6 Strategien des Mitarbeiter-Feedbacks, die Ergebnisse bringen
Wissen Sie, was Mitarbeitende wertgeschätzt fühlen lässt? Ihnen zuzuhören. Das Zuhören von Mitarbeitenden ist äußerst lohnend, und es gibt viele Möglichkeiten, eine wirkungsvolle Strategie fürs Zuhören am Arbeitsplatz zu entwickeln und umzusetzen.
Hier erkläre ich, was Mitarbeiter-Feedback bedeutet, warum es wichtig ist, sowie Strategien, Methoden und Best-Practices.
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Was ist Mitarbeiter-Feedback?
Mitarbeiter-Feedback ist mehr als nur das Versenden der jährlichen Mitarbeiterumfrage. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz eines Unternehmens, die Mitarbeitererfahrung durch die kontinuierliche Erfassung von Rückmeldungen auf unterschiedlichen Wegen zu verstehen, zu validieren und zu verbessern.
Ohne eine wirkungsvolle kontinuierliche Strategie für Mitarbeiter-Feedback ist es verdammt schwierig zu verstehen, was Dinge wie Fluktuation oder Engagement beeinflusst.
Warum ist Mitarbeiter-Feedback wichtig?
Alle guten Beziehungen basieren auf effektiver Kommunikation, Vertrauen und Respekt. Mitarbeiter-Feedback ist deshalb wichtig, weil Sie dadurch:
- Mitarbeitenden zeigen, dass Sie sich kümmern und ihr Wohlbefinden besser schützen können
- Feedback erhalten, um Initiativen zur Verbesserung von Bindung und Engagement zu steuern
- Vertrauen in die Führung aufbauen, indem Sie Manager dabei unterstützen, ihre Teams einzubinden
- Geschäftsstrategie, Prioritäten und Ziele mit fortlaufenden Einblicken von Mitarbeitenden anreichern
- Eine Arbeitgebermarke als „Arbeitgeber der Wahl“ etablieren, um Top-Talente zu gewinnen und zu binden
- Eine spannende und erfolgreiche Unternehmenskultur schaffen
- Nachhaltige Ansätze für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion entwickeln.
Ich habe die Auswirkungen erfolgreicher Programme zum Mitarbeiter-Feedback gesehen. Ein paar Ergebnisse meines Teams waren etwa:
- Die freiwillige Fluktuation wurde zwischen 2021 und 2022 um 8 % reduziert
- 100 % Teilnahme an unserer Mitarbeiterumfrage 2022 erreicht
- Im vergangenen Jahr insgesamt eine 87 % positive Bewertung unter den Mitarbeitenden erzielt
- 95 % Bindung neuer Mitarbeitender im ersten Jahr erreicht.
Die Vorteile sind vorhanden – jetzt gehen wir ins Wie.
6 Strategien, Methoden und Best-Practices für Mitarbeiter-Feedback
Früher lag der Fokus der Unternehmen darauf, mitzuteilen – meist ein einseitiger Prozess.
Jetzt ist es an der Zeit, die beidseitige Kommunikation zu meistern, indem Sie den Mitarbeitenden zuhören und zeigen, dass die Organisation sie wirklich wahrnimmt – aktives Zuhören auf Unternehmensebene.
Hier meine Strategien und Best-Practices, um wirkungsvolle Programme zum Mitarbeiter-Feedback aufzubauen.
Nutzen Sie mehrere Kanäle für kontinuierliches Mitarbeiter-Feedback
Wenn Sie wirklich gut zuhören wollen, brauchen Sie verschiedene „Feedback-Stationen“. Unternehmen, die Mitarbeiter-Feedback optimal umsetzen, nutzen eine Mischung aus jährlichen Umfragen, kurzen „Pulse“-Befragungen, Fokusgruppen, 1:1-Gesprächen, Townhalls, Führungskräfte-Gesprächen über zwei Ebenen, Verbleibsgesprächen, Exit-Interviews und internen sozialen Plattformen, um fortlaufend Feedback zu sammeln.
Einige der wirkungsvollsten Kanäle, die ich verwende, sind:
- Eine jährliche Mitarbeiter-Engagement-Umfrage, die von einem bereichsübergreifenden Team vorangetrieben und umgesetzt wird.
- Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten.
- Lebenszyklus-Umfragen während des Onboardings, zu Beschäftigungsjubiläen (Verbleib- und 360-Grad-Feedback-Umfragen) und beim Austritt aus dem Unternehmen
- Regelmäßiger Einsatz von Pulse-Umfrage-Tools für Mitarbeitende, um die Wahrnehmung bei größeren organisatorischen Veränderungen zu erfassen
- Mentoren als „Buddys“ für neue Mitarbeitende, um Feedback in den ersten drei Monaten zu sammeln.
So nützlich eine große Jahresumfrage auch sein mag – sie liefert allein nicht genug aktuelle Daten, damit Sie beurteilen können, ob Ihre Maßnahmen im Lauf des Jahres wirken.
Fortlaufendes Zuhören mit einer Mischung aus Methoden verschafft Ihnen mehr frische Daten, mit denen Sie arbeiten können.
Geteilte Verantwortung für das Erfassen von Feedback
Damit Mitarbeiterfeedback effektiv ist, sollte es nicht allein von HR oder dem Management verantwortet werden.
Stattdessen übernimmt das gesamte Unternehmen Verantwortung: Führungskräfte geben den „Feedback“-Ton an, HR treibt die Strategie voran und coacht, Führungskräfte fördern Vertrauen und Engagement, und Mitarbeitende fühlen sich befähigt, sich voll am Prozess zu beteiligen.
Ihre Unternehmenskultur sollte auf den Menschen und deren Erfolg ausgerichtet sein. Dieser Fokus beginnt an der Spitze mit dem CEO und wird durch die gesamte Organisation hinweg gestärkt.
Investieren Sie in die Entwicklung großartiger Führungspersönlichkeiten, damit diese einen offenen Dialog mit Mitarbeitenden schaffen und gezielt deren Feedback aufnehmen.
Initiativen zur Führungskräfteentwicklung könnten beinhalten, eine/n Schulungsleiter/in einzusetzen, um neuen Führungskräften beizubringen, wie sie großartige „Menschenführende“ werden, monatliche Führungskräftemeetings zum Austausch von Best Practices oder ein Mentorenprogramm für Führungskräfte.
Aktionen als Reaktion auf Feedback-Daten demonstrieren
Alexander Bell sagte: „Der einzige Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ist die Fähigkeit zu handeln.“
Diese Worte gelten besonders beim Mitarbeiterfeedback! Wenn Ihre Teammitglieder nicht sehen, wie ihr Feedback die Handlungen des Unternehmens beeinflusst, werden sie nicht weiter ihre Meinung teilen.
Mit ein paar einfachen Schritten können Sie sicherstellen, dass auf das Mitarbeiterfeedback Konsequenzen folgen:
- Verwenden Sie Zustimmungsmetriken, um Verbesserungspotenziale mit hohem Einfluss zu identifizieren, und konzentrieren Sie Ihre Folgemaßnahmen auf Bereiche mit geringer Zustimmung. Wir nutzen eine 6-Punkte-Zustimmungsskala und empfehlen dies auch unseren Kunden.
- Kombinieren Sie alle Ihre Daten an einem Ort mittels Analysen. Dadurch erkennen Sie Trends schneller und machen die Daten nutzbar. Wir nutzen unsere eigene Software, die alle Daten und Analysen zusammenführt, Sie können jedoch auch ein oder mehrere Programme zur Überwachung des Engagements, Mitarbeiterbefragungstools und HR-Analyse-Programme nutzen.
- Wählen Sie die entscheidenden Verbesserungsbereiche aus. Ich empfehle das 3-2-1-Modell.
- Finden Sie drei zentrale Ergebnisse in Ihren Daten. Dies könnten Highlights, Schwächen oder Schlüsselaussagen sein.
- Diskutieren Sie als Team die zwei wichtigsten Chancen für Verbesserungen
- Entscheiden Sie sich für eine Aktion, die Sie im Sinne Ihrer Organisation ergreifen werden.
- Berichten Sie über Ihre Fortschritte. Schließen Sie den Feedback-Kreislauf mit regelmäßigen Fortschrittsmeldungen zu Nachfolgeaktivitäten ab. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie E-Mail, Videos, Slack (oder ein anderes internes Kommunikationstool), Meetings mit allen Beschäftigten und passen Sie künftige Feedback-Umfragen mit neuen Fragen an, um Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des Unternehmens zu demonstrieren.
Feedback-Schleifen als Teil der Unternehmens-DNA
Ich habe mit zahlreichen Unternehmen an der Umsetzung von Mitarbeiter-Feedback-Strategien gearbeitet und die größte Herausforderung – und der größte Gewinn – ist immer gleich: das Zuhören selbst! Wie Amelia Earhart sagte: „Der effektivste Weg, etwas zu tun, ist, es zu tun!“
Ein kurzes Praxisbeispiel.
2021 fiel mir auf, dass die freiwillige Fluktuation etwas erhöht war. Anhand von Rückmeldungen, z.B. aus 1:1 Gesprächen der Führungskräfte, hatte ich den Verdacht, dass es mit dem Geschlecht zusammenhängt.
Beim Blick auf die Zahlen zeigte sich, dass Frauen das Unternehmen doppelt so häufig verließen wie Männer.
Daraufhin habe ich weitere Feedbackquellen genutzt und eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Daten aus unserer Engagement-Befragung, Feedback beim Austritt, Führungskraft-Gesprächen und Umfragekommentaren analysiert.
Ich habe die Hinweise der Mitarbeitenden genutzt, um herauszufinden, warum die Fluktuation bei Frauen höher war.
Daraufhin entwickelte ich einen Aktionsplan und führte dazu ein Gespräch mit der Unternehmensleitung, um weitere Erkenntnisse und Ideen einzuholen.
Wir haben Programme, Trainings, Bildung und Möglichkeiten zur Unterstützung von Frauen umgesetzt. Beispielsweise haben wir die Flexibilität am Arbeitsplatz zugunsten berufstätiger Mütter ausgebaut, unsere Elternzeit-Regelungen verbessert und Leistungen analysiert, die Frauen gezielt unterstützen.
Außerdem haben wir eine Rednerin eingeladen, um weibliche Stimmen zu stärken und den Internationalen Frauentag sowie den Women's History Month gefeiert.
Nachdem wir auf das Feedback der Mitarbeitenden reagiert hatten, haben wir erneut über unsere Feedbackkanäle nachgefragt. Die Fluktuation bei Frauen reduzierte sich um etwa 50 %!
Auch andere Werte zeigen, dass unsere kontinuierliche Feedbackstrategie funktioniert. Der Glassdoor-Score von Quantum Workplace mit 4,8 liegt deutlich über dem Durchschnitt von 3,3.
Auch die Beteiligungs- und Zustimmungsquoten bei Mitarbeiterbefragungen liegen deutlich über den 85,2 % Antworten und 73,5 % Zustimmung in der Software- und IT-Branche.
Strategien, um Mitarbeitende zur Rückmeldung zu ermutigen
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden dazu zu bringen, ihre ehrliche Meinung zu äußern.
Die Vermittlung des „Warum“ hinter dem Zuhören gegenüber Mitarbeitenden ist ein großartiger Anfang, denn Menschen sind viel eher bereit, etwas zu tun, wenn sie verstehen, wie es ihnen nutzen kann.
Deshalb ist die Kommunikation rund um Anfragen wie Mitarbeiterbefragungen so wichtig – behandeln Sie es wie Verkaufstexte und bitten Sie vielleicht Ihr Marketingteam um Unterstützung!
Ein weiterer Aspekt ist psychologische Sicherheit, also das Gefühl, sich ohne Angst vor Bloßstellung äußern und Ideen einbringen zu können. Wenn Menschen sich „psychologisch sicher“ fühlen, sind sie engagierter und bringen eher Ideen und Vorschläge ein.
Der Aufbau psychologischer Sicherheit beginnt bei Führungskräften, zum Beispiel darin, wie sie Rückmeldungen geben und annehmen sowie Erfolge und Misserfolge teilen.
Weitere Informationen zur psychologischen Sicherheit finden Sie unter wie psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz geschaffen werden kann
Schließlich, und dies betrifft sowohl die Kommunikation als auch das Handeln, ist es wichtig, Feedback anzuerkennen und die Hintergründe für Entscheidungen zu erläutern.
„Wir erkennen an, dass viele von Ihnen Bedenken bezüglich X haben, daher möchten wir dies ansprechen und planen XYZ umzusetzen.“
Unterstützen Sie die Gründung von Mitarbeitendennetzwerken
Mitarbeitendennetzwerke (Employee Resource Groups, ERGs) sind Gruppen von Personen innerhalb einer Organisation, die sich aufgrund einer gemeinsamen Identität, ähnlicher Erfahrungen, gemeinsamer Ziele oder aus intersektionalen Hintergründen und Ambitionen zusammenschließen.
Traditionell gehören ERG-Mitglieder unterrepräsentierten Gruppen an – wie Frauen, Personen mit Migrationshintergrund, Menschen mit Behinderung oder der LGBTQ+-Community. Doch sie können sich auch um andere Gemeinsamkeiten oder Interessen wie berufstätige Eltern oder Umweltschutzthemen herum bilden.
Letztlich ist das Hauptziel von ERGs aus Sicht von Führungskräften und Vorgesetzten, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden besser zu verstehen.
Sie können helfen, systemische Veränderungen voranzutreiben und Themen wie Gehaltsungleichheit, faire Rekrutierung und gerechte Leistungsbeurteilungen aufzuzeigen.
Mehr dazu finden Sie in Katie Zinks hervorragendem Artikel über die Begleitung von Mitarbeitendennetzwerken.
Jetzt zuhören!
„Die Art und Weise, wie Geschäftsleiter sich mit ihren Nutzern beschäftigen, ist genau das Niveau an Interesse, das HR bei seinen Mitarbeitenden zeigen muss. Verstehen Sie deren Bedürfnisse, deren Schmerzpunkte, welche Herausforderungen sie sehen und welche Kompetenzen sie entwickeln möchten.“ - Donna Scarola, Chief People, Purpose & Culture Officer, Parcl
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen: Investitionen in ein Programm zum Zuhören der Mitarbeitenden können die Mitarbeiterbindung und das Engagement erheblich steigern und HR enger an die Unternehmensziele heranführen.
Seit COVID-19 haben wir alle große Veränderungen erlebt, und es ist wichtig, Mitarbeitende auf bedeutsame Weise einzubinden – zum Beispiel durch entsprechende Programme zum Zuhören –, damit wir gemeinsam durch kommende Veränderungen erfolgreich navigieren können.
Ein weiteres hervorragendes Beispiel für aktives Zuhören der Mitarbeitenden ist die Nutzung von Umfragen durch American Express, um das flexible Arbeitsmodell weiterzuentwickeln.
