6 Mitarbeiterbefragungs-Strategien, die Ergebnisse bringen
Wissen Sie, was Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen lässt? Wenn ihnen zugehört wird. Mitarbeiter-Feedback ist äußerst lohnend und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, eine effektive Employee Listening-Strategie zu entwickeln und umzusetzen.
Hier erläutere ich, was Employee Listening ist, warum es wichtig ist und stelle einige Strategien, Methoden und bewährte Praktiken vor.
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Was ist Employee Listening?
Employee Listening ist mehr als das jährliche Mitarbeiter-Feedback. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz einer Organisation, das Mitarbeitererlebnis zu verstehen, zu validieren und zu verbessern – basierend auf der kontinuierlichen Erhebung von Feedback durch verschiedene Methoden.
Ohne eine effektive kontinuierliche Strategie für Employee Listening ist es äußerst schwierig, zu verstehen, was beispielsweise Mitarbeiterfluktuation oder Engagement antreibt.
Warum Employee Listening wichtig ist
Alle guten Beziehungen basieren auf effektiver Kommunikation, Vertrauen und Respekt. Employee Listening ist wichtig, weil Sie damit:
- Mitarbeitenden zeigen, dass Sie sich kümmern und besser in der Lage sind, ihr Wohlbefinden zu schützen
- Feedback erhalten, um Initiativen zu fördern, die Mitarbeiterbindung und -engagement verbessern
- Vertrauen in die Führung fördern, indem Sie Führungskräfte stärken, ihr Team einzubinden
- Geschäftsstrategie, Prioritäten und Ziele mit laufenden Mitarbeiter-Insights anreichern
- Eine „Employer of Choice“-Marke aufbauen, um Top-Talente zu gewinnen und zu halten
- Eine ansprechende und erfolgreiche Arbeitsplatzkultur schaffen
- Nachhaltige Ansätze für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion entwickeln.
Ich habe die Wirkung erfolgreicher Employee Listening-Programme gesehen. Einige Ergebnisse meines Teams umfassen:
- Die freiwillige Fluktuation von 2021 auf 2022 um 8 % reduziert
- 100% Teilnahme an unserer jährlichen Mitarbeiterbefragung 2022 erreicht
- Im vergangenen Jahr eine insgesamt 87% positive Bewertung durch die Mitarbeitenden erreicht
- Eine Erstjahres-Bindungsrate von 95 % bei Neueinstellungen erzielt.
Die Vorteile liegen auf der Hand, jetzt schauen wir uns an, wie es funktioniert.
6 Strategien, Methoden und bewährte Praktiken für Employee Listening
Früher konzentrierten sich Unternehmen darauf, an die Mitarbeitenden zu kommunizieren – ein überwiegend einseitiger Prozess.
Jetzt ist es an der Zeit, die zweiseitige Kommunikation zu meistern, indem Mitarbeitenden zugehört wird und das Unternehmen zeigt, dass deren Anliegen gehört werden – aktives Zuhören für Unternehmen.
Hier sind meine Strategien und bewährten Methoden zum Aufbau wirkungsvoller Employee Listening-Programme.
Mehrere Feedback-Kanäle für kontinuierliches Zuhören nutzen
Wer aufmerksam zuhören möchte, braucht mehrere „Listening Posts“. Unternehmen, die beim Employee Listening besonders erfolgreich sind, setzen auf eine Mischung aus jährlichen Befragungen, Pulse-Umfragen, Fokusgruppen, Einzelgesprächen, Town Halls, Skip-Level-Meetings, Bleibegesprächen, Austrittsgesprächen und internen sozialen Plattformen, um laufend Feedback einzuholen.
Zu den wirkungsvollsten Feedback-Kanälen, die ich nutze, zählen:
- Eine jährliche Engagement-Befragung, die von einem bereichsübergreifenden Team verantwortet und umgesetzt wird.
- Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Mitarbeitenden und deren Führungskraft.
- Lebenszyklus-Umfragen während des Onboardings, zu Beschäftigungsjubiläen (Bleibebefragung und 360-Grad-Feedback), sowie beim Verlassen des Unternehmens
- Regelmäßige Pulse-Umfragen, um die Wahrnehmung größerer organisatorischer Veränderungen zu messen
- Buddy-Mentoren für neue Mitarbeitende, um Feedback in den ersten drei Beschäftigungsmonaten einzuholen.
Auch wenn sie nützlich sind, reicht es nicht aus, nur einmal im Jahr eine große Umfrage zu verschicken, um frische Erkenntnisse zu gewinnen, ob Sie mit Ihren Initiativen während des Jahres wirklich Wirkung erzielen.
Kontinuierliches Zuhören – mit unterschiedlichen Methoden – verschafft Ihnen frische Daten, mit denen Sie arbeiten können.
Geteilte Verantwortung für die Erfassung von Feedback
Um wirksam zu sein, sollte Employee Listening nicht alleine in der Verantwortung von HR oder Management liegen.
Stattdessen übernimmt das gesamte Unternehmen Verantwortung: Führungskräfte geben den Ton des „Zuhörens“ vor, die Personalabteilung steuert und begleitet Strategien, Führungskräfte fördern Vertrauen und Engagement, und Mitarbeitende fühlen sich befähigt, sich voll in den Prozess einzubringen.
Ihre Unternehmenskultur sollte auf Menschen ausgerichtet sein und darauf, wie diese erfolgreich gemacht werden können. Dieser Fokus beginnt an der Spitze bei der Geschäftsleitung und wird in der gesamten Organisation verstärkt.
Investieren Sie in die Entwicklung großartiger Führungspersönlichkeiten, damit sie einen offenen Dialog mit den Mitarbeitenden schaffen und gezielt auf ihre Rückmeldungen eingehen.
Initiativen zur Führungskräfteentwicklung könnten zum Beispiel sein: Einen Trainingsmanager einsetzen, um neuen Führungskräften beizubringen, wie sie großartige „Menschenführer“ werden, monatliche Meetings, in denen Führungskräfte Best Practices austauschen, oder ein Mentorenprogramm für Führungskräfte.
Zeigen Sie, welche Maßnahmen aufgrund der Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen ergriffen wurden
Alexander Bell sagte: „Der einzige Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ist die Fähigkeit, zu handeln.“
Diese Worte treffen bei der Beteiligung von Mitarbeitenden besonders zu! Wenn Ihre Teammitglieder nicht erkennen, wie ihr Feedback das Handeln des Unternehmens beeinflusst, werden sie keine weiteren Beiträge leisten.
Mit ein paar einfachen Schritten stellen Sie sicher, dass auf Mitarbeiterfeedback auch wirklich Taten folgen:
- Nutzen Sie Bewertungsmetriken, um Bereiche mit hohem Verbesserungspotenzial zu identifizieren, und konzentrieren Sie Ihre Nachverfolgung auf Bereiche mit niedrigeren Zustimmungswerten. Wir verwenden eine 6-Punkte-Zustimmungsskala und empfehlen dies auch unseren Kunden.
- Kombinieren Sie all Ihre Daten an einem Ort mittels Analytik. Das hilft Ihnen, Trends schneller zu erkennen und Daten in greifbare Maßnahmen umzusetzen. Wir verwenden dafür eigene Software, die alle Daten und Analysen bündelt, aber Sie könnten auch eine oder mehrere Mitarbeiterbindungs-Software, Mitarbeiterbefragungs-Tools und HR-Analytik-Software verwenden.
- Wählen Sie die wichtigsten Verbesserungsbereiche aus. Ich empfehle das 3-2-1-Modell.
- Finden Sie drei zentrale Ergebnisse in Ihren Daten. Das können Höchst- oder Tiefstwerte oder wichtige Kommentare sein.
- Diskutieren Sie als Team die zwei bedeutendsten Verbesserungsmöglichkeiten
- Entscheiden Sie sich für eine Maßnahme, die Sie im Interesse Ihres Unternehmens umsetzen.
- Informieren Sie über Ihren Fortschritt. Schließen Sie die Feedbackschleife mit regelmäßigen Updates zum Stand der Folgeaktivitäten. Nutzen Sie dafür verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mail, Videos, Slack (oder ein anderes internes Kommunikationstool), Meetings mit allen Mitarbeitenden und passen Sie kommende Mitarbeiterumfragen mit neuen Fragen an, um die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität Ihres Unternehmens zu zeigen.
Feedbackschleifen als fester Bestandteil der Unternehmenskultur
Ich habe mit zahlreichen Unternehmen zusammengearbeitet, um Strategien für das Zuhören der Mitarbeitenden einzuführen, und die größte Herausforderung – und zugleich der größte Lohn – ist immer gleich… tatsächlich zuzuhören! Wie Amelia Earhart sagte: „Die wirksamste Methode, etwas zu tun, ist, es einfach zu tun!“
Ein kurzer Praxisfall.
Im Jahr 2021 fiel mir auf, dass die freiwillige Fluktuation etwas hoch war. Aufgrund von Feedbackquellen wie Einzelgesprächen mit Führungskräften hatte ich eine Ahnung, dass es sich um ein geschlechterspezifisches Thema handeln könnte.
Als ich die Zahlen betrachtete, stellte sich heraus, dass Frauen das Unternehmen doppelt so häufig verließen wie Männer.
Ich habe daraufhin weitere Rückmeldungen ausgewertet und einen Mix aus quantitativen und qualitativen Daten aus unserer Engagement-Umfrage, Exit-Feedback, Gesprächen mit Führungskräften und Umfragekommentaren herangezogen.
Ich habe die genannten Hinweise genutzt, um zu verstehen, warum die Fluktuation bei Frauen höher war.
Daraufhin habe ich einen Aktionsplan entwickelt und diesen mit der Geschäftsleitung diskutiert, um noch weitere Erkenntnisse und Ideen zu sammeln.
Wir haben uns darauf konzentriert, Programme, Schulungen, Bildung und Möglichkeiten zur Unterstützung von Frauen umzusetzen. Beispielsweise prüften wir Flexibilität am Arbeitsplatz, um berufstätige Mütter besser zu unterstützen, verbesserten unsere Elternzeitregelung und analysierten Leistungen, die Frauen zugutekommen.
Außerdem luden wir eine Gastrednerin ein, die über die Stärkung weiblicher Stimmen sprach, und wir feierten den Internationalen Frauentag sowie den Women's History Month.
Nachdem wir auf das Mitarbeiterfeedback reagiert hatten, betrachteten wir erneut die Rückmeldungen in unseren Feedbackkanälen. Die Fluktuationsrate bei den Frauen war um etwa 50% gesunken!
Auch andere Zahlen zeigen, dass unsere Strategie des kontinuierlichen Feedbacks funktioniert. Quantum Workplaces 4,8-Glassdoor-Bewertung übertrifft den Firmendurchschnitt von 3,3 deutlich.
Außerdem sind die Teilnahme- und Zustimmungsquoten bei unseren Mitarbeiterbefragungen deutlich höher als die 85,2% Rücklauf- und 73,5% Zustimmungsraten im Software- und IT-Bereich.
Strategien, um Mitarbeitende zur Feedbackabgabe zu motivieren
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, dass Mitarbeitende ihre wahren Meinungen äußern.
Die Vermittlung des „Warum“ hinter dem Zuhören der Mitarbeitenden ist ein sehr guter Anfang, denn Menschen sind deutlich eher bereit, etwas zu tun, wenn sie verstehen, wie es ihnen nützen kann.
Deshalb ist das Messaging rund um Anfragen wie Mitarbeiterbefragungen so wichtig – behandeln Sie es wie Werbetexte und bitten Sie vielleicht Ihr Marketingteam um Unterstützung!
Ein weiterer Aspekt ist psychologische Sicherheit, also dass Menschen das Vertrauen haben, sich zu äußern und Ideen einzubringen, ohne sich bloßgestellt zu fühlen. Wenn sich Menschen „psychologisch sicher“ fühlen, sind sie engagierter und eher bereit, Ideen und Vorschläge beizusteuern.
Der Aufbau psychologischer Sicherheit beginnt bei den Führungskräften, zum Beispiel darin, wie sie Feedback geben und annehmen sowie Erfolge und Misserfolge teilen.
Mehr zum Thema psychologische Sicherheit finden Sie in unserem Beitrag wie man psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz schafft
Schließlich – und im Zusammenhang mit Kommunikation und Handeln – ist es wichtig, Feedback anzuerkennen und die Entscheidungsgründe transparent zu machen.
„Wir erkennen an, dass viele von Ihnen Bedenken bezüglich X haben, deshalb möchten wir darauf eingehen und werden XYZ tun.“
Unterstützen Sie die Gründung von Mitarbeiter-Ressourcengruppen
Mitarbeiter-Ressourcengruppen (ERG) sind Gruppen von Menschen innerhalb derselben Organisation, die sich aufgrund einer gemeinsamen Identität, Lebenserfahrung, gemeinsamer Ziele oder intersektionalen Hintergründen und Bestrebungen zusammenschließen.
Traditionell gehören ERG-Mitglieder unterrepräsentierten Gruppen an, wie Frauen, Menschen mit ethnischem Minderheitenhintergrund, Personen mit Behinderung oder der LGBTQ+-Community. Sie können sich aber auch um andere Gemeinsamkeiten oder Interessen wie berufstätige Eltern oder Umweltbelange bilden.
Letztlich besteht der Hauptzweck von ERGs für Führungskräfte darin, die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu verstehen.
Sie können dazu beitragen, Systemveränderungen voranzutreiben und auf Themen wie ungleiche Bezahlung, faire Rekrutierung und gleichberechtigte Leistungsbeurteilungen aufmerksam machen.
Mehr dazu finden Sie im großartigen Artikel von Katie Zink über die Förderung von Mitarbeiter-Ressourcengruppen.
Hören Sie zu
„Das Maß an Begeisterung, das Geschäftsleitungen ihren Kund:innen widmen, ist genau das Maß an Interesse, das HR ihren Mitarbeitenden entgegenbringen muss. Verstehen Sie deren Bedürfnisse, deren Schmerzpunkte, welche Herausforderungen sie bewegen und welche Kompetenzen sie anstreben.“ – Donna Scarola, Chief People, Purpose & Culture Officer, Parcl
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass Investitionen in ein Programm zum Zuhören von Mitarbeitern die Mitarbeiterbindung und -engagement deutlich stärken und HR stärker mit den Unternehmenszielen verknüpfen können.
Seit COVID-19 haben wir alle große Umbrüche erlebt. Mitarbeiter durch kontinuierliche, sinnvolle Maßnahmen, einschließlich Listening-Programme, einzubinden, hilft uns allen, die kommenden Veränderungen zu meistern.
Ein weiteres hervorragendes Beispiel für aktives Zuhören ist, wie American Express Umfragen einsetzt, um sein flexibles Arbeitsmodell zu optimieren.
