichnungen über die Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Gehältern oder Stundenlöhnen, Überstundensätzen, Bonus- oder Provisionsregelungen und sonstigen Vergütungsvereinbarungen.
• Zeiterfassungssystem: Für Mitarbeiter mit Stundenlohn ein zuverlässiges System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitszeit, Überstunden und in Anspruch genommener Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitsurlaub.
• Abrechnungszeitplan: Ein klarer Abrechnungszeitplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimal monatlich oder monatlich), der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Informationen zu Leistungen: Einzelheiten zu allen Leistungen, die Mitarbeitern gewährt werden, wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Zusatzleistungen, sowie deren Auswirkungen auf die Berechnung der Lohnabrechnung.
• Bankkontoinformationen: Für Organisationen, die eine direkte Einzahlung anbieten, sind aktuelle Bankkontoinformationen für jeden Mitarbeiter erforderlich.

Außerdem müssen Sie sich mit den geltenden lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuergesetzen auseinandersetzen, um Lohnsteuern korrekt einzubehalten und abzuführen. 

Dazu gehören die Bundes-Einkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare sowie staatliche oder lokale Steuern. 

Einige hilfreiche Ressourcen:

• IRS (Steuerbehörde der Vereinigten Staaten): Behandelt Steuerabzüge, Meldungen (z. B. W-2, 941) und Pflichten von Arbeitgebern. Website.
• US-Arbeitsministerium (DOL): Behandelt Mindestlohn, Überstunden, Aufzeichnungspflichten und Kinderarbeit (FLSA). Website.

• Staatliche Arbeitsministerien: Unterscheidet sich je nach Bundesstaat (z. B. Mindestlohn, Krankheitsurlaub, Schlusszahlung). Beispiel-Websites:
  • Kalifornien
  • New York
  • Texas  
• Staatliche Steuerbehörden
  • Behandelt: staatliche Einkommensteuer, Arbeitslosenversicherung und Registrierung. Beispiel-Websites:
    • Kalifornien
    • New York
• Personalberater: Wenn Sie sich jemals unsicher sind, sprechen Sie mit einem Personalberater vor Ort. 

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So verarbeiten Sie die Lohnabrechnung: 12-Schritte-Prozess

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie ganz von vorne anfangen, erfahren Sie hier, wie Sie einen effizienten und gesetzeskonformen Lohnabrechnungsprozess einrichten und durchführen.

Schritt 1: Ihre EIN sowie staatlichen/lokalen Steuer-IDs erhalten

• Folgen Sie dazu diesem Leitfaden der IRS.
• Sie müssen sich außerdem beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) registrieren, um Lohnsteuern einzureichen.

Schritt 2: Ihre Lohnabrechnungsrichtlinie festlegen

• Lohnabrechnungsplan festlegen: Entscheiden Sie sich für einen regelmäßigen Lohnabrechnungszyklus (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich).
• Richtlinien für die Lohnabrechnung erstellen: Legen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Leistungen, Abzüge und andere lohnabrechnungsbezogene Aspekte fest und machen Sie diese allen leicht zugänglich.

Schritt 3: Mitarbeiterinformationen erfassen und überprüfen

• Mitarbeiterdaten überprüfen: Vergewissern Sie sich, dass Sie über genaue Mitarbeiterinformationen verfügen, einschließlich:
  • Steuerformulare, z. B. W-4, W-9, I-9
  • Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
  • Abzüge: Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorgepläne
  • Bankkontodaten
  • Arbeitsverträge mit dem korrekten Gehalt oder Stundensätzen.

Schritt 4: Ein Bankkonto für die Lohnabrechnung eröffnen

Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, ein separates Bankkonto speziell für die Lohnabrechnung zu eröffnen, getrennt von ihrem Hauptgeschäftskonto.

Dadurch lässt sich die Finanzübersicht vereinfachen, da Lohnabrechnungstransaktionen klar von alltäglichen Geschäftsausgaben getrennt werden. Dies hilft, Buchhaltungsfehler zu vermeiden und den Abgleich der Lohnabrechnung zu optimieren.

Ein separates Lohnabrechnungskonto bietet außerdem eine zusätzliche Sicherheitsebene. Sollte das Lohnabrechnungskonto jemals kompromittiert werden, bleiben die Hauptgeschäftsmittel geschützt. 

Ebenso wird Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu bezahlen, nicht beeinträchtigt, wenn es Probleme mit Ihrem Geschäftskonto gibt.

Es handelt sich um einen einfachen Schritt, der sowohl die Organisation als auch das Risikomanagement verbessert.

Schritt 5: Arbeitszeit und Anwesenheit erfassen

• Arbeitsstunden erfassen: Erfassen Sie bei Stundenlohnempfängern die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitszeit und Überstunden.
• Urlaub und Abwesenheiten verwalten: Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheitsurlaub oder andere Abwesenheiten, soweit sie die Bezahlung der Mitarbeiter betreffen.

Schritt 6: Bruttolohn berechnen

• Bruttolohn für Stundenlohnempfänger bestimmen: Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten regulären Arbeitsstunden mit dem Stundensatz und addieren Sie etwaige Überstundenvergütungen.
• Bruttolohn für Gehaltsempfänger berechnen: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, um den Bruttolohn für jeden Zyklus zu ermitteln.
• Zusätzliche Vergütungen hinzufügen: Fügen Sie zusätzliche Vergütungen hinzu, z. B. Provisionen, Boni, Trinkgelder oder Erstattungen.

Profi-Tipp

Achten Sie auf Rundungsfehler des Systems. Ich habe Fälle erlebt, in denen die Lohnabrechnungssoftware anders gerundet hat als die Zeiterfassungssoftware, wodurch kleine Abweichungen entstanden, die sich im Laufe der Zeit auf Tausende von Dollar summierten.—Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater

Schritt 7: Abzüge berechnen

• Steuern einbehalten: Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern auf Grundlage der Steuerinformationen der Beschäftigten berechnen und einbehalten.
• Leistungen und andere Beiträge abziehen: Beiträge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge usw. abziehen.
• Andere Abzüge berücksichtigen: Alle anderen gesetzlich vorgeschriebenen oder vereinbarten Lohnpfändungen oder Abzüge einbeziehen.

Schritt 8: Nettolohn ermitteln

• Abzüge vom Bruttolohn abziehen: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist der Nettolohn für jede beschäftigte Person.

Profi-Tipp

Nutzen Sie Ihr Lohnabrechnungsregister. Wenn Sie es vor dem Absenden ausführen und überprüfen, dient es als letzter Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass alle korrekt bezahlt werden, keine wichtigen Abzüge fehlen und die Änderungen, die Sie anhand der Dokumente im Lohnabrechnungsordner vorgenommen haben, ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 9: Zahlungen verarbeiten

• Zahlungen ausführen: Beschäftigte über die gewählte Methode bezahlen, z. B. per Direktüberweisung (am häufigsten), per Scheck, in bar usw.
• Gehaltsabrechnungen bereitstellen: Gehaltsabrechnungen an die Beschäftigten verteilen, auf denen Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind.

Author's Tip

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Lohnabrechnungskonto frühzeitig auffüllen, um Verzögerungen durch Feiertage oder unzureichende Guthaben zu vermeiden. Einige Anbieter von Lohnabrechnungen verlangen, dass die Gelder mehrere Tage im Voraus eingezahlt werden. Daher ist eine entsprechende Planung wichtig.

Schritt 10: Lohnabrechnung erfassen und melden

• Aufzeichnungen führen: Detaillierte Aufzeichnungen über jeden Lohnabrechnungszyklus für interne und rechtliche Zwecke aufbewahren.
• Meldungen an staatliche Behörden erstatten: Erforderliche Meldungen bei Steuerbehörden und anderen staatlichen Stellen einreichen.

Profi-Tipp

Führen Sie für jedes Zahlungsdatum separate Ordner. Wenn Sie Informationen zu Änderungen bei Vergütungssätzen, Abzügen, zusätzlichen Zahlungen oder anderen Dingen erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese im entsprechenden Ordner. So können Sie während der Lohnabrechnung prüfen, ob jeder Punkt ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Abrechnung ausführen, und die Prüfung ist später einfacher.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 11: Jahresabschluss vorbereiten

• Jahresabschlussberichte: Steuerunterlagen zum Jahresende für die Beschäftigten vorbereiten und verteilen (z. B. W-2-Formulare in den USA).
• Jahresdaten abstimmen: Sicherstellen, dass alle Lohnabrechnungsdaten des Jahres korrekt und vollständig sind.

Profi-Tipp

Überstürzen Sie die Verarbeitung zum Jahresende niemals. Ich plane dreimal mehr Zeit ein, als ich meiner Einschätzung nach benötige. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Leistungen immer hektisch. Außerdem gibt es immer ein Drama in letzter Minute, wenn Beschäftigte ihre Steuerabzüge anpassen möchten.—Andrew Lokenauth, Teilzeit-CFO und Finanzberater

Schritt 12: Lohnabrechnungsinformationen überprüfen und aktualisieren

• Regelmäßige Prüfungen: Den Lohnabrechnungsprozess regelmäßig auf Genauigkeit und Compliance prüfen.
• Richtlinien und Aufzeichnungen aktualisieren: Bei Änderungen von Steuergesetzen, Beschäftigteninformationen oder Unternehmensrichtlinien die erforderlichen Anpassungen vornehmen.

Lohnabrechnungsoptionen für wachsende Unternehmen

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen führen, kann es überwältigend wirken, die richtige Lösung für die Lohnabrechnung zu finden. Je nach Unternehmensgröße, Budget und gewünschtem Maß an Eigenbeteiligung gibt es jedoch einige klare Möglichkeiten.

1. Lohnabrechnung selbst erledigen

Das ist die altbewährte Methode: Sie verwalten die Lohnabrechnung manuell mithilfe von Tabellen oder einfachen Tools.

Das kann funktionieren, wenn Sie nur ein oder zwei Mitarbeitende haben und sich zutrauen, die Steuern selbst zu berechnen. 

Vorteile: Es ist günstig (manchmal sogar kostenlos), kostet aber auch ziemlich viel Zeit und ist fehleranfällig.
Nachteile: Wenn Sie eine Steuererklärung falsch einreichen oder jemandem zu wenig zahlen, kann es schnell kompliziert werden.

2. Software für die Lohnabrechnung

Darauf greifen die meisten wachsenden Teams zurück. Tools wie Gusto, QuickBooks oder Rippling automatisieren den Großteil der Arbeit – sie berechnen Steuern, versenden Gehaltszahlungen per Direktüberweisung, reichen Formulare ein und vieles mehr.

Das ist ideal, wenn Sie nach einer erschwinglichen Software für die Lohnabrechnung suchen, die einfach zu bedienen und skalierbar ist.

Vorteile: Diese Plattformen bieten häufig Dashboards zur Selbstverwaltung für Mitarbeitende und lassen sich in Ihre Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools integrieren.
Nachteile: Anfangs gibt es eine Lernkurve, aber mit wachsendem Team sparen Sie wirklich Zeit.

3. Ihre Steuerberatung oder einen Lohnabrechnungsdienst damit beauftragen

Wenn Sie bereits mit einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Buchhaltungskraft zusammenarbeiten, können Sie die Lohnabrechnung an diese Person oder Stelle auslagern. Alternativ könnten Sie einen spezialisierten Lohnabrechnungsdienstleister beauftragen.

Dieser kümmert sich um die Bezahlung Ihres Teams, die Abwicklung der Steuern und das Einreichen von Formularen zum Jahresabschluss der Lohnabrechnung wie W-2s und 1099s.

Vorteile: Das ist eine gute Option, wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten und Ihre Steuerberatung Ihr Unternehmen bereits kennt.
Nachteile: Bedenken Sie jedoch, dass diese Lösung möglicherweise etwas weniger automatisiert oder flexibel ist als Software.

Tipp: Manchmal werden Software und Dienstleistungen für die Lohnabrechnung synonym verwendet, aber es gibt Unterschiede. Lernen Sie die Feinheiten in unserem Artikel Software für die Lohnabrechnung im Vergleich zu Lohnabrechnungsdiensten kennen.

4. Eine PEO (professionelle Arbeitgeberorganisation) nutzen

Stellen Sie sich eine PEO als umfassenden HR-Partner vor. Sie verwaltet die Lohnabrechnung, Zusatzleistungen und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften und hilft sogar bei Dingen wie Mitarbeiterhandbüchern und der Absicherung von Arbeitsunfällen. 

Technisch gesehen werden Sie gemeinsam mit der PEO zu Arbeitgebern – die PEO kümmert sich um die administrativen Abläufe, während Sie sich auf die Führung des Unternehmens konzentrieren.

Vorteile: Das ist eine hervorragende Option, wenn Sie schnell wachsen oder die gesamte Personalarbeit jemand anderem überlassen möchten. 
Nachteile: Es kann teurer sein, und Sie müssen deren Systeme und Prozesse nutzen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten PEO-Unternehmen.

5. International einstellen? Sie benötigen eine globale Lohnabrechnung oder einen EOR

Wenn Sie Mitarbeitende in anderen Ländern einstellen, dort aber keine rechtliche Einheit gründen möchten, benötigen Sie einen formellen Arbeitgeber (EOR) oder einen globalen Anbieter für die Lohnabrechnung.

Ein EOR stellt Ihre internationalen Mitarbeitenden in Ihrem Namen ein und bezahlt sie, wobei er dafür sorgt, dass Sie die lokalen Gesetze einhalten. 

Vorteile: Das ist eine große Hilfe für verteilte Teams
Nachteile: Für diesen Komfort zahlen Sie einen Aufpreis.

10 häufige Fehler bei der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung gehört zu den Bereichen, in denen kleine Fehler zu großen Problemen führen können. Die meisten davon lassen sich jedoch vollständig vermeiden, sobald Sie wissen, worauf Sie achten müssen. 

Ganz gleich, ob Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen oder Software verwenden: Hier sind einige der häufigsten Fehler, die Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen sowie Führungskräfte machen (und hoffentlich auch einige Hinweise, wie Sie diese vermeiden können).

1. Mitarbeitende falsch einstufen

Einer der größten (und teuersten) Fehler besteht darin, jemanden als Auftragnehmer oder Auftragnehmerin einzustufen, obwohl es sich tatsächlich um eine angestellte Person handelt – oder steuerlich begünstigte und nicht begünstigte Mitarbeitende zu verwechseln. 

Dies kann zu unbezahlten Überstunden, Steuerproblemen und sogar Geldstrafen führen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie die Angaben vor dem Zahltag noch einmal.

2. Fristen versäumen

Zwischen Steuererklärungsterminen, Einzahlungen für die Lohnabrechnung und Berichten zum Jahresende gibt es vieles, was im Blick behalten werden muss. 

Das Versäumen einer Frist verzögert nicht nur die Gehaltszahlungen – es kann auch zu Strafzahlungen oder Zinsforderungen durch den IRS oder staatliche Steuerbehörden führen.

3. Gehälter oder Überstunden falsch berechnen

Ob Sie vergessen, Überstunden hinzuzufügen, den falschen Lohnsatz anwenden oder Provisionen beziehungsweise Boni nicht berücksichtigen – solche Fehler können Ihr Team erheblich frustrieren. Selbst kleine Fehler summieren sich schnell, wenn Sie jede Woche die Lohnabrechnung durchführen.

4. Falscher Steuerabzug

Wenn Mitarbeiter ihre W-4-Formulare nicht korrekt ausfüllen – oder wenn Sie vergessen, diese nach einer Änderung zu aktualisieren –, kann dies ihre Steuerabzüge durcheinanderbringen. Das bedeutet später Steuerprobleme für beide Seiten. Überprüfen Sie immer, ob die Formulare aktuell und korrekt erfasst sind.

5. Keine Aufzeichnungen zur Lohnabrechnung führen

Sie sind gesetzlich verpflichtet, Aufzeichnungen zur Lohnabrechnung mehrere Jahre lang aufzubewahren. Wenn Sie das nicht tun – oder wenn die Unterlagen unorganisiert oder unvollständig sind –, könnten Sie bei einer Prüfung Probleme bekommen.

Wenn ein Mitarbeiter außerdem seine Bezahlung hinterfragt, sparen griffbereite Unterlagen Zeit und Nerven.

Profi-Tipp

Dokumentation ist entscheidend. Mein Team führt für die individuellen Anforderungen an die Lohnabrechnung jedes Kunden detaillierte Prozessdokumentationen – dazu gehören beispielsweise Pfändungsanordnungen, besondere Abzüge und Tarifverträge.—Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater

6. Steuerrechtliche Änderungen nicht im Blick behalten

Die Vorschriften auf Bundes-, Landes- und sogar lokaler Ebene ändern sich häufiger, als Sie vielleicht denken. Wenn Ihre Lohnabrechnung nicht auf dem aktuellen Stand ist – oder Sie nicht nach Aktualisierungen suchen –, zahlen Sie möglicherweise zu wenig oder zu viel Steuern.

7. Regeln für die Schlussabrechnung vergessen

Wenn jemand kündigt oder entlassen wird, gelten in den meisten Bundesstaaten strenge Vorschriften dazu, wann Sie die letzte Gehaltszahlung senden müssen. 

An manchen Orten, etwa in Kalifornien, ist sie am letzten Arbeitstag fällig. Das Versäumen dieser Frist kann zu zusätzlichen Strafzahlungen führen.

8. Kein Notfallplan für die Lohnabrechnung

Was passiert, wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person krank ist oder Ihr System ausfällt? Wenn Sie keinen Ersatzprozess und niemanden haben, der für diese Aufgabe geschult ist, kann der Zahltag schnell ins Wanken geraten – und das macht niemals einen guten Eindruck.

9. Geschäfts- und Lohnabrechnungsmittel vermischen

Ihr Hauptgeschäftskonto für die Lohnabrechnung zu verwenden, mag zunächst problemlos erscheinen – bis es unübersichtlich wird. Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was bezahlt wurde, was noch geschuldet wird und was steuerlich relevant ist. Ein separates Konto für die Lohnabrechnung sorgt für Ordnung und erleichtert den Abgleich.

10. Die Lohnabrechnung vor der Ausführung nicht prüfen

Auf „Senden“ zu klicken, ohne die Vorschau Ihrer Lohnabrechnung zu prüfen, ist wie eine E-Mail zu verschicken, ohne sie Korrektur zu lesen. Überprüfen Sie Arbeitsstunden, Gehälter, Abzüge und Angaben zur Direktüberweisung immer noch einmal, bevor Sie einen Abrechnungszeitraum ausführen.

12 bewährte Vorgehensweisen für die Lohnabrechnung in Kleinunternehmen

Bei der Lohnabrechnung gibt es vieles im Blick zu behalten. Zwischen Steuerfristen, Änderungen bei Mitarbeitern, Abzügen und der Einhaltung von Vorschriften kann leicht etwas übersehen werden. 

Mit einigen bewährten Vorgehensweisen können Sie die Lohnabrechnung jedoch deutlich stressfreier und zuverlässiger gestalten. So bleiben die Abläufe organisiert und korrekt und funktionieren reibungslos.

1. Dokumentieren Sie Ihren Prozess für die Lohnabrechnung

Das Wichtigste zuerst: Halten Sie alles schriftlich fest. Erstellen Sie einen einfachen internen Leitfaden, der erklärt, wie die Lohnabrechnung abläuft – von der Erfassung der Stundenzettel und der Berechnung der Bezahlung bis zur Übermittlung von Zahlungen und der Abgabe von Steuererklärungen. 

Nehmen Sie Ihre Softwareschritte (falls zutreffend), Genehmigungsabläufe, wichtige Ansprechpartner und Zeitpläne auf. Wenn jemand anderes die Aufgabe übernehmen muss, steht ihm ein klarer Leitfaden zur Verfügung.

2. Legen Sie klare Richtlinien für die Lohnabrechnung fest

Schaffen Sie frühzeitig klare Erwartungen, indem Sie dokumentieren, wie und wann Mitarbeiter bezahlt werden, wie die freie Zeit erfasst wird, wie mit Überstunden umgegangen wird und wie Korrekturen der Lohnabrechnung vorgenommen werden. 

Teilen Sie dies mit neuen Mitarbeitenden und aktualisieren Sie es regelmäßig. Eine klare Richtlinie verhindert Verwirrung und gibt Ihrem Team Sicherheit darüber, wie die Abläufe geregelt sind

3. Achten Sie auf Mitarbeitende im Homeoffice

Wie BJ Anderson, Leiter für Lohnabrechnung und Urlaubsmanagement bei Humareso, hervorhebt: „Der Status einer beschäftigten Person im Homeoffice kann unterschiedliche lokale Steuerabzüge erforderlich machen. Validieren Sie Adressen mithilfe von Geolokalisierungssoftware oder fordern Sie Ihre Mitarbeitenden auf, ihre Adressen jährlich zu bestätigen.“

4. Automatisieren Sie, was möglich ist

Ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitenden wird die manuelle Lohnabrechnung zu einem Rezept für Fehler. 

Lohnabrechnungssoftware kann Berechnungen, Abzüge, Einreichungen und Zahlungen automatisieren und es so einfacher machen, die Automatisierung der Lohnabrechnung zu nutzen und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten.

5. Halten Sie Ihre Unterlagen korrekt und aktuell

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiterdaten – Lohnsätze, Adressen, Steuerformulare und Angaben zu gewählten Leistungen – aktuell bleiben. 

Kleine Änderungen summieren sich schnell, und veraltete Informationen können alles Mögliche beeinträchtigen – von Steuererklärungen bis hin zu Abzügen für Leistungen.

6. Bleiben Sie über Änderungen der Steuervorschriften informiert

Steuersätze, Fristen für Einreichungen und Vorschriften ändern sich ständig – nicht nur auf Bundesebene, sondern auch auf Ebene der Bundesstaaten und Gemeinden. 

Wenn Sie Benachrichtigungen der IRS oder der Arbeitsbehörden der Bundesstaaten abonnieren, können Sie Änderungen frühzeitig erkennen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden.

7. Halten Sie einen einheitlichen Lohnabrechnungszeitplan ein

Legen Sie einen Zahlungsrhythmus fest (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) und halten Sie sich daran. Die Mitarbeitenden verlassen sich darauf, und es hilft Ihnen, mit weniger hektischen Aktionen in letzter Minute organisiert zu bleiben.

8. Schützen Sie Lohnabrechnungsdaten wie Ihren Augapfel

Lohnabrechnungsdaten enthalten äußerst vertrauliche Informationen wie Bankkonten, Sozialversicherungsnummern und Gehälter. 

Verwenden Sie verschlüsselte Systeme, beschränken Sie den Zugriff und aktualisieren Sie regelmäßig die Passwörter. Sicherheitsverletzungen kosten nicht nur Geld, sondern zerstören auch Vertrauen.

9. Führen Sie regelmäßig eine Prüfung der Lohnabrechnung durch

Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit vergangene Lohnabrechnungen, um Fehler oder fehlende Abzüge zu erkennen. Eine kurze interne Prüfung der Lohnabrechnung – auch vierteljährlich – kann Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich ausweiten oder während der Steuersaison beanstandet werden.

10. Ermöglichen Sie Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Informationen

Geben Sie Mitarbeitenden über ein sicheres Portal einfachen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare, geleistete Arbeitsstunden und Abzüge.

Wenn sie sehen können, was mit ihrer Vergütung geschieht, stellen sie sie seltener infrage – und erkennen ehrliche Fehler eher frühzeitig.

11. Schulen Sie die für die Lohnabrechnung zuständige Person

Überlassen Sie Ihr gesamtes System nicht einer einzigen Person, die als Einzige weiß, wie es funktioniert. 

Unabhängig davon, ob Sie selbst oder eine Finanzverwaltungskraft dafür zuständig ist: Stellen Sie sicher, dass die Person den gesamten Prozess versteht, weiß, was die Gesetze vorschreiben, und bei Bedarf Unterstützung durch eine Vertretung hat. Vielleicht wäre eine Zertifizierung für Lohnabrechnung hilfreich.

12. Haben Sie einen Notfallplan

Was ist der Plan, wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person abwesend ist oder Ihr System ausfällt? Erstellen Sie einen einfachen Notfallplan, damit jemand anderes die Lohnabrechnung durchführen kann und die Mitarbeitenden weiterhin pünktlich bezahlt werden – ohne hektische Aktionen.

FAQs zur Lohnabrechnung in kleinen Unternehmen

Was sind die typischen Lohnabrechnungszyklen?

Übliche Lohnabrechnungszyklen beziehen sich auf die Häufigkeit, mit der ein Unternehmen die Löhne seiner Mitarbeiter berechnet und auszahlt.

Die Wahl des Lohnabrechnungszyklus kann sich auf Ihren Cashflow und die Budgetplanung der Mitarbeiter auswirken.

Hier sind die gängigsten Arten:

1. 1. Wöchentliche Lohnabrechnung: Mitarbeiter werden einmal pro Woche bezahlt, häufig an einem bestimmten Wochentag wie Freitag. Dies ergibt 52 Zahlungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Zweiwöchentliche Lohnabrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeiter alle zwei Wochen bezahlt, was normalerweise 26 Zahlungszeiträume pro Jahr ergibt.

1. 1. Halbmonatliche Lohnabrechnung: Mitarbeiter werden zweimal im Monat bezahlt, normalerweise am 1. und 15. oder am 15. und am letzten Tag des Monats. Dies ergibt 24 Zahlungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Monatliche Lohnabrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeiter einmal im Monat bezahlt, was 12 Zahlungszeiträume pro Jahr ergibt.

Die Wahl des Lohnabrechnungszyklus kann von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter die Art der Belegschaft (Angestellte oder Mitarbeiter mit Stundenlohn), die administrativen Kapazitäten, Überlegungen zum Cashflow und die Präferenzen der Mitarbeiter.

Darüber hinaus können in bestimmten Regionen oder Ländern gesetzliche Vorgaben oder übliche Praktiken die Wahl des Lohnabrechnungszyklus beeinflussen.

Welche Lohnabrechnungsunterlagen sind erforderlich?

Hier ist eine Liste der Unterlagen, die Sie für die Durchführung der Lohnabrechnung benötigen:

• • Formular 940: Ein jährlich einzureichendes Bundessteuerformular, das Arbeitgeber einreichen müssen, wenn sie in einem Kalenderquartal Löhne von $1,500 oder mehr gezahlt haben. Es wird verwendet, um die jährliche Haftung des Arbeitgebers für die Steuer nach dem Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA) zu melden.

• • Formular 941: Ein Formular, das Arbeitgeber vierteljährlich einreichen müssen, um anzugeben, wie viel Lohnsteuer sie pro Quartal von allen ihren Mitarbeitern einbehalten haben. Es ist für die meisten kleinen Unternehmen erforderlich, die Bundes-Einkommensteuer und FICA-Steuern von den Gehältern ihrer Mitarbeiter einbehalten.

• • Formular 944: Ein Formular, das Unternehmen einreichen müssen, wenn ihre jährliche Haftung für Sozialversicherungssteuer, Medicare-Steuer und Bundeseinkommensteuer $1,000 oder weniger beträgt.

• • Formular W-4: Dieses auch als Bescheinigung des Mitarbeiters über den Steuerabzug bezeichnete Formular wird von Mitarbeitern bei ihrer Einstellung ausgefüllt, damit ihre Arbeitgeber wissen, wie viel Steuer sie von den Gehältern einbehalten sollen.

• • Formular 1095-C: Ein Formular zum vom Arbeitgeber angebotenen Krankenversicherungsschutz und zur Krankenversicherung, das von bestimmten großen Arbeitgebern eingereicht werden muss. Es enthält Informationen zum Krankenversicherungsschutz des Mitarbeiters, einschließlich der Kosten und der abgedeckten Monate.

• • Formular 1096: Ein Formular, das von Zahlenden zur Zusammenfassung der beim IRS eingereichten Formulare 1099-INT verwendet wird. Es ist nur erforderlich, wenn Formulare 1099-INT in Papierform eingereicht werden.

• • Formular 1099: Ein Steuerdokument, in dem alle Einkünfte aufgeführt sind, die außerhalb des von einem Arbeitgeber gezahlten Gehalts erzielt wurden. Es ist für Selbstständige oder Personen erforderlich, die einer Nebentätigkeit nachgehen.

Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?

Eine effektive Lohnabrechnungsverwaltung ist nicht nur eine weitere Verwaltungsaufgabe. Aus fünf wichtigen Gründen ist sie ein entscheidender Bestandteil der Ausrichtung auf umfassendere Geschäftsziele:

1. 1. Finanzielle Stabilität und Budgetverwaltung: Eine genaue und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung stellt sicher, dass ein erheblicher Teil der Unternehmensausgaben (Gehälter und Zusatzleistungen der Mitarbeiter) korrekt budgetiert und verwaltet wird. Diese finanzielle Stabilität ist für die langfristige Planung und Investitionen entscheidend und wirkt sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens aus, seine strategischen Ziele zu erreichen.

1. 1. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Eine pünktliche und genaue Lohnabrechnung trägt erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Zufriedene Mitarbeiter sind engagierter, produktiver und loyaler, was für Geschäftsziele im Zusammenhang mit Belegschaftsstabilität, Arbeitsqualität und Unternehmensreputation entscheidend ist.

1. 1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnungsverwaltung gewährleistet die Einhaltung von Steuergesetzen und arbeitsrechtlichen Vorschriften. Diese Einhaltung ist entscheidend, um rechtliche Strafen zu vermeiden und ein positives Unternehmensimage zu bewahren, was wiederum umfassendere Geschäftsziele wie Marktglaubwürdigkeit und betriebliche Kontinuität unterstützt.

1. 1. Ressourcenzuweisung: Durch die Optimierung von Lohnabrechnungsprozessen können Ressourcen (sowohl Zeit als auch Geld) effektiver anderen strategischen Geschäftsbereichen zugewiesen werden, etwa Wachstumsinitiativen, Innovationen und der Marktexpansion.

1. 1. Datenbasierte Entscheidungen: Effiziente Lohnabrechnungssysteme liefern häufig wertvolle Daten zu Arbeitskosten und Trends. Diese können strategische Entscheidungen in Bereichen wie Personalbesetzung, Budgetierung und Vergütungsstrategien unterstützen und eng an den übergeordneten Geschäftszielen des Unternehmens ausgerichtet werden.

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Eine reibungslose Lohnabrechnung erreichen

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Als Inhaber eines kleinen Unternehmens können sich die technischen Details der Gehaltsabrechnung wie eine Menge anfühlen, um die man sich kümmern muss. Sobald Sie jedoch Ihre lokalen Steuervorschriften kennen und Ihre Formulare und Prozesse in Ordnung gebracht haben, wird alles etwas leichter.

Hier sind einige wichtige Erkenntnisse:

• Es ist wichtig, bewährte Verfahren für die Gehaltsabrechnung einzuhalten, damit Ihr Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden und die Anforderungen der Regierung erfüllt.
• Wenn Sie Software für die Gehaltsabrechnung in Ihrem kleinen Unternehmen auswählen, sollten Sie unbedingt Bewertungen lesen und die Vor- und Nachteile beachten, damit Sie die passende Software für Ihr Unternehmen auswählen können.
• Unabhängig davon, ob Sie die Gehaltsabrechnung intern durchführen oder auslagern, bieten beide Optionen Vorteile. Dies ist eine persönliche Entscheidung, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Wenn Sie auf Personalfragen stoßen, bei denen Sie sich nicht sicher sind, oder neue Richtlinien benötigen, bei denen Sie Unterstützung brauchen, abonnieren Sie den Newsletter von People Managing People. Wir halten Sie mit aktuellen Artikeln, Leitfäden, Podcasts, Tool-Bewertungen und exklusiven Produktangeboten auf dem Laufenden.

Sie können sich auch unseren Leitfaden zum Auslagern der Personalarbeit ansehen, um herauszufinden, welche anderen HR-Funktionen von einer Auslagerung profitieren könnten.